La gestion efficace d'une campagne d’enregistrement électoral requiert le recrutement et la formation du personnel aux niveaux central et local. L’autorité électorale centrale comprend généralement de personnel permanent soumis aux conditions d’emploi de la fonction publique. Dans certains cas, ce personnel peut être placé sous l'autorité d’une commission électorale qui est indépendante du gouvernement.
Dans les bureaux locaux, la tâche sans doute la plus importante des agents administratifs, avant le début des opérations d’inscription des électeurs sur les listes électorales (par enregistrement porte à porte, aux centres d’inscription ou par voie postale), consiste à embaucher et à former le personnel chargé de l’inscription. Dans un système à liste périodique, la plupart du personnel chargé de l’inscription sont embauchés pour une courte période, et bon nombre des postes exigent peu de qualifications. Cependant, le calibre du personnel local peut donner une bonne idée des chances de succès ou d’intégrité de l’élection à venir. En effet, les employés des bureaux locaux ont des responsabilités très précises à assumer pendant la courte période d’inscription. S’il faut reprendre une étape du processus d’inscription, on gaspille du temps et on soulève des soupçons.
Le personnel en charge de la collecte des données ou les agents d'inscription et les autres employés des centres d'inscription locaux sont habituellement les seuls agents électoraux que rencontreront les électeurs. Ils sont donc le « visage » de l’organisme de gestion électorale et doivent adopter un comportement adéquat vis-à-vis du public. Ils doivent aussi être prêts à faire face à des personnes qui ont un comportement inapproprié. Par exemple, quelqu’un peut chercher à tromper un agent d'inscription dans le but de contourner les règles d’inscription.
Les employés locaux doivent être prêts à répondre aux questions les plus fréquentes, et doivent savoir dans quels cas et de quelle manière acheminer des questions à leurs superviseurs.
Catégories de travailleurs
Les catégories de travailleurs nécessaires à l’inscription dépendent de la méthode de collecte des données. Un système d'enregistrement porte à porte implique une approche différente d'un système d'enregistrement des électeurs aux centres d’inscription. Dans certains pays, les partis politiques ou les candidats proposent des noms pour les postes des agents d'inscription. Il convient alors de mettre en place des contrôles garantissant l’impartialité des personnes ainsi embauchées (p. ex. l’obligation de travailler en équipe de deux personnes de partis différents). Si l’inscription se fait par la poste, les préposés à l’inscription peuvent travailler dans une atmosphère plus anonyme.
Certaines exigences de dotation sont communes à toutes les méthodes d’inscription : un agent réviseur en chef ou superviseur (son titre officiel peut varier) dirige le bureau local et assume la responsabilité du processus d’inscription dans la circonscription. Il peut être secondé par un adjoint et assume trois grandes fonctions, dont chacune peut être assignée à une équipe distincte :
- collecte des données;
- établissement de la liste (y compris traitement des données);
- révision de la liste.
Recrutement
Une des tâches principales du superviseur local est d’embaucher le personnel local. Il peut déléguer en partie de cette tâche aux autres agents électoraux. Les procédures de recrutement varient : dans certains cas, le personnel en charge de l'enregistrement des électeurs est choisi parmi des listes de noms fournis par les partis politiques, alors qu’ailleurs cette méthode est considérée trop partisane. L’important est que les électeurs fassent confiance au système d’inscription et le considèrent comme juste et impartial. Ainsi, s’il est considéré que le recrutement à partir de listes soumises par les partis politiques constitue une pratique illégitime, il vaut mieux procéder autrement. En tout cas, chaque employé doit comprendre clairement que le travail d'un agent électoral est une activité non partisane. D'autres méthodes peuvent comprendre des avis de recrutement ou l'emploi de personnel d'autres organismes publics. Quelle que soit la méthode de sélection des candidats retenus, elle doit être transparente. Le personnel temporaire devrait être employé à titre d'un contrat de travail à durée déterminée, en tenant compte de la minimisation des coûts.
