Actualmente, es ampliamente conocido por todos los involucrados que la asistencia electoral debe de considerar todas las fases del ciclo electoral: sin embargo, este acercamiento presenta una serie de retos por sí mismo que son valorados ampliamente. Entre los más relevantes hallamos el agotamiento post electoral entre funcionarios electorales y tomadores de decisión de instituciones y agencias de cooperación, así como la indiferencia política hacia cualquier tipo de reforma electoral, política y administrativa que impacte en la administración de elecciones. Uno de los problemas recurrentes es que a nivel político se subestiman las consecuencias administrativas y financieras que acompañan a una decisión etiquetada como puramente técnica (por ejemplo, la decisión de seguir adelante con una reforma electoral de tipo administrativa crucial, como la transición de levantar un registro de votantes para cada proceso electoral a un registro civil integrado de carácter permanente). El análisis de varios de los retos enfrentados en el intento de mejorar la efectividad de la asistencia electoral señala que el desarrollo profesional de los funcionarios electorales debe ser incluido como una actividad permanente por parte de los organismos que brindan asistencia, así como de las instancias que la reciben. Ello ofrece la mejor oportunidad de asegurar la sustentabilidad institucional de las autoridades electorales de los países que reciben asistencia y una estrategia exitosa para que las agencias de cooperación para el desarrollo y los organismos de países que brindan asistencia puedan desligarse gradualmente.

Los cambios en los procedimientos electorales y el incremento en la sofisticación de ciertos procesos son de tal magnitud que el equipo de trabajo más experimentado no puede depender únicamente de sus conocimientos para llevar a cabo sus tareas de la manera más adecuada. Además, las autoridades responsables de la administración de la elección deben combatir con la típica “fuga de cerebros”, que generalmente se da entre el personal más calificado, quienes buscan oportunidades de trabajo mejor remuneradas en el sector privado o en organismos internacionales, dándose por consecuencia la pérdida de memoria institucional. Sin embargo, los beneficios de las actividades de capacitación y para el desarrollo profesional no son tangibles de manera inmediata y ofrecen poca vistosidad a las agencias de cooperación para el desarrollo, a diferencia de lo que ocurre con las urnas o la educación al votante y los materiales informativos. Los organismos electorales de los países que reciben asistencia generalmente pasan tiempos difíciles al persuadir a las instancias de gobierno para que se apruebe un presupuesto que cuente con fondos suficientes para realizar actividades de capacitación dirigidas a su personal. Esta es una de las áreas donde típicamente es requerida la asistencia internacional, en ocasiones en una etapa muy tardía del ciclo electoral, en la que los oficiales electorales están inmersos en tareas de operación relacionadas con el proceso electoral en puerta. Además, la escasez de personal calificado en otros sectores de la estructura del país que recibe la ayuda, puede ser un factor adicional para prevenir la colaboración de recursos provenientes de otros países socios en el proceso electoral.

La asistencia electoral efectiva en este sector debería significar tener mayor conciencia sobre las necesidades que la autoridad electoral tiene en materia de desarrollo profesional de su personal y de su capacidad institucional de la autoridad electoral, en lugar de centrarse, únicamente, en las necesidades de capacitación en materia de procedimientos relacionados con un proceso electoral determinado. El desarrollo organizacional y del personal (OSD —organisational and staff development) significa capacitar y dotar de habilidades al personal permanente de las autoridades electorales, tomando en cuenta el desarrollo del personal de carrera. El propósito de OSD es unificar los objetivos estratégicos de la autoridad electoral y las habilidades necesarias para conseguirlos mediante las metas de desarrollo profesional de su personal. El desarrollo del personal puede darse, básicamente, como una capacitación informal de corto plazo, una personalizada donde funjan como instructores funcionarios de jerarquía dentro de la propia autoridad electoral o bien funcionarios de otras organizaciones, y capacitación de largo plazo a manera de cursos o programas para el desarrollo académico.

La tendencia de las instancias que brindan asistencia electoral y de las agencias de cooperación para el desarrollo respecto de enfocarse demasiado en elecciones nacionales, bajo la premisa de un proceso de democratización de arriba hacia abajo, debería ser seriamente reconsiderada. Las elecciones locales pueden ser igual de importantes que las nacionales para el desarrollo democrático del país que recibe la asistencia, y precisa igualmente de programas con objetivos dirigidos a generar y/o desarrollar capacidades.

Uno de los aspectos claves para alcanzar una asistencia efectiva es la promoción de reformas legislativas que provean a los altos funcionarios de las autoridades electorales con los medios necesarios para proteger la memoria y la continuidad institucional. Esto se puede lograr al establecer periodos escalonados a los miembros de la autoridad electoral o mediante una clara delimitación de las responsabilidades entre el órgano máximo de dirección y el secretariado de la autoridad electoral. Se vuelve crucial ayudar a la autoridad electoral a desarrollar una visión coherente de su actuación en periodos entre elecciones, misma que puede formar parte de una serie de propuestas de reforma electoral sobre aspectos de largo plazo. Incluso la posibilidad de fortalecer el desarrollo y profesionalización del personal de la autoridad electoral debe estar identificada y apoyada, incluyendo, de ser posible, la consideración de contar con el auxilio internacional.

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