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Logística electoral
El área sobre logística electoral aborda los temas esenciales relacionados con el registro de los votos. Se concentra tanto en el acceso (libertad y oportunidad), como en la secrecía del voto. La logística trata temas asociados con la legislación y la administración electoral, las regulaciones administrativas, el uso de tecnología y las responsabilidades compartidas en esas funciones. Esta sección también examina algunas consideraciones especiales sobre la logística en los países de menor desarrollo. Para mayor información sobre este tema, por favor diríjase al panorama general. Asimismo, se abordan los procesos de elaboración del presupuesto, los costos de la tecnología y las garantías para una oportuna provisión de los fondos requeridos para la logística. El tratamiento de la planeación comprende los ciclos electorales, la fecha de las elecciones, el período de votación y la evaluación de necesidades para la logística electoral. Desde luego, las elecciones demandan un enorme volumen de recursos humanos, de ahí que en esta sección se examinen cuestiones relativas a la contratación y capacitación del personal involucrado en la logística.
Por favor utilice la opción de retroalimentación para enviar sugerencias, comentarios o información adicional que enriquezca esta sección. Panorama generalObjetivos La organización y puesta en operación de facilidades que le brinden oportunidades a todas las personas calificadas para participar, mediante su voto, en la selección de sus representantes en las instituciones de gobierno, es la actividad más visible y el interés principal de la logística electoral. Toda vez que la votación es, por lo general, una actividad geográficamente dispersa que tiene que ser organizada e instrumentada dentro de plazos muy estrechos, brindar a todos los electores calificados un servicio asequible en términos de costo-efectividad que, al mismo tiempo, mantenga altos niveles de integridad, seguridad y profesionalismo, es un gran reto para los organismos electorales. Temas relevantes En cualquier contexto electoral existen temas relevantes comunes para los cuales han de encontrarse soluciones efectivas, si de lo que se trata es que la logística electoral vaya a promover la confianza del público en la integridad y en el profesionalismo de la administración electoral, así como la aceptación de los resultados de una elección. ¿Cuáles son los preparativos para la votación más apropiados? ¿Qué rango o combinación de facilidades para la votación, desde votar en un centro o mesa local mediante disposiciones especiales como, por ejemplo, por correo, en ausencia, por anticipado o en áreas remotas o instituciones en particular, otorgan a los electores la oportunidad de votar de mejor manera en términos de costo-efectividad? ¿Cuáles son las consideraciones administrativas que, en conjunción con los marcos legales, otorgan la base para la planeación de las operaciones electorales por parte de un organismo electoral? Como una combinación muy compleja de procesos, la logística electoral requiere de una planeación cuidadosa y de pruebas de las soluciones propuestas antes de su utilización. ¿Cuáles son los tipos, las cantidades y los diseños apropiados de los materiales y equipamiento electoral? El voto es un ejercicio masivo de transferencia de información, el cual exige materiales efectivos y equipo necesario para asegurar que la información se transmita correctamente, a tiempo y a través de medios sencillos de comprender. La complejidad innecesaria de los materiales o la dependencia absoluta de la tecnología pueden tener efectos muy negativos en la efectividad con la que la información se transfiere y se procesa. ¿Cuáles son los medios más efectivos para determinar la localización de las centros de votación y para asegurar que están diseñadas para promover servicios al electorado a través del uso de estrategias de logística efectivas? La promoción de la accesibilidad y la eficiencia de los procesos electorales, a través de la identificación de los lugares y capacidades apropiadas para las mesas de votación, es un aspecto importante para realizar elecciones exitosas. ¿Cuáles son las fórmulas para asegurar que las mesas de votación cuenten con personal suficiente y capacitado? Las elecciones nacionales son con frecuencia el ejercicio más extenso en cuanto a personal y capacitación que se lleva a cabo en un país. Los costos relativos al personal ocupan un porcentaje significativo de los costos generales de la elección y son un aspecto importante en el que la atención a procedimientos efectivos da como resultado un gran ahorro. La capacitación de personal electoral es un factor con frecuencia desdeñado pero vital para asegurar que los procedimientos electorales se lleven a cabo con propiedad y eficiencia. ¿Cuáles son los métodos apropiados para asegurarse de que la información al electorado alcance a los diferentes sectores de la población con derecho al voto y para estimular su participación en las elecciones? Dado que la participación honesta se ha incrementado, también lo ha hecho la legitimidad de las elecciones. Los programas de información para el electorado juegan un papel muy importante en el fortalecimiento de la participación a través de información accesible sobre cuándo, dónde y cómo votar. Se debe prestar particular atención a los métodos para informar a los diferentes sectores de la población, tales como grupos culturales o lingüísticos minoritarios, los jóvenes, los ancianos, las personas que se encuentran en áreas alejadas y que podrían no tener acceso a las fuentes principales de información. ¿Cuáles son los mejores medios, en términos de costo-efectividad, para garantizar un alto nivel de integridad en las operaciones electorales, en la producción y manejo de los materiales, en los procedimientos electorales y en el suministro de un nivel apropiado de seguridad para todos los aspectos del proceso electoral? Las bases esenciales para la integridad de una elección están dictadas siempre por unas medidas adecuadas que eviten el fraude electoral y que permitan a los todos participantes del proceso electoral -votantes, funcionarios, activistas políticos y candidatos- participar sin miedo o bajo amenaza. ¿Cómo adoptar prácticas y procedimientos de trabajo para las operaciones durante la jornada electoral que brinden un servicio de alto nivel a los electores cuando se presentan a votar? Los diferentes sistemas electorales presentan diversos requerimientos en cuanto a las actividades que se desarrollan en las mesas de votación. No obstante, existen elementos básicos en cuanto a la atención al votante que trascienden las diferencias entre los sistemas:
¿Cuál es el papel de los representantes de partidos y candidatos y las funciones de la observación electoral en la vigilancia de los procesos electorales para asegurar su imparcialidad e integridad? Con el incremento en el uso de la observación independiente como método para evaluar los procesos electorales y para certificar las elecciones, es importante que las actividades de observación se desarrollen sobre una base sólida. ¿Cuáles son las mejores fórmulas de asegurar que haya mejoras continuas en la administración de la logística electoral: a través de una cuidadosa asesoría, así como de sus marcos, sus políticas y sus prácticas? El objetivo de esta área temática es brindar orientación en cuanto a las consideraciones y alternativas para estos y otros temas. Suministro de servicios Las operaciones de logística electoral son similares al manejo de un proceso de producción vasto y complejo. Se tiene que convertir una gran cantidad de datos provenientes de diversas fuentes en un producto de alta calidad en poco tiempo. Aunque generalmente se trata de un producto "monopolizado", ya que los administradores electorales se encuentran siempre bajo presión para producirlo dentro de las fechas establecidas, el valor intrínseco de la logística electoral -ofrecer a los electores un "servicio" en las mejores condiciones de costo-efectividad para permitirles el ejercicio de su derecho democrático al voto de manera libre y justa- es innegable. Soluciones adecuadas para el contexto Los marcos legales, los procedimientos administrativos y las prácticas en cuanto a operaciones o logística electoral están específicamente relacionadas con su contexto y son producto de ciertas características culturales y físicas así como de capacidades administrativas y de infraestructura. Las buenas prácticas y soluciones para la logística electoral en un contexto específico podrían no resultar convenientes o apropiadas cuando se trasladan a otros contextos. Los siguientes ejemplos ilustran este tema tan importante:
Por lo tanto, el área temática sobre la logística electoral se centra en alternativas disponibles y en los factores que requieren de gran atención al determinar qué soluciones son apropiadas en términos de costo-efectividad para un contexto en particular. Esta área intenta identificar prácticas efectivas o esenciales para conservar la integridad de la logística electoral y para que ésta pueda trasladarse a cualquier contexto. Principios guíaBases éticas Si no se cuenta con una base sólida de principios éticos, la conducción de la logística electoral puede resultar poco efectiva o, peor aún, podría ser manipulada por asociaciones políticas partidistas o corruptas; lo que podría ocasionar un detrimento en la confianza de la población hacia los procesos electorales. Esto a su vez podría provocar la falta de aceptación y credibilidad entre la opinión pública sobre la validez de las decisiones y los resultados relacionados con las elecciones. Por ello, puede ser fundamental que la logística electoral aplique los siguientes principios para mantener la integridad de la elección. Accesibilidad Es importante que durante el ejercicio de los derechos democráticos, las oportunidades para votar sean accesibles para aquellos con derecho al sufragio. La accesibilidad afecta a casi todas las operaciones electorales y puede ser el principio más difícil de maximizar para cualquier organismo electoral en términos de costo-efectividad. Algunos de los temas que habrá que considerar al momento de tratar de hacer accesible la logística electoral son:
Equidad La equidad exige que la logística electoral ofrezca las mismas oportunidades de participación a todos los electores y a todos los contendientes políticos. Básicamente, requiere de reglas y procedimientos que tengan una aceptación generalizada y se apliquen de manera precisa, consistente y verificable. La equidad también comprende aspectos de accesibilidad, que se traducen en oportunidades fehacientes para votar e igualdad de circunstancias al momento de ejercer el sufragio, sin importar el lugar de residencia del votante, su posición social o sus capacidades. Al mismo tiempo, implica que se atienda cualquier necesidad especial que tengan los sectores desprotegidos de la población votante. La equidad abarca aspectos de transparencia porque requiere que los organismos electorales u otras instancias que estén a cargo de la logística electoral tomen decisiones abiertas y sujetas a rendición de cuentas. En relación con el papel de los contendientes políticos, el concepto de equidad implica su acceso igualitario a todas las facilidades dispuestas para la observación/supervisión de los procedimientos de logística electoral y su derecho a impugnarlos. Las funciones administrativas de la logística electoral también deben garantizar la igualdad de oportunidades para concursar y para obtener contratos de adquisición de suministros o de servicios; asimismo, deben poner énfasis en que las prácticas de reclutamiento de personal atiendan las necesidades que tengan las mujeres, los grupos minoritarios y los sectores sociales que presentan desventajas culturales. Seguridad La seguridad de la logística electoral debe garantizar que todas las personas que participan en el proceso electoral tengan la posibilidad de votar de acuerdo con sus preferencias y sin temor o amenaza alguna de intimidación. Los contendientes políticos requieren garantías similares para que sus programas puedan ser difundidos de manera libre y en un ambiente seguro. Un aspecto distinto, pero igualmente importante para la seguridad de la logística electoral, es la garantía de que las papeletas se cuenten después del cierre de la votación y se brinde plena seguridad de que los resultados son un fiel reflejo de la decisión de los electores. LLa seguridad también debe tomar medidas para prevenir el robo, la destrucción no autorizada, la manipulación o la alteración del material, los sistemas o los procedimientos electorales. También debe prevenir la incorporación de material o datos apócrifos y cualquier intento de sufragio fraudulento. Transparencia La transparencia de las acciones y decisiones es un componente vital para mantener la confianza pública en la equidad e integridad de la logística electoral. En general, es importante que el público tenga acceso a los documentos electorales, así como a todas las decisiones políticas o administrativas relacionadas con la logística electoral; de manera que estén sujetas a impugnaciones y a revisiones independientes. La transparencia de la logística electoral también exige el reconocimiento del papel especial que cumplen los participantes políticos y los observadores independientes tanto nacionales como internacionales; garantizándoles un acceso equitativo a los procesos de observación e impugnación electoral, especialmente en las mesas de votación, pero también a otras funciones electorales en las que se puedan tomar decisiones discrecionales, o que se tengan que instrumentar de acuerdo con procedimientos fijados por la legislación. Servicio público y profesional El profesionalismo en la logística electoral garantiza que los electores y los participantes políticos reciban un servicio efectivo. Independientemente de que el personal encargado de la logística electoral está sujeto o no a un código de conducta, es importante que cumpla con las siguientes características:
Las expectativas de profesionalismo exigen que los ejecutivos y los supervisores del organismo electoral ofrezcan a todo el personal la capacitación necesaria para cumplir con las funciones de logística electoral de una forma adecuada. El profesionalismo no se limita al personal del organismo electoral. También se tiene la obligación de asegurar que el personal de otras organizaciones que participan en la logística electoral, como las fuerzas de seguridad, los organismos cívicos, los contratistas, los observadores independientes y los contendientes políticos, cumplan con sus responsabilidades de manera profesional. Responsabilidad y rendición de cuentas Debido a que las decisiones y las acciones relacionadas con la logística electoral afectan el ejercicio de los derechos básicos de la población, es importante que se lleven a cabo dentro de un marco de responsabilidad y de rendición de cuentas. Esto resulta igualmente importante tanto para el personal electoral como para los directivos del organismo electoral. Este marco referencial debería:
Como en el caso del profesionalismo, el personal requerirá de capacitación para garantizar la responsabilidad y la rendición de cuentas. La carencia de mecanismos de control podría ocasionar que se debilite la rendición de cuentas. Por eso, es importante que se cuente con la protección necesaria para asegurar que las decisiones y las acciones que se han llevado a cabo se puedan monitorear, conservando un registro auditable. También es importante que se tengan procesos públicos abiertos y transparentes para impugnar las decisiones de la autoridad electoral, así como una revisión pública continua e independiente de los objetivos y del desempeño de la logística electoral. Secrecía del voto La protección de la secrecía o confidencialidad del voto es un aspecto fundamental para garantizar que los electores puedan elegir entre las opciones políticas disponibles, sin ventaja alguna pero tampoco sin ningún temor a represalias. La protección de la secrecía del voto es un aspecto fundamental en las siguientes instancias:
La secrecía también debe considerarse cuando se diseñan los materiales y los procedimientos para manejar diferentes tipos de votación especial —por correo, anticipada, por procuración o en otro distrito electoral o país— en donde el elector tiene que adjuntar en la papeleta los documentos que lo acrediten y que confirmen su derecho a participar en la elección. La secrecía también debe protegerse cuando se decide si las papeletas pertenecientes a comunidades específicas o de poblaciones muy pequeñas se tienen que contar en la mesa de votación o es preferible mezclarlas con las de otras mesas. Sustentabilidad Las elecciones no son, por fortuna, eventos aislados. Al determinar los procesos, sistemas y procedimientos apropiados para la logística electoral, es conveniente valorar plenamente la capacidad para seguir proporcionando estos servicios al elector con la misma calidad, o incluso mayor. Esto es particularmente cierto cuando se trata de funciones de logística electoral que pueden contar con financiamiento internacional para una elección específica. Esto no sólo se refiere a los costos, aunque la solvencia económica es un asunto muy importante. Este aspecto también incluye:
En cualquier caso, la logística electoral sólo será sustentable si se ajusta al contexto particular del país. Cuando se cuenta con financiamiento internacional para la logística electoral, se puede generar una mejor sustentabilidad si se utiliza para transferir capacidades a la población local, tales como:
Disposición oportuna La logística electoral requiere la movilización de grandes cantidades de recursos, así como la instrumentación de una amplia gama de sistemas dentro de un periodo limitado de tiempo y dentro de plazos perentorios e inamovibles. Esto no puede lograrse sin una organización profesional de todos los aspectos de la logística electoral, mucho menos sin la adquisición oportuna de los materiales y servicios. La planeación también debe garantizar que los nuevos procedimientos y los sistemas sean incorporados de acuerdo con una calendarización que permitirá que se alcancen los estándares más altos de desempeño antes de la convocatoria a elecciones. En los sistemas donde las elecciones se celebran en fechas fijas predeterminadas, la disponibilidad oportuna de servicios y materiales puede ser más previsible. En aquellos con fechas electorales móviles, se requerirá una alerta constante para lograrlo. La falta de disponibilidad de una logística electoral oportuna —como personal mal capacitado o sin capacitación, falta o mala calidad de materiales y equipo, imposibilidad para identificar lugares apropiados para instalar las mesas de votación, operación de sistemas electrónicos o de comunicación que no hayan sido probados, o falta de planeación de la logística— pueden poner en riesgo la validez y legitimidad de la elección. Los gobiernos y otras autoridades estatales también tienen que ser conscientes de que la falta de disponibilidad oportuna de servicios, equipos o materiales podría afectar la integridad de la logística electoral. Los cambios impuestos por reformas legales o administrativas cercanas a la elección, en particular en las semanas previas al día de la elección, podrían sumir a un proceso ya de suyo desafiante en un estado de caos. Ese tipo de cambios ocasionaría que los administradores electorales se vieran obligados a reorganizar muchas de sus actividades, como el suministro de materiales, los escalafones laborales, los contenidos y horarios de la capacitación, dentro de márgenes de tiempo que podrían ser insuficientes conforme a lo originalmente previsto y planeado. Esto puede tener graves efectos sobre la calidad del servicio electoral. Es conveniente que tanto los gobiernos como los administradores electorales establezcan una fecha límite previa a las elecciones, después de la cual no sea posible incorporar modificación alguna a la legislación y regulaciones electorales. Costo-efectividad Este es un principio que parece competir con los anteriores; las consideraciones de costo o presupuestales podrían implicar que las soluciones ideales para la instrumentación no son posibles. Sin embargo, hay dos razones muy poderosas por las cuales el de costo-efectividad debe ser uno de los principios rectores de la logística electoral. La administración de la logística electoral tiene como objetivo alcanzar una óptima conjunción de servicios de acuerdo con el presupuesto existente, que generalmente es limitado; el uso poco efectivo de los recursos al tratar de alcanzar un objetivo específico de la logística electoral puede reducir las posibilidades de alcanzar otros. Una percepción pública o del gobierno sobre el uso ineficiente de los recursos para la logística electoral puede traer como consecuencia un cuestionamiento sobre la necesidad de alcanzar algunos o todos los objetivos antes mencionados. Contexto de la logística electoralTodas las elecciones se realizan en un contexto que se ve afectado por factores políticos, sociales, históricos y culturales. El proceso electoral también puede verse alterado por factores administrativos y financieros, que varían dependiendo del sistema electoral, del país y de la región geográfica. Perspectiva histórica Toma pública de decisiones: la representación pública siempre ha sido una parte importante de los sistemas comunitarios para la toma de decisiones. Esta se lleva a cabo mediante la elección de personas que representen las perspectivas de la población (que después actúan como órganos de gobierno). La representación pública evolucionó a partir de medios muy simples; en algunos lugares se hacía levantando las manos; en la antigua Grecia se arrojaba una pieza de cerámica en un lugar predeterminado; y en algunas sociedades asiáticas y del Pacífico, se realizaba a través de la organización de una discusión grupal que al final trataba de llegar a un consenso. Sin embargo, estas antiguas formas de representación pública resultan inviables en las amplias y heterogéneas sociedades contemporáneas. Enfoque individual Desde finales del siglo XIX, las sociedades se han vuelto crecientemente individualistas. La difusión gradual que tuvo la secrecía del voto para proteger las preferencias de los individuos en la sociedad, derivó en procesos más formales de votación, que a su vez requirieron de estructuras administrativas cada vez más complejas y responsables, capaces de suministrar una amplia gama de materiales electorales. Estas necesidades se han intensificado debido a los movimientos paralelos en favor de la creciente inclusión de todos los sectores sociales en el proceso de votación. Votación masiva La votación masiva trajo consigo la necesidad de contar con un proceso administrativo y de organización cada vez más complejo, no sólo para ofrecer mayores facilidades (centros de votación, materiales, personal) para que las personas voten, sino también en los procesos de rendición de cuentas requeridos para garantizar que las votaciones que involucran a una enorme cantidad de electores sean administrados de una forma que brinde integridad, resultados equitativos, así como la oportunidad de que todos los electores participen libremente. Responsabilidades El incremento de los potenciales participantes en los procesos de votación, la complejidad de estos procesos, así como el número y atribuciones de que están investidas las instituciones elegidas, han provocado un cambio gradual en la percepción que se tiene sobre la responsabilidad de participar en la votación. La logística electoral evolucionó desde un simple proceso basado en la comunidad, hasta uno que necesita de una organización, planeación, administración e instrumentación muy bien estructurada. La coherencia del producto, su variedad y la disponibilidad de información sobre él se han convertido en necesidades primordiales. Uno de los grandes retos que tiene la logística electoral en la actualidad es el de asegurar que esta necesidad de coherencia no limite su capacidad de suministrar servicios a los electores, reconociéndolos como individuos, aunque vivan en comunidades totalmente distintas. Inquietudes contemporáneas sobre la votación Las preocupaciones actuales sobre la logística electoral se concentran principalmente en los requisitos duales que imponen, por un lado, la secrecía del voto y, por el otro, asegurar la libertad y oportunidades a todas las personas (sujetas a limitantes razonables sobre la base de criterios como edad y residencia) para votar, aún en contextos de transición. La introducción gradual de la tecnología en los procesos de votación —mediante la producción de listas de electores actualizadas y el uso de computadores para la votación— abrió la posibilidad de tener formas más precisas y responsables para contar los votos. Pero también trajo consigo nuevos retos concernientes a la protección de la secrecía del voto cuando los votos son contados por medios electrónicos, ya que existe la posibilidad de que estos sistemas sean manipulados; además, también existe el reto de hacer que estas tecnologías sean entendidas y accesibles para todos los electores. Contexto político y social Entorno adecuado: el entorno político y social tiene un impacto fundamental sobre los procesos de logística electoral y sobre el sistema electoral al que sirve. Para que estos procesos sean efectivos, es importante que se adecuen al entorno. La simple migración de procedimientos, sistemas o prácticas que funcionaron en un país a otro entorno, sin un análisis adecuado sobre su importancia o impacto en el entorno social o sobre su aceptación por la población local, podría derivar en una logística ineficiente. Por ello es vital que los procesos de la logística electoral:
Las condiciones físicas y de geografía social que incluyen al transporte, a la infraestructura, al clima, a la accesibilidad, al volumen geográfico, a la demografía y su distribución, así como a los niveles de habilidad que poseen los recursos humanos, tendrán gran influencia en los métodos necesarios para instrumentar los procesos de votación. Entorno político y legal Todas las sociedades están gobernadas por un sistema legal que determina los límites y alcances que poseen los procedimientos administrativos y legales. Esto también se aplica en los procesos electorales, ya que la legislación de cada país determina el marco legal para conducir las elecciones, así como las funciones y el papel que tendrá el organismo electoral. Todas las acciones y las funciones que lleve a cabo el organismo electoral deben ser congruentes con el marco legal del país. Seguridad Los niveles de seguridad que se le brinden tanto a los electores como para los materiales electorales deben cubrir los riesgos reales y potenciales inherentes al proceso electoral. Es importante que cada entorno sea sujeto a un análisis de riesgo que determine las estrategias de seguridad adecuadas. Prevención del fraude Los métodos adecuados para prevenir el fraude variarán dependiendo de los riesgos que presente cada entorno político y de los niveles de confianza que tenga la sociedad en general. Aún más, en las sociedades que acaban de salir de un conflicto, se tendrán que aplicar medidas más costosas y complejas para asegurar la integridad de la elección. Por lo menos, es importante que las autoridades electorales:
Alfabetización Es muy importante que se tomen en cuenta los niveles de alfabetización que tiene la población al momento de desarrollar los materiales, los programas informativos y los procesos de reclutamiento y capacitación del personal. Diferencias culturales Es más sencillo instrumentar la logística electoral en sociedades altamente homogéneas, que tienen un solo idioma y que comparten expectativas culturales comunes. Cuando las sociedades presentan una mezcla de nacionalidades, de culturas y de idiomas, puede ser muy difícil suministrar un servicio consecuente a todos los electores. Es conveniente que los materiales, los procedimientos y los servicios en general, incluyan información en los distintos idiomas que maneje la comunidad. Cuando las prácticas culturales compiten con los procesos electorales, será necesario un compromiso que establezca que la logística y las prácticas electorales del país respetarán las tradiciones, las prácticas y las normas culturales, pero que éstas quedarán comprendidas dentro de las operaciones nacionales. Base informativa La logística electoral es una actividad de información intensiva. En las sociedades en las que no se cuenta con los registros administrativos de las actividades electorales pasadas, o en donde no son de buena calidad, será más difícil determinar cuáles son los servicios más adecuados, así como cumplir con los requerimientos de costo-efectividad que demandan los procesos de votación. Entornos de posconflicto Los entornos de posconflicto demandan consideraciones especiales. Generalmente, las medidas para proteger la integridad de la elección tendrán que ser más intensivas, para que aseguren la confianza pública, la transparencia, la fiabilidad y la seguridad de todos los procesos relacionados con la votación. Existen otras cuestiones de organización que afectan a la logística electoral de manera relevante. El marco legal y procedimental de las elecciones en un entorno de posconflicto o de transición, puede mantenerse en un estado incierto durante el período electoral y estar sujeto a negociaciones constantes entre los intereses políticos. El desarrollo de planes de contingencia para hacer frente a los cambios que surjan en el entorno es una parte muy importante en la planeación de la logística electoral. Consideraciones administrativas Hay varios factores que le dan forma a la administración efectiva de la logística electoral. Es importante reconocer que las respuestas efectivas a estos aspectos estarán relacionadas con contextos específicos. No existe algún modelo que sea el más efectivo en cualquier situación, por razones de disponibilidad de recursos, contexto cultural, etapas de desarrollo tecnológico, etc. Entre las consideraciones administrativas básicas se encuentran:
Existirán factores particulares especialmente relevantes para estas consideraciones en los países con un menor nivel de desarrollo. Estructuras administrativas El núcleo de las actividades de logística electoral se sitúa a nivel local, por lo que las estructuras administrativas deben reflejará esto al ofrecer puntos focales a ese nivel. Lo que resulta importante bajo todos los arreglos administrativos es que se mantenga y desarrolle un núcleo de conocimientos y habilidades de logística electoral. Incluso cuando los organismos electorales no sean permanentes, los programas de revisión y actualización darán como resultado cierta sensación de seguridad. Asimismo, resultarán más efectivos y menos caros que la contratación y capacitación de personal administrativo para cada elección. Adquisición de recursos y mantenimiento* La logística electoral constituye un complejo proceso de abastecimiento y administración, de alta velocidad, grandes volúmenes y lejanía geográfica que requiere calidad, eficiencia e información. De alguna manera, no es muy distinta a una línea de producción de gran volumen que manufacture productos de alta calidad y que exija lo siguiente:
Algo que brindará una mayor confianza en la disponibilidad oportuna de recursos para la próxima elección es la planeación de su adquisición a lo largo de todo el ciclo electoral, empezando con revisiones exhaustivas tan pronto haya finalizado una elección para determinar las necesidades más significativas de la siguiente. Cronogramas* Los plazos para los componentes más importantes de la logística electoral, como los relativos a la inscripción de candidatos o a las fechas de votación, están generalmente establecidos en la ley. Manejo de la información* En el corazón de lo que constituye una buena administración de la logística electoral se ubican el manejo y el análisis efectivos de la información. Esto puede mejorarse, o en algunos casos complicarse, con el uso de tecnología. Monitoreo de resultados Sin un monitoreo continuo de la calidad y del cumplimiento progresivo de las metas relacionadas con la logística electoral, no será posible determinar si se cumple con los objetivos o si se delegan correctamente las responsabilidades. Es indispensable un monitoreo intensivo durante los días previos a la elección y durante la jornada electoral misma - un periodo crítico de actividades con muy poco tiempo para corregir errores. Se deben organizar programas de monitoreo para todas las actividades de logística electoral a fin de permitir la identificación oportuna de cualquier deficiencia que haya de rectificarse. Si se han de buscar mejoras futuras, es menester realizar una evaluación interna o independiente del desempeño de las actividades una vez que haya concluido la logística electoral. Participación históricaLa participación histórica como una herramienta de planeación El análisis de los índices de participación electoral estimada o esperada es un soporte básico para la instrumentación de actividades de logística electoral eficientes y orientadas por una vocación de servicio, así como para la ubicación de los sitios de votación, una asignación efectiva de todos los recursos y para enfocar los servicios de información al votante. El análisis de las tendencias de votación es un factor indispensable en la planeación de la logística electoral. Sin embargo, en algunas sociedades el análisis de las tendencias del pasado puede no ser una guía confiable. Probablemente este sea el caso cuando:
En estos casos, resulta útil la información de investigaciones actuales sobre las actitudes electorales en situaciones análogas. Sin embargo, bajo estas circunstancias generalmente se requerirá poner un gran énfasis en los volúmenes y la flexibilidad de los recursos de contingencia. Sistemas obligatorios Los sistemas electorales de carácter obligatorio respecto al registro electoral (ya sea como un registro separado o vinculado al registro civil obligatorio), o a la emisión del voto, requerirán de métodos distintos a los de los sistemas voluntarios tanto para el suministro de la logística electoral como para el enfoque que se le dé a la información para los votantes. Derechos humanosReparando discriminaciones del pasado El clima sobre los derechos humanos, tanto en su situación actual como en su historia reciente, influirá en la libertad y equidad de los procedimientos para la votación, así como en la disposición de la población para participar. En las sociedades en las que ha existido previamente una discriminación o intimidación activa en cualquiera de sus formas (respecto a creencias políticas, nacionalidad, cultura, género, lengua, religión o capacidades físicas) se presentan desafíos especiales para la organización de los preparativos electorales, especialmente con relación a: El marco legal. Puede ser prudente revisar la legislación para eliminar o suspender aquellas disposiciones que pudieran resultar discriminatorias o que infrinjan la equidad y libertad de los procedimientos de votación. La administración electoral. Puede requerirse una acción especial para garantizar la representación de grupos previamente excluidos de posiciones o influencia administrativa. Dado el gran número de personas que usualmente se requieren como oficiales de mesa de votación, las políticas de empleo en materia de logística electoral pueden ser utilizadas para ayudar a desterrar prácticas discriminatorias de empleo del pasado, particularmente respecto al empleo de mujeres y minorías culturales. La información al elector. Será necesario que atienda específicamente a los grupos a los que se les haya negado o limitado la participación electoral. La integridad de la elección y el profesionalismo e independencia del organismo electoral, sobre todo en aquellos casos en que no se les haya dado prioridad a estos elementos. Ambientes post-conflicto En los casos en que las elecciones marcan el tránsito de períodos de conflicto o ruptura del orden legal, es necesario concederle especial atención al marco legal de los procesos electorales. A menudo esas situaciones dan origen a la imposición de estados de emergencia que, si se permite que subsistan, pueden restringir de manera discriminatoria el derecho de los individuos a votar, a ser nominados como candidatos o a hacer campañas electorales. Para permitir la libre participación, se requiere que la ley electoral prevalezca sobre esos poderes de emergencia. Seguridad El asunto de la seguridad también es importante para garantizar que los derechos humanos sean protegidos en el ámbito de la logística electoral. Brindar suficiente seguridad para garantizar que los electores puedan votar libremente y sin temor alguno de intimidación presente o futura, es un precepto básico de una elección conducida de manera libre y justa. Los sitios de votación deben estar salvaguardados contra cualquier tentativa de intimidación hacia los votantes por parte de las fuerzas de seguridad, candidatos, oficiales de votación, altos funcionarios del gobierno o empleados privados. No es aconsejable el empleo de personas con poder o ascendencia sobre comunidades locales como oficiales de votación, como tampoco lo es (salvo en situaciones de emergencia), permitir la presencia de fuerzas de seguridad excesivas o intimidantes en los sitios de votación, porque su presencia puede exacerbar una situación política ya de por sí tensa. Cuando exista la percepción de que las fuerzas policiales o militares están alineadas con fuerzas políticas específicas, se pueden requerir estrategias adicionales (incluido el uso de fuerzas internacionales) para garantizar la seguridad e integridad del material electoral, de los electores y candidatos y, en general, para que todos los participantes disfruten de igual protección. En culturas donde es usual portar armas públicamente, será necesario tomar medidas para mantener a esas personas alejadas de los sitios de votación y áreas adyacentes para evitar que puedan intimidar a los electores y oficiales electorales. Participación internacionalLa participación internacional en el proceso electoral puede ocurrir en razón de:
Contexto político Los preparativos logísticos para elecciones que se efectúen después de una intervención internacional estarán sujetos a consideraciones ambientales específicas: Un escrutinio internacional acentuado: que probablemente se vaya a concentrar en la actividad electoral. El mandato de los organismos internacionales: es necesario aclarar si tendrá que ver con la conducción, el apoyo o la observación del proceso electoral. Independientemente de que el mandato sea para organizar, supervisar, asesorar u observar el proceso electoral, tendrá un impacto sobre cómo y dónde se tomarán las decisiones durante la logística electoral, sobre las actitudes y la cooperación de los administradores electorales locales, así como del personal y oficiales de las mesas de votación. Es muy importante que el papel, las instancias de enlace y las cadenas de mando de las diversas organizaciones internacionales y nacionales sea comprendido por todos los participantes. Es aconsejable que la última palabra en los procesos de toma de decisión, incluídos los de carácter financiero, queden en manos del organismo electoral. Generalmente, será preferible que las operaciones de logística electoral se mantengan bajo un mando local y que la asistencia internacional se utilice para desarrollar sistemas sustentables, para la transferencia de conocimientos y para el monitoreo de su instrumentación. La estructura de la asistencia internacional: ¿cómo y en dónde se recluta y se financia y qué valores sociales en particular se intentan implantar en el país anfitrión? La presencia de organismos internacionales puede generar la impresión de que las elecciones serán libres y justas. En muchos entornos, puede ser imposible satisfacer las expectativas de todos los grupos sociales en este sentido, lo cual podría provocar problemas postelectorales adicionales. Cuando los organismos internacionales tengan algún papel en la administración de la elección, bien sea en materia organizativa o mediante una supervisión de facto del proceso, es conveniente tener cuidado en que tengan alguna atribución para emitir juicios sobre la libertad y equidad del proceso. Para que las expectativas sobre la ayuda de la asistencia internacional sean realistas, es necesario precisar sus alcances y límites. Imposición internacional de elecciones Cuando la intervención internacional ha impuesto una solución electoral, particularmente después de un período de intenso conflicto, existen otros factores del entorno que tienen que considerarse:
Marco legislativoFunción de la legislación La ley determina con frecuencia los principios de servicio e integridad, así como los productos generales que deben estar presentes en la administración de la logística electoral. Asimismo, rige las estructuras y funciones administrativas que deben contemplarse durante la logística electoral para que una elección conserve su validez. Va más allá de los principios y resultados al definir minuciosamente cada operación, cada método y cada sistema que han de ser utilizados por los administradores electorales. Un enfoque tan comprehensivo puede resultar necesario para asegurar que la integridad, la equidad y otros principios de la logística electoral se lleven a la práctica, particularmente en elecciones transicionales o en sociedades que han sido sacudidas por divisiones políticas extremas. La inclusión en la ley de algunos detalles sobre los procedimientos y prácticas de la logística electoral puede ayudar a preservar la integridad de la elección. Sin embargo, también puede aportar algunos factores negativos:
Cuanto mayor sea la integridad, la estabilidad y el profesionalismo del órgano electoral, menor será la necesidad de una ley detallada para la logística electoral. Sistema electoral El sistema electoral definido en la ley influye en las necesidades administrativas de la logística electoral en diferentes áreas:
Los componentes del sistema electoral previstos en la ley también pueden afectar la estructura administrativa de la logística electoral al delegar funciones que requieran la designación de organizaciones o personas específicas que se hagan cargo de ciertas tareas, tales como administradores electorales a nivel distrital, administradores de mesa o comités electorales, así como tribunales para la resolución de disputas electorales. Previsión de facilidades para la votación Si la ley dispone que se brinden facilidades para votación especial, tales como votación en ausencia, votación anticipada o votación en el extranjero, será mayor la complejidad en la planeación, el suministro y la capacitación para la logística electoral. La extensión de esas facilidades tendrá costos adicionales, demandará más tiempo, además de que los requerimientos en cuanto a material y logística pueden aumentar. Asimismo, las operaciones administrativas requerirán de una mayor cantidad de personal calificado. Cronogramas La imposición de fechas límite en la ley, establece calendarios o cronogramas muy rígidos dentro de los cuales tendrá que cumplirse con la logística electoral. Asuntos como la nominación de candidatos, la disponibilidad de materiales para votación anticipada y los horarios de votación, resultan ser el eje de la planeación electoral y el factor determinante en cuanto a las fechas límite para el suministro de material y los requerimientos del personal. Cuando las fechas límite establecidas por la ley sean poco realistas, los administradores electorales tendrán que determinar qué sacrificios en términos de la calidad del servicio serán necesarios y cuáles serán los costos adicionales para enfrentarlos. Duración del mandato legislativo Cuando los órganos legislativos no son elegidos para periodos fijos, los organismos electorales tendrán que estar preparados en todo momento para llevar a cabo la elección. Esto tendrá efectos importantes en los ciclos de planeación y podría restringir las posibilidades de utilizar nuevos sistemas o procedimientos, particularmente dentro de los últimos 15 meses del periodo gubernamental. En sistemas de periodo fijo, la planeación de la logística electoral resulta más segura y permite considerar mejoras continuas en los servicios. Elecciones de transición Si bien en sistemas estables la ley define claramente los periodos mínimos que deben mediar entre el anuncio de la elección y la jornada electoral, en contextos en transición éste podría no ser el caso. A menudo existirá presión para resolver rápidamente los conflictos mediante la celebración de elecciones a la mayor brevedad posible. En tales circunstancias, la realización de elecciones anticipadas puede comprometer la capacidad de celebrar elecciones con un nivel de integridad aceptable. El tiempo que se requiere para llevar a cabo una elección aceptable es variable (dependiendo en particular de si se tienen que integrar o no nuevos registros de electores). No obstante, en la mayoría de las situaciones de transición, sería poco razonable esperar que los administradores electorales realicen una elección de calidad en un periodo menor a cinco o seis meses entre la determinación del nuevo marco electoral y el día de la elección. Tiempos para reformas legislativas Es importante que se cuente con un marco legislativo para que los preparativos electorales se planeen de manera efectiva. Los márgenes de tiempo para una organización intensiva de la logística electoral (los cuales, dependiendo de la estabilidad y condiciones del contexto, podrían mediar entre tres y seis meses antes de la fecha prevista para la jornada electoral) presuponen que cada reforma electoral de importancia que ocurra durante este periodo puede tener un efecto negativo en el resultado de la logística electoral. Reglamentos administrativos Usualmente, el fijar parámetros más detallados para instrumentar la logística electoral a través de reglamentos administrativos, brinda mayor flexibilidad y oportunidades para que el organismo electoral ofrezca aportes y consejos. Los reglamentos administrativos pueden ser vistos como la transformación de los principios de la logística electoral en estándares que deben ser alcanzados de manera consistente, aunque los métodos y procedimientos puedan variar, en toda el al área en donde se realicen las elecciones para los órganos representativos. Los reglamentos que rigen áreas como el número y tamaño de las mesas de votación, los materiales requeridos, la ubicación de los centros de escrutinio y las capacidades de los oficiales electorales, fijan estándares a los que los dirigentes de la logística electoral deben sujetarse al momento de la planeación y el suministro. Sin embargo, es importante que exista un balance entre los reglamentos y la flexibilidad necesaria para que el organismo electoral pueda iniciar mejoras o responder ante cambios tecnológicos o del entorno. Por ejemplo, cuando sea esencial que la información sea recolectada de la misma forma en todas las mesas de votación, se puede estandarizar el contenido de los formularios mediante reglamentos administrativos. Empero, extender esta estandarización de los contenidos hasta los diseños de los formularios o los métodos de recolección de datos, podría inhibir innecesariamente i la introducción de mejoras. Estructura de la administración electoral e instrumentación de la logística electoralLa importancia de una estructura administrativa viable y responsable La estructura administrativa para la logística electoral necesita traducir y expresar de manera eficiente las responsabilidades conferidas a la autoridad electoral en tareas y actividades administrativas concretas. Normalmente, esas responsabilidades se encuentran definidas en la legislación o en normas específicas en la materia. La naturaleza del organismo electoral tendrá un impacto similar al del contexto social y cultural específico en la selección de medidas productivas (en términos de costo-efectividad) para la conducción del proceso de votación. Usualmente, media un período muy corto entre el anuncio de las elecciones y la jornada electoral, durante el cual se tiene que suministrar el servicio electoral. Entre más simple sea la estructura administrativa para el manejo de las elecciones, más probable será que se ofrezca un servicio de calidad para todos los electores. Algunas cuestiones importantes sobre la estructura organizativa serán consideradas más adelante. La independencia del organismo electoral En general, los organismos electorales independientes son capaces de actuar de manera más rápida y decisiva en los asuntos que conciernen a la logística electoral. Cuando estos organismos tienen que responderle políticamente a alguien, siempre existirá la posibilidad que haya una interferencia política en su manera de conducir el proceso, lo que obliga a considerar cuidadosamente potenciales contingencias y tal vez algunas restricciones en la elección de los métodos más productivos. Cuando los organismos electorales representan un balance de fuerzas políticas, se pueden producir demoras en la toma de decisiones. Estos factores necesitan ser considerados al desarrollar los calendarios y planes de trabajo para la preparación del proceso electoral. Permanencia y profesionalismo Los organismos electorales permanentes tendrán una mayor experiencia corporativa y una mejor base para dar lugar al profesionalismo en la logística electoral, que aquellos organismos establecidos temporalmente para conducir el proceso de votación. A pesar de que los organismos permanentes traen consigo costos significativos constantes, los beneficios en cuanto a su confiabilidad y costo-efectividad en la logística electoral también son importantes. Estos incluyen:
Esto puede resultar ser un método más conveniente , en términos de costo-efectividad, para la adquisición de recursos y, a través de la ejecución anticipada de ciertas funciones como la selección de sitios de votación, el desarrollo y planeación en el reclutamiento de personal y su capacitación, y en la planeación de la logística y materiales, puede también reducir la presión sobre el personal y los mecanismos de control durante el periodo de elecciones y, por lo tanto, ayudar en el control de la calidad. Operación centralizada o descentralizada Aunque el mantenimiento de una presencia central sea de ayuda en la planeación de la logística electoral, la conducción de la votación generalmente se maneja a nivel local. A pesar de que el mantenimiento de una red local permanente de organismos electorales es una manera ideal para brindar un servicio profesional al elector, generalmente no puede justificarse en términos de su costo. Sin embargo, tanto la preparación efectiva de las elecciones como una buena relación costo-efectividad pueden ser incrementadas mediante arreglos en los cuales los organismos locales asuman la responsabilidad, bajo la supervisión del organismo electoral central, de organizar los preparativos para las elecciones. El mantenimiento de oficinas locales puede ser de ayuda para:
Aunque mantener una presencia local puede aumentar la eficiencia en la preparación de las elecciones, su conveniencia en un ámbito particular dependerá de su costo y de la capacidad permanente del organismo electoral de administrar las actividades de esa red. Delegación de autoridad: control local o central Existen dos preguntas fundamentales para la administración de la logística electoral:
La manera en que se resuelvan estas cuestiones tendrá un impacto significativo en los métodos de planeación y de aplicación de la logística electoral. La respuesta a la primera interrogante usualmente se contempla dentro en el marco legal. Sería normal, en el caso de las elecciones basadas en pequeños distritos uninominales, que un determinado oficial o grupo de oficiales -como quiera que se les denomine-, asuman la responsabilidad de conducir las elecciones dentro de esa demarcación. A su turno, cuando los países, provincias o estados forman un solo distrito electoral, la legislación también puede dividir este distrito en áreas administrativas electorales, basadas posiblemente en otras divisiones institucionales tales como áreas de gobierno local, para efectos de la administración electoral. El lugar en el que deben estar ubicados los administradores también puede ser especificado dentro del marco legal o estar sujeto a una política estatal, requiriéndose que para cada elección se establezca una oficina administrativa dentro de los límites de cada distrito o área electoral. Sin embargo, puede resultar más efectivo dejar que ese tipo de decisiones se adopten de manera discrecional. Dependiendo de elementos como el tamaño geográfico, el volumen de electores y la infraestructura de los distritos electorales, podría resultar más eficiente el empleo del personal para manejar más de un distrito electoral desde una sola locación. Al determinar la ubicación de las oficinas administrativas y la división de responsabilidades entre las oficinas locales y centrales, se necesita tomar en cuenta los siguientes factores: La votación es una actividad localizada y dispersa. El manejo del funcionamiento del proceso de votación a nivel local puede aumentar la velocidad en la respuesta a problemas incipientes, brindar los beneficios del conocimiento local del área y dividir las tareas de administración electoral entre áreas geográficas de responsabilidades más controladas. En este sentido, una administración demasiado centralizada de los procesos electorales, puede tener como consecuencia deficiencias a lo largo del proceso de toma de decisiones, y a concentrar el poder decisivo en una o pocas áreas. Los sitios de administración completamente centralizados exigen un alto nivel de desempeño en un solo sitio y bajo un clima de enorme presión. En este caso, las deficiencias en el sistema serán más difíciles de aislar, la comunicación con una multiplicidad de sitios más difícil de controlar y las funciones de supervisión y de control de calidad se encontrarán bajo mucha presión. Eficiencia administrativa. Si bien es más probable que el manejo centralizado del proceso electoral provoque deficiencias, puede ser que no sea necesario tener oficinas de administración electoral en cada distrito electoral. Dependiendo de la calidad de la administración local disponible, de las características del área de servicio, de la capacidad de brindar servicio a los votantes y las ventajas del uso más eficiente del personal, equipo e instalaciones, una oficina administrativa local puede servir a un mayor número de distritos electorales. A pesar de esto, es posible que tales situaciones seann más la excepción que la regla. La potencial ubicación de oficinas locales requiere ser juzgada por sus propios méritos. La relación costo-efectividad, la integridad, y el mejor servicio al electorado que se brinda a través procedimientos consistentes. En los casos en que el control total de la administración electoral se encuentra en manos de organismos locales, las inconsistencias en los procedimientos - diseño de formatos, métodos de votación, diseño y mobiliario de las mesas de votación--, pueden incrementar el costo de materiales y equipo, provocar variaciones en el nivel de servicio al votante, propiciar inconsistencias en la aplicaciones de las normas de integridad y requerir campañas de información para el votante más localizadas, fragmentadas y caras. La administración centralizada de políticas y procedimientos de desarrollo, planeación general, adquisición de materiales en mayoreo y control de calidad del servicio, combinada con una administración local en la instrumentación de la logística electoral, puede ser la mejor opción para el servicio efectivo al votante y para reducir costos. Estructura de las comunicaciones La logística electoral opera en un ambiente muy dinámico y generalmente bajo plazos muy ajustados. Es de suma importancia que las estructuras administrativas permitan, y estén equipadas para ofrecer, una transmisión rápida y exacta de instrucciones y de información del organismo electoral central a las oficinas administrativas regionales o locales, y que de allí se transmitan a los sitios de votación y escrutinio. De la misma manera, la retroalimentación e información del personal electoral en campo necesita ser comunicada de manera expedita al organismo electoral central. En el desarrollo de estructuras administrativas electorales, las cadenas de mando deben ser cortas y simples para promover un flujo de información efectivo. Deben evitarse pasos excesivos en el proceso de transmisión de información --tales como los que van del nivel central al regional, luego a un área específica, al distrito electoral y finalmente a la mesa de votación--, ya que dan como resultado una transferencia de información más lenta, y aumentan la posibilidad de distorsión de los mensajes. Las estructuras de administración y comunicación "lineales", que permiten el flujo de información y control directo del organismo central hacia las oficinas administrativas de cada distrito o área y viceversa, usualmente mejoran la eficiencia en las comunicaciones. Orientación administrativa y técnica Los administradores de la logística electoral, al igual que el personal de las mesas de votación, requieren de orientación tanto en sus labores administrativas generales como en el desarrollo de las actividades específicas para garantizar que se cumplan las normas legales, las políticas y los procedimientos establecidos, y que los votantes reciban un servicio consistente de calidad. Estructura de responsabilidades Los requisitos presupuestales y técnicos para mantener estructuras electorales permanentes capaces de distribuir internamente todo el material y servicios electorales pueden ser de tal magnitud que, como regla general, no resulten una propuesta viable. Por lo tanto, los organismos electorales suelen depender, en mayor o menor medida, de otras agencias estatales, contratistas comerciales, e inclusive no comerciales, para el suministro de componentes vitales de la logística electoral. La estructura o división de responsabilidades para el suministro de materiales y servicios de logística electoral variará de acuerdo con las capacidades del órgano electoral y del país en su conjunto. El papel fundamental del órgano electoral en la logística electoral es el de ofrecer una administración efectiva y garantizar su libertad, equidad e integridad. Esto se puede lograr de mejor forma en términos de costo-efectividad, a través de una estricta vigilancia de diversas funciones de la logística electoral, especialmente en los países de mayor desarrollo, que a través de la ejecución directa de muchas de esas funciones. Cuando existe una diversidad de organismos involucrados en la logística electoral, las responsabilidades y niveles de interrelación requieren ser definidos en arreglos contractuales que especifiquen cuales deben ser los estándares en el cumplimiento de tareas, los cuales serán supervisados por el órgano electoral y aplicados sistemáticamente. Con los plazos dispuestos para la logística electoral y el carácter inamovible de la fecha de los comicios, no se puede tener el lujo de entrar en largas disputas sobre la distribución de responsabilidades, o el descubrimiento tardío de que ciertas funciones no se han llevado a cabo. Organismos electorales La naturaleza y composición de los organismos electorales son factores que influyen en la distribución de responsabilidades de la logística electoral, en específico si el organismos electoral es:
En muchos casos, los órganos electorales no tienen la libertad para determinar la estructura de responsabilidades. En general, las políticas del sector público tienden a limitar su capacidad para adoptar soluciones basadas en criterios de costo-efectividad en la prestación del servicio electoral. En algunos casos, las ventajas percibidas en el organismo electoral respecto al suministro de un servicio transparente, imparcial y profesional -cuando se percibe a otras dependencias públicas o privadas como sesgadas, carentes de profesionalismo o corruptas--, significa que independientemente de imperativos de costo o eficacia, sería peligroso para la integridad de la elección delegar localmente algunas funciones de logística. Puede haber ciertas tareas electorales que afecten la logística electoral y que, por razones de política estatal, sean asumidas por otros organismos. Por ejemplo, el registro de electores y la recopilación de una lista de votantes, podrían ser responsabilidad de otra agencia estatal cuyas capacidades y recursos en el manejo de datos sobre la población, le otorguen mayor eficiencia y ventajas en esta área. Esos arreglos requieren de vigilancia por parte de los organismos electorales para asegurar que se recibirá un producto oportuno, profesional y exacto. Además, cuando estas tareas son llevadas a cabo por otros órganos, deben mantener su transparencia, con disposiciones para su monitoreo y observación como si fueran asumidas por el órgano electoral. Si bien no es posible cubrir en este breve resumen todos los modelos de responsabilidad posibles, es útil revisar cuales podrían ser las funciones clave del organismo electoral en materia de logística electoral y cuáles otras podrían delegarse de manera efectiva, considerando un entorno social neutro. Funciones clave de la logística electoral Al analizar lo que podrían ser las funciones clave de un organismo electoral en el terreno de la logística, es necesario determinar en qué áreas su participación aporta un valor agregado a los procedimientos de logística a través de su experiencia, percepción pública de integridad y por las ventajas en cuanto a sus recursos. Estas incluyen:
Para el desempeño de otras tareas que no involucran un conocimiento específico del proceso electoral, se pueden contratar otras agencias, de acuerdo a la experiencia, recursos y capacidades ejecutorias del órgano electoral. Ninguna de esas contrataciones suple la responsabilidad del organismo electoral de garantizar que el cumplimiento de todas esas funciones se realice conforme a los principios básicos que rigen la logística electoral. Dada la naturaleza crítica de tiempo en que se deben ejecutar las tareas de logística, los estándares de confiabilidad y calidad del servicio que se suministra son factores de primordial importancia. Al determinar cuáles tareas pueden ser delegadas, estos factores deben pesar más que cualquier posible ahorro económico. Funciones que pueden ser delegadas Algunas de las funciones que podrían ser asumidas por organizaciones externas incluyen: Seguridad. Contratación de una agencia especializada a nivel regional, nacional o internacional o, si fuera necesario, de alguna agencia militar. Obtención de suministros. Para aumentar la percepción pública de transparencia, o de acuerdo con los requisitos de auditoría, la obtención de suministros puede ponerse en manos de órganos oficiales de licitación. Información al electorado. El diseño y la producción de materiales, el manejo y la distribución de información en los medios de comunicación pueden ser manejadas más eficazmente por agencias especializadas de la comunicación, con el apoyo de organismos comunitarios. Diseño de formularios y papeletas de votación. Esta función puede ser manejada más eficazmente por especialistas en comunicación y producción, trabajando con base en especificaciones estrictas que formule la autoridad electoral. Producción de materiales. Si bien el organismo electoral puede hacerse cargo de la producción interna de formularios cuando se trate de un bajo volumen, parece poco probable que contar con facilidades para la producción masiva de formatos u otros documentos y materiales sea una buena política para el uso de sus recursos. Selección de personal para las mesas de votación y los centros de escrutinio de votos. Esta es una labor muy intensa en un momento en que puede haber otras exigencias importantes sobre los recursos del órgano electoral. Dada la naturaleza dispersa e intensiva de la logística, esta función se le puede delegar a expertos en reclutamiento que trabajen de acuerdo con normas estrictas y vigiladas de selección. Elaboración de material y sesiones de capacitación para el personal de las mesas de votación. Esta función puede ser llevada a cabo de mejor manera en términos de costo-efectividad al utilizar recursos ya existentes en el sector educativo que trabajen con base en las especificaciones estipuladas por el organismo electoral. Administración de la nómina del personal de votación. El día de las elecciones trae consigo un aumento masivo en el personal del organismo electoral. El contar, para atender estos eventos tan poco frecuentes, con personal administrativo permanente puede no ser una buena forma de hacer un uso efectivo de los recursos del organismo electoral. Identificación de los centros de votación. La agencia de censo u otras agencias con sistemas de información geográfica ya existentes, pueden ser las mejor capacitadas para la identificación (mapeo) de los sitios de votación. Logística para la votación en el extranjero. Esta labor puede ser desempeñada de manera más eficaz mediante la contratación de recursos ya existentes en misiones diplomáticas, comerciales o gubernamentales en el extranjero, cuando éstas sean percibidas por el público como capaces de suministrar un servicio imparcial. Desarrollo de sistemas y programas informáticos. Empresas externas especializadas pueden proporcionar este servicio de acuerdo con los requisitos o especificaciones establecidas por el organismo electoral. Manejo de plataformas de equipos automatizados. Debido a los altos niveles de inversión necesarios en sistemas informáticos que serán utilizados únicamente durante las elecciones, el uso de sistemas y redes de proveedores externos puede ser una alternativa más económica, siempre y cuando se mantenga y garantice el nivel requerido de confiabilidad, acceso e integridad. Logística y almacenaje. Al igual que en el caso de la producción de materiales y equipo, el mantenimiento por parte del organismo electoral de facilidades permanentes de transporte y almacenaje interno (e inclusive la contratación de una flota de automóviles o almacenes a corto plazo) no es la mejor manera de manejar los recursos internos del organismo. Al considerar la delegación de cualquiera de estas funciones no fundamentales, se debe analizar cuidadosamente una visión a largo plazo sobre cuáles serían las implicaciones de cualquier dependencia de proveedores de servicio externos en la confiabilidad, calidad y costos de las necesidades de logística electoral. Las ventajas de administrar estas áreas de manera interna deben ser, por ejemplo, comparadas contra los beneficios de la contratación de proveedores externos:
El desarrollo de capacidades internas dentro del órgano electoral puede servir mejor las necesidades a largo plazo. Cuando el cumplimiento de las funciones de logística se contrate externamente, se debe determinar si estas responsabilidades pueden ser asumidas por:
Consideraciones de sustentabilidadConsideraciones sobre el entorno En los países de menor desarrollo es útil considerar algunos de los factores que son se especial importancia, en términos de costo-efectividad, para la organización de la logística electoral. Muchos de estos factores se refieren a la mejor manera de cumplir con los principales objetivos de la logística electoral cuando se dispone de recursos locales limitados y existe poca experiencia en administrar de manera accesible y transparente la logística electoral. Es probable que en las sociedades de menor desarrollo existan ciertos factores que requieran de mayor atención durante la planeación e instrumentación de la logística electoral que en las sociedades más desarrolladas. Algunos de estos factores son:
Sociedades tradicionales En sociedades más tradicionales hay algunos asuntos específicos que atender -relativos a la capacitación de personal, los procesos de votación y la selección y administración de los sitios de votación - que requieran un equilibrio entre la sensibilidad cultural y el mantenimiento de un modelo democrático de votación secreta y transparente. La integración de líderes tradicionales a los procesos de logística electoral a través de, por ejemplo, su acomodo dentro del sistema de representación o de su aprovechamiento en puestos informativos o administrativos, puede ser un factor importante para el éxito de los operativos de la logística. En sociedades en las que la noción del voto secreto e individual no ha sido la norma, o donde el voto es reservado tradicionalmente para el género masculino, se deben tomar mayores medidas en relación a:
Transparencia e integridad En las comunidades de menor desarrollo, el uso efectivo de recursos locales para la logística electoral podría requerir que se compartan responsabilidades y recursos con otros organismos estatales. En estos casos se necesita tomar en cuenta que la administración de la logística electoral, al igual que otras tareas de la administración electoral, está al alcance de organismos de servicio civil controlados políticamente. Siempre que sea posible, debe existir una separación de las instalaciones, los sistemas de reporte, la organización y las especificaciones financieras de la logística electoral. Es preferible que el desempeño de las agencias estatales cuyos recursos se utilizan en las operaciones de logística electoral se encuentre bajo supervisión formal del organismo electoral y se rijan por su código de conducta electoral. Las buenas prácticas requieren que los organismos electorales tengan la capacidad de rescindir contratos o de suspender la asistencia de las agencias estatales cuando no se adhieran al nivel de desempeño acordado o al código de conducta. Sustentabilidad El papel de la asistencia internacional: La creciente demanda de asistencia internacional en las elecciones enfatiza aun más el tema clave de la sustentabilidad; es decir, cómo utilizar de manera efectiva los recursos locales y la asistencia internacional disponible para desarrollar una logística electoral que se regenere en elecciones futuras. Muchos temas relacionados con la sustentabilidad son relevantes tanto para países con un mayor desarrollo que han dejado atrás sistemas menos democráticos como para países de menor desarrollo. Las agendas políticas internacionales pueden conducir a la celebración de una elección, en particular cuando hay de por medio una transición a la democracia, generando un flujo repentino de asistencia internacional, que no puede garantizarse en elecciones futuras dados los cambios constantes en las prioridades o la negligencia de los donantes. De manera típica, las elecciones de transición implican grandes oleadas de asistencia económica y técnica conforme a un calendario de logística electoral relativamente corto y poco realista. Esto se debe con frecuencia a que se utilizan las elecciones como mecanismo básico para la resolución de conflictos. Un periodo de tiempo tan corto lleva con frecuencia a la imposición de soluciones costosas que pueden resultar poco sustentables a nivel local. También puede ocasionar que se generen expectativas desmesuradas entre la comunidad que la intervención del estado no esté en posibilidades de satisfacer, o bien que se propicien prácticas corruptas. En lugar de imponer soluciones costosas y no sustentables provenientes de contextos y organizaciones externas, la clave para desarrollar soluciones electorales en sociedades menos desarrolladas o en transición reside en:
Oportunidades de desarrollo Los aspectos de la logística electoral ofrecen varias oportunidades para incrementar las capacidades locales en los países menos desarrollados. El uso de sistemas y métodos de logística electoral que no consideren el desarrollo de habilidades locales para que éstas puedan mantenerse y utilizarse en elecciones futuras se traduce en un desperdicio de recursos, los cuales pueden ser muy escasos en las comunidades menos desarrolladas. Existen algunas directrices básicas que, si se observan, podrían incrementar los beneficios sustentables: El uso de cualquier tipo de programa de asistencia técnica para la logística electoral en proyectos de transferencia de capacidades a largo plazo en lugar de recurrir a sustituciones de personal a corto plazo. Sin esa transferencia de capacidades, existirá una necesidad permanente de asistencia para elecciones futuras. La transferencia de capacidades debe abocarse a cubrir un área más amplia y no limitarse solamente a cuestiones técnicas. La inclusión de personal local en actividades genéricas de capacitación sobre administración, contabilidad, finanzas, mantenimiento y operación de equipo, conducta ética y otras inherentes a la logística electoral- trae consigo un beneficio continuo para la comunidad. Los métodos tecnológicamente menos intensivos, particularmente si están enfocados a la inclusión de miembros de la sociedad anteriormente ignorados, pueden producir efectos beneficiosos muy amplios. Los métodos que no sean sencillos, sobre los que resulte difícil la capacitación o que no sean susceptibles de aplicarse bajo condiciones de bajo tecnología, han de utilizarse sólo cuando sean indispensables para asegurar la integridad y transparencia de la elección. Se debe considerar si el equipo y los sistemas para la logística electoral pueden tener un uso comunitario continuo. ¿Se pueden operar los sistemas de comunicación de forma continua para beneficio de la comunidad? ¿Se justifica la inversión en equipo y métodos tecnológicos por ser compatible con sistemas ya existentes o por contribuir a su expansión? ¿Puede usarse la tecnología para aplicar otros programas sociales? La adquisición de equipo y tecnología para uso exclusivamente electoral podría resultar una mala inversión cuando lo recursos son en general muy limitados. Al considerar el equipo y la tecnología apropiados, hay que estimar la magnitud del cambio tecnológico implicado. Debe existir un servicio de mantenimiento disponible (ya sea con personal especializado o de reciente capacitación) para su uso efectivo en elecciones futuras. Se debe considerar cuidadosamente qué tan fehacientes son los beneficios de la asistencia internacional. ¿Son suficientes sus beneficios tecnológicos, económicos o cualitativos inmediatos para contrarrestar los efectos de una formación de recursos basada en el desarrollo de habilidades y experiencia locales? Al aplicarse métodos de logística electoral, debe haber primero un plan de mantenimiento de capacidades. Si el equipo no se utiliza entre elecciones, la experiencia adquirida y el uso del equipo para otros propósitos se verán afectados negativamente o quizá se pierdan. Si el personal relacionado con la logística electoral no cuenta con un marco en el cual ejercitar continuamente sus habilidades, o si no tiene comunicación con los administradores electorales, a la larga la capacitación será poco beneficiosa para la comunidad. Alfabetización Consideraciones para comunidades con nivel bajo de alfabetización: Los niveles de alfabetización de la población tendrán gran importancia en el diseño de los materiales relativos a la logística electoral, en los procedimientos de votación, en las estrategias de información y comunicación para el votante, en el reclutamiento de personal y en los métodos de capacitación. En áreas con bajo nivel de alfabetización es necesario poner énfasis en métodos de comunicación sencillos y prácticos, los cuales también tendrán que ser económicos. Los materiales electorales deben considerar a aquellas personas que no puedan firmar la documentación, así como permitir métodos alternativos para verificar la información contenida en credenciales o documentos para votar, formularios de nominación de candidatos y de presentación de impugnaciones, documentos de votación provisional o adelantada, recibos de materiales y documentos oficiales similares. En comunidades con un bajo nivel de alfabetización, el diseño de las papeletas requiere que los votantes indiquen sus preferencias a través de:
El uso de símbolos partidistas distintivos (los cuales se promueven durante campañas de información para el votante) es un método generalmente más conveniente en términos de costo-efectividad, que el reproducir las fotografías de los candidatos en las papeletas. El sistema de elección en sí mismo puede ser de mucha ayuda durante las operaciones de logística electoral en comunidades con un bajo nivel de alfabetización cuando se requiere poner únicamente una marca en la papeleta (lista o mayoría relativa), o cuando se utiliza una papeleta por separado para cada partido o candidato. Si se llevan a cabo elecciones simultáneas para más de un órgano representativo, el uso de papeletas de distintos colores o tamaños permitirá a los votantes reconocerlas y usarlas más fácilmente. En las comunidades con bajo nivel de alfabetización, es conveniente considerar con mucho cuidado los procedimientos de asistencia o capacitación electoral en las mesas de votación. En dichas comunidades, también puede ser necesario incrementar el personal de la mesa en relación con el número de votantes, aunque podría ser suficiente la colocación de materiales visuales -guías ilustradas que indiquen cómo obtener las papeletas, cómo marcarlas y cómo depositarlas en las urnas- en los alrededores de la mesa de votación. En el caso de elecciones simultáneas, el uso de una sola urna en lugar de varias podría simplificar el proceso de votación para personas con menor nivel de alfabetización. Es conveniente que las campañas de información para el votante en dichas comunidades se desarrollen no solo mediante materiales escritos, sino a través de algunas medidas como las siguientes:
Capacitación del personal Si bien la alfabetización suele ser un requisito indispensable para el reclutamiento del personal de las mesas de votación, podría haber comunidades en las que la necesidad de contar con personal local sea más importante que su nivel de alfabetización. En tales casos, los formatos deben contener instrucciones claras y precisas; además, será muy importante que la capacitación esté basada en ensayos de las funciones que el personal desempeñará durante la elección, con énfasis particular en el llenado de cualquier formato necesario. Proveer a los oficiales de las mesas con una sencilla tarjeta con instrucciones y representaciones visuales de cada función puede ser más útil que manuales con una cantidad excesiva e innecesaria de información. Infraestructura y capacidades Si existen limitaciones en la infraestructura de producción y transporte local, se puede necesitar la producción o la adquisición anticipada de materiales y equipo, lo cual exigirá cuidados especiales al desarrollar el calendario de la logística electoral. Es necesario decidir si el menor nivel de desarrollo tecnológico disponible localmente y, por tanto, la necesidad de plazos mayores para la producción son capaces de ofrecer una solución satisfactoria a las necesidades de la logística electoral. Considerar el suministro externo, podría conllevar resultados potencialmente negativos relacionados con:
Se necesita evaluar con todo rigor si el suministro externo reporta algún valor agregado a la efectividad de la logística electoral, en comparación con las alternativas que podrían ser proporcionadas por las instalaciones locales o con ayuda técnica externa a los productores locales. Transporte Cuando la capacidad de transporte local es limitada o las vías de comunicación están en malas condiciones, el uso de las facilidades de transporte de las fuerzas armadas puede ser una solución eficiente y, en algunos casos, la única viable, para abastecer a todos los sitios de votación. Sin embargo, cuando las fuerzas armadas han desempeñado o desempeñan un papel político, su uso para transportar el material electoral puede llevar a percepciones o sospechas de manipulación del proceso electoral. Esta situación se podría superar, al menos parcialmente, al instituir monitoreos estrictos del despacho y recepción de materiales por parte del organismo electoral y mediante la participación en estas actividades de organismos independientes o de los contendientes políticos. Instalaciones para la votación También se puede considerar el uso de estructuras temporales o de unidades móviles de votación, en caso de que el material de construcción disponible localmente no resulte apropiado para ser usado en los centros de votación, o cuando los procesos de consulta o de toma de decisión de las comunidades suelen escenificarse al aire libre. Dependiendo de los recursos disponibles, esas alternativas pueden consistir en algo tan sencillo como el uso de una tela colgada entre dos árboles. Cuando se da el caso que las fuerzas armadas están asistiendo con la logística, se pueden explorar otras soluciones más complejas o elaboradas para instalar lugares de votación temporales más seguros y fuertes. Esto podría incluir la transportación aérea o terrestre de grandes contenedores con todo el equipo y material requerido para los sitios de votación. Adicionalmente, la restauración de edificios ya existentes para efectos de logística electoral puede propiciar una mejora en su utilidad general para la comunidad después de las elecciones. Comunicaciones Debido a que los sitios de votación se encuentran dispersos, la comunicación para la logística electoral puede ser un problema para las comunidades de menor desarrollo que no cuentan con grandes redes de comunicación. Instalar redes que comuniquen con todos los sitios de votación puede ser muy costoso. Las condiciones de accesibilidad a las comunicaciones requeridas estarán determinadas en gran medida por las evaluaciones de riesgos de seguridad y los requerimientos sobre la velocidad con que deben enviarse los reportes. Esta es un área en la que pueden ser necesarias iniciativas conjuntas entre el organismo electoral y otras agencias para, por ejemplo:
En muchos de los países de menor desarrollo, las redes de comunicación de las fuerzas armadas cuentan con la mayor capacidad, flexibilidad y cobertura. Sin embargo, puede haber reservas similares para su uso a las que existen para su asistencia logística. Mejorar las comunicaciones puede ser una de las prioridades del financiamiento internacional de las elecciones. Ofrecer redes viables de comunicación civil, que tengan una utilidad permanente, es una contribución más positiva al desarrollo sustentable que usar los fondos de la asistencia externa para funciones como la producción e impresión de papeletas a color en papel de alta calidad. Es posible que muchos de los que utilicen estos sistemas de comunicación en los sitios de votación o en los centros de logística electoral no cuenten con conocimiento o experiencia previa en su manejo. De ahí que pueda ser necesario capacitarlos en técnicas tan básicas como el uso del teléfono o del fax. Habilidades profesionales El incremento en el rango y volumen de las cargas de trabajo durante las actividades de logística puede requerir de la contratación de personal profesional de otros sectores de la economía local (que pueden dificultar el logro de los objetivos en estas áreas) o de asistencia técnica internacional. Entre más complejos sean los sistemas y procedimientos de logística electoral, más difícil será encontrar las capacidades profesionales requeridas a nivel local. En los países de menor desarrollo, es importante que el reclutamiento de capacidades profesionales complementarias se utilice como una oportunidad para transferir habilidades administrativas a las capacidades de logística del organismo electoral, en lugar de ser tratadas simplemente como funciones dispersas. Reclutamiento de personal El uso de fuerza de trabajo disciplinada y capacitada para algunas de las operaciones clave de la logística electoral puede proveer mayores garantías de calidad y resultar más conveniente en términos de costo-efectividad. En este sentido, se puede considerar el uso de:
El uso de empleados de instituciones públicas en funciones de logística electoral puede resultar problemático cuando se les perciba como sesgados hacia el estado. Incluso en estas situaciones, puede resultar efectivo y más económico asegurar que sus acciones sean supervisadas por los contendientes políticos y por observadores independientes (para quienes puede ser necesaria alguna asistencia externa en materia de capacitación), que poner en marcha nuevas estructuras administrativas y de producción. Capacitación en habilidades administrativas La administración general de la logística electoral es una función especializada tanto en sus áreas técnicas como de gestión global. La capacitación de los administradores de la logística en capacidades gerenciales de carácter general es una parte importante del uso de asistencia técnica externa para la construcción de recursos locales. Esto puede ocurrir en las siguientes áreas:
La transferencia de esas capacidades puede darse también en los sectores público y comercial. Desarrollo de habilidades generales Los grandes volúmenes de personal que se requieren para la logística electoral a nivel local brindan oportunidades para su desarrollo, a través tanto del fortalecimiento de sus capacidades como del uso de estrategias de reclutamiento para subsanar desequilibrios en términos de género o minoría. Muchos de los niveles básicos de habilidades requeridas en la logística electoral y en las mesas de votación son fácilmente transferibles, como la administración de materiales, la resolución de conflictos, el mantenimiento de registros precisos y el uso de equipos de radio o telecomunicaciones. La capacitación del personal local puede ayudar a su desarrollo en general. Los programas de capacitación para el personal encargado de la logística, particularmente en áreas de baja alfabetización, requieren una atención especial en cuanto a sus métodos y objetivos. Puede resultar más efectivo dividir las funciones del personal de logística en pequeñas unidades y capacitarlos sobre esa base. Las metodologías de capacitación pueden resultar más efectivas si se utilizan ejercicio de simulación, más que apoyarse en lecturas y materiales escritos, especialmente en áreas de baja escolaridad. Procedimientos, Materiales y Equipo Funcionalidad: Es importante que los materiales y el equipo resulten funcionales de acuerdo con el contexto en que son utilizados. Deben ser simples en cuanto a diseño, fáciles de mantener y de comprender tanto por el personal como por los votantes. Los materiales y el equipo de alto costo sólo pueden proporcionar una mejora marginal, si es que alguna, en relación con los elementos de bajo costo, aun y cuando puedan promover una imagen más "elegante" del organismo electoral o de los donantes internacionales. El uso de tecnología debe ser consecuente con los niveles de capacitación y de mantenimiento que se pueden alcanzar en contextos de baja tecnología. Bajo esta lógica, los temas siguientes temas merecen una atención especial. Condiciones físicas y políticas Las condiciones físicas y políticas prevalecientes tendrán un impacto importante en el desarrollo de procedimientos viables. Si las mesas de votación están cerradas o al aire libre, si los materiales corren peligro por la humedad, el polvo, el frío o la lluvia, o los riesgos de seguridad que se hayan encontrado, son factores que determinarán la durabilidad y seguridad requeridas del equipo electoral, particularmente en zonas rurales donde las capacidades y elementos de respaldo pueden no estar disponibles. Algunos ejemplos de esto incluyen:
Disponibilidad de luz y electricidad Cuando no existe un suministro de energía eléctrica confiable, el costo comparativo de las soluciones alternativas, tanto en términos monetarios como de integridad, necesita ser ponderado cuidadosamente en cada contexto. Algunas de estas soluciones pueden incluir:
En esas circunstancias, también se requiere considerar cuidadosamente la confiabilidad de sistemas de reporte basados en equipo electrónico y si es preferible realizar el escrutinio en locaciones centrales. Capacidades de monitoreo La presencia y capacidades de observadores independientes y representantes de partidos o candidatos tendrán influencia sobre los mecanismos de seguridad y rendición de cuentas de la logística electoral, así como sobre los materiales diseñados para estos efectos. Diseño y cantidad de formatos El diseño y la cantidad de los formatos y otros documentos que el personal electoral debe llenar pueden ser un tema crucial, particularmente en sociedades con un menor nivel de alfabetización Un gran número de formatos puede poner a prueba la paciencia y las habilidades del personal electoral menos experimentado. La documentación incompleta o incorrecta puede afectar las percepciones de validez de la elección. Cuanto más se incrementen la complejidad y el volumen de los formatos, más se incrementarán sus costos. A continuación se listan algunos requerimientos mínimos para los formatos:
Los sistemas de logística electoral que requieren un registro más complejo en la mesa de votación podrían no resultar apropiados en sociedades menos desarrolladas. Consideraciones presupuestalesCostos razonables ¿Cuál es un costo razonable a pagar por la democracia? En rigor, ésta no es una pregunta que pueda ser respondida por contadores o administradores financieros. Existen demasiados valores inherentes a la logística electoral que no pueden ser calculados en términos monetarios. Esto no quiere decir que el costo-efectividad no sea uno de los principios guía de la logística. Sin embargo, las condiciones sobre las cuales los administradores de la logística pueden tener muy poco o ningún control pueden incluir:
Cualquiera de estos factores podría limitar la capacidad de los administradores de la logística electoral para proporcionar soluciones poco costosas que ofrezcan integridad funcional, incluso aquéllas que sean asequibles localmente. Es importante que se enfaticen las cuestiones de costo-efectividad, para que los mecanismos de logística alcancen un nivel de integridad y equidad que permita que los contendientes y el público acepten los resultados electorales, eliminando así los costos redundantes o inútiles. Por esta razón, no son útiles las comparaciones entre distintas jurisdicciones sobre indicadores tales como el costo por elector, ya que no consideran qué tan eficientemente fueron utilizados los gastos, para alcanzar un equilibrio aceptable entre todos los principios guía de la logística electoral. Preparación del presupuesto En la preparación de la logística electoral, se deben tomar ciertas decisiones sobre cuándo y de qué manera se deben preparar los presupuestos, así como sobre la forma en que las adquisiciones y otros gastos deben ser supervisados para garantizar que contribuyan al proceso. Las provisiones financieras que requiere la logística electoral, el tiempo óptimo para efectuar los gastos y la existencia de estructuras efectivas para la administración financiera, dependerán en gran parte de lo siguiente:
Directrices Al considerar el costo de la logística electoral existen ciertos lineamientos o directrices cuya puede resultar útiles: Los gastos propuestos deben estar sujetos a un riguroso análisis de costo-beneficio: ¿Cómo contribuyen al cumplimiento de los objetivos de la logística electoral? ¿De qué manera se comparan con métodos alternativos? ¿Cualquier logro adicional justifica un incremento en los costos? Por ejemplo, ¿se requiere de papel especial y más costoso para garantizar la seguridad las papeletas, o sería aceptable el uso de otros métodos de autenticidad menos costosos, tales como el uso de sellos o marcadores oficiales en las mesas electorales? Adicionalmente, ¿qué costos no financieros se deben tomar en cuenta como métodos alternativos? En el ejemplo previo, ¿existen factores relacionados con los tiempos de entrega del material necesario para producir las papeletas? ¿El servicio al elector se vería afectado por el hecho de darles tareas adicionales a los miembros de las mesas de votación? Las variaciones de costos estimadas a nivel regional o local requieren de un escrutinio cuidadoso para garantizar que estén respaldadas por razones válidas. Los costos promedio más altos o más bajos en regiones o áreas específicas, no deben provocar alarma; mientras sean el resultado de una respuesta eficiente para proporcionar un servicio constante y equitativo para los electores. Para garantizar un nivel razonable de accesibilidad, los costos de la logística electoral podrían ser más elevados en las zonas rurales y en áreas que tienen diferencias de idioma o de alfabetización. Cuando sea posible, se deben utilizar recursos de capital y equipos ya existentes, o adquirir equipos que puedan ser utilizados en otros organismos. Las elecciones son eventos poco frecuentes, por eso debe hacerse un uso más eficiente de los fondos disponibles. Al considerar estas cuestiones, se debe prestar atención a los factores de costo no financiero, particularmente a los temas de ambiente político. Por ejemplo, el uso de las instalaciones proporcionadas a bajo costo o gratuitamente por otras dependencias estatales -el uso de sistemas de comunicación o de otras instalaciones como centros de votación- podría afectar la percepción pública de independencia de los operativos de logística electoral o inclusive disuadir a los electores de participar. En general, es más conveniente rentar o arrendar equipos grandes que compararlos, dados los altos volúmenes que se requieren por plazos cortos, a menos que el uso continuo de dicho equipo esté justificado. Asegurar la confiabilidad, pertinencia y conveniencia de los métodos y equipos seleccionados para cada entorno en lo particular. En alguna medida, los operativos de logística electoral son unescaparate. Sin embargo, no se puede permitir que se pase por alto un juicio sólido respecto a los niveles de gasto. Los métodos más simples pueden ser poco llamativos, pero pueden proporcionar un resultado más confiable, transparente, auditable y menos costoso. En los países de menor desarrollo, se debe tomar muy en cuenta la situación del cambio de moneda, que puede no ser muy estable. Aún cuando las compras de productos o servicios extranjeros sean menos costosas y más apropiadas, el uso de divisas extranjeras escasas o la posibilidad de generar dependencias externas puede provocar que sean preferibles las soluciones locales. Las ofertas de financiamiento internacional para las elecciones también deben ser analizadas cuidadosamente en cuanto a los costos y beneficios que acarrea el uso de un determinado tipo de equipo. Por último, hay una pregunta a la que se le debe conceder especial atención ¿existen aspectos de la logística electoral que se puedan desarrollar efectivamente, con suficientes garantías de integridad y que mantengan costos bajos, contratando organizaciones externas en lugar de ser realizados por el organismo electoral? Ciclos de planeación presupuestal y financieraUna presupuestación eficiente depende de una planeación que tome en cuenta la actividad permanente del organismo electoral, así como el cumplimiento de los objetivos que le marca la ley. Se puede lograr un presupuesto más efectivo cuando se elabora en el contexto de la administración financiera. El hecho de que el organismo electoral sea permanente o temporal inluye en la eficacia del ciclo de planeación financiera. La elaboración de presupuestos sobre las necesidades financieras y de otros recursos para la logística electoral, son más efectivas cuando se realizan dentro del contexto de un plan general de administración financiera, que cuando se realizan como un ejercicio aparte. Cuando los organismos electorales son permanentes, es recomendable que cuenten con un ciclo de planeación presupuestal vinculado a los períodos legislativos para la aprobación de fondos, sujeto a revisiones y actualizaciones frecuentes relacionadas con los gastos de la logística; esto puede contribuir a que exista una disponibilidad oportuna de recursos para la instrumentación de los operativos de la logística electoral. La planeación presupuestal de los organismos electorales que tienen carácter permanente puede realizarse de manera sistemática y más precisa, ya que los gastos permanentes son más fáciles de prever. Incluso cuando las elecciones se celebran en fechas irregulares, la introducción de dichos ciclos puede basarse en registros históricos sobre los períodos promedio entre una elección y otra. Aunque la planeación financiera a largo plazo podría generar gastos considerables por la adquisición e introducción de nuevos sistemas y tecnologías, es más probable que el organismo electoral sea capaz de asimilarlos de mejor forma, ya que dispondrá de un margen de tiempo razonable para desarrollar estimaciones presupuestales "desde abajo", en las que se pueden detallar con toda precisión las necesidades financieras y de cualquier otro tipo; a la vez que permitiría un escrutinio más riguroso de éstas. Porestas razones , los organismos electorales de carácter temporal pueden enfrentar dos desventajas al preparar presupuestos para la logística electoral: 1. Será común que dispongan de poco tiempo para desarrollar presupuestos "desde abajo" y con base en las condiciones locales de cada área administrativa. Esto puede dar lugar a que los presupuestos se calculen sobre los costos de la elección anterior, ajustando las cifras según los cambios que se den en el contexto general de la elección, en vez de hacerlo sobre la base de datos actuales fidedignos. 2. La falta de continuidad podría ocasionar que los sistemas, los preparativos electorales, los materiales, el equipo de trabajo y las compras, tengan que ser desarrolladas e instrumentadas en un periodo muy corto de tiempo. Esto podría limitar la capacidad para adquirir productos y servicios que cumplan los requisitos de costo-efectividad. La existencia de márgenes reducidos de tiempo para la instrumentación de todos los preparativos requeridos, también podría generar costos mayores a los previstos. Sistemas para PresupuestarConsideraciones básicas Para que la administración de la logística electoral sea exitosa, es importante que cuente con sistemas efectivos de control y supervisión del presupuesto. Disponer de un tiempo muy limitado para efectuar grandes gastos durante y en vísperas de la jornada electoral, ocasionará que exista poca tolerancia ante errores de cálculo y para el control efectivo de los gastos. Existen varios formatos para el presupuesto que varían mucho entre sí, sin embargo, algunos son más convenientes porque proporcionan esquemas e información de utilidad, ya que permiten identificar en dónde se pueden realizar mejoras que den efectividad a la logística electoral. Formatos presupuestales Regresando brevemente a lo esencial, podemos preguntarnos ¿qué debería garantizar el presupuesto de la logística electoral? Primero, debe ser un mecanismo de registro sobre la asignación y gasto de los fondos. Debe ser un mecanismo de control para:
Por último, debe proporcionar un mecanismo de evaluación a través del cual se puedan comparar y evaluar históricamente y entre sí, los costos de los diversos componentes de la logística electoral. Igual que los datos de ejecución y las cargas de trabajo, la información presupuestal puede ser utilizada para determinar las áreas eficientes o deficientes, así como las tendencias de costo-efectividad, identificando los componentes más efectivos. Para garantizar un control financiero efectivo de la logística electoral, los presupuestos deben proporcionar la habilidad de separar o dividir sus componentes, tanto bajo la estructura de la logística electoral, como de otros elementos de costo relativos a las elecciones. Los diversos sistemas electorales y los modelos de organización que tienen los organismos electorales, ocasiona variaciones en el detalle minucioso de estas divisiones, sin embargo, también es importante que se tenga consistencia interna para efectuar y realizar comparaciones entre los distintos elementos. Esto tiene especial importancia cuando varias organizaciones o agencias contribuyen con recursos para la logística electoral. Cuando se utilizan diversos métodos para calcular, autorizar y archivar los gastos relativos a las elecciones, tanto entre jurisdicciones como a través del tiempo, se puede dificultar la elaboración de análisis comparativos sobre la información financiera de la logística electoral. Esto también podría afectar la capacidad para ejercer un control financiero prudente, dificultando la identificación tanto local como internacional, de los métodos más efectivos para llevar a cabo las tareas de la logística electoral. Modelos presupuestales ¿Qué modelos están disponibles? En términos generales, los presupuestos pueden clasificarse en los siguientes modelos: El modelo funcional, en el que los costos se calculan a través de grandes títulos de gastos. Este modelo incluye componentes generales tales como contratación de personal, formatos, equipo de informática, transporte, etc. En dichos modelos pueden existir pocos indicios sobre qué actividades --entre las muchas que tiene la logística electoral, o el proceso electoral en su conjunto-- están directamente relacionadas con los costos calculados y con los gastos actuales. Este modelo no refleja especificidades detalladas en el presupuesto. En los modelos de programas o proyectos individuales, se muestran por separado los costos calculados y los gastos de tareas individuales, o de tareas agrupadas. El financiamiento y las erogaciones para varios tipos de gastos pueden ser asignados, monitoreados y evaluados, contrastándose con las tareas específicas para las cuales son relevantes. Si se dispone de sistemas manuales o automatizados más sofisticados, se podría instrumentar un modelo que combine las dos estructuras previas, dividiendo las asignaciones y erogaciones en tipos de gastos durante toda la elección, o de forma individual por tarea o proyecto. Bases de programas y proyectos Las estructuras presupuestales que incorporan las bases de programas y proyectos, son las más efectivas tanto para calcular necesidades de financiamiento, como para controlar los gastos de la logística electoral. Estas estructuras previenen que proyectos más chicos, tales como el procesamiento de nominación de candidatos, se extravíe o sea ignorado en los presupuestos generales de la logística electoral. Al separar los gastos, se habilitan controles más rigurosos de los costos de cada aspecto de la logística electoral. Alinear los presupuestos con los objetivos específicos de los proyectos de la logística, fomenta un círculo más abierto de responsabilidades y de rendición de cuentas de carácter administrativo, lo que permite una evaluación más efectiva de los logros. Es posible que las políticas generales de presupuestación gubernamental, así como los requerimientos del financiamiento externo, eviten que los presupuestos públicos para la logística electoral se realicen de dicha forma. En tales casos, se podrían destinar recursos adicionales para elaborar presupuestos que garanticen la eficiencia y la calidad de la información. Cuando se desarrollan presupuestos, se puede adoptar un enfoque "descendente" que calcule los fondos a un nivel agregado separando todo después, o uno "ascendente", con cálculos iniciales compilados a nivel de unidad de trabajo, que después sume todo. Investigación de fuentes de financiamiento para la administración electoral Dentro de la estructura previa, también puede ser útil identificar las fuentes de donde proviene el financiamiento. Generalmente esto es necesario cuando la logística electoral busca o ha obtenido asistencia financiera internacional. Es común que la asistencia internacional estipule sus propios procedimientos de contabilidad y presupuestación. Como la asistencia internacional es un aspecto específico, no tiene un impacto en otros aspectos del presupuesto electoral. Dicha división muestra las fuentes generales de financiamiento, así como las fuentes para proyectos específicos, de la siguiente manera:
Flexibilidad Los presupuestos deben ser vistos como guías que garantizan patrones eficientes de gasto en virtud de las condiciones previstas para las elecciones, en lugar de verse como documentos intercambiables que pueden llenarse sin importar las circunstancias futuras. Una vez que se ha evaluado cuidadosamente la viabilidad de los presupuestos para la logística electoral, tomando en cuenta las decisiones relativas a la redistribución de fondos que identifiquen las necesidades de financiamiento adicional o los ahorros; es importante que se definan los puntos de revisión, que también son una parte importante del sistema de presupuestación, ya sea sobre la base de determinados períodos transcurridos, o de proporciones de gasto. Puede ocurrir que tales revisiones no sean necesarias al principio de un periodo electoral. Sin embargo, al acercarse el día de las elecciones, se intensifica la velocidad de los gastos, mientras disminuyen los fondos remanentes, por eso, tendrá que incrementarse la frecuencia con que se revisa el presupuesto. Tal vez llegue a ser necesaria una revisión diaria. Contingencias Los mecanismos de flexibilidad incluyen el desarrollo de presupuestos de contingencia. Así como se planean procedimientos o suministros de contingencia ante la eventualidad de fallas en los operativos de la logística electoral, de la misma forma se deberían preparar presupuestos de contingencia para dichas circunstancias. Sin esos presupuestos no hay forma de determinar cuales son los métodos más económicos para resolver contingencias específicas. Presupuesto y Datos HistóricosElaboración de presupuestos Las metodologías más apropiadas para la elaboración de presupuestos de logística electoral variarán de acuerdo con la estructura del organismo electoral (nacional, regional o local), de sí una sola organización es responsable de todas las actividades de logística electoral o sí se dividen entre diferentes organizaciones sobre una base geográfica o funcional, así como del ciclo presupuestal del sector público. Los presupuestos "globales" son necesarios para identificar las necesidades de financiamiento más generales y las áreas en las que puede ser necesario que se destinen fondos para compensar insuficiencias. Los presupuestos para diferentes unidades administrativas geográficas, o funcionales, así como para proyectos específicos, coadyuvan a una asignación efectiva y eficiente de fondos en áreas específicas de la logística electoral. Existen dos enfoques generales que pueden ser útiles al elaborar presupuestos para la logística electoral:
(Estas son, por supuesto, visiones simplificadas sobre los dos extremos del proceso de elaboración de presupuestos). Presupuesto descendente Algunos ejemplos de este enfoque son los siguientes:
A los proyectos, funciones y localidades se les asigna luego un porcentaje del presupuesto global de acuerdo con criterios generales. Usualmente, este no es el medio más efectivo para determinar el presupuesto de la logística electoral. Ya que no permite que se consideren variaciones locales por cambios en los sistemas, procedimientos y condiciones, o que se le otorgue la debida prioridad a las necesidades de la logística electoral. Al negar el acceso inicial a los administradores del proyecto, ya sean locales o regionales, se elimina uno de los factores clave para desarrollar las capacidades de administración financiera, así como cualquier sentido de corresponsabilidad sobre los procesos presupuestales. Aunque tiene la ventaja de ser una solución rápida pero precipitada cuando se necesita un presupuesto. Enfoque ascendente Es probable que esta alternativa produzca resultados más realistas, cuando se combina con la necesidad de una justificación y una revisión rigurosas de los objetivos que se desean alcanzar. Los presupuestos se elaboran mediante estimaciones de categorías de costo definidas (que de manera ideal podrían incluir al personal de cada mesa de votación, a los costos de diseño y producción de cada formato electoral, etc.), a través de los costos de cada proyecto de logística electora, o al nivel de cada unidad geográfica de administración, cuando esto sea posible. Las ventajas de este método son las siguientes:
Sus desventajas residen en que es un proceso más lento y repetitivo, además de que los proyectos y presupuestos locales deben revisarse escrupulosamente para eliminar cualquier duplicidad o solicitudes excesivas de fondos de acuerdo a los resultados previstos. Sin embargo, es preferible que se elaboren presupuestos globales a través de este método, incluso cuando no se pueda realizar en su totalidad debido a presiones de tiempo. Presupuestos Inclusivos y ComparablesConfiabilidad de los registros financieros de la logística electoral Es relativamente extraño encontrar registros de presupuestos y gastos sobre la logística electoral que muestren una representación exacta de los costos reales. Muchas practicas de contabilidad del sector público son de tal naturaleza que los gastos relativos a actividades de logística que se llevan a cabo fuera del periodo electoral, o por organismos diferentes al de la autoridad electoral, pueden ser excluidos de los costos reales de las elecciones. Inclusividad Sin embargo, es importante que durante el desarrollo de los presupuestos de las elecciones y de la propia logística electoral, se reconozcan todos los componentes de los gastos. Los gastos no son menos reales porque se lleven a cabo en periodos diferentes, o por que no se carguen directamente al organismo electoral. Tales gastos pueden incluir elementos como:
Entonces ¿que debería incluir el presupuesto para logística de un organismo electoral? En lo que concierne a las necesidades de financiamiento durante la elección, es esencial que incluya los gastos directos durante el periodo electoral. Si no se prepara un presupuesto general, también es esencial que exista coordinación con otros órganos que cuenten con sus propias fuentes de financiamiento para la logística electoral, a efecto de que todos los participantes tengan fondos suficientes para desempeñar sus tareas. Además de los gastos directos durante el periodo electoral en sí, los requisitos financieros para otros artículos también necesitan ser incluidos en los preparativos del presupuesto para la logística electoral durante el ciclo electoral, lo que incluye:
Evaluación de costo-efectividad Para tener una evaluación eficiente de la efectividad de los gastos, es necesario desarrollar un formato general del presupuesto de la logística electoral, que tome en cuenta todos los costos relevantes para la elección. Cuando las agencias públicas operan bajo principios de financiamiento anual se podrían generar algunas dificultades. Los costos fijos de la estructura administrativa y de las grandes necesidades de compra de equipo, se consideran como gastos en bloque, por lo que presupuestarlos para una sola elección puede conllevar a resultados con datos equívocos. De la misma forma, cuando existen organismos electorales permanentes, sus costos pueden no ser incluidos del todo dentro de los gastos de una elección. Actualmente, tales inconsistencias tanto a nivel nacional como internacional pueden hacer más difícil el identificar los mejores sistemas y prácticas para la logística electoral en términos de costo-efectividad. Garantía y coordinación de los fondos electoralesConsideraciones básicas
Para que un organismo electoral pueda planear el despliegue de la logística electoral sobre bases sólidas, tiene que haber una garantía de que los fondos requeridos se encontrarán disponibles. La falta de seguridad en cuanto al suministro de fondos podría propiciar ineficiencias en los operativos y una posible pérdida de integridad.
Es responsabilidad de los administradores electorales asegurar que las solicitudes de financiamiento hayan sido rigurosamente examinadas internamente, para garantizar que representan soluciones económicas a los requisitos legislativos y de servicio electoral, asegurando que los fondos asignados serán ejercidos de manera juiciosa. Esto no significa necesariamente que las elecciones tengan que ser conducidas de la manera más económica posible, sino que el organismo electoral proporcione un servicio de calidad al mejor costo.
Calendario de liberación del presupuesto
Resulta de capital importancia tener no sólo la certeza sobre la garantía de los fondos, sino también contar con una fecha, o con plazos apropiados para la liberación del presupuesto aprobado para el financiamiento de la logística electoral.
Certeza sobre el financiamiento
Los administradores electorales deben asegurarse por adelantado de que los fondos para la logística electoral estarán disponibles. Esto necesita que se cuente con mecanismos confiables y preferiblemente públicos para la presentación y la aprobación de fondos por las legislaturas correspondientes y que:
Los fondos gubernamentales para la logística electoral deben ser parte de los fondos destinados específicamente a las elecciones. Esto se puede facilitar cuando un órgano independiente es responsable de la conducción de las elecciones, en vez de que las elecciones sean responsabilidad de un estado, oficina o agencia gubernamental local. En este último caso, particularmente en ambientes donde los controles generales de contabilidad son débiles, se pueden requerir mecanismos estrictos de fiscalización para garantizar que los fondos destinados a lo logística electoral sean utilizados correctamente. Servicios suministrados por otras organizaciones Existirán consideraciones adicionales cuando el financiamiento de las actividades de la logística electoral, se derive de fuentes distintas a las del presupuesto controlado por el organismo electoral. Hay varios escenarios en los que esto puede suceder y cada uno requiere de vigilancia de parte del organismo electoral, para garantizar que los fondos esperados para la logística electoral se materialicen. Cuando otras organizaciones estatales suministran los servicios de logística electoral sin costo para el organismo electoral, se debe asegurar que tengan la capacidad para financiar estos servicios con sus propios presupuestos, conforme al nivel requerido por el organismo electoral. Sería preferible que los costos de estos servicios inter-institucionales fuesen presupuestados y pagados por el organismo electoral. Esto tiende a promover una mayor eficiencia, además, permite un control más directo de los procesos y proporciona una base más sólida para comparar costos de actividades. Sin embargo, puede que esto no siempre suceda. Algunos ejemplos de esto pueden ocurrir cuando:
Financiamiento para gastos adicionales Al suministrar los servicios mencionados, esas otras agencias pueden, sin embargo, incurrir en gastos adicionales --particularmente en el caso de pagos de tiempo extra u otros gastos adicionales para el personal contratado, pero también en cuanto a la posible adquisición o mantenimiento de equipo o de producción de material adicional, que cumpla con los requisitos de apoyo a la logística electoral. Pudiera ocurrir que algunos de los servicios suministrados de manera gratuita representen costos adicionales que no son visibles de inmediato. El personal de otras agencias que participan en las tareas de apoyo de la logística electoral pudieran no representar un gasto adicional en ese momento, pero su trabajo normal podría requerir gastos adicionales con posterioridad para cumplirse a tiempo. Sería preferible que los fondos utilizados por otras agencias estatales para apoyar la logística electoral, fuesen considerados dentro de sus respectivos presupuestos, en vez de esperar que haya excedentes para cumplir con las necesidades de apoyo requerido. ONG´s y asistencia internacional Cuando las actividades esenciales de la logística electoral estén siendo financiadas por organizaciones internacionales, u organizaciones no gubernamentales, el organismo electoral debe asegurarse de que los compromisos para suministrar el servicio estén apoyados sólidamente por los fondos disponibles de tales organizaciones. Responsabilidad gubernamental en el financiamiento Los gastos de la logística electoral, igual que otros gastos electorales, normalmente serán financiados por el gobierno representativo del nivel para el que se esté llevando a cabo la elección. Sin embargo, existen circunstancias en las que pueda necesitarse una transferencia intergubernamental de fondos, para garantizar consistencia, equidad, e integridad en los procesos de logística electoral, tales como:
Se debe tener cuidado cuando se instrumentan mecanismos para tales transferencias y para garantizar que:
Normalmente, utilizar el método de reembolso no ayuda a resolver los problemas, pudiendo inclusive exacerbar las deficiencias de financiamiento en ciertas áreas administrativas. Este tema puede ser especialmente pertinente en las elecciones de los niveles jerárquicamente inferiores de gobierno en sociedades menos desarrolladas. Justificación para las necesidades de financiamiento de la logística electoral La logística electoral, es tan sólo uno de los programas que compiten para obtener parte de los limitados fondos públicos. La logística electoral generalmente no solo compite con otros gastos relacionados con las elecciones -registro de votantes, educación a votantes, etc.- sino también con la amplia gama de servicios suministrados por el gobierno. Para poder obtener el financiamiento propuesto para la logística electoral, los administradores electorales necesitarán convencer a quienes controlan los recursos públicos de que los gastos propuestos son:
Normalmente, es preferible que la legislación determine el monto y la fecha de liberación del presupuesto que tiene el organismo electoral. La legislación puede votar sobre la fecha de liberación del financiamiento, mientras que cuando el ministro tiene el control, se podrían generar retrasos para el financiamiento debido a ineficiencias burocráticas. El propósito de costear los proyectos La justificación de los gastos propuestos, así como la garantía de acceso a los fondos necesarios, se verá facilitado cuando se adopte un modelo de presupuesto que proporcione un costeo apropiado de proyectos o actividades. Las ventajas de utilizar este método al proporcionar justificaciones para los gastos presupuestales incluyen:
Uso de Proyectos para el Financiamiento Cuando se ha adoptado un modelo presupuestal que permite proyectar los costos, será más sencillo justificar los gastos propuestos, asegurando así que se obtenga el financiamiento necesario. Entre las ventajas que se obtienen al usar este método encontramos que: * Permite la clara demostración de la efectividad que tienen las actividades de la logística electoral, mediante el desarrollo de una unidad con informes de costos; * Se pueden demostrar de una forma más fácil los impactos que ocasionan las actividades de la logística electoral. Así mismo, en los documentos de apoyo, se pueden observar los efectos que ocasionaría en el presupuesto un recorte en los gastos propuestos, así como los servicios que tendrían que reducirse o eliminarse para conciliar las actividades con los recortes presupuestarios; * Cuando el financiamiento aprobado es menor que el que se propuso, el organismo electoral tiene un marco referencial más claro para revisar los gastos propuestos, con el fin de conciliarlos con el financiamiento que fue aprobado. Ajuste de la disponibilidad de fondos a intervalos críticos de tiempo Para asegurar una efectiva preparación de la logística electoral, es indispensable no sólo procurar que se reciba un nivel adecuado de recursos financieros, sino también que la disponibilidad de fondos resulte compatible con los intervalos críticos del calendario de preparación de la elección. Habrá que considerar dos aspectos principales: 1. El sistema de desarrollo presupuestal del organismo electoral para la logística, debe organizarse de acuerdo a un calendario que permita una oportuna identificación de los requisitos de financiamiento. Cuanto más compleja sea la estructura administrativa del organismo electoral y cuanto mayor sea la cantidad de agencias relacionadas con la provisión de servicios de logística electoral, más tiempo se necesitará para hacer las estimaciones correspondientes. Esto debe considerarse al momento de planear los calendarios presupuestales internos. 2. Cuando las legislaturas aprueban y revisan los presupuestos estatales a intervalos fijos muy separados entre sí, también cuando las elecciones no se llevan a cabo en períodos o fechas predeterminadas, se tendrán que tomar precauciones a fin de examinar y aprobar, en lapsos muy reducidos, los fondos asignados para la logística electoral. Los métodos variarán de acuerdo con las estrategias estatales de administración del presupuesto. De preferencia, el presupuesto aprobado para la logística electoral deberá conocerse con anticipación al día en que se realiza el anuncio formal de la fecha de una elección. Aprobación de fondos de emergencia Del mismo modo, se debe contar con mecanismos para la aprobación de fondos de emergencia para la logística electoral – para atender circunstancias imprevistas (las cuales son con frecuencia resultado de cambios en la legislación en fechas cercanas a la jornada electoral), o sobre gastos previos a la elección--, permitiendo así una liberación oportuna de fondos adicionales. Aunque es responsabilidad de los organizadores electorales limitarse a los fondos preestablecidos, en contextos cambiantes puede ser difícil realizar un cálculo exacto de las necesidades. La incapacidad para brindar certidumbre a un eventual suministro de fondos de emergencia para organizar una elección, tendrá más efectos negativos sobre la legislatura, debido a posibles dudas sobre la legitimidad de la elección, que sobre los administradores electorales. Adquisiciones anticipadas La adquisición de muchos componentes vitales para asegurar el éxito de la logística electoral tales como la compra o el desarrollo de equipo y servicios de cómputo, puede llevarse a cabo con mucha anticipación al periodo electoral. Especialmente, debería contarse con tiempo suficiente para llevar a cabo procesos de licitación o de adjudicación de contratos, de manera que se puedan hacer adquisiciones bajo parámetros de costo-efectividad. Cuando se tienen organismos electorales permanentes, los costos del trabajo por adelantado pueden ajustarse a sus presupuestos operativos normales. Cuando la organización electoral esté a cargo de organismos temporales, es indispensable que se aprueben fondos de inmediato para la preparación de las elecciones, incluso antes de que se formule y apruebe un presupuesto detallado. Organismos internacionales El papel de los organismos internacionales o gobiernos extranjeros en cuanto a la provisión de asistencia financiera para la elección también necesita tomar en cuenta el momento en que resulte más apropiada la liberación de fondos. Esto puede tornarse un problema grave, ya que los organismos internacionales suelen regirse por sus propios calendarios para la aprobación de fondos, los cuales podrían no estar sincronizados con los calendarios de financiamiento en el país donde se llevará a cabo la elección. Además, también se tiene que considerar que en los países en desarrollo que acaban de salir de un conflicto, la disponibilidad del financiamiento para la logística electoral proveniente de donantes, estará determinada por consideraciones políticas internas y externas. La liberación tardía de fondos provenientes de la asistencia internacional, podría causar daños a la logística electoral, en particular cuando esté destinada a la instalación de sistemas complejos en un marco temporal restringido --por ejemplo, cuando los fondos se utilizan para un sistema automatizado de conteo a pocos días de la jornada electoral. Deberán considerarse con mucha atención los propósitos para los cuales habrán de utilizarse los fondos que se obtienen cuando el periodo electoral ya está muy avanzado. Consideraciones para la Presupuestación por PartidasConsideraciones básicas Al desarrollar los lineamientos de presupuesto y de costos para los diversos proyectos que integran la logística electoral, los administradores electorales necesitan identificar con mucho cuidado lo siguiente:
Bases para el cálculo de costos El común denominador al calcular los costos y al adquirir los recursos para las elecciones es el número de electores a los cuales se les rendirá servicio. Determinar qué porcentaje de electores se espera para la votación es crítico para establecer operativos en términos de costo-efectividad. Cuando los administradores electorales en función de los registros de tendencias históricas y de un análisis del contexto actual, tienen la certeza de que el número total de electores se encontrará dentro de un rango más o menos definido, se pueden generar costos más eficientes si se hacen estimaciones y se adquieren recursos sobre esa base. Es preferible que los presupuestos se basen en un porcentaje que refleje el 100% de la asistencia electoral, lo que brindará capacidades adicionales para lidiar con cualquier contingencia. Las medidas más efectivas estarán determinadas por el contexto específico en el que se desarrollan las elecciones, dependiendo de elementos tales como el nivel de seguridad requerido para mantener la confianza pública y los costos relativos a los diversos métodos utilizados, ya sean intensivos en recursos humanos, automatizados o de alta tecnología. Costos específicos Las siguientes secciones cubren los costos específicos relativos a:
Contingencias La previsión de contingencias tendrá que atender asuntos referentes a:
Respecto a las cantidades de material de reserva, es usual mantener alrededor de un 10% sobre los requerimientos calculados. Las cantidades en reserva de elementos importantes deberán ser más altos cuando se incorporan nuevos sistemas o procesos, o cuando existe una dependencia de organismos externos (por ejemplo en el suministro de transporte o de servicios de correo) con un desempeño previo deficiente o aún no probado. Los cálculos de contingencia para la recuperación después de situaciones de desastre deberán ser guiados por análisis de riesgos en cada contexto específico. El financiamiento necesario para actividades que resulten de posibles cambios en la legislación electoral no deberá ser incluidas en las propuestas formales de presupuestación, a pesar de que sería conveniente calcular por anticipado los costos de cualquier cambio posible. Sin embargo, tratándose de elecciones de transición, cuando las negociaciones sobre la legislación electoral pueden continuar hasta iniciado el periodo electoral, la preparación de cálculos formales de costos en lo que concierne a posibles cambios en la legislación puede resultar de gran utilidad. Actividades post-electorales Se deben tomar previsiones respecto a las actividades posteriores a las elecciones, tales como los recursos adicionales necesarios para evaluar la logística electoral o realizar investigaciones en esta materia. En algunos sistemas como en aquellos que cuentan con listas electorales permanentes o donde la votación es obligatoria, se deberán tomar previsiones relativas al seguimiento del electorado, por ejemplo, de aquellos cuyo registro electoral era incorrecto o contenía inconsistencias o, tratándose de sistemas de voto obligatorio, de quienes no votaron. Costos de Personal y de CapacitaciónPersonal y capacitación Con excepción de las sociedades en donde el personal encargado de las mesas de votación lleva a cabo una labor cívica sin remuneración, es probable que el principal gasto de la logística electoral sea el relativo a costos de personal. De ahí que la eficiencia alcanzada en este rubro, tendrá efectos directos sobre el costo y la efectividad de la elección en general. Entre los gastos específicos que se deberán tener en cuenta están los siguientes:
Habrá que tomar en cuenta las siguientes medidas para aumentar el costo-efectividad en relación con el empleo de dichos recursos:
Costos de Equipo, Materiales e InstalacionesEquipo para la votación El equipo más importante de la votación consiste en compartimentos o cuartos secretos y las urnas. El estilo y la manufactura de estos elementos tendrán un impacto importante en su costo. Se tendrá que llevar a cabo una comparación de los costos para determinar si es más económico usar equipos de madera, plástico, o metal, o bien utilizar urnas y compartimentos desechables. Entre más duradero o permanente sea el equipo, mayores serán sus costos de transporte, de reparación y de almacenaje, pero existe la ventaja de que el material podría reutilizarse para elecciones posteriores. El equipo desechable o de un solo uso, podría causar la sensación de inseguridad en algunos contextos, pudiendo ser inservible bajo ciertas condiciones meteorológicas. Otras necesidades del equipo de votación incluyen sellos o candados para las urnas, así como algún dispositivo especial de seguridad, como aplicadores de tinta o lámparas especiales, que son necesarios para verificar la identidad o elegibilidad del elector. Cuando la votación es automatizada, gracias al uso de computadoras u otros tipos de maquinas para la votación, también sería pertinente considerar que se podría requerir la adquisición y el mantenimiento de sistemas de apoyo, la instalación y prueba de maquinas, así como la instalación de equipo de comunicaciones. También se tiene que presupuestar el material para la votación en mesas temporales. Ya que el aumento de la seguridad en estas mesas significará un gasto extra. Las provisiones presupuestales de las mesas de votación temporales, deberían tratar cuestiones relativas al almacenaje de los materiales. Equipo de oficina Puede ser necesario que las mesas de votación y las oficinas temporales requieran equipo de oficina adicional, aunque sería preferible acordar el uso de instalaciones ya equipadas (Este último recurso puede no sólo resultar más económico sino que también reduce los gastos de transporte). En general, rentar los requerimientos adicionales de equipo de oficina será más económico que comprarlos, aunque esto dependerá de las oportunidades para su uso en el futuro y de la comparación del costo de renta durante un periodo determinado, contra el costo de compra. Las necesidades de equipo de oficina de las sedes locales de carácter temporal que pueden cubrirse con los presupuestos de la logística electoral incluyen:
Para las mesas de votación, también deben calcularse los costos de necesidades adicionales de mobiliario como (mesas, sillas, gabinetes con candado, barreras para el control del público, e instalaciones), iluminación, generadores de electricidad y retretes portátiles, así como suministro de agua, para que las mesas e instalaciones cubran los requisitos necesarios. También deberían incluirse los elementos menores de equipo para oficina, tales como calculadoras para los administradores de mesa y para los administradores electorales locales. Los elementos de un solo uso o desechables, tales como mesas y barreras de cartón para el control del público, también deben ser consideradas para comparar su efectividad en contra de equipo más duradero. Equipos y programas de cómputo Se tendrán que cubrir los costos relativos al desarrollo, uso y mantenimiento de sistemas de cómputo para la logística electoral. Que deberían ser:
El que todos esos costos sean calculados y pagados con los fondos para una elección específica, dependerá de las políticas de contabilidad y de otras fuentes de recursos para el desarrollo con que cuente el organismo electoral. Los sistemas de presupuestación deberían considerar:
Materiales El cálculo de los costos en cuanto a materiales para la logística electoral debe considerar los siguientes elementos:
Las comparaciones sobre la efectividad de las diferentes alternativas pueden traducirse en ahorros significativos. Algunos ejemplos de estas alternativas son:
Renta de instalaciones Puede ser necesario rentar instalaciones para utilizar como oficinas administrativas, mesas especiales de votación, centros para escrutinio de votos. La renta para dichos efectos solo será necesaria cuando el gobierno sea incapaz de suministrar suficientes locales. Al considerar el costo de la renta, se deben tomar en cuenta los siguientes factores:
Sería preferible rentar instalaciones que ya cuenten con el mobiliario y los servicios necesarios. Seguridad El nivel de seguridad requerido variará según el contexto político, siendo importante que sea determinado a través de un análisis de riesgos. Cuando la seguridad es suministrada por la policía o por el cuerpo militar, podría cubrirse con sus propios presupuestos, o ser transferida de los fondos del organismo electoral. El cálculo de costos deberá tomar en cuenta cualquier requisito de seguridad durante todo el periodo electoral, no sólo durante la jornada electoral y el escrutinio, reconociendo cualquier costo asociado que pudiera ser relevante, tal como el tiempo extra de la policía, el mantenimiento de vehículos de seguridad, gasolina y alojamiento temporal. Costos de Comunicaciones y Servicios PostalesAntes de que el organismo electoral pueda presupuestar los costos de las comunicaciones, necesita determinar el nivel de cobertura que tienen las comunicaciones en el país. Que incluiría a operadores de red, la cobertura de teléfonos móviles, canales de área, facilidades satelitales y auriculares radiales. El costo de las comunicaciones tendrá que incluir:
