Metodologías para instrumentación

Después de que el organismo electoral identifica la necesidad de actualizar o de adquirir una nueva tecnología, el siguiente paso consiste en preparar un proyecto de desarrollo y una estrategia para su instrumentación.

Proyecto de desarrollo y calendario de instrumentación

El proyecto de desarrollo y la estrategia de instrumentación pueden diseñarse usando un proyecto calendarizado.

Idealmente, el proyecto debería extenderse más allá del tiempo de funcionamiento de la tecnología. Esto permitirá que se identifiquen todas las tareas y costos esperados y también indica las tareas y costos que se deberían prever cuando la tecnología se quiere reemplazar o actualizar.

A continuación se da un ejemplo sobre un proyecto calendarizado para una tecnología que se usará en cierto evento electoral:

• Identificar la necesidad de adquirir una nueva tecnología;
• Determinar si la tecnología propuesta es asequible;
• Establecer si la tecnología es alcanzable y si resulta adecuada para las necesidades locales;
• Preparar un caso de negocio, incluyendo un análisis sobre los costos y beneficios, así como una evaluación sobre las opciones alternas;
• Crear un presupuesto detallado;
• Ganar la aprobación de todos los grupos de interés externos e internos;
• Obtener el financiamiento necesario para el tiempo de vida del proyecto;
• Asegurar y enmendar la legislación;
• Generar un proyecto detallado de administración;
• Preparar especificaciones detalladas sobre la tecnología deseada;
• Publicar un llamado para recibir propuestas;
• Evaluar las propuestas y elegir una;
• Negociar y firmar el contrato final;
• Recibir la entrega del prototipo del sistema;
• Probar y evaluar el prototipo del sistema;
• Buscar que los grupos de interés aprueben el prototipo;
• Recibir la versión de fabricación del sistema;
• Instalar y probar la versión de fabricación del sistema;
• Contar con auditores independientes que verifiquen la integridad de los códigos de fuente y que los custodien como se debe;
• Capacitar a los usuarios para que operen el sistema nuevo;
• Conducir campañas de educación pública;
• Desplegar el sistema en el contexto operativo;
• Garantizar que se tengan sistemas de respaldo, cuando se necesite;
• Operar el sistema en el evento electoral;
• Tener certeza de que se dispone de equipo técnico y de mantenimiento  durante la operación, para garantizar que el evento se conduzca de forma exitosa;
• Respaldar la información;
• Concluir el evento electoral;
• Calificar el sistema de usuarios y evaluar la operación del sistema;
• Preparar una propuesta para mejorar el sistema, si se va a usar para el siguiente evento electoral (y repetir cualquiera de los pasos antes mencionados, para buscar la aprobación y el financiamiento para las mejoras);
• Dar mantenimiento al sistema;
• Instrumentar cualquier mejora que se haya aprobado;
• Repetir los pasos anteriores para operar y evaluar el sistema para el siguiente evento electoral.

Las cuestiones centrales para el desarrollo e instrumentación del proyecto de una tecnología nueva son:

• Evaluación de necesidades;
• Procesos para especificaciones y para el desarrollo;
• Proceso de evaluación y de instrumentación;

Evaluación de necesidades, plan de negocios y especificaciones

La primera etapa de la estrategia de desarrollo y de instrumentación es la evaluación de necesidades (también descrita como una exploración del contexto). Frecuentemente, la evaluación de necesidades comienza con un análisis del proceso vigente para identificar cualquier deficiencia y las áreas que se pueden mejorar. ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Qué es lo que se quiere mejorar? ¿Que esperan los grupos de interés de ti? ¿Qué opinión tienen tu personal y administrativos respecto a la instrumentación de la tecnología? ¿La tecnología nueva satisface tus necesidades y expectativas?

A esto le sigue una valoración sobre la tecnología disponible, y si es posible, una evaluación sobre las soluciones similares que fueron instrumentadas por otros organismos electorales en otras partes del mundo.

