Tecnologías para el registro de electores

Las actividades realizadas por el organismo electoral que son más importantes y que requieren de mayor tiempo son el registro y la conformación de las listas de electores. Se pueden usar diversos tipos de tecnología para realizar el registro de electores, incluyendo:

·        Programas para administrar las bases de datos, así como para almacenar y manipular la información;

·        Los Sistemas de Información Geográfica (SIG) para asignar a los electores en las localidades y para asegurar la calidad e integridad de la información electoral;

·        Tecnologías de imagen que se pueden usar para ingresar información, así como para identificar las necesidades, la coincidencia y el reconocimiento de datos;

·        Tecnología de telecomunicaciones para que apoyen a los sistemas de computadoras en red y a otras necesidades de comunicaciones;

·        Medios para almacenamiento de información, como discos, CD-ROMS y cintas magnéticas.

El primer paso para usar tecnologías en el registro de electores es el de determinar las necesidades del país, como:

·        Centralización contra descentralización;

·        Contar con un registro de electores permanente con un registro continuo, contra los registros periódicos;

·        La necesidad o no de producir credenciales de elector;

·        La necesidad o no de usar credenciales de elector y una credencial de identidad para votar.

Este análisis contribuye a determinar qué tipo de tecnología resulta más adecuada para instrumentar cierto método para el registro de electores.

Objetivos del registro de electores

Cuando se diseña un sistema automatizado para el registro de electores resulta de mucha utilidad que se definan los propósitos del proceso. Generalmente esto incluye:

·        La identificación previa de los electores elegibles (que elimina la necesidad de que los electores comprueben su identidad en los sitios de votación durante la elección);

·        La identificación previa de los individuos elegibles para candidaturas (Que elimina la necesidad de que las candidaturas se corroboren durante el período de nominación);

·        La identificación previa de la elegibilidad de los miembros de los partidos políticos (usando el registro de electores como medio para verificar la capacidad de los partidos para el registro);

·        Controles de integridad (usando el proceso de registro de electores como medio para evitar la votación múltiple y la suplantación);

·        La elaboración de documentos de identidad (como credenciales para el registro de electores);

·        La planeación de los sitios de votación (usando el registro de electores como medio para determinar la ubicación de los sitios de votación, así como la cantidad de personal y de materiales que se necesitan en cada uno);

·        Producir listas de los electores elegibles para usar en los sitios de votación (usando el registro de electores como prueba del derecho de las personas para votar);

·        Identificar los nombres de las personas que votaron o que no han votado en la elección (usando los registros generados durante la votación para identificar casos de votación múltiple y en sistemas de voto obligatorio, a los que no votaron);

·        Educación al electorado (usando el registro de electores como un recurso para contactarlos y para comprender la demografía de la población votante);

·        Suministro de información sobre el registro de electores a los partidos políticos y candidatos (como lo disponga la ley para efectos de campaña y transparencia);

·        Hacer públicas las listas sobre el registro de electores (para propósitos de transparencia);

·        Para propósitos no electorales (para listas de jurado y para compartir información con otras agencias gubernamentales para reforzar y proteger las leyes).

Estos propósitos en los que se puede usar el registro de electores tienden a dictar la manera en que la información debería ser almacenada y manipulada. Con el objetivo de generar esta amplia gama de productos para el registro de electores, la información contenida en ellos debería capturarse y almacenarse electrónicamente, generalmente en un sistema de base de datos.

El organismo electoral puede usar la base de datos para ayudar a varios aspectos del proceso electoral, como la planeación y la redistritación electoral.

La información sobre el registro de electores se puede separar en varios niveles geográficos para que ayude a determinar la ubicación de los sitios de votación y los recursos (de personal y materiales) que requieren. Resulta factible que el organismo electoral vincule la información sobre el registro de electores con la base de datos que administra los sitios de votación, para que pueda calcular de forma automática la cantidad de material y el número de personal que se necesita. Esto se puede realizar si se asignan “áreas de captación” a los sitios de votación y se calcula el número de electores que están registrados en cada una.

La información sobre el registro de electores también se puede separar en varios niveles geográficos para ayudar con el trazado de los límites electorales o redistritación. Cuando el régimen de redistritación requiere que se considere la cantidad de electores en el futuro, se puede usar la base de datos para determinar su movilidad y la tendencia de crecimiento. No obstante, aunque la información sobre el registro de electores podría mostrar las tendencias sobre el crecimiento o declive, cuando esta información se usa para efectos de redistritación se debería tener cuidado de incluir otros factores, como los planes para el desarrollo o demolición de viviendas.

Registro de electores y el sistema electoral

El sistema electoral que esté vigente y la legislación de cada jurisdicción influyen enormemente en la información que se tiene que incluir en el registro de electores y en el uso que se le dé.

Generalmente, la legislación determina los requisitos para el registro de electores. El método para solicitar el registro usualmente incluye los pasos que un solicitante debe realizar para comprobar su elegibilidad. Dichos pasos pueden incluir el llenado de un formato con información personal, una declaración de elegibilidad, una prueba de la misma, por ejemplo, entregar al organismo electoral documentos de identidad como actas de nacimiento, pasaportes, documentos de migración, o en caso de carecer de ellos por un motivo justificado, una declaración con testigos reconocidos.

