Estrategias de desarrollo y planeación

El primer paso para instrumentar una tecnología nueva consiste en preparar un plan que establezca las metas y los medios para alcanzarlas.

El proceso de planeación comienza con una evaluación de necesidades (también descrita como un análisis del contexto) que responda las siguientes preguntas: ¿Que se está haciendo actualmente? ¿Qué se quiere mejorar? ¿Qué esperan los grupos de interés? ¿Qué opinión tienen tus administradores y personal sobre la instrumentación de la tecnología? ¿La tecnología cumple con tus necesidades y expectativas? Al final de este proceso de evaluación se podría concluir (o no) que la tecnología es lo que se necesita.

Una vez que se toma la decisión de introducir una tecnología o de actualizar la existente, se necesitará un plan detallado que permita garantizar que los grupos de interés estarán de acuerdo, que se podrán obtener los fondos necesarios y que se podrá instrumentarla.

Después de adquirir e instalar la tecnología, se tendrá que desarrollar y asegurar que reciba mantenimiento. Así mismo, se necesitará una estrategia de desarrollo para garantizar que se despliegue de forma efectiva.

Fuente:  Neufeld, Harry, "Management of Advanced Technology in Elections", asesor administrativo, Canadá (Presidente Electoral de British Columbia desde el 7 de noviembre de 2002).

Estrategias de información tecnológica

Idealmente, la instrumentación de un artículo tecnológico debería ser parte de una estrategia de información general. Esto algunas veces se remite a la planeación de sistemas de información estratégica; generalmente, esto se traduce en la creación de una visión documentada que explique la forma en que la organización manejará la tecnología de la información.

Actualmente algunas jurisdicciones requieren que todas las agencias gubernamentales preparen y publiquen su plan estratégico para los sistemas de información.

Una estrategia general de información incluye todos los aspectos informativos del organismo electoral. En términos generales, cubrir estas necesidades contribuirá a identificar el momento oportuno para obtener o actualizar la tecnología; también indica cuándo se puede alcanzar la economía para reunir los recursos y usar varios artículos tecnológicos para diversas cuestiones.

Las áreas que se pueden cubrir con una estrategia general sobre la tecnología de la información, incluye:

Estructura adminsitrativa

• Adminsitración de sistemas de cómputo;
• Adquisición de equipo;
• Equipo de mantenimiento;
• Adquisición de programas;
• Mantenimiento para los programas;
• Manual para los sistemas de contingencia;
• Sistemas generales para automatización de la oficina (como procesadores de datos, publicación del escritorio, hojas de cálculo y programas para presetnaciones);
• Sistemas para tareas específicas (de los que pueden existir varios, como los sistemas electorales específicos como registro de electores, votación electrónica y sistemas para escrutinio de votos, así como sistemas más genéricos y personalizados).

Administración de datos

• Sistemas de integración y de compatibilidad;
• Sistemas para verificación y prueba;
• Administración del servidor;
• Sistemas de mantenimiento;
• Controles de calidad;
• Garantizar la confiabilidad de la información;
• Archivos de información, controles de respaldo y de versiones;
• Mantenimiento de los sistemas.

Administración de las comunicaciones

• Adminsitración de las redes;
• Cableado;
• Internet.

Personal

• Selección y reclutamiento;
• Capacitación y desarrollo.

Administración de usuarios

• Soporte de usuario;
• Servicios de ayuda del escritorio.

Suministros e insumos de computación

• Admisnitración de lo obsoleto;
• Procedimientos de evaluación.

Seguridad

• Codificación;
• Protección contra virus;
• Preocupaciones sobre el contexto físico;
• Seguros.

Medidas de seguridad pública

• Estándares de privacidad;
• Políticas de información pública.

Sistemas de comunicación

• Correo electrónico;
• Aplicaciones audio visuales.

Estrategias para las necesidades especiales de los grupos (por ejemplo, personas que necesitan servicios de lenguaje, asistencia auditiva o visual).

Administración financiera

• Estimados y presupuestos;
• Control de gastos;
• Reportes financieros;
• Procedimientos de auditoría;
• Administración de suministros e inventarios;
• Políticas de obtención;
• Administración de contratos.

Control del almacenamiento y de la distribución.

Sistemas para identificación de electores;

Sistemas para delimitación de distritos;

Sistemas de información geográfica;

Publicaciones;

Sistemas de consulta pública;

Sistemas para escanear;

Sistemas de correo;

Diseño de formatos;

Investigación;

Fuente: Neufeld, Harry, "Management of Advanced Technology in Elections", Consultor administrativo, Canadá. Revisado por Pedro Guarda.

Metodologías para instrumentación

Después de que el organismo electoral identifica la necesidad de actualizar o de adquirir una nueva tecnología, el siguiente paso consiste en preparar un proyecto de desarrollo y una estrategia para su instrumentación.

Proyecto de desarrollo y calendario de instrumentación

El proyecto de desarrollo y la estrategia de instrumentación pueden diseñarse usando un proyecto calendarizado.

