Financiamiento de la tecnología

La tecnología electoral puede ser muy costosa o relativamente barata. Como resultado, el financiamiento de la tecnología se convierte en una parte crucial del proceso de instrumentación.

Es probable que en el largo plazo el uso de la tecnología contribuya a reducir costos e incrementar la productividad de la administración electoral. No obstante, en el corto plazo, la adquisición e instrumentación de la tecnología puede incrementar los gastos de manera importante. Especialmente cuando se tienen que desarrollar y adquirir sistemas o equipos nuevos, así como al introducir un sistema nuevo junto con uno antiguo.

Asegurar que se tengan los recursos necesarios para instrumentar las nuevas tecnologías o actualizar la existente, es un componente fundamental de cualquier proceso de planeación. Se debería garantizar y conseguir el financiamiento antes de que la etapa de adquisición de tecnología rebase la etapa de planeación.

Existen varias etapas que contribuyen a garantizar que se consigan los fondos necesarios para adquirir la tecnología.

Asequibilidad

Antes de que los organismos electorales se comprometan a instrumentar o actualizar una tecnología, deberían determinar si resulta asequible.

Se deberían solicitar cotizaciones que indiquen el costo de la tecnología propuesta, para evaluar si el gasto estimado es realista de acuerdo a las circunstancias. Cuando se consideran varias tecnologías nuevas, podría ser necesario que se realice una lista de prioridades, descartando las opciones que no son asequibles debido a las restricciones de capital.

Lo sencillo que resulte obtener una cotización dependerá de la complejidad de la tecnología. Los precios se obtienen fácilmente cuando la tecnología ya está disponible en el mercado, como los programas o equipo de cómputo estandarizados. Es recomendable que se comparen las cotizaciones de varios proveedores -si es posible, al menos de tres.

Por otro lado, obtener la cotización de tecnologías especializadas puede resultar más difícil. Sin embargo, existen algunas estrategias que se podrían usar en este caso. Por ejemplo, se pueden buscar otros organismos electorales u organizaciones que usen el mismo tipo de tecnología. Estas organizaciones podrían compartir información sobre el costo de los sistemas que usan.

Otro método consiste en acercarse a los posibles vendedores para solicitarles una cotización basada en un bosquejo de las especificaciones del sistema. Se debería tener cuidado de que la descripción del sistema sea lo más detallada posible para que la cotización sea precisa.

Un método más formal que ayuda a obtener cotizaciones y que no resulta tan absorbente como los concursos, consiste en solicitar propuestas. Este proceso requiere que se expida una serie de especificaciones detalladas, pero no tanto como las que se necesitan en los concursos y que se soliciten las cotizaciones de los proveedores que cumplan ellas. Este proceso no solo contribuye a suministrar cotizaciones para propósitos presupuestales, si no que también ayuda a perfeccionar las especificaciones.

Cuando se quiere determinar si una tecnología resulta asequible, es importante que se calcule el costo que tendrá durante el tiempo que funcione. En la mayoría de los casos, esto no solo incluye el costo de adquisición o de arrendamiento, si no también el de mantenimiento, costos secundarios, de insumos, desarrollo de los programas, comunicaciones, de actualización y de eliminación.

Presupuesto

Después de determinar que una tecnología es asequible, la siguiente etapa consiste en preparar un presupuesto detallado que considere los costos inmediatos y subsiguientes que están asociados con la tecnología que se eligió.

El presupuesto de una tecnología está formado por cuatro componentes: una lista de los bienes y servicios que se desean adquirir, el costo de cada artículo, el calendario de pagos y cualquier ahorro relacionado con la tecnología. Con excepción de los artículos que sólo se usan una vez antes de desecharlos, la mayoría de los productos tecnológicos requieren financiamiento constante para su mantenimiento. También se necesitan fondos para el tiempo que la tecnología funcione.