Es común que la legislación electoral determine la manera para definir los distritos electorales. Esto podría ocasionar que el registro de electores tenga que incluir información geográfica, para garantizar que los electores registrados voten en el distrito electoral que le corresponde a su lugar de residencia.

De nueva cuenta, estos requerimientos demuestran la conveniencia de que la información del registro de electores se capture y manipule electrónicamente.

También se espera que la legislación aplicable indique la manera en que s el registro de electores se puede usar para el proceso de votación. En la mayoría de los casos, el registro se usa en los sitios de votación y en las oficinas del organismo electoral para determinar el derecho de las personas a votar y por lo tanto, necesita adecuarse para estos efectos. Esto significa que se necesitan copias sobre la información del registro que es más importante, en listas impresas en papel que tengan un orden lógico para que la información se encuentre fácilmente, o en listas electrónicas con acceso mediante computadoras. En cualquier caso, existe la necesidad de que la información del registro de electores se pueda capturar y manipular electrónicamente.

El requerimiento de registrar el voto de los electores registrados también impacta el diseño de la base de datos del registro y la forma en que se usa.

La información electoral que se debería capturar y manipular electrónicamente también está determinada por los requerimientos adicionales, como la necesidad de recopilar listas de electores maestras que ayuden a determinar los casos en que se presenta la votación múltiple, o en los sistemas de voto obligatorio para ubicar su ausencia.

Impacto de los métodos para el registro de electores

Los métodos para el registro de electores, las políticas y los parámetros establecidos en la legislación también impactan la forma de usar la tecnología en el proceso.

El registro de electores puede ser activo o pasivo. Esto significa que se puede necesitar que una persona solicite su registro, o que esta sea registrada automáticamente mediante su participación en otro proceso, como la adquisición de licencias para conducir o su inclusión en los registros de población.

Cuando el registro de electores es activo, se necesita un proceso para que las solicitudes se transformen en un registro. Aunque este proceso se puede conducir mediante el uso de un sistema manual impreso en papel, los diversos resultados que requieren los registros modernos demandan que las solicitudes de registro se conviertan a un formato electrónico.

Cuando el registro es pasivo, la información se obtiene electrónicamente de otra fuente, como de la autoridad nacional que expide las licencias de conducir, o del registro nacional de población. Generalmente, este proceso no se aplica cuando no se tiene la infraestructura para transferir la información electrónicamente.

Requerimientos para identificar a los electores

Es común que la legislación establezca la prueba de identidad que las personas tienen que entregar cuando solicitan su registro para votar. Cuando se necesita esta prueba, se debería tener un sistema para registrar que fue suministrada. Aunque en este caso se podrían usar los sistemas manuales impresos en papel, las bases de datos electrónicas resultan más eficientes.

Cuando los detalles sobre la identidad de los electores se tengan que registrar para usarlos posteriormente como medio de identificación, la tecnología se puede usar para registrarlos y almacenarlos. Por ejemplo, las firmas se pueden escasear y registrar electrónicamente. Se pueden tomar fotografías para guardarlas en formato digital. Cuando se almacena información biológica digitalizada, se pueden usar programas para determinar si las personas se registraron más de una vez.

Tipos de registros de electores

El tipo de registro de electores  que esté especificado en la legislación electoral también impacta el uso que se le puede dar a la tecnología.

Un registro continuo es el que se actualiza constantemente mediante correcciones o adiciones de electores cuando es necesario. Una base de datos electrónica se puede usar para actualizar y añadir los registros fácilmente, así como para llevar una secuencia de los que fueron corregidos o eliminados.

Los registros periódicos son otra opción. En este caso, se puede establecer un registro para un evento electoral o para cualquiera que ocurra dentro de un período definido. Generalmente los registros periódicos requieren que los electores se registren nuevamente porque no se toman en cuenta los anteriores. Aunque este mecanismo se puede registrar con sistemas manuales impresos en papel porque no requiere actualizaciones y correcciones como los registros continuos, se pueden obtener muchas ventajas cuando la información se captura y almacena de manera electrónica.

En algunas jurisdicciones no se producen registros de electores. En este caso, los electores solicitan su registro y se les entrega una credencial como prueba de ello, pero no se recopila un registro consolidado. Cuando no se genera un registro, no se tienen beneficios al conservar la información de manera electrónica. Por lo tanto, el único uso que se le podría dar a la tecnología en este proceso es el de ayudar con la emisión de las credenciales de registro. De todos los tipos de registro de electores, este es el menos adecuado para aplicar la tecnología.

Otras jurisdicciones no cuentan con un registro de electores separado, pero hacen uso de otros registros gubernamentales como el civil. En estos casos, el almacenamiento electrónico y la manipulación son prácticamente esenciales para manipular la información y generar productos que se puedan usar para las elecciones.

Métodos para identificar a los electores

La tecnología se puede usar como apoyo en los procesos que realizan los organismos electorales para identificar a los individuos durante el registro de electores.

El nivel de rigurosidad de las pruebas de identidad requeridas varía enormemente entre las distintas jurisdicciones. Algunas simplemente solicitan que los electores firmen una declaración que establece su elegibilidad al momento de registrarse. Otras piden que los electores suministren documentos que prueben su identidad. Algunas jurisdicciones registran evidencias sobre la identidad para usarlas durante la votación, como las huellas digitales o fotografías.