Idealmente, el proyecto debería extenderse más allá del tiempo de funcionamiento de la tecnología. Esto permitirá que se identifiquen todas las tareas y costos esperados y también indica las tareas y costos que se deberían prever cuando la tecnología se quiere reemplazar o actualizar.

A continuación se da un ejemplo sobre un proyecto calendarizado para una tecnología que se usará en cierto evento electoral:

• Identificar la necesidad de adquirir una nueva tecnología;
• Determinar si la tecnología propuesta es asequible;
• Establecer si la tecnología es alcanzable y si resulta adecuada para las necesidades locales;
• Preparar un caso de negocio, incluyendo un análisis sobre los costos y beneficios, así como una evaluación sobre las opciones alternas;
• Crear un presupuesto detallado;
• Ganar la aprobación de todos los grupos de interés externos e internos;
• Obtener el financiamiento necesario para el tiempo de vida del proyecto;
• Asegurar y enmendar la legislación;
• Generar un proyecto detallado de administración;
• Preparar especificaciones detalladas sobre la tecnología deseada;
• Publicar un llamado para recibir propuestas;
• Evaluar las propuestas y elegir una;
• Negociar y firmar el contrato final;
• Recibir la entrega del prototipo del sistema;
• Probar y evaluar el prototipo del sistema;
• Buscar que los grupos de interés aprueben el prototipo;
• Recibir la versión de fabricación del sistema;
• Instalar y probar la versión de fabricación del sistema;
• Contar con auditores independientes que verifiquen la integridad de los códigos de fuente y que los custodien como se debe;
• Capacitar a los usuarios para que operen el sistema nuevo;
• Conducir campañas de educación pública;
• Desplegar el sistema en el contexto operativo;
• Garantizar que se tengan sistemas de respaldo, cuando se necesite;
• Operar el sistema en el evento electoral;
• Tener certeza de que se dispone de equipo técnico y de mantenimiento  durante la operación, para garantizar que el evento se conduzca de forma exitosa;
• Respaldar la información;
• Concluir el evento electoral;
• Calificar el sistema de usuarios y evaluar la operación del sistema;
• Preparar una propuesta para mejorar el sistema, si se va a usar para el siguiente evento electoral (y repetir cualquiera de los pasos antes mencionados, para buscar la aprobación y el financiamiento para las mejoras);
• Dar mantenimiento al sistema;
• Instrumentar cualquier mejora que se haya aprobado;
• Repetir los pasos anteriores para operar y evaluar el sistema para el siguiente evento electoral.

Las cuestiones centrales para el desarrollo e instrumentación del proyecto de una tecnología nueva son:

• Evaluación de necesidades;
• Procesos para especificaciones y para el desarrollo;
• Proceso de evaluación y de instrumentación;

Evaluación de necesidades, plan de negocios y especificaciones

La primera etapa de la estrategia de desarrollo y de instrumentación es la evaluación de necesidades (también descrita como una exploración del contexto). Frecuentemente, la evaluación de necesidades comienza con un análisis del proceso vigente para identificar cualquier deficiencia y las áreas que se pueden mejorar. ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Qué es lo que se quiere mejorar? ¿Que esperan los grupos de interés de ti? ¿Qué opinión tienen tu personal y administrativos respecto a la instrumentación de la tecnología? ¿La tecnología nueva satisface tus necesidades y expectativas?

A esto le sigue una valoración sobre la tecnología disponible, y si es posible, una evaluación sobre las soluciones similares que fueron instrumentadas por otros organismos electorales en otras partes del mundo.

De ser posible, en esta etapa se deberían seguir varias tendencias para investigar de forma simultánea:

• Los asesores técnicos podrían determinar si la solución tecnológica propuesta es adecuada para el propósito previsto;
• Los asesores financieros podrían estimar el costo de la solución tecnológica propuesta y determinar si resulta asequible;
• Los administradores del proyecto podrían determinar si al interior del organismo electoral se tiene apoyo para introducir la tecnología;
• Los administradores de alto rango podrían consultar con los grupos de interés sobre los cambios propuestos;
• Se podrían explorar las soluciones alternativas para determinar si existen opciones más o menos costosas, que excluyan a las tecnológicas;
• Al terminar la etapa de evaluación de necesidades, se espera que el organismo electoral tenga un entendimiento sólido sobre la necesidad de cambio, e indicios firmes sobre la opción que cumple con dicha necesidad. Esta información se puede usar para preparar un caso de negocios, que es la siguiente etapa de la estrategia para desarrollo e instrumentación.

Plan de negocios

El plan de negocios se usa para tratar de persuadir a los administradores internos y a los grupos de interés sobre los beneficios que implica la adopción de la tecnología elegida. El plan de negocios debe ser lógico y persuasivo, demostrando de forma clara todos los costos y beneficios que conlleva la propuesta, pero cuidando de no incluir muchos detalles que podrían resultar contraproducentes. De ser posible, la propuesta debería incluir estimaciones sobre todos los costos que se generarán durante el tiempo de funcionamiento de la solución propuesta y no sólo de los costos durante el año en curso.

