يتطلب تنظيم الإنتخابات من الهيئة الإدارية للإنتخابات ضرورة البقاء على
إتصال وتواصل مع الأحزاب السياسية من خلال هياكلها التنظيمية، ومرشحيها، ووكلائها،
والمتطوعين للأحزاب الآخرين. وتلعب الهيئة دوراً حيوياً في ضمان نزاهة العملية
الإنتخابية ، ولكنه يتعين التذكر أن الأحزاب السياسية تؤدي أيضاً دوراً مماثلاُ في
ضمان عدالة ونزاهة العملية الانتخابية وتوليد الثقة في النظام الإنتخابي من خلال
تقيدها بالقوانين، وقبولها بنتائج الإنتخابات بصفة خاصة. ويتعين على إدارة
الإنتخابات أن تضع عملية إنتخابية تظل فيها على تواصل دائم مع الأحزاب السياسية.
وخلال الأوقات خارج فترات الإنتخابات، يمكن إجراء الإتصالات بواسطة الرسائل
البريدية، والمذكرات الإيجازية، والرسائل الإخبارية، أو التعاميم المعززة بلقاءات فصلية.
وعند الدعوة للإنتخابات، فإنه يتعين دعوة ممثلي الأحزاب لحضور ندوة شرح
وإيجاز يتم خلالها مناقشة مثل الأمور التالية:
·
برنامج الإنتخابات
·
تخصيص أوقات البث الإعلامي
·
برامج المراقبة الإعلامية
·
تحديد أماكن الإقتراع
·
ترتيبات التجمعات الحزبية
·
عملية الترشيح
·
ترتيبات يوم الإنتخابات
·
طريقة فرز وعد الأصوات.
كما أن عقد إتفاق بين الأحزاب السياسية بشأن الموافقة على أي مدونة سلوك
معينة، أو الإتفاق على التقيد بالقوانين، في حالة عدم توفر مدونة سلوك، يعتبر
وسيلة مفيدة لهيئة إدارة الانتخابات لإظهار إلتزام عام لعقد إنتخابات عادلة
ونزيهة. وسواء لعبت الأحزاب السياسية أم لم تلعب أي دور في أي جانب من جوانب تنفيذ
الإنتخابات، فإن ثمة نقاش كبير بشأن ضرورة عقد إجتماعات أسبوعية أو دورية على جميع
الأصعدة والمستويات بين إداريي الإنتخابات من جهة، وبين ممثلي الأحزاب والمرشحين
المستقلين، من جهة ثانية، وذلك من أجل التأكد من أن الأحزاب والمرشحين لديهم فهم
واضح وإستيعات كامل للعملية الإنتخابية وأنهم
راضون بصورة عامة عن العملية بمجملها. ويصبح هذا الامر
ضرورياً بصفة خاصة عند إتخاذ قرارات في آخر اللحظات (مثل، إضافة مراكز إقتراع
أخرى، تعديل قوائم الناخبين، أو مراجعة ترسيم الحدود). وتعمل هذه الإجتماعات على
إتاحة الفرص للأحزاب لإبداء ملاحظاتها وأي إقتراحات قد تكون لديها.
كما يساعد ذلك في معالجة الأوضاع قبل تفاقمها لتصبح قضايا كبيرة ولتطوير
حساسية وفهم مشترك بين الأحزاب وموظفي الإنتخابات الرسميين.
كما يمكن توفير لجنة "إرشادية" أو
"إستشارية" في القانون
الإنتخابي. وقد يشترط في مثل تلك اللجان تأسيس مجموعات تشتمل على ممثل واحد أو
أكثر من ممثل، من كل حزب أو مرشح مستقل، ويتطلب الأمر عقد إجتماعات دورية منتظمة
مع الهيئة الإنتخابية أو مع لجنة فرعية معينة لذلك الغرض، وإعطاء الممثلين
المشاركين في اللجنة بعض الحقوق (مثل حق تفحص الوثائق).