Formation
Les activités de formation devraient être réalisées dans des lieux adéquats et à l'aide de matériel de formation approprié. Pour faciliter la formation du personnel, l’organisme de gestion électorale peut fournir des manuels et organiser des séances de formation. Lors de la planification des activités de formation, les éléments suivants doivent être pris en compte:
- qui doit être formé;
- le calendrier des activités de formation;
- les méthodes de formation;
- le matériel et les lieux de formation;
- la surveillance continue du personnel en charge de la collecte des données.
Les responsabilités de chaque employé doivent être clairement expliquées, et leur exécution doit être examinée et discutée. La séance de formation est une excellente occasion de rappeler aux travailleurs l’importance de leur rôle dans l’intégrité de l’élection.
Rémunération
L’autorité électorale locale veille à rémunérer les employés selon une échelle juste et normalisée. Le protocole de rémunération doit indiquer le taux de rémunération de chaque poste, ainsi que les exigences concernant le nombre d’heures travaillées et le travail accompli. Le protocole doit préciser si le salaire est versé au rendement ou à l’heure. Dans un système au rendement, on peut par exemple verser aux agents d'inscription un montant fixe pour chaque formulaire d’inscription rempli, montant auquel se peut ajouter un salaire horaire fixe ou un montant forfaitaire. Ce système peut améliorer la qualité du travail en motivant les employés à inscrire le plus d’électeurs possible, mais il risque aussi d’inciter les agents d'inscription à ajouter des noms frauduleusement.
Frais de déplacement
La flexibilité est un aspect important, vu que certaines initiatives d’inscription requièrent le déplacement des employés ou des bénévoles. Par exemple ils peuvent être appelés à faire des visites porte-à-porte en dehors de leur quartier, établir un centre d’inscription dans une autre localité ou s’occuper d’une unité d’inscription itinérante. Lorsque le déplacement à des fins professionnelles est nécessaire, surtout s'il faut parcourir de longues distances, le personnel ne sera pas en mesure de fonctionner effectivement immédiatement dans les heures qui suivent. Dans ce cas, le régime de rémunération doit prévoir un mécanisme de remboursement des frais de déplacement. Habituellement, on verse une indemnité selon le kilométrage parcouru, un montant forfaitaire destiné à l’hébergement, et une allocation journalière pour les repas et les faux frais. Des plafonds et des normes sont établis pour garantir l’utilisation responsable de ces fonds, conformément aux politiques générales de l’autorité électorale.
Honnêteté et intégrité
La légitimité du processus d’inscription et de l’élection elle-même dépend pour beaucoup des travailleurs électoraux. Il faut donc leur rappeler l’importance de l’honnêteté et de l’intégrité professionnelles, et leur signaler les conséquences de tout comportement malhonnête ou frauduleux. Tous les employés ou bénévoles peuvent être tenus de s’engager par serment ou par déclaration solennelle à respecter des conditions et des normes légales et éthiques.
Listes permanentes
Dans un système à liste permanente, la sélection et la formation du personnel peuvent se dérouler de façon différente :
- Une liste permanente nécessite plus de personnel permanent. Pour une liste périodique, l’autorité électorale engage de personnel temporaire pendant la période de pointe de l’inscription, puis les renvoie lorsqu’ils ont terminé leurs tâches, le plus souvent quelques mois à peine après leur embauche. Très peu de travailleurs restent employés par l’autorité électorale au terme de la campagne d’inscription. Mais avec une liste permanente, il faut maintenir un personnel permanent pour tenir la liste à jour.
- Le nombre plus élevé d’employés à contrat prolongé favorise la mise en œuvre de programmes de développement et favorise une gestion plus professionnelle.
- Comme plus d’employés sont engagés pour une durée prolongée, il est plus probable que le personnel recevra de la formation en gestion électorale.
- Les employés étant plus professionnels, ils seront plus à même de relever les défis que posent la tenue des listes ainsi que le suivi et la vérification des données.
- Bien que toute liste – permanente ou périodique – puisse fonctionner manuellement, les listes permanentes sont plus fréquemment informatisées. Si le processus d’inscription est davantage informatisé, l’autorité électorale doit être en mesure d’assurer la maintenance et les mises à niveau de ses ordinateurs, ce qui nécessite plus d’employés à long terme.