La mayor parte del trabajo que se necesita para preparar un plan de negocios, debería realizarse durante la evaluación de necesidades. El plan de negocios y la evaluación de necesidades están hechos para ser persuasivos, pero se dirigen a distintos tipos de audiencias. No obstante, si la evaluación de necesidades tiene éxito al persuadir a sus autores sobre lo adecuado de su propuesta, puede usarse como base para realizar un caso de negocios que venda la propuesta a otros.

Un plan de negocios típico debería incluir los siguientes elementos:

• Una declaración clara sobre las necesidades;
• Una exposición clara sobre la opción propuesta;
• Una declaración clara sobre cualquier trasfondo importante de la propuesta;
• Una evaluación de las otras opciones y una discusión sobre las razones que hacen que la opción propuesta sea la predilecta;
• Una declaración sobre los costos no monetarios y sobre los beneficios que implica la opción propuesta;
• Una evaluación sobre los costos monetarios y los ahorros que se asocian con la propuesta, incluyendo un costeo completo que incluya el tiempo de funcionamiento de la propuesta, más los años siguientes;
• Indicar cuáles son los pasos necesarios para aprobar la propuesta, como obtener la aprobación del gabinete, o que el Parlamento elabore un pasaje en la legislación;
• Una declaración que señale las consultas que se han realizado con los grupos de interés ó las que deben realizarse, así como indicaciones sobre el apoyo u oposición que han manifestado;
• Un calendario sobre el proyecto;
• Recomendaciones para proceder con la propuesta;

Especificaciones

Una vez que las autoridades concernientes autorizaron el plan de negocios y se garantizaron los fondos necesarios, el siguiente paso consiste en elegir a un proveedor o proveedores que suministren los bienes y servicios necesarios. Dependiendo del tamaño, del costo y de la complejidad del proyecto, podría requerirse un concurso. Los proyectos más pequeños pueden progresar mediante la búsqueda de cotizaciones de los proveedores.

Un componente clave para la solicitud de cotizaciones u ofertas consiste en establecer las especificaciones necesarias para la tecnología. Generalmente, las especificaciones se dirigen a propósitos técnicos y no a informar a los administradores que no son técnicos. Como consecuencia, tienden a ser técnicos y detallados. Las especificaciones bien realizadas se expresan de forma clara y sin ambigüedades sobre el producto o servicios que se adquirieron.

El contenido de las especificaciones varía ampliamente dependiendo de los productos o servicios necesarios. Como regla general, las especificaciones deberían incluir:

• Una declaración clara sobre los productos o servicios necesarios, suministrando los detalles necesarios;
• Una declaración clara sobre el propósito previsto para los productos o servicios;
• Una declaración clara sobre cualquier otro trasfondo importante;
• Si resulta adecuado, indicaciones sobre los costos esperados que implican los productos o servicios necesarios, incluyendo el costo total durante el tiempo de funcionamiento del proyecto y de los años siguientes;
• Indicaciones sobre los pasos que se tienen que tomar antes de que se pueda proceder con el proyecto, como la aprobación de alguna institución gubernamental, o algún pasaje en la legislación que el Parlamento deba realizar;
• El calendario del proyecto;
• Indicaciones de si las especificaciones son obligatorias u opcionales;
• Una declaración de si los bienes o servicios tienen que adecuarse a ciertos estándares o controles de calidad;
• Una lista con los requisitos que se tengan que satisfacer antes de proceder con la instrumentación;
• Una descripción sobre los niveles de seguridad necesarios que se aplican al proyecto;
• Una descripción sobre la documentación necesaria, como manuales técnicos, manuales de usuario o reportes sobre los contratistas;
• Indicaciones sobre los métodos para evaluar las propuestas enviadas por los proveedores;
• Una descripción de cómo las variaciones en las especificaciones pueden afectar el costo del proyecto (por ejemplo, si se necesita trabajo extra, ¿en qué costos extra se incurre?).

La lista anterior no es exhaustiva, por lo que podrían aplicarse otras consideraciones para cada caso.

La información más importante que se debería incluir en cualquier especificación, son los detalles del producto o servicio deseado. Si es posible, se deberían anticipar todas las variantes que se pueden presentar en las especificaciones del proyecto, e incluirlas en las solicitudes desde un principio. Frecuentemente, los costos inesperados que surgen durante el funcionamiento se presentan cuando las especificaciones se alteran después de que se eligen proveedores. Realizar consideraciones de forma cuidadosa durante la etapa de especificaciones, podría evitar que el proyecto sobrepase el presupuesto y maximiza las probabilidades de que sea exitoso.

Desarrollo

La etapa de desarrollo es el segundo paso más importante de la adquisición de una tecnología nueva para aplicación electoral. Se ubica después de la evaluación de necesidades y del proceso de aprobación, cuyo resultado es la elección de un proveedor, pero va antes de las etapas de prueba y de instrumentación.

La dificultad del proceso de desarrollo depende de lo compleja que sea la tecnología que se va a instrumentar. Si la tecnología es estandarizada, esta etapa ya se habrá realizado en su mayoría. No obstante, muchas de las aplicaciones electorales que tiene la tecnología incluyen proyectos más que estandarizados. En algunos casos, los productos estandarizados tendrán que adaptarse o modificarse para que puedan desempeñar tareas distintas al propósito para el que fueron diseñados. En otros casos, los productos nuevos tendrán que diseñarse y construirse para satisfacer una necesidad electoral específica.

