Aprendizaje del sistema

Los sistemas establecidos para poner en práctica los programas de educación al votante y de educación cívica son por lo general efímeros. Estos sistemas pueden tener como componente principal, un grupo de educadores, o incluso una o dos instituciones estables; no obstante, mucha gente y muchos recursos habrán sido movilizados por el bien del programa. Estas personas volverán a retomar sus otras responsabilidades y los recursos redistribuidos o simplemente se terminarán.

Si bien los programas educativos institucionalizados tienen, por definición, un sistema de aprendizaje del sistema incorporado, los programas más efímeros y de naturaleza más periódica requieren de procedimientos especiales para garantizar que en el momento de construir el siguiente programa, lo que se pierda sea verdaderamente muy poco. Debido a que es muy probable que la educación relacionada con las elecciones y otros eventos democráticos sea predominante dentro de los programas organizacionales o dentro de las campañas nacionales, el aspecto efímero de la educación cívica y de la educación al votante por lo general se mantiene dominante.

Conservación de registros

Muchos educadores están acostumbrados a llevar registros de los alumnos. También pueden conservar planes para las lecciones, portafolios para el aprendizaje, conjuntos de materiales y, ocasionalmente, perfiles de evaluación del personal. Los registros que se requieren para los programas educativos a favor de las elecciones y la democracia, deben permitirle a los planeadores ahorrar tiempo y esfuerzo al establecer un nuevo programa, al igual que ayudarles a entender el contexto dentro del cual operó el programa anterior, con el fin de facilitar los ajustes y las adaptaciones necesarias.

La organización o el personal responsable

Cuando existe una autoridad electoral o una institución oficial responsable de la educación cívica y de mantener los registros, el o los responsables saltan a la vista. Sin embargo, en muchos de los casos, no resulta tan obvio. Muchos de estos programas involucran un amplio rango de organizaciones locales e internacionales, las cuales pueden insistir en llevar sus propios registros. Éstas pueden no tener un protocolo para compartir sus registros. Por el otro lado, cualquier registro que consista de recursos compartidos puede haberse perdido. En los lugares en que se ha conservado un registro universal, gracias a que fue integrado por la organización creada para una tarea específica (por ejemplo, el que instrumenta el proyecto o el evaluador), éste desaparece dentro de una organización que no reconoce su existencia o importancia.

Métodos para archivar la información

Sin importar el método que se elija, el propósito principal de archivar la información es que pueda ser encontrada nuevamente. Distintos tipos de información puede ser archivada de diferentes formas, pero antes de establecer el sistema se deben considerar las necesidades de los futuros usuarios.

Fichas técnicas o bibliográficas. Las tarjetas, son organizadas en orden alfabético dentro de un conjunto de cajones o (si son lo suficientemente pequeñas) dentro de un marco como los Rolodex, los cuales son especialmente buenos para archivar detalles personales. Éstas son utilizadas por muchos profesionales que mantienen información de sus clientes, debido a que son fáciles de llenar, no ocupan mucho espacio y pueden ser encontradas y revisadas con facilidad. Ahora bien, éstas no pueden incluir mucha información y no son útiles para guardar documentos. Por lo general son utilizadas, junto con otros sistemas de archivo, como una forma de mantener un índice o un registro acumulativo de un sistema más amplio.

Sistemas de archivo. Se debe desarrollar un sistema de fácil acceso para archivar los documentos. El encargado de desarrollarlo debe entender que su principal propósito es facilitar la búsqueda de documentos. Con suerte, dicho entendimiento puede conducir a la creación de un sistema que permita el archivo de los documentos en orden de importancia y profundidad. Siempre debe enfrentarse el problema de la cantidad de espacio disponible para el archivo de los documentos. Quizá sea necesaria una limpieza y eliminación de algunos documentos, y por tanto, algunos protocolos deben crearse para la administración del archivo. Los sistemas de archivo pueden ir desde un conjunto de cajas para llenar los cajones, hasta microfichas y computadoras. Se debe tener mucho cuidado en que el sistema elegido no desgaste los materiales con el transcurso del tiempo. También es muy importante mantener copias de toda la información para que no se pierda nada de lo que se necesita.

