Le cadre juridique
Le cadre juridique qui régit le processus électoral fournit habituellement des lignes directrices sur l’inscription des électeurs. Des dispositions juridiques peuvent être incluses dans la constitution, la loi électorale ou une loi visant spécifiquement l’inscription électorale. Elles sont normalement établies avant le début de l’inscription et, de préférence, avec la participation du public, y compris les partis politiques.
Les programmes d’éducation électorale expliquent les lignes directrices sur l’admissibilité des électeurs. D’autres lignes directrices concernent l’administration du processus d’inscription. Par exemple, elles peuvent exiger qu’un préavis soit donné pour les dates, les heures et les lieux du recensement ou de l’inscription, ou préciser qui participera aux opérations d’inscription.
Le cadre administratif – niveaux organisationnels
Le cadre administratif du processus d’inscription électorale comprend deux niveaux organisationnels. Le premier niveau est celui de l’autorité électorale centrale, qui peut être une organisation nationale ou (surtout dans un système fédéral) une combinaison d’entités nationales et régionales/locales. Normalement, l’autorité centrale est un organisme public permanent ou une commission indépendante qui a pleine responsabilité en matière de scrutins.
L’autorité électorale centrale conçoit le système d’inscription : formulaires, opérations informatiques ainsi que politiques et procédures. Elle conçoit aussi les manuels de formation et veille à la mise en œuvre efficace de tous les aspects du système. Quand l’administration est gérée par une commission électorale, cette dernière exerce la surveillance nécessaire pour que le système soit mis en œuvre de façon normalisée, uniforme et impartiale. La commission électoral peut aussi effectuer l'enregistrement des électeurs et non pas seulement avoir un rôle de surveillance (Afrique du Sud, Botswana, Zambie).
Le deuxième niveau organisationnel est le niveau local. Puisque les activités d’inscription peuvent être très décentralisées, il faut une structure locale bien rodée pour régler les problèmes locaux. Surtout dans la plupart des systèmes dotés d’une liste périodique, presque toutes les tâches d’inscription à l’échelle locale sont confiées à un personnel recruté pour de courtes périodes par l’organisme de gestion électorale. Souvent, ces personnes ont peu ou pas d’expérience de l’administration électorale ou du système d’inscription des électeurs. Cela souligne la nécessité d'un personnel capable de superviser la mise en œuvre du système au niveau local, et de protocoles bien rodés pour assurer le soutien nécessaire. Dans certains pays, cependant, le personnel local est constitué d’employés permanents du gouvernement ou de l’administration qui ont été assignés à effectuer des tâches relatives à l’enregistrement des électeurs, ou du personnel que l'organisme de gestion électoral engage régulièrement lors d'une opération d'enregistrement des électeurs.
Outre les niveaux organisationnels central et local, il y a souvent une composante régionale qui est chargée de la mise en œuvre normalisée à l’échelle locale et de la coordination des informations communiquées à l‘autorité électorale centrale.
L'importance de la planification anticipée
L’autorité électorale ou les responsables de l’inscription ne peuvent assumer leurs responsabilités de façon efficace que s’ils disposent des ressources matérielles, humaines et financières appropriées. Le budget est établi à l’avance par la haute direction, idéalement sans ingérence politique. Les responsables de l’inscription doivent être perçus comme professionnels et compétents, sinon la légitimité de tout le processus d’inscription peut être compromise.
L’administration d’un système d’inscription électorale implique :
- la gestion du personnel;
- l’établissement d’une infrastructure administrative;
- les documents et les achats.
La gestion du personnel
Le personnel responsable de l’inscription doit être bien formé et reconnu comme honnête et impartial. Il doit être également perçu comme libre de toute motivation politique et non influençable dans l’exécution de ses fonctions. S’il s’agit de fonctionnaires ou d’employés professionnels du gouvernement, l’autorité électorale doit déterminer s’ils sont susceptibles d’intimider des électeurs ou s’ils sont réputés l’avoir déjà fait dans le passé.
