Sécurité dans l’inscription électorale
En général, l’inscription des électeurs demande un niveau relativement élevé de sécurité. Il existe souvent des mesures de contrôle visant l’utilisation de la liste électorale, et son utilisation abusive constitue une infraction punissable. Souvent, l’utilisation du registre électoral, et de la liste électorale sur laquelle il est fondé, est réservée à l’autorité électorale et, par l’intermédiaire de celle-ci, aux partis politiques. Toutefois, les partis, les candidats et leurs travailleurs, qui ont habituellement un accès restreint à la liste, en reçoivent souvent quelques exemplaires, ont le droit de l’utiliser à peu près seulement pour la campagne électorale et, en général, ne sont pas autorisés à la distribuer. Des mesures encore plus strictes sont imposées pour contrôler l’utilisation de la liste des électeurs « silencieux », qui n’est pas mise à la disposition du public pour examen et n’est pas non plus distribuée aux partis pour les activités de campagne.
L’option de l'externalisation
Malgré ces restrictions de sécurité, il n'est pas indispensable que tous les travaux liés à la liste électorale soient effectués par les employés de l’autorité électorale. Certaines tâches peuvent être externalisées, selon des normes acceptables, à d’autres organismes gouvernementaux ou du secteur privé. Toutefois, les contrats ou les accords avec l'organisme ou l'institution concernés devraient inclure une clause de confidentialité, afin de protéger les informations et les données personnelles. En voici quelques exemples :
- Informatisation. L’autorité électorale achète le matériel informatique de base qui servira à l’inscription des électeurs, mais le logiciel requis pour générer une liste électorale peut être développé en contractant un développeur de logiciels. Un entrepreneur peut aussi être chargé de la maintenance des systèmes. Dans un pays utilisant une liste périodique, l’inscription des électeurs n’occupe qu’une petite portion du cycle électoral. Il serait inefficace et coûteux pour l’autorité électorale de conserver à son service en tout temps tous les employés requis pour la maintenance du système informatique. En fait, le système informatique lui-même connaîtrait probablement une grande expansion immédiatement avant le début de l’inscription et serait probablement fermé très vite après la fin de l’inscription. Il y aurait un point d’activité similaire pour les réseaux informatiques nécessaires pour la liaison des centres ou des bureaux d’enregistrement des électeurs avec le bureau central de l’organisme de gestion électorale. Cette tâche pourrait aussi être externalisée.
- Gestion du matériel. L’inscription électorale est souvent un processus qui exige beaucoup de matériel – formulaires papier, stockage de formulaires remplis, matériel de bureau, matériel d’éducation électorale, etc. Les tâches essentielles sont, entre autres, le stockage, le transport et la livraison du matériel, ainsi que la production et l’impression du matériel d’inscription et d’éducation électorale. L'externalisation de ces fonctions peut améliorer l’efficacité.
- Équipement de communication. Les besoins en équipement de communication augmentent pendant l’inscription, surtout dans une administration qui utilise une liste périodique. L'externalisation peut très bien être la meilleure façon d’établir, d’entretenir et, le moment venu, de démanteler une infrastructure de communication.
- Production des cartes d’identité de l’électeur. L'externalisation peut être la bonne solution pour la production des cartes d’identité de l’électeur. Les cartes dotées de caractéristiques de sécurité peuvent être assez chères à produire. S’il faut que les cartes soient produites à l’intérieur de périodes limitées, l’impartition peut offrir une qualité acceptable à prix moindre.
Comme l'utilisation de la technologie pour l'établissement des listes électorales et pour l'enregistrement des électeurs gagne en popularité, les organismes de gestion électorale peuvent recevoir des offres de la parte de différentes entreprises concernant l'achat d'équipement. Avant l'acquisition de l'équipement pour l'enregistrement des électeurs, les organismes de gestion électorale devraient examiner les offres, en tenant compte du rapport coûts-avantages, de l'utilisabilité des produits sur le long terme, des expériences d'autres organismes de gestion électorale, etc.
Mesures de protection en cas d'externalisation
L’autorité électorale conserve la responsabilité du processus et de ses fonctions clés, même lorsqu’ils sont externalisés. Diverses mesures de protection aident à réduire le risque associé à une diminution de contrôle sur certains aspects du processus d’inscription :
- Lorsqu’une fonction est confiée à l’externe, établir des normes appropriées et claires. Inclure des normes de rendement claires dans le contrat.
- Insister sur l’importance du contrôle de la qualité. S’assurer que l’autorité électorale peut maintenir une surveillance claire sur le rendement, et possède le personnel requis à cette fin.
- Inclure dans le contrat les pénalités en cas d’inobservation, ce qui aide à garantir que le fournisseur partage le risque en cas de rendement faible. Le partage de risque garantit aussi que les intérêts de toutes les parties demeurent centrés sur la réalisation des objectifs prévus au contrat.
