Lorsque la planification des opérations d’enregistrement des électeurs est effectuée, il est
essentiel de déterminer les données requises.
Habituellement, la constitution ou la loi électorale d’un pays précise
l’information qui doit être recueillie. Cela comprend toujours le nom de
l’électeur, l’adresse résidentielle (s’il y en a une), le statut de
citoyenneté, de même que l’âge ou la date de naissance (entre autres pour
s’assurer que l’électeur a atteint l'âge requis pour voter). Normalement, le sexe de
l’électeur est également consigné, bien que, pour des raisons de
confidentialité, cette information puisse être difficile à obtenir.
L’information sur
la date de naissance et le sexe aide souvent à vérifier l’exactitude des
données recueillies durant le processus d’inscription et à détecter les
inscriptions faites en double.
Une signature
peut être requise, selon le taux d’alphabétisation. Le type de données requises pour l'émission des
cartes d’électeur pourrait déterminer le type de données collectées. Les autorités doivent
notamment décider s’il faut inclure sur la carte des éléments identifiants
comme une photographie ou une empreinte digitale de l’électeur.
Plan d’action
Après avoir
déterminé l’information à recueillir, les agents électoraux peuvent
élaborer un plan d’action détaillé en tenant compte des éléments
suivants :
- le nombre d'électeurs éligibles à s’inscrire;
- les caractéristiques géographiques et
démographiques du pays ou de la circonscription concernés;
- le temps qu’il faudra pour effectuer
chaque inscription;
- l'utilisation des ordinateurs ou d'autres outils informatiques et, dans l'affirmative, pour quelles tâches;
- l'organisation logistiques d'autres aspects de
l’inscription;
- le nombre d'agents d'inscription ou d'autre personnel en charge de la collecte des données;
- le nombre et le lieu de travail du personnel en charge de la saisie des données si l'utilisation des ordinateurs est prévue;
- le nombre et le lieu de travail du personnel en charge de l’inscription, si un enregistrement manuel est prévu;
- le stockage des données et de l'équipement ou des dossiers d'enregistrement, selon le cas;
- le nombre et le lieu de travail du personnel de surveillance;
- les mesures adéquates pour la sécurité des données et de l'équipement d'enregistrement;
- la méthode d'informer les électeurs sur le processus d'enregistrement.
En élaborant le
plan d’action, l’administration électorale centrale doit prévoir la préparation
des séances de formation ainsi que la production de la documentation nécessaire
pour la formation du personnel. Le plan doit aussi comprendre la
production du matériel nécessaire pour l’inscription : formulaires
d’inscription, cartes de rappel, cartes distribuées par voie postale, formulaires
de saisie des données, etc.
Collecte de
données pour une liste périodique
Dans un système à
la liste périodique, il y a plusieurs options pour recueillir et traiter
les données d’inscription. Le plan d’action doit être conçu selon les options
retenues. Par exemple, est-ce que les données seront recueillies dans le cadre de visites
porte-à-porte effectuées par des agents d'inscription ou dans des
centres d’inscription où les électeurs devront se rendre pour s’inscrire? Est-ce qu'il y aura la possibilité de s'inscrire par voie postale, soit comme seule option ou comme option alternative à l'enregistrement dans des centres d’inscription? Est-ce que l’inscription sera effectuée en contact direct de l'agent d’inscription avec l’électeur? Dans le cas contraire, comment sera l’autorité électorale capable de confirmer que
l’information recueillie est exacte et valide? Quel genre de preuve sera
requise pour confirmer l’identité de l’électeur? Est-ce que des cartes
d’électeur seront émises et, dans l'affirmative, qu’est‑ce qui figurera sur les cartes? Est-ce qu'il y aura une photographie? Est-ce que les cartes seront laminées et, si tel est le cas, est-ce qu'il sera utilisé le laminage à chaud ou à froid?