Este tema examina las cuestiones asociadas con la identificación de los electores durante su registro para votar:

·        Revisión de identidad para evitar fraudes;

·        Pruebas de identidad electrónicas;

·        Uso de la tecnología para revisar y registrar la identidad de los electores.

Los organismos electorales pueden expedir credenciales de identidad o documentos que prueben el registro de los electores.

Las bases de datos sobre el registro de electores se pueden usar para imprimir la información en los documentos de identidad electoral. Cuando las fotografías, firmas o huellas digitales están digitalizadas y almacenadas en una base de datos también se pueden imprimir fácilmente en los documentos generados por el registro.

Los sistemas especiales diseñados para fabricar credenciales se pueden usar para producir documentos de identidad que incluyan fotografías, firmas o huellas digitales, mientras el sujeto se encuentra en el lugar. En estos casos, la información textual se imprime en papel (usando la información del lugar o de la base de datos). Generalmente, el elector firma el registro impreso y coloca su huella digital. El operador coloca la impresión en el aparato que incluye la firma y la huella digital y toma una fotografía de la persona. Después, el aparato imprime una credencial de identidad que incluye una copia de los datos, de la firma, de la huella digital y de la fotografía. Generalmente, la credencial está laminada y puede incluir mecanismos de seguridad que hagan evidente cualquier alteración, como hologramas o impresiones incrustadas.

Las credenciales de identidad también se pueden producir para que su función vaya más allá de simplemente mostrar texto e imágenes. “Las credenciales inteligentes” incorporan cintas magnéticas o chips con información, que también almacenan información electrónica sobre la persona que la porta. Esta información puede incluir datos sobre características biológicas, de manera que estas credenciales se pueden usar junto con lectores inteligentes para rasgos biológicos (como el escáner para huellas digitales) para verificar de manera automática la identidad de la persona.

Las credenciales inteligentes pueden ser de “solo lectura” y limitarse a portar información del sujeto. Otro tipo de credenciales son de “lectura y escritura” y contiene información sobre las actualizaciones. Por ejemplo, este tipo de credencial se puede usar para verificar el derecho de la persona para votar, después de su primer uso, la credencial registra que el elector ya votó para que no pueda volver a usarse.

Cuando las credenciales inteligentes son usadas en los sitios de votación, pueden reemplazar a los métodos vigentes para registrar el voto de los electores. Cuando el elector utiliza estas credenciales para comprobar su derecho a votar, también pueden registrar que la persona ya votó y transmitir la información a una base de datos central durante o después de la votación.

No obstante, suministrar credenciales inteligentes a los electores y lectores a los sitios de votación resulta muy costoso, por lo que es necesario que el organismo electoral determine si las ventajas son suficientes para justificar el gasto.

Las credenciales inteligentes que incorporan la identidad electrónica también se pueden usar para el registro de electores, o para votar mediante la computadora por internet o en un quiosco de computadoras, siempre y cuando la computadora cuente con un lector para tarjetas inteligentes.

Los programas de computadora también pueden ejecutar tareas para ayudar al organismo electoral a disminuir la posibilidad de que se presenten registros o votación fraudulentos, así como a identificar y eliminar los registros duplicados.

Existen diversas técnicas y tecnologías para comprobar y registrar la identidad de los electores, como:

·        Técnicas de vinculación y rutinas de comparación;

·        Técnicas para identificar firmas;

·        Fotografías digitales;

·        Sistemas de identificación biológica;

·        Documentos de identidad fabricados por los organismos electorales;

·        Pruebas de identidad electrónicas.

La cuestión de comprobar la identidad mediante transacciones electrónicas surgió en la década de 1990 y del 2000. La tendencia al registro de electores electrónico y a la votación por internet, provocó que la cuestión de comprobar la identidad de la persona que envía la información adquiriera mucha importancia. Para ello, se están desarrollando varias estrategias como el suministro de firmas electrónicas, la codificación de las llaves públicas y el uso de Números de Identidad Personal (NIPs). Aunque este campo todavía está en su infancia, su evolución es muy rápida, por lo que se esperan grandes avances para los años venideros.

Técnicas de vinculación y rutinas de comparación

Los programas pueden ejecutar varias rutinas de comparación para determinar si una persona que solicita su registro ya lo tiene, tal vez con otra dirección. Los buscadores electrónicos se pueden programar con las bases de datos del registro de electores para que identifiquen si una persona ya está registrada. Debido a que las personas no siempre usan el mismo nombre cuando llenan un formato, los programas de comparación tienen que usar técnicas de “vinculación compleja” para identificar cualquier posibilidad de duplicidad. El uso de otros campos además de los nombres, también puede contribuir a estos efectos, especialmente si se tienen registros sobre la fecha de nacimiento. Aún con el uso de las fechas de nacimiento, las personas pueden mostrar fechas diferentes en los formatos a lo largo del tiempo, por lo que también se necesitarán las “vinculaciones complejas” cuando se comparan fechas.

