El registro civil es una lista que contiene información básica de todos los ciudadanos (por ejemplo nombre, género, nacionalidad, edad, estado civil y dirección). El mantenimiento del registro civil es responsabilidad del Estado. La inclusión de los ciudadanos en el registro es obligatoria y se solicita a estos que reporten cualquier cambio de su información a los oficiales encargados de su mantenimiento y actualización (generalmente los ministerios del interior). Usualmente, los Estados que mantienen un registro civil lo utilizan como base para generar la lista de electores. Debido a esto, la inclusión de los ciudadanos en el registro civil asegura que se encuentren también en el registro electoral, siempre que cumplan con los requisitos  para votar.

El registro civil se basa casi siempre en un número nacional de identificación ciudadana; esto, por lo general, no sucede en una lista permanente de electores. Las cuestiones culturales parecen jugar un papel muy importante en la decisión de adoptar un número nacional de identificación ciudadana. El uso de este sistema de identificación nacional permite que la información de los ciudadanos se maneje de manera coherente e integral. Al parecer, el uso de un sólo número de identificación se relaciona fuertemente con el mantenimiento y actualización de la lista de los ciudadanos. Otras sociedades se oponen totalmente al uso de un número de identificación nacional y, frecuentemente,  ponen restricciones a la posibilidad de compartir números, como el  de seguridad social,  entre dependencias de gobierno,. Las sociedades que deciden en contra del uso de un número de identificación, por lo general tampoco eligen la conformación de un registro civil.

La experiencia danesa

El Ministerio del Interior de Dinamarca describe en los siguientes términos  la experiencia de vincular el registro civil nacional y la integración de la lista de electores:

“Para poder votar es requisito que los electores estén enlistados en el registro electoral (la lista de electores). El registro electoral está automatizado y se basa en la información disponible en el registro civil (administrado por el Ministerio del Interior), para lo cual las autoridades municipales transmiten permanentemente  información básica de carácter administrativo sobre los ciudadanos, incluyendo la adquisición de los derechos para votar, los cambios de domicilio y los decesos. De esta forma, la inclusión en el registro electoral y los cambios como el de domicilio tienen lugar automática y permanentemente. Así, el registro es actualizado de forma permanente y sólo las personas que viven en el extranjero… tienen que tomar la iniciativa. Estas personas tienen que enviar una solicitud para ser registrados en la municipalidad donde tenían su residencia permanente antes de salir al extranjero.

“Dieciocho días antes de la elección, se obtiene una copia impresa del registro electoral, actualizado. Los electores potenciales que vuelven al país después de esta fecha no pueden incluirse en el registro y,  por lo tanto,  no pueden votar. Las personas que cambian su residencia de un municipio a otro dentro de los dieciocho días previos a una elección general se mantienen registradas en el municipio inicial hasta después del día de la elección. Los cambios en el registro electoral derivados de 1)  migración, 2) decesos, 3)  declaraciones de incompetencia legal, y 4) pérdida u obtención de la ciudadanía danesa, que son reportados a las autoridades locales dentro de los dieciocho días previos a  la elección, son introducidos manualmente en la copia impresa del registro electoral.”[1]

El uso de un registro civil como en Dinamarca requiere una gran coordinación de esfuerzos. Los oficiales deben mantener tanto la información necesaria para las elecciones como las estadísticas esenciales que normalmente contiene un registro civil.

Generalmente, se solicita a los ciudadanos que informen a las autoridades del registro civil los cambios sobre su información básica dentro de un periodo de tiempo específico –pueden ser 30 días a partir de la fecha del cambio. Actualizar la información en el registro civil puede implicar algunos retrasos, tal y como sucede con el sistema de registro permanente. Después se efectúa la actualización de todos los listados basados en el registro civil, incluida la lista de electores.

El registro civil y el registro de electores

En algunos países o jurisdicciones con registro civil, como Suecia, los ciudadanos no necesitan hacer nada para registrarse en la lista de electores. La oficina local de impuestos mantiene actualizados los archivos sobre la elegibilidad para votar de los ciudadanos, y cualquier persona que aparece en el registro civil es automáticamente registrada para votar. En otros países, como Senegal, los ciudadanos deben solicitar su inclusión en la lista de electores, aún cuando el Estado mantenga el registro civil.

Cuando se integra una lista de electores por separado a partir del registro civil, la tarea puede llevarse a cabo en una fecha mucho más cercana al día de la elección. En virtud de que el registro civil provee información tal como la fecha de nacimiento, el género o el nombre, no se necesita recopilarla nuevamente para la lista de electores. Esto reduce considerablemente el tiempo de captura de la información e integración de la lista.

Desarrollar y mantener un registro civil es una tarea administrativa de gran magnitud, y probablemente costosa. El merito de este sistema es que una vez que la información de alta calidad está disponible para la población en su conjunto, puede ser utilizada para una gran variedad de propósitos sin costos financieros significativos para otras dependencias públicas. Por ejemplo, el uso del registro civil para desarrollar una lista de electores simplemente implica añadir los criterios de elegibilidad para votar en el registro y posteriormente transferir la información a la autoridad electoral. El papel de las autoridades electorales en este proceso se limita frecuentemente a examinar los errores y omisiones en la información del registro, y a la integración y revisión de la lista final que se utilizará el día de la elección. Con un registro civil actualizado, se puede integrar una lista de electores a un bajo costo adicional.