Antes de enviar las urnas a un lugar seguro para almacenarlas, es
importante que sean selladas, colocando en su interior todos los votos que
fueron considerados durante el escrutinio para asegurar así su contenido. Esta
medida será muy importante en caso de que se solicite un recuento.
En algunos países también se colocan dentro de la urna, ciertos
documentos que se hayan utilizado durante el escrutinio, como las hojas de
cálculo, el libro de registro de la votación y la lista de votantes.
Es indispensable que el acto o declaración de resultados se conserve
por separado y no se deposite dentro de la urna. Se puede colocar dentro de un
sobre y sujetar fuera de la urna. Sin embargo, también es importante sellar este
sobre para asegurar que ninguna persona sin autorización tenga acceso a los resultados
y que cualquier alteración que se intente pueda ser detectada por las
autoridades.
Es
conveniente que antes de que la urna sea transportada para su almacenamiento,
se haya transmitido al organismo electoral una copia del acta o declaración de
resultados. En muchos países se exige que todos los materiales sean entregados
a la autoridad responsable.
Es
conveniente definir si el libro de registro de la votación debe depositarse
dentro de urna o anexarse al acta de resultados. Si el libro de registro de la
votación se usa para registrar operaciones fuera de la votación ordinaria,
entonces puede ser útil que esté disponible por si el organismo electoral
solicita una inspección, sin la necesidad de requerir la autorización de un
juez o tribunal (que es el caso en algunos países).
La
posibilidad de acceso al libro puede ayudar a aclarar cualquier error que se
haya efectuado durante la elaboración del acta de resultados, o cualquier otro
procedimiento relacionado con el escrutinio de votos.
Es
importante que los representantes de partidos políticos y candidatos
autorizados para presenciar el escrutinio oficial, tengan la oportunidad de
consultar el libro de registro. Este libro es un documento muy importante que
debe guardarse de forma segura, sellarse dentro la urna, o colocarse en un
sobre fuera de ella junto con el acta de resultados.
Es conveniente
que los votos (y los sobres, cuando sea aplicable) se coloquen en fajos dentro
de la urna, organizándolos por categoría (candidatos, votos rechazados, papeletas
estropeadas, papeletas sin usar, etc.).
Una vez
que los votos y los formatos importantes están dentro de la urna, se le puede
sellar y transportar un lugar seguro para almacenarla. Se recomienda que el
número de sello, cuando sea el caso, se anote en la declaración de resultados o
en el recibo de recepción de la urna que se expida cuando se entregue al
almacén. En algunos países el número de la mesa de votación se escribe sobre la
urna. Esta medida sólo es posible cuando el material del que está hecho la urna
permite la escritura, como el cartón.
Aún
cuando se hayan sellado todos los sobres o bolsas plásticas introducidas en su
interior, no deja de ser importante que se reselle la urna antes de
transportarla. Todos estos documentos serán necesarios en caso de que se
solicite un recuento, cuestión que explica por qué es importante sellar la
urna.Algunas veces para tener mayor seguridad se utiliza papel sellador y se
pide que el oficial de escrutinio y los representantes de partidos políticos y
candidatos firmen sobre él para mayor seguridad.
