En algunos
países se han tomado medidas que permiten votar fuera del país. La legislación determina
los requisitos que se aplican al efecto. Las categorías generales de electores
fuera del país comprenden a las personas que trabajan en embajadas, en consulados
y en misiones comerciales, a los soldados y al personal de seguridad que tenga
deberes fuera del país, a las personas que estudian ó trabajan fuera del país,
a aquellos que están viajando y en algunos casos, a las personas que residen
fuera del país.
En
ocasiones a los votos emitidos vía postal por personas que se encuentran fuera
del país se les conoce como “votos especiales”. Los votos especiales usualmente
se regresan a la oficina nacional del organismo electoral. En algunas
legislaciones el voto en el extranjero se lleva a cabo en las embajadas. Si
este es el caso, lo usual es que los votos se cuenten en el país donde fueron
emitidos siguiendo los mismos procedimientos que los votos emitidos en el país
de origen y que los resultados se trasmitan directamente a la oficina central
del organismo electoral.
Dependiendo
de las reglas del método que se use, del marco legal y de la logística vigente,
los votos que se regresan por correo suelen ser recibidos en el lapso de cinco
días antes de la votación o hasta el día de la elección. Si los votos
especiales se aceptan hasta el día de la votación, será necesario que se diseñen
procedimientos de escrutinio para evitar que se retrace la publicación de los
resultados preliminares.
Si se
usan distintos tipos de papeletas, se recomienda que se usen sobres de distintos
colores para cada categoría. Esto ayuda a que los sobres se clasifiquen más
rápido cuando se reciben.
Una vez que
los documentos están en la oficina nacional, se hace una primera verificación para
crear registros auditables: recepción de votos, comparación de la identidad del
elector, firma y código de barras (si se usa), etc. El elector debió haber sido
provisto de tres sobres: uno con la dirección preestablecida para regresar al
remitente, uno externo en donde aparece la firma del elector y, de ser el caso,
sus documentos de identidad y finalmente, el sobre secreto o interno que
contiene el voto. Este sobre secreto no debe tener marcas para proteger la
secrecía del voto.
En
primer lugar, se abre el sobre exterior y se separa sin abrir el sobre que
contiene el sobre secreto. Si la identificación del votante es positiva, se abrirá
el sobre secreto y se retirará la papeleta marcado con el voto para insertarla
en una urna, pero sin desdoblarla o ver su contenido.
Dependiendo
del límite de tiempo que se haya dado para regresar los votos especiales, el
escrutinio podrá iniciarse antes del día de la elección, al iniciar la jornada
electoral o al cierre de la votación.
El
tiempo que tome escrutar este tipo de votos dependerá de su volumen y de los
procedimientos que se usen. Es recomendable que los votos especiales se escruten
antes de la elección, pero esto requiere de medidas de seguridad especial para
asegurar que los resultados se hagan públicos sólo cuando se den a conocer los
resultados de la elección ordinaria. Los procedimientos serán distintos cuando
se trate de la emisión de votos por anticipado o por electores encarcelados.
Si el la
votación anticipada se realiza durante varios días, se hará una conciliación al
final de cada día. En algunas jurisdicciones se ordena que la urna se abra al
final de cada día de votación anticipada y que las papeletas sin usar, las
papeletas usadas (que no se cuentan) y las papeletas estropeadas se guarden en
sobres separados, así como también la lista de votantes y el libro que contiene
el registro de la votación. Esta medida se usa para controlar y crear registros
para auditar los votos.
Para los
electores que están encarcelados
también se pueden aplicar los procedimientos para el voto anticipado, pero sólo
si la votación se realiza antes del día de la elección.
Las
urnas con las papeletas de la votación anticipada se guardarán cuidadosamente
hasta que se realice la votación ordinaria. El escrutinio de estos votos se
realizará al mismo tiempo que el de los votos ordinarios. De ser posible, es
recomendable que los mismos oficiales que recibieron los votos de la votación
anticipada estén presentes en el escrutinio. Es conveniente que el escrutinio
de estos votos se realice en la oficina regional/distrital del organismo
electoral en presencia de representantes de partidos y candidatos. Los
procedimientos de escrutinio son prácticamente los mismos que los usados para
la votación ordinaria.
Tanto
con el propósito de crear registros auditables por separado como para informar
con precisión de los resultados de la votación anticipada, es importante que no
se confundan los procedimientos de votación especiales con los de la votación
ordinaria. Esta diferencia debe hacerse de forma muy clara usando distintos
formatos para integrar las actas o declaraciones de cada tipo de votación
Arreglos para transportar los votos
provenientes del exterior
El
transporte de los votos a través de las fronteras nacionales y por el mundo necesitará
de una planeación cuidadosa y de un enfoque distinto al que se adopta a nivel
interno. La diferencia entre zonas horarias, las gestiones de aduanas, los horarios
de los servicios de mensajería o algunos otros tipos de demora en el transporte
podrían impactar la fecha y hora en que se realiza el escrutinio.
Si el
voto externo se realiza sólo en consulados y embajadas, se puede usar la valija
diplomática para evitar retrasos en las aduanas. Sin embargo, puede suceder que
dichas entregas no sean tan frecuentes o rápidas como se necesita.
Si el
voto internacional es muy descentralizado y se realiza en grandes ciudades de
distintos países, entonces podría ser conveniente que una firma de mensajería con
cobertura y renombre mundial transportara los votos. Se recomienda que se
contacte a los servicios de mensajería que tengan especialidad en transportar
valores, porque estos son capaces de suministrar mecanismos bien diseñados que
incluyen registros para controlar y asegurar los paquetes durante todo el
recorrido. Esas compañías también tienen conocimiento de las distintas
prácticas y reglamentos de las aduanas, cuestión que podría evitar muchos de
los posibles retrasos.
Una vez
que el organismo electoral acuerda con la empresas que se harán cargo del
transporte las medidas de seguridad que se aplicarán durante el transporte de
la documentación electoral, se recomienda conocer y manejar con todo detalle los
horarios en los que se recogerá y entregará el material porque esta es una
cuestión primordial para planear las actividades de recepción de los votos en
el centro de escrutinio.
Idealmente,
el lugar en donde se ubicará el centro de escrutinio debe estar cerca del
aeropuerto/centro en donde el transportista seleccionado entregará las urnas,
con el objetivo de minimizar los retrasos de trasporte una vez que los votos
llegaron al país destinatario. Si es apropiado, los representantes de partidos,
candidatos y oficiales del organismo electoral deben estar en el
aeropuerto/centro para acelerar el trámite y lidiar con problemas de entrega
inesperados. En algunos casos, se estila que los votos sean entregados al centro
escrutador central que puede estar lejos del aeropuerto o del sitio de
recepción
La información
sobre las facilidades de tránsito de la documentación electoral debe limitarse
a aquellos que requieran saberlo. A lo largo del proceso, es conveniente que el
organismo electoral designe a una persona o unidad en específico para que se
encargue de manejar todos los aspectos relacionados con el trasporte y resuelva
los problemas que surjan en cuanto a la contratación, la logística y la seguridad.
Con
respecto a los votos enviados por correo, es necesario que se suscriban
acuerdos con el servicio postal nacional para que se efectúe una entrega
especial de los votos antes de la fecha límite que se tiene programada para recibirlos.
Adicionalmente, es conveniente que se planeen entregas especiales para los
centros de escrutinio que maximicen el número de votos recibidos antes del día
y hora límites. También es muy útil que antes de imprimir la dirección
remitente en los sobres que se regresarán por correo, se acuerde con las
autoridades del servicio postal nacional el uso de un código postal en específico.