De ser posible, en esta etapa se deberían seguir varias tendencias para investigar de forma simultánea:

• Los asesores técnicos podrían determinar si la solución tecnológica propuesta es adecuada para el propósito previsto;
• Los asesores financieros podrían estimar el costo de la solución tecnológica propuesta y determinar si resulta asequible;
• Los administradores del proyecto podrían determinar si al interior del organismo electoral se tiene apoyo para introducir la tecnología;
• Los administradores de alto rango podrían consultar con los grupos de interés sobre los cambios propuestos;
• Se podrían explorar las soluciones alternativas para determinar si existen opciones más o menos costosas, que excluyan a las tecnológicas;
• Al terminar la etapa de evaluación de necesidades, se espera que el organismo electoral tenga un entendimiento sólido sobre la necesidad de cambio, e indicios firmes sobre la opción que cumple con dicha necesidad. Esta información se puede usar para preparar un caso de negocios, que es la siguiente etapa de la estrategia para desarrollo e instrumentación.

Plan de negocios

El plan de negocios se usa para tratar de persuadir a los administradores internos y a los grupos de interés sobre los beneficios que implica la adopción de la tecnología elegida. El plan de negocios debe ser lógico y persuasivo, demostrando de forma clara todos los costos y beneficios que conlleva la propuesta, pero cuidando de no incluir muchos detalles que podrían resultar contraproducentes. De ser posible, la propuesta debería incluir estimaciones sobre todos los costos que se generarán durante el tiempo de funcionamiento de la solución propuesta y no sólo de los costos durante el año en curso.

La mayor parte del trabajo que se necesita para preparar un plan de negocios, debería realizarse durante la evaluación de necesidades. El plan de negocios y la evaluación de necesidades están hechos para ser persuasivos, pero se dirigen a distintos tipos de audiencias. No obstante, si la evaluación de necesidades tiene éxito al persuadir a sus autores sobre lo adecuado de su propuesta, puede usarse como base para realizar un caso de negocios que venda la propuesta a otros.

Un plan de negocios típico debería incluir los siguientes elementos:

• Una declaración clara sobre las necesidades;
• Una exposición clara sobre la opción propuesta;
• Una declaración clara sobre cualquier trasfondo importante de la propuesta;
• Una evaluación de las otras opciones y una discusión sobre las razones que hacen que la opción propuesta sea la predilecta;
• Una declaración sobre los costos no monetarios y sobre los beneficios que implica la opción propuesta;
• Una evaluación sobre los costos monetarios y los ahorros que se asocian con la propuesta, incluyendo un costeo completo que incluya el tiempo de funcionamiento de la propuesta, más los años siguientes;
• Indicar cuáles son los pasos necesarios para aprobar la propuesta, como obtener la aprobación del gabinete, o que el Parlamento elabore un pasaje en la legislación;
• Una declaración que señale las consultas que se han realizado con los grupos de interés ó las que deben realizarse, así como indicaciones sobre el apoyo u oposición que han manifestado;
• Un calendario sobre el proyecto;
• Recomendaciones para proceder con la propuesta;

Especificaciones

Una vez que las autoridades concernientes autorizaron el plan de negocios y se garantizaron los fondos necesarios, el siguiente paso consiste en elegir a un proveedor o proveedores que suministren los bienes y servicios necesarios. Dependiendo del tamaño, del costo y de la complejidad del proyecto, podría requerirse un concurso. Los proyectos más pequeños pueden progresar mediante la búsqueda de cotizaciones de los proveedores.

Un componente clave para la solicitud de cotizaciones u ofertas consiste en establecer las especificaciones necesarias para la tecnología. Generalmente, las especificaciones se dirigen a propósitos técnicos y no a informar a los administradores que no son técnicos. Como consecuencia, tienden a ser técnicos y detallados. Las especificaciones bien realizadas se expresan de forma clara y sin ambigüedades sobre el producto o servicios que se adquirieron.

