يتم إصدار هذه القائمة إما بطريقة محوسبة
أو من خلال نسخ البيانات بطريقة يدوية من قائمة الناخبين الأولية، إضافة إلى
البيانات الواردة من المحكمة أو الجهة التي قامت بمراجعة القائمة الأولية وتعديلها.
وفي كلتا الحالتين تصدر القوائم غالباً للوحدات الإدارية الصغيرة والتي يكون عددها
عادة 100 وحدة أو أكثر في الدائرة الانتخابية. ويمكن تنظيم هذه القائمة إما
جغرافياً (عناوين السكن) أو أبجدياً أو بهما معاً.
الإصدار المركزي أو
المحلي
في بعض الأمكنة تقوم إدارة الانتخابات
المركزية بإصدار قائمة الناخبين النهائية لا سيما إذا كانت محوسبة. وتقوم إدارة الانتخابات
المحلية بتمرير الملفات الى الإدارة المركزية التي تقوم بدورها بتجميع بيانات
الناخبين المسجلين في قائمة موحدة. ويمكن طباعتها بالكامل من قبل الدائرة الانتخابية
أو مركز الاقتراع، وغالباً ما تكون هذه القائمة لا مركزية. إن قيود الوقت تمنع
الإصدار المركزي لقوائم التسجيل المرحلية التي أجري عليها التعداد أثناء فترة الانتخابات.
وفي حالة حفظ وطبع قوائم الناخبين محلياً، فإنه يتوجب على المكاتب المحلية أن يكون
لديها أنظمة حاسوب وأجهزة طباعة من أجل إنجاح هذه المهمة على الوجه الأكمل.
تعتبر محطة الاقتراع أصغر وحدة انتخابات
وغالباً ما تتكون من 400 ناخب تقريباً، وتعتبر هذه من الناحية الإدارية أفضل وحدة للقيام
بتنظيم وطباعة قائمة الناخبين.
في أماكن أخرى يقوم مكتب الدائرة الانتخابية
المحلية بإصدار قائمة الناخبين النهائية من أجل استخدامها محلياً، كما يقوم المكتب
المحلي بإرسال نسخة من هذه القائمة إلى إدارة الانتخابات المركزية، إلا أنه يبقى مسؤولاً
عن متابعة هذه القائمة.
لا وجود لقوائم ناخبين
منفصلة مع وجود السجل المدني
الدول التي تمتلك سجلاً مدنياً لا توجد
فيها دائرة أو هيئة مسؤولة عن قائمة الناخبين تكون مستقلة عن السجل المدني.
وأحياناً قد لا يكون لديها قائمة ناخبين منفصلة على الإطلاق. في إحدى الدول يحتفظ
مكتب الضرائب المحلي بالسجل المدني لجميع المقيمين في تلك المنطقة، ويوجد أخصائيون
للسكان من ضمن الموظفين، ولكن لا توجد وحدة انتخابات مستقلة، كما لا توجد قائمة
معينة للناخبين. وبدلاً من ذلك، تعتبر هذه القائمة سجلاً جانبياً لتلك للبيانات
الموجودة في سجل السكان. وهذا السجل لا يغلق أبداً لما له من دور أساسي في تقديم
البيانات المدنية للدوائر والهيئات الحكومية، إضافة إلى القطاع الخاص (البنوك
وشركات التأمين). إلا أنه قد يوجد تاريخ معين لتقدير أهلية الشخص للانتخاب وتحديد
الدائرة الانتخابية التي يصوت فيها، وأي تغييرات تطرأ بعد هذا التاريخ يتم قيدها
في السجل المدني، لكنها لا تؤثر على قدرة الشخص على المشاركة الانتخابية أو على
مكان مركز الاقتراع الذي يصوت فيه.
