La liste électorale définitive est générée par un processus informatisé ou par la transcription manuelle des données de la liste préliminaire et des renseignements fournis par le tribunal de révision. Dans les deux cas, les listes sont souvent produites pour de petites unités administratives (une circonscription électorale peut compter une centaine ou plus de ces unités). La liste est alors configurée sur une base géographique (c’est-à-dire par adresses), par ordre alphabétique ou selon une combinaison des deux.
Production centralisée ou locale
Dans certains pays, l’autorité électorale centrale produit la liste définitive, surtout si celle-ci est informatisée. Les bureaux locaux transmettent les fichiers à l’autorité centrale, qui compile les données dans une liste unique. Cette liste peut alors être imprimée en entier, par circonscription ou par bureau de vote. Toutefois, il arrive souvent que la liste ne soit pas centralisée. Quand l'enregistrement des électeurs est réalisé au cours de la période électorale, les délais sont trop serrés pour permettre la production centralisée d’une liste périodique. Lorsque les listes électorales sont tenues à jour et imprimées localement, les bureaux locaux doivent être équipés d’installations d’impression et de systèmes informatiques adéquats.
Le bureau ou la section de vote, qui regroupe souvent jusqu’à 400 électeurs environ, constitue généralement la plus petite unité électorale. En termes administratifs, il s’agit de l’unité la plus gérable pour ce qui est d’organiser et d’imprimer la liste électorale.
Dans d’autres pays, l'autorité électorale au niveau de la circonscription produit la liste définitive qui sera utilisée localement. Il peut en envoyer un exemplaire à l’autorité électorale centrale, mais il demeure responsable du traitement de la liste.
Registre civil, un système sans liste électorale distincte
Les pays munis d’un registre civil n’ont pas de ministère ou d’organisme responsable de la liste électorale en tant qu’entité distincte du registre, et n’ont parfois même pas de liste physique distincte. Dans un certain pays, le bureau d’impôt local conserve les dossiers de l’état civil pour tous les résidents de sa région. Son personnel comporte des spécialistes en matière de population, mais pas d’unité électorale distincte. De plus, on n’imprime pas de liste électorale définitive. La liste électorale est plutôt un sous-ensemble des dossiers conservés dans le registre de la population. Celui-ci n’est jamais fermé, car il est essentiel à l’obtention de renseignements civils pour les ministères et les organismes gouvernementaux, de même que pour le secteur privé (p. ex. banques et compagnies d’assurance). Toutefois, il peut y avoir une date limite pour qu’une personne soit considérée comme admissible au vote et qu’on détermine la circonscription dans laquelle elle doit voter. Les changements postérieurs à cette date peuvent être consignés dans le registre civil, mais n’affectent pas la capacité de la personne à voter, ou dans quel bureau de vote elle peut le faire.