El contenido de las especificaciones varía ampliamente dependiendo de los productos o servicios necesarios. Como regla general, las especificaciones deberían incluir:

• Una declaración clara sobre los productos o servicios necesarios, suministrando los detalles necesarios;
• Una declaración clara sobre el propósito previsto para los productos o servicios;
• Una declaración clara sobre cualquier otro trasfondo importante;
• Si resulta adecuado, indicaciones sobre los costos esperados que implican los productos o servicios necesarios, incluyendo el costo total durante el tiempo de funcionamiento del proyecto y de los años siguientes;
• Indicaciones sobre los pasos que se tienen que tomar antes de que se pueda proceder con el proyecto, como la aprobación de alguna institución gubernamental, o algún pasaje en la legislación que el Parlamento deba realizar;
• El calendario del proyecto;
• Indicaciones de si las especificaciones son obligatorias u opcionales;
• Una declaración de si los bienes o servicios tienen que adecuarse a ciertos estándares o controles de calidad;
• Una lista con los requisitos que se tengan que satisfacer antes de proceder con la instrumentación;
• Una descripción sobre los niveles de seguridad necesarios que se aplican al proyecto;
• Una descripción sobre la documentación necesaria, como manuales técnicos, manuales de usuario o reportes sobre los contratistas;
• Indicaciones sobre los métodos para evaluar las propuestas enviadas por los proveedores;
• Una descripción de cómo las variaciones en las especificaciones pueden afectar el costo del proyecto (por ejemplo, si se necesita trabajo extra, ¿en qué costos extra se incurre?).

La lista anterior no es exhaustiva, por lo que podrían aplicarse otras consideraciones para cada caso.

La información más importante que se debería incluir en cualquier especificación, son los detalles del producto o servicio deseado. Si es posible, se deberían anticipar todas las variantes que se pueden presentar en las especificaciones del proyecto, e incluirlas en las solicitudes desde un principio. Frecuentemente, los costos inesperados que surgen durante el funcionamiento se presentan cuando las especificaciones se alteran después de que se eligen proveedores. Realizar consideraciones de forma cuidadosa durante la etapa de especificaciones, podría evitar que el proyecto sobrepase el presupuesto y maximiza las probabilidades de que sea exitoso.

Desarrollo

La etapa de desarrollo es el segundo paso más importante de la adquisición de una tecnología nueva para aplicación electoral. Se ubica después de la evaluación de necesidades y del proceso de aprobación, cuyo resultado es la elección de un proveedor, pero va antes de las etapas de prueba y de instrumentación.

La dificultad del proceso de desarrollo depende de lo compleja que sea la tecnología que se va a instrumentar. Si la tecnología es estandarizada, esta etapa ya se habrá realizado en su mayoría. No obstante, muchas de las aplicaciones electorales que tiene la tecnología incluyen proyectos más que estandarizados. En algunos casos, los productos estandarizados tendrán que adaptarse o modificarse para que puedan desempeñar tareas distintas al propósito para el que fueron diseñados. En otros casos, los productos nuevos tendrán que diseñarse y construirse para satisfacer una necesidad electoral específica.

Generalmente, este proceso demanda que el organismo electoral trabaje con los proveedores de los productos o servicios, para garantizar que se adecuan al propósito para el que se necesitan. Para los productos estandarizados puede ser un proceso corto, y uno largo cuando el producto se tiene que diseñar o manufacturar especialmente para las necesidades del organismo electoral.

Prerrequisitos para el desarrollo del proyecto

Al comenzar el proceso de creación, ya se deberían haber realizado los siguientes pasos:

• Identificar la necesidad de una tecnología nueva;
• Determinar que la tecnología elegida sea asequible;
• Establecer si la tecnología es alcanzable y adecuada para las necesidades locales;
• Aceptación del caso de negocio por parte de las autoridades y aprobación de los grupos de interés internos y externos;
• Contar con el financiamiento necesario para el tiempo que el proyecto funcione;
• Enmiendas a la legislación;
• Contar con un proyecto de administración detallado;
• Contar con especificaciones detalladas sobre la tecnología deseada;
• Elegir a los proveedores de la tecnología, siguiendo un proceso de selección adecuado y finalizar los contratos;

Cuando las especificaciones ya fueron estudiadas y se completaron rigurosamente, pueden usarse como planos y criterios de desarrollo para medir el grado de finalización del proyecto. Si las especificaciones son poco precisas o están incompletas, la etapa de desarrollo será más difícil.

