Avant de la transférer en lieu sûr et pour sécuriser son contenu, l’urne doit être à nouveau mise sous scellés après y avoir replacé tous les bulletins dépouillés. En cas de recomptage, cette mesure est très importante car elle permet de s’assurer que la chaîne de traçabilité est restée intacte.
Dans certains pays, tous les formulaires (feuilles de pointage, registre du scrutin et liste électorale, par exemple) sont également placés dans l’urne avec les bulletins avant l’apposition des scellés.
Le procès-verbal de dépouillement n’est généralement pas placé avec les autres documents, mais mis dans une enveloppe distincte inviolable, fixée à l’extérieur de l’urne. Cependant, il convient aussi de cacheter cette enveloppe afin de s’assurer qu’aucune personne non autorisée n’aura accès aux résultats et que toute tentative de manipulation pourra être détectée par les autorités.
Une copie du procès-verbal a souvent déjà été transmise à l’OGE par un circuit séparé, avant que l’urne ne soit mise en lieu sûr. De nombreux pays exigent que tous les documents soient transmis à l’autorité responsable.
Il est important de définir si le registre du scrutin doit être enfermé dans l’urne ou placé avec le procès-verbal. Si l’on utilise le registre du scrutin pour noter des transactions qui ne relèvent pas du vote ordinaire, il peut être utile de le garder à disposition pour un éventuel contrôle de l’OGE sans devoir passer devant le juge (ce qui est le cas dans certains pays).
Sa consultation aidera à détecter les erreurs éventuelles qui ont pu être commises lors de la préparation du procès-verbal ou d’autres procédures liées au dépouillement.
Les représentants des partis politiques et des candidats étant autorisés à assister au dépouillement officiel, ils peuvent consulter le registre. Il s’agit d’un document important qui doit être conservé en lieu sûr, soit dans l’urne, soit hors de celle-ci, dans l’enveloppe comportant le procès-verbal de résultats.
Les bulletins (et les enveloppes le cas échéant) doivent être regroupés dans l’urne par catégorie (candidats, bulletins rejetés, bulletins inutilisés, bulletins inutilisés).
Une fois tous les bulletins et les formulaires appropriés déposés dans l’urne, celle-ci peut être mise sous scellés et transportée dans une salle d’archivage locale. Le numéro des scellés, s’il y a lieu, doit être inscrit sur le procès-verbal de résultats ou sur l’accusé de réception de l’urne une fois celle-ci déposée sur le lieu d’archivage. Dans certains pays, le numéro du bureau de vote est inscrit à l’extérieur de l’urne.
Même si toutes les enveloppes ou tous les sacs plastique sont déjà mis sous scellés, il est tout aussi important de mettre également l’urne sous scellés avant de la déplacer. Tous ces documents seront nécessaires dans l’éventualité d’un recomptage, c’est pourquoi il convient de prendre ces précautions.
Si l’on utilise des scellés en papier, on peut exiger, pour plus de sécurité, que ces scellés soient signés par le responsable du dépouillement ainsi que par les représentants des partis politiques et des candidats. Les scellés en plastique dotés d’un numéro unique deviennent la norme car ils sont plus solides, moins chers et faciles à utiliser.