Adquisición de fondos

Una vez que ya se tiene un presupuesto detallado, la siguiente etapa consiste en adquirir fondos provenientes de una fuente gubernamental o no gubernamental que resulte adecuada. El éxito de este proceso depende de que se prepare un plan de negocios sólido que identifique de forma clara los beneficios y que tenga un presupuesto minucioso.

Por consiguiente, el plan de negocios tiene que justificar la necesidad de tecnología ante las autoridades que dan el financiamiento. Si la adopción de una nueva tecnología incrementa los costos, se debería poner énfasis en los beneficios no materiales, como un aumento en la precisión, en la rapidez o en la eficiencia. Otras circunstancias resultan más fáciles de justificar, por ejemplo, cuando se quiere reemplazar un proceso manual costoso con una tecnología barata. No obstante, es importante garantizar que el presupuesto incluya todos los costos.

En algunas circunstancias se podrían usar mecanismos de financiamiento innovadores, como las empresas conjuntas o acuerdos hipotecarios, siempre que no exista la percepción de que el organismo electoral actúa de forma poco ética. Una vez que se consiguieron los acuerdos para suministrar fondos, el financiamiento debería estar disponible de forma oportuna para que las etapas de desarrollo, de prueba y de instrumentación de la tecnología se puedan realizar adecuadamente.

Financiamiento internacional

Dependiendo de las circunstancias, podría ser posible que se consiga financiamiento internacional. Generalmente, esto aplica cuando el financiamiento externo es una opción, debido a que organizaciones gubernamentales o no gubernamentales suministran ayuda. En estos casos podrían surgir algunas cuestiones especiales, como problemas por el tipo de cambio, incertidumbre sobre la disponibilidad de financiamiento, posibilidad de conflictos o imposiciones, como la elección de ciertos proveedores.

Políticas de depreciación y amortización

Al calcular el presupuesto que se necesita para el período de funcionamiento de una tecnología, las políticas de depreciación y de amortización tendrán un impacto en la estimación de los costos y beneficios, especialmente en los años siguientes.

Al finalizar el ciclo de vida de un artículo tecnológico, surge la pregunta de ¿qué resulta más económico; usar o desechar el equipo obsoleto? Debido a los rápidos avances en la tecnología informática, esta cuestión puede surgir uno o dos años después de la compra. En los casos en donde la tecnología continúe funcionando de forma satisfactoria, resulta mejor conservarla, sin importar que sea obsoleta. En otros casos, es recomendable que la tecnología se actualice y se trate de vender mientras todavía conserva algún valor.

El presupuesto también debería considerar la actualización de los equipos obsoletos, ya que en el largo plazo el costo de la tecnología se ve afectado.

Presupuesto

Una vez que se determina que una tecnología es asequible, el siguiente paso para un organismo electoral consiste en preparar un presupuesto detallado. El presupuesto debería considerar los costos inmediatos y subsiguientes que se asocian a la tecnología que se eligió.

El presupuesto de una tecnología tiene cuatro componentes: la lista de bienes y servicios que se quieren adquirir, el costo de cada artículo, el calendario de pagos y cualquier ahorro que se pueda conseguir con la tecnología. Exceptuando el caso en que los artículos solo se usan una vez antes de desecharlos, la mayoría de los aparatos tecnológicos requiere de un financiamiento constante para su mantenimiento.

Artículos que se pueden incluir en el presupuesto

Dependiendo del tipo y del alcance que tenga la tecnología considerada, algunos artículos que podrían incluirse en el presupuesto son:

• Equipo (compra o renta), por ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, fotocopiadoras, fax, equipo de comunicaciones, equipos de votación electrónica, pantallas táctiles;
• Programas (compra o renta de la licencia), por ejemplo, automatización de la oficina, bases de datos, finanzas, personal, propiedad, internet, comunicaciones;
• Actualización o mejora del equipo;
• Actualización o mejora de los programas;
• Comunicaciones, por ejemplo, cargos por red, enlace con satélite, cableado, radio, telecomunicaciones;
• Accesorios como teclados, módems, altavoces, amplificadores, unidades de disco, aparatos de respaldo, fuentes de energía de emergencia;
• Consumibles como tinta para impresora, papel, discos;
• Soporte, técnicos en reparación;
• Mantenimiento, técnicos en mantenimiento;
• Salarios, por ejemplo, pagos para el personal que puede estar en parte o completamente dedicado a trabajar con la tecnología;
• Consultores, por ejemplo, consultores para administración del proyecto, técnicos o auditores independientes;
• Transporte, para trasladar las compras, para almacenar;
• Energía, por ejemplo, electricidad para operar la tecnología o que esté relacionada con iluminación, aire acondicionado, generadores de energía para emergencias que se usan cuando las fuentes de poder locales no son confiables;
• Almacenamiento durante y entre cada uso;
• Capacitación, para el personal de medio tiempo y de tiempo completo;
• Información pública, como conducir una campaña de educación pública sobre el uso de un nuevo sistema de votación electrónica;
• Documentación, especificaciones del sistema, manuales de mantenimiento técnico, de usuario, de capacitación;
• Impresión de documentos diseñados para usar con la tecnología, como papeletas ó formatos para lectura en máquina;
• Sistemas de respaldo, por ejemplo, sistemas alternativos como sistemas manuales por si la tecnología falla, así como sistemas de respaldo y para almacenar datos;
• Costos por eliminación, como los costos asociados con la eliminación o venta de la tecnología obsoleta
• Cálculos de depreciación y amortización, por ejemplo, el equipo de computación que se espera dure tres años tendrá una depreciación del 33% anual.

Estimación de costos

Una vez que se han identificado todos los posibles rubros o artículos de gasto, se necesita presupuestar o calcular el costo de cada uno de ellos. Los costos deben ser estimados sobre la base de la duración prevista del equipo o proyecto.

Cronograma del proyecto

En muchos casos no todos los costos de la nueva tecnología se tienen que cubrir de inmediato. Después de los costos iniciales de compra e instalación, hay costos permanentes de mantenimiento y desarrollo durante la duración del proyecto. El presupuesto a largo plazo se puede calcular mediante un cronograma o calendario que señale el período de pago de las cuestiones más importantes del proyecto.

Cuando el proyecto incluye una etapa de prueba o evaluación, es conveniente que se efectúen pagos progresivos dependiendo de los avances. Si existen disposiciones para detener el proyecto en caso de que el sistema no supere pasos esenciales, el calendario de pagos debería estructurarse de tal forma que minimice los gastos del organismo electoral.

Cuando un sistema va a ser utilizado en una elección u otro evento importante, es conveniente que el último pago de los proveedores se retrase hasta que el proyecto esté completo. Esta es una forma útil de garantizar que los proveedores estén comprometidos con el proyecto hasta su conclusión. Otra forma de asegurar el compromiso de los proveedores es utilizando cláusulas de sanción, que pueden ser invocadas si no se cumple con fechas o compromisos clave.

El calendario debería extenderse a lo largo del ciclo de vida esperado de la tecnología. Esto permite que se identifiquen todos los costos previsibles y también los gastos que se tendrían que hacer cuando la tecnología deba ser reemplazada o actualizada.

 Este calendario puede ser utilizado para identificar los momentos en donde resulta apropiado hacer pagos relacionados con la instrumentación y el mantenimiento del sistema.

Ahorros potenciales

El presupuesto preparado para la implantación de la nueva tecnología debería identificar cualquier ahorro que se pueda generar a lo largo del proyecto. Por ejemplo, cuando se piensa en una solución tecnológica para reemplazar un procedimiento manual, los costos del nuevo sistema pueden deducirse de los costos generados por la cancelación del viejo sistema. En algunos casos, los costos del nuevo sistema pueden ser menores que los del precedente, generando un ahorro neto. Este tipo de sistema es el que  resulta más fácil de vender a las autoridades encargadas del financiamiento.