Generalmente, este proceso demanda que el organismo electoral trabaje con los proveedores de los productos o servicios, para garantizar que se adecuan al propósito para el que se necesitan. Para los productos estandarizados puede ser un proceso corto, y uno largo cuando el producto se tiene que diseñar o manufacturar especialmente para las necesidades del organismo electoral.

Prerrequisitos para el desarrollo del proyecto

Al comenzar el proceso de creación, ya se deberían haber realizado los siguientes pasos:

• Identificar la necesidad de una tecnología nueva;
• Determinar que la tecnología elegida sea asequible;
• Establecer si la tecnología es alcanzable y adecuada para las necesidades locales;
• Aceptación del caso de negocio por parte de las autoridades y aprobación de los grupos de interés internos y externos;
• Contar con el financiamiento necesario para el tiempo que el proyecto funcione;
• Enmiendas a la legislación;
• Contar con un proyecto de administración detallado;
• Contar con especificaciones detalladas sobre la tecnología deseada;
• Elegir a los proveedores de la tecnología, siguiendo un proceso de selección adecuado y finalizar los contratos;

Cuando las especificaciones ya fueron estudiadas y se completaron rigurosamente, pueden usarse como planos y criterios de desarrollo para medir el grado de finalización del proyecto. Si las especificaciones son poco precisas o están incompletas, la etapa de desarrollo será más difícil.

Metodología para desarrollar el proyecto

El plan para administrar el proyecto establece los pasos necesarios para desarrollar la tecnología nueva. Estos pasos podrían incluir:

• El establecimiento del equipo técnico (que puede incluir especialistas externos o internos) para administrar el proyecto;
• Determinar el calendario;
• Acordar con los proveedores el itinerario de pagos, basándose en la conclusión de objetivos;
• Instalar mecanismos de vinculación con los proveedores, que podrían ser una estructura de reuniones regulares;
• Consultar con los usuarios para determinar sus necesidades y mantenerlos informados sobre los desarrollos -esto se puede lograr mediante la instalación de un grupo de usuarios.
• Comunicarse con los proveedores para garantizar que las especificaciones sean claras y entendibles;
• Proporcionar a los proveedores especificaciones más detalladas o corregidas, conforme avanza el desarrollo;
• Que el organismo electoral suministre personal a los proveedores para que trabajen en conjunto para el desarrollo;
• Dar retroalimentación a los proveedores sobre los prototipos, maquetas o diseño de los productos;
• Acordar la fecha de entrega de los productos o servicios con los proveedores, ya listos para ser probados, de forma que se garantice que se disponga de suficiente tiempo para probarlos, evaluarlos e instrumentarlos antes de que se use en la producción.

Al final de este proceso, los proveedores tendrían que haber suministrado un producto listo para probarse. Debería ser una versión final del producto, una que se le acerque, o un prototipo, lo que dependerá de la complejidad y originalidad del producto. En cualquier caso, el organismo electoral debería probar su producto para garantizar que se adecua al propósito previsto.

Prueba

El proceso de prueba es el tercer gran paso que se requiere para el desarrollo del proyecto tecnológico. Va después del proceso de creación y antecede a la etapa de instrumentación.

Como en el proceso de creación, la complejidad del proceso de prueba depende de la complejidad de la tecnología que se instrumenta. Si la tecnología es estandarizada, ya se habrá elaborado una parte importante de las pruebas. Aunque los productos estandarizados no son perfectos, una ventaja es que se conocen sus limitantes.

No obstante, muchas de las aplicaciones tecnológicas que se usan para las elecciones demandan  productos no estandarizados. En algunos casos, los productos estandarizados tendrán que ser adaptados o modificados para que puedan desempeñar tareas distintas a las que realizan. En otros casos, se tendrán que diseñar y construir productos nuevos para satisfacer las necesidades electorales. Es importante que el organismo electoral pruebe estos productos de forma rigurosa, para que pueda determinar si se adecuan al propósito previsto.

Generalmente, el proceso de prueba implica que el organismo electoral trabaje de manera conjunta con los proveedores de los productos o servicios. Dependiendo de lo rigurosas que sean las pruebas, la extensión de este proceso puede variar enormemente.

Antes de que la tecnología se entregue para ser probada, se debería preparar una estrategia bien estructurada y documentada para evaluar a los equipos tecnológicos. La estrategia debería estar diseñada para evaluar que el producto desempeñe de forma correcta todas las funciones necesarias, así como las especificaciones.

Resulta conveniente que la tecnología se sujete a pruebas para garantizar que aguantará la presión del evento real, especialmente cuando se use para procesar grandes cantidades de información, de usuarios, ó cuando el entorno tenga mucha presión. Debido a la naturaleza de alta presión que caracteriza a las elecciones, la etapa de prueba resulta vital para garantizar el éxito del proceso electoral.

