Cuando se calculan los presupuestos para el ciclo de vida de un proyecto, es importante que se considere que las políticas de depreciación y amortización pueden impactan las estimaciones sobre sus costos y beneficios, particularmente en los años venideros.
Depreciación
La manera de calcular la depreciación y la forma en que debería considerarse, depende de los procedimientos financieros aplicables a nivel local. Cuando se utilizan métodos de contabilidad acumulables, la depreciación es un factor significativo que influye en la contabilidad final de un proyecto.
Desafortunadamente, los componentes tecnológicos, especialmente las computadoras, se deprecian rápidamente. La velocidad de cambio en la industria de la computación es tal, que muchos artículos de cómputo se vuelven obsoletos tan solo unos meses después de su compra. Por tanto, muchas veces el valor de los equipos de cómputo puede depreciarse tan rápido que puede quedar registrado como sin valor al paso de dos o cuatro años.
Consecuentemente, la estrategia presupuestal debería considerar la depreciación de acuerdo a las regulaciones o convenciones locales. También deberían incluirse factores como los costos de reemplazar el equipo obsoleto, así como las ganancias por revender el equipo viejo mientras posee cierto valor.
Amortización
Al finalizar el ciclo de vida de un aparato tecnológico, surge la cuestión de si resulta más económico continuar usando el equipo obsoleto o si es mejor desecharlo. Conforme las innovaciones computacionales continúan avanzando, esto podría ocurrir uno o dos años después de su compra.
Por otro lado, si el período de vida de un artículo tecnológico se puede extender para usarlo en varios eventos electorales, o si la tecnología continúa funcionando satisfactoriamente sin importar que sea obsoleta, resulta más conveniente que se conserve. De esta forma, el costo de la tecnología se puede amortizar por un período de tiempo más largo y se reduce el costo de la instrumentación a largo plazo.
Este enfoque requiere de una decisión deliberada para reutilizar la tecnología, aunque en términos industriales sea obsoleta. Una buena práctica consiste en garantizar que la tecnología continúe desempeñando su función dentro de un estándar aceptable.
Además de evadir los costos que implica la actualización tecnológica, reutilizar la tecnología existente tiene la ventaja de que los usuarios están familiarizados con ella y evita los riesgos de instrumentar una sin probar.
Cuando se evalúa si resulta factible reutilizar una tecnología y amortizarla para uno o más eventos electorales, se debería contrastar el costo de darle mantenimiento con el de reemplazarla. La opción más económica depende del tipo de tecnología y del tiempo disponible.
Eliminación de un equipo obsoleto
Durante la elaboración del presupuesto también se debería considerar la cuestión de cuándo será necesario actualizar un equipo obsoleto, debido a que esto impacta el costo a largo plazo de la tecnología.
Una vez que se toma la decisión de desechar el equipo obsoleto, si se vende podría existir la posibilidad de recuperar una parte de la inversión que se hizo para adquirirlo. La tecnología que resulta obsoleta para una jurisdicción, podría continuar siendo una innovación en otro lugar. Aunque es poco probable que la ganancia se acerque al precio de compra original, resulta mejor ganar algo que solo destruir o regalar el equipo.
Generalmente, los gobiernos cuentan con agencias que se especializan en desechar los equipos obsoletos de toda su estructura. Algunos gobiernos distribuyen el equipo obsoleto a otras jurisdicciones como forma de ayuda. Otras agencias del mismo gobierno pueden aceptar gustosas el equipo obsoleto. Por ejemplo, las escuelas podrían estar interesadas en recibir computadoras personales para sus estudiantes.
Si esta opción no está disponible o no es factible, el equipo obsoleto se podría vender en concursos o remates, ó sencillamente pidiendo un precio razonable por el equipo y publicar su venta.