El tipo de equipo más adecuado y económico dependerá del contexto. Sin embargo, cada mesa de votación debería contar con algún método de comunicación vocal con su oficina de administración electoral. Normalmente, una línea telefónica permanente resulta más confiable y más económica. Las oficinas de administración electoral tendrán que aumentar su capacidad de comunicación telefónica durante los periodos electorales, para poder atender las demandas de información tanto administrativas como de los electores. Es recomendable que durante el periodo electoral, se tenga capacidad suficiente para tener contacto directo con las mesas de votación dentro de las zonas de responsabilidad de cada oficina, sin que se genere algún retraso importante. Franqueo postal Se puede incurrir en costos de franqueo postal en las comunicaciones con los electores, los partidos y los candidatos, particularmente para el suministro de cartas informativas, manuales y documentación electoral. Los costos de franqueo postal podrían incrementarse cuando se utilizan servicios de correo. Se podrían presentar situaciones en las que se necesitara de un envío inmediato facilitado por servicios de correo. También puede haber gastos de franqueo asociados con el reclutamiento del personal de las mesas de votación. Algunos gastos adicionales de franqueo incluyen:
Si el organismo electoral pre-clasifica sus envíos postales por área, podría ser posible obtener descuentos sustanciales en los gastos de franqueo por parte de las autoridades postales. Esto generalmente solo será útil y ventajoso para envíos postales masivos, tal como guías de información a los electores, papeletas para voto postal, etc. Costos de Transporte y CargaRequisitos generales Los preparativos para el transporte y flete del material, así como del equipo electoral tendrán que cubrir:
La planeación de la logística debe considerar las rutas y los medios de transporte más económicos, así como las condiciones de la infraestructura local, los constreñimientos de tiempo y las evaluaciones de seguridad. El transporte de los materiales y del equipo necesita de consideraciones especiales para su seguridad. Será más difícil suministrar un servicio económico en las áreas más remotas; ya que puede ser necesario el uso de transporte aéreo, marítimo o similar, que implica costos mucho más elevados. De manera similar, el servicio a los centros electorales en el extranjero requerirá de transporte aéreo urgente que es más costoso. Contratación externa Generalmente, no resulta económico que el organismo electoral posea su propia flota de transporte. Una práctica apropiada consiste en usar una combinación entre el transporte perteneciente al organismo electoral y el que se contrata durante los períodos de actividad electoral. Sin embargo, pueden existir ciertas ventajas al alquilar vehículos y conductores en zonas urbanas para los periodos críticos de la repartición y entrega de materiales. Esto puede ser necesario cuando no estén disponibles otros medios de transporte apropiados, incluidos los vehículos de otras agencias gubernamentales. Cuando los vehículos son alquilados, el costo total puede incluir todo tipo de gastos asociados, tales como conductores, gasolina y seguro. Seguridad en el transporte El material y equipo electoral debe ser transportado por medios que mantengan un alto nivel de seguridad. El nivel de seguridad requerido, dependerá en gran medida de los riesgos que se hayan evaluado. En contextos de poco riesgo, se podrían utilizar sistemas normales de transporte comercial e inclusive vehículos privados; pero en situaciones de mayor riesgo, podría necesitarse de arreglos especiales para utilizar vehículos blindados o de las fuerzas armadas, de la policía o de alguna agencia internacional. En estas situaciones, los costos pueden ser muy elevados, sin embargo, la seguridad del material debe ser una consideración prioritaria. Necesidades de los oficiales de las mesas de votación Podría ser necesario proporcionar transporte para los oficiales de las mesas de votación, e incluso en algunas situaciones de alto riesgo, se podrían requerir convoyes de seguridad para los electores. En lo que concierne a los oficiales de mesa, podría necesitarse el alquiler de vehículos para proporcionar:
Eficiencias potenciales Existen ciertas oportunidades para generar eficiencias en los costos del transporte, cuando sea posible utilizar:
Otros CostosInformación al electorado Los costos de las campañas de información para los electores, generalmente son cubiertos por el presupuesto de educación o de comunicación electoral. Comprenden el diseño de materiales documentales y de gráficos, la producción de material audiovisual, la capacitación y los salarios del personal temporal encargado de suministrar información al elector (incluyendo a aquellos que atienden los servicios de consulta), el costo de espacios en los medios de información o tiempos para publicidad. Límites de gastos Los patrones de trabajo durante el periodo electoral pueden conllevar a ciertos aumentos en los gastos generales. Las oficinas permanentes del organismo electoral pueden estar en operación durante jornadas laborales más largas, lo cual implica gastos adicionales en electricidad, aire acondicionado, calefacción o servicios de seguridad para las instalaciones. Existe también la necesidad de proporcionar cantidades adicionales de material para oficina. Es necesario que los cálculos aproximados de estos costos se incluyan dentro de los presupuestos. Seguros Dependiendo del esquema legal en cuanto a la responsabilidad de las agencias estatales para adquirir seguros, se podría requerir que el organismo electoral adquiriera una póliza, especialmente para asegurar a los oficiales y a los electores en las mesas de votación. Las responsabilidades legales de la cobertura de seguros deben ser revisadas con cuidado y se deben tomar las medidas apropiadas para incluir estos gastos dentro del presupuesto. Costos legales y de demandas Cuando los organismos electorales no cuentan con su propio consejero legal o no reciben asesoría o representación jurídica gratuita por parte de otras agencias gubernamentales, se deben tomar en cuenta los costos de:
También se tiene que contemplar el costo de la investigación de controversias y de cualquier alegato sobre delitos electorales. Gastos menores Se deben tomar en cuenta algunos requerimientos de dinero en efectivo para cubrir los gastos de compras pequeñas o de emergencia que lleven a cabo las oficinas administrativas locales o los administradores de mesas de votación. Necesidad de un análisis de costo-beneficio Al considerar el nivel apropiado de tecnología que ha de usarse en los diferentes procesos de la logística electoral, los factores de costo merecen una consideración especial. Las consideraciones para el gasto en tecnología deben incluir:
Puede ser que la mejora en la eficiencia que brinda la tecnología sea suficiente para persuadir al organismo electoral, pero si no se realiza un análisis de costo- beneficio para las propuestas tecnológicas, se podría hacer un uso poco efectivo de los recursos. Temas clave al evaluar la tecnología en términos de costo-efectividad Entre las preguntas clave que se deben atender en relación con el costo-efectividad de las soluciones tecnológicas aplicables, figuran las siguientes: ¿Qué tantos beneficios o valor agregado ofrece el uso de tecnología? ¿Cuál será su contribución al logro de los principios guía de la logística electoral, en comparación con soluciones más sencillas y menos sofisticadas tecnológicamente? ¿Cómo se comparan sus beneficios contra los gastos adicionales que implica? ¿Se justifica el nivel de gastos iniciales de acuerdo con el financiamiento total disponible? Generalmente, los sistemas basados en la tecnología no producen beneficios de inmediato debido a los niveles iniciales de gasto en equipo, capacitación y otras actividades de arranque que se requieren. Debido a la velocidad de los cambios tecnológicos y a las tendencias potenciales a disminuir los costos de muchas soluciones tecnológicas, es importante determinar el momento más propicio para adquirir tecnología en términos y condiciones de costo-efectividad. ¿Cuáles son los gastos continuos? Se deben considerar con mucho cuidado los costos futuros que implica el mantenimiento de soluciones automatizadas en términos de equipo y programas (software), capacitación, modernización, costos de licencias, etcétera. Si se introducen soluciones tecnológicas, ¿es mejor instrumentarlas y desarrollarlas de forma interna o contratar especialistas de instituciones externas? Los bajos costos iniciales de la contratación externa podrían resultar atractivos, pero pueden traer desventajas. La dependencia de un contratista exterior para desarrollar soluciones tecnológicas importantes para la logística electoral en tiempos críticos puede causar problemas de fiabilidad. En virtud de la naturaleza especializada de muchos sistemas automatizados de logística electoral, pueden darse incrementos sustanciales en contratos subsecuentes. Se debe tener siempre en mente la relación entre los costos, por un lado, y el control y la fiabilidad, por el otro. ¿Qué otras alternativas existen para el uso de los fondos que se requerirán? Esta pregunta no se limita a usos alternativos dentro del presupuesto de la elección. Los fondos utilizados en las elecciones generalmente no pueden utilizarse para solventar otros gastos sociales. Preparativos para la votaciónCon el propósito de asegurar que la logística electoral se lleve a cabo con integridad y equidad para todos los electores, siendo consistente en todos los sitios de votación, es necesario que los asuntos centrales del esquema reglamentario de la votación estén claramente definidos en la legislación. El equilibrio entre las restricciones legales y reglamentarias y aquellos temas que pueden quedar sujetos a la decisión del organismo electoral, variarán en cada contexto. La legislación imperante para la logística electoral tendrá que ser integral, particularmente en las siguientes situaciones:
En términos generales, entre más sean los asuntos que queden sujetos a la determinación del organismo electoral, mayor será la flexibilidad necesaria para responder a los cambios que se presenten en el entorno electoral. Entre más detallados sean los marcos legales y reglamentarios, más fácil resultará aplicar con consistencia los preparativos de la logística electoral. Procedimientos de votación Los procedimientos que se utilizan para votar proporcionan un enfoque operacional para la administración de la logística electoral. El resto de las acciones depende de la necesidad de asegurar que aquellos se instrumenten efectivamente. Algunos de los requisitos básicos para los procedimientos de votación son:
La combinación de los métodos de votación apropiados dependerá del contexto. Además de los procedimientos de votación ordinarios que se instrumenten el día de la jornada electoral, la utilización de medios alternativos especiales de votación puede apoyar y fomentar la participación de electores que, por ejemplo, se encuentren fuera de su distrito electoral o lugar de registro el día de la votación, estén enfermos o vivan en áreas remotas. Estabilidad de los esquemas electorales Puede ser necesario introducir cambios en los esquemas electorales, para incrementar el rendimiento de tareas relacionadas con los principios de la logística electoral,) o para mejorar la eficiencia o costo-efectividad de la administración. En situaciones donde las prácticas electorales previas han sido discriminatorias o que, a decir de los electores, presentan un déficit de profesionalismo, integridad, seguridad o accesibilidad, quizá sea necesario realizar cambios radicales. Sin embargo, todos los cambios realizados en los esquemas electorales deben estar precedidos de un riguroso análisis de costo-beneficio. Se debe tener cuidado de no introducir cambios sin motivo alguno, particularmente cuando existe el riesgo potencial de confundir a los electores. Es posible que se obtengan ventajas significativas cuando se mantiene cierta estabilidad en los esquemas utilizados para la votación. Cuando éstos tengan ventajas en una base consistente entre la celebración de una elección y otra, la familiaridad de los funcionarios electorales y los electores con los procedimientos requeridos dará como resultado una mayor efectividad en la logística electoral. Observación electoral Las actividades de observación realizadas por grupos independientes, ya sea que estén patrocinados local o internacionalmente, así como el monitoreo del proceso electoral efectuado por representantes de los partidos y candidatos contendientes, ayuda a la transparencia de la logística electoral, permitiendo la identificación de errores, omisiones e inequidades en los esquemas de votación y en su instrumentación. Uso de tecnología Las innovaciones tecnológicas resultan muy atractivas. Actualmente existe un gran número de desarrollos tecnológicos, algunos recientes y otros no tanto -en técnicas de impresión, uso de nuevos materiales y las inmensas posibilidades que representan las aplicaciones en computadora y las redes de telecomunicaciones para votar-- que continúan expandiendo el rango de posibilidades para la logística electoral. La clave reside en seleccionar soluciones tecnológicas confiables que realmente aporten un valor agregado a los esfuerzos desplegados por los administradores electorales-soluciones que resulten adecuadas para las condiciones geográficas, electorales y culturales y para la infraestructura de apoyo; que no sólo sean juguetes deslumbrantes. En muchas ocasiones, las soluciones más simples o tradicionales, continúan siendo las mejores en términos de costo-efectividad. Instrumentación de la legislaciónEl equilibrio adecuado entre las funciones que cumplen las leyes y las regulaciones electorales, así como las políticas del organismo electoral al determinar los parámetros y métodos utilizados para la logística electoral, estarán en muchos aspectos relacionados con el marco administrativo del propio organismo electoral. En situaciones donde múltiples organismos electorales son responsables, sin ningún control centralizado de la administración, de diferentes áreas geográficas para una sola elección, será mucho más apropiado que el marco legal sea más detallado, por ejemplo, en relación con el contenido y diseño de los formatos de la elección, la ubicación y atribuciones de los sitios de votación, los requisitos de la información para los electores para promover la consistencia y calidad en el trato con todos los electores. Esto también resulta válido en situaciones donde el organismo electoral carece de experiencia o está sujeto a influencias políticas. Por el contrario, en situaciones donde el organismo electoral mantiene un estricto control de calidad desde un punto central que abarca a todos los distritos electorales, contando con antecedentes de haber actuado imparcialmente, será más apropiado que los asuntos más detallados relativos a la administración de la logística electoral queden a cargo de las políticas desarrolladas por el organismo electoral. Esta flexibilidad, en manos competentes, puede ofrecer respuestas más rápidas y apropiadas en condiciones de cambio. Requisitos legales básicos ¿Cuál es el esquema básico de logística electoral que debe definir la ley en cualquier ambiente electoral? Al parecer, los elementos fundamentales que se deben incluir son los siguientes:
Los requisitos adicionales variarán de acuerdo al sistema de la elección y al medio ambiente cultural. Ejemplos Pueden encontrarse algunos ejemplos de las leyes y regulaciones electorales que reglamentan la logística electoral en más de 70 países en las ligas de internet que se incluyen en el "Índice de Países" de la sección "Otras Fuentes", a las cuales se puede acceder a través de la página principal de ACE. Procedimientos de votaciónLos procedimientos de votación dependerán de los marcos legal, reglamentario y político vigentes. Al igual que los sistemas electorales, a menudo son más un producto del pasado que de una respuesta efectiva de las necesidades de votación actuales. La igualdad, integridad, accesibilidad y niveles de servicio de los procesos electorales estarán en gran medida determinados por el rango de métodos de votación puestos a disposición de los electores y los procedimientos de controles establecidos. Uno de los principales retos que se presentan al proponer métodos y procedimientos de votación, es el de asegurar que todas los electores registrados tengan igual oportunidad de participar en la votación, sin importar cual sea su ubicación geográfica, su género o clase, su nivel de alfabetización, su ocupación o su condición física. Los principios guía deben ser el punto de partida para desarrollar los procedimientos de votación más apropiados. Votación ordinaria La gran mayoría de los electores emitirá su voto el día de la jornada electoral (o en alguno de los días previstos para la votación), en la mesa correspondiente al distrito electoral en el que están registrados para votar. Los procedimientos de votación para esta gran masa de electores deben incluir:
Facilidades para votación especial Una importante contribución para incrementar los niveles de accesibilidad e igualdad al proceso electoral es la de ofrecer facilidades especiales a los electorales que, el día de la votación, no están en posibilidades de acudir a la mesa ordinaria en la que están registrados para sufragar. Con el incremento de la movilidad personal, por motivos laborales o sociales, particularmente en las sociedades más desarrolladas, es probable que una gran cantidad de electores no se encuentre en su lugar de residencia el día de la votación. En el caso de los electores en localidades remotas, o discapacitados, las consideraciones de equidad demandarían que se les brindara una razonable oportunidad para emitir su voto. Si se reconoce que los índices de participación constituyen un claro indicador de la legitimidad de los representantes electos, hay un interés común por contar con métodos más apropiados a las necesidades y estilos de vida de la población. La extensión que alcancen las facilidades ofrecidas para la votación especial estará determinada por:
Debido a razones de costos e integridad, existen ciertas facilidades para una votación especial que pueden requerir de requisitos adicionales por parte de los electores, respecto de los que se exigen ordinariamente para el registro de éstos. Factores de costo para la votación especial Si bien ofrecer facilidades de votación especial incrementa la accesibilidad al proceso electoral, también puede incrementar significativamente los costos y la complejidad de la elección. Generalmente habrá requerimientos administrativos y costos directos adicionales por la incorporación de estas facilidades. Habrá necesidad de personal y capacitación adicional y, posiblemente, también de requerimientos logísticos, de materiales especiales y de registros y sistemas de control de su distribución, así como costos extras por servicios postales. Asimismo, se contará usualmente con controles de integridad adicionales para los métodos especiales de votación, con el propósito de prevenir suplantaciones y para asegurar que los electores no tengan formatos para votación especial y que al mismo tiempo voten en una mesa normal. Tipos de facilidades de votación especial En las siguientes secciones se describen diversos tipos de medios especiales de votación y los procedimientos correspondientes para instrumentarlos:
Minorías Independientemente de ofrecer medios especiales de votación para la población en su conjunto, hay segmentos que requieren una atención específica en la provisión de facilidades acordes con sus necesidades para que puedan participar en el proceso electoral. Identificar métodos efectivos para atender a esos grupos minoritarios, es una parte integral, no sólo de la provisión de servicios al electorado, sino además de la igualdad e integridad de la logística electoral. Para un examen general de los sectores de la comunidad con necesidades especiales, y de aquellos que únicamente pueden ser atendidos a través de unidades móviles de votación. Entre las comunidades específicas a quienes les puede resultar benéfico contar con medios adicionales para votar se pueden nombrar:
Centros de Votación OrdinariosElementos para una votación ordinaria Si bien, los procedimientos de votación pueden diferir en sus detalles, hay elementos comunes que deben estar presentes en cualquier procedimiento efectivo para una votación ordinaria, tales como:
Área de cobertura del centro de votación Lo más usual sería que los electores fueran asignados a un centro de votación específico, sobre la base de una división del distrito electoral en unidades geográficas de votación más pequeñas, que generalmente contengan un número igual o aproximado de electores. Con este método se presentan ventajas considerables. En primer término, promueve la integridad de la votación. Las listas de electores para cada sitio o mesa de votación son únicas, por lo tanto, reducen la posibilidad del voto múltiple. Los electores provienen de las inmediaciones del vecindario donde se ubica el centro de votación, por lo tanto, es más fácil detectar cualquier intento de suplantación. También, permite una distribución estandarizada de los materiales y del personal en cada centro de votación; promoviendo así una mayor eficiencia en los métodos de distribución de recursos. Es muy importante que se cuente con la división exacta del registro de electores en una lista única para cada centro de votación. La información sobre la ubicación geográfica específica de cada elector, debe ser anotada con exactitud al momento de registrarse, por otro lado, los sistemas de registro electoral deben ser capaces de respaldar la producción de listas de electores para cada pequeña demarcación geográfica. A menudo esto puede convertirse en una tarea compleja en sociedades donde:
Estos asuntos tienen que considerarse muy cuidadosamente cuando se determinan los sistemas de adscripción geográfica, así como los métodos de inscripción dentro de los sistemas de registro de electores. En estos casos, se requiere de una considerable precisión en la administración y manejo a nivel micro del registro de electores. En algunas jurisdicciones, los electores pueden emitir un voto ordinario en el sitio de votación que prefieran siempre y cuando se ubique dentro de su distrito electoral. Si bien este hecho promueve la accesibilidad de los electores, requiere de sistemas más complejos para controlar la integridad del voto, la planeación de los recursos, del personal y del suministro de los materiales, como por ejemplo:
Solamente por razones de integridad, es un método que generalmente será desalentado. Método para indicar al candidato o partido de su preferencia El método a través del cual los electores indican al candidato o partido de su preferencia, tal y como lo señala la legislación que determina el sistema de elección, tendrá un impacto significativo en los procedimientos de votación ordinaria. Las variantes básicas incluyen: El sistema de papeleta ensobretada, donde cada partido o candidato aparece en una papeleta por separada, el elector escoge la papeleta deseada y la coloca en un sobre donde es sellada antes de ser depositada en la urna. En estos sistemas, son los sobres de la papeleta los que están estrictamente controlados; las papeletas en sí se encuentran disponibles sin restricciones. Los procedimientos de votación están orientados a controlar la emisión de los sobres para las papeletas entre los votantes elegibles. Tales sistemas son empleados en Francia y Suecia. Los sistemas de papeletas "marque una opción", donde los distintos candidatos o partidos aparecen en la misma papeleta, y los electores tienen que marcar el de su preferencia (ya sea manualmente o utilizando un aparato de votación o una pantalla de computadora). Existen variaciones en la forma en que se debe marcar la opción deseada. En estos sistemas, las papeletas están muy controladas, y los procedimientos de votación están orientados a vigilar su distribución entre los votantes elegibles. Papeletas en blanco para llenado manual, donde los electores escriben el nombre del candidato o partido de su preferencia en una papeleta en blanco. De nuevo se controla rigurosamente que sólo se entreguen papeletas a los votantes elegibles. No es usual que se utilicen estos sistemas en una votación ordinaria, aunque su uso puede ser efectivo en medios especiales de votación tales como el voto anticipado o el voto en ausencia, donde los calendarios o la complejidad que conlleva el suministro de los materiales electorales puede impedir la utilización de papeletas totalmente impresas con todos los detalles de los partidos o candidatos. En algunas jurisdicciones, los votantes usan fichas o boletos, en lugar de papeletas, para indicar al partido o candidato de su preferencia. Cada partido o candidato es representado por una ficha o boleto diferente, a menudo distinguida por colores, y el elector selecciona la de su preferencia. Este método puede ser efectivo en países con niveles generales de alfabetización más bajos. Los procedimientos de votación deben controlar que los votantes depositen únicamente una ficha en la urna; los controles de producción de materiales deben asegurar que las fichas sean del mismo tamaño y peso para que se preserve la secrecía del voto. Las papeletas de "marque una opción" son las más comunes. Dentro de esta misma categoría, existen múltiples variaciones de método. Algunas variantes dependen del sistema electoral empleado. Los sistemas de mayoría relativa y de representación proporcional mediante listas de partido requieren usualmente que los electores pongan una sola marca en la papeleta, la del partido o candidato de su preferencia. Las marcas permitidas a menudo están definidas en la legislación y pueden restringirse a colocar el uno numérico (1), o incluir otra marca permitida como una "paloma" o una "cruz". Los principios de accesibilidad y equidad podrían determinar que la naturaleza de la marca en sí misma no es importante y que la única cuestión importante es que el elector haya indicado claramente la opción de su preferencia. Algunos sistemas de mayoría relativa o de representación proporcional mediante listas de partido pueden operar sobre base del voto negativo, lo que significa que los electores cruzan en la papeleta o marcan junto a sus nombres, a los partidos o candidatos que no gozan de su preferencia y dejan sin marcar al partido o candidato de su elección. Estos requisitos pueden propiciar que el elector cometa errores muy fácilmente y hacer menos ágil el escrutinio. En los sistemas de voto único transferible o los alternativos en sus diversas modalidades, se requiere que el elector marque a todos o a algunos de los candidatos incluidos en la papeleta conforme a sus preferencias y siguiendo un orden numérico. Es posible que el sistema electoral requiera que los electores manejen una combinación de papeletas, por ejemplo, cuando se celebran elecciones simultáneas para elegir a los miembros de las diferentes cámaras de una legislatura utilizando distintos sistemas de votación. Es importante que los programas de información y educación al votante indiquen muy claramente la forma en que los electores deben indicar o marcar a sus candidatos o partidos preferidos (para mayor información sobre este tema. Efectos del método de votación en la logística de las mesas de votación El método de votación utilizado tendrá efectos significativos en los procedimientos que deben instrumentarse en las mesas de votación. Algunos ejemplos incluyen:
La emisión simultánea de papeletas de voto es el método más efectivo, pero deben considerarse sus efectos en la comprensión del elector sobre la forma de llenar cada papeleta. Día y horario de votación La definición del día de semana para llevar a cabo la votación puede afectar la planeación e instrumentación de la logística electoral. La selección de un día hábil puede afectar la capacidad para reclutar a los oficiales de las mesas de votación y requerir arreglos especiales para permitirles votar a los trabajadores, a menos que el día de la votación sea declarado festivo. Fijarlo durante un día del fin de semana puede presentar la necesidad de proporcionar facilidades adicionales para los electores que no se encuentren en sus lugares habituales de residencia. Los horarios de apertura de la votación tendrán que lograr un equilibrio entre la accesibilidad de los electores, el uso eficiente de los recursos y el cansancio del personal. Las largas jornadas incrementarán el potencial de errores de los oficiales electorales provocados por cansancio. Voto en AusenciaBeneficios y costos de la accesibilidad El voto en ausencia, es decir, los sistemas que permiten a los electores sufragar en un centro de votación distinto a aquel en que se encuentran registrados, es una alternativa adicional de votación que puede incrementar considerablemente la accesibilidad al proceso electoral. Para muchos electores, la alternativa de voto en ausencia puede ser el medio más práctico a través del cual participar en la votación. Este medio incluye a electores que, por ejemplo:
Sin embargo, entre más amplias resulten las facilidades para el voto en ausencia a fin de incrementar la accesibilidad, mayores serán el costo de los materiales adicionales y la complejidad y calidad de los sistemas que se necesitan para controlar su integridad. Estas necesidades deben ser cuidadosamente consideradas cuando se determine, de ser el caso, cual será el método del voto en ausencia que se incluirá dentro del marco legal y que será puesto en marcha. Esta sección debe ser examinada de manera conjunta con la relativa al voto anticipado. En muchos casos, los medios disponibles para el voto en ausencia pueden aplicarse a personas que votan con anticipación al día o días de la votación general, ya sea en persona o por correo. Esquemas potenciales Los esquemas potenciales que se pueden utilizar para el voto en ausencia son:
Entre mayor sea el número de métodos y localidades a disposición de los electores para ejercer esta modalidad de voto, más complejo será el sistema, más rigurosos los controles y más experimentado el personal necesario para administrarlos. Generalmente, solo se considerará la adopción de sistemas más complejos para el voto en ausencia -aquellos que permiten a los electores una gran libertad y variedad para elegir la mesa en la cual sufragar, votar el día de los comicios o por anticipado - cuando exista una administración central fuerte y experimentada para supervisar el proceso electoral. Asuntos a considerar La instrumentación de marcos y procedimientos para el voto en ausencia, tiene diversos elementos significativos que exigen ser considerados:
Requisitos y procedimientos para la determinación de la elegibilidadLimitaciones de acceso Debido a que el voto en ausencia es más complejo, más costoso y potencialmente menos transparente, el acceso a su uso frecuentemente se restringe a quienes no satisfacen determinados requisitos previstos por la ley. Estos requisitos (si se impone alguno), dependerán de la habilidad para proveer y administrar los medios para su ejercicio, así como de consideraciones de equidad para quienes no están en posibilidades de asistir al centro de votación en el que están registrados para votar. De alguna forma, esto dependerá de si la sociedad concibe al voto como un derecho o como una obligación. En su acepción más estrecha, el voto en ausencia puede estar restringido sólo a aquellos ciudadanos cuyos deberes oficiales les impiden asistir a su sitio de votación ordinario -por ejemplo, oficiales electorales, fuerzas de seguridad en servicio el día de la votación, oficiales del Estado empleados en el extranjero. Si se van a considerar las facilidades para el voto en ausencia restringiéndolas al servicio de los empleados del estado, se pueden presentar algunos cuestionamientos acerca de la integridad del proceso electoral- especialmente cuando se tiene la percepción de que las organizaciones estatales o militares están vinculadas, o bajo la influencia de alguna de las fuerzas políticas. Cuando se le concede un mayor peso a las consideraciones de equidad, el acceso al voto en ausencia se puede extender a categorías de electores cuya condición física u obligaciones laborales les impiden asistir a los centros de votación en los cuales están registrados para votar. Tales categorías podrían incluir:
Sistemas no limitados En los sistemas donde la accesibilidad del elector y la participación masiva son los principios dominantes, el acceso a las facilidades del voto en ausencia podrían abrirse a cualquier otro elector calificado. La puesta en marcha de estos sistemas requiere de un alto grado de profesionalización en la administración electoral y tendrá un efecto significativo en el incremento de los costos de la elección. Es probable que la posibilidad de sufragar en distintos centros de votación anime a los electores a utilizar este costoso método en lugar de hacer un esfuerzo adicional para asistir a votar al sitio en que les corresponde. Es posible que los sistemas menos rigurosos para establecer la elegibilidad del elector, no puedan sustentarse cuando exista un gran número de electores en ausencia, ya que pueden exacerbar la presión administrativa en los controles de integridad, en el suministro, distribución y entrega de materiales para la votación, así como en los requerimientos de personal. Determinación de la elegibilidad del elector No importa quien pueda estar facultado para hacer uso del voto en ausencia, o que restricciones se establezcan para que puedan hacerlo, en todo caso será necesario aplicar medidas adicionales para verificar la elegibilidad de los electores que utilizan estas facilidades. Esas medidas tendrán que asegurar que:
Posibles métodos de control Los métodos potenciales de control para determinar la elegibilidad del elector en ausencia, podrían incluir los siguientes requerimientos:
En este último caso, toda vez que no se ha hecho ningún registro previo, los datos tendrían que ser revisados al termino de la votación, en los centros en donde se cuente con acceso a la información general de todos los electores registrados, para determinar la elegibilidad del elector y sólo entonces, establecer si estas papeletas pueden incluirse en el escrutinio de los votos. Voto en ausencia mediante certificado Bajo estos sistemas, los electores ausentes obtienen, antes del día de la votación, un certificado por parte del organismo electoral que los autoriza a votar en un sitio de votación específico, diferente al que les corresponde habitualmente. Las características de tales sistemas pueden incluir:
Si bien estos procedimientos son adecuados para los sistemas que solamente permiten a los electores ausentes emitir su voto en los sitios de votación ubicados dentro del distrito electoral donde están registrados, pueden resultar problemáticos cuando hay un gran número de electores ausentes, o cuando los electores pueden votar en sitios de votación fuera de su distrito electoral. También puede haber problemas en la administración de estos sistemas cuando una elección involucra más de una ronda de votación. Utilización de registros especiales para el voto en ausencia De manera alterna, el control del voto en ausencia puede instituirse a través de la construcción de registros especiales para los electores en ausencia. Este puede ser un medio efectivo para controlar la elegibilidad del elector cuando puede votar en una localidad fuera de su distrito electoral de registro o cuando se instalan localidades especiales para el voto en ausencia. Dentro de las características efectivas de tales sistemas podemos incluir:
Tales sistemas pueden ser más difíciles de administrar en el agitado periodo previo al día de la votación, cuando la revisión de los preparativos y la verificación de la integridad de las listas de electores pueden convertirse en una carga significativa para los organismos electorales. Resultan más apropiados para los sistemas donde existe un número limitado e independiente de localidades para el voto ausente (en lugar de estar disponibles en todos los sitios de votación ordinarios). Solicitudes de voto ausente ante las mesas de votación En lugar de imponer controles de elegibilidad para el voto en ausencia a través de procesos de verificación antes del día de la votación, bien puede hacerse después del cierre de la votación. Bajos estos sistemas, los electores calificados pueden solicitar una papeleta de voto en ausencia en cualquier sitio o mesa en que se cuente con esta facilidad de votación especial. Entre las características más efectivas de tales sistemas se pueden incluir:
Como precaución básica, los sobres de las papeletas en ausencia de cada distrito electoral deben ser cotejados contra las listas de los sitios de votación correspondientes y cuando se advierta que el nombre de un elector en ausencia ha sido marcado como votante en la lista ordinaria, debe invalidarse la papeleta del voto en ausencia y dar inicio de inmediato a una investigación sobre presunto voto múltiple. Durante la revisión, también debe marcarse en las listas electorales ordinarias el nombre de quienes hayan votado en ausencia para evitar que pueda ser contabilizada más de una papeleta en ausencia de cada elector. También es necesario tomar algunas medidas para asegurar la secrecía del voto. Esto puede hacerse a través de un sistema de doble sobre, en donde la papeleta de votación es depositada en un sobre interno el cual es a su vez depositado en otro sobre de mayor tamaño, que contiene los datos sobre la identidad del elector. Una vez que la información del elector ha sido revisada después del cierre de la votación, el sobre interno es extraído y se coloca con otros sobres similares antes de que la papeleta se extraiga para su escrutinio. Se puede utilizar alternativamente un sobre con un talón foliado, en el cual se anotan los datos generales del elector y que es retirado después de revisar la elegibilidad, para proceder luego a mezclar el sobre que contiene la papeleta con los otros sobres de este tipo antes de que se extraiga la papeleta para ser escrutada. Estos sistemas presentan mayor dificultad en su administración. En la planeación de la jornada electoral, aparte de la experiencia adquirida en procesos electorales previos, no existe un mecanismo establecido para determinar el número de electores en ausencia que asistirán a cada sitio donde se brinde la posibilidad de votar en ausencia. Así, resulta muy difícil de planear el suministro de materiales y personal a los sitios de votación, y quizá se vuelva menos eficiente la asignación de recursos. Para asegurar el control efectivo de los mismos, quizá sea necesario también contar con materiales y programas de capacitación adicionales para los oficiales electorales. Será necesario contar con sistemas muy rigurosos para el control de las papeletas que sean devueltas. Resultaría más sencillo que los procesos de verificación de elegibilidad y escrutinio se realizaran de manera centralizada. En virtud de que la verificación de la elegibilidad ocurre después del cierre de la votación, es probable que si se presenta un gran número de electores ausentes, se pueda retrasar el escrutinio de los votos. No se recomienda la instrumentación de estos procedimientos en situaciones donde no haya buenos precedentes respecto a la integridad en la administración electoral. Sin embargo, probablemente sea el método más práctico para el control de la elegibilidad en los sistemas que promueven la máxima accesibilidad al permitir el voto en ausencia en todos los sitios de votación o en un gran número de ellos ubicados fuera del distrito electoral de registro. SedesLocaciones donde se puede votar en ausencia El marco legal establecido para el voto en ausencia, debe fijar con toda claridad cualquier restricción en cuanto a los centros de votación en los que se puede emitir un voto ausente. Hay dos tipos de factores que deben definirse:
Emisión del voto dentro del distrito electoral de registro En su forma más sencilla, los marcos establecidos para el voto en ausencia restringen el área geográfica dentro de la cual el elector puede asistir a un centro de votación a emitir un voto ausente. Por ejemplo, en los sistemas basados en distritos, los electores ausentes pueden limitarse a emitir su voto en los centros de votación instalados dentro de aquél en que estén registrados. Cuando los sistemas de representación proporcional para organismos nacionales o estatales (provinciales) consideran a todo el país o estado (provincia), como un sólo distrito electoral, el área electoral donde se haya efectuado el registro o, en su caso, los respectivos límites administrativos, pueden formar la base para fijar tales restricciones. Este sencillo proceso tiene un impacto muy limitado en términos de accesibilidad, al reducirse únicamente al distrito en que los electores estén registrados para votar, lo que salvo en regiones de gran dispersión poblacional, representaría un área geográfica muy reducida. Particularmente en los sistemas basados en circunscripciones, se reducirá su impacto en la administración electoral en cuanto a:
La emisión del voto fuera del distrito electoral de registro Los esquemas electorales más flexibles permitirían a los electores ausentes sufragar en los centros de votación de otros distritos. Así es probable que la ampliación de la disponibilidad del voto en ausencia tenga un impacto significativo en las capacidades administrativas y las acciones operativas requeridas. Si se permiten este tipo de facilidades, se necesitarán sistemas adicionales para la distribución y recuperación de materiales. Cuando las elecciones se celebran en distritos uninominales, se requerirá que cada centro o mesa de votación cuente con los materiales correspondientes a múltiples distritos electorales, con la consecuente necesidad de mayores controles para su distribución y recepción. Puede haber un incremento significativo en el uso de esta modalidad y, por lo tanto, la potencial necesidad de nombrar oficiales con el propósito expreso de manejar los votos en ausencia, o bien de contar con medios de votación independientes para estos efectos, ya sea dentro de los sitios de votación ordinarios o en locaciones específicas. Cuando se requieran procedimientos para registrar a los electores en ausencia antes de la jornada electoral, posiblemente se puedan preparar sobres pre-impresos para papeletas de voto en ausencia, o paquetes de material de votación para cada ciudadano que opte por esta modalidad. A pesar de que esto puede ser de mucha ayuda para asegurar la correcta distribución de los materiales entre el electorado, se trata de una opción muy costosa y requerirá de controles muy estrictos en el suministro de los materiales en las localidades donde se reciban los votos en ausencia. Se requerirán sistemas más complejos para manejar las papeletas utilizadas como, por ejemplo, y de ser el caso, el de contar con una urna para los votos ausentes de cada distrito en todos los centros habilitados para recibir la votación ausente. En términos generales, este puede convertirse en un ejercicio confuso para electores y oficiales por igual. Sin embargo, en las localidades de votación instaladas específicamente para atender a un gran número de electores ausentes, pueden establecerse mesas de votación o áreas de distribución de papeletas y urnas independientes para cada distrito electoral. En otros casos, todas las papeletas para el voto en ausencia pueden depositarse dentro de una urna y clasificarse después del cierre de la votación. La utilización efectiva de este sistema podría requerir que las papeletas se coloquen en un sobre distintivo para cada distrito electoral antes de ser depositadas en la urna. Los procesos de conciliación al cierre de la votación también tendrán que considerar las papeletas de votación entregadas para cada distrito. Sitios utilizados para el voto en ausencia En contextos en donde los electores pueden votar solamente en otro centro de votación ubicado dentro de su distrito electoral de registro, puede resultar sencillo proporcionar medios para el voto en ausencia en todos los centros de votación ordinarios. Pero cuando pueden hacerlo en centros de votación correspondientes a otros distritos, la determinación sobre si pueden hacerlo en todas las mesas de votación, en algunas de ellas o exclusivamente en mesas especiales para esos efectos, dependerá una vez más de una cuidadosa evaluación de los logros en términos de accesibilidad frente a los costos y capacidades requeridas para mantener un efectivo control sobre la integridad, los materiales y la logística. Utilización de los centros de votación ordinarios Hacer posible el voto en ausencia en todos los centros de votación.
