Hay algunas consideraciones pertinentes cuando se discute sobre la administración de costos. Primero, el procesamiento de gastos y la administración de costos son manejados de distintas maneras en elecciones que son manejadas por organizaciones internacionales (ejemplo: Camboya en 1993, Kosovo de 2000 a 2002 y Afganistán en 2004); en elecciones administradas por autoridades nacionales con el sustancial apoyo financiero de la comunidad internacional (por ejemplo: Angola en 1992, Guatemala en 2003, y Mozambique de 1994 a 2004); y en elecciones manejadas totalmente por autoridades electorales nacionales (por ejemplo en las democracias establecidas). En el primer escenario, el procesamiento de los gastos es manejado directamente por la agencia internacional a cargo de las finanzas de la elección —la OSCE en los Balcanes y el PNUD en otras regiones del mundo. Los procedimientos de presupuestación, adquisición y auditoría son hechos conforme a las reglas establecidas por una organización internacional. En las democracias establecidas, financieramente sustentables, la administración de gastos es realizada por un departamento dentro de la administración electoral conforme a las reglas de la administración pública local, algunas de las cuales pueden orientarse específicamente a la administración de gastos electorales. Finalmente, en situaciones en donde las autoridades electorales nacionales son parcialmente subsidiadas por la comunidad internacional, la administración de gastos cargados al financiamiento externo tiende a estar total o parcialmente en manos de las agencias internacionales instrumentadoras, como el PNUD y la Organización Internacional para la Migración (IOM), o en las de una organización regional, como la OEA.
Otro aspecto se refiere a la administración de los partidos políticos y al financiamiento de campañas a través de agencias públicas —un importante y sensible tema tanto en las democracias establecidas como en las emergentes. Existen variaciones significativas entre países en lo que respecta al financiamiento público y al privado, los límites legales y los gastos de campaña, la obligación para los partidos políticos de revelar sus fuentes de financiamiento, y las responsabilidades de las autoridades electorales para hacer cumplir las reglas. El financiamiento público, total o parcial es igualmente de uso común en la mayoría de las democracias, y en algunos países representa el gasto público en elecciones de más rápido crecimiento en los últimos cinco años (por ejemplo, Canadá). Es de la mayor relevancia el efectuar una valoración acertada sobre los costos de campaña y el financiamiento para llegar a alguna conclusión acerca de si el campo de juego es el mismo para todos los partidos y participantes. El hecho de que los procesos de reporte y control sobre financiamiento político sean metodológicamente complejos y políticamente sensibles, no debe mantenerlo alejado del debate, tanto en el análisis de la administración electoral como en la valoración de la calidad democrática.
Con relación a prácticas administrativas específicas, merecen atención los siguientes aspectos: procedimientos para la adquisición de insumos, control de inventarios, transacciones en efectivo, costos adicionales, auditorías al presupuesto, inversiones en alta tecnología y medidas de rentabilidad. Cada una se describe con detalle en las siguientes secciones.
