L’autorité électorale centrale peut concevoir bien avant un scrutin la majeure partie de l’infrastructure opérationnelle nécessaire à l’inscription. Le responsable de l’autorité électorale locale (p. ex. le directeur régional de l’inscription) peut alors mettre sur pied l’infrastructure peu avant le début de l’inscription. Le défi consiste à établir rapidement des bureaux qui ne serviront que pendant quelques semaines ou mois, avec un personnel ayant généralement peu d’expérience en inscription électorale.
Les besoins opérationnels
Pour établir une infrastructure opérationnelle, il faut normalement :
- établir le budget pour les bureaux, le personnel et l’équipement;
- déterminer l’emplacement des bureaux tout en respectant les limites budgétaires;
- déterminer les besoins en équipement;
- préciser les fonctions du personnel;
- organiser des entretiens et des programmes de formation du personnel;
- estimer le nombre d’inscriptions à effectuer;
- diviser le territoire en un nombre approprié de sous-unités (sections de vote).
Les avantages d’une liste permanente à base géographique
Dans une liste permanente, les données se peuvent organiser, conserver et suivre en fonction de la situation géographique (adresses) ou en fonction des électeurs individuels. Les adresses résidentielles sont l’une des caractéristiques les moins variable de l’environnement électoral, et une liste établie en fonction de ces adresses a l’avantage d’être stable : même si les citoyens déménagent de plus en plus, les habitations ne se déplacent pas. Une liste permanente à base géographique facilite l’établissement d’une infrastructure électorale grandement décentralisée, qui permet de suivre les données dans chaque localité.
L'interconnexion de l'ensemble des données existantes
Dans un système à registre électoral permanent ou à registre civil, l’autorité électorale dépend souvent des données reçues d’autres organismes publics pour mettre à jour la liste électorale. Or, chaque ensemble de données est recueilli par une organisation différente et pour une fin différente. L’autorité électorale doit donc trouver ou créer un élément commun pour relier tous ces ensembles et les rationaliser. À cette fin, elle doit notamment :
- Déterminer l’exhaustivité des listes. Toutes les listes peuvent être incomplètes à certains égards. Par exemple, les rôles d’imposition excluent les personnes qui ne font pas partie de la population active et qui n’ont aucun revenu imposable (ménagères, étudiants, retraités, etc.) Il en va de même des chômeurs chroniques ou de tous ceux qui ne peuvent pas travailler à cause d’un handicap. D’autres bases de données peuvent combler les lacunes – par exemple, les dossiers sur l’admissibilité à divers services sociaux, les registres de mariage et de permis de conduire ou les dossiers d’immigration et de naturalisation. Les dossiers de base sur les naissances et les décès sont normalement une composante clé de tout registre civil.
- Attribuer un numéro d’identité unique. Pour que les bases de données puissent communiquer entre elles, il faut un système qui permette de repérer le dossier de la même personne dans des bases de données différentes. Le moyen de loin le plus efficace consiste à assigner un numéro d’identité unique à chaque citoyen, numéro qui sera utilisé dans chacune des bases de données. Cela peut obliger toutes les bases à s’ajuster de manière à inclure ce numéro d’identité dans leurs dossiers. Le numéro d’identité du citoyen est le fondement de tout registre civil. Il peut être assigné à la naissance, ou à l’inscription de la naissance, et reste assigné à vie. Un tel système peut nécessiter une période de transition durant laquelle les personnes nées avant la mise en place du système peuvent obtenir un numéro d’identité et faire ajuster leurs dossiers. Cependant, les pays qui utilisent un registre électoral permanent n’assignent habituellement pas de numéro d’identité aux citoyens. Le personnel électoral doit donc trouver une autre façon de s’assurer qu’une personne inscrite dans une base de données est la même que celle qui figure dans une autre base.