Se requeriría mayor capacitación para estos efectos y a menudo también, de personal adicional; en los centros de votación en grandes áreas físicas, también podría ser necesario que se destinara un área independiente para el voto en ausencia. Limitar el número de sitios de votación que ofrecen estas facilidades, disminuiría estos requerimientos, a expensas de la accesibilidad. Utilización de centros de votación especiales Puede resultar más eficiente establecer centros de votación especiales para el voto en ausencia -por ejemplo, uno en cada distrito electoral (si las elecciones se realizan sobre una base distrital), o en localidades centrales y regionales -más que permitirlo en centros de votación ordinarios. La eficiencia administrativa necesita ser contrastada contra reducción resultante en la accesibilidad. Utilizar este formato puede brindar un control más efectivo, a través de una capacitación concentrada específicamente en esta modalidad y en la asignación de personal más experimentado, así como reduciendo el número de lugares donde se tendrían que implantar procedimientos más complejos y suministrar material adicional. Por tanto, puede ser el camino más apropiado en situaciones donde las capacidades administrativas de la elección no son muy abundantes. Formularios para el voto en ausenciaFormato de las papeletas En el caso de los sistemas que permiten el voto en ausencia en centros ubicados fuera del distrito de registro, los dos grandes temas relativos a la seguridad en la emisión de las papeletas son:
En los sistemas donde la votación ordinaria se realiza mediante la colocación de la papeleta dentro de un sobre (como en el caso de Francia), en el que cada lista de partido aparece en una papeleta independiente y los electores eligen la de su preferencia para emitir su voto, los requerimientos para el suministro de papeletas podría complicar la instrumentación del voto ausente fuera del distrito electoral del elector. Incluso cuando los electores tienen que marcar su preferencia en una sola papeleta, el control para su suministro y distribución puede resultar complicado. Hay dos alternativas posibles para el formato de la papeleta:
Papeletas con información completa Al hacer uso de este tipo de papeletas para el voto en ausencia en cada distrito electoral, se asegura que todas ellas incluyan la información correcta, pero generalmente se traducirá en un proceso de suministro mucho más complejo. En situaciones donde el registro para el voto en ausencia se realiza con anticipación, es mucho más fácil preparar y distribuir oportunamente paquetes del material requerido en todos los centros de votación. Sin embargo, esta es una actividad previa al día de la votación capaz de consumir gran cantidad de tiempo y dinero. En otras circunstancias, se tendrá que distribuir una gran cantidad de papeletas correspondientes a distintos distritos electorales entre los centros de votación que permitan el voto en ausencia. Si bien es cierto que esto asegurará que todas las papeletas entregadas sean correctas en cuanto a sus contenidos, también lo es el hecho de que se requerirá de un estricto control de los materiales electorales en los centros de votación, particularmente si hay un gran número de distritos electorales implicados en la elección. Papeletas para llenado a mano o en blanco Si se parte de la base que este tipo de papeleta se puede utilizar en cualquier distrito electoral, se torna mucho más fácil su proceso de distribución y control en los centros de votación. La forma de llenar o completar este tipo de papeletas dependerá de los requisitos legales relativos a su diseño. En situaciones donde es importante que la papeleta muestre todas las opciones con que cuenta el elector, usualmente se le solicitará al oficial electoral encargado de entregar las papeletas que escriba o indique la información más relevante de conformidad al distrito electoral de que se trate. Esto ocasionará que:
Para los oficiales electorales el sistema más sencillo consistiría en indicar el nombre del distrito electoral correspondiente en una papeleta en blanco, de forma tal que los electores se limiten a escribir, en el espacio correspondiente, el nombre del candidato o partido de su preferencia. Esto agilizaría el proceso de distribución de las papeletas. Sin embargo, también dependerá del acceso del elector a las listas de candidatos y partidos, pudiendo estar sujeto a un mayor número de errores por parte de los electores; para quienes resulta menos complicado indicar o marcar una preferencia que escribir el nombre del partido o el candidato. No es un método muy recomendable para sistemas electorales donde los electores tienen que señalar más de un candidato o lista en cada elección. Alternativas Posibles Los modelos alternativos para el escrutinio de la votación ausente pueden:
Cuestiones a Considerar
Cuando se compilan listas especiales para electores ausentes, usándolas en un número limitado de locaciones, será más factible escrutar en centros para la votación ausente. Cuando los votos ausentes se emiten sin el requisito de un registro o certificación previa para la elegibilidad del elector, será preferible que la verificación de la elegibilidad del elector, así como el escrutinio, se realicen en centros regionales o centrales. Voto en el extranjeroElegibilidad para votar en el extranjero El voto en el extranjero, como una modalidad del voto en ausencia, puede brindarse por razones de accesibilidad y equidad. Pudiendo imponerse limitaciones a la elegibilidad para usar esta modalidad de votación a los electores registrados que:
Un asunto general a resolver es si el voto desde el extranjero debe quedar restringido a quienes se registraron como electores antes de abandonar el país, o si se pueden registrar como electores desde el extranjero. Si bien permitir que las personas se registren como electores estando en el extranjero obedecería al principio de equidad, especialmente cuando se trata de trabajadores migrantes y de sus dependientes o de refugiados, se podrían presentar dificultades mayores cuando se busca mantener la integridad respecto a:
Los sistemas más restrictivos tienden a limitar la posibilidad de votar en el extranjero en categorías específicas de empleados estatales o gubernamentales, cuya actividad laboral haya requerido su radicación en un país del extranjero. Sin embargo, la accesibilidad no presenta mejoras importantes, pudiendo incluso generar cuestionamientos sobre las razones ocultas, o sobre la integridad que tienen las facilidades que suministra el país extranjero. Es probable que la cuestión de la elegibilidad para votar en el extranjero resulte polémica, especialmente en los casos en que el electorado potencial fuera del país:
La información sobre la elegibilidad y el procedimiento para votar en el extranjero debería estar disponible de manera pública y permanente, especialmente en lugares estratégicos como agencias de viajes, representaciones diplomáticas del país en el extranjero, aeropuertos y puertos similares de salida (para ejemplos de ese material informativo. Cuestiones administrativas Existen numerosas dificultades administrativas que deben superarse para asegurar que las papeletas de los electores que voten en el extranjero sean validadas y recibidas a tiempo para ser incluidas en el escrutinio general, así como para asegurar que las instalaciones dispuestas para la votación, ofrezcan las mismas normas de integridad que los centros de votación ubicados dentro del país. Es más viable ofrecer facilidades para el voto en el extranjero para elecciones de distritos de gran magnitud, a nivel nacional y provincial; pero es muy poco práctico y complejo cuando se tiene un gran número de distritos electorales pequeños. Podrían existir asuntos complementarios que atender en los casos en que los electores potenciales en el extranjero sean refugiados o migrantes indocumentados. Los métodos de registro y votación requerirán de una evaluación cuidadosa, para evitar que pongan en riesgo la situación de los electores, así como la integridad de la elección. Registro especial El fijar como requisito para votar en el extranjero un registro específico, ya sea antes de abandonar el país o a través de una representación diplomática en el exterior, puede facilitar la planeación y la logística del proceso. Para dichos efectos, se pueden compilar registros especiales para ser utilizados en las distintas locaciones en el extranjero, o bien hacer una anotación especial en los registros ordinarios de los electores en el extranjero. Distritos electorales La legislación electoral determinará los distritos en donde será aplicable el voto de los electores en el extranjero. Sería más sencillo que pudieran conservar o recuperar el registro en el distrito o demarcación electoral correspondiente a su último lugar de residencia dentro del país o, en caso de que no contaran con registro previo, en el distrito o demarcación con el que mantuvieran algún nexo formal (lugar de nacimiento o de residencia de sus familiares). Por otro lado, en el extranjero se tendría que utilizar una lista especial de electores o algún otro método para verificar la elegibilidad del elector. Sin embargo, se necesitarán controles rigurosos para prevenir que alguien pueda votar en una mesa dentro del país utilizando el nombre de un elector en el extranjero. En algunos países (por ejemplo, Croacia), se crean distritos electorales especiales de carácter "no-geográfico" para los electores en el extranjero. En virtud de que generalmente se carece de recursos o posibilidades para realizar una supervisión independiente en los centros de votación en el extranjero, ese tipo de distritos electorales especiales suelen ser vistos como un intento de manipular los resultados de la elección, particularmente cuando los requisitos o posibilidades para registrarse en ellos le conceden alguna ventaja a nacionalidades, comunidades o grupos específicos. Métodos de votación Existe una gran variedad de métodos y alternativas complementarias para instrumentar una votación en el extranjero. La votación misma puede ser conducida de distintas formas:
También podría ser práctico utilizarlas de manera combinada. Cuando se opta por la vía postal, la papeleta de votación puede enviarse al elector desde una locación en el extranjero (una embajada o consulado del propio país de origen), que disponga de un gran repertorio de materiales de votación para todos los distritos electorales; o directamente desde el organismo electoral. A su vez, el elector puede enviar de regreso su voto postal a una oficina en el extranjero o alguna oficina específica del organismo electoral dentro del país. En el voto en persona, se pueden utilizar locaciones especialmente habilitadas para estos efectos, así como sedes oficiales existentes, tales como embajadas y consulados. La votación se podría realizar en las fechas y horarios habituales del país de origen o, en su caso, en un período idéntico o mayor al de la votación anticipada. Respecto a los sufragios que se vayan a emitir en los lugares establecidos en el extranjero, se pueden utilizar los mismos procedimientos de votación y escrutinio que se utilizan dentro del país, incluyendo:
Alternativamente, los votos podrían colocarse dentro de un sobre sellado especialmente diseñado para identificar al elector, pero que al mismo tiempo proteja la secrecía de su voto, para después colocarlo dentro de la urna. Al cierre de la votación, el material y la documentación electoral se conciliarán, empaquetarán e inmediatamente serán remitidos de la manera más segura al organismo electoral, en donde se verificará la elegibilidad de los electores para escrutar los votos. Los votos pueden ser contados por separado o mezclarse con otros que pertenezcan al mismo distrito electoral antes de hacer el recuento. Asuntos de administración general Es probable que con el voto en el extranjero surjan otros problemas, presentándose la necesidad de considerar costos adicionales para materiales, planeación y capacitación. Dependiendo del método de votación seleccionado, surgirán problemas específicos que atender. Sin embargo, hay algunos asuntos que deben ser considerados, independientemente del método de votación empleado. Debido a que la votación en el extranjero requiere de líneas de suministro y de un lapso más amplio en los tiempos de entrega del material electoral, los materiales tienen que ser preparados con suficiente anticipación a la jornada electoral, aún cuando los electores en el extranjero no vayan a votar por anticipado. También se podría ocasionar que la conclusión del conteo de los votos se demore para esperar el arribo del material de votación. Suministrar información sobre los procesos electorales, partidos y candidatos a los electores en el extranjero es más difícil. Además, generar propaganda sobre las facilidades disponibles para votar incrementa los gastos. La posibilidad, así como los términos y condiciones aplicables para realizar actos de campaña o publicidad para promover formalmente el derecho al voto en el extranjero, dependerán de las leyes vigentes que tenga cada país. Parece poco probable que todos los partidos implicados y observadores independientes puedan vigilar la votación en el extranjero. Especialmente en los casos en que el personal de las misiones diplomáticas en los países del extranjero sea percibido por la opinión pública como partidista, pudiendo surgir dudas sobre la integridad del proceso y de la validez que tienen los votos emitidos. Este tipo de inquietudes se podrían paliar a través de un control riguroso sobre el envío y la revisión de los materiales devueltos. Existen también inquietudes respecto a la verificación de la elegibilidad de los electores y sobre los efectos que podrían causar los métodos utilizados en la integridad de la votación y en el tiempo requerido para completar el escrutinio de los votos. Cuando los votos son emitidos en locaciones del extranjero que cuentan con un registro o lista especial de electores, el escrutinio puede realizarse ahí mismo, transmitiendo los resultados al organismo electoral poco después del cierre de la votación. Este método evitaría que se den demoras en la integración de los resultados. Sin embargo, dado que estas locaciones no se encuentran bajo un estricto control administrativo del organismo electoral, ni generalmente son objeto de observación por parte de los representantes de partidos o candidatos, sería prudente manejar esos resultados con carácter preliminar, sin publicarse hasta que sean confirmado a través de una revisión completa de todos los materiales relevantes tan pronto como sean recibidos. Adicionalmente, el volumen de los votos emitidos en el extranjero podría ser muy reducido; por lo que para coadyuvar a garantizar su secrecía, sería recomendable mezclarlos con los otros correspondientes a la misma demarcación, antes de proceder a su conteo. A su vez, la integridad está más protegida cuando todos los votos del extranjero son tratados de la misma forma que los votos en ausencia o los postales. Cada uno de los votos emitidos es colocado dentro de un sobre sellado, acompañado por la documentación sobre la identidad del elector. A su regreso al organismo electoral competente, se somete a una revisión completa para determinar tanto la elegibilidad del votante como, en su caso, las impugnaciones por parte de representantes de partidos y candidatos. Se podrían generar demoras para determinar los resultados. Ambas opciones pueden resultar costosas. La impresión de registros electorales especiales implicará costos adicionales y requerirá verificar que los registros no estén duplicados a nivel interno y externo. Mientras que el sellado de las papeletas de votación requerirá materiales especiales para su ensobretado. En general, es probable que el uso de papeletas selladas sea preferible para mantener la integridad del proceso. Sin embargo, les muy importante que los procedimientos de control para sellar las papeletas en sobres individuales, para mantener su secrecía, para vigilar todo el material y para garantizar la seguridad de todos los votos emitidos sean muy rigurosos. Envío postal directo de los materiales de votación al elector En términos administrativos, este es el método más simple y económico. Ya sea por solicitud expresa del elector a la autoridad electoral, o mediante el envío directo a aquellos que estén registrados en las listas de electores en el extranjero, el material de votación les es enviado por correo. Para verificar su validez y realizar el escrutinio, este material puede ser devuelto a un centro especial de recepción o a la oficina de la autoridad electoral correspondiente. Los costos adicionales se limitan al envío postal internacional (y a la devolución, si se trata de correspondencia con "porte pagado" por la autoridad electoral), y al personal del centro especial de recepción, si esta instancia adicional de control es adoptada por consideraciones de validación y transparencia. La mayor desventaja en el uso de este método reside en el tiempo que se consume entre el envío y la recepción del material. Así, para que existan condiciones de mayor accesibilidad para los electores en el extranjero, el material electoral se tendría que enviar con mucha anticipación a la jornada electoral (ejerciendo presión sobre la producción de los materiales), o ampliando las fechas límite para su recepción más allá de la jornada electoral, al punto que se demoraría el escrutinio o recuento final de los resultados. Envío postal desde una locación en el extranjero Como una variación al envío postal directo de los materiales, se pueden enviar por servicio de mensajería o valija diplomática a locaciones centrales, como por ejemplo las diversas embajadas del país en el extranjero, determinando su volumen sobre la base de los registros históricos de votación o de los electores registrados, cuando se cuente con registros. El uso de embajadas como centros de envío postal asegurará que el personal involucrado disponga de un conocimiento básico del sistema electoral. Por razones de eficiencia, sólo se brindarían ese tipo de facilidades en aquellos países donde sea probable que ubique un número significativo de electores. Estas locaciones en el extranjero funcionarían como centros de votación por correo, enviando los materiales a los electores a través del servicio postal local, ya sea a solicitud expresa o formal de los interesados o sobre la base de la información contenida en los registros electorales especiales. Los votos emitidos serían depositados de manera personal o por correo en la misma sede y dentro de un plazo predeterminado. Tratándose de votos depositados de manera personal, este plazo podría ser cercano al del cierre de la votación, con cierta ampliación para la recepción de los votos remitidos oportunamente por correo. Para verificar su validez y realizar su escrutinio, estos votos serían empaquetados de manera segura y remitidos al organismo electoral por servicio de mensajería o valija diplomática. Este método tiene ventajas de accesibilidad. El uso del servicio postal local puede reducir significativamente los tiempos de envío y recepción del material, haciendo más probable que los electores en el extranjero puedan votar dentro de los plazos establecidos. Es importante que el material de votación sea almacenado de manera segura y que una vez utilizado sea mantenido dentro de urnas selladas hasta su envío a la autoridad electoral. Los costos logísticos pueden ser mayores y habrá una considerable cantidad de asuntos adicionales de organización y capacitación que atender. Se tendrían que disponer facilidades adicionales para manejar el envío y recepción de los materiales electorales del extranjero. Es probable que resulten complejos y requieran un hábil control administrativo para asegurar que se despache a cada locación del extranjero la cantidad exacta de materiales de todos los distritos electorales. Para superar la capacitación limitada del personal de las locaciones del extranjero, podría ser útil integrar paquetes que incluyeran juegos completos de materiales e información correspondientes a cada distrito. Con esto se incrementarían los costos de envío. Las locaciones en el extranjero se integrarían con personal que no recibiría una capacitación directa significativa. Quizá sea necesario producir manuales de capacitación y hojas de trabajo adicionales para el personal de las locaciones en el extranjero. Un nivel menor de capacitación puede afectar el debido trato de los electores. Cuando las embajadas sean utilizadas como locaciones externas y su personal como oficiales de votación, puede haber inquietudes sobre la conducción imparcial de las elecciones, particularmente en ausencia de una vigilancia independiente o por parte de representantes partidistas. Puede ocurrir que esos oficiales no sean empleados directos y responsables ante la autoridad electoral. Se debe concienciar al personal de las embajadas sobre el sentido de urgencia que debe prevalecer en el envío del material de votación y, muy especialmente, en su oportuna devolución a la autoridad electoral. Atención a los electores Ya sea que existan disposiciones o facilidades para que los electores sean atendidos y voten por anticipado o sólo durante la jornada electoral, resultan igualmente relevantes las cuestiones examinadas en "Envío postal desde una locación en el extranjero". Dependiendo de las percepciones de imparcialidad e integridad respecto al personal encargado de las locaciones de votación en el extranjero, este método puede ofrecer mayores controles de validación al momento de la votación. Instalar todo tipo de facilidades en las locaciones de votación en el extranjero provocará costos materiales adicionales. Métodos combinados Se puede lograr una cobertura más efectiva de los electores en el extranjero utilizando una combinación de los métodos señalados, por ejemplo:
Voto de los refugiados Se le puede conceder especial atención al voto en el extranjero cuando una porción significativa de la población del país se encuentre refugiada en países vecinos durante el período de una elección. Problemas políticos, logísticos o de seguridad pueden impedir su regreso para votar. En esas situaciones, existen condiciones para que el organismo electoral gestione, con asistencia internacional, acuerdos con los gobiernos vecinos para instalar mesas de votación, bajo control internacional, en las zonas ocupadas por los refugiados. El cómo y en qué distritos electorales registrar a esos votantes serán asuntos muy debatidos en la planeación y administración de la elección y probablemente en términos políticos también. Votos transmitidos por fax o verbalmente Al igual que en las áreas más remotas del país que no sean asequibles por los medios normales de votación, la transmisión y recepción de votos por fax, radio o teléfono puede ser valorada para las locaciones externas donde los servicios postales sean poco confiables o inexistentes. Para asegurar que esos votos correspondan únicamente a votantes elegibles y conciliar la documentación correspondiente, esos medios de votación implicarán que la secrecía del voto no podrá ser mantenida en su totalidad y que los electores potenciales deben estar plenamente conscientes de ello. Sin embargo, es sólo a través de estos medios que algunas personas, por ejemplo aquellas que habitan zonas remotas del Ártico o la Antártica, puedan ser capaces de ejercer su derecho al voto. Voto anticipadoCuestiones básicas El voto anticipado implica ofrecerle facilidades a los electores que no pueden presentarse en una mesa de votación el día de la jornada electoral, para que emitan su voto uno o varios días antes. Requiere un balance entre accesibilidad y efectividad. Ofrecer esta facilidad adicional, puede incrementar considerablemente los costos de personal y materiales. Sin embargo, se ha comprobado que las elecciones que han usado el método de voto postal, han resultado muy efectivas. Esta sección, así como las relativas a votación ordinaria y postal, deben ser leídas junto con la de voto en ausencia. En muchos casos, los acuerdos para el voto anticipado también permiten atender a los votantes, ya sea de manera personal o por correo, en un distrito electoral distinto al de su lugar de registro. Métodos de voto anticipado Los dos métodos básicos de voto anticipado son:
En algunos lugares se utiliza una combinación de ambos métodos. si bien se promueve el máximo de accesibilidad, a veces se duplican los servicios. En otros lugares, particularmente en áreas remotas, también se pueden procurar otras facilidades de votación antes de la jornada electoral, tales como las unidades móviles de votación, o el voto por fax o radio. Esquemas Es preferible determinar en la legislación algunos asuntos clave relativos al voto anticipado, tales como:
Podría ser más fácil que las decisiones sobre otras cuestiones más prácticas, como las relativas al número y horarios en que estarán abiertos los centros donde se recibirán los votos anticipados, quedaran a discreción de la autoridad electoral conforme a las necesidades reales. Elegibilidad para solicitar el voto anticipado Algunos sistemas le permiten el voto anticipado a cualquier elector que desee hacer uso de él. Sin embargo, toda vez que genera costos adicionales, el marco legal puede disponer requisitos especiales de elegibilidad. En su forma más restrictiva, se limita a los electores cuyas responsabilidades oficiales les impiden votar el día de las elecciones, tales como los oficiales de las mesas de votación, miembros de fuerzas de seguridad u otros oficialmente implicados en actividades electorales el día de los comicios. En los sistemas menos restrictivos, se pueden considerar opciones más amplias de acceso, como por ejemplo: · Encontrarse fuera del país el día de la elección; · Encontrarse más allá de cierta distancia predeterminada respecto al sitio o mesa de votación en que le corresponde votar el día de los comicios --se pueden exigir requisitos adicionales respecto a la causa de la ausencia (como razones de trabajo); · Encontrarse empleado en una actividad específica (como servicios de emergencia) que no le permitiera votar el día de los comicios; · Tener creencias religiosas que le impidan presentarse a votar el día programado; · Estar internado en un hospital u otra institución, por embarazo o por encontrarse lo suficientemente enfermo o incapacitado como para acudir a un sitio de votación el día previsto para las elecciones; · Estar encargado de atender a una persona enferma, embarazada o incapacitada durante el día de los comicios. Cuando el voto anticipado se emita de manera personal, se pueden imponer requerimientos adicionales relativos a la ubicación de los sitios donde pueda realizarse. Se puede restringir al distrito electoral en que esté registrado el votante o a otra demarcación administrativa. Cuando el elector pueda emitir un voto personal anticipado en un distrito distinto al de su registro electoral, se convierte de hecho en un voto en ausencia, por lo que exige los mismos requisitos de control que éste. Cuando el voto anticipado se da por correo, pueden fijarse restricciones respecto al lugar en el que puede solicitarse. Se puede limitar a la oficina electoral correspondiente al distrito de registro del elector. En caso contrario, se pueden enviar papeletas de votación por correo desde cualquier oficina electoral. Si bien este último método promueve la accesibilidad, también exige sofisticados controles de seguridad. Período para el voto anticipado Los períodos fijados para el voto anticipado pueden variar significativamente. En los sistemas restrictivos, donde sólo un reducido número de electores es elegible para él, un día puede ser suficiente. Lo habitual es que los períodos fijados para la votación anticipada oscilen entre los cinco y los quince días previos a la jornada electoral ordinaria. Entre los elementos que se deben considerar para determinar el período de la votación anticipada, figuran los siguientes: Asegurar que existe tiempo suficiente para la impresión y distribución de los materiales electorales antes del inicio del período de la votación anticipada. En los casos en que se utilizan papeletas de votación que incluyen datos completos sobre los partidos o candidatos, es clave que exista tiempo suficiente para la impresión y distribución de las papeletas entre el cierre de las postulaciones y el inicio del período de la votación anticipada. El voto anticipado, especialmente en su modalidad de voto postal, puede no resultar muy apropiado para los sistemas que permiten cambios de último momento en los partidos o candidatos postulados. El período de votación anticipada, especialmente si es por correo, resulta suficiente para el envío y devolución de los materiales por parte de los electores desde cualquier parte de la zona electoral implicada. Cuando la votación anticipada se efectúe por correo, el período para la recepción de las papeletas utilizadas podría ser: · al mismo tiempo o un poco antes del horario previsto para el cierre de los sitios de votación ordinarios durante la jornada electoral; · después del día de la jornada electoral ordinaria, para permitir la llegada de las papeletas que fueron requisitadas y devueltas hasta el cierre de la votación. Sí el plazo para devolver las papeletas postales se fija para el día de la jornada electoral o poco antes, no se provocará demora alguna en el escrutinio de los resultados, pero se limitarían las condiciones de accesibilidad, especialmente en países con muchas áreas remotas y deficiente cobertura postal. En otros países se parte, en principio, de la base de que a cualquier voto postal emitido y devuelto antes del cierre de la votación ordinaria se le debe dar la oportunidad de ser incluido en el recuento. Dependiendo de la capacidad del servicio postal, en estos casos se suele fijar un período de hasta dos o tres semanas después de la jornada electoral para la recepción de esos votos. Si bien esto fortalece la accesibilidad, puede provocar costos de control adicionales, así como la consecuente demora en el escrutinio de los votos. Control de los materiales de votación Cuando la facilidad para votar por anticipado se encuentra disponible por varios días, se vuelve crucial el control de los materiales de votación. Entre los principales asuntos que se deben considerar se encuentran los siguientes: Seguridad de las papeletas de votación utilizadas. Todas las papeletas utilizadas, ya sea que se hayan entregado en persona o devuelto por correo, deben ser conservadas en urnas bajo seguridad hasta el inicio del escrutinio. Cuando las papeletas estén contenidas en sobres con los datos del elector, se necesita crear sistemas de revisión de estos datos que resguarden la secrecía del voto y la seguridad de los materiales de votación. Todos los materiales de votación sobre los que se tengan que rendir cuentas precisas, tales como las papeletas y sobres que no fueron utilizados, deben ser resguardados bajo condiciones de seguridad tanto antes como después de la votación. Realizar conciliaciones periódicas de todos los materiales contables o sujetos a revisión de cuentas, al menos al final de cada uno de los días de la votación anticipada. En caso de votación postal, son recomendables verificaciones más frecuentes. Puede ser útil clasificar las solicitudes de voto postal en series de 50 o 100, emitir los materiales de votación de acuerdo con esas series y conciliar las papeletas y otros materiales de votación (los sobres, por ejemplo) al concluir el procesamiento de cada serie. Unidades móviles de votación Las disposiciones legales pueden prever, asimismo, la operación de unidades móviles de votación durante cualquier período de la votación anticipada. Para las áreas remotas en particular, estas unidades generalmente son necesarias para operativos efectivos. Métodos para la votación anticipadaVoto únicamente en el distrito electoral de registro Algunos sistemas de voto anticipado en persona exigen que los electores voten en el distrito electoral en el que están registrados. En esos sistemas, es posible que los procedimientos de votación sean similares a los utilizados en los sitios ordinarios durante la jornada electoral. Este sería especialmente el caso si se exige que todos los sitios o mesas de votación sean abiertos para recibir votos anticipados en persona. Voto fuera del distrito electoral de registro En los casos en que los electores pueden votar por anticipado fuera del distrito en el que están registrados, las alternativas de procedimiento podrían asemejarse a aquellas empleadas para el voto en ausencia durante la jornada electoral. Bajo estos sistemas, algunos electores votarán por anticipado dentro de su distrito de registro. Sería más efectivo atender a estos electores de la manera habitual, sin necesidad de listas de electores, sobres u otros dispositivos especiales para controlar la integridad de la votación anticipada. Centros de votación Los sistemas de votación personal anticipada deben tomar la previsión de disponer al menos un centro de votación por cada distrito electoral. Los sistemas que exigen que los electores anticipados voten en su mesa normal representan, en esencia, una modalidad muy costosa de votación. Sin embargo, tienen ventajas de familiaridad y de requerir muy pocos recursos y procedimientos adicionales, si acaso se requiere alguno. La integridad se puede mantener si sólo se abre un número limitado de centros de votación dentro del distrito (quizá sólo uno), dependiendo del número previsto de electores anticipados. Las distancias que tendrán que recorrer los electores para hacer uso de las facilidades del voto anticipado y la disponibilidad de recintos apropiados, son elementos importantes a considerar al determinar el número de sitios de votación anticipada. Puede resultar más efectivo conducir la votación anticipada en las oficinas ya establecidas por la autoridad electoral dentro de cada distrito, que habilitar centros de votación distintos. Sin embargo, a menos que se pueda disponer de un área por separado para conducir la votación anticipada, el flujo de electores puede generar distracciones importantes entre el personal administrativo en momentos clave de su actividad, ocasionando que se multiplique la urgencia de contar con espacio suficiente. Cuando se espere un gran flujo de electores anticipados, será preferible que se cuente con un recinto específico y separado para recibir sus votos. Horario de funcionamiento Toda vez que muchos electores hacen uso de las facilidades del voto anticipado en razón de compromisos de trabajo, sería conveniente que los centros de votación dispuestos para tal efecto estuvieran abiertos más allá de los horarios habituales de oficina. Voto por correo El voto postal o por correo es la modalidad más extendida y utilizada de voto anticipado o ausente. A partir de una solicitud del elector, el organismo electoral le envía por correo a su domicilio los materiales de votación correspondientes. El elector llena la papeleta de votación y la devuelve por correo o de manera personal, a una oficina del organismo electoral. Los controles de integridad generalmente descansan en la exigencia de que el elector anexe a la papeleta una manifestación o documento probatorio sobre su identidad y elegibilidad. Los sistemas exitosos de voto por correo dependen de un servicio postal eficiente dentro de toda la jurisdicción electoral. (Sobre los asuntos de infraestructura relativos al voto postal. Asuntos de integridad Los controles de integridad más laxos respecto al voto postal deben considerar que el problema más susceptible de afectarlos reside en las tentativas de violación por parte de oficiales públicos. Los problemas perceptibles de integridad con el voto por correo incluyen:
Pueden surgir percepciones de violación o manipulación en los casos en que se recibe una gran cantidad de papeletas de instituciones para ancianos o enfermos. Por esta razón, aunque resulte más costoso, resulta preferible y más efectivo el uso de unidades móviles para recibir la votación de quienes se encuentran recluidos en instituciones de salud. En la última década, algunas jurisdicciones han optado por celebrar elecciones basadas exclusivamente en el voto por correo. 2 Su análisis ha revelado ventajas presupuestales y un efecto positivo en general, en términos de participación del electorado. Especialmente en los casos en que en que existen contratistas para el manejo automatizado de un alto volumen de servicios postales, este método reporta considerables ventajas administrativas, aunque no diluye del todo las dudas acerca de la absoluta integridad del proceso. En las sociedades desarrolladas, las elecciones por correo pueden ser vistas como un paso adelante de los tradicionales métodos de votación en persona y el futuro para la votación a través de ligas de telecomunicación personales. Características de los sistemas de voto por correo Si bien los sistemas de voto por correo difieren ampliamente en muchos de sus detalles, existen algunas características comunes a todos ellos, entre las que se encuentran las siguientes: Una solicitud firmada por el elector para recibir la papeleta de votación por correo. Puede ser a través de un formato preestablecido y para cada elección en particular, o de una solicitud de registro permanente como elector por correo (ver infra). Normalmente se fija una fecha límite para la recepción de esas solicitudes, considerando un margen suficiente para que el elector reciba y devuelva los materiales de votación antes de la fecha límite. La remisión de los materiales de votación al elector inmediatamente después de la recepción de su solicitud. El requisito de que el elector incluya una declaración firmada (y, frecuentemente, avalada por algún testigo) en donde se testifique su identidad y elegibilidad para votar junto a su papeleta. El uso de materiales de votación que protejan tanto la integridad como la secrecía del voto, incluso cuando el material devuelto identifique claramente al elector. Esto puede implicar el uso de sistemas de doble sobre para los materiales devueltos, o de sobres de votación que contengan talones desprendibles con los datos de identificación del elector. Sistemas para conciliar los materiales de votación anticipada solicitados, emitidos, inutilizados y devueltos. Un método de devolución. Algunas jurisdicciones incluyen sobres con porte de devolución pagado en los materiales enviados a los electores. Esto puede representar una diferencia significativa en los costos del voto postal. Generalmente se afirmará que exigir que el elector sea quien cubra los costos postales de devolución constituye una imposición inadmisible. Adicionalmente, algunas jurisdicciones han utilizado con éxito cajas de depósito seguras donde los electores pueden introducir fácilmente y sin costo alguno sus sobres electorales. Métodos para determinar la elegibilidad del votante al realizar el conteo de los materiales devueltos. Para coadyuvar a mantener la integridad, esto exigirá medidas tales como la comparación de las firmas incluidas en la solicitud original de envío, en el material devuelto y en el registro electoral, así como la verificación de las fechas de registro y devolución del material contra los límites preestablecidos. Cotejar los materiales de votación devueltos por correo contra el registro electoral para asegurar que los electores no han votado por correo y de manera personal durante la jornada electoral. Hay dos vías para hacer esto.
