Des différentes phases de la vie d'un projet d'assistance électorale, la planification l'identification et la formulation sont probablement les plus délicats. Malgré la large acceptation de ce postulat, la coordination dans les phases d'identification et de formulation, de la part des diverses agences de développement concernées, ne se fait pas automatiquement. L'approche du cycle électoral fournit aux agences de développement une compréhension de base de ce que sont les points d'entrée d'un processus électoral donné. Il serait souhaitable que les diverses agences se consultent, au début de chaque nouveau cycle et qu'elles dépêchent des missions communes d'évaluation des besoins électoraux : idéalement, ceci devrait se produire également à la fin du cycle précédent. Les organismes d'aide aussi bien que les partenaires nationaux doivent souvent rappeler aux agences de développement que l'assistance ciblée doit se déterminer et être rendue disponible à un stade précoce : surtout lorsque les calendriers des diverses activités du cycle électoral sont de plus en plus serré.
La DAENU conduit de plus en plus de missions d’évaluation des besoins électoraux conjointement avec le PNUD afin de présenter les phases d’identification et de formation du projet, en s’assurant que l’évaluation politique et électorale sont prises en considération dans la conception du projet. Dans plusieurs cas, la DAENU, le PNUD et la CE ont organisé des missions d’évaluations communes, donnant comme résultat des approches plus cohérentes et plus coordonnées. L’élargissement et la standardisation de cette pratique se révéleront déterminante pour assurer une coordination appropriée dès le départ.
Les visites d'évaluation des besoins devraient comprendre des entretiens entre toutes les parties prenantes concernées, donnant la raison pour laquelle leurs demandes ont ou n'ont pas été incluses dans les programmes d'assistance. La tâche de l'équipe d'évaluation des besoins devient fondamentale pour assurer une bonne planification de projets d'assistance électorale dans leur ensemble et non uniquement pour l'identification des besoins d'assistance technique. Il sera également possible d'accorder une attention appropriée aux contraintes administratives et environnementales spécifiques au pays (par exemple, la prévention des conflits) La leçon apprise, les conclusions des comptes rendus post-électoraux et les recommandations contenues dans le rapport final des observateurs, devraient être pris en considération lors du développement d'évaluations des besoins concernant le cycle électoral suivant. Outre à une rapide planification, une programmation proactive plutôt que réactive, incluant la prévision, de la part des agences de développement, de plans réserve afin de répondre à des demandes d'assistance plus pressantes ou mêmes urgentes, se révélera plus rentable et à l'impact plus important. Finalement, la mise en commun des conclusions des évaluations des besoins et une terminologie commune aux agences de développement et aux organismes d'aide permettra de mettre en valeur la coopération dans la formulation même des respectifs programmes d'assistance.
Les activités de planification et d'identification seraient énormément profitables au développement des outils de base dans la situation standard pour les missions d'évaluation des besoins qui prendraient en compte tous les aspects susmentionnés et pourraient être utilisées conjointement avec les parties prenantes comme les OGE, les organisations de la société civile (OSC) et les observateurs. Ces outils incluraient un menu d'options pour l'assistance lors de chaque phase du cycle électoral, relié aux évaluations des risques et à l'identification des coûts et avantages de la mise en œuvre ou de la non mise en œuvre des articles du menu.
En ce qui concerne le contenu des activités de développement des projets d'assistance électorale, on devrait inviter les parties prenantes locales à intervenir dans la définition des priorités et à les mettre en rapport avec les objectifs de développement national, faisant appel, au besoin, aux consultations internationales, lorsque celles-ci sont de leur ressort, au sein d'un contexte de mécanismes standards de coopération au développement. La préparation doit tenir compte de la praticabilité de programmes protéiformes, à la lumière de la disponibilité locale de capacité administrative, et déterminer si de meilleurs résultats pouvaient être obtenus avec des programmes mineurs mais plus nombreux, dans un cadre holistique et coordonné d'assistance à la démocratisation.
Il est important que chaque composante de l'assistance électorale, fournisse un soutien équilibré entre l'assistance aux institutions, administrant le processus électoral, et l'assistance aux autres institutions, telles que les médias et les OSC, oeuvrant sur le terrain. La réussite d'un programme d'assistance électorale comprend généralement l'encouragement à la formation de groupes parapluies, appartenant aux ONG, en faveur d'activités d'éducation des votants ou d'éducation civique et d'assistance technique pour l'observation nationale, afin de contrebalancer le soutien apporté aux OGE. Le soutien aux mécanismes de résolution de la dispute électorale et la formation des médias dans le cycle électoral est souvent omis de ces programmes. Ces activités sont pourtant vitales pour la construction de la confiance dans le processus électoral et pour l'appréciation des besoins constants des actions promotionnelles des OGE et d'autres acteurs électoraux. Ensuite, la spécification des objectifs des projets d'assistance électorale devrait s'aligner sur les programmes de démocratie et de bonne gouvernance sur lesquels les agences de développement se sont généralement mises d'accord avec le pays partenaire, en tenant compte des programmes nationaux de réduction/éradication de la pauvreté, et devraient faire l'objet du dialogue politique, au niveau des instances gouvernementales du gouvernement bénéficiaire.
La mise en pratique de programmes est à l'évidence un facteur fondamental de leur efficacité, mais il est important de se fixer des objectifs clairs dès le départ. Pour cela, le recrutement d'experts électoraux, pouvant assurer qualité et efficacité, exige une meilleure coordination entre les différents acteurs concernés et une plus grande attention dans l'identification des profils professionnels. D'une façon générale, le mécanisme ayant donné les meilleurs résultats est le système de coordination de l'assistance à plusieurs niveaux, couvrant les niveaux politiques, administratif et technique. En outre, la participation des institutions du pays partenaire, au sein des mécanismes de coordination technique, est essentielle et doit être planifiée avant le début de la mise en œuvre. Le manque courant de liquidités, survenant au cœur des activités de mise en œuvre, peut facilement s'éviter en faisant correspondre les sorties de fonds aux réserves et aux délais spécifiques du cycle électoral. Favoriser la participation plurielle des parties prenantes dans le partage de l'information, par exemple à travers les mécanismes de liaison entre OGE/parti politique/OSC, peut s'avérer un facteur important pour accroître leur intérêt et leur motivation.
Les composantes les plus négligés des programmes d'assistance électorale sont encore et toujours le suivi et l'évaluation. Ceci étant dû, en partie, à la difficulté objective d'apprécier les progrès, du pays partenaire, dans le processus de démocratisation à court terme. Mais dans ce cas aussi, l'approche du cycle électoral offre une plate-forme aux agences électorales pour qu'elles maintiennent leur engagement d'une manière continue à travers ce délicat processus, où d'importantes avancées d'ans l'amélioration de la qualité, découlant de la phase d'assistance correspondante, peuvent être accomplies. Examen opérationnel, évaluations par les pairs internes et externes, outils de suivi et d'évaluation, basés sur les résultats ainsi que des examens indépendants ou basés sur les activités post-électorales des parties prenantes, tout concourt à rendre les programmes d'assistance électorale plus efficaces, à promouvoir et à assister dans les tâches d'évaluation. Les programmes d'assistance devraient adopter l'approche administrative basée sur les résultats, avec indicateurs reconnus par les agences de développement, responsables de la mise en œuvre et destinataires. International IDEA, le PNUD et la CE sont en première ligne dans ce domaine, s'étant engagés à développer une nouvelle méthodologie de l'évaluation pour l'assistance électorale, selon les 12 principes de la Déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide, datant de mars 2005.
