De las diferentes etapas de la vida de los proyectos de asistencia electoral, tal vez las de importancia crítica para su efectividad son las de planeación, identificación y formulación. A pesar de la amplia aceptación de este axioma, no se ha dado la coordinación automática entre las diferentes agencias de cooperación para el desarrollo para las etapas de identificación y formulación. El enfoque del ciclo electoral proporciona a estas agencias elementos básicos para entender cuáles son los puntos de acceso dentro de un proceso electoral. Por tanto, las instancias dedicadas a la cooperación para el desarrollo deberían reunirse al principio de cada nuevo ciclo y enviar misiones conjuntas de evaluación de necesidades electorales: lo ideal sería que esto también ocurriera al final del ciclo previo. Las agencias de cooperación para el desarrollo a menudo necesitan que se les recuerde, tanto por las instancias que brindan asistencia como por las partes que la reciben, que los objetivos de la asistencia deben determinarse y estar a la vista al principio de la etapa: aquí es cuando se vuelve crucial la aclaración de los plazos correspondientes a las diferentes actividades incluidas en el ciclo electoral.

La División de Asistencia Electoral de las Naciones Unidas (UNEAD) y el PNUD han venido realizando mayor número de misiones conjuntas de evaluación de necesidades técnicas electorales, a fin de aportar información sobre las generalidades de cada proyecto y las fases de su formulación, así como para asegurarse de que los retos políticos y electorales están puntualmente incluidos en el diseño de los mismos. En diversas ocasiones la UNEAD, el PNUD y la Comisión Europea han organizado misiones conjuntas de evaluación de necesidades y formulación de asistencia electoral, dando como resultado acercamientos más coherentes y coordinados. La ampliación y estandarización de esta clase de prácticas serán cruciales para asegurar una coordinación adecuada desde el inicio.

Las visitas para la evaluación de necesidades deberían incluir conversaciones con todos los grupos de interés relevantes, y proveerlos con información respecto del porqué los requerimientos identificados por estos grupos han sido o no incluidos en los programas de asistencia. El trabajo del equipo que realiza la visita de evaluación se vuelve fundamental para la buena planeación de los proyectos de asistencia electoral, y no simplemente para la identificación de las características de las necesidades de la propia asistencia técnica, sino que también para brindar elementos adecuados para la consideración de las restricciones en materia administrativa y del propio ambiente político y social que presenta el país que recibiría el apoyo (por ejemplo, prevención de conflictos). Al respecto, para identificar las necesidades a incluir en el proyecto de asistencia deberían tomarse en cuenta las lecciones aprendidas y las conclusiones incluidas en los informes elaborados por los grupos que observaron las elecciones previas. Además de realizar una planeación anticipada, un programa desarrollado de manera proactiva, más que un programa de reacción, así como la formulación de planes de contingencia dirigidos a atender solicitudes de asistencia hechas de manera tardía o de emergencia, tendrá mayor impacto y rentabilidad. Finalmente, la importancia de que se compartieran las conclusiones respecto de las necesidades arrojadas por las misiones de evaluación y que se adoptara una terminología común entre las agencias de cooperación para el desarrollo y otras instancias que brindan asistencia electoral, tendría como resultado un amplio incremento en la cooperación para la formulación de los programas de asistencia respectivos.

La identificación y planeación de actividades se beneficiaría ampliamente del desarrollo de un conjunto estandarizado de herramientas para ciertas situaciones que cubriera las necesidades de las misiones de evaluación, que tomara en cuenta todos los elementos antes mencionados, y que fuera utilizado en colaboración con los grupos de interés, tales como autoridades electorales, organizaciones de la sociedad civil y de observadores. Dichas herramientas incluirían un menú de opciones para la asistencia en cada etapa del ciclo electoral, vinculadas a la evaluación de riesgos e identificación de costos y beneficios de implementar o no las ya citadas opciones del menú.

Con respecto a las actividades de desarrollo de contenidos de los proyectos de asistencia electoral, se debería impulsar que fueran los grupos de interés nacionales quienes tomaran el liderazgo en determinar las prioridades y las vincularan a objetivos de desarrollo nacional, haciendo uso de la asesoría internacional cuando fuera conveniente y dentro de los parámetros de los mecanismos de cooperación para el desarrollo. Se debe tomar en consideración lo práctico que puede resultar un programa multifacético dependiendo de la capacidad administrativa local, y de si se podrían obtener mejores resultados mediante múltiples programas enfocados a objetivos reducidos, en un marco de asistencia a la democratización amplio y coordinado.

