Una situación particularmente común en las democracias establecidas, que cuentan con sofisticados aparatos estatales a nivel nacional y subnacional, es aquella en donde cierto número de costos electorales son compartidos entre la administración electoral y otras oficinas públicas. Este es el caso con la elaboración y actualización de la lista de electores y la delimitación de distritos electorales, información al votante, la conducción de los programas de voto en el exterior y el voto por poder, el programa de transmisión de resultados electorales preliminares, la resolución de disputas electorales, y la seguridad de la logística de la votación. En ciertos casos, estos costos son fácilmente identificables dentro del presupuesto del organismo electoral o de otra oficina pública.
Con frecuencia, sin embargo, existen costos indirectos dentro de las administraciones estatales o locales que no pueden ser considerados como costos electorales en virtud de que forman parte de los costos catalogados como ordinarios dentro del funcionamiento del aparato estatal (por ejemplo, gobiernos locales, policía) o de organizaciones privadas (por ejemplo, escuelas privadas que funcionan como centros de votación que no representa costo alguno). Estos costos no pueden valorarse adecuadamente a menos que la institución encargada de su instrumentación ponga en marcha programas orientados al análisis de costos, lo que no es el caso en la mayoría de las oficinas gubernamentales relacionadas con una gran variedad de actividades (por ejemplo, gobiernos locales, autoridades encargadas del registro civil o del censo y estadística poblacional).
Un presupuesto típico normalmente se estructura separando los servicios personales de los no personales (materiales y adquisiciones), sin embargo, es generalmente difícil determinar el monto de ese presupuesto que está asignado a una determinada actividad relacionada con las elecciones (por ejemplo, seguridad, arreglos de los sitios de votación, suministro de información para la lista de electores) como parte de los costos de operación más representativos de la organización.
Por ejemplo, en España y en Suecia, las listas de electores se compilan en una oficina nacional de estadística. Aunque las autoridades electorales pagan una cuota por estas listas, ésta no cubre el costo total de la operación simplemente porque existen costos ocultos que únicamente pueden ser determinados por programas específicamente orientados al análisis de costos. También existen otros costos ocultos en ambos países, como en muchos otros, relacionados con la conducción de las operaciones de votación llevadas a cabo por administraciones locales, provinciales y municipales, el servicio postal, la policía y las embajadas en el exterior.
Es menos probable que este amplio rango de costos ocultos se presente en países con infraestructuras estatales reducidas, en donde casi cualquier costo electoral en que se incurre a cualquier nivel del gobierno puede ser fácilmente determinado y atribuido al presupuesto general de la elección para su disposición o reembolso por cualquier autoridad que tenga a su cargo la instrumentación de actividades en materia electoral. Por ejemplo, en Camboya y Guatemala, un empleado local a nivel municipal está a cargo exclusivamente de prestar su ayuda en el registro civil y en la conformación de la lista de electores. Aunque la municipalidad provee de cierto apoyo a la oficina, tanto los gastos derivados de la puesta en marcha de la oficina principal y los costos relativos al salario, están cubiertos en el presupuesto electoral a nivel nacional. Distintas plantillas de presupuestos electorales están incluidas como ejemplos ilustrativos de estructuras presupuestales en distintos contextos democráticos.
