Katika kutayarisha orodha ya muda ya wapigakura, kipindi cha utekelezaji (k.v. usajili) ni kifupi sana – wiki na miezi. Kinyume na haya, upangaji unaweza kuchukua miezi au hata miaka. Kwa kiwango fulani, kufaulu kwa utekelezaji kutategemea kufaulu kwa mpangilio. Inapaswa kufahamika akilini pia kwamba haja ya umma katika tukio la uchaguzi huwa juu zaidi kuliko ilivyo katika kipindi cha utekelezaji, na makosa au matatizo kutokana na mpangilio mbaya vinaweza kuwa na umuhimu mkubwa na hivyo kusababisha aibu. Iwapo usajili unapofanyika katika wakati wa kampeni za uchaguzi huo, utavutia makini ya vyombo vya habari, vyama vya kisiasa na wagombea, na wapigakura, na nia hizo huongezeka kadiri siku ya uchaguzi inavyokaribia.
Katika hatua ya utekelezaji, tofauti kuu hutokea kati ya mifumo inayotumia orodha ya muda na ile inayotumia orodha endelevu. Orodha ya muda ikitumiwa, sehemu kubwa ya kazi hufanyika katika siku za karibu na kampeni za uchaguzi au wakati wa kampeni yenyewe. Shinikizo huwa juu wakati huu, hivyo basi kuhitajia utendakazi wa hali ya juu kutoka kwenye mfumo wa usajili na wafanyakazi wa kuuendesha mfumo huo.
Katika mfumo unaotumia orodha endelevu, lengo ni kutenganisha shughuli nyingi za mchakato wa usajili kutoka kwa kipindi cha uchaguzi, na shinikizo zake na uchunguzi wake wa kina. Badala yakae usajili hufanyika katikati ya chaguzi, pale ambapo utunzaji wa orodha unaweza kufanyika katika mazingira tulivu.
Utekelezaji ni rahisi ikiwa shughuli ya kusajili wapigakura inapangwa kama jumla ya kampeni inayohusisha matokeo maalumu, kila mojawapo na makataa yake. Kwa mfano, kunapaswa kuwa na tarehe maalumu ya kutoa orodha ya kwanza ya wapigakura, iwe kwamba deta hiyo imetoka kwenye orodha ya muda, rejista endelevu au sajili ya raia. Punde lengo hilo likishapangwa, wapangaji wanaweza kufanya kazi kinyumanyuma ili kutambua wakati ambapo kila kipengee cha mchakato huo wa usajili kitakapokamilika. Kwa mfano, ikiwa vituo vya usajili vitatumika, ni vingapi vinavyopaswa kubuniwa na ni wapigakura wangapi wanaopaswa kushughulikiwa kila siku ili kuafiki malengo ya utendakazi? Ni nyenzo zipi zinazopaswa kupelekwa kwenye vituo hivyo? Zitawekwa wapi kabla na baada ya usajili? Ikiwa tarakilishi zitatumika, deta itaingizwaje kielektroniki? Ni wafanyakazi wangapi watakaohitajika kuajiriwa, ni katika kategoria zipi, na viwango kiasi gani vya mafunzo na ni katika muda kiasi gani? Maswali haya yote yanapaswa kujibiwa ili kuweka muda mwafaka wa zoezi hili. Mpangilio mwingine kama huo unahitajika kwa muda wa kudurusu na kusahihisha orodha ya kwanza na utoaji wa orodha ya mwisho ya wapigakura.
Pangia uwezekano wa kukumbana na Shida
Mpango wa utekelezaji ungawa na maelezo ya kina na pana kiasi gani, lazima kutakuwa na maswali, hofu na matatizo mbalimbali. Yakiweza kuonekana mapema kabla, yanaweza kushughulikiwa vilivyo na mpango wenyewe. Yafuatayo ni baadhi ya maswali ambayo mara nyingi hutaka yakisiwe kuzuka katika shughuli ya usajili wa wapigakura:
- Ikiwa usajili wa kihesabu utatumika, je, kuna mipango ya kusajili watu walio na ulemavu wa kimwili, walio katika maeneo ya marekebisho ya tabia au wasio na makazi?
- Ikiwa vituo vya usajili vitatumika, wapigakura wanapaswa kujiwasilisha katika kituo cha usajili na hivyo kuna mahitaji kiasi gani ya wafanyakazi?
- Mfanyakazi katika kituo cha usajili anapaswa kufanya nini ikiwa mtu anayetaka kusajiliwa hana stakabadhi mwafaka za utambulisho? Je, mtu kama huyo anaweza kusajiliwa kupiga kura au anyimwe nafasi ya kujisajili?
- Je, halmashauri ya kusimamia uchaguzi iweke vituo vya kuhamishwa vya usajili ili kupunguza wakati wa kusafiri kwa wapigakura wanaoishi sehemu za mashambani?
- Ikiwa makundi ya raia hufanya kazi nje ya eneo lao pana la uchaguzi, au nje ya nchi yao (k.m. katika migodi iliyo katika nchi jirani), je, halmashauri ya kusimamia uchaguzi ichukue hatua maalumu kuwawezesha kujisajili na kupiga kura?
