Aperçu
Les processus électoraux sont régis par des lois et des règlements. Ces processus se prêtent à la conception de formulaires, lesquels sont appréciés par les gestionnaires électoraux. Il semble qu'il soit nécessaire de remplir un formulaire à chaque étape du processus, voire même deux ou trois, pour accomplir même la tâche administrative la plus simple.
La présente publication prône la simplicité et il faut donc l'appliquer aux formulaires. Plus le nombre de formulaires est élevé, plus sont élevés les risques d'erreurs et plus compliqué devient le processus de formation. La sécurité et la transparence sont deux principes primordiaux, mais ils ne doivent pas empêcher la conception de formulaires qui sont complets et faciles à comprendre. Un seul formulaire peut également servir pour différentes parties du processus. Les formulaires qui servent à noter certaines activités et à conserver certains renseignements devraient être prescrits. Bien que chaque étape du processus doive être notée par écrit, il faut prendre du recul et examiner la possibilité de combiner ou d'éliminer certains formulaires et de décider si le gestionnaire électoral peut déterminer lui-même le nombre de formulaires réellement requis.
Les lois électorales et les règlements prescrivent souvent le contenu et la conception de certains formulaires. Le bulletin de vote est le meilleur exemple. Lorsque la loi n'accorde aucune discrétion, il faut suivre ses dispositions à la lettre. Lorsque la loi accorde une certaine discrétion, le gestionnaire devrait profiter de cette occasion pour réduire le travail et garder le processus simple. Au Royaume-Uni, un seul formulaire sert à confirmer la nomination des préposés aux bureaux de vote, à enregistrer leur acceptation des responsabilités de leur nomination et à leur permettre de voter en tant qu'absents. La liste des formulaires qui doivent être utilisés au cours du processus électoral est impressionnante. roster of election forms - saskatchewan, canada donne une liste des formulaires préparée pour les élections en Saskatchewan (Canada); on peut constater l'ampleur de la circulation de papiers au cours du processus.
Les bulletins de vote
La plupart du temps, l'électeur doit indiquer son choix pour un ou plusieurs candidats ou partis. Il existe autant de systèmes pour indiquer ce choix qu'il y a de pays. Les traditions sociales et historiques des pays ont influencé la conception des bulletins de vote. Il serait impossible de fournir dans la présente publication tous les exemples courants, mais la liste des échantillons démontre l'ampleur des choix qui s'offrent au gestionnaire électoral. L'original de plusieurs de ces bulletins est en couleur, mais ils ont été reproduits en noir et blanc. Les coûts de production de ces bulletins varient considérablement; certains sont imprimés localement sur du papier à bon marché, d'autres exigent une expertise technique considérable et sont imprimés sur du papier de haute qualité contenant un filigrane. Ci-après figure un aperçu sur certains bulletins.
Symboles de parti
Les partis politiques adoptent souvent un symbole qu'ils utilisent à deux fins : d'abord pour se faire reconnaître des électeurs et ensuite à des fins publicitaires. Il se peut que l'organisme électoral ait à approuver les symboles soumis par les partis. Certaines lois prévoient que le gestionnaire électoral attribue un symbole au parti ou au candidat au moment de son enregistrement. Il arrive aussi qu'au moment de son enregistrement, le parti ou le candidat soumette un symbole qui est approuvé par l'organisme électoral pourvu qu'il soit unique ou qu'il ne ressemble pas au symbole d'un parti ou candidat déjà enregistré. L'utilisation de symboles nationaux ou religieux n'est pas permise habituellement. La loi électorale du Royaume-Uni ne prévoit pas l'utilisation de symboles mais chacun des partis principaux en a adopté un qu'il utilise aux fins publicitaires. Ces symboles ne font pas partie du processus officiel électoral. Le système du Royaume-Uni permet à chaque candidat d'utiliser une description qui ne compte pas plus de six mots. Le candidat utilise cette description pour s'identifier au parti politique qu'il représente. Cette pratique au Royaume-Uni connaît cependant bien des problèmes car certains candidats copient les descriptions utilisées par les partis principaux, ce qui sème de la confusion parmi les électeurs.
