La production de la liste électorale préliminaire se fait en plusieurs étapes.
Collecte et saisie des données
À mesure que les données d’inscription sont recueillies par les agents d'inscription ou aux centres d’inscription, des préposés les entrent dans des formulaires de liste électorale préliminaire, ou à l’ordinateur si le processus est informatisé. Dans les deux cas, les données peuvent être entrées à l’échelle des circonscriptions ou du pays. Dans cette dernière éventualité, elles peuvent aussi être utilisées ultérieurement à l’échelle locale. Parfois les données sont traitées manuellement : elles sont alors inscrites à la main dans un grand registre, et l’électeur reçoit une confirmation.
La collecte des données est habituellement organisée en fonction de petites unités géographiques. S’il n’existe pas de divisions administratives officielles (appelées sections de vote, zones de vote, districts de votation, etc.), on peut prendre pour unités les collectivités, villages ou quartiers, ou même les secteurs desservis par les bureaux de vote. En général, il est impossible de trier des dizaines de milliers d’inscriptions et de les classer manuellement sur une liste; même à l’ordinateur, les listes énormes sont difficiles à gérer. On préfère souvent, à l’ordinateur, trier les données géographiquement, par rue et numéro municipal. Cette méthode facilite beaucoup les activités de campagne.
À la fin de la collecte des données par une opération d'enregistrement porte à porte, une période d’inscription par voie postale peut être prévue. Si le système d’inscription est informatisé, cette période coïncide avec la dernière étape de la saisie des données pour la liste préliminaire. Si le système est manuel, tous les documents de référence doivent être rassemblés avant que les données ne soient transcrites sur la liste. La liste peut être rédigée à la main ou à la machine à écrire, puis reproduite par impression offset ou photocopie.
Production de la liste
La liste est produite le plus souvent à partir d’un cadre géographique, c’est-à-dire qu’on rassemble toutes les inscriptions d’une unité géographique, et on imprime ou on crée une liste des électeurs inscrits de l’unité, puis on imprime ou on crée une liste des électeurs inscrits classés selon un ordre prédéterminé. Dans le cas des listes manuelles, on utilise d’ordinaire l’ordre alphabétique (nom de famille et prénom), mais aussi le nom du quartier, la rue ou le numéro municipal. La liste préliminaire peut indiquer le sexe de chaque électeur, sa profession, son âge et son numéro de téléphone.
Les inscriptions sur la liste peuvent donc être regroupées par zone géographique ou élément géographique (p. ex. rue), ou par ville, village ou autre groupement de population. Enfin, elles peuvent être simplement présentées en ordre alphabétique.
Chaque étape de la production de la liste est essentielle. Les retards, les erreurs de transcription ou de frappe et les fautes d’impression peuvent considérablement en réduire l’efficacité. Il faut prévoir à l’avance les installations et fournitures de reproduction, de même que les solutions d’urgence à utiliser en cas de problème de production. Toute difficulté peut entraîner une augmentation des coûts ou soulever des doutes sur l’intégrité de la liste. Si l’inscription des électeurs se fait pendant la période électorale, chaque étape du processus doit respecter strictement les délais.
Production au niveau national ou local?
Question importante : faut-il produire et imprimer la liste préliminaire à l’échelle locale ou nationale? La méthode devrait être la même que celle prévue pour la liste définitive, ce qui permet d’en vérifier l’efficacité. Si les listes sont imprimées localement à partir d’une base de données centrale, il faut un système efficace de transmission des données, ainsi que de bonnes installations locales d’impression et de sauvegarde. Si les listes sont imprimées à l’échelle nationale, il faut prévoir un bon système de distribution.
Dans tous les cas, une grande quantité d’information doit être échangée entre les bureaux locaux et centraux. Des systèmes sécuritaires et fiables de transmission des données – par réseau physique ou électronique – sont donc nécessaires.
