Al iniciar la votación se pueden efectuar muchas tareas que faciliten el
escrutinio de votos cuando llegue la hora del cierre. La primera consiste en contar
el número total de papeletas de votación recibidas (proporcionadas por el organismo
electoral). En los países en donde se usa una papeleta por partido es
importante que se verifique que haya papeletas disponibles de todos los
partidos.
Este es un aspecto importante para crear un registro auditable, porque dicha
estadística será necesaria para conciliar el número de papeletas usadas/no
usadas después de que se realice la votación. Cuando las papeletas se entregan antes
de la votación, todas ellas (y los sobres, de ser el caso) deben contarse y
también debe verificarse el número de folio de la papeleta. El oficial que las
entregue debe presenciar el conteo de la cantidad de papeletas, firmar un
recibo y adjuntar una copia en el libro de registro de la votación.
En cualquier caso, es necesario que esta información se inscriba en el formato
correspondiente. Dependiendo del país y del tipo de información que requiera el
organismo electoral, puede sr conveniente registrar la información en un solo
lugar para evitar duplicidades, a menos que sea necesaria su inscripción en
varios registros.
Una vez que se escrutaron todos los votos y de que se anotaron las
observaciones o indicaciones requeridas en los formatos (si es necesario), el oficial
responsable de la votación debe mostrar a todos los presentes que la urna está
vacía, antes de colocar los sellos de seguridad.
El número de serie de los sellos se escribirá en el formato o libro de
registro de la votación y en cualquier otro formato que sea apropiado. Es
recomendable que también se dé oportunidad a los representantes de los partidos
o candidatos presentes que peguen sus sellos o estampen sus firmas en la urna
sellada. Estos procedimientos son importantes porque constituyen el inicio de
un registro auditable.
La observancia de estos procedimientos puede evitar muchos errores. Si
se presentan discrepancias, se pueden revisar los pasos desde el inicio de la
marcación de las papeletas. En ningún caso se debe permitir que los electores
lleven las papeletas fuera del sitio de votación.
Cierre de las urnas
A la hora en que cierra la votación, el oficial responsable de la mesa de
votación debe anunciarlo oficialmente. Para ello es importante que se cerciore
de que sólo permanezcan en las mesas de votación las personas autorizadas y los
testigos del escrutinio. Es recomendable que se permita a los oficiales de las
mesas de votación y de escrutinio, a los observadores y a los representantes de
partidos y candidatos presenciar el proceso de escrutinio.
Si sólo están presentes los oficiales de escrutinio, se puede pedir a
los últimos votantes que se queden a presenciar el proceso. Todas las demás
personas tendrán que esperar los resultados preliminares fuera de los sitios de
votación.
Para facilitar el proceso de escrutinio, puede ser necesario modificar
el arreglo de las mesas de votación. Generalmente las mesas se colocan juntas para
tener una superficie más amplia de trabajo, y se acomodan en el lugar más
apropiado las sillas, los lápices y un pizarrón para colocar los resultados.
Resumen del proceso
Al cierre de la votación, las personas autorizadas y los oficiales de
escrutinio son quienes permanecen en las mesas y se inicia el proceso de
escrutinio. Generalmente, si no se presentan impugnaciones o controversias
mayores, toma un promedio de dos horas finalizar el escrutinio de entre
cuatrocientos y quinientos votos. Empero, el tiempo para escrutar los votos
depende del número de personal, de la complejidad del sistema de votación y de
los procedimientos de escrutinio.
Mientras la urna permanece cerrada y sellada, se realiza una
conciliación entre el número papeletas recibidas y aquellas que fueron
entregadas a los electores, incluyendo las estropeadas. Se cuenta el número de electores
que votó para verificar el número de papeletas fueron utilizadas. Todas las
discrepancias tendrán que resolverse o reportarse al organismo electoral. Las
estadísticas se anotan en el acta o reporte del escrutinio.
Una vez completados los primeros pasos, el oficial responsable del
escrutinio puede abrir la urna y vaciar su contenido en el centro de la mesa.
Es importante que la mesa sea larga para que ningún voto se caiga al piso
cuando se vacíe la urna.
Antes de abrir las urnas, se verifican los sellos en presencia de
oficiales de escrutinio, los representantes de partidos y candidatos y los observadores.
Si sólo están presentes los oficiales de escrutinio, entonces se puede pedir a
los últimos votantes que se queden como testigos. Cuando se vacía la urna se
hace otra conciliación.
Si los representantes de partidos o candidatos lo solicitan, se
realizará una conciliación más rigurosa. En cualquier caso, el número de votos es
comparado con el número de electores que se presentó. No deben faltar votos y
el número de votos en la urna no debe exceder al número de votantes.
Todas las discrepancias deben reportarse al organismo electoral y
efectuarse las modificaciones u observaciones necesarias en los formatos de
escrutinio. Es importante que todos los involucrados en el proceso de escrutinio
firmen los formatos lo más pronto posible ya sea para confirmar que el informe
de los votos fue satisfactorio o bien que están enterados del origen de una
discrepancia y que están de acuerdo con la decisión que tomó el oficial responsable
del escrutinio.
Los materiales que normalmente se necesitan para realizar el escrutinio
son: hoja de cálculo, un libro para registrar la votación, un reporte de la
votación y el formato para el escrutinio. También se necesitan sobres o bolsas
para separar y guardar los votos, así como sellos para cerrar la urna.
