La méthodologie de planification sera largement déterminée selon que le type de système d’enregistrement électoral soit une liste périodique, un registre ou une liste permanents, ou un registre d'état civil. Quel que soit le système utilisé, l'enregistrement des électeurs implique toujours un ensemble de tâches détaillées, complexes et longues. Voici certaines de ces tâches :
- Planifier en tenant compte du contexte juridique et administratif.
- Cerner les défis logistiques et trouver des solutions.
- Planifier une opération de collecte de données initiales.
- Établir une politique d’approvisionnement afin de fournir l’important soutien matériel requis pour le travail d’inscription.
- Concevoir et mettre en œuvre une infrastructure opérationnelle adaptée à l’environnement dans lequel l’opération d’inscription sera menée.
- Concevoir et mettre en œuvre un programme d’éducation électorale qui aide les électeurs à comprendre l’inscription et les encourage à y participer.
- Instituer un programme de sélection et de formation du personnel qui réponde aux besoins de l’initiative d’inscription. Ne pas oublier que certains systèmes nécessitent plus de personnel permanent alors que pour d’autres, les besoins de dotation se font sentir dans les périodes de pointe.
- Planifier la façon de mettre en œuvre l’opération d’inscription électorale.
- Établir un plan d’action qui détaille de façon claire et précise les objectifs de chaque activité ainsi que les mesures nécessaires pour atteindre les objectifs.
- Instituer un processus de compilation des données concernant l'enregistrement des électeurs. Cela pourrait impliquer des centres d’enregistrement, d'inscription porte-à-porte, des accords de partage de données entre organismes ou la combinaison de ces trois moyens, plus des initiatives d’inscription ciblées.
- Dresser des plans pour garder en lieu sûr les données d’inscription. Modes de stockage possibles : enregistrement informatisé de dossiers originaux sur papier, avec conservation des originaux; sauvegarde des dossiers originaux en format électronique à l’aide d’un dispositif de numérisation ou d’un autre mode de transcription; stockage électronique des dossiers créés de façon électronique.
- La planification comprend l’élaboration d’une liste électorale préliminaire. Prévoir assez de temps pour l’examen et la révision de la liste durant l’opération d’inscription.
- Après avoir apporté les changements à la liste préliminaire, produire et distribuer la liste électorale définitive.
- S’assurer que l’on dispose d’un mécanisme de contrôle pour examiner plus étroitement les changements apportés à la liste électorale.
- Établir une date limite pour l’inscription et publiciser cette date à grande échelle.
- S’assurer que le nom des personnes qui ont voté par anticipation est barré sur la liste.
- Établir un processus d’appel pour quiconque souhaite contester une décision de l’autorité électorale.
- Enfin, envisager de permettre l’inscription le jour de l’élection pour les personnes qui se présentent aux bureaux de vote et dont le nom ne figure pas sur la liste.
Chaque système peut traiter ces tâches de diverses façons.
Planification d’une liste périodique
Tout système qui utilise une liste électorale périodique doit disposer d’une grande souplesse pour créer une nouvelle liste à chaque scrutin. L’autorité électorale doit prévoir comment contacter chaque électeur, certifier son identité, l’inscrire au registre, et dans certains cas délivrer une carte d’identité de l’électeur. Elle doit aussi prévoir un délai pour imprimer la liste préliminaire, la rendre disponible à l’examen du public et régler les contestations. La planification doit tenir compte de la taille et de la densité de la population, des besoins en personnel et en matériel, du budget disponible et du calendrier d’exécution des tâches.
La liste périodique n’exige pas nécessairement une structure administrative permanente comme les systèmes à liste permanente ou à registre civil. La liste périodique n’étant pas tenue à jour de façon permanente, la structure administrative peut être relativement modeste entre les élections. Cependant, au moment d’établir la liste électorale, l’autorité électorale doit mettre en place une importante structure administrative dotée de personnel formé. Cela nécessite des préparatifs à tous les niveaux : manuels et programme de formation, infrastructure administrative, classification des postes et définition des responsabilités.
Planification d’une liste permanente
Le processus de planification est différent pour une liste électorale permanente. L’autorité électorale doit faire la distinction entre les tâches reliées à la collecte des données initiales et celles reliées à la tenue de la liste : ajout des électeurs qui deviennent admissibles, retrait de ceux qui perdent leur admissibilité et prise en compte des changements d’adresse.
Avec une liste permanente, une grande partie des données recueillies lors de l’inscription initiale devront être réutilisées. Il importe donc de commencer par voir comment l’information sera recueillie et stockée en vue d’un usage ultérieur. La liste peut être structurée en fonction des personnes (de plus en plus mobiles) ou des adresses résidentielles (très statiques). La plupart des administrateurs estiment que l’organisation des données sur une base géographique, en fonction des adresses, facilite la mise à jour d’une liste permanente.
Planification d’un registre civil
Certains pays recueillent des données spécifiquement pour leur registre civil. L’autorité responsable du registre civil recueille l’information et l’utilise pour établir la base de données du registre. Dans d’autres cas, l’autorité se sert de l’information recueillie par d’autres entités. Elle veille à l’intégrité de cette information plutôt que de la recueillir directement elle-même.
Pour choisir entre les deux approches, le registre civil doit évaluer la qualité de l’information disponible d’autres sources, en utilisant trois mesures de rendement : actualité, exactitude et exhaustivité des données. Cela permet de déterminer si des changements majeurs sont nécessaires dans la méthode de collecte de l’information et dans quelle mesure ces changements sont faisables.
