Marco
legal
Por lo general, la
estructura legal que rige el proceso electoral contiene los principios para el
registro electoral. Las disposiciones legales pueden estar fundados en la
constitución, en la ley electoral o en una legislación específica del registro
electoral. Normalmente, los principios se establecen antes de iniciar el registro,
preferentemente con la participación de las personas involucradas en su
ejecución, incluidos los partidos políticos.
Los programas de educación
electoral explican los principios de la elegibilidad para votar. Hay otros
principios concernientes a la administración del proceso de registro. Por
ejemplo, se puede requerir la notificación por adelantado de fechas, horas y
ubicación para realizar el registro, o se puede especificar qué personal u
oficiales estarán involucrados en los esfuerzos del registro y cómo se
identificarán.
Estructura
administrativa – niveles de organización
Hay dos niveles de
organización involucrados en la estructura administrativa para el diseño y la
puesta en marcha de los procedimientos del registro electoral en forma
eficiente. El primero es la autoridad central electoral, la cual puede ser una
organización nacional o (particularmente en sistemas federales) o una
combinación entre oficinas nacionales y regionales o locales. Normalmente, la
autoridad central es una dependencia permanente del gobierno o una comisión
amplia que asume el conjunto de responsabilidades del proceso electoral.
La autoridad electoral
central diseña el sistema de registro electoral, esto incluye desde la política
y los procedimientos, hasta el equipo y los programas de cómputo. Asimismo,
diseña los manuales de capacitación y supervisa que la puesta en marcha de cada
aspecto del sistema se realice de manera profesional. Cuando la administración
está a cargo de una comisión electoral, ésta se encarga de supervisar y
asegurar que el sistema en ejecución esté funcionando bajo los estándares
establecidos, con uniformidad e imparcialidad. La comisión electoral también
puede llevar a cabo el registro electoral y no sólo tener la función de
supervisor (como en Sudáfrica, Botswana y Zambia).
El segundo nivel de
organización es local. Debido a que las actividades de registro pueden estar
altamente descentralizadas, debe desarrollarse una buena infraestructura a
cargo de los asuntos locales.
Particularmente en los
sistemas que utilizan la lista periódica, casi todas las tareas de registro
local son desempeñadas por personal que sólo tendrá contacto esporádico con el
organismo electoral Por lo general, la mayor parte del personal tiene poca o
nula experiencia relacionada con la administración electoral o con el registro
electoral. Esto subraya la necesidad de contar con personal capacitado para
supervisar la puesta en marcha del sistema, que apruebe y examine el protocolo
que proveerá el soporte necesario. Sin embargo, en algunas jurisdicciones el
personal local puede contar con empleados permanentes del gobierno o la
administración central que hayan sido designados para llevar a cabo ciertas
obligaciones del registro o personal al que la autoridad electoral recurra regularmente
para el ejercicio de registro electoral.
Además del nivel central y
del local, frecuentemente hay un componente regional que tiene la
responsabilidad de asegurar la puesta en marcha de forma uniforme en cada
localidad y de coordinar la comunicación y envío de información a la autoridad
central electoral.
La
importancia de una planeación anticipada
La autoridad electoral o
del registro puede llevar a cabo sus responsabilidades efectivamente sólo si
cuenta con los recursos materiales, financieros y humanos necesarios. El
presupuesto se planea por adelantado por parte de los directivos de la
administración, en términos ideales esto se hace sin interferencias políticas.
El personal responsable del registro debe ser percibido como profesional y
competente. Si no es así, la legitimidad de todo el proceso del registro
electoral puede verse comprometida.
Administrar un registro
electoral implica:
-
Administración de persona
-
Establecimiento de la infraestructura mobiliaria
-
Adquisición de materiales
Administración
de personal
El personal del registro
debe estar bien capacitado y ser honesto e imparcial. Deben percibirse como
personas libres de motivaciones políticas y no sujetas de influencias externas
en el desempeño de sus obligaciones. Si los funcionarios civiles o los
empleados de gobierno llegan a ser oficiales de registro, la autoridad
electoral debe evaluar si estos podrían intimidar a los electores o si han
estado involucrados en casos de este tipo en el pasado.