Points à considérer dans la conception d'un bulletin de vote
Le bulletin de vote qui contient le nom du candidat, son appartenance politique et sa photo fournit à l'électeur tous les renseignements dont il a besoin. Il n'y a donc pas de confusion. Une bande de couleur placée à l'endos du bulletin peut protéger le secret du vote de l'électeur et l'aider à placer son bulletin dans la bonne urne. Certains bulletins de vote sont conçus en tenant compte du fait que les noms des candidats ou partis apparaissent en ordre alphabétique. D'autres systèmes prévoient que le positionnement sur les bulletins de vote est décidé par un tirage au sort. Le parti dont le nom est tiré le premier apparaît en premier sur le bulletin, et ainsi de suite. Il existe aussi une multitude de façons de marquer un bulletin, notamment les suivantes :
- faire une croix ou une marque dans l'espace réservé à cette fin à côté du nom du parti ou du candidat choisi;
- s'il s'agit d'un référendum, biffer le « Oui » ou le « Non »;
- écrire « Oui » ou « Non » dans l'espace réservé à cette fin à côté de la question;
- s'il s'agit d'un système de représentation proportionnelle, numéroter les candidats à partir de 1, selon ses préférences;
- placer le cachet officiel sur la liste de parti choisie;
- remplir un petit cercle à côté du nom du candidat ou du parti choisi;
- joindre par une ligne ferme les deux bouts d'une flèche à côté du nom du parti ou du candidat choisi;
- faire une marque à côté du numéro d'une liste de candidats (sous ce système, le bulletin ne porte aucune référence à un candidat ou un parti.
Il existe encore d'autres façons de marquer un bulletin de vote, notamment les suivantes :
- exprimer son choix en votant pour un parti ou pour des candidats individuels (voir ballot papers - australia);
- faire des choix multiples sur le même bulletin (président, gouverneur, sénateur, etc.) (voir ballot papers - brazil);
- choisir parmi une série de feuilles de papier, chacune contenant les détails sur un parti ou candidat, placer la feuille choisie dans une urne et disposer des autres feuilles (voir ballot papers - burkina faso et ballot papers - cameroon). Ce système prévoit parfois que l'électeur doit placer la feuille choisie dans une enveloppe avant de la placer dans l'urne, de façon à protéger le secret de son vote;
- écrire le nom du parti ou du candidat choisi sur le bulletin;
- écrire sur le bulletin le numéro du candidat ou du parti choisi, lorsqu'un numéro a été assigné à chaque candidat ou parti et que ces numéros sont affichés dans le bureau de vote (voir ballot papers - denmark et ballot papers - estonia).
Le choix de systèmes qui s'offre au gestionnaire électoral est déconcertant. Il peut considérer, entre autres, les choix suivants.
- Dans les exemples cités, l'espace dans lequel l'électeur peut faire sa marque varie considérablement. Si l'espace réservé pour faire une croix ou une coche est de grandeur raisonnable, l'électeur illettré peut faire sa marque avec une empreinte de son pouce ou d'un de ses doigts.
- Plusieurs exemples ont été réduits pour en faciliter la reproduction. Toutefois, il faut tenir compte des besoins des électeurs qui voient moins bien. Certains bulletins sont plus faciles à comprendre que d'autres.
- Les coûts d'impression des bulletins varient considérablement. Certains bulletins sont en couleur et comprennent des descriptions, photos et symboles, sont imprimés sur du papier de haute qualité et sont numérotés consécutivement et assemblés dans des livrets avec souches. D'autres sont imprimés en noir et blanc et affichent tout simplement le nom du parti ou du candidat et un espace dans lequel l'électeur indique son choix.
- Le système par lequel les électeurs choisissent une feuille de papier parmi une série est avantageux puisque si un candidat se désiste à la dernière minute, la feuille de papier qui contient son nom peut être retirée avant que la pile ne soit remise à l'électeur.
- Certains bulletins sont conçus pour être utilisés avec un lecteur optique ou une machine à voter. Il faut alors s'assurer que ce bulletin soit conçu en tenant compte de l'électeur d'abord et du système de lecteur optique ensuite.
