كما في حالة الشراء، فإن مراقبة المخزون من اللوازم
غير المستخدمة، يجري وفقا للوائح الحكومية العامة، وتختلف الدول فيما بينها
اختلافا كبيرا في هذا المجال. في اسبانيا
مثلا يتم إجراء جرد لكل اللوازم التي استخدمت ولم تستخدم بعد الانتخابات. وتكلف السلطات
البلدية المحلية بإجراء جرد المواد الانتخابية وتخزينها. ويتم تقديم هذه المعلومات
إلى المندوب المحلي أو الإقليمي للحكومة الوطنية، والذي يقوم بدوره بتوحيد قوائم
الجرد على مستوى المحافظات، وتقديم تقرير إلى وزارة الداخلية. ولا توجد أي تكاليف
خاصة أو غير متوقعة في هذا النشاط غير التكاليف التشغيلية الحالية من مختلف
الإدارات المعنية. ويتم تخزين اللوازم التي يمكن استخدامها في مباني البلدية. ويتم
التخلص من اللوازم غير المستخدمة وهي المواد الورقية في الغالب، أو يعاد تدويرها
على الصعيد المحلي.
ويتطلب مراقبة
المخزون في أستراليا إدراج الترتيبات اللازمة لتخزين اللوازم غير المستخدمة
في العقد عندما يتم شراء أوراق الاقتراع. ويعامل هذا كجرد للجنة الانتخابية الاسترالية،
ويتم ذكر التكلفة في الميزانية العمومية. ويتم معالجة كل ذلك إلكترونيا.
وفي كندا،
يتم تعقب المواد واللوازم الانتخابية باستخدام "نظام إدارة الإمدادات"، وهو
برنامج وضع محليا، يستخدم حساب متوسط التكلفة الشهرية لتقدير قيمة اللوازم غير
المستخدمة. وفي السويد، يجري جرد اللوازم غير المستخدمة بعد كل انتخابات، والمواد
غير مستخدمة التي لا تحتوي على كتابة، مثل مغلفات التصويت، التي يمكن استخدامها في
الانتخابات المقبلة. وتحتفظ الإدارة الانتخابية المركزية دائما في المخزون قدرا
معينا من مغلفات التصويت والورق المستخدم في طباعة أوراق الاقتراع. ويعتبر هذا
المخزون كاحتياطي. وتقوم إدارة الانتخابات المحلية بالاحتفاظ بالمواد المستخدمة في
مراكز الاقتراع، مثل صناديق وغرف الاقتراع. وتصنع هذه عادة من مواد قوية طويلة
الأمد، ولا تحتاج إلى استبدالها في أغلب الأحيان، وهذا هو السبب في أنها تشكل تكلفة
منخفضة جدا ونادرة في ميزانية الإدارة الانتخابية.
في غواتيمالا تقوم اللجان الانتخابية الفرعية بإجراء جرد
اللوازم المستخدمة وغير المستخدمة، مع التركيز بصفة خاصة على المواد طويلة الأمد
مثل الشاشات وصناديق الاقتراع، والتي يتم تخزينها للانتخابات المقبلة. وتحتفظ السلطات
الوطنية الانتخابية بسجل لجميع قوائم الجرد. ويتم في كمبوديا جرد جميع اللوازم غير
المستعملة والمخزنة في المستودعات المركزية. ويتم في كل عام، تأسيس لجنة للجرد، وتقوم
بتأدية مهمتها في جميع الإدارات التابعة للجنة الانتخابات الوطنية. وبالإضافة إلى
ذلك، تتلقى إدارة العمليات تقارير شهرية عن حركة الإمدادات والمواد من وإلى المستودع.
وقد أظهرت التطورات
في أفغانستان في عام 2004 بعض الشكوك والصعوبات التي يمكن أن تنشأ من
النظام الانتخابي نفسه. وتتطلب الصيغة الانتخابية لرئاسة الجمهورية جولة إعادة بين
اثنين من كبار المرشحين إذا لم يحصل أي مرشح على 50 في المئة زائد صوت واحد في
الجولة الأولى. وعند التخطيط لهذا الاحتمال (والذي كان في نهاية المطاف ليس ضروريا، لأن حامد كرزاي
حصل على أكثر من 50 في المئة في الجولة الأولى)، كان على الأمانة العامة
الانتخابية شراء كميات كبيرة من السلع يوم الاقتراع، مثل أكياس ضد التلاعب،
والأختام والحبر الذي لا يمحى. ويتم تخزين هذه المواد غير المستخدمة الآن في
مستودع تم اقتراضه من اليونيسيف في كابول. وتحاول الآن الهيئة المشتركة لإدارة الانتخابات
والأمانة التابعة لها تحديد مكان وكيفية تخزين صناديق الاقتراع وغيرها من مواد
الاقتراع. وتعتمد الهيئة المشتركة لإدارة الانتخابات بشكل كامل على نظام جرد الأمم المتحدة، ولم تضع بعد سياسة وإجراءات
خاصة بها.
