Dans le cas d'une liste électorale périodique, la période d’exécution (celle au cours de laquelle se fait l’inscription) est très brève : de quelques semaines à quelques mois. Par contre, la planification peut prendre des mois, sinon des années. La réussite de la période d’exécution dépend en grande partie de l’efficacité de la planification. Il faut également garder à l’esprit que l’intérêt du public pour le scrutin est beaucoup plus élevé au cours de la période d’exécution et que les erreurs ou problèmes dus à une mauvaise planification peuvent donc prendre plus d’importance et devenir une cause d’embarras. Ils peuvent aussi affecter la crédibilité du processus électoral. Lorsque l’inscription a lieu pendant une campagne électorale, elle suscite davantage d’intérêt de la part des médias, des partis, des candidats et de l’électorat, intérêt qui augmente à mesure que le jour de l’élection approche.
C’est au cours de la période d’exécution qu’émergent les différences considérables entre les systèmes à liste périodique et à liste permanente. Avec une liste périodique, l’essentiel du travail s’accomplit pendant la campagne électorale ou peu avant. Au cours de cette période, la pression est inévitablement intense, ce qui exige un rendement optimal du système et des employés.
Dans un système à liste permanente, on cherche à séparer la plupart des aspects du processus d’inscription et la période électorale, avec ses pressions et l’attention intense qu’elle suscite. L’inscription a plutôt lieu entre les élections, quand l’atmosphère est plus calme.
L’exécution est plus facile si l’initiative d’inscription est planifiée comme une campagne générale ayant des objectifs et des délais précis. Par exemple, il doit y avoir une date limite ferme pour la production de la liste préliminaire, qu’elle soit issue d’une liste périodique, d’un registre permanent ou d’un registre civil. Une fois cette date fixée, les planificateurs peuvent travailler à rebours pour déterminer à quel moment chaque élément du processus d’inscription doit être terminé. Par exemple, le numéro de centres d’inscription (le cas échéant) et le numéro d’électeurs que doivent être inscrits par jour pour atteindre les objectifs de rendement; les matériel qui doit être fourni aux centres d'inscription et les lieux où ce matériel sera placé avant et après l’inscription; la manière dont les données seront saisies par voie électronique (en cas où des outils informatiques sont utilisés); si un nouveau système d'enregistrement des électeurs (biométrique, etc. ) est utilisé pour la première fois; le numéro d’employés qui doivent être recrutés, leurs catégories d’emploi, leur formation et les délai pour leur recrutement. Il faut répondre à toutes ces questions pour pouvoir établir le calendrier. La période d’examen et de révision de la liste préliminaire et la production de la liste définitive exigent une planification similaire.
Préparation en vue des problèmes
Aussi détaillé et complet que soit le plan d’exécution, il y aura inévitablement des questions et des problèmes. S’ils sont prévisibles, ils peuvent être traités dans le plan lui-même. Voici certaines des questions les plus courantes à se poser avant une opération d’inscription :
- S’il y a un enregistrement porte à porte, qu'est-ce qui est prévu pour l’inscription des personnes handicapées, des personnes détenues aux établissements correctionnels et des sans-abri?
- Si l’on ouvre des centres d’inscription, combien de fois les citoyens doivent-ils s’y présenter et quels sont, par conséquent, les besoins en personnel?
- Que doit faire un employé de centre d’inscription si une personne qui veut s’inscrire n’a pas les pièces d’identité requises? Cette personne peut-elle s’inscrire quand même ou est-elle exclue?
- L’autorité électorale devrait-elle mettre sur pied des unités d’inscription itinérantes afin de réduire le temps de déplacement des électeurs habitant en région éloignée?
- Si des groupes de citoyens travaillent hors de leur circonscription ou à l’étranger (p. ex. dans les mines d’un pays voisin), l’autorité électorale devrait-elle prendre des mesures spéciales pour leur permettre de s’inscrire et de voter?
- Quand les données de plusieurs registres (p. ex. impôt, assurance santé) sont fusionnées, un des principaux défis consiste à déterminer l’identité unique des personnes qui apparaissent dans différents registres. Qu’arrive-t-il lorsqu’une liste contient un nom à une certaine adresse et qu’une autre contient un nom similaire, écrit un peu différemment, à la même adresse? Quelle entrée sera considérée comme la bonne, et comment en décidera-t-on?
Planification d’urgence
Le plan d’exécution doit prévoir des mesures d’urgence, comme l’envoi de renforts si le personnel régulier se heurte à des difficultés qu’il ne peut pas régler. Dans un cas pareil, il faut toujours commencer par communiquer avec le superviseur immédiat (du recensement ou de l’inscription). Voici d’autres problèmes pour lesquels des solutions peuvent être prévues :
- Lors de l’inscription, la demande peut dépasser les prévisions et déborder le personnel du centre d’inscription. Solution possible : augmenter le nombre d’employés et allonger les heures de fonctionnement.
- Il est possible que des opposants à l’élection recourent à l’intimidation pour empêcher l'inscription des électeurs éligibles. Une solution possible serait l’envoi par le gouvernement en place, ainsi que par d’autres intervenants, d’un flot régulier de messages dans lesquels ils soutiennent le processus électoral et s’engagent à accepter son résultat.
- De nombreux électeurs ne figurent pas sur la liste électorale ou l’adresse indiquée n’est pas la bonne. Solution possible : augmenter le nombre d’employés pendant la période de révision afin que ces citoyens puissent facilement s’inscrire ou mettre à jour leurs renseignements. On peut en outre permettre l’inscription le jour même de l’élection.
- Une panne technique empêche l’autorité électorale centrale de transmettre les listes électorales par voie électronique aux bureaux locaux aux fins d’impression. Solution possible : l’autorité centrale imprime les listes locales et les expédie aux bureaux locaux.
Informatisation
L’informatique a grandement facilité la production et la tenue de registres civils. Dans les pays industrialisés ou en voie de développement, l’informatique joue un rôle important dans le processus d’inscription parce qu’elle permet l’entreposage à long terme et facilite la tenue des données (y compris leur modification et leur révision), et aide à intégrer différentes bases de données. De tous les systèmes d’inscription, le registre civil a le plus à gagner de l’informatisation parce qu’il sert à plusieurs fins et que son contenu doit continuellement être entretenu.
Mais l’informatique seule ne peut résoudre toutes les difficultés rencontrées au cours du processus d’inscription. Certes, elle peut aisément relever les irrégularités dans l’identification des électeurs, mais l’autorité électorale doit néanmoins décider du mode de résolution du problème. Il y a souvent plus d’une solution au même problème. Par exemple, toute autorité électorale doit confirmer l’identité de chaque électeur inscrit. Dans certains endroits, elle le fait en exigeant qu’un ou deux autres électeurs inscrits signent, à titre de témoins, le formulaire d’inscription rempli. Ailleurs, elle accepte que l’électeur lui-même, au moyen d’une déclaration, atteste de l’exactitude des renseignements sur le formulaire, sans qu’un témoin ait à signer. La première solution exclut la possibilité d’une inscription totalement informatisée, car la technologie permettant le témoignage électronique n’est pas aisément disponible. La deuxième solution est compatible avec l’inscription électronique.