Es probable que, en el corto plazo, un sistema nuevo genere costos mayores que el anterior. Esto es particularmente cierto cuando existe una fase de traslape en que ambos sistemas operan en paralelo antes de adoptar por completo el nuevo. Además, a menudo se presentan costos significativos de instalación y quizá imprevistos al inicio de un nuevo sistema. En estos casos, es importante que se calculen los costos probables del proyecto a lo largo de su ciclo de vida, así como los ahorros potenciales, sobre todo cuando es más probable que los ahorros netos se generen en el largo plazo.

Obtención de fondos

Después de preparar un presupuesto detallado, el siguiente paso consiste en obtener los fondos de una fuente gubernamental o no gubernamental. El éxito de este proceso depende de que el plan de negocios y el presupuesto se preparen de manera sólida y minuciosa, lo que a su vez contribuye a que se suministre el capital necesario. 

El plan de negocios debería identificar claramente todos los costos y beneficios de introducir la tecnología. Cuando los costos son muy altos, se deberían recalcar los beneficios no materiales como el aumento de precisión, la facilidad  de uso y la eficiencia. En otros casos, especialmente cuando las aplicaciones tecnológicas reemplazan a un proceso manual costoso, resultando incluso más baratas, se debe tener cuidado de incluir todos los costos en el presupuesto.

Cuando el organismo electoral identifica aplicaciones similares que se usan en otras jurisdicciones, podría ser útil que realice una propuesta nueva. Basarse en la instrumentación de sistemas similares que se usan en otras partes contribuye a determinar el costo y la factibilidad de la propuesta.

En algunos contextos se pueden usar mecanismos de financiamiento innovadores, como las empresas conjuntas o acuerdos hipotecarios, pero es importante que estos mecanismos no comprometan la integridad del organismo electoral, ya sea en la compra de bienes y servicios o como autoridad electoral.

Una vez que ya se consiguió un acuerdo para obtener fondos, es importante que el capital esté disponible en el momento en que la tecnología se tenga que desarrollar, probar e instrumentar. Cuando el financiamiento se suministra en una etapa tardía del ciclo electoral y no se tiene tiempo para realizar las tareas mencionadas, podría tenerse un escenario completamente desastroso. Por ello, se tiene que calcular cuidadosamente el lapso de tiempo necesario para introducir una tecnología nueva.

Resulta útil investigar el período de tiempo que usaron otros organismos electorales para instrumentar un sistema similar. En general, se debería tener tiempo suficiente porque la instrumentación de una tecnología nueva suele tardar más de lo esperado.

En algunos países, los organismos electorales tienen la oportunidad de obtener fondos de otras fuentes distintas a su gobierno, como otros gobiernos u organizaciones no gubernamentales. En otros casos, la adquisición de una tecnología nueva solo se puede dar con ayuda externa. No obstante, se debe tener cuidado de que el proceso electoral no se vea comprometido.

Resulta crucial que se tenga certeza del financiamiento y de su cronograma. Antes de comprometerse con la introducción de una tecnología, se debería garantizar que se tenga financiamiento para todo el período de vida del proyecto, de otra forma, existe un riesgo importante de que la instrumentación fracase. Así mismo, el financiamiento debería estar disponible en una etapa temprana del proceso, para asegurar que la tecnología se pueda elegir, suministrar y probar antes de las elecciones.

Si el financiamiento externo no puede dar estas garantías, los organismos electorales corren un riesgo importante al solicitarlo. Si el organismo electoral decide que el riesgo vale la pena, debería instrumentar procesos de respaldo manuales para protegerse contra fallas tecnológicas que ponen en juego a todo el proceso electoral.

En algunos casos el financiamiento externo podría requerir que se use un proveedor, producto o fuente de suministro determinada. Por lo que es importante que la integridad del organismo electoral no se vea comprometida, ya sea como comprador de bienes y servicios, o como autoridad electoral. Además, estas condicionantes no deberían restringir la capacidad del organismo para dar servicio, mantenimiento y actualización a la tecnología adoptada.

