Gestionnaire électoral supérieur
Le choix du personnel qui accomplira les tâches d'un organisme électoral national dépendra de la nature de l'organisme (voir Organismes régionaux et locaux). Un organisme indépendant peut embaucher des employés sur une base temporaire qui aideront ses membres à s'acquitter de leurs tâches. Un tribunal électoral ou un ministère du gouvernement agissant comme organisme électoral peuvent avoir recours à l'affectation soit temporaire ou permanente de leurs fonctionnaires à des tâches électorales. Mais quelle que soit la nature de l'organisme, il sera nécessaire de nommer un fonctionnaire électoral supérieur qui exercera le pouvoir décisionnel au nom de l'organisme, secondé dans ses fonctions par un personnel qui agira à l'intérieur d'une structure organisationnelle permettant de réaliser le mandat de l'organisme électoral.
Dans le Commonwealth de la Dominique, le fonctionnaire supérieur est nommé par le président après consultation auprès de la commission électorale nationale. En Ouganda, c'est le président de la commission électorale intérimaire qui assume l'administration des élections, assisté de gestionnaires et d'employés à qui il délègue des tâches.
On peut nommer au poste de gestionnaire supérieur un juge, un avocat reconnu, un haut fonctionnaire, un professionnel réputé ou un spécialiste possédant une vaste expérience du milieu électoral. La personne nommée devrait être reconnue pour son intégrité et son leadership. Bien qu'il soit arrivé qu'une personne ait été nommée à ce poste sans avoir la citoyenneté du pays concerné, la Constitution ou la loi électorale ne devrait pas permettre qu'un étranger soit nommé à un poste aussi élevé. Peu importe la personne nommée à ce poste, elle doit posséder des qualités manifestes en matière de gestion et de politique. Elle devrait être chargée prioritairement de revoir ou d'établir une structure organisationnelle qui répond bien aux besoins de l'administration électorale du pays.
Structure organisationnelle
La structure organisationnelle d'un organisme électoral devrait être établie en fonction des tâches à réaliser avant, durant et après une élection et pourrait être formée des directions suivantes :
- la Direction de la logistique ou des opérations électorales, chargée de l'acquisition et de la distribution du matériel électoral, de localiser les bureaux de vote et d'établir les échéanciers des activités électorales;
- la Direction de l'information technologique, chargée de planifier et d'élaborer les systèmes informatisés dont l'organisme peut avoir besoin. Bien que cette direction puisse connaître des contraintes financières, on doit se souvenir que, surtout dans une démocratie en voie de développement, il n'est pas toujours nécessaire ou même souhaitable de disposer d'équipement informatique de pointe. Ce qui importe, c'est que cette direction connaisse les techniques modernes en matière de technologie et qu'elle dispose d'un personnel qualifié et expérimenté. Parmi les projets d'informatisation sur lesquels ces spécialistes devraient se pencher, mentionnons l'inscription des électeurs, le vote et le dépouillement des votes, la transmission des résultats et, en particulier pour les régions éloignées, la transmission par moyen de radio à haute fréquence;
- la Direction des ressources humaines, chargée du recrutement et de la formation du personnel électoral au niveau national et à travers le pays;
- la Direction des finances, qui doit diriger la préparation au moment approprié des estimations budgétaires, contrôler les dépenses, acquitter les factures des fournisseurs, payer les salaires et préparer les rapports financiers;
- la Direction des affaires juridiques à qui on peut confier la rédaction de nouvelles lois et réglementations électorales et l'interprétation des lois pour permettre à l'organisme national de déterminer la façon de traiter les contestations et les plaintes;
- la Direction de l'inscription civile et électorale - Cette dernière peut être particulièrement utile pour les pays nouvellement démocratisés ou en voie de l'être ou encore dans les pays sur le point de modifier les mécanismes de vote ou d'introduire un nouveau système électoral. Elle peut également être responsable pour la préparation d'affiches ou d'autre matériel d'éducation de l'électorat et pour mettre sur pied des programmes d'information par le truchement des médias, par la distribution de matériel d'information ou par la production de vidéos ou pièces de théâtre de rue, enfin tout ce qui peut contribuer à transmettre le message de l'organisme électoral.
On peut également créer une direction ou un bureau distinct chargé des relations avec les médias nationaux et internationaux et qui, sous un mandat élargi d'affaires publiques, pourrait également s'occuper du programme d'éducation de l'électorat. Dans certains cas, un tel service peut également publier un bulletin et maintenir un centre de documentation et de recherche. Certains organismes électoraux ont également mis sur pied un bureau qui se spécialise dans les relations internationales, l'observation des élections, les demandes d'assistance de l'étranger et les relations avec les organismes électoraux d'autres pays.
Les mécanismes de dotation en personnel dépendront du modèle d'organisme électoral adopté. De toute évidence, le gestionnaire électoral supérieur devrait avoir un statut suffisamment élevé, soit celui d'un juge ou d'un fonctionnaire supérieur, pour lui permettre d'attirer un personnel possédant les qualités et l'expérience nécessaires dont il a besoin pour réaliser son mandat.
Un organisme électoral national temporaire devra nécessairement embaucher du personnel sur une base temporaire, tandis qu'un organisme permanent sera en mesure de disposer d'un personnel permanent ou d'opter pour un personnel temporaire ou une combinaison des deux. Un organisme permanent devrait idéalement disposer d'un noyau d'employés permanents, appuyé d'un personnel temporaire en période de pointe.
Chaque direction de l'organisme électoral sera à la recherche de personnes possédant des aptitudes différentes comme des avocats et des cadres expérimentés pour les affaires juridiques, des formateurs et des enseignants pour les programmes d'éducation populaire ou d'éducation de l'électorat, des comptables pour les finances, des informaticiens pour les services d'information technologique, et ainsi de suite. Le gestionnaire supérieur devra très tôt combler certains postes clés pour l'aider à recruter les autres employés requis dans les différentes directions. S'il est en mesure de le faire, il devrait adopter des techniques de recrutement rigoureuses. Des normes régissant certaines activités et parfois considérées comme des exigences mineures, devront être établies pour contribuer à l'administration efficace du processus électoral, comme par exemple des échelles de salaires, des conditions d'emploi, l'acquisition de l'équipement de bureau, la gestion interne, la tenue d'une petite caisse, etc.