Agendas de direcciones. Muchos documentos y recursos pueden resultar dispersos después del programa. Por ello, es muy útil mantener una pequeña libreta en orden alfabético que contenga la ubicación de todas las cosas para facilitar cualquier búsqueda. Dicha libreta enumerará las cosas de la siguiente forma: los hoteles se encontrarán bajo el título de hospedaje, los proveedores telefónicos, las agencias telefónicas, etc., se encontrarán bajo el título de comunicaciones. El objetivo de dicha libreta es concentrar toda la información que le permita a un programa encontrar los proveedores, recursos, consultores y empleados que cuentan con la experiencia anterior en elecciones requerida.

Archivadores y estantes. Parte de la información tendrá que ser mantenida dentro de un ambiente parecido a una biblioteca. En los lugares donde hay una biblioteca con ubicación central, ésta debe ser utilizada. Sin embargo, sin importar si ésta existe o si los recursos están dispersos, un sistema de índice y de catálogo debe permitir la ubicación de los documentos. Los sistemas con base en bibliotecas son especialmente útiles para guardar reportes y publicaciones. Éstas pueden ser extremadamente versátiles. El centro de recursos F. Clinton White de IFES puede preservar y poner a disposición materiales de audio y de video, parafernalia de las elecciones, estudios de caso y materiales de trabajo.

Sistemas de cómputo. Antes de computarizar cualquier sistema, debe haber una estrategia que permita el archivo, la indexación y la recuperación de información. Los sistemas computarizados, en su forma más simple pueden reemplazar los sistemas de tarjetas indexadas. Si los materiales pueden ser copiados con un escáner, los registros computarizados pueden incluir dibujos, sonidos, e incluso películas y videos. Un contacto personal puede ser añadido a una foto, a un discurso grabado o a un currículum vitae. Al igual que todos los otros sistemas, el computarizado es tan bueno como la información que almacene.

Todos los sistemas requieren unos parámetros claros:

• Quién es el responsable de registrar y de recolectar los materiales
• Qué formato se va a utilizar para mantener los registros
• Qué se va a guardar
• Dónde se van a guardar los registros
• Quién tendrá acceso a ellos
• Quién va conservar los registros

Detalles sobre el personal y los voluntarios

Una buena organización en los procedimientos para el registro de personal, sin importar que éste sea de medio tiempo, temporal o voluntario, facilitará el preservar los detalles del personal. Empero, dentro de la dinámica de unas elecciones, especialmente en las semanas anteriores a ésta, los voluntarios en particular, entrarán a formar parte de los programas por muy corto tiempo. Como consecuencia de esto, sus nombres y los detalles de contacto pueden perderse fácilmente.

Este es uno de los elementos disponibles más importantes dentro de un programa educativo, así como el que mayor inversión en tiempo y dinero ha recibido. Esta sección utiliza el término de "personal" y "voluntarios" para recordarles a los educadores que sus programas siempre involucran gente proveniente de distintos ambientes. Estas personas pueden ser empleadas directamente por la autoridad electoral o pueden ser remitidas a dicha autoridad por otra organización para una ocasión específica. Pueden ser trabajadores temporales o voluntarios con un salario mínimo o sin ninguna remuneración. También puede haber empleados de tiempo completo provenientes de otra organización, quienes participan en el programa por cuenta de dicha organización. Igualmente, pueden ser personas reclutadas por dicha organización a partir de una lista de opciones similares.

Cualquiera que sea su posición, es muy probable que estas personas hayan recibido un entrenamiento o que hayan tenido experiencia en el desarrollo de los materiales o conduciendo algunos aspectos del programa. También puede ser que dichas personas hayan trabajado en una oficina haciendo el trabajo preliminar o analizando los datos de la encuesta y la evaluación. Sin importar cuál sea el caso, éstas llevan consigo la sabiduría y la experiencia organizacional asociada normalmente con los sistemas, pero dichas personas tienden a dispersarse una vez finalizan las elecciones. Los programas educativos son aún más vulnerables que los partidos políticos en este aspecto, debido a que no hay ninguna expectativa confiable con relación a que la gente vaya a estar disponible la siguiente vez, a menos que se mantengan unos buenos registros y que la gente pueda ser localizada. Aún entonces, pueden no estar disponibles durante periodos largos de tiempo. Puede que sólo lo estén para transmitir su experiencia.