La estrategia de prueba que es parte del plan general para el proyecto administrativo,  establece los pasos que se necesitan para probar la tecnología:

• Asignar la responsabilidad de evaluar al comité técnico correspondiente;
• Recibir la entrega del prototipo o de la versión de fábrica;
• Montar el sistema en el contexto de prueba;
• Aplicar evaluaciones estructuradas al sistema, tomando nota de si el sistema cumple o no con las especificaciones;
• Establecer una comisión de usuarios para que prueben el sistema en un contexto simulado;
• Incluir a los grupos de interés externos en el proceso de prueba, cuando sea adecuado;
• Solicitar a los proveedores que corrijan los errores encontrados y que vuelvan a enviar el sistema para nuevas pruebas;
• Conducir una evaluación con pruebas intensas (después de pasar las pruebas de menor intensidad, esto indica que el producto es adecuado para los objetivos), simulando tanto como sea posible la carga de trabajo máxima que se espera en la situación real;
• Contar con auditores independientes para que verifiquen la integridad del origen de los códigos y de la custodia de los mismos;
• Suministrar al comité técnico y al administrativo un reporte con los resultados de las pruebas;
• Una vez que el sistema pasó todas las pruebas y la administración acordó proceder, comenzar con su instrumentación;

Si las evaluaciones de esta etapa sólo utilizaron prototipos o una cantidad limitada del producto, la versión de fábrica del sistema se tendrá que probar de nuevo después de instalarla, especialmente cuando el producto funciona en red, o cuando está disperso geográficamente.

La etapa de instrumentación puede comenzar después de que la versión de fábrica es entregada y pasa todas las pruebas.

Instrumentación

El proceso de instrumentación le sigue a la etapa de prueba y es el último paso del proyecto para desarrollar la tecnología. A pesar de todo el trabajo que se necesita para llegar a este punto, esta etapa puede ser la más difícil, ya que busca incorporar el uso de la tecnología con la modalidad de producción.

Igual que en los procesos de creación y prueba, la complejidad del proceso de instrumentación dependerá de la complejidad que tenga la tecnología. Si la tecnología es estandarizada, su despliegue y uso será relativamente sencillo. Así mismo, si la tecnología no se aleja por completo de la que se usaba, los usuarios también podrían estar familiarizados con ella.

Sin embargo, cuando la tecnología que se instrumenta es nueva, no se ha probado, o se aleja significativamente de las prácticas previas, será necesario que el proceso se maneje de forma cuidadosa.

La estrategia de instrumentación, que debería estar incluida en el plan general de administración, señala cuáles son los pasos necesarios para probar la tecnología. La estrategia para instrumentar un sistema tecnológico nuevo en un evento electoral, podría incluir los siguientes pasos:

• Asignar la responsabilidad de instrumentarlo a un comité técnico y a uno administrativo;
• Recibir la entrega de la versión de fábrica del sistema;
• Montar y desplegar el sistema como se necesite;
• Conducir las pruebas finales para todos los elementos que conforman la versión de producción del sistema;
• Adaptar el sistema, probarlo y aprobar cualquier cambio que se necesite;
• Preparar la documentación del sistema, como los manuales técnico, para usuarios y los materiales de capacitación;
• Reclutar o designar al personal que operará el sistema;
• Capacitar a los usuarios para que puedan operar el sistema nuevo;
• Demostrar a los grupos de interés la forma en que opera el sistema;
• Conducir una campaña de educación pública;
• Ingresar la información en el sistema como sea necesario (esta información puede ser de instalación, como los detalles de la ubicación de la mesa de votación, así como información directa, como los resultados electorales);
• Verificar la información según se necesite (por ejemplo, ingresando toda la información dos veces y comparando las dos versiones, solicitando que otro oficial la verifique, o instalando programas de cómputo que la verifiquen con un método lógico);
• Respaldar los programas del sistema y la información de forma adecuada, antes de que comience el evento electoral;
• Controlar cualquier proceso de actualización mediante un control riguroso de las versiones, para garantizar que todos los sistemas usen la versión correcta de los programas y equipo;
• Conducir el mantenimiento del sistema de acuerdo a un calendario documentado para tales efectos;
• Asegurar que se tengan sistemas de respaldo, lo que puede incluir sistemas manuales alternativos;
• Garantizar la disponibilidad de suministro energético alterno;
• Operar el sistema en el evento electoral;
• Tener certeza de que durante la operación se disponga de equipo técnico y de mantenimiento, para garantizar que el evento se conduzca de forma exitosa;
• Respaldar la información de forma adecuada durante y después de la elección;
• Concluir la elección;
• Cuestionar a los usuarios del sistema y evaluar la operación del mismo;
• Preparar una propuesta para mejorar o reutilizar el sistema si se necesitará para el siguiente evento electoral;
• Dar mantenimiento al sistema de forma adecuada;
• Instrumentar cualquier mejora que se haya aprobado.

Plazo de tiempo para el desarrollo e instrumentación

En la mayoría de los casos, no se puede instrumentar una tecnología nueva de forma rápida sin que se corra el riego de que se presenten fallos. Esto es particularmente cierto en el ámbito electoral, donde la tecnología debe operar de forma efectiva desde el primer momento. Generalmente, en una elección sólo se tiene una oportunidad de lograrlo.