Les formulaires
La présente publication ne contient pas des centaines d'exemples de formulaire. Il est souhaitable encore une fois de garder la conception et le graphisme aussi simples que possible. Le gestionnaire électoral qui conçoit les formulaires peut bien être un spécialiste à plein temps et avoir une connaissance approfondie de la loi, les chances sont bonnes que les utilisateurs de ces formulaires connaissent moins bien la loi et les procédures. Les formulaires devraient être conçus pour faciliter l'administration du processus. Par exemple, le formulaire requis pour déposer une plainte devrait comprendre tous les renseignements de base. Le formulaire complaints process and form - osce (bosnia)
de la Bosnie-Herzégovine est un formulaire utilisé dans le processus d'appel. Dans une élection comme celle-ci, alors que l'on prévoit que plusieurs plaintes seront déposées, il importait que des procédures soient en place pour pouvoir les traiter. Les lignes directrices étaient telles que tous les participants comprenaient les procédures et la préparation au préalable de ce matériel a permis le traitement et l'enregistrement de ces plaintes de façon uniforme. Les préposés au bureau de vote pourront se familiariser avec les formulaires s'ils sont inclus dans un manuel à leur intention plutôt que de devoir remplir le jour du vote une foule de formulaires qu'ils ne connaissent pas. Le manuel à l'intention des gestionnaires électoraux du Ghana election officials manual - ghana sert d'exemple. Dans la mesure du possible, les instructions pour remplir le formulaire et un exemple devraient faire partie du formulaire lui-même. Sur le ballot paper account - united kingdom, par exemple, les instructions pour remplir le formulaire sont clairement indiquées sur le formulaire. Le formulaire est simple et malgré tout plusieurs préposés au bureau de vote ne l'ont pas bien rempli. Le fait d'ajouter les instructions directement sur le formulaire a réduit les erreurs par une marge de 90 %. Le personnel clé peut tout connaître du processus, mais les préposés au bureau de vote qui remplissent le formulaire à la fin d'une journée de travail de 15 heures veulent tout simplement retourner à la maison le plus tôt possible!
Les formulaires d'élection doivent souvent être remplis en copies multiples. Celui qui dépose une plainte peut vouloir en conserver une copie conforme; le relevé des résultats doit être complété en multiples copies pouvant aller jusqu'à six. Le photocopieur et les ordinateurs peuvent servir pour faire des copies supplémentaires, mais dans les endroits éloignés, ce n'est pas aussi facile. L'utilisation de formulaires pré-imprimés avec carbone peut fournir le nombre de copies nécessaires et assurer qu'elles sont toutes identiques. Ces formulaires coûtent peu, sont simples et faciles à utiliser. Les formulaires de papier disparaissent rapidement aux dépens du stockage de renseignements par scaneur ou autre technologie semblable.
Les procédures
La plupart des processus électoraux sont régis par des lois électorales. Les procédures doivent donc refléter les dispositions de la loi. Plusieurs centaines de personnes peuvent avoir à appliquer les mêmes procédures, comme par exemple les préposés au bureau de vote. Il faut donc assurer une certaine uniformité dans les opérations. On peut y arriver par des manuels d'instructions. Le manuel du Ghana cité plus haut (voir election officials manual - ghana) explique les procédures qui doivent être suivies par divers membres du personnel; la section 1 s'adresse aux gestionnaires électoraux, la section 2 aux préposés, la section 3 aux adjoints, et ainsi de suite. Des procédures détaillées contribueront à réduire les risques de problèmes au cours du processus et la publication des manuels à l'avance familiarise les autres participants avec la façon correcte d'appliquer la loi. On peut complémenter les explications sur les procédures avec des documents visuels, ce qui rend la compréhension et la formation plus faciles. Dans le manuel du Ghana (voir election officials manual - ghana), le diagramme qui explique les étapes à suivre pour voter (après la page 29) est facile à suivre et un excellent moyen d'expliquer les procédures.
Autres facteurs
Lorsque la législation subit des changements majeurs, comme par exemple l'abandon de bulletins multiples en faveur d'un bulletin unique (Haïti 1990) ou l'adoption d'un bulletin affirmatif plutôt que négatif (Russie), le bulletin doit être assez explicite pour que les électeurs comprennent facilement comment ils doivent l'utiliser. Il est souhaitable que les formulaires soient multilingues plutôt que d'utiliser plusieurs formulaires en différentes langues. Les formulaires en différentes langues contribuent à un gaspillage de matériel et sont plus difficiles à contrôler à cause de leur nombre. Dans bien des cas, il est souhaitable que les formulaires soient prescrits par la loi. Ainsi les gestionnaires électoraux n'interpréteront pas l'esprit de la loi de différentes façons.