Es importante que los apoyos de la asistencia electoral, y sus diversos componentes, sean otorgados de manera balanceada entre distintas instituciones, tanto a las encargadas de administrar los procesos electorales como a los medios de comunicación y otras organizaciones de la sociedad civil. Los programas de asistencia exitosos generalmente promueven la creación de grupos de ONGs a nivel nacional dedicados a actividades de educación cívica y electoral y a otorgar asistencia técnica para la observación electoral doméstica, como contrapeso al apoyo dado a los organismos electorales. A menudo se omite la incorporación del apoyo a los mecanismos de resolución de controversias electorales y la capacitación de los medios de comunicación sobre el ciclo electoral en los programas de asistencia electoral, aunque es vital para que haya confianza en el proceso electoral y para promover la comprensión hacia las necesidades de publicidad continua de los organismos electorales y de otros actores de las elecciones. La especificación de los objetivos de los proyectos de asistencia electoral debe estar alineada con la ampliación de la democracia y los programas de buena gobernabilidad que hayan convenido de común acuerdo las agencias de cooperación para el desarrollo con los países que reciben el apoyo, considerando también los programas nacionales para la reducción y erradicación de la pobreza, y deben estar también insertados en el dialogo político con el gobierno receptor.

La instrumentación de los programas es obviamente toral para su efectividad, pero es importante establecer objetivos claros desde el principio. Al respecto, y si se busca asegurar calidad y efectividad, la contratación de expertos en materia electoral requiere de una mejor coordinación entre los diferentes actores relacionados con la elección, así como una amplia atención para identificar los perfiles profesionales más adecuados. En general, el mecanismo que ha demostrado tener los mejores resultados es aquel cuya coordinación en los diferentes niveles de asistencia cubre aspectos políticos, técnicos y de organización. Adicionalmente, es esencial la participación de las instituciones del país que recibe el apoyo en los mecanismos de coordinación técnica, pero debe ser planeada antes de que tenga lugar. La típica crisis de liquidez a la mitad del periodo de instrumentación puede evitarse al enlazar los desembolsos de dinero con plazos y puntos de referencia específicos del ciclo electoral. Se debe estimular la participación de los grupos de interés mediante la solicitud para que sus miembros participen en un ejercicio común e incluyente de compartir información, por ejemplo a través de un mecanismo donde estén involucrados el organismo encargado de la organización de la elección, los partidos políticos y las organizaciones de la sociedad civil.

El componente de los programas de asistencia electoral más descuidado sigue siendo el monitoreo y evaluación. Esto se debe en parte a la dificultad para evaluar objetivamente el progreso en el corto plazo del proceso de democratización en el país que es objeto de un proyecto de asistencia. Aún así, el enfoque del ciclo electoral, comentado anteriormente, ofrece una plataforma para que las agencias de cooperación para el desarrollo sigan involucradas de forma continua a lo largo de este delicado proceso, donde se pueden dar avances importantes para mejorar la calidad de la siguiente etapa de la asistencia. Cada auditoría operativa, reporte de desempeño (tanto externos como por parte de los receptores de la asistencia), herramienta de evaluación y monitoreo de los resultados obtenidos, y reporte post-electoral por uno o más grupos de interés ayuda a que los programas de asistencia electoral sean más efectivos, al tiempo que promueven y ayudan la propia evaluación de los mismos.  Los programas de asistencia deberían adoptar un enfoque administrativo basado en resultados, cuyos indicadores sean acordados por las agencias de cooperación para el desarrollo, las instancias que brindan asistencia técnica y quienes la reciben. IDEA Internacional, el PNUD y la Comisión Europea se encuentran a la vanguardia de esta actividad y están comprometidos con la elaboración de una nueva metodología para la evaluación de la asistencia electoral, tomando como base los 12 principios señalados en la Declaración de París sobre la Eficacia de la Ayuda para el Desarrollo firmada en marzo de 2005.

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