La cantidad de tiempo que se necesita para desarrollar e instrumentar una tecnología nueva depende de lo compleja que sea. Si la tecnología es estándar, se puede instrumentar relativamente más rápido.

Sin embargo, muchas de las aplicaciones tecnológicas para las elecciones requieren más que productos estandarizados. En algunos casos, los productos estándar tienen que ser adaptados o modificados para ejecutar tareas distintas a aquellas para las que fueron diseñados. En otros, se tienen que diseñar o fabricar productos nuevos para satisfacer necesidades electorales específicas.

En estos casos, es importante que no se subestime la cantidad de tiempo necesario para finalizar el proceso de desarrollo de un proyecto.

Las listas de verificación suministran un buen indicador sobre la cantidad y complejidad de las tareas que se tienen que realizar antes de que la tecnología se pueda instrumentar.

Las tareas que necesitan que se instrumente un proyecto tecnológico complejo, como un registro de electores computarizado o un sistema de votación electrónica, pueden requerir de meses e incluso un año. En muchos casos, entre más tiempo se tenga es más probable que el proyecto resulte exitoso.

No es práctico que se prevea un tiempo determinado para instrumentar un proyecto de tecnología electoral, ya que el tiempo puede variar en función de la complejidad y de los recursos disponibles. No obstante, algunos ejemplos de proyectos tecnológicos que se han aplicado pueden suministrar algunos parámetros.

Se supone que la instrumentación de un tipo de tecnología electoral forma parte de una estrategia general de información tecnológica del organismo electoral y éste debería garantizar que se tengan el tiempo y los recursos necesarios para el proyecto.

El ciclo electoral de cada organismo electoral impacta de manera significativa los tiempos disponibles para concluir los proyectos. Los organismos electorales que tienen un ciclo electoral corto (por ejemplo, dos años entre las elecciones principales), deberían evaluar si es posible instrumentar una tecnología nueva dentro del breve lapso que media entre una elección y otra, o si es preferible planearlo para el siguiente ciclo.

Los organismos electorales que tienen ciclos electorales más largos (cuatro o cinco años entre una elección y otra) cuentan con un mayor espacio de maniobra para la planeación e introducción de cambios.

Sin embargo, puede ser un error permitir que el completar un proyecto tecnológico tome mucho tiempo. El ritmo de cambio tecnológico en el siglo XXI es tan acelerado que algunos artículos tecnológicos sólo tienen un período de vida de entre uno y tres años. Esto es una razón para retrasar la decisión de adquirir e instrumentar nuevos equipos y programas hasta el último momento posible. Sin embargo, esto no significa que las etapas de planeación y desarrollo tengan que esperar hasta el último momento. Se puede comenzar con un proyecto y las primeras etapas se pueden finalizar de forma anticipada, en espera de que las tecnologías más avanzadas se encuentran disponibles conforme se finaliza el ciclo del proyecto.

Esencialmente, la metodología que se recomienda comprende cuatro fases para desarrollar e instrumentar el proyecto:

• Evaluación de necesidades, plan de negocios y especificaciones;
• Proceso de desarrollo;
• Proceso de prueba;
• Proceso de instrumentación.

Se debería conceder suficiente tiempo a cada etapa para asegurar que la tecnología se instrumente de manera efectiva.

La primera etapa que incluye los preparativos para la evaluación de necesidades, el plan de negocios y las especificaciones del proyecto, podría tomar más tiempo que el estimado. Durante esta etapa, podría surgir la necesidad de consultar con los grupos de interés u otro tipo de eventos, como la necesidad de la aprobación del gobierno y un pasaje en la legislación. Como resultado, el organismo electoral tiene poco poder para acelerar el proceso.

Adicionalmente, las solicitudes de financiamiento tienen que sujetarse al ciclo presupuestal del gobierno, lo que significa que sólo se tiene una oportunidad para obtener fondos en cada ciclo. Si no se aprovecha esa oportunidad, es probable que el organismo electoral tenga que esperar hasta el próximo año.

Una forma de acelerar esta etapa del proyecto consiste en llevar a cabo diversas actividades de manera simultánea y no secuencial. Por ejemplo, una vez que se determina la necesidad de tecnología nueva y se consigue la aprobación, se puede continuar con otros elementos como el plan de negocios, la aprobación financiera, el proceso de consulta con los grupos de interés, las especificaciones y los cambios legislativos o reglamentarios. Sin embargo, es importante que el organismo electoral no sobre valore sus capacidades y propicie que, por ejemplo, se niegue el financiamiento requerido por no haber estructurado de manera sólida su plan de negocios.

El momento oportuno para la siguiente etapa que incluye el desarrollo, dependerá de la complejidad del proyecto. Los proveedores potenciales deberían ser capaces de ofrecer un tiempo estimado para entregar los proyectos. Una vez más, los productos estandarizados pueden desarrollarse más fácilmente que aquellos que se tienen que diseñar, programar o manufacturar de forma especial.