Estas comparaciones requieren que los sistemas computacionales se programen para que vinculen la información usando varios criterios. Por ejemplo, se puede identificar un posible vínculo cuando el nombre difiere solo por una letra. Los vínculos también se pueden identificar cuando los apellidos coinciden pero los nombres no, o cuando alguno está ausente en un registro y en otros no.

Los nombres también se pueden vincular usando alias. Se puede instalar un sistema que compare las distintas variantes de un mismo nombre que una persona podría usar en distintos momentos. Por ejemplo, los alias de John pueden ser Jon, Jonathan o Johnstone; los alias de Catherine pueden ser Catherine, Kate, Cate, etc.

Las técnicas de vinculación también deberían considerar que las personas pueden cambiar de nombre. En algunas sociedades, las mujeres cambian su apellido cuando se casan. Las personas también pueden cambiar su apellido de manera oficial. Cuando esto ocurre, los vínculos por apellido no encontraran un registro cuando usan el anterior. En estos casos, se pueden encontrar vínculos si se usan otros campos como el nombre, segundo apellido y la fecha de nacimiento. Para contribuir con este proceso, los formatos de registro deberían preguntar a los electores si han cambiado sus nombres desde su último registro y la dirección que tenían. Contar con esta información contribuye enormemente a encontrar los registros anticuados.

Es común que los programas de vinculación compleja generen varios vínculos posibles con un registro, de los cuales algunos o todos podrían ser erróneos. En esta etapa se debería usar un operador humano para que determine si los vínculos son correctos y para que altere los registros cuando sea necesario. 

Técnicas para identificar firmas

La tecnología de escáner se puede usar para capturar firmas hechas a mano de manera electrónica. Las firmas digitales se pueden enviar al personal del organismo electoral mediante una red de computadoras, para que puedan hacer una comparación visual de ellas con las que se harán en otros documentos.

Las firmas digitales también se pueden analizar y comparar automáticamente cuando se usan los programas adecuados. Estos programas comparan los patrones de las firmas digitales y pueden resaltar las diferencias para que un operador humano lo investigue.

Fotografías digitales

Las fotografías digitales sobre los rostros de las personas se pueden usar como un método para determinar si un individuo se registró más de una vez. Los programas de computación se pueden usar para comparar distintas fotografías y determinar si la misma persona aparece en más de una. Esta técnica se puede usar durante el registro de electores para determinar si una persona se registró más de una vez, siempre y cuando se tengan fotografías digitalizadas de todos los electores.

Sistemas de identificación biológica

Los sistemas de identificación biológica se pueden dividir en dos: visuales y electrónicos.

Los métodos de identificación biológica visuales incluyen el uso de fotografías, firmas y huellas digitales en las credenciales de identidad. Estos mecanismos resultan relativamente baratos de instrumentar y administrar. Muchos sistemas para expedición de credenciales incorporan el uso de fotografías y firmas. Por ello, se espera que en los sitios de votación el personal revise las fotografías, firmas y huellas digitales de las credenciales de identidad con los electores.

Este proceso tiene ciertas debilidades, ya que el proceso para comparar una firma o huella digital requiere de mucha habilidad de la que el personal electoral podría carecer, además, la apariencia de las personas puede cambiar considerablemente en un fotografía, especialmente si no se actualiza con regularidad. No obstante, estos sistemas pueden ser suficientes cuando no existen riegos elevados de fraude electoral.

Si se considera que los sistemas de identificación biológica visuales no son lo suficientemente seguros, entonces se pueden usar los electrónicos. Los sistemas de identificación biológica electrónicos pueden incluir la digitalización de voz, huellas digitales, o imágenes de la retina. Al usar estos sistemas, es necesario que se conserven registros digitales sobre la voz o características físicas de las personas para almacenarlas en un disco o tarjeta inteligente, de manera que se puedan comparar con la persona que usa un lector electrónico. Solo se autoriza el acceso cuando existe una coincidencia exacta.

Estos sistemas resultan muy costosos para adquirir y administrar, por lo que podría resultar poco práctico utilizarlos para la población electoral en general (aunque esto podría cambiar conforme la tecnología se expande y abarata). No obstante, son una opción factible para suministrar seguridad a instalaciones muy sensibles, como lugares de trabajo o centros de escrutinio.

Procesamiento del registro de electores

La forma más efectiva para usar la tecnología en el registro de electores es capturar la información electoral y geográfica en formato electrónico, y usar un sistema de base de datos para almacenarla y manipularla.

La mecánica para ingresar, almacenar y manipular la información sobre el registro de electores puede ser un proceso complejo.

Los temas que se enlistan a continuación examinan varios aspectos del procesamiento de la información sobre el registro de electores:

·        El entorno para procesar el registro de electores.

·        El diseño de la base de datos.

·        Las funciones de procesamiento.

Entorno

El tipo de sistema de cómputo que se use para procesar el registro de electores y la complejidad que tenga depende de:

·        El tamaño de la población de electores (o del número de registros) que estén almacenados en el sistema;

·        El número de distintos tipos de información (o campos de información) que se almacenen en el sistema;

·        El tamaño de la base geográfica que se use en el sistema;

·        El número de transacciones que se espera para la información;

·         Si el sistema se usará para un solo evento o para un registro de electores continuo;

·        La manera en que se ingresa la información;

·        Si el sistema almacena registros anteriores y actuales (por ejemplo, para conservar un registro auditable sobre el historial del elector);

·        El número de usuarios que tienen acceso al sistema y la frecuencia con que lo hacen;

·        Si el sistema se usa en una oficina o en varias oficinas dispersas geográficamente;

·        Si los usuarios pueden acceder a la información por internet y si esperan que la información sea actualizada;

·        Los productos que se puedan sacar del sistema;

·        El equipo que se use para el sistema;

·        Si el sistema se ejecuta en computadoras individuales o en una red;

·        La forma en que se almacene y manipule la información.