Resulta obvio que, cuanto mayor sea el número de gente que participe, y cuantas más veces se involucre a la gente en los programas educativos, hay más posibilidad de encontrar a las personas para futuros programas. Sin embargo, es probable que los países con escasos recursos hayan tenido mayor dificultad para encontrar y entrenar a las personas en todos los niveles. La escasez de personas entrenadas se verá exacerbada si no se llevan buenos registros de aquellos que han obtenido entrenamiento y experiencia.

Hay dos formas para garantizar que se mantengan los registros adecuados, y ambas deben ser utilizadas —las tarjetas indexadas y los certificados.

Tarjetas indexadas

En primer lugar, los educadores deben crear e insistir en el uso de un formato de registro o unas tarjetas para registrar y archivar los detalles personales de todo el personal, ya sean empleados o voluntarios. Este registro debe ser preparado cuando una persona empieza a trabajar, aún cuando no se sepa el tiempo que dicha persona va a ser empleada. Antes de que la persona se vaya, se debe actualizar el registro para que éste incluya la última información de contacto disponible.

Entre más grande sea la inversión en la persona, más importante será el conservar el contacto, por lo cual se debe tener mayor cuidado para que así sea. Sin embargo, un voluntario que entra para dirigir tres seminarios de alto nivel dentro de una elección puede resultar un recurso valioso y central para la próxima elección.

La siguiente información debe ser incluida en una tarjeta indexada, o dentro de una base de datos computarizada:

• nombre completo
• todos los detalles necesarios para el contacto (ver Interlocutores e intermediarios)
• información sobre el trabajo que realizó como miembro del personal
• una anotación de su supervisor acerca de su desempeño
• oportunidades de capacitación
• los certificados entregados (ver más abajo)

Debido a que las elecciones son cada cinco años, por ejemplo, es probable que la información para el contacto en estas tarjetas, no importa si están archivadas en computadoras o en archivos en orden alfabético, se desactualicen y se torne incorrecta. Las personas cambian de residencia; sin embargo, si el archivo ha incluido los antecedentes en organizaciones o la historia laboral de la persona esto puede facilitar la búsqueda de la nueva dirección.

Certificados

Una vez finalizado su trabajo, se puede hacer entrega de un certificado de desempeño a los miembros del personal. La clave es, entonces, que el individuo mantenga esta información. Debido a que mucha gente desempleada puede ser incorporada al programa, y debido a que pueden desear este empleo temporal, hay un gran beneficio si se mantiene una certificación personal de esta naturaleza.

De manera similar, se puede otorgar una certificación para todos los eventos de entrenamiento. Esta forma de registro tiene un valor adicional. Muchas de las personas que trabajan en la educación electoral o cívica no reciben la remuneración adecuada, y en ocasiones no reciben ninguna. La certificación actúa como un reconocimiento del trabajo que han hecho. Dicho certificado no debe ser confundido con un diploma de rendimiento u otro certificado con validez académica, a pesar de que la habilidad de los educadores para ofrecer dichos certificados para por lo menos algunos de sus entrenamientos es una gran ventaja. Los certificados deben ser vistos como un reconocimiento público que debe ser tenido en cuenta.

Por ende, cuando hay instituciones e individuos encargados de recordar y registrar cuidadosamente el trabajo hecho por un individuo en la campaña anterior, encontrar a la gente adecuada para trabajar en la próxima elección es una tarea más sencilla.

Los arreglos logísticos

Cada organización tiene una versión de la broma acerca de la jerarquía, en la que la secretaria resulta ser más importante que el jefe. Uno sugiere que el jefe piensa que él es un dios, pero la secretaria considera que ella controla a su jefe. Sin ella, él no sería capaz de salir por la puerta, y mucho menos ser un dios. Cuando se trata de conseguir que se hagan las cosas, las razones de esta pequeña broma pueden llegar a ser evidentes.