El organismo electoral debería suministrar personal para que apoye a los proveedores, con el objetivo de que puedan cumplir los plazos estipulados, especialmente cuando los productos se tienen que manufacturar conforme a las exigencias del organismo electoral.

La tercera etapa que es el proceso de prueba, también podría requerir más tiempo que el previsto. La cantidad de tiempo que se necesite depende de la complejidad y novedad del proyecto. Un producto manufacturado especialmente requiere varias semanas o meses de prueba. Si las pruebas iniciales indican que el producto requiere cambios o mejoras, los procesos de desarrollo y prueba necesitarán más tiempo.

Es muy importante que se resista la tentación de ahorrar tiempo durante la etapa de prueba, ya que un proceso riguroso puede identificar deficiencias o vulnerabilidades que de otra forma podrían resultar desastrosas.

Mantener comunicación con otros organismos electorales o agencias afines podría ayudar a identificar proyectos similares al que se considera y, por tanto, a determinar el tiempo necesario para ejecutar las diversas etapas del proyecto.

En la etapa de instrumentación, la tecnología se instala y despliega para su uso. La lista de tareas que deben terminarse en esta etapa es larga y diversa. Además, una instrumentación efectiva resulta crucial para el éxito del proyecto, por lo que se le debería conceder tiempo suficiente.

Durante la etapa de instrumentación se podrían conducir varias actividades de manera simultánea. Por ejemplo, se puede realizar el despliegue del sistema a la par que la capacitación de los usuarios; la incorporación de información preliminar podría hacerse al mismo tiempo que la planeación de respaldo y así sucesivamente. Sin embargo, algunas actividades tienen que completarse antes que otras. Por ejemplo, la preparación de los materiales para la capacitación y el reclutamiento del personal deben realizarse antes que la capacitación de los usuarios.

En síntesis, el desarrollo y la instrumentación de una tecnología nueva podría requerir más tiempo del estimado, motivo por el que se deberían hacer todos los esfuerzos para dedicarle el mayor tiempo posible a todas las etapas del proyecto tecnológico.

Conversión de la información

La adopción de tecnología para efectos electorales podría ocasionar cambios exponenciales o radicales. En cualquier caso, podría existir la necesidad de cambiar la información del sistema antiguo al nuevo formato. Esta transformación requiere de tiempo y recursos, siendo importante que se considere cuidadosamente cuando se escogen y evalúan las tecnologías.

Cuando se cambia de un programa para automatización de la oficina a otro, la cuestión de convertir la información podría carecer de importancia, ya que generalmente estos programas incluyen aplicaciones de conversión automática.

No obstante, cuando la información está almacenada en sistemas anticuados, especialmente en los que ya no son respaldados por las compañías que los crearon, la conversión puede ser un problema serio. En estos casos podría resultar difícil, si no imposible, que la información se pueda transformar a un formato que pueda ser leído por los programas modernos.

Existen ciertas estrategias que pueden minimizar los problemas generados por la conversión de información:

• Respaldar la información periódicamente en un formato estándar como el CAEII (Código Americano Estandarizado para el Intercambio de Información);
• Actualizar los programas de forma sistemática para garantizar que se sujetan a los estándares vigentes y que se pueden transformar de forma automática a los nuevos formatos;
• Utilizar formatos estándar entre las distintas aplicaciones;
• Documentar las prácticas de recopilación, almacenamiento y archivo de información, para que la oficina conserve los datos y sus características;
• Etiquetar los archivos de información de forma clara, de forma que sean identificables;
• Garantizar que la información se almacene en un medio vigente, de forma que se pueda leer con posterioridad. Conforme se desarrollan nuevos programas para almacenar información que son más innovadores y eficientes, es común que los antiguos ya no sean respaldados por la tecnología vigente. Que es el caso de algunas cintas magnéticas que alguna vez se usaron para almacenar información. Como resultado, muchas instituciones ya no tienen acceso a información importante que fue almacenada en dichos medios.
• Garantizar que el sistema operativo de las computadoras sea capaz de compartir información con los nuevos sistemas operativos, ya que la información almacenada en sistemas anticuados podría ser irrecuperable;
• Asegurar que la información almacenada en un sistema que va a ser reemplazado por otro sea convertible. Esto no solo incluye al medio de almacenamiento, si no también al equipo y a los programas que posibilitan la manipulación de la información;
• Conservar registros de la información más importante en los discos duros por si se presentan fallos, ya que así se tiene la posibilidad de rastrear la información desde el disco duro.

Generalmente, los problemas de conversión surgen cuando los sistemas se tienen que actualizar usando productos de otras compañías. Muchos de los programas modernos pueden convertir la información almacenada en otro programa a su propio formato, pero esto solo se aplica en los más usados.

Cuando se considera la introducción de nuevos programas, es importante que se verifique si es posible convertir la información del viejo formato al nuevo y la forma para hacerlo. Incluso cuando se tienen facilidades para la conversión, algunas funciones podrían carecer de soporte en el nuevo formato. Como resultado, se podría perder información y la conversión podría implicar grandes esfuerzos.