Los sistemas que están diseñados para encargarse de pequeñas cantidades de electores, en oficinas centrales de poca extensión y cuyos requisitos de ingreso y salida son poco complejos, son relativamente sencillos de usar. No obstante, cuando se tienen que registrar grandes volúmenes de electores y un gran número de usuarios tiene acceso al sistema, o si los requisitos de ingreso y salida son complejos, será importante que la base de datos se diseñe cuidadosamente para maximizar su efectividad.

Lote o procesamiento en línea

Una decisión muy importante que tiene que ver con el entorno durante el procesamiento del registro de electores, es si usar un lote o procesar la información en línea. Con el procesamiento en lote la información se ingresa en grupos de varios registros (cada registro representa una transacción relativa a un elector) y se almacena en un archivo temporal. En un intervalo regular (frecuentemente en la noche cuando el sistema de cómputo no tiene mucha demanda), los grupos de información se ingresan al archivo principal, para agregar los registros nuevos, actualizar los cambios y eliminar o archivar los viejos en un proceso.

El procesamiento en lotes es muy útil cuando las computadoras que se tienen no son potentes, o no son parte de una red que les permita procesar la información en línea. Con el procesamiento en lote, generalmente cualquier disminución en el desempeño del sistema debido a actualizaciones de la información ocurre en la noche, cuando la demanda del sistema es baja o inexistente. Algunos sistemas para bases de datos requieren que los usuarios salgan de ellos para realizar las actualizaciones, lo que hace que las actualizaciones nocturnas de los lotes sean un método útil para evitar que se restrinja la productividad de los oficiales. El procesamiento en lotes también resulta útil cuando el sistema está disperso en distintos canales físicos, siendo necesario que se actualicen distintas versiones de la base de datos. En estos casos, es preferible que las bases de datos se actualicen una vez al día mediante lotes, en lugar de actualizarlas cada vez que se renueva un registro.

El procesamiento en línea es factible cuando se usan computadoras potentes y cuando los usuarios comparten redes que permiten actualizar la información en línea. En este caso, la información se ingresa en bases de datos en vivo, en lugar de en archivos de lotes temporales. Tan pronto como los registros son actualizados se vuelven disponibles para los demás usuarios del sistema. El procesamiento en línea es más conveniente para los usuarios porque la información se actualiza constantemente, en lugar de esperar que las actualizaciones en lotes se den por las noches. Sin embargo, el procesamiento en línea es más difícil de organizar porque requiere de un sistema de red complejo (y generalmente costoso) para que sea más factible, especialmente cuando los usuarios están dispersos geográficamente. También se deberían tener precauciones especiales con el diseño de las bases de datos para evitar que usuarios diferentes sean capaces de actualizar el mismo registro a la vez, porque se podrían generar errores.

Desde un enfoque de utilidad, el procesamiento en línea les proporciona información más actual a los usuarios que el de lotes. No obstante, el procesamiento en lotes se puede usar en sistemas menos costosos, además, su diseño y administración resultan menos complejos. En muchos casos, la falta de información actual al usar los sistemas de lotes no representa un problema importante.

Sistemas distribuidos o centralizados

Esencialmente, las bases de datos complejas como los registros de electores se pueden usar de dos formas: como un sistema distribuido o centralizado.

 El sistema distribuido se puede usar cuando los usuarios están diseminados en más de una red. En la mayoría de los casos, esto ocurre cuando los usuarios están separados geográficamente entre sí, como en oficinas regionales de diferentes ciudades. En un sistema distribuido, cada componente mantiene su propia copia de la base de datos y (generalmente) un subconjunto de la información. Por ejemplo, en una jurisdicción que tiene seis regiones distintas, cada una de ellas puede mantener sólo la información de los electores que se registraron ahí. Cuando se tenga la necesidad de coordinar la información entre las regiones se puede realizar mediante actualizaciones en lote (ver arriba).

En un sistema centralizado, toda la información se almacena en una base de datos centralizada, a la que se puede acceder mediante una conexión de red para todas las oficinas regionales (si existe). Tomando el ejemplo de arriba, en una jurisdicción que tiene seis regiones distintas y un sistema centralizado, los usuarios de una región pueden acceder a la información de cualquiera de las otras. Cualquier actualización que tenga un efecto interregional (como movilidad de los electores de una región a otra, lo que provocaría un registro nuevo en una región y la eliminación del mismo en la otra) puede tener un efecto inmediato. En un sistema distribuido, las afecciones interregionales tendrían que esperar a la actualización en lotes para surtir efecto.

Las ventajas principales de los sistemas distribuidos incluyen costos más bajos porque no demandan grandes capacidades, redes interregionales, ni sistemas con excelente desempeño, debido a que lidian con menores cantidades de información que los centralizados.

