При перевозке избирательных урн с избирательных участков в центр подсчета голосов еще до самой транспортировки необходимо предпринять ряд серьезных мер безопасности. Эти меры позволят предупредить подлог и выявить предпринимаемые попытки подтасовок. Кроме того, такие меры контроля необходимы для поддержания прозрачности и целостности избирательного процесса, которые следует демонстрировать во время демократических выборов.
Руководители избирательных комиссий должны обеспечить соблюдение мер безопасности, а представителям партий / кандидатов / избираемых лиц нужно предоставлять всяческую возможность быть тому свидетелями.
Председатель комиссии должен удостовериться, что печать на избирательной урне в целости и ее серийный номер совпадает с номером, записанным при открытии избирательного участка. Следует также проверить и серийный номер печати, поставленной на отверстии избирательной урны после закрытия голосования. Ни одна избирательная урна не должна перевозиться в незапечатанном виде. Важно и полезно вести записи о серийных номерах печатей и давать представителям партий / кандидатов / избираемых лиц возможность вести такие же записи. Представители партий / кандидатов / избираемых лиц могут также выразить желание поставить свои собственные печати на избирательной урне или же просто подписать или поставить свои инициалы на те печати, что были поставлены избирательным органом.
Если политические партии (сторонники кандидатов, избираемых лиц) ставят свои печати, прежде всего, нужно выяснить поместятся ли используемые ими печати на избирательной урне и можно ли будет разместить на избирательных урнах все эти печати. Следует также определить формат и внешний вид печати, чтобы они не использовались в качестве рекламных этикеток. Следует также определить крепость печатей и укрепить их, ибо если это не будет сделано, печати могут сломаться, или упасть во время транспортировки, что вызовет нежелательные жалобы.
Контроль над процессом производства официальных печатей, используемых избирательным органом, должен давать адекватные гарантии невозможности подмены печати. Кроме того, печати должны быть достаточно крепкими, чтобы не сломаться во время транспортировки урн. Прежде чем заказывать и производить печать в большом количестве настоятельно рекомендуется провести ее надлежащее тестирование. Каждая печать должна иметь свой серийный номер.
Меры контроля должны быть оглашены и заранее известны всем участникам процесса, а также общественности, что послужит показателем прозрачности и надежности избирательного процесса. Однако в отношении точного дизайна материалов должна соблюдаться определенная тайна, во избежание незаконной их подделки и копирования. Например, при сообщении об использовании печатей не следует раскрывать точный дизайн, эмблемы (если таковая имеется) или иные особенности печати. Если обнаруживаются подделки, официальные печати должны быть легко отличимы от подложных. Если же печати на прибывшей урне взломаны, об этом следует составить отчет, который подписывают ответственные лица и представители политических партий / кандидатов / избираемых лиц.