Compatibilidad e integración de los sistemas

Existe una buena cantidad de sistemas tecnológicos que pueden ser usados para efectos electorales. Muchos de estos sistemas tienen la capacidad de compartir programas e información. El poder de la tecnología se puede amplificar cuando los sistemas se pueden integrar y son compatibles con otros.

La mejor forma de alcanzar este objetivo consiste en incluir estos dos elementos en la estrategia de información tecnológica de la organización. La estrategia se puede usar para garantizar que se adquieran equipos y programas compatibles con los sistemas que usa la organización.

Integración de los sistemas

La mayoría de los sistemas de cómputo dependen de la información. Mucha de la información que los organismos electorales recolectan tiene más de un propósito. Por ejemplo, las listas que contienen el nombre de los electores se usan para el registro de electores, diseño de papeletas, administración del sitio de votación, designación del personal, nominación de candidatos, resultados electorales, etc.

Al integrar los distintos sistemas que usan los organismos electorales, se consigue disminuir el ingreso de información y se incrementa la precisión, ya que se garantiza que cierto tipo información se ingrese, almacene y mantenga en una sola ubicación. Además, el personal responsable de la re distritación podría elaborar un archivo que incluya las listas de electores y compartirlas con otras agencias que las requieran. Se puede aplicar el mismo principio con cualquier archivo que se encuentre en un sistema integral.

Así mismo, este método ofrece numerosas ventajas para evitar que la información sea duplicada. Reduce significativamente los costos por concepto de personal, porque elimina la necesidad de ingresar la información varias veces. También reduce el riesgo de que el organismo electoral mantenga información contradictoria u obsoleta.

Otro beneficio de los sistemas integrales es que las diferencias entre los sistemas son casi imperceptibles, siendo probable que los usuarios no las noten. Los sistemas se pueden integrar de tal forma que parezca que los usuarios solo ocupan uno. Lo que podría reducir los costos de la capacitación y aumentar la productividad.

Sin embargo, la integración de sistemas y el intercambio de información implican algunos riesgos. Es importante que la integración se planee y documente cuidadosamente, de manera que los cambios de un sistema no tengan consecuencias imprevistas en los otros.

La cantidad de trabajo que se necesita para modificar un sistema integral tiende a ser mayor que para los sistemas individuales. Los sistemas integrales también son susceptibles de extender las fallas cuando se presentan problemas en alguna parte de la estructura -que es otro problema que no ocurre en los sistemas individuales. No obstante, muchas veces las ventajas que tienen los sistemas integrales sobrepasan sus costos.

Compatibilidad de los sistemas

La compatibilidad se relaciona con la cuestión de la integración. Para que los sistemas puedan intercambiar información y para que los usuarios tengan acceso a sistemas sin junturas con interfaces comunes, es necesario que los sistemas sean compatibles. En este contexto, la compatibilidad implica compartir equipo, sistemas operativos y programas.

Una forma de garantizar la compatibilidad consiste en utilizar equipos que tengan sistemas operativos y capacidades comunes, lo que se puede conseguir cuando todos los equipos se le compran al mismo proveedor, al tiempo que se usan programas integrados que se adecuen al producto. Aunque este enfoque puede ocasionar que el organismo electoral esté atado a una relación a largo plazo con un grupo determinado de proveedores, reduciendo la oportunidad de que obtenga descuentos con la competencia, se maximiza la compatibilidad de los distintos componentes de los sistemas.

Otra ventaja de que los organismos electorales (o un grupo de agencias gubernamentales) usen sistemas compatibles, es que se reducen los costos de mantenimiento y actualización. Cuando los sistemas son comunes, el personal técnico sólo tiene que estar familiarizado con un pequeño grupo de equipos y programas, a diferencia de cuando se usa una amplia variedad de sistemas. Si los programas y el equipo se compran a granel también se pueden obtener precios más bajos.

La compatibilidad de los sistemas también reduce el costo de la capacitación. Especialmente cuando todos los programas se compran al mismo proveedor, usando los mismos comandos y procesos, ya que resulta más sencillo capacitar a los usuarios y que se acostumbren a ellos.

Los programas compatibles son útiles aunque los sistemas no estén integrados. El uso de programas compatibles asegura que el personal pueda intercambiar varios tipos de documentos creados en procesador de textos, hojas de cálculo, archivos de información y correo electrónico, sin que existan preocupaciones por la conversión de datos o por la incapacidad para leer los archivos de otros.

Una cuestión que se debería considerar es se necesita compatibilidad entre las distintas versiones de un programa. Los programas son actualizados regularmente, en promedio cada dos o tres años. Entre cada actualización importante también se pueden liberar otras menores, como los paquetes de servicio, cuyo principal objetivo consiste en corregir problemas o virus. Es importante que este proceso conocido como control de versiones, se administre correctamente, para asegurar que todos los usuarios estén equipados con la misma versión del programa. Si los usuarios tienen distintas versiones, podrían surgir problemas de compatibilidad aunque usen el mismo programa.

También se puede ganar eficiencia cuando se escogen sistemas que son compatibles con los que poseen las agencias externas. Algunos gobiernos han adoptado estándares tecnológicos para toda su estructura, lo que generó beneficios de intercambio de información y por el costo a granel de los productos.