- Wakati wa kuunganisha faili za deta kutoka kwa sajili mbalimbali (k.m. orodha za ushuru, rejista ya bima ya afya), tatizo kubwa linaweza kuwa kutambua utambulisho wa kipekee wa watu walio kwenye rejista mbalimbali. Nini kitakachofanyika ikiwa orodha moja inaonyesha jina katika anwani fulani, na orodha ya pili inaonyesha jina lilo hilo na tofauti ndogo ya kitahajia kwa anwani iyo hiyo? Ni gani katika orodha hizo mbili itakayoamuliwa kuwa inamfaa mpigakura huyo, na je, uamuzi huo utafikiwa vipi?
Kupangia Dharura
Mpango wa utekelezaji unapaswa kutoa nafasi kwa dharura. Kwa mfano, unaweza kuruhusu uwepo wa usaidizi ikiwa wafanyakazi walewale wanapata matatizo wasiyoweza kuyasuluhisha. Katika kisa kama hicho, hatua ya kwanza siku zote itakuwa kuwasiliana na msimamizi wa hapo (k.m. msimamizi wa usajili wa hesabu au msimamizi wa maofisa wa usajili). Zifuatazo ni hali nyingine ambamo mpangilio unapaswa kukisia matatizo:
- Haja ya kusajiliwa inaweza kuzidi matarajio na hivyo kuwalemea wafanyakazi wa kusajili watakaokuwa kwenye zamu kituoni. Suluhisho linaweza kuwa kuongeza idadi ya wafanyakazi na saa za utendakazi.
- Wapinzani kwenye uchaguzi huo wanaweza kuamua kutumia vitisho ili kuwazuia wapigakura dhidi ya kujisajili. Suluhisho linaweza kuwa kutoa jumbe za mara kwa mara kutoka kwa serikali, na vilevile serikali nyingine, zinazounga mchakato huo wa uchaguzi na kuahidi kukubali matokeo ya uchaguzi.
- Wapigakura wengi hawakujumuishwa katika orodha ya wapigakura au wametokezwa kama wanaoishi katika makazi yao ya kitambo. Suluhisho moja linaweza kuwa kuongeza idadi ya wafanyakazi katika kipindi cha masahihisho ili raia hawa waweze kujisajili rahisi au kusasaisha taarifa zao za wapigakura. Suluhisho la pili, ambalo linaweza kutekelezwa pamoja na la kwanza, linaweza kuwa kuruhusu usajili kufanyika siku ya uchaguzi ili yeyote anayestahili aweze kupiga kura.
- Kukwama kwa teknolojia hufanya iwe vigumu kusambaza orodha za usajili wa wapigakura kielektroniki kutoka kwenye ofisi kuu za halmashauri ya kusimamia uchaguzi hadi kwenye ofisi za kieneo ili zichapishiwe huko, kama inavyodokezwa katika mpango wa utekelezaji. Suluhisho linaweza kuwa kwa halmashauri ya kusimamia uchaguzi kuchapisha orodha za kieneo na kusambaza nakala hizo zilizochapishwa kwa ofisi za kieneo.
Utumizi wa Tarakilishi
Matumizi ya tarakilishi yamerahisisha pakubwa shughuli ya kutoa na kusasaisha sajili ya raia. Katika aina zote mbili za nchi, zilizoendelea na zinazoendelea, teknolojia ya tarakilishi imejitokeza kutekeleza wajibu muhimu sana katika usajili kwa sababu hutoa nafasi ya hifadhi ya muda mrefu ya deta, kurahisisha kazi ya kutunza deta (ikiwa ni pamoja na kutekeleza mabadiliko na masahihisho), na husaidia katika kujumlisha viziodeta mbalimbali. Kwa mifumo yote ya usajili, sajili ya raia ndiyo inayonufaika pakubwa kutokana na matumizi ya tarakilishi kwa sababu ina matumizi mengi na hutegemea utunzaji unaoendelea wa rekodi.
Hata hivyo matumizi ya tarakilishi pekee hayawezi kusuluhisha matatizo yote yanapatikana katika mchakato wa usajili wa wapigakura. Mfumo wa tarakilishi unaweza kusababisha hiutilafu katika kutambua wapigakura lakini bado halmashauri ya kusimamia uchaguzi italazimika kuamua jinsi ya kusuluhisha suala hilo. Mara nyingi huwa kuna masuluhisho zaidi ya moja kwa tatizo hilo. Kwa mfano, kila halmashauri ya kusimamia uchaguzi inapaswa kuthibitisha utambulisho wa kila mpigakura aliyesajiliwa. Katika maeneo mengine, halmahauri hiyo hufanya hivi kwa kuhitaji fomu iliyojazwa kwa ukamilifu kumhusu mpigakura kushuhudiwa na mpigakura mwingine mmoja au wawili waliosajiliwa kama wapigakura. Katika maeneo mengine, halmashauri ya kusimamia uchaguzi hukubali ikirari ya mpigakura mwenyewe akithibitisha ulinganifu wa taarifa iliyo kwenye fomu yake; hakuna shahidi anayehitajika kutia sahihi. Suluhisho la kwanza huondolea mbali usajili wa kielektroniki kwa kuwa teknolojia haipo kwa ushahidi wa kielektroniki. Suluhisho la pili ni kukubaliana na usajili wa kielektroniki.
