Sehemu kubwa ya muundomsingi wa uendeshaji wa usajili inaweza kutambuliwa na halmashauri kuu ya kusimamia uchaguzi mapema kabla ya tukio la uchaguzi. Kisha, kiongozi wa halmashauri ya kieneo ya kusimamia uchaguzi (k.m. mkurugenzi wa usajili katika eneo hilo) anaweza kubuni muundomsingi katika wakati huo punde kabla ya kuanza kwa uchaguzi. Changamoto iliyopo ni kuweka haraka vifaa vya kutumiwa ofisini vinavyoweza kutumiwa kwa wiki au miezi michache tu, pamoja na wafanyakazi kukosa tajriba katika usajili wa wapigakura.
Mahitaji ya Utekelezaji
Kuendelea kutokana na muundomsingi wa uendeshaji wa mfumo huo huhusisha:
- kuweka bejeti ya ofisi, wafanyakazi na vifaa
- kutambua maeneo ya kuweka ofisihuku wakibaki katika mipaka ya bejeti iliyowekwa
- kutambua mahitaji ya vifaa
- kubainisha majukumu ya wafanyakazi
- kuwafundisha wafanyakazi
- kukadiria idadi ya usajili unaopaswa kukamilishwa
- kuligawa eneo la kijiografia katika vituo vidogo vya usajili (vituo vya kupigia kura)
Uzuri wa Orodha Endelevu ya Kijiografia
Orodha endelevu inaweza kupanga, kuhifadhi na kufuatilia deta kwa misingi ya jiografia (makazi) au wapigakura binafsi. Anwani za makazi ni moja katika sifa chache zinazoweza kubadilishwa katika mazingira ya uchaguzi, na orodha kutokana nazo ina faida ya uthabiti: watu mara nyingi wanaendelea kubaidilisha kule wanakoishi lakini maboma yao huwa hayahamishwi. Orodha endelevu iliyopangwa kwa misingi ya kijiografia hurahisisha uundaji wa muundomsingi ulioenea na wa kieneo wa kusimamia uchaguzi ulio na uwezo wa kufuatilia habari katika kila eneo.
Kuunganisha Vifungu Vilivyopo vya Deta
Katika mfumo uanotumia rejista endelevu au sajili ya raia, halmashauri ya kusimamia uchaguzi mara nyingi hutekemea utumizi deta kwa ushirikaino na mashirika mengine yanyoshughulikia umma ili kusasaisha taarifa zilizo kwenye orodha ya wapigakura. Hili hutokeza changamoto kubwa kwa sababu kila fungu la deta limekusanywa na shirika tofauti kwa lengo tofauti. Halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kupata au kjenga kipengele kimoja kinachounganisha na kusawazisha vifungu hivi vyote vya deta. Miongoni mwa shughuli zinazoweza kuhusishwa ni pamoja na:
- Kutambua ukamilifu wa orodha hizo. Orodha zote zinaweza kutarajiwa kutokamilika katika njia kadhaa. Kwa mfano, rejista ya ushuru huwatenga watu ambao hawamo kwenye makundi yanayolipwa na hivyo hawana mapata yanayoweza kutozwa ushuru. Wafanyakazi wa nyumbani, wanafunzi na watu waliostaafu huenda wakaathiriwa wote. Ni hivyo tena inavyoweza kuwa kwa watu ambao hawadumu kazini au yeyote ambaye hawezi kabisa kuajiriwa kwa sababu ya ulemavu. Viziodeta vingine vinaweza kujaza mapengo yaliyo kwenye deta ya ushuru – kwa mfano, rekodi kuhusu ufaafu wa kupata huduma mbalimbali za kijamii, au faili kuhusu ndoa au leseni iliyopeanwa ya kuendesha gari. Vitu vingine muhimu ni rekodi za uhamiaji na uasilishwaji wa uraia. Rekodi za kimsingi kuhusu kuzaliwa na vifo pia huwa sehemu kuu ya sajili yoyote ya raia.
- Kutoa nambari ya kipekee ya utambulisho. Kuunganisha viziodeta mbalimbali huhitaji mfumo wa kulinganisha rekodi za mtu mmoja katika viziodeta mbalimbali. Kwa kiwango kikubwa mwelekeo bora kabisa ni wa kutoa nambari utambulisho zenye upekee kwa wananachi, ili zitumike katika kila kiziodeta tofauti. Hili linaweza kuhitajika kubadilishwa na kusasaishwa kwa viziodeta vyote ili vijumuishe nambari hiyo moja ya utambulisho kwa kila mtu aliye katika rekodi zao. Nambari hiyo ya utambulisho wa raia ndiyo msingi wa kuwepo kwa sajili ya raia. Nambari hiyo inaweza kutolewa wakati wa kuzaliwa, au wakati wa usajili wa mtoto aliyezaliwa, na kubaki na mtu huyo katika maisha yake yote. Mfumo kama huo wa usajili unaweza kuhitaji zamu ya kuruhusu watu waliozaliwa kabla ya kubuniwa kwake kupata nambari ya utambulisho na rekodi zao kurekebishwa. Nchi zinazotumia rejista endelevu hata hivyo, mara nyingi haziwapi wananchi nambari za utambulisho. Maofisa wa kusimamia uchaguzi hivyo basi hupata njia nyingine ya kuahkikisha kwamba mtu aliyeorodheshwa katika kiziodeta kimoja ndiye yuyo huyo anayeorodheshwa katika kiziodeta kingine.
