Kuna hatua mbalimbali katika kutengeneza orodha ya mwanzo ya wapigakura.
Kukusanya na Kujaza Deta
Kadiri taarifa inavyokusanywa na wasajili wa kuhesabu au katika vituo vya usajili, maofisa wa kuingiza deta kwenye fomu za orodha ya mwanzo ya wapigakura au kwenye tarakilishi ikiwa mfumo huo kujiendesha wa kutengeneza orodha ya wapigakura utatumika. Katika utaratibu wowote ule, deta hiyo inaweza kuingizwa kwa misingi ya kieneo au kitaifa. Ikiwa ya kitaifa, deta hiyo inaweza kufunguliwa tena kwa misingi ya wilaya. Mara nyingi, taarifa hiyo hutengenezwa kwa njia ya mikono. Taarifa hiyo huingizwa kwa mikono katika rekodi kuu na mpigakura kupewa risiti.
Ukusanyaji deta ya kutumiwa kwa usajili maya nyingi hupangwa kwa misingi ya vituo vidogo vya kijiografia. Pale yanapokosekana maeneo rasmi ya kiusimamizi (wakati mwingine yanayoitwa kama vituo vya kupigia kura, sehemu za upigaji kura au maeneo pana ya upigaji kura), kituo hicho kinaweza kuwa jumuia, kijiji, wadi, au hata eneo linalohudumiwa na kituo fulani cha kupigia kura. Mara nyingi haiwezekani kujaribu kukagua maelfu kumi ya sajili na kuziweka katika faili kwa kutumia mikono. Hata kwa matumizi ya tarakilishi, orodha kubwa zinaweza kuwa tatizo. Tarakilishi zinapotumika, pendekezo huwa kukagua sehemu za kijiografia kwa kutumia barabara na nambari jengo. Hili ni muhimu has kwa shughuli ya kampeni.
Mwishoni mwa kipindi cha ukusanyaji deta kupitia kwa njia ya usajili wa kuhesabu au vituo vya usajili, kunaweza kuwa na muda uliotengewa usajili kwa kutumia barua. Ikiwa mfumo wa usajili unatumia tarakilishi, muda huo hulingana na hukamishwa kwa hatu ya mwisho ya kuingiza deta ili itolewe kama orodha ya mwanzo. Katika mfumo unaotoa orodha ya wapigakura kwa njia ya mikono, stakabadhi zote zitakazokuwa zimetumiwa kutoa deta zinapaswa kukusanywa kabla ya kuanza kuiandika taarifa hiyo kwenye orodha. Orodha hiyo inaweza kutayarishwa kwa kutumia mikono au tapureta, na kisha kutolewa upya na mashine za kuchapisha deta iliyo na picha au kutoa rudufu.
Utoaji wa Orodha Yenyewe
Katika utoaji wa orodha, mweleko wa kawaida huwa kuanza kwa mfumo wa kijiografia – yaani, kukusanya sajili zote kwa kituo cha kijiografia, kisha kuchapisha au kutengeneza orodha ya wapigakura waliosajiliwa kwa kituo hicho, kisha kuchapisha au kutengeneza orodha wapigakura wasajiliwa waliokaguliwa kulingana na mpangilio uiliowekwa. Kwa orodha zilizotengenezwa kwa njia ya mikono, ukaguzi huu hufanywa kqwa misingi ya familia na majina yaliyopenwa. Inaweza pia kuwa kwa misingi ya jamii, barabara, nambari ya makazi, jina la familia na majina yaliyopeanwa. Orodha ya mwanzo ya wapigakura inaweza kuonyesha jinsia ya kila mpigakura aliyesajiliwa, na vilevile taarifa nyingine kama vile kazi, umri na nambari ya simu.
Orodha hiyo inaweza kuhitajika kuziweka taarifa hizo katika makundi kwa kurejelea eneo la kijiografia au kitambulisho kingine kama vile barabara. Pale inapowezekana, uwekaji wa makundi hayo unaweza kuwa kwa misingi ya mji, kijiji au sehemu nyingine zilizo na watu wengi, orodha hiyo inaweza tu kuwa imepangwa kialfabeti.
Kila hatua katika utoaji wa orodha hiyo ni muhimu. Kucheleweshwa, makosa ya kuingiza au upigaji chapa, na kasoro za uchapishaji vinaweza kukandamiza jumla ya kufaulu kwa shughuli hiyo. Vifaa vya kutoa tena na kusambaza vinapaswa kupangiwa mapema. Mipango ya jinsi ya kukabili dharura inapaswa kutambua mbinu za kiusadizi zitakazotumiwa ikiwa hatua yoyote katika utoaji wa orodha hizo itafeli. Matatizo yanaweza kuzidisha gharama ya au kuzua suala la kuaminika kwa orodha hiyo. Ikiwa usajili wa wapigakura unafanywa wakati wa kipindi cha uchaguzi, kila hatua kwenye mchakato huo inapaswa kuchukuliwa kama inayopaswa kushughulikiwa katika mipaka fulani ya wakati.
Orodha Zilizotengenezwa katika eneo la matumizi au Vituo vikuu
Suala kuu ni iwapo orodha ya kwanza inapaswa kutolewa na kuchapishwa katika eneo la matumizi au katika kituo kimoja kikuu. Ni muhimu kuzingatia utaratibu uo huo uliopangiwa orodha ya mwisho; kuchapisha orodha ya mwanzo kisha huwa kama kipimo cha ufaafu wa mpango huo. Ikiwa orodha zinachapishwa katika maeneo ya matumizi yake kutoka kwenye deta iliyokuwa imehidhiwa katika kituo kimoja kikuu, ni lazima pawe vifaa mwafaka vya kusambaza deta hiyo, pamoja na vifaa mwafaka vya uchapishaji na vingine vya kusaidia. Ikiwa orodha zinachapishwa katika eneo moja kuu, ni lazima kuwe na mfumo mwafaka wa usambazaji.
Katika visa vyote, idadi ya kutosha ya deta inapaswa kuwa mara nyingi inasambazwa na kutoka na kuingia kati ya ofisi za uchaguzi za kimaeneo na katika kituo kikuu. Ili kuafiki mahitaji ya utunzaji wa deta, ni lazima pawe na vifaa salama vya kusambaza deta kupitia kwa njia halisi au kwa mitandao ya kielektroniki.