Aunque los sistemas centralizados son más costosos porque necesitan grandes capacidades de red y archivos más extensos, tienen la ventaja de que suministran acceso a toda la información de todos los usuarios y permiten que los registros se actualicen de forma automática entre las regiones.

Diseño de la base de datos

El proceso para diseñar bases de datos requiere de habilidades técnicas. Por ello, las bases de datos están mejor diseñadas cuando lo hacen especialistas en computación bien capacitados.

El diseño de una base de datos para el registro de electores depende de lo complejos que sean los requerimientos de los usuarios y de los ingresos y salidas que necesite el sistema.

Los factores que influyen en el diseño de la base de datos para el registro de electores podrían incluir:

·        El tamaño de la población de electores (o el número de registros que se tienen que almacenar en el sistema);

·        El número de distintos tipos de información (o campos de información) que se tienen que almacenar;

·        El tamaño y la complejidad de la base geográfica que se usará en el sistema;

·        El número de transacciones de información que se espera;

·        Si el sistema se usará para un solo evento, o para un registro de electores continuo;

·        La manera en que se ingresa la información;

·        Si el sistema almacena registros anteriores y actuales (por ejemplo, para conservar un registro auditable sobre el historial del elector);

·        El número de usuarios que tienen acceso al sistema y la frecuencia con que lo hacen;

·        Si el sistema se usa en una oficina o en varias oficinas dispersas geográficamente;

·        Si los usuarios pueden acceder a la información por internet y si esperan que la información se actualice;

·        Los productos que se puedan sacar del sistema;

·        El equipo que se use para el sistema;

·        Si el sistema se ejecuta en computadoras individuales o en una red;

·        La forma en que se almacene y manipule la información.

Generalmente, las bases de datos para el registro de electores incluyen varios miles de registros y pueden ser usados por un gran número de usuarios mediante una o más redes, por eso, su diseño debería ser cuidadoso para asegurar que funcionen satisfactoriamente. Se pueden adoptar varias estrategias para mejorar el desempeño y utilidad de las bases de datos para el registro de electores. Algunas estrategias que se pueden considerar incluyen:

·        Escoger una plataforma adecuada para los programas –generalmente, los sistemas que se encuentran en el mercado que ya incluyen paquetes para la automatización de la oficina no son adecuados para las bases de datos complejas que manejan grandes cantidades de información; siendo preferible que se adquieran programas especializados para manejar bases de datos extensas.

·        Garantizar que el equipo que se usa tenga una capacidad de procesamiento suficiente y que la red sea veloz para maximizar el desempeño de la base de datos.

·        Planear la arquitectura de la base de datos antes de comenzar con la programación (que es, planear la forma en que interactuarán todos los elementos de la base de datos; lo que resultará en un mejor producto final).

·        Utilizar un diseño relacional u orientado a los objetos para maximizar la flexibilidad de la base de datos.

·        Evitar que se almacene información repetida mediante el uso de tablas de vinculación y relacionales (por ejemplo, en vez de almacenar la dirección completa de cada persona en el registro, almacenar solamente un código de vinculación junto a cada persona, para que lleve a la dirección completa en otro archivo).

·        Usar códigos de computación que sigan las convenciones industriales, para que otras personas además del programador puedan corregir, modificar, actualizar o auditar la base de datos.

·        Documentar la base de datos para los usuarios y programadores, suministrando manuales y descripciones sobre los códigos y campos que se encuentran en su diseño.

·        Que todos los objetos de las bases de datos utilicen nombres establecidos en las convenciones (como tablas, preguntas, reportes, formatos, código de módulo, campos de información, controles usados por los formatos, etc.).

·        Usar códigos de programación que  tengan un diseño modular (que el código esté conformado por módulos discretos que se puedan probar y evaluar por separado).

·        Utilizar índices e identificadores únicos (como la “clave primaria” para otorgar una identificación única para cada registro) para agilizar las búsquedas y permitir que existan vínculos entre las tablas de información.

·        Utilizar una interfase consistente entre los reportes y formatos del sistema para maximizar su utilidad.

Información adecuada 

Podría suceder que algunas ocasiones, los administradores y usuarios de la información del registro de electores deseen extraer información de la base de datos que no fue prevista por los diseñadores de los reportes. Una forma de encargarse de estas solicitudes consiste en suministrar un servicio de reportes en línea, para que los usuarios puedan especificar un grupo de variables, como fechas de inicio y final.

Cuando un usuario solicita información que no puede ser suministrada por los reportes ni por los servicios de reporte en línea, la única opción restante (además de negarse a suministrar la información) es la de pedirle al programador que extraiga la información de la base de datos. Esta puede ser una opción muy costosa, especialmente cuando los programadores tienen que contratarse, por eso es importante que los usuarios estén conscientes del costo que implica. Si las solicitudes especiales se programan de esta manera, es recomendable se incluyan como parte de los reportes estándares, de forma que no tengan que llamar al programador otra vez si se requiere la misma información.

 Clasificación de la información

Generalmente, cuando la información se usa para un reporte o para un producto como imprimir el registro de electores, debería clasificarse de acuerdo a criterios lógicos. Algunas formas de organizar la información requieren su clasificación por:

·        Apellidos (alfabéticamente y con una subclase para nombres de pila, para que los nombres se encuentren fácilmente en las listas).

