Tecnología para reglamentar a los partidos y candidatos

Los organismos electorales pueden usar la tecnología como los programas para automatización de la oficina, para controlar el registro de los partidos y candidatos que participan en las elecciones.

Los procesos de registro de los partidos y candidatos se pueden beneficiar con el uso de la tecnología:

·        En el registro de partidos, incluidos los procesos para revisar a sus miembros y a las bases de datos que contienen su información;

·        En la designación de candidatos, incluidos los procesos para revisión del nominado y de su base de datos;

·        Para suministrar información a los partidos, incluyendo la información sobre el registro y comunicados generales;

·        Para monitorear y controlar el financiamiento de las campañas, incluyendo las donaciones, el gasto, el financiamiento público y las auditorias a los partidos y candidatos.

Registro de partidos

Los organismos electorales pueden utilizar la tecnología para registrar a los partidos políticos para que participen en las elecciones. En particular, pueden usar programas de cómputo en el proceso para determinar si un partido tiene el derecho a ser registrado, así como para crear y mantener un registro de los partidos políticos.

Revisión de los militantes de un partido

En muchos países, los partidos políticos tienen que cumplir con el requisito de contar con cierto número de militantes para que puedan obtener un registro oficial como partido y para poder participar en las elecciones. El organismo electoral puede verificar el cumplimiento de este requisito mediante un programa que analice el estatus de los militantes que el partido afirma tener.

Para usar los programas de computadora se necesita que los militantes del partido se capturen electrónicamente. En muchos casos, los partidos ya cuentan con listas digitales de sus militantes, siendo capaces de entregarlas al organismo electoral a través de artículos de almacenaje, como cintas, disquetes, CDs, DVDs o por correo electrónico.

Cuando los partidos no cuentan con copias digitales de sus listas, pueden suministrar listas impresas. Estas tendrán que transformarse a un formato electrónico, ya sea ingresando la información manualmente en un programa de base de datos o de hojas de cálculo, o escaneando las listas con un escáner óptico que esté equipado con un programa inteligente para reconocimiento de caracteres. También se pueden usar los escáneres cuando se necesitan firmas o fotografías digitales.

Una vez que se tienen las listas de los militantes del partido en formato electrónico, se puede usar un programa de base de datos u hoja de cálculo para procesarla y crear listas que cumplan con los criterios. Después, los mismos programas se pueden usar para verificar que los miembros no estén repetidos, o que una persona no aparezca como miembro de varios partidos dos veces. Cuando se usan programas para clasificar el correo electrónico, también se pueden crear cartas para enviar a las personas que aparecen en las listas, para solicitar una confirmación de que son miembros de un partido. Las respuestas podrían contener códigos de barras para agilizar el ingreso de la información que tienen.

Si solo se desea contactar a una muestra de personas incluidas en las listas de la forma que se mencionó en el párrafo anterior, se pueden usar programas para extraer las muestras al azar.

Cuando el organismo electoral tiene acceso a los registros de electores que incluyen firmas, fotografías o huellas digitales en formato electrónico, se puede usar tecnología para reconocimiento de firmas o de rasgos biológicos para verificar que las identidades entregadas por los partidos sean genuinas 

Bases de datos con información de los partidos

Generalmente, después de registrar a un partido, el organismo electoral solicita que sus detalles se conserven en un archivo. Para mantener esta información, se recomienda usar programas para administrar las bases de datos, aunque los registros se pueden conservar en un sistema para procesador de textos u hojas de cálculo.

Cuando los detalles sobre el registro de los partidos se tienen que estar disponibles para el público, esto se puede realizar mediante el suministro de una copia impresa y otra en formato electrónico. Los detalles se pueden publicar en internet para permitir que los que cuenten con el servicio accedan a ellos fácilmente. Para los registros que son complejos, extensos, o que cambian constantemente, la copia en internet se podría vincular con la base de datos del registro de los partidos para que la versión en línea se actualice de forma automática.

Nominación de candidatos

El organismo electoral puede usar la tecnología para procesar y verificar las nominaciones de los candidatos.

En muchos países, los candidatos necesitan la nominación de cierto número de electores con registro, o de un oficial perteneciente a un partido político con registro. El organismo electoral puede usar la tecnología para analizar la nominación de los candidatos y comprobar que cumple con los criterios.

En algunos casos, podría requerirse que los detalles que se enviaron con la nominación de los candidatos se registren electrónicamente, ó solicitar al candidato o a los que lo nominaron que los entreguen en dicho formato. El organismo electoral podría contribuir con este proceso si distribuye –mediante discos, correo electrónico, o internet- un programa que incluya los formatos que se tienen que entregar.

