Les premières étapes dans la préparation d’une liste électorale permanente sont similaires à celles requises pour la compilation d'une liste périodique. La grande différence entre ces deux systèmes c’est qu’après l’inscription initiale, les données recueillies deviennent la base de la liste permanente et les efforts subséquents se concentrent sur la vérification de l'exactitude des données et l'actualisation régulière de la liste. Selon le type de données recueillies, la maintenance de la liste peut être plus facile. Par exemple, il n’est pas rare de trouver plus d’une personne qui porte le même nom. Il faut donc des éléments d’identification précis (p. ex. date de naissance ou numéro d’identité du citoyen) pour distinguer chaque électeur.
De son côté, la liste périodique est établie pour un scrutin donné. Dans un tel système, on utilise parfois les données tirées de listes antérieures, mais il n’y a aucune liste permanente des électeurs.
Un numéro réduit ou augmenté de centres d’inscription
Après l’étape initiale d’inscription pour établir une liste permanente, l’autorité électorale peut démonter la plupart des bureaux d’inscription, mais en garder un petit nombre pour les personnes qui doivent s’inscrire ou mettre à jour leurs données d’inscription. Bien que peu nombreux, les centres d’inscription impliquent souvent un coût important. Ces coûts peuvent être réduits avec l'utilisation des outils informatiques qui reposent sur diverses sources de données – une approche similaire à celle de la collecte de données pour un registre civil.
Normalement il y a un centre d’inscription pour chaque circonscription ou département électoral. Lorsqu’une élection est déclenchée, l’autorité électorale peut accroître le nombre de centres ou établir des unités itinérantes dans les régions où les taux d’inscription sont plus faibles que la moyenne. L’autorité électorale doit établir des mesures de rendement valides (fondées sur l’actualité, l’exactitude et l’exhaustivité des données) et tenter systématiquement d’améliorer le rendement.
La nécessité des mises à jour regulières
Une liste permanente peut devenir obsolète. Des mesures de rendement – concernant l’actualité des données, par exemple – peuvent aider à repérer les lacunes et à les corriger.
Par exemple, au Royaume-Uni, la date limite pour présenter des changements aux données d’inscription est à l’automne et la liste électorale préliminaire est publiée à la fin de novembre de chaque année. Un délai de contestation est prévu, puis la liste définitive est publiée environ quatre mois plus tard, soit le 15 février. La liste demeure en vigueur du 16 février au 15 février de l’année suivante, soit 16 mois après la date limite pour soumettre des changements. Les électeurs qui entre-temps auront déménagé dans une autre circonscription électorale ne pourront pas voter dans leur nouvelle circonscription – un exemple classique d’exclusion administrative. Dans le territoire en question, des changements ont été adoptés pour permettre des mises à jour plus fréquentes.
Le système de ce territoire est officiellement décrit comme un système à liste permanente, mais en réalité, il ne fait que prendre une photo annuelle de son électorat et définit l’admissibilité des électeurs en fonction des renseignements recueillis au moment de la photo plutôt que de s’ajuster tout au long de l’année. C’est une sorte de croisement entre la liste périodique et la liste permanente. D’autres administrations qui utilisent une liste permanente la mettent à jour beaucoup plus souvent; elles peuvent échanger des données mensuellement avec d’autres organismes publics ou faire des mises à jour quotidiennes pour intégrer l’information fournie directement par des électeurs.
Aux États-Unis, la date limite pour l’inscription est 30 jours avant l’élection, et la plupart des administrations exigent que les listes électorales certifiées soient produites au plus tard deux semaines avant l’élection.