Collecte de
données pour un registre permanent
Dans un système à
liste permanente ou à registre permanent, les méthodes utilisées pour
recueillir les données en vue de l’établissement initial du registre sont différentes
de celles utilisées pour la mise à jour continue. L’établissement initial peut
se faire à l’aide de méthodes de collecte très semblables à celles utilisées
pour une liste périodique : recensement porte‑à‑porte, inscription aux
centres établis à cette fin ou inscription par voie postale. Une fois la base de
données initiale établie, cependant, la méthode de collecte des données change
de façon importante. L’autorité électorale essaie notamment d’obtenir les
changements aux données d’électeurs sur une base continue, de façon à pouvoir
incorporer les changements d’adresse, ajouter les nouveaux électeurs
admissibles et supprimer les noms des personnes décédées ou des personnes qui
ont autrement cessé d’être admissibles à voter.
Pour tenir un
registre permanent, l’autorité électorale peut négocier des accords de partage
de données avec d’autres entités publiques. Ces accords lui donnent accès, par
exemple, aux changements d’adresse signalés par les citoyens au bureau d’impôt
à même leurs déclarations annuelles de revenus ou signalés à l’administration
de l’habitation. Dans un tel contexte, l’autorité électorale qui utilise un
registre permanent doit accomplir des tâches très différentes de celles qui
sont requises pour produire une liste périodique.
Stockage des
données
Une fois
recueillies, les données doivent être stockées en lieu sûr. La méthode de
stockage la plus courante aujourd’hui est la base de données informatisée. Les
données des formulaires d’inscription des électeurs sont entrées par des
employés dans des dossiers informatisés. Ces dossiers peuvent alors servir à
produire des cartes d’identité de l’électeur et la liste électorale elle-même. Les données peuvent aussi être consignées à la main ou à la machine
à écrire. Les dossiers des électeurs sont ensuiteclasés selon divers critères (p.
ex. par ordre alphabétique ou par adresse). Des mesures de précaution
appropriées appliquées avant le début des opération d'enregistrement des électeurs assurent la sécurité des dossiers, qu’ils soient informatisés ou
non.
Une tâche tout
aussi importante mais plus difficile consiste à stocker les originaux des
preuves comme les empreintes, les signatures et les photographies des
électeurs. Ces éléments sont souvent essentiels pour vérifier l’exactitude de
la liste et ils permettent une vérification juridique de l’inscription. Il se
peut que l’on doive aussi transférer des dossiers informatisés des bureaux
électoraux locaux à l’autorité électorale centrale pour la compilation finale
des listes électorales. Si les dossiers ne sont pas informatisés, il pourrait
quand même être nécessaire de transférer les données des formulaires
d’inscription à la liste électorale, souvent en passant par une étape
intermédiaire consistant à produire une liste préliminaire. Les données relatives à l'inscription, y compris les empreintes, les signatures et les photos des électeurs, les formulaires
d’inscription et les listes électorales doivent être stockés en lieu sûr.
Procédures et
structures simples et claires
Une campagne
d’inscription sur les listes électorales à grande échelle est souvent menée sur une courte
période avant ou après le déclenchement d’une élection. En planifiant cette
campagne, il faut surtout s’assurer d’établir un système d’inscription clair et
transparent. Dans l’ensemble, il s’agit d’appliquer des procédures simples et
de prendre des mesures de sécurité raisonnables. Le formulaire d’inscription
doit être simple et non pas constituer un test de lecture ou de compétence. Son
objectif est simplement de recueillir des données de base et d’indiquer si
le postulant est éligible à voter. L’ampleur du processus d’inscription et
les inévitables contraintes de temps posent déjà des défis importants. Si les
procédures choisies sont simples, la tâche sera plus facile à accomplir.
Tout aussi
important, il faut avoir une structure claire et bien articulée pour assurer un
fonctionnement harmonieux. Un superviseur devrait surveiller directement de sept
à neuf agents d'inscription; un sous-registraire régional devrait
être responsable de sept à neuf superviseurs peut-être, et ainsi de suite en
montant l’échelle administrative. Le manque de prévoyance engendre des problèmes
d’inefficacité, qu’une organisation bien définie peut réduire au minimum.