La información importante (tanto formal como informal) a menudo recae en los secretarios, empleados, o auxiliares, que también preparan los itinerarios, las minutas de las reuniones, y los informes de las decisiones. Lamentablemente, en la empresa de la educación electoral, hay una buena probabilidad de que estas personas no estarán cerca para preguntarles cuando algo se necesite. Con toda probabilidad, habrán cambiado de trabajo, junto con su director o comisionado, hacia otras empresas. Si organización educativa fue una muy temporal, el conocimiento normalmente concentrado en una o dos personas clave puede haberse dispersado y, a continuación, se puede haber perdido cuando las personas partieron.

Por lo tanto, registros bien escritos y recuperables deben estar disponibles, permitiendo a las personas que se incorporan al programa por primera vez, o que vuelven después de otro puesto de trabajo, se familiaricen de forma rápida y sencilla. Incluso cuando hay un grupo que se ha mantenido, para que esas personas puedan comunicarse diligentemente con una organización de rápido crecimiento, es esencial un libro sobre la logística y los procedimientos de administración.

Este libro debería incluir una amplia gama de información, de preferencia integrada de manera que se puede encontrar fácilmente. Los libros indexados de los secretarios sobre "dónde está algo", o sus listas ordenadas alfabéticamente, son útiles. Los documentos reunidos en una forma que se puedan buscar por palabra clave también pueden ser utilizados. Como sea que este registro sea hecho, deben tenerse en cuenta el usuario y sus necesidades.

Proveedores de bienes y servicios

Los bienes y servicios pueden variar desde lo más básico (qué agencias inmobiliarias proporcionan bienes en arrendamiento) a lo muy técnico (quién proporciona las estadísticas demográficas de diversas estaciones de radio). La lista puede incluir proveedores preferidos de sistemas de telefonía, servicios legales o de notario y las instituciones educativas, así como el nombre del local de comida rápida y otros recursos necesarios del día a día.

Dichas listas incluyen no sólo la información formal, sino también los nombres de los contactos que de hecho atienden el negocio. También pueden incluir notas acerca de la relación comercial que existía anteriormente y de los mecanismos especiales que se hubieran puesto en práctica para servicios especiales o reducciones de costos.

Este es el tipo de información que no es apreciada en las grandes organizaciones que son más estables y que puede ser recopilada por las autoridades electorales permanentes. Sin embargo, es sorprendente cómo a menudo incluso en esas instituciones, este conocimiento es personalizado y sólo existe mientras algunos funcionarios clave permanecen en su puesto. Esto no puede ser garantizado en los programas de educación, y es un problema particular en las organizaciones no gubernamentales que tienen más probabilidades de estar estrechamente asociados con esos esfuerzos educativos.

La red de la sociedad civil

Una segunda área de conservación de registros es la que se refiere a disponer de los detalles de todas las organizaciones de la sociedad civil que han prestado apoyo al programa educativo. En este caso, las listas deberían ser computarizadas, si es posible, a fin de que puedan mantener una gama de información acerca de cada organización y ser fácilmente actualizadas. En particular, los educadores deberían asentar los detalles, incluidos los de contacto personal, de todos aquellos que participaron en coaliciones y consorcios. El personal de las ONG puede seguido un camino distinto, y puede ser necesario involucrar a las personas, así como la organización anterior.

¿Quién lo tiene?

Debido a la probable dispersión del personal y los recursos, especialmente de los materiales preparados para programas anteriores, debe haber un registro a prueba de fallas acerca de dónde encontrar esos recursos y cuál puede ser la mejor manera. Esta lista puede incluir información acerca de los derechos de autor y otras bibliotecas, de los institutos de investigación y los investigadores individuales.

¿Cómo podemos hacer las cosas?

Durante los programas educativos, se establecen procedimientos que protegen los activos, aseguran la responsabilidad fiscal y las prácticas de empleo justo, reducen los gastos, y mejoran la eficacia del personal. Estos procedimientos deben ponerse por escrito y ser puestos a disposición de las personas antes de que fallen en el procedimiento, o de tener que pasar por la curva de aprendizaje que dio lugar al procedimiento establecido en primer lugar. Debido a que muchos de estos procedimientos tienen implicaciones legales o financieras, deben ser escritos de tal manera que no pueden ser malinterpretados. Están diseñados para hacer la vida de las personas más fácil, así que tienen que ser accesibles y sencillos en lugar de complicados y confidenciales.

