Une liste électorale dont les données sont à jour, exactes et complètes constitue un élement essentiel des élections libres et justes. Si le processus d’inscription est bien documenté, ouvert et transparent, la légitimité du système électoral et l’intégrité des élections seront mieux assurées.
Conservation des documents
Pour chaque électeur inscrit sur une liste périodique, l’autorité électorale doit garder une copie du formulaire d’inscription ainsi que tout document utilisé pour déterminer l’admissibilité de l’électeur. Par précaution, il convient de conserver l’information pendant une période raisonnable (six mois, par exemple) allant au moins jusqu’à l’expiration du délai de contestation des résultats du scrutin. Les agents d’inscription doivent classer efficacement tous les dossiers d’inscription qu’ils ont traités. Il importe non seulement de créer une liste des électeurs à partir de ces dossiers, mais aussi de bien organiser les documents de base, qui pourraient s’avérer utiles en cas de différends.
En règle générale, une liste périodique est dressée dans un court laps de temps juste avant le déclenchement d’une élection ou au cours de la campagne. C’est pourquoi la tenue de dossiers d’électeurs a moins d’importance pour une liste périodique que pour une liste permanente ou un registre civil. En fait, la non-nécessité de conserver les renseignements et de les mettre à jour régulièrement est l’un des grands avantages de la liste périodique.
Il reste que l’intégrité de la liste électorale peut être contestée. Les administrateurs électoraux doivent être prêts à justifier leurs décisions quant à l’admissibilité de tout électeur ou groupe d’électeurs. Ils doivent également être en mesure de répondre à d’éventuelles accusations de partialité politique. Par conséquent, ils doivent au moins conserver un certain temps les documents relatifs à l’admissibilité : formulaires d’inscription, demandes de contestation concernant l’inscription d’un électeur ou la décision d’un tribunal, etc. De plus, l’information doit rester facilement accessible, bien que les documents classés puissent se compter par millions. Il faut donc un système de classement pratique, organisé en général par unité administrative et par région.
Les administrateurs électoraux doivent documenter le motif de leurs décisions : l’absence de documentation justificative dénote un manque de professionnalisme et donne l’impression d’un comportement arbitraire. L’intégrité de l’autorité électorale peut alors être remise en question, sans parler de la légitimité de l’élection. En revanche, le fait de maintenir des dossiers permet à l’autorité de rendre des décisions cohérentes dans des cas similaires. Il s’agit là toutefois de circonstances exceptionnelles, puisque le processus décisionnel doit normalement être guidé par des politiques bien définies.
Mécanismes d’appel
Lorsqu’elle évalue l’admissibilité d’un électeur potentiel, l’autorité électorale peut conclure qu’il n’a pas qualité d’électeur, qu’il s’est inscrit de manière frauduleuse, qu’il s’est inscrit ou a voté plus d’une fois, ou qu’il n’est pas habilité à signer un acte de candidature ou une requête en révocation. Toutes ces décisions doivent être ouvertes et transparentes.
Par ailleurs, il est essentiel d’établir des mécanismes d’appel appropriés. L’appelant pourrait d’abord s’adresser à l’autorité électorale elle-même, généralement le directeur du bureau local. Par la suite, il devrait pouvoir faire appel à la commission électorale, s’il en existe une, ou au plus haut fonctionnaire électoral. Enfin, au besoin, la cause devrait pouvoir être portée devant les tribunaux.
Piste de vérification
La piste de vérification a pour but de détecter les erreurs dans les données d’inscription, d’expliquer les discordances et de bien gérer l’information. Pour faciliter la vérification du registre des électeurs, il faut surtout conserver les renseignements utilisés pour la mise à jour des dossiers. Les questions suivantes illustrent les types de renseignements à conserver :
- La modification provient-elle de l’électeur ou d’une autre source, comme le ministère de la santé publique?
- Quel est le nom du commis qui a entré la modification dans le système?
- Où et quand cela a-t-il été fait?
Avoir réponse à ces questions permet de résoudre les discordances entre les données de différentes sources. Il est bon de se donner comme règle que l’information la plus récente est la plus fiable. Une autre règle consiste à communiquer directement avec l’électeur lorsqu’il y a divergence entre les bases de données.
Il faut aussi un mécanisme qui oblige les citoyens à confirmer l’exactitude de leurs données d’inscription et à les corriger s’il y a lieu. On songe par exemple à la carte d’information de l’électeur, expédiée directement au domicile de l’électeur en début de campagne. Elle peut contenir des renseignements importants : la marche à suivre pour corriger les données figurant sur la carte, la date de l’élection, les fonctions briguées par les candidats ainsi que l’emplacement et les heures d’ouverture du centre d’inscription électorale et du bureau de vote.
Supervision de la collecte de données
Dans le cas d’une liste permanente ou d’un registre civil, le maintien d’une piste de vérification pourrait exiger la supervision de la collecte de données. Il est possible que l’autorité électorale ne soit pas chargée de recueillir les données d’inscription et dépende d’autres organismes publics pour obtenir des renseignements de qualité. On pourrait remédier au problème en confiant à l’autorité électorale le pouvoir de superviser le travail de collecte des autres organismes.
