Comme toute activité de nature institutionnelle, la formation électorale génère une quantité importante de documents, y compris les renseignements publiés, les rapports de réunions, la correspondance écrite et les répertoires informatisés. Par conséquent, il est essentiel de créer un dossier approprié qui sera conservé et qui pourra :
- appuyer la mémoire institutionnelle de l’organisme;
- permettre à l’organisme de démontrer son imputabilité;
- aider à s’assurer que les pratiques exemplaires et les leçons apprises soient communiquées;
- éviter aux programmes subséquents d’avoir à tout refaire;
- contribuer à la mémoire citoyenne.
Ce n’est pas à la légère qu’on parle d’un dossier approprié. Évidemment, aucune organisation ne peut se permettre de conserver tous les documents qu’elle produit, car cela ferait perdre de vue les données vraiment importantes à conserver au sein d’un amoncellement de renseignements qui ne le sont pas. La gestion des données est un vaste domaine qui englobe toute une gamme de processus organisationnels et d’éléments technologiques.
Ceci dit, les préalables fondamentaux de la réussite peuvent être résumés comme suit.
En premier lieu, il faut adopter une politique de gestion de l’information qui soit souple, réalisable et rentable, puis donner des tâches précises aux travailleurs affectés à la gestion de l’information. La documentation devrait être gérée selon des systèmes qui en facilitent la classification, la récupération et la préservation, ce qui est particulièrement important dans le cas des systèmes informatisés. Il faut adopter des conventions sur des questions comme le traitement du courriel, les données institutionnelles par opposition aux données personnelles, les répertoires partagés et les procédures de classification et d’identification. Il devrait y avoir des lignes directrices concernant les endroits où les données seront conservées et les droits d’accès connexes, et préciser les données devant être conservées à court terme et celles devant l’être indéfiniment. Par exemple, on pourrait déterminer que les renseignements personnels seront conservés pendant une durée de trois ans après le départ d’un employé alors que deux exemplaires de chaque rapport publié seront conservés.
Il est absolument essentiel que les documents devant être conservés soient traités de manière systématique et non de façon ponctuelle. Idéalement, on créera un système d’archivage qui sera géré à l’interne ou par une maison spécialisée. À cet égard, les organisations qui s’occupent de formation électorale sont souvent tributaires des lois en vigueur et devront donc s’assurer d’être bien au fait des dispositions législatives touchant à la gestion des documents. Les lois sur les archives ne sont qu’un domaine auquel il faudra porter attention car il y aura probablement aussi des lois gouvernant le droit d’auteur, les dépôts légaux, la fiscalité, les documents budgétaires, le droit à l’information et la protection des renseignements personnels.