·        Número de registro (cuando tiene una utilidad lógica, si el número de registro se usa para identificar al elector).

·        Distrito electoral (generalmente como una clasificación preliminar antes de que se siga un criterio más profundo, como el apellido).

·        El número de calle, el nombre de la calle o de la localidad (por ejemplo, para su uso en campañas de puerta en puerta).

·        División de sitio/mesa de votación (para su uso durante la elección).

·        Los criterios que soliciten los participantes políticos (cuando tengan derecho a obtener información).

·        Información solicitada para efectos no electorales (cuando otras agencias tengan el derecho de obtener información, como las listas de jurados que se entregan a las cortes y que están separadas por distritos).

Al diseñar la base de datos se debería considerar la necesidad de clasificar la información. Algunos programas para bases de datos suministran “catálogos” o ciertos campos que se podrían usar para clasificar o buscar información. Los catálogos contribuyen a agilizar el desempeño de las bases de datos, porque registran las clasificaciones conforme la información se almacena y por lo tanto, reducen el tiempo de procesamiento cuando se busca una clasificación.

Es recomendable que las tablas de las bases de datos incluyan campos de “clasificación” especiales. Por ejemplo, todos los prefijos escoceses “Mac” y “Mc” se imprimen en una lista como si todos comenzaran con “Mac”, para ayudar a que los usuarios puedan encontrar los nombres aunque no estén seguros de la ortografía. (Por lo tanto, al usar un campo de clasificación especial, los siguientes nombres se enlistarán como McPhail, Macphee, McPherson, Macphillamy, mientras que al carecer de él, el programa los clasificaría como Macphee, Macphillamy, McPhail, McPherson).

Servicio de muestreo al azar

Podría ser conveniente que las bases de datos para el registro de electores incluyan un servicio de muestreo al azar, cuando los ejemplos al azar sean una característica de los productos finales. Los programas para bases de datos pueden incluir una característica para producir las muestras necesarias. Cuando la legislación u otros parámetros requieren una muestra al azar, el organismo electoral debería garantizar que pueda cumplir con todas las funciones antes de comprar el programa.

 Algunas situaciones en las que se podrían usar los servicios de muestreo al azar incluyen:

·        Listas de jurados;

·        Elección de trabajadores electorales;

·        Para efectos de investigación;

·        Revisión de las listas sobre los militantes de los partidos.

Funciones

Existen numerosos elementos que están involucrados en el procesamiento de la información de la base de datos del registro de electores de un organismo electoral.

Es importante que los procesos de adición, corrección o eliminación de la información sean controlados rigurosamente. Se podrían adoptar salvaguardas para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan ejecutar esas tareas, y diseñar registros auditables para verificar que todas las adiciones, cambios y eliminaciones se hagan de forma correcta. Estas medidas resultan esenciales para conservar la integridad del registro de electores y para evitar el fraude.

Algunos de los elementos involucrados en el procesamiento de la información de la base de datos del registro de electores incluyen:

·        La creación y el mantenimiento de la información;

·        La validación de la información;

·        Los reportes sobre la información.

Creación y mantenimiento de la información

Los métodos utilizados para añadir información a la base de datos del registro de electores dependen del tipo de información que se recolecte (como nombre, dirección, fecha de nacimiento, fotografía o información biométrica), de la documentación necesaria y de las distintas formas en que se reciba la información personal; personalmente, por teléfono o por correo electrónico.

Por otra parte,  la corrección de información podría ser necesaria por diversas razones, como:

·        Cuando los electores notificaron la necesidad de corregir (por un cambio de dirección);

·        Cuando una agencia notifica la necesidad de corregir;

·        Cuando el organismo electoral identifica errores en el ingreso de información;

·        Cuando ocurre un evento que demanda la actualización de información (como un cambio en los límites distritales).

Los métodos que se usen para corregir la información en la base de datos también dependen de las formas en que se notifique la necesidad.

La información tiene que borrarse cuando:

·        Se recibe información nueva que reemplaza a la antigua;

·        Se reciben noticias sobre electores que fallecieron o que abandonaron la jurisdicción;

·        Se reciben noticias de que un registro se creo por error o de manera fraudulenta.

Para efectos de transparencia y para las auditorías, resulta apropiado que se conserve un registro sobre la información que fue eliminada. En muchos casos, en lugar de borrar la información, es conveniente que se mueva a un archivo en donde se pueda acceder a ella si es necesario.

Cuando al paso del tiempo se realizan cambios en el registro de electores, como en los nombres o direcciones, es conveniente (dependiendo de los requisitos de operación y legislativos) que se conserve un historial sobre ellos.

Validación de la información

A la información se le pueden aplicar varias rutinas de validación para identificar errores o fraude. Algunas de las rutinas que se podrían usar incluyen:

·        Solicitar que la información sobre las direcciones se ajuste a una base geográfica;

·        Ejecutar pruebas de calidad automáticas (como las que aseguran que la fecha de nacimiento de un elector se encuentra dentro del rango de edad permitida, para verificar que sus detalles en la declaración de ciudadanía satisfagan los criterios de elegibilidad para votar);

·        Revisar que la ortografía de los nombres se ajuste a una lista estandarizada (para identificar cualquier error de escritura);

·        Revisar si el número de electores registrados en una dirección sobrepasa la cantidad de personas que pueden vivir en el lugar.

