Kwa kila pande za kazi ya taasisi elimu ya upigaji kura juleta kumbukumbuza aina nyingi, kuanzia kwa taarifa iliyo chapishwa kuhusu kumbukumbu za mikutano, kutoka kwa karatasi hati tarakilishi. Hii ni muhimu kuweka kumbukumbu rekodi ya matukio. Rekodi hii:
- Itaunga mkono ukumbukaji wa kikundi na taasisi
- Itawezesha kikundi kuwajibika
- Itasaidia kunakilisha mazoezi mazuri ya mafunzo ya masomo na kueleweka vizuri
- Itahakikisha msatakabali wa mipango haianzi kwa ghafla.
- Itachangia kikundi kuweka, kumbukumbu ya tangazo.
Si rahisi kikundi kuweka kumbuku zote. Taaluma ya taarifa ni Nyanja kubwa basi historia washiriki wengi na teknolojia.
Uhakikishaji wa mahitaji ya kufaulu umefupishwa vifuatavyo;
Kwanza, ni kuwa sheria ambayo ni rahisi ya kukabili, kutekeleza na kutumia fedha, kwake. Uwape wafanyakazi majukumu ya kumaneji raslimali ya taarifa. Kuwe kumbukumbu yafaa kulinda kwa miundo inayorahisisha ugawanyaji. kulerejelea na kuhifadhi. Hili ni muhimu kwa uduara wa rekodi za elektroniki (tarakilishi). Anza kutumia anwani tandawazi, ambayo inajumulisha rekodi za kukundi, mielekezo gawanyi, na njia za ugawanyaji na utambiaji. Yafaa kuwe na maelekezo ya kuweleza ni wapi viwango, maalum vya kumbukumbu vitawekwa na na nani wa kuzifikia. Kujulikane ni zipi zitawekwa kwa muda mfupi na za kuwekwa kwa muda usiojulikana. Aidha, sheria zingatie uwekaji wa makala ya mtu binafsi katika afisis kwa muda wa miaka mitatu baada ya uhudumu wao kumalizika, lakini chapa mbili za makala hayo yaliyochapishwa yahifadhiwe.
Ni muhimu kwamba makala ya kumbukumbu ambayo yamechanguliwa yawekwe, na kumenejiwa vizuri bali zi kwa njia duni. Aghalabu, makavazi ya taasisi yanzishiwe, kulinda kindani au kupitia tasisi zinginezo zenye makavazi maalum. Vikundi vinaendeshwa kwa njia hii na sheria za makazi ya umma. Vikundi vyahitaji kufahamu sheria za kumaneji kumbukumbu. Sheria za kumbukumbu si kwa kiwango kimoja. Pia yafaa kuwa na chapa ya sheria, sheria ya kulipa kubuni kihalali, sheria za uhuru, na sheria nyinginezo za kufadhilia kumbukumbu, na uhuru wa taarifa na ulindaji wa siri.