Generalmente, cuando la información se tiene que capturar electrónicamente, pero el candidato o los que lo nominaron no tienen la posibilidad de entregar información electrónica, se podrían suministrar copias impresas. Estas copias se pueden digitalizar ingresando la información en el programa adecuado, o haciendo uso de un escáner óptico equipado con programas para reconocimiento de caracteres.

Una vez que la información se tiene en formato digital, se puede utilizar un sistema para administrar bases de datos, una hoja de cálculo, u otros programas estandarizados, para procesar las nominaciones. Los programas también se pueden usar para crear reportes y para fusionar los correos según se necesite (usando también un procesador de textos o un escritor de reportes).

Las bases de datos y hojas de cálculo se pueden consultar cuando se tienen que revisar los detalles incluidos en los formatos de las nominaciones, de manera que se pueda comprobar que los candidatos y los nominadores sean electores registrados, o que las personas que se muestran como oficiales de un partido realmente lo sean.

La tecnología también se puede usar para revisar las firmas que aparecen en los formatos de nominación. Los organismos electorales pueden contribuir con este proceso cuando tienen acceso a un registro digital que muestra las firmas de los electores (como un registro de electores digitalizado, o una base de datos nacional sobre la identidad). Si la cantidad de firmas para revisar es relativamente pequeña, un operador se podría encargar de comparar las que están en los formatos con las que aparecen en los registros digitales o de manera impresa. Cuando la cantidad de firmas es extensa, la tecnología para reconocimiento de firmas se puede emplear para verificar que las identidades sean genuinas.

Después de que todas las nominaciones son aceptadas, normalmente se solicita que sus detalles se hagan públicos; la  digitalización de la información sobre las nominaciones contribuye a agilizar su revelación pública.

Además, el organismo electoral tiene otras ventajas cuando digitaliza la información sobre la nominación de candidatos. Una vez que la información está almacenada en un sistema para administrar las  bases de datos, puede vincularse con otros sistemas que también la requieran, como los que se usan para producir las papeletas, los que clasifican los resultados de le elección, los que publican las notificaciones y los que administran los sitios de votación.

Cuando la información sobre las nominaciones se tiene que publicar, se puede suministrar en formato electrónico, en copias impresas, o también en internet cuando esté disponible. En este caso, es conveniente que la copia en internet esté vinculada con la base de datos para garantizar que la versión en línea se actualice automáticamente.

Suministro de información a los partidos

La tecnología se puede usar para suministrar una amplia variedad de información a los partidos y candidatos.

Información sobre el registro de electores

Muchos países requieren que el organismo electoral suministre información a los partidos políticos, miembros del parlamento o candidatos electorales sobre el registro de electores. Este proceso es relativamente sencillo cuando el registro de electores es computarizado.

La información sobre el registro de electores se le puede proporcionar a los partidos, a sus miembros y a los candidatos en formato impreso o electrónico. Debido a que estos registros podrían incluir muchos nombres, pueden ser muy extensos, haciendo que su impresión en papel sea una opción voluminosa y  costosa. Por otra parte, los formatos electrónicos resultan más baratos y fáciles de producir. Estos formatos pueden incluirse en copias para disquetes, CDs, cintas magnéticas, suministradas por correo electrónico o que se pueden bajar de internet.

Como los registros de electores incluyen información personal, generalmente están protegidos con restricciones de privacidad. Los organismos electorales deberían garantizar que la información que se proporciona a partidos, a sus miembros o a los candidatos, se entregue de acuerdo a la legislación o a los parámetros vigentes, y que esté protegida contra el mal uso o acceso sin autorización.

La forma en que se entregue la información electrónica a los partidos, miembros o candidatos, depende de la cuestión para la que se necesita, de la cantidad de datos que contenga y de lo sofisticada que sea la tecnología.

La información se podría suministrar en formato de texto mediante ASCI y Formato Enriquecido de Texto (rtf), que pueden ser leídos mediante los paquetes de programación y con otro tipo de programas. 

Con frecuencia, la información se entrega en un archivo que usa una marca determinada de procesador de textos, hoja de cálculo o base de datos, que puede o no ser leída por los paquetes de programación que tienen los usuarios. Por eso, resulta conveniente que la información se ofrezca en diversos formatos para cubrir las necesidades de todos los usuarios.

Además de suministrar la información del registro en un formato de lista, también resulta conveniente (o la política, o legislación lo podrían requerir) que se incluya un paquete de programas que funcione con uno de los sistemas operativos más usados, para evitar que se necesiten programas adicionales. El paquete podría incluir varias funciones para la base de datos, como capacidades de búsqueda, visualización e impresión con una gran variedad de criterios.