Sistemas de escrutinio de los votos que aseguren que los votos postales no son contabilizados hasta el cierre de la votación ordinaria. Sin embargo, el material devuelto por correo puede ser revisado para verificar la elegibilidad, los sobres de votación abiertos y las papeletas colocadas dentro de las urnas antes del cierre de la votación en las mesas ordinarias. En las jurisdicciones donde el voto postal se cierra antes de la jornada electoral ordinaria, las papeletas devueltas por correo son remitidas a los distritos o sitios de votación en los que elector está registrado para ser incluidas en el escrutinio correspondiente. Usualmente se considera más apropiado realizar su escrutinio o conteo en una locación central determinada. Registro permanente de los electores por correo En algunas demarcaciones con sistemas de registro permanente, se ofrecen facilidades para que, a solicitud del interesado, se le incluya en un registro permanente de electores por correo, asegurando así que les será enviado de manera automática el material correspondiente a la elección de su distrito. Ofrecer esta facilidad puede reducir considerablemente las cargas de trabajo para el personal durante el período electoral y proveer un servicio benéfico a los electores. En otros casos se aplican criterios más restrictivos para la inclusión en esos registros que los que se aplican en general para la elegibilidad del voto por correo, tales como:
No parece existir argumentos obligados como para introducir criterios más estrictos de los que se imponen para otros tipos de electores anticipados. Sin embargo, considerando que se ejercen controles más laxos sobre la integridad del voto por correo, es importante que los registros permanentes sean revisados de manera regular para garantizar la continua elegibilidad de los electores incluidos. Voto por procuraciónRazones para el voto por procuración En unos cuantos sistemas, los electores que cumplen ciertos requisitos legales pueden facultar a otra persona para que vote en su representación. Entre esos requisitos suelen figurar la incapacidad para comparecer personalmente en la mesa de votación por razones de salud o empleo, o bien la ausencia del área de votación durante la jornada electoral --requisitos semejantes a los necesarios para votar por correo. Esta alternativa puede ser utilizada por motivos de accesibilidad en aquellos casos en que son muy restringidas o inexistentes otras modalidades de voto en ausencia. El voto por procuración es un método que se contrapone a las nociones usuales de integridad en el proceso de votación y una vuelta a las nociones iniciales de accesibilidad al voto. Le permite a los electores registrados designar a otra persona para que vote en su nombre. A diferencia del voto asistido en los centros de votación, no puede haber controles para asegurar que las indicaciones del elector registrado sobre el sentido de su voto son seguidas por el apoderado que designó y, consecuentemente, puede ser fácil que se presenten abusos. El asunto puede ser más inquietante en los casos en que se permite que un apoderado o delegado emita el voto en representación de más de un elector registrado, y muy en especial cuando una sola persona puede ser facultada para emitir los votos de sus familiares. Elementos del voto por procuración En los casos en que se permite el voto por procuración, entre sus elementos normalmente se incluyen:
La integridad de la elección se resguarda de mejor forma, cuando se instrumentan otras medidas para ayudar a los electores que no pueden presentarse personalmente en las mesas de votación en la que están registrados para votar, es decir, mediante las más amplias facilidades para el voto en ausencia, el voto anticipado y a través de unidades móviles de votación para los enfermos o discapacitados. Uso de representantes designados para recoger el material de votación Si bien no constituye en rigor un voto por procuración, unos cuantos sistemas electorales permiten que los electores que no pueden acudir personalmente a las mesas de votación el día de la jornada electoral -- por razones expresamente contempladas en la ley, tales como enfermedad o embarazo-- puedan designar a alguien como su representante simplemente para recoger su material de votación en el sitio o mesa correspondiente y llevárselo para que pueda emitir su voto personalmente. Una vez requisitado, el material de votación y la documentación pertinente se pueden devolver mediante el mismo representante o por correo. Si bien resulta eficiente, esta facilidad generalmente sólo es útil cuando se emplea en aquellos casos en que no se cuenta con servicios de voto postal o unidades móviles de votación para atender a los enfermos. Puede estar disponible sólo durante la jornada electoral o, adicionalmente, durante algunos días previos a ella como voto anticipado. Este método entraña el mismo tipo de preocupaciones que el voto postal, especialmente cuando existe un patrón de uso similar al de instituciones para los ancianos o enfermos. Votos provisionales o sujetos a validaciónPorqué se usan los votos provisionales o sujetos a validación El uso de votos provisionales o sujetos a validación es un instrumento para:
Se basa en la premisa de que resulta preferible permitir que un elector que aduce, pero que no puede probar su elegibilidad para votar, vote en una mesa determinada, de forma tal que su voto esté sujeto a una validación posterior, evitando que se interrumpa la votación de otros electores, previniendo que se le niegue el derecho al voto a un elector que ha sido víctima de un error oficial al integrar o marcar las listas de electores, o a quien se le ha privado de su derecho al voto sobre bases infundadas. Este método reduce el riesgo de controversias en las mesas de votación, previene que se interrumpan los servicios al elector y maximiza los principios de accesibilidad y equidad para los participantes; sin embargo, este método también tiene desventajas que incluyen:
Puede suceder que la necesidad de contar con votos provisionales o sujetos a validación, sea mayor en contextos que tienen menor capacidad para afrontar los costos y recursos administrativos que requieren, ya que muchas veces su administración electoral tiene poca experiencia, motivo por el cual sus procesos de integración y producción pueden ser precipitados; también pueden enfrentar limitantes presupuestales durante el registro electoral, contando además con oficiales de votación mal capacitados. Las decisiones relativas a la aceptación o rechazo de los votos provisionales, o sujetos a validación, así como sobre las categorías de electores con derecho a reclamarlos, dependerán en gran medida del análisis de los riesgos consecuentes para la aceptación general de los resultados electorales, y de si los errores en el registro electoral pueden o no remediarse de ésta o alguna otra forma. Requisitos para el voto provisional La legislación debe definir claramente las circunstancias bajo las cuales se puede autorizar que un elector emita un voto provisional o sujeto a validación. Algunas circunstancias pueden ser: Cuando un elector alega no haber emitido su voto, pero su nombre ha sido marcado en la lista electoral. Los oficiales de votación pueden cometer errores al momento de marcar las listas, especialmente cuando hay muchos nombres parecidos. Cuando un elector alega haberse registrado en la lista correspondiente a la mesa de votación, pero su nombre no figura en ella. (Esta situación no debe confundirse con los sistemas de la mesa de votación para la votación en ausencia durante la jornada electoral - cuando un elector tiene que votar en una mesa distinta a aquélla en donde se encuentra registrado). Incluso en administraciones electorales altamente experimentadas, pueden ocurrir errores durante la producción y recopilación de los registros electorales, cuando durante la revisión interna o pública, no se encuentra la lista electoral de alguna mesa de votación. Es probable que existan errores significativos en la integración de las listas electorales cuando se han realizado cambios en los requisitos para tener derecho al voto o en la delimitación de distritos electorales, también pueden ocurrir cuando la administración tiene poca experiencia, contando con sistemas nuevos para la producción y recopilación del registro de electores, o en donde se celebran elecciones por vez primera. En esas situaciones, la adopción de facilidades para la emisión de votos provisionales (o para registrarse el día de la elección) tendrá gran influencia en el funcionamiento armónico de las mesas de votación. Cuando la elegibilidad de un elector ha sido impugnada por los oficiales de la mesa de votación o (donde se permita) por representantes de partidos y candidatos, sin que se pueda llegar a una solución definitiva. Es poco probable que el presidente o administrador de la mesa, tome una decisión sobre la validación del voto cuando no cuenta con más información. El uso del voto provisional permitiría que se realice una investigación completa. Métodos de votación Es importante que los votos provisionales o sujetos a validación no sean percibidos como, ni en efecto resulten, una farsa, siendo investigados para determinar si resulta procedente su inclusión en el conteo. En algunas jurisdicciones las papeletas del voto provisional son de un color distinto al de las ordinarias, son depositadas dentro de las mismas urnas que éstas y excluidas del conteo, sin volver a ser atendidas. Si bien esto permite tranquilizar a los electores potencialmente agraviados durante la jornada electoral, en nada contribuye a la integridad de la elección. Los sistemas más efectivos y equitativos, asegurarían que los votos provisionales o sujetos a validación estuvieran sujetos a investigación y fuesen incluidos en el escrutinio de la demarcación que le corresponde. Si bien el método de votos provisionales está plasmado en la legislación, los pasos que se indican a continuación constituyen una forma de instrumentar un sistema de votación sólido. Determinar la elegibilidad Después de determinar que el elector se ubica dentro de una de las categorías previstas para emitir un voto provisional, hay que ofrecerle dicha posibilidad. Quizá se requiera alguna verificación, como por ejemplo:
Registrar los datos del elector y extenderle la papeleta de votación Se debe registrar información relativa a la identidad del elector que posteriormente permita verificar su elegibilidad. Ese registro debe incluir el nombre y domicilio proclamado por el elector, así como información complementaria que facilite la revisión de su elegibilidad, como por ejemplo:
Los electores deben firmar una declaración manifestando que dichos datos son correctos, preferentemente en presencia de un oficial de votación o de otro elector registrado. Una vez que el elector ha firmado esta declaración, se le entregan las papeletas correspondientes. Ensobretar la(s) papeleta(s) Cuando los electores han llenado sus papeletas, éstas son colocadas dentro de un sobre en el que también se incluye su declaración firmada, antes de ser depositada en la urna correspondiente. También se deben tomar medidas para proteger la secrecía del voto. Entre ellas se pueden considerar las siguientes:
Verificar la elegibilidad Una vez concluido el escrutinio de las papeletas normales (en los casos en que se necesitan los sobres de votos provisionales para realizar las conciliaciones del material de votación), los sobres de los votos provisionales son enviados al organismo electoral correspondiente. Dependiendo de la confianza depositada en el organismo electoral, la verificación de la elegibilidad puede ser realizada por él mismo o formar parte de las atribuciones de cualquier tribunal facultado para resolver controversias electorales. El procedimiento de verificación de la elegibilidad debe estar abierto a los representantes de partidos y candidatos, así como a observadores independientes. La legislación debe disponer criterios claros para esta verificación, particularmente sobre lo que constituyen "errores administrativos" susceptibles de propiciar la omisión de una persona de la lista de electores. Por ejemplo, se puede determinar la elegibilidad:
Conteo de los votos provisionales Los votos provisionales de los electores que hayan sido considerados elegibles para votar son entonces retirados de su sobre e incluidos en el conteo de la demarcación electoral que les corresponde. Actualización del registro de electores En un sistema de registro electoral permanente, también pueden resultar apropiadas otras disposiciones, como por ejemplo:
Servicio de los oficiales de votación Los administradores de las mesas de votación deben asegurarse de que los oficiales o el personal responsable de la votación, no tenga reservas para proporcionar papeletas de votos provisionales en circunstancias en que los electores estén habilitados para acceder a ellas. Las reservas de los oficiales de votación pueden obedecer a alguna de las razones siguientes:
La capacitación de los oficiales de votación debe dejar muy en claro cualquier derecho de los electores respecto al voto provisional o sujeto a validación. Otros preparativos especiales para la votaciónLos preparativos para proporcionar servicios electorales que se ajusten a las necesidades de minorías específicas o de segmentos vulnerables de la población, son una parte importante del mantenimiento de las condiciones de accesibilidad y equidad que debe tener la logística electoral. La clase de preparativos electorales que se pueden ofrecer, estarán determinados en gran medida por la flexibilidad y las oportunidades consagradas en la legislación. Suministrar estas oportunidades bajo parámetros de costo-efectividad, compete a los responsables de la logística electoral. Asistencia a los electores Los electores pueden presentar necesidades especiales con respecto a la comprensión del proceso de votación, o al llenado de los documentos correspondientes. Reflejar estas necesidades en el diseño de los materiales de votación, en las campañas informativas, en los criterios de reclutamiento del personal de votación y en las disposiciones para asistir a los electores, ayuda a prevenir que estas personas estén marginadas del proceso electoral. Desventajas ocupacionales o situacionales Puede ocurrir que algunos sectores de la población no estén en condiciones de acceder a las facilidades de la votación, debido a su ocupación .. Ofrecer este tipo de facilidades de votación a estos sectores de la población incrementaría el costo por elector. Que dicho gasto sea efectivo, dependerá por un lado, de si la exclusión de esos electores representa un riesgo para la validez de la elección, de la importancia que se le conceda al principio de equidad en el sistema electoral y de la eficiencia que tengan los métodos seleccionados para incluir a dichos electores. Unidades de votación y urnas móviles El uso de unidades de votación móviles puede mejorar significativamente el acceso a facilidades de votación para quienes viven en áreas remotas, o para los que se encuentran en hospitales u otras instituciones de salud, así como para personas muy enfermas o de edad muy avanzada que no puedan atender una mesa regular. Suministrar facilidades de votación móvil demanda un cuidado especial, ya que estas son especialmente susceptibles de alegatos sobre falta de seguridad, de integridad y de transparencia. Por eso, tienen que ser controladas cuidadosamente, siendo sujetas a la supervisión de los participantes políticos y observadores independientes, para evitar que puedan presentarse abusos. En algunos casos, se ha optado por introducir unidades móviles de forma parcial, en la medida en que se ha percibido que son menos vulnerables al abuso, siendo supervisadas adecuadamente, a la vez que se usan medios alternativos como la votación por correo para suministrar acceso a dichas categorías de electores. Para que se puedan incrementar las condiciones de accesibilidad, siendo efectivas, es importante que se aumenten los niveles de confianza y transparencia en los sistemas de la logística electoral. Operación de las unidades móviles de votación Se pueden adoptar distintos métodos para dirigir las unidades móviles de votación, por ejemplo:
Las unidades de votación móviles, pueden operar únicamente el día de las elecciones o durante cualquier periodo previsto para la votación anticipada. Sólo resultarán efectivas cuando el sistema electoral permita el voto en ausencia, especialmente en hospitales Planeación de las operaciones de votación móvil Al planear las operaciones de las unidades de votación móvil se podrían considerar las siguientes directrices: Se debe considerar con cuidado si deben existir procedimientos especiales de registro para los electores que deseen ser atendidos por las unidades móviles de votación, para luego recopilar la lista especial para estos efectos. La planeación de las rutas de las unidades móviles requiere por lo menos, de una vinculación cuidadosa entre los administradores de las operaciones de votación y los administradores de instituciones, de organizaciones comunitarias en áreas remotas y de otros clientes potenciales, para que se pueda determinar el número de usuarios, así como su identidad para asegurar la integridad. Para mantener la integridad y protegerse contra alegatos de sesgos, es importante que se consideren todas las instituciones relevantes y comunidades remotas para determinar si el servicio es necesario. La planeación debe prever un número suficiente de unidades móviles de votación, intentando programar rutas que ofrezcan tiempos convenientes para los servicios electorales, quienes podrían estar sujetos a rutinas institucionales restrictivas. Los horarios de las unidades móviles deben planearse con anticipación y su ubicación o rutas ser anunciadas oficialmente por la autoridad electoral. Permitir que se atiendan solicitudes de servicio recibidas, digamos, el día de la elección, puede generar desconfianza acerca de las actividades de la votación móvil, alterando la operación de las unidades. Se debería establecer una fecha de corte, después de la cual no se podrían atender solicitudes de servicios de votación móvil. Esto es de particular importancia para la integridad de la votación, en sistemas que exigen un porcentaje mínimo de participación para declarar que la elección fue válida. Andar a la caza de votos "domésticos" el día de la elección, podría percibirse como un intento partidista por alcanzar ese porcentaje. Los partidos y candidatos deben ser notificados de los horarios con suficiente anticipación, para que puedan enviar representantes a las unidades móviles. Cuando las unidades móviles visiten locaciones remotas por aire, tierra o mar, se debería permitir que los representantes de partidos y candidatos, así como observadores independientes viajen con los oficiales electorales. Se debe asignar un mínimo de dos oficiales de votación experimentados a cada unidad móvil de votación, al menos uno de los cuales debe tener la experiencia o capacitación suficiente para fungir como administrador o responsable de la unidad.
Cuando las unidades móviles requieran que el personal de votación abandone sus responsabilidades en una mesa para conducir la votación móvil, el servicio a los electores en la mesa ordinaria se debe mantener en un nivel aceptable, en términos de materiales y personal, con los recursos remanentes. Los materiales que lleve abordo cada unidad móvil deben ser por lo menos los mismos que se utilizan en una mesa ordinaria. El equipo suministrado, tal como urnas, sellos, compartimentos para votación, necesita ser ligero pero resistente. Por ejemplo, las urnas y compartimentos de votación de plástico corrugado, podrían ser más convenientes que las de cartón o metal. Por razones de seguridad, las urnas utilizadas en las unidades móviles deben contener algún dispositivo de seguridad que cubra la ranura. Este dispositivo debe cerrarse con llave (en la presencia de observadores) al terminar la votación en cada locación y ser abierto otra vez (también en presencia de observadores) sólo cuando se inicie la votación en la siguiente locación. La planeación e instrumentación de la votación móvil, particularmente en áreas remotas que implican grandes requerimientos de transporte, hospedaje y abastecimiento, puede representar una empresa de gran magnitud, para la que será necesario contar con recursos adicionales. Las capacidades de atención o procesamiento de las unidades móviles serán considerablemente menores a las de una mesa normal - en instalaciones hospitalarias, por ejemplo, sólo se podrán atender entre cinco y diez electores por hora. Generalmente, su instrumentación revestirá un costo por elector varias veces superior al de una mesa de votación ordinaria, o a un sistema de voto por correo. Sin embargo, en términos de servicio público, de accesibilidad, de equidad e incluso de transparencia, puede hacer una contribución significativa a la inclusividad de las operaciones de votación, cuando se controla y supervisa estrictamente. Responsabilidad de los materiales de votación móvil Hay diversos asuntos que requieren atención especial para garantizar el manejo responsable y la debida rendición de cuentas, respecto a los materiales de votación utilizados en las unidades móviles. Entre ellos, quedan comprendidos los siguientes: Las papeletas y otros materiales contables deben ser mantenidos en depósitos cerrados con llave cuando no se usen e igual que las urnas, nunca deben quedar desatendidos, ya sea durante los recorridos o en la votación. El conteo y conciliación de las papeletas exige controles muy estrictos. Esto es crucial cuando las papeletas son retiradas de una mesa ordinaria para conducir la votación móvil, o cuando las unidades móviles están en operación durante varios días. Se deben llevar registros de las papeletas utilizadas en cada locación visitada por la unidad móvil. Cuando la unidad opere por más de un día, el material de votación debe ser conciliado con toda precisión, por lo menos al final de cada día y cualquier discrepancia debe ser reportada inmediatamente a la autoridad responsable. Cuando las unidades operen por más de un día, también se deben adoptar medidas estrictas de seguridad para los materiales de votación fuera de los horarios de funcionamiento. En áreas urbanas, esto puede significar el regreso de los materiales a una oficina electoral local o regional o a algún otro sitio para su resguardo seguro (su almacenamiento en instalaciones bancarias o policíacas puede o no resultar apropiado, dependiendo del contexto político). En áreas remotas puede ser necesario que uno o más oficiales de seguridad acompañen a la unidad móvil. Otras locaciones especiales A menudo, atender a otros sectores específicos de la comunidad puede significar sólo un pequeño costo adicional o ninguno en absoluto. En los sistemas donde se permite el voto anticipado o en ausencia, un análisis cuidadoso de la historia electoral indicará los lugares óptimos en los que se podrían brindar servicios adicionales, por ejemplo, universidades, aeropuertos, terminales de autobuses o del tren y dormitorios estudiantiles. En los sistemas donde se reservan asientos para minorías específicas, el cuidado en el diseño de las estructuras de los centros de votación, para permitir el acceso de materiales de votación especial y asistencia idiomática o lingüística donde resulte necesario, permitirá que dicha votación se lleve a cabo en las mesas ordinarias. Esos arreglos minimizarán las diferencias entre los asientos reservados y los otros electores. Asistencia al electorado en las mesas de votaciónVotar es un ejercicio de comunicación. Es importante que las personas con baja escolaridad o los miembros de comunidades que usan lenguas diferentes, reciban la información y facilidades que les permitan comunicar sus preferencias electorales. Facilidades de votación Puede ser necesario asignar oficiales de votación adicionales a las mesas ubicadas en áreas de baja escolaridad, para que actúen como oficiales informativos y ayuden a manejar de manera aceptable el flujo de de votantes en los contextos en donde la asistencia a los electores pueda alargar el tiempo requerido para emitir cada voto. En esas áreas, los instructivos para los electores - carteles, señales, hojas informativas - deben estar disponibles en formatos gráficos, tanto como sea posible, Incluso con esa asistencia, los electores de baja escolaridad pueden tener dificultades para comprender cómo emitir correctamente sus votos. La existencia de disposiciones legales para asistir a los electores asegurará que puedan participar en el proceso electoral. De igual forma, cuando existan electores cuya lengua no es la oficial o dominante del país, puede ser necesario ofrecerles facilidades adicionales para permitir que participen con suficiente información en el proceso electoral. Estas facilidades pueden incluir: Los servicios de interpretación pueden utilizarse de una mejor manera en términos de costo-efectividad cuando se emplean como oficiales de votación a personas con conocimiento o dominio de las lenguas utilizadas en dichas comunidades. Cuando no se cuente con personas que combinen habilidades lingüísticas y técnicas, se podría emplear personal complementario que sirva como intérprete. Las instrucciones para votar en las papeletas y otros formatos de votación deben estar en todas las lenguas de uso significativo dentro de la jurisdicción electoral. Lo mismo se aplica a letreros y carteles multilingües de información al elector en el recinto de votación. Información al elector Las áreas de baja escolaridad y lenguas diversas plantean desafíos especiales para las campañas de información al elector. En el caso de las áreas de baja escolaridad, el uso de medios impresos debe enfocarse en representaciones gráficas y respaldarse fuertemente con comunicación oral directa: a través de reuniones, exhibiciones públicas, simulacros y contactos personales. Puede ser más difícil proveer de ello a distintos grupos lingüísticos, especialmente en sociedades diversas con una historia reciente de intensa migración hacia localidades esparcidas dentro del país. Cuando los grupos lingüísticos se encuentran relativamente concentrados, puede resultar más fácil proveer grandes volúmenes de materiales informativos de una lengua en particular. Estos pueden ser una traducción directa del material de información disponible en la lengua oficial o dominante. Sin embargo, siempre deben efectuarse consultas con las comunidades para asegurar que:
Cuando los grupos lingüísticos se encuentran más dispersos, podría resultar más difícil en términos de costo-efectividad. El suministro de información a través de grupos culturales y comunitarios puede ser más efectivo. De igual forma, la distribución en puntos específicos de materiales que ofrezcan información completa y en todas las lenguas usadas en la región, podría ser más efectiva que la distribución masiva en todas las lenguas. Esos puntos determinados pueden ser reuniones anunciadas para informar a los grupos con lenguas específicas, servicios de consulta telefónica para llegar a grupos específicos o puntos de distribución para material impreso en determinadas lenguas. Electores que tienen alguna incapacidad física Parecería que ofrecerles asistencia a los discapacitados físicos o visuales cae dentro de la categoría de servicios de lujo, un agregado que podría ser considerado en países altamente desarrollados cuando se dispone de tiempo y de recursos financieros adicionales. Sin embargo, negar el acceso al voto a una porción significativa de la población en razón de su discapacidad no es menos censurable en términos de equidad que rehusarse a ofrecerles facilidades de acceso al voto a personas en áreas geográficas específicas. No tiene porque ser costoso brindarles asistencia a esos electores. En general, solo se necesita pensar cuidadosamente en los métodos y sitios para impartir información a los electores para permitir que emitan su voto, que en algunos casos necesitará que se flexibilicen las estrictas disposiciones para la secrecía del voto. Las buenas prácticas dictaminarán que las necesidades para esta categoría estén contempladas en la legislación. Es preferible que otras normas de servicio para estos electores también estén codificadas (no necesariamente con gran detalle) y que no queden totalmente a discreción de la autoridad. Al elaborar la legislación, las reglas o procedimientos, se debe consultar a los grupos o representantes de personas física o visualmente discapacitadas para determinar formas igualitarias y efectivas para atender sus necesidades para votar. Métodos de votación Existen algunos procedimientos especiales que pueden ayudar a los electores visual o físicamente discapacitados a votar. Estos pueden consistir en el ofrecimiento de servicios especiales en los centros o mesas de votación, facilidades como las unidades de votación móviles o el voto por correo. Independientemente del método que se utilice, es importante que los servicios que se ofrezcan a los electores con discapacidades físicas se pongan en práctica de una manera sensible, que no los separe aún más de otros sectores de la población. Si bien el uso de materiales especiales e incluso quizá de áreas especiales de votación puede brindarles mayores comodidades para votar, la asignación de días o sitios especiales no debe ser generalmente fomentada, a menos que existan requerimientos específicos por parte de las comunidades. Servicios en las mesas de votación normales En las mesas de votación normales, se puede asistir a los electores físicamente discapacitados mediante:
Voto por correo Las disposiciones para votar por correo también pueden ayudar a la participación de los electores físicamente discapacitados. Además de las facilidades ordinarias para votar por correo, la administración de este procedimiento se podría simplificar estableciendo un registro para los electores discapacitados que deseen tener facilidades permanentes para votar por correo. Donde se cuente con ese tipo de registros, deben ser registrados antes de cada elección (puede ser más difícil ofrecerlos en los casos en que existe un nuevo proceso de registro electoral para cada elección). También se podrían adoptar disposiciones para el voto por correo por parte de electores que, por discapacidad, no puedan marcar o firmar sus papeletas y, por tanto, dar fe de la validez de su voto. Esta es una facilidad que se puede prestar a abusos y sólo debe ofrecerse mediante la comprobación de evidencia médica. Si se utilizan, deben conservarse los registros de esas personas, verificando y controlando cuidadosamente los votos emitidos por ellas. Cuando dichas personas residan en instituciones, la integridad (aunque no necesariamente los costos) se puede utilizar mejor con la visita de unidades de votación móviles. Asistencia en la votación El permitir que ciertas categorías de electores sean asistidos por terceros al momento de votar es un asunto siempre controvertido, en la medida que suscita interrogantes sobre la secrecía del voto y la posibilidad de que se ejerza alguna influencia sobre el sentido del voto del elector. Sin embargo, en el caso de algunos electores con discapacidades físicas o visuales, así como para algunos analfabetas, el permitir que sean asistidos para marcar sus papeletas es la única forma en que serían capaces de votar. Para minimizar las posibilidades de manipulación, las reglas para obtener ese tipo de asistencia necesitan ser consideradas de manera muy cuidadosa. Se puede utilizar distintas soluciones que estarán influenciadas por el nivel de confianza que exista en las instituciones sociales, para determinar a quién se le puede permitir asistir a un elector discapacitado para votar. El método más apropiado dependerá de condiciones específicas. Sin embargo, hay algunos lineamientos que deben ser considerados: Una persona conocida o designada por el elector sería la primera preferencia para ayudarle a votar. Usualmente se requiere que esas personas tengan edad para votar. Cuando esas personas voten de acuerdo con las indicaciones del elector, generalmente no debe haber necesidad de que otra persona supervise el voto. Sin embargo, puede ser necesario que existan ciertas restricciones para quienes pueden asistir a los electores a marcar sus papeletas. Entre ellas podrían quedar comprendidas, por ejemplo, las personas de las que el elector pueda ser dependiente; en las sociedades menos desarrolladas, podría ser prudente excluir a los líderes tradicionales. En relación a los miembros del ejército o de otras fuerzas disciplinarias, la exclusión de oficiales superiores estaría justificada. Si no se cuenta con una persona que cubra con las características anteriores, un oficial electoral designado de manera independiente podría llenar las papeletas de acuerdo con las indicaciones del elector. En esos casos, los representantes de partidos y candidatos normalmente presenciarían el voto, para asegurarse de que se han seguido las indicaciones del elector. No se debe permitir que traten de influenciar el voto de los electores. Preferentemente deben estar presentes como testigos representantes de más de un partido. En los casos en que los oficiales de votación son designados políticamente y no de forma independiente, al menos dos de ellos de diferentes partidos políticos deben estar presentes, si es que el elector solicita su asistencia para votar. Cuando los electores requieran asistencia, sus papeletas deben ser marcadas o seleccionadas dentro de un compartimiento o cabina de votación. Existe la pregunta adicional sobre si esos electores deben ser específicamente registrados como "electores asistidos" antes de la votación. Esto generalmente será visto como una imposición burocrática que, dada la instrumentación de políticas acordes con los criterios antes referidos, no mejora la integridad de los votos asistidos. Centros de votación Como parte de la evaluación de las condiciones apropiadas que deben reunir los centros previstos para la votación, se debe considerar lo relativo al acceso de los discapacitados. Resulta útil que los estándares relacionados con los discapacitados se definan en la legislación electoral, previéndose facilidades alternativas donde no existan sitios apropiados para el acceso de discapacitados en una determinada área. Los estándares deben estar relacionados con los siguientes elementos: Accesos de entrada y salida. Los edificios utilizados como centros de votación deben ser totalmente accesibles para los electores discapacitados. Resultan preferibles las plantas bajas con rutas libres de acceso. Son necesarias rampas de acceso antiderrapantes con una inclinación razonable (sea como parte de los arreglos permanentes del edificio o una facilidad temporal ofrecida por la autoridad electoral como parte del equipo de votación) cuando el acceso básico al sitio de votación es a través de escaleras. La superficie del área de votación debe ser plana, estable y antiderrapante, con espacio suficiente alrededor del equipo de votación para permitir la libre circulación de los electores discapacitados. Se deben evitar áreas de votación en declive. El alumbrado debe ser suficiente para quienes tienen debilidad visual. Se debe contar con asientos adicionales para que los electores físicamente discapacitados esperen su turno para votar. En los lugares donde haya intenso tráfico vehicular, se deben disponer áreas de estacionamiento reservadas para los discapacitados cerca de las entradas a los sitios de votación. Equipo del sitio de votación Los compartimentos de votación de tamaño normal no serán apropiados para los discapacitados físicos que no pueden permanecer de pie para votar. Para que puedan votar en secreto será necesaria una cubierta o, en su caso, una máquina de votación a un nivel más bajo. La cubierta puede ser de cartón, o de algún otro material durable o algo tan simple como un arreglo personal de votación para ubicar una mesa dentro de un área cerrada con cortinas. Las urnas también deben ser ubicadas en un sitio y a una altura que puedan ser fácilmente alcanzadas por los discapacitados. Materiales para los débiles visuales También se le debe prestar atención al diseño de materiales acordes con las necesidades de los electores con debilidad visual, por ejemplo:
Información al elector Los derechos de los electores con discapacidades físicas o visuales para obtener asistencia en los sitios de votación, la forma en la que pueden ejercer este derecho y cualquier otro arreglo especial disponible para que puedan votar, deben constituir un componente básico y relevante de las campañas de información al electorado. Las cuestiones que deben considerarse a la hora de planear la entrega de información incluye: Asegurar que la información esencial sobre la ubicación, tiempos y métodos de votación se encuentre disponible en formatos visuales y auditivos. Esto puede ser tan simple como asegurar que la información impresa en los medios (a través de carteles, folletos, publicidad o boletines de prensa) también esté disponible en formatos radiales y en reuniones públicas. A la inversa, cuando la diseminación informativa se confía a la radio o a reuniones públicas, la simple impresión de información documental (que también debe tomar en cuenta los índices de alfabetización) debe tenerse al alcance. Si la información se basa fundamentalmente en publicidad televisiva, se requiere cuidado en el diseño para asegurar que cada publicación imparta la misma información en términos visuales y auditivos. El uso de grupos comunitarios y facilidades médicas para hacer llegar información electoral a los discapacitados físicos, visuales y auditivos, tanto antes de la jornada electoral como mediante su exhibición en los sitios de votación, papeletas y formatos electorales. El uso de letras grandes o cuando sea posible de mensajes en braille en los materiales informativos para el votante, antes del día de la elección y para exhibición en las mesas electorales, así como formas y documentos electorales. El suministro de materiales informativos especiales, si existen fondos disponibles y sitios propicios para su uso. Para los discapacitados visuales estos pueden ser casetes o materiales braille. Para los discapacitados auditivos, el uso de lenguajes mímicos estándar en reuniones públicas o en publicitarios de televisión. Asistencia al electorado en otros lugaresLas personas débiles o de edad avanzada pueden estar muy enfermas como para abandonar sus hogares y acudir a un sitio o mesa de votación. Los sistemas de votación igualitarios contendrán disposiciones que les brinden a esas personas la oportunidad de votar sin tener que salir de sus hogares. Surgen dudas razonables sobre qué tan estrictos deben ser los criterios que les permitan votar desde su casa, especialmente cuando esos métodos impliquen costos adicionales o puedan ser percibidos como menos íntegros que el acudir a una mesa de votación. Por esta razón puede resultar apropiado exigir una solicitud o registro previo para votar desde el hogar, de acuerdo con los criterios definidos en la legislación, ya sea como parte del proceso ordinario de registro electoral o como un ejercicio por separado. Especialmente si los electores recluidos en su domicilio van a ser atendidos mediante la visita de oficiales de votación - ya sea como parte de una unidad móvil o de una mesa ordinaria - es imperativo para efectos de planeación y programación que el número y ubicación de esos electores sea conocido antes del inicio de la votación. Facilidades ofrecidas Las facilidades que se pueden ofrecer son del siguiente tipo:
En los contextos tecnológicamente más avanzados, los desarrollos en el campo de la votación por teléfono y computadora también pueden hacer mucho más factibles los métodos de votación desde el hogar. Cada uno de estos métodos implica costos o factores de integridad particulares que necesitarán ser cuidadosamente considerados al determinar el más apropiado en un ambiente electoral específico. Los métodos permitidos deben estar claramente definidos en la ley. Cualquiera que se ponga en práctica debe ser aplicado de manera consistente. Ofrecer servicios sólo en algunas áreas, tales como voto móvil en comunidades urbanas, sin que se ofrezca un método complementario en otras áreas, despertará sospechas de que el acceso está siendo manipulado para favorecer a algunos electores en lo particular. Voto por correo En los casos en que se emplean generalmente sistemas de votación por correo, incluyendo el confinamiento en el hogar por razones de salud o edad como un criterio general de elegibilidad, este método se aplica a los confinados en su hogar dentro de los sistemas de votación convencionales. En los casos en los que se mantienen registros permanentes de electores, permitiéndole a los enfermos crónicos o ancianos registrarse permanentemente como votantes por correo, esto también puede permitir su acceso a los materiales de votación en su propio domicilio. Sin embargo, esto debe ser acompañado por revisiones regulares escrupulosas de ese registro. Como ocurre con el voto postal en general, puede haber dudas sobre si este método de votación deja que otros residentes en ese domicilio permitan influir sobre el comportamiento del elector, especialmente cuando es de edad avanzada. Cuando sea probable que esas inquietudes terminen por cuestionar el resultado de la elección, se deben valorar métodos distintos al del voto por correo. Sin embargo, el voto por correo puede ser la única solución práctica en las áreas rurales con baja densidad de población. Unidades de votación móviles El uso de unidades móviles en centros de asistencia social, puede suministrar integridad y efectividad para dar servicio a los pacientes. Existen algunas cuestiones ligadas a la votación en centros de asistencia social que deben considerarse:
Algunos pacientes podrían necesitar más tiempo que otros para completar su voto, cuestión que depende de la edad y de la condición física en la que se encuentren. Cuando se tienen sistemas de votación, es probable que estos electores necesiten más de quince minutos para completar su voto. Los sistemas equitativos atenderían esta situación sin imponer algún tipo de limitante sobre el tiempo que deben usar los electores para votar. Cuando las mesas móviles van de cama en cama, es posible que solo se pueda servir entre cinco a diez votantes por hora. La mezcla de pacientes y la distribución de sus instituciones (cuántos niveles, rutas de acceso, área total) afectarán la velocidad en que los equipos de las mesas puedan atender a los electores, y por lo tanto influirán en los recursos necesarios;
Multiplicidad
de controles para la votación Voto por procuración El voto por procuración es el método más económico y más sencillo de administrar. Sin embargo, reviste inquietudes sobre si el voto emitido por el representante en nombre del enfermo, y especialmente de una persona de edad avanzada, realmente refleja sus deseos, así como sobre la pertinencia de autorizar el voto por procuración en cualquier forma. Representantes del elector La legislación puede permitir que los electores recluidos en su domicilio designen a alguien que recoja en su representación el material y documentación electoral que le corresponde y se lo lleve a su domicilio para que el propio elector lo complemente y luego lo devuelva a través de su representante o por vía postal a la autoridad electoral. En los casos en que se permite el voto por anticipado, ese servicio puede ser integrado a esa modalidad, así como a la votación en las mesas ordinarias. Este método puede tener algunas ventajas sobre el de voto postal ordinario, especialmente en las áreas donde el servicio de correos no es confiable. Además, si se restringe a la jornada electoral, requiriendo que el representante recoja y entregue la documentación el mismo día, es un método muy recomendable en términos de costo-efectividad de servir a los electores recluidos en su domicilio. Padece los mismos problemas de integridad que el voto por correo, en el sentido de que no es posible asegurar que el elector esté libre de influencias al momento de emitir su voto. Prisiones Elegibilidad para votar En los países donde se mantiene el derecho al voto a todas o ciertas clases de prisioneros durante su periodo de encarcelamiento, este derecho resulta ilusorio a menos que se ofrezcan facilidades para que puedan votar. Hay algunas cuestiones básicas que se deben resolver para poderles ofrecer facilidades de votación a los prisioneros, entre ellas:
Asuntos de planeación El qué tan bien sea posible organizar la votación para los prisioneros, dependerá de las facilidades disponibles que contemple el sistema electoral, como voto anticipado, por correo, en ausencia o a través de unidades móviles. Cuando se prevea del otorgamiento de facilidades de votación a los prisioneros, hay algunas consideraciones relativas a la planeación que requieren respuestas específicas, por ejemplo:
Un ejercicio óptimo necesita que el organismo electoral establezca una relación con los oficiales gubernamentales que se encargan de la administración de justicia en las prisiones, para asegurar que se suministren los procedimientos más efectivos para todos los electores. Votación dentro de las prisiones Tratándose de prisiones de gran tamaño, podría ser conveniente instalar una mesa de votación especial en su interior durante la jornada electoral, o bien programar la visita de una unidad móvil durante el periodo de votación anticipada o la jornada electoral. Los oficiales de votación a quienes se comisione para estas tareas tienen que ser cuidadosamente seleccionados para garantizar que sean adecuados para trabajar en un ambiente penitenciario. Para utilizar esos métodos se necesitan efectuar arreglos precisos con las autoridades penitenciarias a efecto de:
Si se realiza una votación personal dentro de las prisiones, puede ser difícil gestionar la presencia y observación por parte de representantes de partidos o candidatos. El método más recomendable puede consistir en utilizar papeletas ensobretadas para todos los electores del tipo de las utilizadas en el voto en ausencia, de forma tal que la papeleta sea colocada en un sobre sellado, acompañada de la documentación pertinente sobre la identidad del votante para que posteriormente pueda ser verificada su elegibilidad en presencia de observadores. Voto por correo En contrapartida, los prisioneros podrían solicitar que se les enviaran papeletas por correo, que ellos pudieran completar personalmente y enviar de regreso a la autoridad electoral correspondiente. No obstante, este método podría representar problemas significativos, tales como:
Sin embargo, el voto por correo puede ser la única forma de manejar adecuadamente en términos de costo-efectividad el voto de un reducido número de votantes elegibles en una prisión. En este caso, será necesario tomar contacto con las autoridades penitenciarias para proveer a los prisioneros con los formatos requeridos para solicitar votar por correo y asegurar que el material de votación es manejado debidamente dentro de los recintos penitenciarios. Votación en áreas remotasConsideraciones administrativas Ofrecer facilidades de acceso equitativas y efectivas a los electores que se encuentran en comunidades remotas, representa un desafío para la autoridad electoral. Establecer centros o mesas de votación ordinarias en áreas remotas puede ocasionar problemas relativos a:
En contrapartida, ofrecer sólo mesas de votación ordinarias en unos cuantos lugares situados en áreas remotas, exigiría que algunos electores tuvieran que viajar largas distancias para poder votar en centros donde los medios de transporte e infraestructura pueden ser inadecuados. Otras facilidades de votación potenciales Entre los métodos que se podrían adoptar para garantizar que dichos electores tengan acceso equitativo a las facilidades de votación, encontramos las siguientes:
En sociedades tecnológicamente más avanzadas, los desarrollos en el campo de la votación por teléfono, fax o computadora, pueden hacer altamente factible métodos de votación desde el hogar para los electores que residen en áreas remotas. Para ofrecer cobertura a los electores de áreas remotas, combinar varios métodos podría ayudar a fomentar la accesibilidad de mejor manera en términos de costo-efectividad. Voto por correo Cuando se usan sistemas de votación por correo, normalmente los electores que se encuentran en áreas remotas pueden ser atendidos mediante dicho sistema, ya que cubren el criterio de que su hogar se encuentra a una distancia excesiva de la mesa de votación. Lo que se considera una distancia excesiva, puede variar de acuerdo con la geografía, con los medios de comunicación y medios de transporte específicos de cada contexto. En sociedades que sufren falta de vehículos privados o de servicios de transporte, podría ser muy difícil que los electores viajen incluso cinco kilómetros para poder votar. En las sociedades más desarrolladas que cuentan con mejor infraestructura, es más razonable que se recorran mayores distancias. En los lugares que cuentan con un registro electoral permanente, el permitir que los electores que reúnan dicho requisito puedan registrarse como electores por correo de manera permanente, ayuda a garantizar que tengan un acceso continuo a los materiales de votación. Sin embargo, esto debe ser acompañado de rigurosas revisiones periódicas del registro. Depender únicamente de las facilidades para votar por correo, podría no ser suficiente para garantizar condiciones de accesibilidad a los electores en áreas remotas. En muchos casos, los electores de áreas remotas pueden ser miembros de sociedades más tradicionales, en donde los requisitos de alfabetización para votar pueden estar más allá de sus capacidades. Además, los servicios postales en general pueden ser menos confiables en las áreas remotas o incluso no tener la capacidad para completar el proceso de envío-recepción de los materiales dentro de los periodos de tiempo que establece la legislación. Cada localidad remota debe ser examinada individualmente durante las gestiones que se realicen con las autoridades postales, para determinar las facilidades de votación que se ofrecerán en las áreas remotas. Unidades de votación móviles Suministrar unidades de votación móviles en áreas remotas en algunos casos resulta más efectivo que la instalación de mesas de votación ordinarias, ya que son más accesibles para todos los electores y ofrece ventajas de confiabilidad e integridad que la votación por correo no puede garantizar. Las unidades móviles deben ofrecer el mismo tipo de servicios que una mesa de votación ordinaria. En virtud de las distancias a menudo implicadas en la atención a áreas remotas, resultaría más efectivo si las mesas pudieran funcionar durante el periodo previsto para la votación anticipada, en lugar de restringirse exclusivamente a la jornada electoral. A diferencia de lo que ocurre durante la instalación del servicio móvil en instituciones de salud o en zonas urbanas, las unidades móviles que operan en las áreas remotas usualmente atienden a los electores dentro de un área geográfica claramente determinada. Por tanto, se pueden replicar los procedimientos utilizados en las mesas de votación ordinarias, es decir, creando una lista de electores para cada zona geográfica determinada para que sea atendida por una unidad de votación móvil. Sin embargo, al decidir el despliegue de unidades móviles en áreas remotas, hay algunas consideraciones específicas adicionales que incluirían los siguientes temas. Reglas de acceso para las unidades de votación móviles. Para asegurar los criterios de equidad y eficiencia en la provisión de estos servicios a las comunidades rurales, puede ser útil que la legislación o la reglamentación electoral definan las reglas de acceso. Algunas de las cuestiones a considerar son:
Itinerarios de las unidades de votación móviles Los planes para la actividad de las unidades en áreas remotas deberían considerar itinerarios pertinentes en términos de costo-efectividad para atender todos los puntos de visita. Se deben considerar los siguientes factores:
Una de las ventajas principales que tienen las unidades móviles es su eficiencia para atender con flexibilidad distintas comunidades. Sin embargo, es importante que los itinerarios y horarios de visita a cada punto sigan un plan definitivo que sea difundido adecuadamente. La autoridad electoral debería determinar y anunciar formalmente las zonas que serán atendidas por las unidades móviles, de manera semejante a como lo hace con las mesas de votación ordinarias. Es recomendable que se realice publicidad adicional en las áreas remotas a ser cubiertas, mediante contacto directo con los electores. Imprevistos o exigencias de campo, como tiempos de traslado o de atención a los electores más largos que los originalmente estimados, podrían provocar que se tengan que ajustar los horarios que habían sido programados. Por ello, es importante disponer de mecanismos para informar a las comunidades afectadas sobre cualquier cambio en los horarios. Una unidad móvil no debería abandonar, bajo ninguna circunstancia una comunidad antes de que finalice el horario de atención programado. Facilidades disponibles en los centros de votación En caso de que en alguno o en todos los centros de votación de áreas remotas no se disponga de algún edificio o inmueble apropiado para su conducción, las unidades móviles tendrían que ser equipadas con mesas, sillas y todos los materiales necesarios para habilitar el espacio de votación requerido. Las unidades móviles deben ser capaces de realizar la instalación y de moverse con rapidez, pues de lo contrario perderían algunas de sus ventajas. Se tiene que lograr un balance adecuado entre asegurar que dispongan de equipo y materiales suficientes y no estar sobrecargadas para poderlos transportar de manera eficiente. Un ejemplo de una mesa de votación móvil que puede estar lista para atender a los electores en un período corto podría ser una camioneta. Transporte, equipo y provisiones El equipamiento de la unidad móvil con provisiones y equipo de seguridad para los oficiales de votación, es un asunto particularmente importante cuando se espera realizar trabajo de campo durante varios días. En áreas remotas, podría ser necesario que los oficiales lleven tiendas de campaña o sacos para dormir, alimentos, agua y equipo de primeros auxilios en cantidad suficiente. Los vehículos asignados deben ser adecuados para las condiciones del terreno. Cuando se tenga que recorrer terreno difícil, se debe contar con equipo de emergencia. Para llegar a algunas comunidades se podría necesitar transporte aéreo o acuático, lo que exigirá una cuidadosa consideración de sus costos asociados. La unidad móvil debe contar con una radio portátil o un teléfono para mantener contacto con la autoridad electoral, bajo un esquema de reporte programado. Requerimientos adicionales de personal Se puede lograr una mayor eficiencia en el uso del personal cuando los conductores o pilotos de la unidad móvil también ejercen como oficiales de votación. Realizar gestiones para que algunos miembros de la misma comunidad sean designados como asistentes de los oficiales de votación, podría ser útil para facilitar la votación en comunidades remotas, especialmente en sociedades tradicionales. Seguridad En áreas de alto riesgo la capacidad para garantizar la seguridad del pequeño grupo de oficiales, debe ser cuidadosamente evaluada como parte del análisis de riesgos de seguridad. Puede ser necesario que se gestione el apoyo de escoltas pertenecientes a las fuerzas armadas. Votación de las fuerzas de seguridad o de emergenciaLas facilidades de votación para las fuerzas de seguridad - fuerzas armadas y policía - también deberían incluirse en la planeación de la logística electoral. Facilidades de votación en las bases de las fuerzas armadas Colocar centros de votación dentro de las bases de las fuerzas armadas es un curso de acción que, de ser posible, debe ser evitado. Esos centros podrían intimidar a los oficiales de votación, pudiéndose presentar dificultades para que los representantes políticos puedan supervisar libremente el proceso de votación o para que puedan suministrar información cerca de los centros de votación. Estas inquietudes pueden ser especialmente manifiestas en los lugares donde ha existido cualquier indicio de partidismo político por parte de las fuerzas armadas. Cuando los centros de votación se colocan dentro de las bases de las fuerzas armadas, también puede ser más fácil que los miembros de menor rango se sientan presionados para votar de determinada manera en virtud de la presencia o cercanía de oficiales de más alta jerarquía. Por razones semejantes, cuando se prevea transportar a las unidades de tropa a los centros de votación, ningún oficial de alto rango debe estar presente en la mesa de votación para supervisar a las tropas mientras emiten su sufragio. Una intimidación de ese tipo puede representar una inquietud en particular en los países que cuentan con reclutamiento obligatorio. En las mesas de votación que se instalen cerca de bases militares, se debe organizar el arribo de tropas para votar de forma tal que se prevengan presiones indebidas en los centros de votación. Es probable que las tropas arriben a votar en grupos organizados y no de manera individual. La comunicación y consulta previa entre los administradores electorales a nivel local, los oficiales de votación y los comandantes de las fuerzas armadas ayudará a imprimirle tranquilidad al flujo de tropas en los centros. Es importante que cuando los miembros de las fuerzas armadas se encuentren en los centros de votación para emitir su sufragio, eviten portar sus armas. Fuerzas de seguridad y emergencia en servicio durante la jornada electoral No se respeta el principio de equidad, cuando a los electores registrados se les niega la oportunidad de votar en razón de su ocupación. En los casos en que se de una movilización masiva de las fuerzas armadas, de seguridad y policíacas durante la jornada electoral, resultaría prudente que la legislación les ofreciera la oportunidad de votar. Lo anterior podría demandar la prescripción de ciertas facilidades especiales de votación, toda vez que es muy poco probable que los miembros de las fuerzas de seguridad estén adscritos dentro del distrito electoral en el que normalmente votan. Las facilidades para estos electores pueden ser ofrecidas a través de alguna de las siguientes medidas:
Para que la planeación integral de la logística electoral atienda cualquier requerimiento especial de ese tipo, es necesario que se establezca comunicación entre los administradores electorales a nivel local y los comandantes de las fuerzas armadas o de seguridad. Votación para personas refugiadas y desplazadasElegibilidad para votar Las elecciones en ambientes post bélicos a menudo tienen que hacer frente a un número sustancial de refugiados y desplazados, en situaciones donde diferentes comunidades antagónicas dentro del país se han polarizado política y geográficamente. La decisión sobre si estas personas deben registrarse para votar y, en el caso de refugiados en otro país, si pueden votar en las elecciones del país anfitrión, deben contemplarse en el marco legal y el registro electoral. Es probable que el asunto genere un intenso debate político que puede alterar los calendarios de planeación de la logística electoral. La organización de facilidades efectivas para el voto de los refugiados puede ser un asunto de especial relevancia para la planeación de la logística electoral, pudiendo ocasionar un impacto sustancial en la ubicación de los centros de votación, en los requerimientos de personal, en la producción de materiales, en los requerimientos de seguridad y en los costos generales de la logística. Ubicación del centro de registro electoral Si las personas desplazadas dentro del país deben registrarse para votar en el lugar donde residen actualmente, los efectos en la logística electoral son relativamente manejables. Sin embargo, habrán cambios en el número y ubicación de los sitios de votación; por lo que podría ser necesario ofrecer asistencia especial de carácter lingüístico y para el traslado de los electores; asimismo, un asentamiento y seguridad adecuados para los centros de votación en campos de desplazados, podría requerir esfuerzos adicionales de planeación y suministro. Se podrían presentar algunas implicaciones importantes de carácter organizativo, cuando los electores deben seguir registrados en su anterior (o quizá futuro) lugar de residencia. El principal asunto que se debe definir es, si esas personas deben regresar a las áreas en que estaban originalmente registrados para poder votar, o si se ofrecerán facilidades especiales en los lugares donde residen actualmente. Existen diversos elementos que deben tomarse en cuenta, entre los que destacan:
Difícilmente se puede encontrar una solución ideal para estas situaciones. Sin embargo, la solución administrativa menos compleja para que dichos electores voten, tiene que ver con que regresen a su lugar original de residencia, pero esto solo puede suceder cuando se tienen capacidades logísticas y de seguridad adecuada, que permitan que su participación sea libre y justa. Uso del voto en ausencia Si se instalan mesas de votación para el voto en ausencia en el área actual de residencia de los refugiados y desplazados, habrá que considerar diversas necesidades administrativas, entre ellas: Ofrecer registros electorales especiales para estas personas, que de preferencia estén organizados en función de su ubicación geográfica actual y que señalen el distrito electoral en el que pueden votar. Para prevenir cualquier tentativa por falsificar la identidad del elector, sería preferible que se establezcan revisiones garanticen que las personas incluidas en este registro no aparezcan en las listas utilizadas en su anterior lugar de residencia. Se deben instalar suficientes centros de votación especial, para que las personas refugiadas o desplazadas voten, siendo importante que dichos centros sean administrados por personal experimentado, que preferentemente sean residentes de la misma comunidad. Los centros de votación necesitan contar con suficiente material electoral de cada uno de los distritos en que los refugiados o desplazados estén registrados para votar. Organizar este material en juegos preempaquetados para cada elector podría ser más sencillo. En algunas jurisdicciones, estos materiales son integrados y etiquetados para cada elector potencial. Si bien su producción puede resultar más costosa, lo cierto es que ayuda a reducir de manera considerable los errores en la emisión del voto. También se deben proveer paquetes de repuesto no etiquetados para reemplazar los materiales que sean usados de forma incorrecta en todos los distritos electorales. Podría ser necesario disponer de acuerdos especiales de seguridad y de logística, para garantizar que todos los representantes de partidos y candidatos, así como los observadores independientes, tengan libertad para supervisar los centros de votación. También se requieren comunicaciones confiables y seguras para que los centros de votación transmitan los resultados. Los procesos de escrutinio y de transmisión de resultados también requerirán rigurosas revisiones de integridad. Los votos de dichos centros de votación tendrán que ser mezclados con aquellos que pertenecen a las anteriores áreas de residencia de las personas desplazadas. Todos los representantes políticos y observadores independientes deben tener libertad para supervisar estas funciones. Refugiados En el caso de los refugiados, todos los temas mencionados previamente tienen que ser evaluados de manera especialmente cuidadosa. Realizar los preparativos para que puedan emitir votos ausentes en sus actuales países de residencia, requiere de acuerdos con los gobiernos implicados. Llevarlos de regreso al país para votar implicará transportación internacional y medidas de seguridad. La supervisión internacional de todos los centros de votación podría ser necesaria, para que los resultados globales de la elección tengan validez. Supresión del domicilio de los electoresRequisitos En aquellos casos en que el elector pueda mostrar que la inclusión de su domicilio en un documento público puede amenazar su seguridad, la legislación puede permitir la supresión de su domicilio en el registro electoral (y de las listas de electores utilizadas en las mesas). Estas facilidades se pueden poner a disposición de personas como oficiales policíacos, custodios, funcionarios judiciales o miembros del público que han sido objeto de amenazas de muerte o violencia, incluidas las personas involucradas en programas de protección a testigos. Método de votación Cuando existan las disposiciones pertinentes, se requerirán métodos especiales de votación que permitan verificar la validez de los votos emitidos en nombre de dichas personas. Los métodos pueden ser similares a los utilizados para el voto en ausencia, en donde la papeleta es depositada dentro de un sobre junto con la documentación de la identidad del elector (excepto su domicilio), para su revisión consecuente por parte del personal electoral (utilizando la firma u otro dato de referencia), antes de determinar si el voto debe ser contabilizado. Se podría necesitar una marca especial en la lista de electores para indicar que a esa persona ya se le entregó el material de votación. En esos casos, lo ideal sería que la documentación se maneje de manera personal por el presidente de la mesa de votación. Planeación Al realizar los preparativos para la logística electoral, las autoridades electorales a nivel local deben contactar a los electores para notificarles sobre las disposiciones especiales que se hayan adoptado, para que escoja cuál de ellas prefiere utilizar y, de ser el caso, en qué lugar. El presidente o administrador de la mesa de votación en donde dichos electores acudirán a votar, también debe ser contactado para informarle que van a presentarse electores cuya dirección e identidad no podrá ser verificada a partir de la lista de electores. La preparación de inventarios y materiales para esas mesas de votación debe asegurar que cualquier formato especial o paquete de votación requerido para esos electores haya sido incluido. PlaneaciónExiste una gran diferencia entre la planeación de la logística electoral y la reprogramación total de las tareas. La logística electoral dirige el marco dentro del cual se encuentra la planeación. La planeación toma en cuenta cada fase de las categorías externas para determinar cuáles son los requisitos para realizar elecciones eficientes. La programación total desglosa cada fase de la planeación para analizarlas con detalle. Ciclo de planeación electoral La metodología para la planeación de la logística electoral estará determinada, en gran medida, por dos factores: si los organismos electorales son temporales o permanentes y; si las elecciones se llevarán a cabo en intervalos regulares o variables. Si los organismos electorales son permanentes, será más sencillo planear la logística electoral a largo plazo. Cuestión que ayudará a desarrollar capacidades y recursos que eviten preparativos de última hora ante una convocatoria a elecciones, integrándolos al plan estratégico del organismo electoral (para un ejemplo de este tipo de plan, en un ciclo de treinta y seis meses. Cuando la planeación y la adquisición de recursos están disponibles permanentemente, se tiene una visión a largo plazo, que es el método más efectivo para realizar la planeación de la logística electoral. Planeación del periodo electoral Durante el periodo electoral, es de vital importancia que se cuente con un proyecto detallado y un plan completo de operaciones para asegurarse de que:
Estos proyectos se pueden desarrollar en dos niveles: un calendario general con las tareas más relevantes en combinación con una planeación detallada de cada proyecto. Idealmente, los proyectos de la planeación deben tener un formato flexible, que refleje el proyecto total integrado con todas las operaciones relacionadas con el voto en una sola línea de tiempo, y que también muestre la información y la duración de cada uno de los proyectos. Esta flexibilidad facilitará la tarea de los administradores de los proyectos individuales. Agenda La planeación de la elección no tiene que esperar al anuncio de su celebración. Es posible establecer las acciones y su interrelación, así como los tiempos necesarios para su ejecución en un esquema de "días previos" y "días posteriores" a la jornada electoral. Este tipo de planeación anticipada debe tener un formato flexible, que posteriormente permita la inserción de nuevas fechas y de ajustes en los tiempos ocasionados por cambios en los procedimientos. Generalmente, los planes más detallados son más sencillos de desarrollar cuando se dispone de equipo de cómputo con funciones básicas, si es que no se cuenta mejor con un programa (software) de planeación. Los programas de planeación y de monitoreo para sistemas de cómputo, constituyen una de las mejores contribuciones que la tecnología ha hecho al proceso y a la logística electoral. Estilos de planeación más rudimentarios pueden incluir una lista de las actividades que se llevarán a cabo en el periodo electoral. Evaluación de necesidadesPara garantizar que las actividades de la logística electoral se desarrollen de forma efectiva, es importante que se cuente con una planeación detallada. Las buenas prácticas sugieren que se realice una evaluación previa de las necesidades que tiene cada aspecto de la logística. La evaluación de las necesidades contribuye a determinar los requisitos totales. También da la oportunidad de identificar las brechas que existen entre los recursos que se tienen y los que se necesitan, señalando en dónde pueden adquirirse. No es factible que los planes operacionales de la logística electoral se desarrollen de manera aislada, sin cooperar con la planeación de otras logísticas de la elección o más importante, con la planeación financiera y presupuestaria. Se requiere que los administradores financieros tengan coordinación y que entiendan cabalmente las metas propuestas por la logística electoral. El papel de la evaluación de necesidades en la planeación En la planeación de la logística electoral, el principal punto de partida para determinar los planes de trabajo relevantes, será una evaluación de necesidades que compare la estructura y los recursos disponibles con los que serán necesarios para instrumentar la logística electoral con efectividad. Si bien, la determinación de las necesidades globales es un factor importante, la evaluación de necesidades deberá también considerar detalles como qué sistemas y cuáles son los recursos necesarios de cada área. Con frecuencia, esta evaluación es más efectiva cuando se realiza en el ámbito local (bajo supervisión central) que desde un enfoque central. Disponer de una agenda de evaluación de necesidades, también es un punto crítico para realizar una administración óptima de la logística electoral. Para lograr una planeación efectiva e integral, dicha evaluación debe realizarse en la fase inicial del proceso de planeación. Si no se determinan con claridad las necesidades reales, se corre el grave riesgo de desperdiciar recursos, de tener un nivel inadecuado de ellos o de entorpecer su distribución o gestión. Todo lo cual incrementa el costo de la logística y puede afectar la integridad de la elección. Aspectos básicos La evaluación de necesidades normalmente debe incluir dos funciones que se relacionan entre sí:
Asuntos de administración corporativa El primero de estos asuntos que es importante considerar, tiene que ver con la estructura, las habilidades y la cultura del organismo electoral, así como con cualquier incremento o cambio necesario para administrar efectivamente la logística electoral. Los organismos electorales pueden pasar de organizaciones relativamente pequeñas concentradas en algunas localidades, a transformarse en una organización con numerosas y muy dispersas ramificaciones, que incluye a los centros de votación y a un gran número de empleados, como son los oficiales de votación. Por ello, es importante que se identifique el aumento que deberá tener la estructura administrativa para lidiar con dichos cambios. En este sentido, la evaluación de las necesidades estará relacionada con asuntos como: La configuración de la administración de la logística electoral. Es necesario identificar los cambios que se realicen en el esquema administrativo existente, a fin de proveer estructuras organizativas efectivas, asignando responsabilidades para que los administradores electorales y las cadenas de mando puedan lidiar con la dispersión y naturaleza de las múltiples tareas de la logística electoral. Mecanismos de control y supervisión. Se necesitarán estructuras de reporte, monitoreo y control adecuados, para manejar los recursos y el personal que se ubica localidades distintas, así como las necesidades informativas que se deriven de la administración de un gran número de mesas de votación. Un marco para los procedimientos de la logística electoral. Evaluar que tan adecuados resultan los requisitos o las disposiciones del marco legal y reglamentario de la logística electoral, para cumplir efectivamente, en cualquier circunstancia. Acoplamiento y complejidad de los sistemas. Con objeto de asegurar la capacidad de aislar posibles fallas en algún punto de la logística, para que no se extienda y cause un colapso general en áreas conexas, será necesario contar con esquemas de planeación de contingencia y respuesta a situaciones de emergencia. Capacidades corporativas disponibles. Evaluar su capacidad para ejecutar las diferentes tareas y determinar si se necesita capacitación adicional. Canales de comunicación, tanto formales como informales. Evaluar los canales que se tiene que establecer para que la información y las instrucciones lleguen a sus respectivos destinatarios de forma clara y oportuna. Estilo administrativo apropiado. Determinar la manera adecuada de delegar la toma de decisiones a las autoridades de los centros de votación, para que puedan lidiar con la expansión del rango de actividades y del número de recintos administrados por el organismo electoral. Cultura. Evaluar el contexto del equipo y el compromiso que los administradores electorales tienen con los principios de la logística electoral. Analizando cómo se pueden inculcar los mismos principios en el personal temporal contratado durante el proceso, así como en los proveedores de servicios externos. Evaluar la necesidad de cualquier esfuerzo adicional para conseguir los objetivos anteriores es tan importante como evaluar la necesidad de recursos. Si no se logra que la administración, los procedimientos, la comunicación y el cumplimiento de los compromisos sean eficaces, los recursos disponibles no podrán ser utilizados de manera efectiva. Asuntos relacionados con la necesidad de recursos El segundo nivel de evaluación de necesidades se relaciona con los recursos que realmente se necesitan para llevar a cabo la logística electoral efectivamente. El factor determinante de la necesidad de recursos es el número de electores que hay que atender, considerando los requisitos legales y de procedimiento del voto. La evaluación tentativa de los recursos necesarios, es un elemento indispensable en la planeación electoral anticipada. Esta evaluación se ajusta posteriormente, cuando se tiene información más precisa sobe cifras como el número de electores y la ubicación de los centros de votación. La evaluación de los recursos necesarios debe incluir elementos como:
Criterios para la asignación de recursos Disponer de criterios o procedimientos generales para la asignación de los recursos, permitirá evaluar las necesidades de modo consistente, poco complejo y en términos de costo-efectividad, se deben considerar asuntos como:
Una vez que se hayan determinado las necesidades, habrá que emprender acciones para:
Como parte de la evaluación de necesidades, es indispensable realizar, si aún no existe, un inventario de los recursos existentes -equipamiento, material, personal, sistemas y procedimientos, así como de su ubicación. Uso de registros históricos Para llevar a cabo la evaluación de necesidades, es muy útil contar con información de las elecciones pasadas. Esta información debería incluir no solamente los registros de adquisición y distribución de recursos de los organismos electorales, y las acciones administrativas emprendidas, sino también:
Plan de trabajoAspectos básicos Los planes de trabajo de la logística electoral deben derivarse del plan estratégico del organismo electoral. Es probable que esos planes de trabajo sean influenciados por la naturaleza del organismo electoral y lo predecible que sea el ciclo electoral. Organismos electorales temporales En sistemas que no tienen un organismo electoral permanente, todas las actividades relacionadas con la logística electoral, incluyendo el desarrollo de los planes de trabajo, se condensarán en el periodo de elecciones. Esto requiere que la elección sea notificada con suficiente anticipación a fin de que permita establecer las estructuras administrativas, para que todos los procesos estén listos para el día de la elección. La duración de este periodo puede ser particularmente importante en elecciones de transición, cuando los marcos legales y de procedimientos hayan cambiado o puedan volver a cambiar durante el periodo de elecciones, o cuando los organismos electorales estén recién constituidos. En estos casos, sería muy poco factible que una elección de calidad aceptable sea organizada sin contar, por lo menos, con un periodo de seis meses en relación a la fecha de la elección entre el establecimiento del marco legal de la elección y la designación del organismo electoral. Organismos electorales permanentes Los organismos electorales de carácter permanente cuentan con ciertas ventajas como:
Integración de las tareas Los planes de trabajo de la logística electoral deben integrar las actividades de todos los participantes clave, suministrando una estructura que defina las tareas, los tiempos y las responsabilidades de cada uno de los miembros del personal, así como de cada oficina del organismo electoral, desde un punto de vista global. Debido a que la logística electoral integra las actividades de un amplio número de personas de diferentes entidades organizativas -incluyendo contratistas de suministros, fuerzas de seguridad y personal electoral--, los planes de trabajo deben basarse en principios de planeación para negocios ya probados, que permitan que todo esté listo para las elecciones. Un plan de trabajo debe incluir los siguientes elementos esenciales:
El monitoreo y las listas de verificación pueden ser utilizados para revisar los progresos o avances. Es necesario tener especial cuidado al verificar que los servicios de votación estén listos antes del día de la elección, revisando que mecanismos como la votación anticipada en cualquier modalidad, estén adecuadamente considerados en el plan de trabajo y en el calendario (para mayor información sobre estos temas. Desarrollo de los planes de trabajo Al desarrollar un plan de trabajo para la logística electoral, es necesario considerar lo siguiente: Los planes de trabajo deben estar orientados para ofrecer un nivel de servicio realmente asequible. Aunque hay muchas formas elegantes y sofisticadas de organizar y desarrollar la votación, lo primordial es que funcione, ya que sólo existe una oportunidad para lograrlo. Se debe poner énfasis en la planeación a fin de encontrar las soluciones más prácticas para alcanzar niveles aceptables de integridad en la elección. Los tiempos para llevar a cabo las diferentes tareas también deben ser realistas y suficientes para
Se requiere cierta flexibilidad para permitir la adaptación a cualquier cambio en el entorno, ya sea por la imposibilidad de alcanzar algún objetivo, o por los cambios en el marco electoral.
