La observación electoral tiene dos propósitos esenciales: evaluar la elección a la luz de los estándares acordados o aceptados y; propiciar la presencia y visibilidad que permitirá menos oportunidades para irregularidades o fraude. El primer propósito se puede cumplir con un número limitado de observadores, ya que la evaluación se puede derivar de las conclusiones de una buena muestra. El segundo objetivo probablemente necesita mayor presencia.
La observación electoral puede realizarse por las ONG nacionales o internacionales o por Organizaciones Internacionales Gubernamentales (OIG). Aunque tanto la observación nacional como la internacional pueden producir evaluaciones igualmente efectivas de las elecciones, la observación doméstica suele ser la forma más práctica para alcanzar una presencia y visibilidad generalizadas. La observación doméstica es, entonces, junto con la participación de los partidos y una prensa crítica, el instrumento principal para la transparencia en los procesos electorales. Aunque el proceso electoral tenga poca o nula credibilidad en el país, la observación doméstica puede contribuir alargo plazo a la mejora del proceso electoral. Además, la observación puede asegurar el buen funcionamiento del proceso electoral más allá de brindar una credibilidad generalizada.
Los reportes de las observaciones tienen varios públicos que incluyen al electorado y a los principales grupos interesados en las elecciones a nivel doméstico, así como los legisladores, el organismo electoral, los partidos políticos y los medios de comunicación. También pueden ser audiencias importantes los donantes, las organizaciones intergubernamentales y el público internacional.
En las democracias más antiguas, los pesos y contrapesos normalmente están a cargo de los representantes de partidos o candidatos, quienes pueden observar todas las etapas del proceso (que se realiza por burócratas independientes), o se aseguran de que el personal electoral de todos los niveles sea no-partidista, o que al menos represente un balance de las tendencias políticas. En las democracias incipientes se ha vuelto común que se permita que la sociedad civil observe las elecciones sobre una base más neutral (no-partidista) y esta práctica ha demostrado ser útil aun en las viejas democracias. Además, se puede invitar como observadores a organizaciones internacionales como la ONU, la CSD, la OSCE, el Consejo de Europa, la Unión Africana y la Unión Europea, así como a gobiernos y ONG internacionales.