Por lo general un oficial
de registro regional es designado para ser el contacto entre la administración
central electoral y la organización local. Los puestos que ocupan estos
oficiales tienen diferentes denominaciones entre los países y jurisdicciones;
aquí utilizaremos el nombre de “director regional del registro”. Generalmente,
este individuo es responsable del conjunto de actividades de la puesta en
marcha de la iniciativa de registro electoral en el territorio bajo su
jurisdicción. El director regional del registro supervisa directa o
indirectamente al personal que desempeña funciones importantes.
Por lo general, el sistema
de lista periódica requiere las siguientes funciones:
-
El asistente de dirección o supervisor de registro trabaja
directamente con el director regional del registro supervisando todo el proceso
y en ciertas situaciones está autorizado para actuar en nombre del director.
-
Si se lleva a cabo un sistema de registro a domicilio, se puede
contar con un supervisor que capacite a los oficiales o empleados del registro
y que inspeccione su trabajo. En las jurisdicciones pequeñas, el director
regional del registro puede proveer la supervisión local necesaria. (Se
recomienda limitar las posiciones o estratificaciones administrativas sin que
esto le reste efectividad al trabajo).
-
El oficial del centro de registro, es responsable de obtener la
información directamente de los electores o de una fuente responsable y
aprobada para ello.
-
El papel del especialista en informática depende del grado de
automatización que tenga el sistema de registro. En un sistema altamente
automatizado, este puesto será de gran importancia en el proceso de registro.
En un sistema que no esta automatizado, este puesto no es necesario.
-
Los capturistas de datos o personal de archivo retoman la
información recién recopilada por los entrevistadores u oficiales encargados
del registro y la capturan en la base de datos diseñada específicamente para la
producción de la lista de electores. Si no se utilizan computadoras, el
personal de archivo organiza la información en un sistema de almacenamiento.
La
infraestructura mobiliaria
Por lo general el director
regional del registro supervisa:
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La instalación del equipo y los muebles para las oficinas del
registro local.
-
La seguridad del equipo y el mobiliario.
-
El cierre de las oficinas locales una vez terminado el registro.
Para las tareas del
director regional del registro es muy importante obtener directrices muy claras
por parte de la autoridad central electoral. En algunos países es necesario
adaptarse a las facilidades disponibles. Por ejemplo, es posible que no se
establezcan oficinas equipadas en todo el país o en algunas localidades por los
costos, la geografía o la carencia de equipo.
La
adquisición de materiales
La mayoría, si no es que
todos, los materiales de registro los produce la administración electoral
central y los distribuye directamente a las oficinas locales. Las cuestiones
que deben tomarse en cuenta en la distribución de los materiales de registro
son, por un lado, la integridad de la transportación y las facilidades de
almacenamiento y, por el otro, la precisión de los formatos y documentos. Se
pueden establecer procedimientos claros para estos temas con suficiente
anticipación al registro.
En el sistema de lista
periódica, el registro tiene lugar dentro de un periodo relativamente corto de
tiempo, frecuentemente poco antes de una la elección. Si el ejercicio del
registro se lleva a cabo sin una buena administración pueden provocarse dudas
acerca del proceso electoral en su conjunto. Varios elementos de la estructura
administrativa pueden establecerse antes de que el registro empiece; así, es
altamente recomendable dedicar tiempo y recursos a la construcción anticipada
de la estructura, cuando la presión de trabajo es relativamente ligera. Varios
administradores electorales no tienen suficientes recursos para la planeación;
por el contrario, los controles de gasto tienden a estar muy relajados durante
el periodo electoral, así como cuando se enfrentan crisis. Pero el manejo de
crisis tiende a ser costoso. Distribuir mejor el presupuesto en el periodo
entre las elecciones puede aliviar algunas presiones involucradas en la
administración electoral. De hecho, la planeación cuidadosa de los gastos entre
las elecciones puede significar una eficiencia sustancial y ahorros
significativos.
En el sistema de lista
permanente, el proceso de registro electoral puede ser discreto. Por ejemplo,
la autoridad electoral puede utilizar oficiales para realizar visitas
domiciliarias tan sólo por un tiempo limitado y para objetivos claramente
definidos, y sólo establecer centros de registro durante el periodo de revisión
que sigue a la publicación de la lista preliminar. Este tipo de sistema plantea
más requerimientos sustanciales para el soporte administrativo permanente pero
tiende a evitar la concentración de actividades en ciertos periodos, como los
que enfrentan los sistemas que utilizan la lista periódica.