Documentación sobre las lecciones aprendidas

Si los educadores han conducido las evaluaciones del programa necesarias y han desempeñado sus propias actividades de información, obtendrán un conjunto de reportes y documentos sustanciales con las recomendaciones pertinentes. (ver Preparación de reportes).

Aún cuando éstos han sido preparados de acuerdo con los mejores estándares posibles, contendrán mucha información que no tendrá ninguna utilidad en los siguientes programas, que por necesidad empiezan a partir de una base distinta a la que ha sido evaluada. Adicionalmente, aquellos reunidos para establecer el siguiente programa —inmediatamente después del programa anterior o unos años después— pueden no tener tiempo para leer toda la documentación. Un documento, corto y conciso, listando todas las lecciones aprendidas puede ser preparado en muy corto tiempo. Esta pequeña guía puede ser la primera orientación para todos los futuros equipos educativos.

¿Cómo hacerlo?

Por ende, será muy útil conducir un ejercicio de clausura después de la presentación de cualquier reporte al cual asista un gran número de participantes del programa. Este incluirá al equipo de educadores, representantes de la autoridad electoral, y posibles representantes o miembros de organizaciones de interés público que representen los intereses de la ciudadanía en su totalidad. Dicho ejercicio incluirá presentaciones de varios reportes, si hay más de uno, y contemplará varias recomendaciones hechas para desarrollar un documento mucho más corto que liste un conjunto de afirmaciones que puedan ser utilizadas por los planeadores de los programas educativos futuros.

Dicha lista debe consistir de afirmaciones agrupadas bajo el lema de "lecciones aprendidas" o "principios para ser adoptados en los programas futuros". Las afirmaciones serán una combinación de las distintas recomendaciones válidas para un programa educativo, que serán agrupadas y categorizadas bajo una serie de distintos temas tales como: planeación, administración e instrumentación.

Dos ventajas clave

Autoría de las lecciones aprendidas. Los futuros programas deben partir de la creencia en que existe una aceptación general de los cambios y las innovaciones, o de cualquier alteración en las funciones y las responsabilidades de las oficinas y las organizaciones específicas. Dicha confianza es esencial si los programas han de ser desarrollados rápidamente, y se construye a partir del desarrollo del conjunto de declaraciones sobre el aprendizaje y del hecho de que han sido creadas por un grupo de gente y no sólo por un educador o por un evaluador.

Enunciados sobre planeación resumidos y comprensibles. Tal escrito es un inevitable resumen de una serie de recomendaciones. Es en esa calidad que los grupos de educadores que preparan futuros programas pueden consultarlo. Puede hacer las veces de información básica para quienes desarrollen encuestas, establezcan grupos de enfoque o hagan investigación de campo, y puede ser enviado a los productores de materiales por fax o correo electrónico, cosa que no sería posible con un reporte completo. De hecho, si se prepara con cuidado y está apropiadamente documentado, a diferencia de las recomendaciones que suelen desprenderse de los reportes, es mucho más probable que sea instrumentado.

Conservación de la documentación

Sin embargo, todo esto puede perderse si no se guarda la documentación. En general, parece ser más fácil guardar libros en vez de un pequeño documento de un par de páginas de papel.  Es muy posible que la declaración de “mejores prácticas y lecciones aprendidas” se transforme en un libro (oscureciendo su verdadero propósito) o de que sea dejado de lado para favor los reportes más voluminosos de los cuales fueron extraídos.

La mejor manera de asegurar su conservación es incluirlo como un prefacio o resumen ejecutivo en los reportes de proyecto; o si esto no es posible, que se haga referencia a éste y que se incluya como un apéndice. En algunos casos, una colección de todos los reportes pueden archivarse como un solo documento empastado o en una caja de archivo, y luego ese documento reducido puede ser incluido, preferiblemente, como el primero dentro del conjunto de documentos.