Au niveau régional, un responsable de l’inscription assure habituellement la liaison entre l’administration électorale centrale et l’organisation locale. Des titres différents sont donnés à cette personne selon les pays; ici, nous utiliserons le titre de « directeur régional de l’inscription ». Normalement, cette personne est responsable de la mise en œuvre globale du système d’inscription pour le territoire dont elle s’occupe. Le directeur régional de l’inscription supervise directement ou indirectement le personnel chargé de tâches importantes.
Dans le cas d’une liste périodique, l’inscription comprend généralement les tâches suivantes :
- L’adjoint à la révision, l’agent réviseur adjoint ou le superviseur de l’inscription travaille directement avec le directeur régional de l’inscription à la surveillance de l’inscription, et est autorisé à agir au nom du directeur régional de l’inscription dans certains cas.
- Si l’on procède à un recensement porte-à-porte, le superviseur du recensement forme les agents d'inscription et supervise leur travail. Dans les territoires plus petits, le directeur régional de l’inscription peut être en mesure d’assurer la supervision locale. (Il est préférable de limiter le nombre de postes et de niveaux hiérarchiques à la condition de ne pas amoindrir l’efficacité du processus.)
- L’agent d’inscription ou la personne chargée de la collecte des données doivent obtenir les données directement de l’électeur ou d’une source responsable approuvée.
- Le rôle de l’informaticien dépend du niveau d’informatisation du système d’inscription. Dans un système hautement informatisé, le poste est important. Dans un système non informatisé, le poste est inutile.
- Les opérateurs à la saisie des données ou les commis à l’inscription saisissent dans une base de données les informations brutes recueillies par les personnes chargées de la collecte des données ou les agents d’inscription. Si des ordinateurs ne sont pas utilisés, un commis compile les données dans un système de classement.
L'infrastructure administrative
Normalement, le directeur régional de l’inscription supervise :
- l’installation de l’équipement et du mobilier dans les bureaux d’inscription locaux;
- la sécurisation de l’équipement et du mobilier;
- la fermeture des bureaux locaux après la clôture de l’inscription.
Des lignes directrices claires de l’autorité électorale centrale aideront le directeur régional de l’inscription à effectuer cette tâche. Dans certains pays, il faut adapter le système selon les installations disponibles. Par exemple, il peut s’avérer impossible d’établir des bureaux pleinement équipés dans tout le pays ou dans certains endroits en raison des coûts, de la situation géographique ou du manque d’équipement.
Le matériel d’inscription
La plus grande partie du matériel d’inscription est normalement produite par l’administration centrale et expédiée directement aux bureaux locaux. Les principaux points à surveiller sont la sécurité des installations de transport et de stockage ainsi que l’exactitude des formulaires et autres documents. Des protocoles clairs concernant ces points peuvent être établis bien avant le début de l’inscription.
Dans le cas d’une liste périodique, l’inscription se fait dans un délai relativement court, souvent peu avant une élection. Une opération d’inscription mal administrée peut semer le doute sur tout le processus électoral. Beaucoup de composantes du cadre administratif peuvent être établies longtemps à l’avance. Par conséquent, il est hautement souhaitable de consacrer temps et ressources à l’établissement du cadre bien à l’avance, quand la charge de travail est moins lourde. Nombre d’administrations électorales ne reçoivent pas assez de ressources pour la planification; par contre, les contrôles de dépenses sont en général très relâchés durant la période électorale, comme s’il s’agissait de gestion de crise. Or, la gestion de crise est coûteuse. Des allocations budgétaires appropriées entre les élections peuvent atténuer les pressions liées à la gestion de l’inscription. En fait, bien planifier les dépenses faites entre les élections permet de réaliser des économies appréciables.
Dans un système à liste permanente, le processus d’inscription peut être discret. Par exemple, l’autorité électorale peut déployer des agents d'inscription seulement pour des initiatives très restreintes et ciblées, et établir des centres d’inscription seulement durant la période de révision suivant la publication de la liste préliminaire. Un tel système exige un soutien administratif permanent beaucoup plus important mais, en général, permet d’éviter les pointes d’activité associées aux systèmes à liste périodique.