·        Cuando las firmas, fotografías o huellas digitales sean digitales, revisar si las características de identidad entregadas por el elector concuerdan con las de otros registros o bases de datos.

Es importante que los registros de electores solo incluyan un registro para cada individuo, para garantizar que el registro contribuya con el principio democrático de una persona un voto.

Los programas pueden ejecutar varias rutinas de comparación y búsquedas electrónicas para determinar si una persona que solicita su registro ya lo tiene, tal vez con otra dirección. Como las personas no siempre usan el mismo nombre cada vez que llenan un formato, los programas para rutinas de comparación deberían emplear técnicas de “vinculación complejas” para ayudar a identificar duplicidades. Usar otros campos además del nombre también resulta útil, especialmente cuando se incluyen registros sobre la fecha de nacimiento. Aún con el uso de las fechas de nacimiento, las personas pueden usar fechas distintas en los formatos a lo largo del tiempo, por lo que serán necesarias las vinculaciones complejas para compararlas.

Estas comparaciones requieren que los sistemas computacionales se programen para que vinculen la información usando varios criterios. Por ejemplo, se puede identificar un posible vínculo cuando el nombre difiere solo por una letra. Los vínculos también se pueden identificar cuando los apellidos coinciden pero los nombres no, o cuando alguno está ausente en un registro y en otros no.

Los nombres también se pueden vincular usando alias. Se puede instalar un sistema que compare las distintas variantes de un mismo nombre que una persona podría usar en distintos momentos. Por ejemplo, los alias de John pueden ser Jon, Jonathan o Johnstone; los alias de Catherine pueden ser Catherine, Kate, Cate, etc.

Las técnicas de vinculación también deberían considerar que las personas pueden cambiar de nombre. En algunas sociedades, las mujeres cambian su apellido cuando se casan. Las personas también pueden cambiar su apellido de manera oficial. Cuando esto ocurre, los vínculos por apellido no encontraran un registro cuando usan el anterior. En estos casos, se pueden encontrar vínculos si se usan otros campos como el nombre, segundo apellido y la fecha de nacimiento.

Para contribuir con este proceso, los formatos de registro deberían preguntar a los electores si han cambiado sus nombres desde su último registro y la dirección que tenían. Contar con esta información contribuye enormemente a encontrar los registros anticuados.

Es común que los programas de vinculación compleja generen varios vínculos posibles con un registro, de los cuales algunos o todos podrían ser erróneos. En esta etapa se debería usar un operador humano para que determine si los vínculos son correctos y para que altere los registros cuando sea necesario. 

Reportes

Las bases de datos para el registro de electores deberían ser capaces de crear un rango de estadísticas sobre la información recopilada. Esta información se puede usar para diversos propósitos, incluyendo la administración del desempeño y para los reportes reglamentarios. Generalmente, las estadísticas se crean como reportes que se pueden imprimir o hacer disponibles en línea.

Algunos ejemplos sobre reportes estadísticos que se pueden crear mediante el registro de electores incluyen:

·        El número total de electores en toda la jurisdicción, con subtotales de otras áreas geográficas, como estados, distritos electorales y subdistritos.

·        El número total de electores que están en otras categorías.

·        El número total de transacciones que se realizaron en la base de datos, como sumas, eliminaciones, alteraciones, transferencias a los distritos electorales, fuera del distrito y dentro de ellos.

·        El número total de electores registrados en pequeñas áreas geográficas, como la extensión de los censos para efectos de redistritación.

·        Resúmenes sobre la información de la base geográfica, como el tipo de vivienda, la cantidad de electores registrados en ellas y el número de viviendas que carecen de electores.

La creación de algunos reportes podría sobrecargar al sistema de la base de datos, especialmente cuando se realizan cálculos sobre archivos de información extensos. Estas sobrecargas se pueden evitar o disminuir si los reportes complejos se ejecutan en la noche cuando el sistema tiene poca demanda, de forma que se evite su sobrecarga durante las horas de mayor uso. Otro método consiste en ejecutar una rutina para realizar reportes sobre una base regular, que generalmente se realiza en lotes durante la noche, y hacerlos disponibles para los usuarios, en lugar de dejarlos en línea como una opción.

No obstante, cuando los recursos del sistema lo permitan, es conveniente que se permita que los usuarios ingresen en línea a los reportes. Esto permite que los usuarios reciban la información que necesitan, cuando la requieren y resulta útil en circunstancias cuando se necesita actualizarla rápidamente (como en el período electoral). El acceso a los reportes en línea podría incluir ciertas variables para los usuarios, como fechas de inicio y final dentro de las que pueden obtener información.

Grupos que requieren atención especial

La base de datos sobre el registro de electores se puede usar para los grupos que requieren atención especial. Estos pueden incluir:

·        Direcciones específicas o tipos de direcciones (como las viviendas e instituciones desocupadas, como universidades, hospitales, casas de asilo, instituciones militares y apartamentos).

·        Grupos sociales (como las personas con un trasfondo étnico específico o las personas que viven en áreas remotas o con desventajas).