Los sistemas electorales de cómputo se desarrollan e instrumentan con el objetivo de almacenar y hacer uso de la información, como son los registros de electores, sistemas de votación electrónica, sistemas para los resultados electorales y para administración del personal.

Existen varias medidas que se pueden usar para garantizar la confiabilidad de la información que se usa en los sistemas electorales de cómputo.

Uso de fuentes de información confiables

 Los métodos para recolectar y capturar la información deberían garantizar que sea confiable y que no se vea alterada en el proceso. Por lo tanto, la información sobre el electorado es más precisa cuando se obtiene directamente de ellos y no mediante fuentes indirectas como las bases de datos de otras organizaciones, lo que tendría dudosa calidad. La información más precisa sobre los resultados electorales se obtiene directamente de los sitios de votación o de los centros de escrutinio, y no de los reportes de los medios de comunicación, de los observadores o de los partidos políticos.

Métodos para capturar información

El siguiente paso que se debería considerar es el método que se usará para capturar la información proveniente de la fuente. La información se puede capturar de diversas formas: en un formato en papel (que puede ser escrito a mano, impreso con marcas legibles por computadora o tecleado), por teléfono (después, un operador escribe o teclea la información), cara a cara mediante preguntas (en donde de nueva cuenta, un miembro del personal se encarga de escribir o teclear la información), por los usuarios que ingresan la información de forma directa en formatos electrónicos que están conectados al centro de información de la organización, por aparatos de votación electrónica, etc.

Algunos métodos para capturar la información son más confiables que otros. Los formatos que se escriben a mano son más propensos a los errores, ya que la escritura a mano puede ser difícil de leer o de descifrar. Para disminuir la dificultad de leer la escritura a mano, las personas que llenan los formatos pueden ser apoyadas mediante formatos impresos que incluyan plantillas con cada letra o número en un recuadro. Si es posible imprimir de forma previa cualquier información que se necesite en el formato, se contribuye a reducir la cantidad de escritura a mano y por tanto el rango de error.

Cuando los miembros del personal reciben la información de forma verbal, deberían recibir una capacitación adecuada que incluya procedimientos que garanticen que el operador capture la información de forma íntegra. Por ejemplo, se puede leer la información al cliente para confirmar que sea correcta y que la escritura sea la indicada.

Se pueden usar formatos que incluyan marcas de reconocimiento óptico como los códigos de barras para simplificar el ingreso de información y para incrementar los niveles de precisión. Los códigos de barras se pueden usar para identificar el tipo de formato usado, la fecha en que se obtuvo, el número exclusivo del formato y demás características.

La información que se captura de manera electrónica, en donde el usuario la teclea directamente en un formato de computadora resulta más confiable que la que se captura de formatos escritos a mano o de la que se recopila verbalmente, ya los usuarios conocen la forma exacta en la que debería aparecer la información. No obstante, dicha información es tan confiable como la precisión de los usuarios.

Capacitación del personal encargado de capturar la información

El personal debería recibir capacitación sobre las técnicas diseñadas para optimizar la precisión del ingreso de información y que garantizan un entorno de trabajo seguro. Por ejemplo, tomar descansos regulares previene la presión y el cansancio ocular. El mobiliario y el equipo de computación se pueden colocar de forma que permita una postura correcta y sonidos ergonómicos. Además, se debería evitar la conversación y las discusiones entre el personal mientras ingresa información para garantizar la precisión.

Verificación de la información

Una de las mejores formas para garantizar la precisión de la información consiste en aplicar técnicas de revisión. La técnica de revisión más común (cuando la información se ingresa en la computadora desde un registro en papel) es la de ingresar toda la información dos veces, usando dos operadores distintos para cada pieza de información. Después, se comparan los dos archivos de entrada mediante una computadora. Se resalta cualquier diferencia y se necesita de un supervisor para que realice las correcciones necesarias. Usualmente, esta técnica suministra índices de precisión elevados.

Este método también se puede usar para identificar  a los operadores que no consiguen un nivel de precisión elevado. Si se detectan operadores con bajo nivel de desempeño, podría ser indicio de que requieren mayor capacitación o de que el operador no es apto para ese tipo de trabajo.

La información también se puede verificar cuando se ingresa una sola vez, pero se pide a otro oficial, tal vez a un supervisor, que vuelva a revisar la información en la pantalla de la computadora o en impresiones, para confirmar que sea correcta, o para que realice las correcciones pertinentes.

Al usar cualquiera de las técnicas mencionadas, resulta deseable que la información se ingrese una vez por una persona y que vuelva a ser ingresada o revisada por una distinta, ya que las personas son propensas a cometer errores sistemáticos y por lo mismo a repetir el mismo error. No obstante, es menos probable que dos personas distintas cometan el mismo error, siendo probable que la segunda persona pueda corregir los errores cometidos por otros.

