El organismo electoral local recibe los resultados
directamente de las mesas de votación cuando finalizan el escrutinio. El
organismo local recopila los resultados del distrito electoral y los envía por
fax (u otros medios) al organismo electoral nacional.
El oficial de escrutinio se comunica con el
organismo electoral local para comunicarle los resultados detallados de cada
mesa. Para tener mayor eficiencia en el proceso, es conveniente que se
proporcione un número de teléfono o de fax con el que se pueda contactar al
organismo electoral. Sin embargo, es importante que el sistema telefónico que
se instale funcione de tal forma que las llamadas se transmitan a la extensión
que esté disponible.
Es
recomendable que se instalen teléfonos o máquinas de fax adecuadas (así como
otros dispositivos electrónicos) capaces de hacer frente a las demandas de
operación durante las horas más intensas.
Para
tener mejor eficiencia, es muy útil que el personal encargado de contestar el
teléfono en el nivel local cuente con un formato pre-impreso para registrar los
resultados el cual contenga los nombres de los candidatos o partidos en el
mismo orden en el que aparecen en la papeleta. Esta medida ayudará a prevenir
que se cometan errores en la captura de datos.
También
es necesario que se proporciones al personal una lista que contenga los códigos
de identificación o claves de acceso asociadas a las mesas de votación. Esto
significa que el operador telefónico y quienes reciban los resultados tendrán
que firmar un contrato de confidencialidad porque serán responsables de manejar
información muy sensible. Es importante que solo el oficial de escrutinio pueda
comunicarse a la oficina local/regional/nacional del organismo electoral para
transmitir los resultados de las mesas de votación.
Cuando
los resultados han sido recibidos, un equipo se puede encargar de transmitirlos
a la persona encargada de su captura o de integrar los resultados de todo el
distrito electoral. Es conveniente contar con una hoja de cálculo o un pizarrón
en la que se listen todas las mesas de votación y se vayan anotando los
resultados que se reciben. Es recomendable que los representantes de partidos
políticos o candidatos y los medios de comunicación tengan acceso a la hoja de
cálculo o al pizarrón para que puedan observar los resultados conforme se van
recibiendo.
Es
necesario tomar medidas especiales para evitar que los mismos resultados sean registrados
dos veces. Un método simple para evitar cualquier duplicidad es el de numerar
las mesas de votación y las urnas que les corresponden. Si se adopta esa medida,
es conveniente que se haga al inicio del proceso electoral y que ese número se
use de manera consistente en todos los formatos de la elección, así como en la
urna. El uso de dicho número también facilitará la creación de un registro
auditable.
Con el
objetivo de acelerar el proceso de integración de los resultados preliminares
es conveniente que la oficina local del organismo electoral los envíe al
organismo nacional a medida que los recibe y a intervalos regulares. Después,
el organismo electoral nacional recopilara los resultados preliminares de todo
el país por distrito electoral.
En
algunos países los resultados preliminares no son considerados como oficiales,
por lo que ahí no es necesario que el organismo electoral recopile las cifras
preliminares de la votación. Son los medios de comunicación, las encuestadoras y
las organizaciones no gubernamentales quienes se encargan de recopilar y
publicar los resultados preliminares, mientras que el organismo electoral se
concentra en recopilar los resultados oficiales para después comunicarlos
formalmente.
Nivel nacional
A nivel nacional se usa el mismo
tipo de logística para recibir los resultados pero a mayor. Cuando los
resultados llegan de manera simultánea, es necesario que el personal
responsable de su recepción realice una rápida revisión para comprobar que los
resultados tengan sentido, por ejemplo, que los totales sean correctos.
Una forma sencilla de identificar
errores es la de comparar el número de electores registrados con el de aquellos
que efectivamente votaron.
Cuando se integran los resultados
oficiales definitivos se realiza un control de calidad más exhaustivo de la
información relativa a cada distrito electoral y mesa de votación. Puede
ocurrir que algunos distritos requieran más atención que otros, especialmente
aquellos que fueron sometidos a campañas políticas muy intensas o aquellos que
tuvieron un mayor nivel de dificultades administrativas, como podría ser el
caso de una alta concentración de electores registrados (por ejemplo, el centro
de una gran urbe). Es conveniente que, el día de la elección, el organismo
electoral monitoree de forma más intensa tales distritos.
En el nivel nacional puede ser más
sencillo y eficiente recibir los resultados de las oficinas locales/regionales/distritales
por medio del fax que por vía telefónica. Cualquiera que sea la forma que se
use para trasmitir los resultados, es importante que sea estandarizada para que
facilite la recolección de los resultados preliminares.
Cuando se utiliza un sistema
computarizado para registrar los resultados es vital que se disponga de un
documento para la captura de datos. Se puede utilizar una hoja de cálculo
global, ya sea manual o electrónica, que tenga listados todos los distritos
electorales que se vaya llenando conforme lleguen los resultados.
Cuando un país está dividido en muchas zonas horarias, es probable que
los resultados se reciban a nivel nacional en distintas horas del día (esto
dependerá de la hora en que cierre la elección). Es importante que se cuente
con el personal necesario para recopilar todos los resultados nacionales
preliminares.
Si se
presenta una emergencia, es conveniente que la oficina central del organismo
electoral cuente con medios para establecer comunicación con sus oficinas
locales, especialmente cuando se están recibiendo los resultados.
Cuando
sea posible, es conveniente que se instale una línea telefónica directa con cada
organismo local, para que el organismo nacional pueda localizar en cualquier momento
y de forma inmediata a la persona que esté a cargo (generalmente el oficial del
distrito electoral). Este número telefónico tiene que ser distinto al que
utilizan los oficiales de escrutinio para transmitir los resultados
preliminares.
Votos emitidos en mesas de votación móviles
El
escrutinio de los votos emitidos en las mesas o urnas móviles puede realizarse
en el último lugar que visitaron los oficiales responsables o en la oficina
local del organismo electoral. Es recomendable contar estos votos hasta que se
cierre la votación ordinaria el día de la elección.
Es conveniente que los representantes de los partidos políticos y
candidatos conozcan el lugar en donde se realizará el escrutinio de las mesas
móviles y que puedan presenciar el proceso.