Si el financiamiento se da en moneda extranjera, se debería considerar que el tipo de cambio fluctúa, lo que podría impactar el valor de los fondos. Sin importar las fluctuaciones cambiarias, se deberían tener fondos suficientes.

Políticas de depreciación y amortización

Cuando se calculan los presupuestos para el ciclo de vida de un proyecto, es importante que se considere que las políticas de depreciación y amortización pueden impactan las estimaciones sobre sus costos y beneficios, particularmente en los años venideros.

Depreciación

La manera de calcular la depreciación y la forma en que debería considerarse, depende de los procedimientos financieros aplicables a nivel local. Cuando se utilizan métodos de contabilidad acumulables, la depreciación es un factor significativo que influye en la contabilidad final de un proyecto.

Desafortunadamente, los componentes tecnológicos, especialmente las computadoras, se deprecian rápidamente. La velocidad de cambio en la industria de la computación es tal, que muchos artículos de cómputo se vuelven obsoletos tan solo unos meses después de su compra. Por tanto, muchas veces el valor de los equipos de cómputo puede depreciarse tan rápido que puede quedar registrado como sin valor al paso de  dos o cuatro años.

Consecuentemente, la estrategia presupuestal debería considerar la depreciación de acuerdo a las regulaciones o convenciones locales. También deberían incluirse factores como los costos de reemplazar el equipo obsoleto, así como las ganancias por revender el equipo viejo mientras posee cierto valor.

Amortización

Al finalizar el ciclo de vida de un aparato tecnológico, surge la cuestión de si resulta más económico continuar usando el equipo obsoleto o si es mejor desecharlo. Conforme las innovaciones computacionales continúan avanzando, esto podría ocurrir uno o dos años después de su compra.

Por otro lado, si el período de vida de un artículo tecnológico se puede extender para usarlo en varios eventos electorales, o si la tecnología continúa funcionando satisfactoriamente sin importar que sea obsoleta, resulta más conveniente que se conserve. De esta forma, el costo de la tecnología se puede amortizar por un período de tiempo más largo y se reduce el costo de la instrumentación a largo plazo.

Este enfoque requiere de una decisión deliberada para reutilizar la tecnología, aunque en términos industriales sea obsoleta. Una buena práctica consiste en garantizar que la tecnología continúe desempeñando su función dentro de un estándar aceptable.

Además de evadir los costos que implica la actualización tecnológica, reutilizar la tecnología existente tiene la ventaja de que los usuarios están familiarizados con ella y evita los riesgos de instrumentar una sin probar.

Cuando se evalúa si resulta factible reutilizar una tecnología y amortizarla para uno o más eventos electorales, se debería contrastar el costo de darle mantenimiento con el de reemplazarla. La opción más económica depende del tipo de tecnología y del tiempo disponible.

Eliminación de un equipo obsoleto

Durante la elaboración del presupuesto también se debería considerar la cuestión de cuándo será necesario actualizar un equipo obsoleto, debido a que esto impacta el costo a largo plazo de la tecnología.

Una vez que se toma la decisión de desechar el equipo obsoleto, si se vende podría existir la posibilidad de recuperar una parte de la inversión que se hizo para adquirirlo. La tecnología que resulta obsoleta para una jurisdicción, podría continuar siendo una innovación en otro lugar. Aunque es poco probable que la ganancia se acerque al precio de compra original, resulta mejor ganar algo que solo destruir o regalar el equipo.

Generalmente, los gobiernos cuentan con agencias que se especializan en desechar los equipos obsoletos de toda su estructura. Algunos gobiernos distribuyen el equipo obsoleto a otras jurisdicciones como forma de ayuda. Otras agencias del mismo gobierno pueden aceptar gustosas el equipo obsoleto. Por ejemplo, las escuelas podrían estar interesadas en recibir computadoras personales para sus estudiantes.

Si esta opción no está disponible o no es factible, el equipo obsoleto se podría vender en concursos o remates, ó sencillamente pidiendo un precio razonable por el equipo y publicar su venta.