Metodología para desarrollar el proyecto

El plan para administrar el proyecto establece los pasos necesarios para desarrollar la tecnología nueva. Estos pasos podrían incluir:

• El establecimiento del equipo técnico (que puede incluir especialistas externos o internos) para administrar el proyecto;
• Determinar el calendario;
• Acordar con los proveedores el itinerario de pagos, basándose en la conclusión de objetivos;
• Instalar mecanismos de vinculación con los proveedores, que podrían ser una estructura de reuniones regulares;
• Consultar con los usuarios para determinar sus necesidades y mantenerlos informados sobre los desarrollos -esto se puede lograr mediante la instalación de un grupo de usuarios.
• Comunicarse con los proveedores para garantizar que las especificaciones sean claras y entendibles;
• Proporcionar a los proveedores especificaciones más detalladas o corregidas, conforme avanza el desarrollo;
• Que el organismo electoral suministre personal a los proveedores para que trabajen en conjunto para el desarrollo;
• Dar retroalimentación a los proveedores sobre los prototipos, maquetas o diseño de los productos;
• Acordar la fecha de entrega de los productos o servicios con los proveedores, ya listos para ser probados, de forma que se garantice que se disponga de suficiente tiempo para probarlos, evaluarlos e instrumentarlos antes de que se use en la producción.

Al final de este proceso, los proveedores tendrían que haber suministrado un producto listo para probarse. Debería ser una versión final del producto, una que se le acerque, o un prototipo, lo que dependerá de la complejidad y originalidad del producto. En cualquier caso, el organismo electoral debería probar su producto para garantizar que se adecua al propósito previsto.

Prueba

El proceso de prueba es el tercer gran paso que se requiere para el desarrollo del proyecto tecnológico. Va después del proceso de creación y antecede a la etapa de instrumentación.

Como en el proceso de creación, la complejidad del proceso de prueba depende de la complejidad de la tecnología que se instrumenta. Si la tecnología es estandarizada, ya se habrá elaborado una parte importante de las pruebas. Aunque los productos estandarizados no son perfectos, una ventaja es que se conocen sus limitantes.

No obstante, muchas de las aplicaciones tecnológicas que se usan para las elecciones demandan  productos no estandarizados. En algunos casos, los productos estandarizados tendrán que ser adaptados o modificados para que puedan desempeñar tareas distintas a las que realizan. En otros casos, se tendrán que diseñar y construir productos nuevos para satisfacer las necesidades electorales. Es importante que el organismo electoral pruebe estos productos de forma rigurosa, para que pueda determinar si se adecuan al propósito previsto.

Generalmente, el proceso de prueba implica que el organismo electoral trabaje de manera conjunta con los proveedores de los productos o servicios. Dependiendo de lo rigurosas que sean las pruebas, la extensión de este proceso puede variar enormemente.

Antes de que la tecnología se entregue para ser probada, se debería preparar una estrategia bien estructurada y documentada para evaluar a los equipos tecnológicos. La estrategia debería estar diseñada para evaluar que el producto desempeñe de forma correcta todas las funciones necesarias, así como las especificaciones.

Resulta conveniente que la tecnología se sujete a pruebas para garantizar que aguantará la presión del evento real, especialmente cuando se use para procesar grandes cantidades de información, de usuarios, ó cuando el entorno tenga mucha presión. Debido a la naturaleza de alta presión que caracteriza a las elecciones, la etapa de prueba resulta vital para garantizar el éxito del proceso electoral.

La estrategia de prueba que es parte del plan general para el proyecto administrativo,  establece los pasos que se necesitan para probar la tecnología:

• Asignar la responsabilidad de evaluar al comité técnico correspondiente;
• Recibir la entrega del prototipo o de la versión de fábrica;
• Montar el sistema en el contexto de prueba;
• Aplicar evaluaciones estructuradas al sistema, tomando nota de si el sistema cumple o no con las especificaciones;
• Establecer una comisión de usuarios para que prueben el sistema en un contexto simulado;
• Incluir a los grupos de interés externos en el proceso de prueba, cuando sea adecuado;
• Solicitar a los proveedores que corrijan los errores encontrados y que vuelvan a enviar el sistema para nuevas pruebas;
• Conducir una evaluación con pruebas intensas (después de pasar las pruebas de menor intensidad, esto indica que el producto es adecuado para los objetivos), simulando tanto como sea posible la carga de trabajo máxima que se espera en la situación real;
• Contar con auditores independientes para que verifiquen la integridad del origen de los códigos y de la custodia de los mismos;
• Suministrar al comité técnico y al administrativo un reporte con los resultados de las pruebas;
• Una vez que el sistema pasó todas las pruebas y la administración acordó proceder, comenzar con su instrumentación;

