توجد عدة مراحل لإنتاج قائمة الناخبين
الأولية، وهي:
جمع وإدخال البيانات
عندما يتم تجميع البيانات من قبل مأموري
التعداد أو عبر مراكز التسجيل، يبدأ الكتبة بإدخال البيانات على نماذج قائمة
الناخبين الأولية أو في الحاسوب من أجل إصدار قائمة الناخبين آلياً. وفي كلا
الحالتين، يتم إدخال البيانات حسب الدائرة الانتخابية أو الوطنية، وفي الحالة
الأخيرة يمكن إعادة فتح البيانات على أساس الدائرة الانتخابية. وفي بعض الحالات
الطارئة، تتم معالجة البيانات يدوياً، حيث يتم إدخال البيانات كتابة في سجل أو قيد
رئيسي ويعطى الناخب وصلاً بالاستلام.
عادة ما يتم تجميع البيانات وتصنيفها حسب
الوحدات الجغرافية الصغيرة. وفي غياب وجود تقسيمات إدارية رسمية واضحة (أحياناً
يُشار إليها بصناديق الاقتراع أو مناطق التصويت أو مراكز الاقتراع)، فإن الوحدة
الجغرافية تكون هي البلدة أو القرية أو الحي أو حتى المنطقة التي يخدمها مركز الاقتراع.
ومن غير العملي أن تتم محاولة فرز عشرات الآلاف من نماذج التسجيل ومن ثم حفظها في
قائمة بطريقة يدوية. وحتى مع استخدام أجهزة الحاسوب فإن هذه القوائم الضخمة تعتبر
مشكلة، فعندما يتم استخدام أجهزة الحاسوب فإنه غالباً ما تكون الأولوية لإدخال البيانات
جغرافياً حسب الشارع ورقم المبنى، ويكون هذا مفيداً على وجه الخصوص في النشاطات الانتخابية.
في نهاية مرحلة جمع البيانات من خلال
التعداد أو مراكز التسجيل تكون هناك فترة زمنية تسمح بالتسجيل بواسطة البريد. وفي
حالة كان نظام التسجيل محوسباً، فإن هذه الفترة تتزامن وتنتهي مع المرحلة النهائية
لإدخال البيانات من أجل إنتاج القائمة الأولية. أما في النظام الذي يتم فيه إنتاج
هذه القائمة بطريقة يدوية، فإنه يجب تجميع المستندات الأساسية قبل البدء بنسخ هذه
البيانات إلى القائمة. ويمكن إعداد هذه القائمة يدوياً أو بالآلة الكاتبة ومن ثم
نسخها على آلة تصوير أو بطباعة "الأوفست".
إنتاج القائمة الفعلية
عند المباشرة بإنتاج القائمة فإن الطريقة
المعتادة هي البدء وفقاً للإطار الجغرافي، أي تجميع كافة التسجيلات لوحدة جغرافية
معينة ثم طباعة قائمة بأسماء الناخبين المسجلين في هذه الوحدة، ومن ثم طباعة أو إعداد
قائمة بالناخبين المسجلين مفروزة وفقاً لنظام محدد مسبقاً. أما بالنسبة للقوائم
اليدوية، فيتم فرزها عادة على أساس العائلة والأسماء المدرجة. وأيضاً قد تكون على
أساس الجالية والشارع ورقم المبنى إن وجد واسم العائلة والأسماء المدرجة. قد تشير
قائمة الناخبين الأولية إلى جنس كل ناخب مسجل وأية بيانات أخرى مثل المهنة والسن
ورقم الهاتف.
قد تفرض القائمة تبويب البيانات حسب
المنطقة الجغرافية أو العنوان، كالشارع مثلاً، أو بحسب البلدة أو القرية أو أي
تجمع سكاني آخر، أو يمكن ببساطة تنظيم هذه القائمة حسب التسلسل الأبجدي.
تعتبر كل خطوة في إنتاج القائمة خطوة
مهمة، وأي تأخير أو أخطاء إملائية أو طباعيه قد يقلل من فرص النجاح بشكل عام، لذلك
يجب توفير الخدمات والتجهيزات مقدماً وأن توضح الخطط الطارئة الوسائل البديلة التي
يمكن استخدامها في حال حدوث أي خلل في الإنتاج. وقد ترفع هذه المصاعب من نسب
التكاليف وقد تثير جدلاً حول نزاهة القائمة وسلامتها. ويكون عامل الزمن حاسماً
جداً عند القيام بتسجيل الناخبين خلال فترة الانتخابات.
هل يتم إنتاج وإصدار
القائمة محلياً أم مركزياً؟
السؤال الرئيسي هو هل يتم إنتاج وطباعة
القائمة الأولية للناخبين محلياً أم مركزياً؟ إنه من المفيد إتباع نفس الإجراءات
المخطط لها في القائمة النهائية، لذلك فإن طباعة القائمة الأولية يصبح اختباراً
لفعالية الخطة. فإذا تم طبع القوائم محلياً من قاعدة بيانات مركزية يجب إذن توفير
وسيلة ترحيل فعّالة للبيانات، إضافة إلى توفر وسائل محلية ملائمة للطباعة. أما إذا
تم طباعتها مركزياً فيجب توفير نظام توزيع مناسب لها.
في جميع الأحوال يوجد هناك كم هائل من
البيانات التي عادة ما يتم إعادة ترحيلها أو استلامها بين مكاتب الانتخابات
المحلية والمركزية، ومن أجل إدارة وتنظيم هذه البيانات بصورة مستمرة، فإنه يتوجب
توفير وسائل ترحيل آمنه من خلال شبكات إلكترونية موثوق بها.