Preparación de reportes

La discusión sobre la naturaleza del reporte final del programa, su formato, su audiencia, el contenido general y las personas responsables de su preparación, debe hacerse preferiblemente durante la fase preliminar de planeación del programa. Los educadores son responsables ante su organización, la autoridad electoral, los donantes y patrocinadores, y el público en general de reportar el programa una vez éste haya finalizado.

Existen varios ejemplos de legislación electoral que imponen determinados límites de tiempo para la preparación de los reportes posteriores a la elección. Dichos límites también se aplicarán a los programas educativos que hayan sido patrocinados por la autoridad electoral u organizados en su nombre.

Una vez que ha concluido, es demasiado tarde

El peor momento para contemplar la realización del reporte es una vez que se ha finalizado el programa educativo. Para entonces, la motivación para hacerlo será muy poca, la información requerida no siempre estará disponible y los comentarios requeridos de parte del personal son ya imposibles de captar, puesto que éstos ya se han marchado. Adicionalmente, a pesar de que los conductores de los programas cara a cara o involucrados en la publicidad pueden haber incorporado sistemas de reacción y evaluación, la relación entre esos resultados y el reporte final puede resultar confusa. Mucha información tendría que ser procesada, de la cual sólo una pequeña parte es relevante para el reporte final, lo que requeriría de tiempo y energía adicional.

Prepararse para el reporte

Tras haber establecido oportunamente la necesidad de un reporte, se destinará el personal necesario para prepararlo y empezará a definir las áreas requeridas para la recolección de la información imprescindible para los reportes. Éstos también empezarán a discutir con aquellos a quienes irá dirigido el reporte, acerca de sus expectativas con relación al mismo y a la forma como éste será utilizado y se hará público.

El propósito del reporte tendrá que ser muy claro desde el principio. Por ejemplo, puede ser la historia del programa, un diario día a día, una visión general de los aspectos más importantes o una opinión de alguien externo. En algunos casos, puede haber cierta inclinación para dejar el reporte en manos de aquellos que realizan evaluaciones externas, pero el mejor de los escenarios sería aquel en que dichos evaluadores tengan un reporte interno como parte de su documentación.

Para cumplir con los propósitos del aprendizaje del sistema, los reportes deben ser lo suficientemente anecdóticos y descriptivos como para permitir a los futuros educadores entender el contexto dentro del cual se llevó a cabo el programa, y para ofrecer la información vivencial necesaria, cuyo análisis sirva para el desarrollo de las lecciones generales.

El tipo de reporte

Existen un gran número de reportes aceptables que hacen que la reseña del programa sea considerada como un ejercicio educativo y de comunicación. Dichos reportes hacen uso de un gran número de voces que aportan distintas perspectivas acerca del programa, citas y reflexiones de los participantes, educadores locales, planeadores y administradores. El reporte resumido permite a los lectores reflexionar sobre el programa y sirve como una especie de registro público.

Los reportes no necesitan ser escritos en su totalidad. Existen formas alternativas para mantener un registro, como por ejemplo, la narrativa. Estas alternativas tienen la ventaja de capturar las emociones y la parte humana del programa, haciéndole llegar estos sentimientos al público en formas tal vez más persuasivas y comprensibles.

Los documentales fotográficos, producciones de audio y video, así como la publicación de revistas especiales, ofrecen un registro que puede ser utilizado junto con la narrativa más técnica requerida por un estatuto o por un acuerdo hecho con quien financia.

Los reportes deben incluir al menos los siguientes aspectos del programa:

• El contexto dentro del cual el programa fue diseñado e instrumentado (ver Evaluación del contexto)
• Las estrategias adoptadas (ver Desarrollo de la estrategia educativa)
• El propósito y los objetivos del programa (ver Objetivos educativos)
• El grupo, o grupos, a que está dirigido el programa
• La forma en que el programa fue instrumentado (ver Instrumentación)
• El impacto del programa y el grado en que cumplió sus objetivos (ver Medición de impactos - Evaluación agregada)
• Los resultados no intencionales (ver La importancia de una planeación previa)
• Las lecciones aprendidas para los futuros programas (ver Documentación sobre las lecciones aprendidas)
• El financiamiento, con total transparencia
• La recolección y archivo de los registros (ver Conservación de registros)

Los reportes que son preparados después del evento, y que han sido retrasados a raíz de la falta de personal, información o acceso a las partes involucradas, pueden ser útiles para preservar un registro del evento, pero es poco probable que vayan a tener el impacto formativo de los reportes hechos de manera más expedita. Se puede argumentar que dichos reportes poseen el beneficio de ser retrospectivos, cuando la verdad es que se convierten, por lo general, en ejercicios académicos con todas las desventajas que ellos presentan.

