Los votos (y los sobres, cuando resulte aplicable) se pueden apilar en
grupos de diez, por ejemplo, para facilitar la elaboración del registro de los
votos que se vayan contabilizando. Dependiendo del número de partidos políticos
o candidatos y del número de oficiales de escrutinio, cada oficial podría ser
responsable de recibir y contar todos los votos emitidos por uno o más partidos
políticos o candidatos. Después, los oficiales de escrutinio pueden intercambiar
las pilas de votos que contabilizaron para verificar el total de cada una.
Los oficiales de escrutinio deben contar todos los votos, incluyendo las
papeletas estropeadas y los votos rechazados. Aún cuando no cuenten como
válidos, estos votos son importantes para integrar el registro auditable y
serán indispensables en caso de que se realice un recuento.
Para eliminar las posibles objeciones a la validez de los votos, los
oficiales de escrutinio deben recibir una adecuada capacitación sobre con
reglas de interpretación de las marcas en los votos que son aceptadas, así como
de las razones por las que se debe rechazar un voto. Al reducir el margen que
pueden tener los oficiales para interpretar las reglas del conteo se facilita
la toma de decisión y se pueden reducir las disputas sobre la validez de los
votos.
Si se objeta o impugna la validez de un voto, el oficial de escrutinio debe
ser la única persona facultada para tomar una decisión. Para tener más
consistencia en sus decisiones, el oficial de escrutinio puede poner en una
pila por separado todos los votos dudosos o cuestionados y decidir sobre su
validez solo después de que ha concluido el conteo de todos los votos válidos.
Como alternativa, se pueden distribuir primero todos los votos según
las preferencias indicadas, decidir sobre los cuestionables y, por último, contar
cada pila. Puede ser útil numerar en el reverso todos los votos cuestionados y
anotar el total en el libro de votación de acuerdo con la decisión final que
haya tomado el oficial de escrutinio.
Para contar los votos, los oficiales de escrutinio pueden usar una hoja
de cálculo. Es conveniente que los representantes de partidos políticos, y
candidatos y los observadores que presencian el escrutinio también tengan hojas
de cálculo. La hoja de cálculo oficial es la que utiliza el oficial de
escrutinio que está a cargo del proceso.
La hoja de cálculo facilita el conteo. Se hace una marca en la hoja de
cálculo por cada voto emitido a favor de cada candidato o partido político. De
forma periódica, se suman las marcas de cada candidato o partido político. Si
se comete un error durante el proceso, se pueden realizar comparaciones con las
otras hojas de cálculo. Si aún así no se encuentra el error, se tendrá que
reiniciar el conteo desde el último punto que se haya acordado.
Es conveniente realizar una revisión final del conteo. Es usual que esa
revisión se realice antes de transmitir los resultados preliminares a la
oficina regional o del distrito electoral. La revisión es importante para
asegurar que ningún voto haya sido cambiado a favor o en contra de algún
partido o candidato. El número total de votos emitidos para cada partido o
candidato, más la suma de los votos rechazados, de las papeletas sin usar y de las
estropeadas tendrá que coincidir con el número total de papeletas que se recibió
en la mesa antes de iniciar de votación.
Una vez que finaliza el conteo, los votos y las papeletas ya
reagrupados por categoría se pueden reintegrar a la urna o introducir en los
sobres que se hayan previsto al efecto, junto con los formatos correspondientes.
Es necesario que el acta o declaración de resultados se introduzca en un sobre
por separado y no se introduzca dentro de la urna. Es importante que sean
sellados tanto el sobre como la urna antes de que sean transportados al lugar
en que serán concentrados o almacenados. Todos estos documentos serán indispensables
en caso de que se solicite u ordene un recuento, por eso resulta importante
tomar la precaución de sellar el contenido de las urnas para asegurar que estos
materiales estén disponibles si se ordena un recuento.
Para tener mayor seguridad, es necesario que los oficiales de escrutinio
así como los representantes de partidos políticos o candidatos firmen el sello
que se coloca a las urnas y a los sobres. Es conveniente que los oficiales de
escrutinio conserven una copia oficial en caso de que se diera una pérdida del
material.