Comunicaciones

La tecnología también se puede usar para comunicarse con los partidos políticos y candidatos. Se puede usar el correo electrónico y los faxes para contactar a los partidos y candidatos de manera inmediata y, si es necesario, al por mayor. Cuando los detalles para contactarlos se capturan en formato electrónico, se pueden usar los servicios que ofrecen las bases de datos o los procesadores de texto para fusionar los correos y enviarles cartas genéricas o personalizadas.

Financiamiento para las campañas de los partidos –regulación y reportes

Muchos países tienen regulaciones legislativas para el financiamiento de los partidos y de sus campañas. Un esquema de regulación típico puede solicitar que se revelen públicamente las donaciones a las campañas, los gastos y deudas, así como el financiamiento público que se da a los partidos y candidatos para que gasten en sus campañas. Algunos países también imponen límites al gasto de campaña que pueden realizar los partidos y candidatos. El organismo electoral puede usar la tecnología para desempeñar su papel de regulador en el financiamiento de los partidos y de sus campañas.

Reportes de los partidos y candidatos

El uso de la tecnología puede facilitar que los partidos políticos cumplan con los requerimientos de que reporten su plan para obtener financiamiento para sus campañas. Estos reportes podrían necesitar que se genere información detallada y compleja. Capturar la información de los reportes en formato electrónico puede ayudar enormemente a que el organismo electoral desempeñe sus tareas de regulación y reporte. Cuando los partidos y candidatos entregan su información de manera electrónica, también contribuyen a que los requerimientos se cumplan de manera adecuada y expedita.

El organismo electoral u otro organismo de regulación podrían suministrar a los partidos y candidatos paquetes de programación, para que presenten información en formato electrónico sobre el financiamiento de sus campañas. Usualmente, estos programas incluyen formatos electrónicos con campos específicos para completar. Se pueden distribuir mediante discos, por correo electrónico, o mediante internet. El programa puede dar seguimiento a los partidos o candidatos mediante un proceso de reportes, para garantizar que todos los campos se completen cabalmente.

Aunque los partidos y candidatos entreguen copias impresas sobre su financiamiento en lugar de documentos electrónicos (ya sea porque carecen de tecnología o por que no les fue posible), continúa siendo recomendable que el organismo electoral u otro organismo de regulación capture la información en formato electrónico mediante operadores o métodos de escáner.

Auditorías para los reportes sobre el financiamiento de las campañas de los partidos y candidatos

El organismo electoral o el organismo encargado de auditar los reportes sobre el financiamiento de los partidos y candidatos pueden usar la tecnología para desempeñar su tarea.

Después de que la información del reporte se captura en formato electrónico, se pueden utilizar programas de cómputo para almacenarla, clasificarla y analizarla. Las sumas parciales se pueden consolidar en resultados totales. Este procedimiento contribuye a que se identifique si los montos de dinero donados o recibidos sobrepasan los límites impuestos por la legislación.

Cuando se solicite que las diferentes entidades reporten su participación en las transacciones (por ejemplo, cuando se necesite que los donantes publiquen la suma que dieron y que los destinatarios den a conocer la cantidad que recibieron), las cantidades reportadas por una de ellas se pueden contrastar con los montos que corresponden a la otra. Cuando las bases de datos incluyen campos  de llenado obligatorio contribuyen a que se detecten fallas u omisiones en la información.

También se pueden usar programas que fusionen y consoliden la información de los reportes, para que el resultado a nivel local se pueda enviar a los niveles regional o nacional, en donde se reúnen todos lo datos para tener un panorama general.

La captura electrónica de los reportes financieros también es de utilidad para determinar los niveles de financiamiento público que se pueden destinar a gastos de campaña, siempre y cuando los pagos estén vinculados al gasto real.

Publicación de los reportes sobre el financiamiento de las campañas de los partidos y candidatos

El organismo electoral o el encargado de auditar los reportes sobre el financiamiento de las campañas de los partidos y candidatos, también podría tener la responsabilidad de publicar la información en un formato que pueda ser usado por el público en general. De nueva cuenta, la tecnología puede contribuir con este procedimiento.

La captura de los reportes electrónicamente y los programas para manipular la información,  pueden ayudar a que el organismo de regulación presente la información en un formato consistente, y a consolidarla para que muestre las sumas totales a nivel regional y nacional. La información se puede publicar en diversos formatos, incluyendo las copias impresas, CDs, discos e internet.

Cuando se tienen que publicar los reportes originales, además de las fotocopias, se puede usar un escáner óptico para que estén disponibles en CD o por internet.