Si las evaluaciones de esta etapa sólo utilizaron prototipos o una cantidad limitada del producto, la versión de fábrica del sistema se tendrá que probar de nuevo después de instalarla, especialmente cuando el producto funciona en red, o cuando está disperso geográficamente.

La etapa de instrumentación puede comenzar después de que la versión de fábrica es entregada y pasa todas las pruebas.

Instrumentación

El proceso de instrumentación le sigue a la etapa de prueba y es el último paso del proyecto para desarrollar la tecnología. A pesar de todo el trabajo que se necesita para llegar a este punto, esta etapa puede ser la más difícil, ya que busca incorporar el uso de la tecnología con la modalidad de producción.

Igual que en los procesos de creación y prueba, la complejidad del proceso de instrumentación dependerá de la complejidad que tenga la tecnología. Si la tecnología es estandarizada, su despliegue y uso será relativamente sencillo. Así mismo, si la tecnología no se aleja por completo de la que se usaba, los usuarios también podrían estar familiarizados con ella.

Sin embargo, cuando la tecnología que se instrumenta es nueva, no se ha probado, o se aleja significativamente de las prácticas previas, será necesario que el proceso se maneje de forma cuidadosa.

La estrategia de instrumentación, que debería estar incluida en el plan general de administración, señala cuáles son los pasos necesarios para probar la tecnología. La estrategia para instrumentar un sistema tecnológico nuevo en un evento electoral, podría incluir los siguientes pasos:

• Asignar la responsabilidad de instrumentarlo a un comité técnico y a uno administrativo;
• Recibir la entrega de la versión de fábrica del sistema;
• Montar y desplegar el sistema como se necesite;
• Conducir las pruebas finales para todos los elementos que conforman la versión de producción del sistema;
• Adaptar el sistema, probarlo y aprobar cualquier cambio que se necesite;
• Preparar la documentación del sistema, como los manuales técnico, para usuarios y los materiales de capacitación;
• Reclutar o designar al personal que operará el sistema;
• Capacitar a los usuarios para que puedan operar el sistema nuevo;
• Demostrar a los grupos de interés la forma en que opera el sistema;
• Conducir una campaña de educación pública;
• Ingresar la información en el sistema como sea necesario (esta información puede ser de instalación, como los detalles de la ubicación de la mesa de votación, así como información directa, como los resultados electorales);
• Verificar la información según se necesite (por ejemplo, ingresando toda la información dos veces y comparando las dos versiones, solicitando que otro oficial la verifique, o instalando programas de cómputo que la verifiquen con un método lógico);
• Respaldar los programas del sistema y la información de forma adecuada, antes de que comience el evento electoral;
• Controlar cualquier proceso de actualización mediante un control riguroso de las versiones, para garantizar que todos los sistemas usen la versión correcta de los programas y equipo;
• Conducir el mantenimiento del sistema de acuerdo a un calendario documentado para tales efectos;
• Asegurar que se tengan sistemas de respaldo, lo que puede incluir sistemas manuales alternativos;
• Garantizar la disponibilidad de suministro energético alterno;
• Operar el sistema en el evento electoral;
• Tener certeza de que durante la operación se disponga de equipo técnico y de mantenimiento, para garantizar que el evento se conduzca de forma exitosa;
• Respaldar la información de forma adecuada durante y después de la elección;
• Concluir la elección;
• Cuestionar a los usuarios del sistema y evaluar la operación del mismo;
• Preparar una propuesta para mejorar o reutilizar el sistema si se necesitará para el siguiente evento electoral;
• Dar mantenimiento al sistema de forma adecuada;
• Instrumentar cualquier mejora que se haya aprobado.