La elaboración de estos reportes se hace con base en registros contemporáneos: actas, periódicos, publicaciones mensuales o trimestrales, reportes quincenales, mensuales, semanales o diarios. Si éstos no han sido preparados, se corre el riesgo de perder incluso aquellos reportes diferidos. Entre más se retrase, más difícil será llevar un registro preciso.

Acceso público y transparencia

Sin importar la idea que se tenga acerca del reporte —aún cuando éste sea un compendio de distintos reportes— es muy importante que los referentes a programas educativos estén disponibles para todos los involucrados. La discusión sobre la divulgación debe ser llevada a cabo al mismo tiempo que la planeación del reporte, para que se pueda establecer un compromiso que no sea quebrantado por temor el contenido del reporte.

Si se tiene la creencia de que los reportes incluyen asuntos confidenciales que no pueden ser de conocimiento público, los educadores tienen una serie de opciones abiertas para manejar estos casos. Se puede preparar un reporte público junto con un documento que incluya la información confidencial para ser entregado a los involucrados principales. El reporte puede ser dividido en un reporte altamente técnico y otro anecdótico que esté disponible para todo el mundo. De otro lado, el reporte también puede llevar una fecha para la cual deba hacerse disponible, antes de la cual pueda ser considerado confidencial. Finalmente, los principales involucrados, es decir, aquellos para quienes fue hecho el reporte, pueden elegir divulgarlo sin su respaldo o con una aclaración como apéndice.

Lo anterior es una lista de los compromisos que, por lo menos, permiten que el público tenga acceso a los reportes que son, ante todo, de interés general y sobre el público en cuestión. Con suerte, dichos compromisos pueden no ser necesarios. Empero, al final, son mejores que las prohibiciones directas de los reportes, que ocasionalmente ocurren cuando los reportes contienen información crítica. La palabra "crítica", por sí misma, reúne el significado que hace de ésta una opción infortunada. Estos reportes, a la larga, suelen ofrecer las lecciones más importantes para el público en general y para la mayoría de educadores.

Archivo y protección de materiales

Al igual que en todas las esferas de la actividad institucional, los procesos de educación al votante generan grandes cantidades de documentos, desde información publicada hasta actas de las reuniones, correspondencia escrita y directorios computarizados. Sin embargo, es esencial mantener un registro documental apropiado de dichos procesos. Este registro debe:

• apoyar la memoria institucional de la organización,
• permitirle a la organización rendir cuentas,
• ayudar a garantizar que las lecciones aprendidas sean transmitidas apropiadamente,
• garantizar que los proyectos futuros no empiecen de la nada,
• contribuir a la memoria social general.

El término "registro documental apropiado" se utiliza deliberadamente. Claramente, ninguna organización puede mantener todos los documentos que genera, ni tampoco querrá relegar el material realmente valioso dentro de una avalancha de material efímero. La administración de la información es un campo bastante amplio, que incluye un extenso rango de procesos corporativos y de elementos tecnológicos.

Sin embargo, los requisitos fundamentales para el éxito pueden ser resumidos de la siguiente forma:

Primero, hay que adoptar una política flexible que se pueda instrumentar sin incurrir en muchos costos para la administración de la información. Asignarles a los trabajadores responsabilidades específicas para la administración de los recursos informativos. La documentación debe ser administrada en términos de sistemas que faciliten la clasificación, la búsqueda y la preservación. Esto es especialmente importante dentro de la esfera de los registros electrónicos (computadoras). Adoptar políticas en torno a los temas relacionados con el tratamiento del correo electrónico, aquello que conforma los registros institucionales (frente a los registros personales), los directorios compartidos, y los procedimientos de clasificación e identificación. Se deben establecer parámetros precisos sobre dónde se mantiene la información y quién tiene acceso a ella; claridad respecto a lo que debe ser guardado durante un corto periodo y lo que debe ser guardado indefinidamente. De hecho, la política puede determinar que los registros del personal sean mantenidos durante tres años luego de la terminación del servicio, pero que se mantengan dos copias de toda la información publicada relacionada con el reporte.