También es posible que el diseño de los formatos provoque que los usuarios o los operadores de ingreso cometan errores sistemáticos. Si al registrar la información de los formatos se descubre una cantidad significativa o errores similares, podría ser signo de que el diseño del formato es el culpable. En este caso, rediseñar el formato podría contribuir a disminuir el índice de errores.

 Cierta información también se puede verificar mediante revisiones incluidas en los programas de captura. Por ejemplo, cuando los sitios de votación se ingresan en una base de datos, el programa de captura puede comparar la dirección de cada uno con una tabla en la computadora que incluya las direcciones correctas, permitiendo que sólo ingresen las que sean válidas. Este tipo de técnicas de verificación no garantizan que se ingrese la dirección correcta del sitio de votación, pero si asegura que todas las direcciones sean reales.

De manera similar, en los sistemas para ingresar información se pueden construir revisiones aritméticas y pruebas lógicas cuando se involucre el tecleado de números, para que al despliegue de algún mensaje de error el operador pueda realizar correcciones o cualquier otro tipo de acción relevante. Por ejemplo, cuando un operador ingresa la información de algún sitio de votación, el sistema se puede programar para que cuestione cualquier resultado que muestre más votos escrutados que el número de electores registrados. Estos sistemas también pueden calcular tendencias para identificar e investigar cualquier resultado que presente variaciones por alguna cantidad poco usual.

 Garantizar la confiabilidad de la información después de capturada

Cuando la información se ingresa al sistema de cómputo es importante que sea almacenada  y mantenida de forma segura, y que su uso no comprometa su integridad.

Garantizar la disponibilidad de la información

Una vez que la información se captura y almacena de forma segura en el sistema de cómputo, debería hacerse disponible para los usuarios pero de una forma que evite el acceso indebido o su alteración.

Existen dos componentes que garantizan la disponibilidad de la información al tiempo que disminuyen el riesgo de confiarla a la tecnología. El primero consiste en garantizar que los sistemas operen de una forma que entregue la información como se necesita y realizar respaldos para superar fallas en el sistema y evitar la pérdida de información.

Hacer que la información esté disponible

Uno de los propósitos principales de un sistema de cómputo es el de hacer que la información esté disponible para los usuarios. Sin embargo, asegurar la integridad de la misma es un asunto de suma importancia. Cuando la información que se maneja es muy sensible, el acceso a ella debería restringirse a los usuarios que cuenten con contraseñas, autorización para ingresar u otro mecanismo de control.

Cuando la información se puede difundir de forma más amplia, se debería hacer una diferenciación entre los usuarios que necesitan acceso a ella y los que requieren acceso para realizar cambios o actualizaciones. Se pueden usar mecanismos como contraseñas o permisos de ingreso para que los usuarios autorizados realicen los cambios. Adicionalmente, cuando se permita que los usuarios cambien la información, se pueden usar técnicas de verificación para minimizar la incidencia de errores.

Respaldo de la información

La última salvaguarda contra las fallas del sistema y la pérdida de información es su respaldo. Un respaldo regular implica que se tomen precauciones por lo menos una vez por cada día de trabajo, requiriéndose mayor frecuencia cuando la información es crucial, como lo es durante un evento electoral. La información se puede respaldar en una amplia variedad de formatos y de medios, como los discos removibles, varios discos duros, DVDs y cintas magnéticas, por mencionar unos cuantos.

 La estrategia general de información tecnológica puede documentar un régimen de resplado formal. Idealmente, el respaldo de la información debería ser automático para garantizar que los errores humanos no ocasionan problemas. No obstante, aún así los respaldos se deberían revisar regularmente para garantizar que los errores de cómputo no causen problemas.

La información en vivo se puede respaldar conforme es creada, mediante discos duros de espejo que se pueden ubicar en el mismo servidor o en servidores separados. Con el uso de discos de espejo la misma información se almacena en dos o más discos al mismo tiempo. Esto significa que si un disco falla, se puede obtener la información de otro. A su vez, resulta preferible que se usen servidores separados para los discos de espejo, de forma que si uno falla se puede usar el otro.

Los programas comerciales y los que se desarrollan al interior también se pueden respaldar para que se puedan recargar si la versión de fábrica falla, se pierde o modifica. La mayoría de los programas vienen grabados en discos. Sin embargo, cada vez es más común que los programas se puedan bajar de internet. En este caso, las copias de respaldo se deberían almacenar de forma local,  ya que no se tienen garantías de que los mismos programas continuarán en línea. Los discos de programas que se almacenan en una biblioteca de información que es vigilada por un oficial o unidad de personal, son fácilmente localizables cuando son necesarios.

Se debería tener cuidado de no violar las licencias de los programas cuando se realizan los programas para respaldar la información. Muchas licencias permiten que se realicen copias de respaldo de sus programas.