Подготовка, связанная с транспортировкой избирательной урны, представляет собой очень важный процесс, особенно если подсчет осуществляется в центре подсчета голосов. При перевозке избирательных урн с избирательного участка в центр подсчета голосов, еще до самой транспортировки, необходимо предусмотреть ряд серьезных контрольных мер безопасности таких, как проверка серийных номеров печатей на избирательной урне и в отверстии. Кроме того, избирательные урны должны сопровождаться с момента отправления с избирательного участка до прибытия в центре подсчета голосов.
Избирательные урны никогда не должны оставаться без присмотра. Опасность махинаций с содержимым избирательной урны во время транспортировки можно избежать с помощью определенных процедур, при этом меры для сохранения содержимого избирательной урны в неприкосновенности должны соблюдаться, также необходимо обеспечивать их соблюдение.
В идеале избирательные урны и прилагаемые материалы должны сопровождаться членами избирательной комиссии, а также двумя или несколькими представителями партий в одной автомашине. Эта мера принимается для предотвращения подлога и дать возможность с легкостью выявить все предпринятые попытки фальсификаций. Эти меры контроля должны быть переданы огласке и заранее сообщены всем участникам процесса, включая и саму общественность, что будет служить показателем прозрачности процесса. Контроль за передвижением «реальных» избирательных урн необходим для сохранения целостности всего процесса демократических выборов.
Выбор транспортного средства, либо частного, либо общественного (принадлежащего вооруженным силам или полиции) следует сделать еще до выборов с учетом таких факторов, как надежность, скорость, охват территории, возможность возникновения непредвиденных обстоятельств и т.д. Выбор способов транспортировки наряду с ее организацией являются ключевыми факторами, определяющими успех операции. Если транспортировка выполняется неправильно и без должной надежности, доверие ко всему избирательному процессу может быть подорвано.
При закрытии избирательных участков отверстие в избирательной урне следует запечатать с тем, чтобы дополнительные бюллетени не могли быть сброшены во время транспортировки. Серийные номера использованных официальных печатей должны быть внесены в соответствующие книги голосования и/или дорожные листы (см. в разделе «Движение избирательной урны – Босния». Затем представитель избирательной комиссии подсчитывает количество использованных бюллетеней путем пересчета оставшихся от них корешков (при этом избирательная урна остается запечатанной), а также неиспользованных и испорченных бюллетеней. Полученная общая сумма должна сходиться с числом бюллетеней, полученных при открытии избирательного участка. Если обнаруживаются какие-либо расхождения, представителю избирательной комиссии следует пересчитать бюллетени, пока не обнаружатся недостающие или внести соответствующие изменения и дополнения в бланки (бланк отчета по избирательным бюллетеням, транспортную накладную, книгу голосования), в свидетельство о существующем расхождении.
Все заполненные бланки помещают в конверты, запечатывают и прилагают к избирательной урне. Представители политических партий / кандидатов / избираемых лиц могут скрепить своими подписями печати, используемые представителем избирательной комиссии, или могут использовать свои собственные печати. После этого избирательная урна готова к транспортировке в центр подсчета голосов.
Транспортную накладную необходимо заполнить в нескольких экземплярах и передать уполномоченным лицам. По одному экземпляру должны получить представитель избирательной комиссии, представители политических партий / кандидатов / избираемых лиц, лицо, отвечающее за прием избирательных урн в центре подсчета голосов, избирательный орган и лицо, отвечающее за избирательные урны во время транспортировки.
