تقوم إدارة الانتخابات المركزية بتحديد
البنية التشغيلية اللازمة للتسجيل، وذلك قبل عملية الانتخابات بفترة طويلة، ومن ثم
يمكن لرئيس إدارة الانتخابات المحلية (على سبيل المثال مدير التسجيل الإقليمي) تنفيذ
هذه البنية في الفترة التي تسبق التسجيل مباشرة. ويكمن التحدي في سرعة تجهيز
المرافق المكتبية والتي قد تستخدم فقط لعدة أسابيع أو أشهر، إضافة إلى توفير الموظفين
الذين عادة ما يفتقدون إلى الخبرة في تسجيل الناخبين بشكل عام.
الاحتياجات التشغيلية:
يتضمن إنشاء البنية التشغيلية عادة ما
يلي:
·
رصد ميزانية للمكاتب والموظفين والمعدات.
·
تحديد موقع المقر الرئيسي وذلك ضمن
مخصصات الميزانية.
·
تحديد الاحتياجات من المعدات.
·
تحديد مهام وأعمال الموظفين.
·
تدريب الموظفين.
·
تقدير عدد الناخبين المراد تسجيلهم.
·
تقسيم المنطقة الجغرافية المطلوبة إلى
عدد مناسب من الوحدات الفرعية للتسجيل (مراكز الاقتراع).
ميزة السجل الدائم القائم
على أساس جغرافي
يمكن للسجل الدائم تنظيم وتخزين وتتبع البيانات
على أساس جغرافي (العناوين) أو الأفراد الناخبين. وتعتبر عناوين السكن اقل عرضة
للتغير في ظروف الانتخابات، وعلى هذا الأساس فالقائمة المبنية على هذه العناوين
لها ميزة الثبات. فالمواطنون يغيرون الأمكنة التي يقيمون بها بشكل كبير،
أما المساكن فإنها عادة لا تتغير. وهكذا، فالسجل الدائم الذي يتم تنظيمه على أساس
جغرافي يسهل عملية تطوير بُنية أساسية للانتخابات على درجة كبيرة من التوزيع
والتنظيم المحلي، بحيث تتمتع بسهولة متابعة البيانات في كل موقع.
ربط مجموعات البيانات
المتوفرة
في النظام الذي يستخدم أياً من السجل الدائم
أو السجل المدني، فإن الجهة القائمة على الانتخابات غالباً ما تعتمد على تقاسم
البيانات مع المؤسسات العامة من أجل تحديث البيانات في قائمة الناخبين. وهذا من
شأنه أن يبرز تحديات جمة لأن كل مجموعة بيانات يتم تجميعها من قبل هيئة مختلفة
ولأغراض مختلفة أيضاً. وينبغي على سلطة الانتخابات أن تجد أو أن تطور عنصراً مشتركاً
من أجل ربط جميع هذه المجموعات وجعلها مفهومة. ومن هذه الواجبات:
·
التحقق من اكتمال
القوائم: من المتوقع أن تكون جميع القوائم غير
مكتملة في بعض الأوجه، فمثلاً، تستثني كشوفات الضريبة المواطنين الذين ليسوا على
قائمة العاملين مدفوعي الأجر والذين لا يستلمون دخلاً خاضعاً للضريبة. وينطبق ذلك
على جميع ربات البيوت والطلاب والمتقاعدين، إضافة إلى العاطلين عن العمل أو الذين
لا يمكن استخدامهم كموظفين بسبب العجز. وهناك بعض قواعد البيانات الأخرى التي قد
تسد النقص في بيانات الضرائب، مثل سجلات المنتفعين من الخدمات الاجتماعية أو ملفات
الزواج أو رخص السياقة الصادرة، إضافة إلى سجلات الهجرة والجنسية. كما أن القيد
الأساسي للمواليد والوفيات عادة ما يشكل عنصراً مهماً في أي سجل مدني.
·
تخصيص رقم تعريف واحد
لكل شخص: تتطلب عملية ربط قواعد البيانات نظاماً لمطابقة سجلات نفس
الشخص في قواعد البيانات المختلفة. وتتمثل أفضل طريقة على الإطلاق لعمل ذلك في
تخصيص رقم تعريف واحد لكل مواطن وذلك لاستخدامه في قواعد البيانات المختلفة. وهذا
يتطلب تعديل كافة قواعد البيانات بحيث تشتمل على رقم التعريف المشترك لكل فرد في
السجلات. ويعتبر رقم التعريف الوطني هذا هو الأساس في السجل المدني. ويمنح هذا
الرقم عند الولادة أو عند تسجيل المولود ويبقى مع الفرد طوال حياته. وهذا النظام
يتطلب فترة زمنية تسمح لأولئك الذين ولدوا قبل إصدار النظام، الحصول على رقم
التعريف وتعديل قيدهم تبعاً لذلك. غير أن الدول التي تستخدم السجل الدائم عادة لا
تخصص رقم تعريف للمواطنين، لذلك يجب على مسؤولي الانتخابات إيجاد وسيلة أخرى
للتأكد من أن الشخص المدرج في إحدى قواعد البيانات هو نفس الشخص المدرج في قاعدة
بيانات أخرى.