Resulta imperativo que la documentación que se vaya a preservar sea administrada sistemáticamente. Lo ideal es que se establezca un archivo institucional que sea administrado internamente o a través de un acuerdo con una institución especializada en archivos. Por lo general, las organizaciones son gobernadas en este aspecto por una legislación pública para los archivos. Por supuesto que la organización debe estar acorde con toda la legislación que tenga implicaciones para la administración de la documentación, y la relativa a los archivos es sólo una categoría. Es muy probable que también exista una legislación para los derechos de autor, para el depósito legal, leyes de impuestos y otra legislación para gobernar la documentación financiera, la libertad de información y la protección de la privacidad.

Desarrollo de continuidad

La educación es una tarea que avanza gracias a la innovación y el cambio. Debido a que tanto los educandos como el contexto cambian de un evento a otro, y a que la educación exitosa debe, por definición, dar como resultado el cambio, cuando menos en un alumno, hay una tendencia entre los educadores a subestimar la necesidad de desarrollar una continuidad de un programa a otro.

La constante falta de recursos

Uno de los problemas consecuentes de lo antes mencionado es la falta de practicantes en el campo de la educación a los adultos con habilidades para apoyar las elecciones libres y la democracia. Adicionalmente, sólo una limitada cantidad de lecciones aprendidas y de material son transferidos de una elección a otra. Resulta sorprendente la forma como un solo material, por simple que sea, cuando es registrado puede formar parte de distintos programas alrededor del mundo. Aunque esto puede ser resultado de la eficacia de una pieza de material específico, parece estar más relacionado con la falta de información y de materiales en circulación.

Aquellas autoridades electorales que han sido capaces de desarrollar una continuidad, es porque han podido llevar a cabo programas completos, que siguen el ciclo de la identificación de las necesidades, el desarrollo de los objetivos y de la estrategia de educación, la instrumentación, la evaluación y la reformulación necesaria para establecer un currículum educativo igualmente continuo. Otras autoridades se ven forzadas a apoyarse una y otra vez en el apoyo técnico y la experiencia externos.

La documentación es mejor que nada

La continuidad se logra, por un lado con una buena base  documental, y por otro, a través del acceso a un grupo de gente con la experiencia necesaria. Empero, existe un nivel de continuidad que únicamente puede ser alcanzada cuando una institución u organización se mantiene entre programas, y evoluciona y se fortalece al aprovechar sus propias experiencias y convertirlas en lecciones para el futuro.

Establecer instituciones responsables

Para que esto sea un hecho, los países deben responsabilizar a la autoridad electoral o a otro cuerpo estatuario para que se encargue de la conducción de los programas educativos como soporte de las elecciones y la democracia. Rusia, Ucrania y México son ejemplos de autoridades electorales permanentes a las que legalmente se les confiere la obligación de realizar tales programas. Dicho organismo puede contar con poco personal, sin embargo, el sólo hecho de tenerlo significará que se le puede delegar el mantenimiento de los registros sin temor a perder la experiencia del programa. Los educadores deben centrar su atención en el establecimiento de dicho organismo con el apoyo del Estado, sin importar la fuerza de la sociedad civil —a menos que se pueda confiar en que la sociedad civil será capaz de sostener dichos organismos— cada vez que puedan levantar sus ojos de aquellas tareas que les resultan más apremiantes.¹

Notas:

¹ Algunas sociedades pueden optar por el establecimiento de mecanismos de financiamiento que permitan a las organizaciones de la sociedad civil que promueven la democracia, el obtener fondos del Estado sin una indebida supervisión por parte del mismo; otras sociedades pueden crear organizaciones estatutarias o dar esas funciones a las autoridades electorales o a otras agencias del Estado. Independientemente de la forma elegida, es esencial mantener la separación entre la promoción de la democracia y de un estado democrático, de la promoción de un gobierno en función.