Garantizar que todo "esté listo" implica algo más allá de que los procedimientos y los materiales estén en su lugar en el momento en que se necesiten. El calendario del plan de trabajo debe permitir que todas las facilidades que se necesiten, no solo estén en su lugar sino también que funcionen adecuadamente. Para algunas tareas, tales como el desarrollo de nuevos sistemas y de procedimientos, esto podría requerir un periodo de capacitación de algunas semanas. Hay que tener cuidado para no saturar de actividades la semana previa a la jornada electoral. Durante este periodo, la presión del personal por la cercanía del día de la elección, puede provocar una crisis en lugar del escenario administrativo que se tenía previsto. Plan de administración de la información Una parte importante y a menudo ignorada del plan de trabajo de la logística electoral, es el desarrollo de un plan de gestión interno de la información por parte del organismo electoral. La logística electoral necesita la transferencia de grandes cantidades de información referente a los procedimientos, a su contexto en cuanto a las condiciones y a los posibles incidentes, desde las oficinas administrativas centrales hacia las regionales o locales y de ahí a los sitios de votación y viceversa. El método y la calendarización para difundir y recibir la información, es un punto indispensable para asegurar la consistencia, competencia y flexibilidad del servicio. CalendarizaciónAspectos básicos Los calendarios y cronogramas resumen de manera fácilmente accesible todo el plan de trabajo, mostrando las fechas, plazos y periodos de desarrollo de las actividades clave de la logística electoral. Son una herramienta de referencia y monitoreo necesaria. Es importante que los calendarios de la logística electoral sean relevantes para el público al que se dirigen. Se pueden preparar varios calendarios y cronogramas que contengan diferentes niveles de detalle, particularmente en el caso de los destinados a la administración interna y a la información pública o de los contendientes políticos. Al preparar los cronogramas de la logística electoral, es preciso distinguir claramente los plazos administrativos de los plazos legales, así como las diferentes fases del proceso. Los plazos administrativos se pueden omitir sin afectar necesariamente la integridad de la elección; los plazos legales no. Formato genérico Al igual que con los planes de trabajo, es posible preparar un proyecto de cronograma, incluso cuando no se conoce la fecha de la elección, tomando como base la evaluación administrativa de los días necesarios para llevar a cabo determinadas tareas y mostrándolos como “días previos” y “días posteriores” a cualquier punto definido en la legislación electoral –por ejemplo, se puede determinar el plazo para una tarea en los siguientes términos: “día de la elección menos determinado número de días”. Estos proyectos de cronograma deben ser flexibles para que puedan ser corregidos si es necesario, sobre todo en el caso de que no exista definición legal para un periodo significativo o que éste sea variable. Cuando haya plazos flexibles en el marco legal, es probable que sea con base en consideraciones políticas y no en necesidades administrativas. Plazos y periodos definidos en la legislación En su forma más simple, los calendarios son una panorámica general resumida de las fechas, plazos y periodos estipulados por la ley para las actividades de la logística electoral, así como los ejes nodales para llevar a cabo la votación. Los calendarios pueden incluir aspectos definidos legalmente, tales como:
Dependiendo del sistema electoral, es posible incluir otros aspectos como:
Este calendario de tiempos legales es la base de donde se deriva la planeación y el desarrollo de todas las actividades de la logística electoral. Sin embargo, por sí solo es insuficiente como para tomarse de guía de referencia para todas esas actividades. Cada uno de estos referentes legales involucra diferentes actividades administrativas. Un cronograma efectivo de la logística electoral necesita:
Cronogramas administrativos Los distintos sistemas electorales plantean diferentes requerimientos para los cronogramas de actividades específicas de la logística electoral; las fechas clave, los periodos y los plazos necesarios para un efectivo control administrativo incluyen: Asuntos administrativos generales
Información para los electores:
Partidos políticos y candidatos:
Centros de votación:
Reclutamiento y capacitación de personal:
Registro de electores:
Papeletas de votación:
Material y equipamiento para el proceso electoral:
Logística:
Periodo de votación:
o Inicio y conclusión del escrutinio de las papeletas de votación; o Revisión de la validez de las papeletas de votación especiales; o Anuncio de resultados; o Presentación de impugnaciones sobre el resultado de las elecciones; o Investigación y sanción de los delitos electorales. Asignación de responsabilidadesImportancia de la asignación de responsabilidad en las tareas Al desarrollar el plan de trabajo de la logística electoral, es importante que:
Si las responsabilidades no se asignan de manera que permitan un monitoreo efectivo del desempeño, los mecanismos de responsabilidad y rendición de cuentas podrían fallar. Bajo el clima de presión que caracteriza a la logística electoral, es muy fácil que se olviden tareas que en aparencia podrían parecer irrelevantes, pero que podrían ser importantes. Es importante que se tengan identificados a todos los individuos responsables de tareas y que estos estén conscientes de que es su responsabilidad completarla exitosamente. Muchas de las tareas que forman parte de la logística electoral conllevan también una responsabilidad legal para que se realicen adecuadamente. También es importante que las personas a quienes se asigne una responsabilidad estén plenamente conscientes de ella, y que conozca la relación que tiene con otras actividades de la logística electoral. Por ello, sería muy útil que se le suministren no solamente la legislación, los reglamentos y los ordenamientos aplicables, sino que también se preparen y distribuyan manuales y listas de verificación de las diferentes actividades. Enfatizar el aspecto personal de la asignación de responsabilidades de manera positiva puede ayudar a mejorar el desempeño. De la misma forma, el identificar y promover la rendición de cuentas individual podría fomentar la superación personal, mejorando el desempeño general. Asignación de tareas y estructura del organismo electoral La dinámica de asignación de responsabilidades dependerá de la estructura administrativa que tenga el organismo electoral y de todas sus responsabilidades que estén estipuladas legalmente. Cuando se asignan demasiadas responsabilidades a los niveles centrales de autoridad, se desperdician las habilidades disponibles, limitando su futuro desarrollo en cualquier oficina o campo local . También existe la necesidad de asegurar que el personal encargado de supervisar el suministro total, la calidad, la coherencia y la integridad, no esté sobrecargado con tareas operativas de niveles locales. La votación es una función localizada. Sin embargo, el desarrollo y la producción del material, las normas, los procedimientos y el control de calidad, generalmente son más consistentes si están centralizados. Las funciones específicas –tales como el reclutamiento de personal, la capacitación y la determinación de los centros de votación-son más eficaces cuando la responsabilidad de su desarrollo se ubica en el ámbito regional o local. Asegurar la rendición de cuentas para el suministro de los servicios Muchas funciones que están incluidas en los planes de trabajo de la logística electoral requieren la contribución de diferentes áreas del organismo electoral y/o una relación entre éste y otras organizaciones. Cuando se requieren ese tipo de vinculaciones, los planes de trabajo deben tener identificado al personal del organismo electoral encargado de rendir cuentas sobre la finalización de las tareas y de los canales de comunicación. Cuando ciertas funciones de la logística se contraten con otras organizaciones, será de vital importancia que la responsabilidad de rendir cuentas sobre el desarrollo correcto de las actividades, también sea asignada a personas que formen parte del organismo electoral. Estas responsabilidades deben llevar consigo la tarea de desarrollar medidas para el control de la calidad a fin de asegurarse de que los productos o servicios alcanzan por lo menos el nivel estipulado en el contrato. Asignación de tareas en los centros de votación Desarrollar un plan de trabajo que haga responsables de tareas específicas a determinados miembros del personal u oficiales de los centros de votación, puede incrementar la eficiencia de la capacitación, ayudando a que los electores reciban mejores servicios, mientras se mantiene cierto grado de flexibilidad. Listas de verificaciónLos planes de trabajo detallados de la logística electoral, podrían convertirse en documentos difíciles de usar cotidianamente. Los calendarios y cronogramas, así como los resúmenes de las fechas y de los aspectos clave de los planes de trabajo, generalmente no constituyen el formato más efectivo para monitorear y tener presentes las tareas pendientes. El uso de listas de verificación constituye un paso intermedio entre los dos documentos esenciales de planeación y monitoreo. Contenidos de las listas de verificación Las listas de verificación pueden desarrollarse en diferentes niveles y adecuarse a:
Los formatos jerarquizados son una herramienta efectiva para la administración. Un formato jerárquico es aquel en donde las listas de verificación sobre la conclusión de todos los pasos que tiene que seguir las actividades, o sobre las funciones de cada localidad, suministran información a las listas generales encargadas de dar seguimiento. Esta actividad de seguimiento se tiene que completar según el tiempo que indique el calendario de la elección. Las listas de verificación pueden hacerse en la computadora para integrarlas automáticamente, de forma que suministren eficiencia para la transmisión de datos sobre la finalización de los pasos de cada tarea en cada localidad, actualizándose automáticamente según se tengan avances. Diseño de las listas de verificación Al diseñar una lista de verificación, se debe considerar lo siguiente:
Diarios y apuntes personales Es recomendable que los administradores electorales a nivel distrital y los encargados de la logística electoral, lleven un diario a lo largo de todo el periodo electoral;
InfraestructuraSe tiene que realizar una evaluación de la infraestructura nacional o local, para calcular la calidad y la cantidad de los recursos que serán necesarios para instrumentar políticas y procedimientos para la elección, considerando también las áreas geográficas en donde se necesitarán. La evaluación de necesidades también ayuda a identificar cuando éstas pueden conseguirse fácilmente dentro del país, y en caso contrario, si:
Es importante que el personal administrativo del organismo electoral utilice la evaluación de necesidades de la infraestructura nacional y local, para determinar las capacidades que se tienen en las siguientes áreas clave. Distribución y transporte Para desarrollar de forma exitosa la logística electoral, es necesario que se tenga la capacidad para transportar con rapidez, confiabilidad y seguridad grandes cantidades de material, de equipo e incluso de personal por toda el área electoral. Los centros de votación podrían estar localizados en regiones inaccesibles, por lo que se necesita una buena planeación. Tener un análisis de las siguientes condiciones resulta vital para poder desarrollar planes de logística que sean realistas:
Redes de comunicación Antes de que se puedan desarrollar y terminar las estrategias de comunicación para la logística electoral, es necesario que se determine la cobertura, la disponibilidad y la capacidad que tienen las redes de comunicación disponibles, así como las posibilidades que existen para mejorarlas. La naturaleza dispersa de los centros de votación, aunada a la necesidad de mantener la comunicación entre todos ellos durante la jornada electoral, impone una fuerte demanda de redes de comunicación. Además, el personal administrativo también tiene necesidad de contar con medios de comunicación, y cuando se acostumbra, con redes computacionales, ya que tienen que tener contacto con los proveedores e instituciones. Facilidades de producción Los siguientes factores son importantes cuando se quiere decidir sobre información crítica, como la disponibilidad y ubicación de facilidades que sean adecuadas para los materiales y equipo de la logística electoral, así como sus capacidades productivas:
Uso de la infraestructura existente Para que el costo administrativo de la logística electoral se mantenga bajo, es necesario que se consideren, en la mayor medida posible, las facilidades que la infraestructura nacional y local ofrecen, sin que se olviden los objetivos previamente acordados. Dada la interdependencia de las actividades de la logística, se podría requerir un proceso de planeación –por ejemplo, rectificar el diseño del material para adecuarlo a las facilidades de producción disponibles, lo que a su vez podría afectar el calendario de producción, los tiempos considerados por la administración y la planeación logística. Infraestructura de transportePeriodos críticos Las necesidades de transporte de la logística electoral se concentran en tres periodos diferentes:
Asuntos relacionados con la evaluación de la infraestructura de transporte Se tiene que evaluar cuidadosamente la infraestructura de transportes para determinar si puede cubrir todas las necesidades:
Efectos en las decisiones de abastecimiento La cobertura y las condiciones de la infraestructura de transporte determinan, en gran medida, la factibilidad de los calendarios de la logística electoral, así como sus costos (si se requiere transporte aéreo, el costo se puede incrementar considerablemente). La infraestructura de transporte también influirá en el tipo de medidas de seguridad que serán necesarias. Si el transporte es insuficiente, o no es confiable, los calendarios de la logística deberán considerar un incremento en el tiempo de transporte, lo cual afectará las diferentes funciones que dependan de la entrega de material. En tales casos, no será posible poner en práctica las teorías administrativas modernas basadas en la entrega “justo a tiempo”, lo cual incrementa la necesidad de contar con centros seguros para almacenar el material o de conseguir adicionales en la misma localidad. La decisión de obtener el material de lugares que tengan escasos servicios de transporte, también obliga a considerar las posibilidades que existen de contar con un servicio responsable de entrega. Las ventajas de calidad, precio o producción pueden ser ilusorias cuando las deficiencias en el transporte ocasionan fechas de entrega inciertas. La infraestructura de transporte disponible también determina la factibilidad de dar servicio a algunos centros de votación potenciales. Por el contrario, la decisión de ubicar un centro de votación en un lugar donde las rutas de transporte sean malas, se basará en la accesibilidad que tenga para los electores de los alrededores, a pesar de que esto implique un costo elevado por concepto de transporte aéreo. Inversión en infraestructura de transporte para las elecciones Generalmente, no se puede justificar la inversión en redes de transporte solo para efectos electorales. Por ello, el uso de las comunicaciones y de los vehículos existentes resulta mejor en términos de costo-efectividad. Sin embargo, la ayuda internacional para el proceso electoral mediante equipo de transporte que puede ser usado más adelante para otros fines, se justifica como una contribución sustentable para los países menos desarrollados. La administración de este equipo de transporte durante el periodo electoral es suficiente para asegurar que su utilización siga siendo pública u oficialmente autorizada después de la elección. Durante la intensa actividad del periodo electoral, puede ser difícil mantener ese tipo de control cuando están involucradas grandes cantidades de transporte. Facilidades especiales para la votación Algunas facilidades especiales de la votación requieren de un análisis adicional de la infraestructura de transporte. Cuando se prevé usar unidades de votación móviles, particularmente en áreas remotas, es necesario examinar las rutas de transporte factibles antes de determinar cómo van a operar los equipos. En donde no existan rutas o vehículos apropiados para todas las condiciones climatológicas, deberá examinarse la disponibilidad del transporte aéreo (con servicio regular o chárter) y las facilidades para el aterrizaje o, en su caso, de transportación marítima. Los costos o el hecho de que no esté disponible una infraestructura para cualquier tipo de clima, obligará a revalorar la viabilidad de utilizar las unidades móviles previstas. Con respecto al voto en el extranjero, si se utilizan centros de votación en otros países, es esencial que el material para la votación pueda ser enviado a la brevedad posible a cada localidad, para que pueda llegar a manos de los electores, siendo importante que las papeletas de votación sean devueltas rápidamente a su país de origen para su verificación y/o su escrutinio, dentro de los plazos establecidos por la legislación. Cuando no se cuenta con un servicio de transporte aéreo regular y confiable, no es factible que se establezcan centros de votación en un país extranjero. ComunicacionesAspectos básicos Las comunicaciones para la logística electoral necesitan redes de información seguras y confiables que permitan el acceso a todas las áreas electorales. La disponibilidad de medios de comunicación reales y potenciales es determinante para establecer los sistemas operativos, de procedimiento, así como estructuras administrativas confiables para los sistemas de logística electoral. Los momentos críticos por la carga de trabajo de una elección nacional, son una de las pruebas más intensas a las que puede someterse la infraestructura de los medios de comunicación de un país determinado. Aunque existe la necesidad de examinar con detenimiento la capacidad de la infraestructura de los medios de comunicación, no siempre es posible hacer una simulación completa de la carga que tendrán las comunicaciones el día de la elección. Necesidades de comunicación Al examinar la capacidad de la infraestructura comunicativa, es pertinente considerar dos necesidades importantes:
Comunicaciones internas La enorme carga de trabajo durante el día de la votación es el punto principal para evaluar las capacidades reales de la infraestructura comunicativa disponible. Algunas consideraciones relevantes incluyen:
Efectos de la infraestructura de comunicación La infraestructura de comunicación disponible no sólo determinará las estrategias de comunicación, sino que además puede influir en asuntos tales como:
Por ejemplo:
Métodos de comunicación consistentes Las siguientes consideraciones pueden contribuir a que se tengan métodos de comunicación consistentes:
Cuando no exista una red nacional de comunicaciones, se pueden utilizar las facilidades locales, particularmente si existe una estructura administrativa local estable para la logística electoral. Sin embargo, esto puede ocasionar una transferencia de información ineficiente o degradada, particularmente cuando se involucran cuestiones de seguridad.
Debido a que la instalación y prueba de nuevas líneas de comunicación necesita un lapso de tiempo determinado, es importante que esto se instrumente solo cuando se tenga la certeza de que estas facilidades adicionales podrán instalarse a tiempo y suministren una solución en término de costo- efectividad. La eficiencia en los costos incluirá situaciones en donde el beneficio público se derivará de que las facilidades adicionales continúen utilizándose después de la elección. Comunicaciones externas Las consideraciones de la infraestructura de comunicaciones para las comunicaciones exteriores estarán relacionadas con:
Las consideraciones de infraestructura para las campañas al elector y de información pública tendrán un enfoque distinto al de las comunicaciones internas. En este contexto, la infraestructura de los medios masivos y su penetración, junto con los sistemas que dependen de las telecomunicaciones, del personal de contacto y de la infraestructura postal, son una consideración mayor para desarrollar estrategias de comunicación efectivas. Facilidades especiales para la votación La infraestructura de comunicación determinará la viabilidad de usar el correo o las telecomunicaciones para la conducción de la votación. Además de su uso como una modalidad del voto en ausencia, la conducción de las elecciones utilizando solamente el servicio postal ha demostrado, en algunas sociedades altamente desarrolladas, ser un buen método para conducir las elecciones en términos de costo-efectividad. Existen, sin embargo, ciertos asuntos que deben ser considerados para la votación por correo, como son los siguientes:
Respecto al uso de telecomunicaciones en la votación, actualmente, algunas jurisdicciones aceptan papeletas de votación recibidas por fax o teléfono. Cuando la infraestructura necesaria está disponible, estos medios permiten que los electores de comunidades pequeñas o que se encuentran en el extranjero, tengan un acceso efectivo a las elecciones. Los avances tecnológicos han empezado a explotar el potencial de votación desde el hogar u oficina, utilizando los sistemas de telecomunicaciones para votar por teléfono o internet. Sin embargo, para que la aplicación de estos métodos pueda ser considerada, no sólo se requiere del sistema electoral en sí, sino también que la infraestructura de comunicaciones sea segura, confiable y accesible para todos los electores. Producción de materialesAsuntos básicos La amplia gama de materiales y equipo que son necesarios para el desarrollo de la logística electoral, permite que se utilicen distintos métodos de producción y de materiales, desde la simple forma mecanografiada o fotocopiada, hasta la producción de materiales integrados con gran complejidad. El diseño y las capacidades de producción de la infraestructura nacional, son un factor determinante para la planeación de los requerimientos de equipamiento y material. (Para una discusión de los diferentes tipos de material necesario para la logística electoral. Evaluación de las capacidades Al evaluar la capacidad que tiene la infraestructura para la producción de material, es necesario considerar los siguientes aspectos:
Efectos sobre el diseño de materiales La capacidad que tenga la infraestructura para producir el material afectará el diseño de los materiales para la elección. Con frecuencia, influye en los procesos básicos que es factible desarrollar en la logística electoral, tales como:
De la misma manera, la infraestructura de producción determinará la capacidad que se tenga para ahorrar gastos, tales como el uso de equipo y urnas desechables o semipermanentes. Efectos en los tiempos de entrega La cantidad de material necesario para la logística electoral dependerá del número de electores, cifra que dificulta su manejo. Por lo tanto, la capacidad de producción es una consideración importante para el diseño de materiales, así como para sus tiempos de entrega. Una menor capacidad de producción implicará que:
Las capacidades de producción también tendrán que ser consideradas al determinar el calendario electoral y los procedimientos tales como:
Materiales impresos La logística electoral demanda una gran variedad y grandes cantidades de material impreso, por ejemplo, formas, papeletas de votación, listas de electores, folletos de información, carteles y señalizaciones. En la mayoría de los casos, se dispone de poco tiempo entre el momento en que se tiene la información para editar estos materiales y su distribución. Es esencial que se tenga capacidad para imprimir el material, para que la logística electoral se pueda llevar a cabo exitosamente. Cuando las capacidades de impresión sean limitadas, es muy importante que se tengan calendarios de impresión rigurosos, que permitan un abastecimiento progresivo acorde con las necesidades. Fuentes Cuando el diseño de los materiales y los tiempos de entrega se adecuan a las facilidades de producción nacionales, es probable que se tenga mayor control sobre el suministro, el servicio, los costos y los tiempos de reabastecimiento. Esto es especialmente importante en los países menos desarrollados que dependen de la producción extranjera, ya que aunque en el corto plazo podrían contar con materiales más sofisticados, a la larga se podrían incrementar los costos, disminuyendo el control sobre el servicio y la entrega, lo que a su vez generaría una fuerte dependencia hacia sistemas poco sustentables y poco flexibles. Además de los materiales que se usan en el proceso de votación, para que la logística electoral se dirija de forma consistente y supervisada, también se tendrán que producir manuales y otros materiales de referencia para uso del personal de la logística. Distribución y almacenaje Los materiales de la logística electoral tienen que ser almacenados antes de ser distribuidos a las mesas de votación. A su vez, los materiales que son regresados desde las mesas de votación también tienen que almacenarse bajo estrictas condiciones de seguridad, hasta que expire el período de la oficina del organismo representativo. Para que los materiales electorales tengan una distribución y retorno efectivos, se necesita una buena planeación para su transporte, así como métodos eficientes para empacar y determinar las necesidades de cada mesa de votación. En muchas circunstancias, el método más efectivo ha demostrado ser aquel que cuenta con lugares centralizados o regionales, encargados de empacar materiales estandarizados, que son distribuidos directamente hacia las mesas de votación. Comunicaciones La logística electoral requiere de canales de comunicación efectivos que le permitan contactar con el personal del organismo electoral, con las mesas de votación y con otros participantes del proceso electoral, como fuerzas seguridad y de emergencia, partidos políticos, candidatos y gobierno. Uno de los retos más desafiantes para la administración de la logística electoral, es el de mantener la comunicación necesaria con las mesas de votación durante la jornada electoral, independientemente de su distribución geográfica, siendo más difícil en aquellos países menos desarrollados que carecen de infraestructura para las comunicaciones. Para que el uso de la radio, de teléfonos móviles, de líneas fijas de telecomunicaciones y de facilidades de respaldo tengan un uso efectivo y adecuado, se requiere una planeación cuidadosa y anticipada. Consideraciones para grupos de observadores Los administradores electorales y los grupos de observadores nacionales o internacionales, también tienen que planear cuidadosamente las necesidades de materiales, de equipo, de transporte y de comunicaciones que requerirán para desempeñar su trabajo. Información al electoradoLa necesidad de informar a los electores Informar a los electores es una necesidad vital para asegurar que el electorado disponga de información acertada que le permita emitir su voto de forma segura. Cuando la logística electoral suministra información efectiva a los electores, contribuye a que:
La diferencia entre la información y la educación para el electorado es de alguna manera artificial, sin embargo, la información al electorado ofrece detalles específicos en cuanto a la manera de votar, el lugar de la votación y el momento específico para llevar a cabo esta actividad. La educación al electorado está más enfocada a sus derechos y obligaciones, a los principios básicos del voto, a sus indicadores de libertad, justicia y credibilidad, así como al fomento de la participación ciudadana en el proceso electoral. Algunos asuntos relacionados con los métodos y procedimientos para votar también están relacionados de manera evidente con la educación al electorado. A diferencia de la educación al electorado que resulta más efectiva como un proceso continuo, los resultados de la información al electorado serán más evidentes cuando se prevé que aparezcan en un momento álgido de interés electoral; es decir, un poco antes de la votación y durante la misma. No es necesario que la información al electorado se suspenda al terminar el proceso electoral. La disponibilidad absoluta y abierta de los resultados electorales es siempre una necesidad para mantener la confianza y la integridad de la elección, que se puede satisfacer mediante:
Cuestiones informativas estandarizadas La información al electorado incluye ciertas cuestiones estandarizadas sobre las cuales todos los electores deberían estar informados para poder participar en la elección. A grandes rasgos tienen que ver con:
Las estrategias de las campañas de información al electorado deben enfocarse en suministrar información precisa a todos los electores sobre los temas antes mencionados. Temas adicionales para casos específicos En los casos de referendos y de elecciones realizadas a través de formatos especiales, como aquellas que se efectúan totalmente por correo, la institución electoral se encuentra generalmente en una posición idónea para ofrecer información confiable a los electores sobre:
En algunas jurisdicciones, se requiere por ley que la institución organizadora de las elecciones envíe dicha información a los domicilios de los electores. Contacto con el público Al determinar las estrategias que se han de seguir para proporcionar información al elector, también se debe hacer un análisis detallado en cuanto a los medios más efectivos para hacerla llegar a todos los interesados. Resulta muy poco probable que un enfoque demasiado limitado resulte efectivo para estos efectos. Entre las vías más importantes de distribución informativa se encuentran los siguientes:
Los formatos informativos deberán considerarse de acuerdo a su efectividad al momento de impartir datos tanto a los electores, como a grupos específicos. Se necesitará también del uso adicional de sistemas y materiales de información específicos, de manera que se pueda garantizar el acceso y la equidad en cuanto a datos proporcionados a diferentes sectores, tales como:
Estrategias basadas en la investigación Se pueden desarrollar estrategias capaces de hacerse cargo de estos requerimientos, cuando estas se basan en una investigación amplia. La evaluación de los diversos programas de educación al electorado, así como de la información aportada por los educadores, constituye una fuente muy útil para obtener información significativa. Asimismo, se puede adquirir gran cantidad de información de los organismos electorales –como análisis sobre tendencias de participación, votos invalidados, canalización a las diferentes mesas de votación, etc.- así como de los datos proporcionados por otras fuentes – estadísticas en cuanto a la penetración de los medios, datos en cuanto al transporte de pasajeros, así como información referente a la confiabilidad del servicio postal. Temporalidad de las campañas de información al electorado La temporalidad y oportunidad de las campañas de información al electorado dependerá de la duración del periodo electoral y del cronograma que determina la realización de las principales actividades. La información sobre la logística electoral generalmente se concentra en el mes anterior a la jornada electoral. Para lograr la mayor retención y fijación posible, las campañas deben planearse de manera que la información general pueda irse detallando o especificando gradualmente unos días antes de la votación. Esto es muy importante en porque involucra la participación de los medios de comunicación. Puede haber períodos pico para ello, particularmente cuando se utilizan métodos alternativos para votar por anticipado a la jornada electoral. También habrá períodos críticos en el manejo informativo cuando las fechas límite para la inscripción en el registro electoral se traslapan con el inicio de la logística electoral. No se puede lograr una distribución efectiva de información sin una planeación anticipada. Las estrategias de campaña efectivas, la organización de tiempos en los medios de comunicación y el diseño de materiales apropiados requieren tanto de trabajo de investigación como de pruebas. Fomento de comentarios bien informados de los medios Los medios de comunicación son un canal importante para hacer llegar la información al electorado. Incluyendo:
Sin embargo, un contacto excesivo con los medios podría resultar más nocivo que beneficioso. Los organismos electorales deben diseñar estrategias que garanticen que los reportajes de los medios sean precisos, extrayendo el máximo beneficio en términos de oportunidad y contenidos.
Esto evitará que el personal electoral se vea abrumado por una sobrecarga de trabajo durante los momentos álgidos de la elección. Asimismo, estos centros de información permiten que el enfoque de los comunicados de prensa sea mucho más amplio y que, en contextos más desarrollados, se provea a las agencias de información con datos y resultados proporcionados a través de sistemas automatizados de alta tecnología.
Medios partidistas En las sociedades donde los medios, o las principales agencias informativas, están controlados por el gobierno o algún otro actor político, se presentan y se deben considerar algunos problemas específicos. En tales situaciones puede resultar difícil el acceso a los medios para transmitir reportajes imparciales que ofrezcan información al electorado sin ningún tipo de sesgo político. Los reportajes post editados para los medios audiovisuales deben revisarse siempre con mucho cuidado cuando se solicita la participación de oficiales en tareas de logística electoral. Hay que tomar en cuenta que cuando los medios se encuentran controlados por actores políticos, la única información irreprochable que tendrán a su disposición los electores, será aquella que provenga de fuentes oficiales. Por ello, es importante controlar cuidadosamente que la información que se proporcione a los medios, sea transmitida sin alteración alguna. En esos casos también es muy importante monitorear sistemáticamente la cobertura de los medios de la información para los electores. Medios masivosEl uso de los medios para objetivos concretos Al utilizar las noticias y otros medios de comunicación para propósitos de información al electorado, se requiere una investigación de mercado para que esta forma relativamente costosa de información sea utilizada de la mejor manera en términos de costo-efectividad, especialmente cuando están involucrados medios masivos de comunicación. El uso de los medios sin propósitos concretos y claramente definidos representa un desperdicio de recursos monetarios ya que, por un lado, se sobresatura a los sectores de fácil acceso y, por el otro, se descuida o desatiende a categorías específicas de electores, por ejemplo:
Para que la publicidad resulte efectiva, se debe concentrar en mensajes cortos y concisos; además, todos los anuncios que se hagan a través de los medios masivos deberán incluir información que permita que los electores se comuniquen con los funcionarios o áreas responsables para poder obtener información más detallada. Bases legislativas Para asegurar el acceso a la información, generalmente la legislación especifica que los organismos electorales deben hacerse cargo de proveer un nivel mínimo de información al electorado. Dichas disposiciones pueden resultar útiles para informar al menos sobre los métodos de votación disponibles, los listados con la ubicación de las mesas de votación que se instalarán en cada distrito, el área geográfica que cubre cada mesa y las listas de candidatos que participan en las elecciones de cada distrito electoral. Estrategias publicitarias El uso de los medios debe basarse en un plan y una estrategia formales de publicidad informativa, en los que se fijen claramente sus objetivos, resultados y recursos financieros disponibles. La mejor forma de combinar el uso de los medios debe determinarse sobre la base de esta estrategia. Medios masivos Las publicaciones de alto impacto, así como la radio y la televisión proporcionan una cobertura instantánea de un gran número de electores; sin embargo, los costos de producción, de espacios y tiempos son costosos. Por ello, el uso de medios masivos podría:
Combinación apropiada de los medios Es importante que se realice una combinación apropiada de medios para cubrir las necesidades de cobertura. Entre los factores que hay que considerar se encuentran los siguientes: Niveles de alfabetización. Por más influencia que puedan tener los medios impresos, es posible que no todos los sectores de la población puedan entender claramente sus contenidos. Alcance. Se refiere a la penetración que tienen los diferentes medios de información entre los distintos sectores de la población, clasificados de acuerdo a sus edades, índices de participación electoral y nivel cultural, así como la capacidad de adaptación que tengan con los objetivos de las campañas informativas. Reforzamiento. El uso de diferentes medios de comunicación para la difusión del mismo mensaje puede traducirse en un alto índice de reforzamiento del mismo. No obstante, si la información está dirigida siempre al mismo público, se corre el peligro de una saturación, mientras que dichos fondos podrían ser utilizados de manera más efectiva para atender a otros sectores. Coordinación basada en fechas críticas Se puede lograr que los electores tengan una mayor retención informativa, cuando las fechas y contenidos de las campañas informativas se organizan de acuerdo con las fechas críticas de la logística electoral. Si los electores son bombardeados con demasiados y distintos mensajes informativos al mismo tiempo, se corre el peligro de confundirlos, por lo que es recomendable hacer uso de un proceso informativo escalonado. Los contenidos de la información pueden variar de manera progresiva, partiendo, por ejemplo, de los requisitos de elegibilidad para votar y luego atendiendo temas tales como información general sobre servicios electorales disponibles, la manera correcta de llenar las papeletas, la localización de las mesas electorales, la necesidad de votar y los documentos que el elector habrá de llevar consigo al momento de ejercer el voto. Medios para sectores específicos Cuando los estudios de campo muestran que habrá un bajo índice de participación electoral o que existe poco conocimiento por parte de sectores específicos de la población, el uso de medios populares generalmente aumenta el nivel de cobertura informativa entre los electores. Entre los sectores que deberán tomarse en cuenta están los siguientes:
El uso de la radio comunal, así como de publicaciones y diarios del mismo tipo, pueden ofrecer accesibilidad informativa a aquellos sectores cuya lengua es diferente a la que se utiliza en los medios masivos de comunicación. Otros medios públicos También pueden utilizarse los medios públicos estatales para difundir información de manera efectiva, particularmente cuando se exhiben anuncios o afiches en áreas de gran afluencia, como por ejemplo:
La colocación de anuncios requiere de investigación en cuanto a la afluencia de peatones y vehículos en diferentes áreas. Considerando lo siguiente:
El uso gratuito de espacio en los medios de comunicación, así como el tiempo adecuado para proporcionar información electoral se discuten en Información al electorado. Cobertura noticiosa y estrategias para la emisión de comunicados de prensa El uso de tiempos gratuitos en los medios, así como los tiempos que habrán de dedicarse a la información para el electorado se discute en información al electorado. En cuanto a esto, deberá hacerse uso de una estrategia que permita la comunicación con los medios, de esta manera, se podrán optimizar los mensajes informativos que han de ser dirigidos a los electores. Los objetivos de esta estrategia deberán enfocarse al aseguramiento de la exactitud, la autenticidad, la claridad de los contenidos y el impacto de las noticias electorales. Los elementos que dicha estrategia deberá comprender se listan a continuación:
Al trabajar de esta manera no sólo se fomenta la información al electorado, sino que se promueve la transparencia y el profesionalismo de la logística electoral. Cuando se planea estar en contacto constante con los medios, se recomienda recurrir a expertos en relaciones públicas para así desarrollar un plan de distribución noticiosa. Uso de internet En sociedades desarrolladas, el uso de internet resulta ser un medio muy económico para distribuir información y materiales electorales para una sociedad en constante crecimiento. Dichos medios pueden no sólo cubrir todo el rango de materiales informativos y comunicados noticiosos, sino también incrementar el servicio a los electores al permitir el acceso en línea a solicitudes de diferentes tipos, a solicitudes de empleo como funcionarios electorales y a otros formatos electorales. Información directaMétodos de contacto directo Los métodos de contacto directo pueden variar en cuestiones de complejidad y costos, incluyendo desde el sencillo método de las juntas, al uso de sistemas electrónicos más complejos. Para poder garantizar una efectividad de costos, es importante determinar las ventajas que presenta el contacto directo; es decir, se necesita garantizar que la información llegue a su destino. Para ello, se tienen que analizar cuidadosamente los diversos sistemas de contacto y entrega de información, para incrementar la confianza y la cobertura de los sistemas de información directa. Contacto personal
Juntas
En contextos donde las votaciones o los métodos de votación son una novedad, el método informativo más recomendable puede ser el simulacro; y es en este caso que los programas de información y educación al electorado se traslapan. La instalación de mesas de votación simuladas en centros comunitarios, así como la conducción de pequeños exámenes unos días antes de la jornada electoral pueden traducirse en procesos educativos muy convenientes para aquéllos que tomen parte. Al usar el simulacro se tiene que considerar lo siguiente:
Centros de información Las oficinas de administración de logística electoral a nivel local y regional, así como centros informativos designados especialmente, constituyen una fuente segura de información para aquellas personas que la soliciten en persona. Aunque resultan menos económicas que las juntas, la principal cualidad de estos centros radica en el hecho de que proveen información detallada en lugares con poco acceso a los medios o con altos niveles de alfabetización. Sin embargo, el personal de estos centros, podría traducirse en un gasto adicional de recurso cuando la demanda de empleo resulta baja; por lo tanto, si ha de emplearse este método, se hará necesario un estudio en cuanto a la manera de cubrir los puestos que sean necesarios. Estos centros deberán localizarse en áreas de gran actividad, tales como terminales de transporte, zonas comerciales o en el marco de actividades extraordinarias. Asimismo, el personal deberá recibir capacitación relativa a procesos electorales y métodos de entrevista. Servicio de información telefónica Estos servicios pueden utilizarse antes, durante y después de la jornada electoral para resolver dudas específicas. Sin embargo, su efectividad estará directamente relacionada con el alcance y la confiabilidad de los servicios telefónicos. La economía de este tipo de recursos dependerá en gran medida del personal que se contrate y de la capacidad que requieran, así como del equipo telefónico que habrá de ser utilizado. Información sobre la mesa de votación indicada En sociedades con un índice más elevado de alfabetización, podría resultar muy útil proveer de información a los electores en el mismo lugar donde se instalarán sus respectivas mesas de votación. Si los votantes cuentan con credenciales para votar que los identifiquen como electores, sería conveniente que éstas incluyeran también los siguientes datos:
La capacidad de proveer esta información dependerá de los tiempos de producción, de las credenciales para votar y de la distribución de las mesas electorales. Otros métodos recomendados son:
En la eventualidad de que algunos electores se dirijan a la mesa equivocada, las diferentes locaciones deberán contar con servicios de orientación para dichas personas. No obstante, hay que tomar en cuenta que el diseño cuidadoso de un programa informativo reducirá dichos casos. Guías generales para la votación Estas guías, cuyo uso dependerá del nivel de alfabetización de las diversas comunidades, deberán distribuirse a domicilio, en instituciones públicas y/o en lugares de reunión. La información que dichas guías deberán contener es la siguiente:
Las guías generales también pueden utilizarse para promover servicios especiales de votación, tales como información telefónica, ubicación, horarios y números telefónicos. Si el servicio postal de la localidad es confiable y económico, las guías se pueden enviar por este medio para así garantizar su acceso al público. En otro caso, se puede contratar un servicio de mensajería que lleve a cabo la entrega de dichos documentos. Las guías de información para el votante también son útiles para distribuir información entre grupos minoritarios, personas con discapacidad y fuerzas de seguridad a las que habrá de ofrecerse servicios electorales particulares. Voto postal Para que esta modalidad tenga efecto, se deberá garantizar el envío de información electoral además de la papeleta correspondiente. Como mínimo, estos materiales deben contener instrucciones que permitan al votante llevar a cabo las siguientes acciones:
Si la totalidad de la elección se lleva a cabo por correo, es posible que la ley requiera la inclusión de datos sobre las plataformas políticas de los candidatos. Uso de medios electrónicos En sociedades muy desarrolladas, se ha encontrado que la entrega de guías electorales a través del correo electrónico tiene un alto índice de costo-efectividad debido a que:
Uso de los servicios de información telefónicaUso adecuado La experiencia con servicios de información telefónica indica que: Se organizan de manera más eficiente a nivel central o regional con números de llamada sin costo. El sistema puede funcionar si cuenta con enrutadores automáticos o números de marcado sin costo para todas las localidades. Sin embargo, aunque este método es eficiente, en algunos lugares podría ser más sencillo que se suministren servicios a nivel local. Lo anterior debido a que se necesita equipo más sencillo y de una confiabilidad más delimitada en cuanto al servicio de telecomunicaciones. A menos que un servicio más centralizado cuente con personal bien capacitado y esté equipado con facilidades de consulta informativa, los servicios de carácter local resultan más apropiados para atender consultas más específicas, como por ejemplo, la ubicación de las mesas de votación a nivel local. Son un complemento útil de la información impresa y de otros medios masivos. Un ámbito en el que resultan especialmente útiles en términos de costo-efectividad, es el de proveer información en lenguas minoritarias. En vez de publicar toda la información en idiomas que sólo usan una pequeña parte de la población, un breve directorio con información telefónica impresa en varias lenguas minoritarias puede resultar muy útil para que los electores de dichos grupos lingüísticos se pongan en contacto con las autoridades correspondientes. El personal encargado de esos servicios requiere capacitación sobre sus funciones y procedimientos de logística electoral. Los operadores telefónicos deberán contar con guías que contengan preguntas y respuestas comunes para así asegurar que la información sea consistente. Además, es indispensable que tengan acceso a las listas electorales y a las listas de ubicación de las mesas de votación (cuando estén disponibles). Se debe contar con personal especializado en caso de que sea necesario atender consultas más especializadas. Sólo vale la pena instalar estos servicios si se cuenta con líneas confiables y suficientes para atender la carga de trabajo prevista. Si las líneas están frecuentemente saturadas, los electores se irritarán y se impedirá el flujo de la información. Si se procura mantener un registro de las consultas que hacen los electores con mayor frecuencia, se podrá conformar una guía analítica que posteriormente podría ser utilizada en los medios masivos u otros canales de información pública. Actividades durante la jornada electoral En algunos países, los servicios telefónicos se han usado durante la jornada electoral, de manera que los funcionarios puedan determinar las mesas a donde deben acudir los votantes que no están registrados en las listas nominales de las mesas a las que acudieron en primera instancia. El tráfico telefónico que se genera en este caso es poco manejable, además de que puede bloquear el equipo de comunicación de las mesas y así evitar que se atiendan otras prioridades. Es una alternativa que podría tomarse sólo en los siguientes casos:
Requerimientos de
información A pesar de que existen temas comunes que deben ser cubiertos en todas las campañas de información al electorado, su importancia varía de acuerdo con los diferentes contextos. Algunas áreas geográficas o ciertos grupos que muestran una baja participación en las elecciones, podrían requerir de mayor énfasis en cuanto a la distribución de información sobre los temas electorales. En las campañas informativas deben destacarse todos los cambios que se hayan incorporado en los sistemas o procedimientos electorales, entre los cuales podrían encontrarse los siguientes:
Contenidos de la información al electorado La información que se distribuya entre el electorado debe promover el conocimiento de:
Para promover la equidad y la accesibilidad a la información para el electorado, en algunos sistemas la legislación especifica el contenido informativo y la manera en que deben distribuirse. Estos requerimientos mínimos son puntos de referencia a partir de los cuales se pueden desarrollar programas efectivos de información a electores. Si bien no deja de ser importante que los materiales informativos estén referidos en la ley, los métodos más efectivos de distribución informativa requieren mucho más que un mandato legal. Es por lo anterior que la creatividad para desarrollar mensajes y formatos, aunada al contexto cultural, resulta esencial para optimizar la distribución de la información electoral. Información a partidos políticos y candidatos Es muy importante para los administradores electorales que los partidos políticos y los candidatos cuenten con información precisa sobre todo el proceso electoral. Los partidos políticos constituyen una importante fuente de consulta sobre procedimientos, métodos de votación, ubicación y horarios de las mesas para muchos electores. Es preferible que se les distribuyan oportunamente materiales básicos de información al electorado de carácter oficial, en lugar de permitir que proporcionen información que no esté basada en datos confiables y pueda contener errores o imprecisiones. Por consiguiente, resulta muy aconsejable la organización de reuniones informativas para partidos y candidatos. Información en las mesas de votaciónAspectos básicos Sin importar cuán efectivas resulten las campañas de información previas a la jornada electoral, siempre será necesario contar con información en las mesas electorales. Esta información no sólo debe ayudar a los electores a comprender el procedimiento de votación, sino que también debe promover el acceso efectivo a la mesa y el control de las personas que acudan a ella. Esta sección trata la información en las mesas de votación Información general Para garantizar que las mesas de votación sean de fácil acceso y visibilidad, los siguientes métodos pueden ser útiles:
Los señalamientos dentro de la mesa pueden:
Información sobre derechos y procedimientos La exhibición de material impreso con este tipo de información reducirá el tiempo que deban dedicar los oficiales a atender consultas informativas de los electores. Los formatos pueden ser:
Los carteles o afiches casi siempre resultan más económicos e interrumpen menos el flujo de electores, ya que brindan información constante a todas las personas. Se facilitará su comprensión sí se utilizan ilustraciones sencillas y claras de las actividades que los electores deben desarrollar; en lugar de explicaciones textuales. Cuando la logística electoral sea complicada o cuando se tiene que organizar a diferentes grupos lingüísticos en una sola mesa, quizá no haya más remedio que complementar la información de los carteles con algún tipo de folleto. Entre los temas específicos que estos materiales informativos podrían cubrir para apoyar a los electores, se encuentran los siguientes:
Cuando los sistemas electorales de representación resultan complejos (es decir, cuando los electores tienen que marcar en su papeleta un determinado número de preferencias, cuando se llevan a cabo votaciones simultáneas con métodos diferentes y especialmente cuando se vota por primera vez), podría resultar beneficioso incluir materiales que expliquen el funcionamiento del sistema de representación correspondiente. El papel de los funcionarios u oficiales de votación La información que se exhibe o distribuye debe verse apoyada por oficiales capacitados que sean capaces de resolver las dudas de los electores. Además de los electores que necesitan asistencia para comprender los procedimientos ordinarios de votación, existen diversos asuntos que sólo se pueden atender de manera personal, tales como la asignación a la mesa correcta de votación (en caso de que alguna persona haya acudido a la mesa equivocada) o la elegibilidad para sistemas de votación especiales. El papel de los oficiales de votación como proveedores de servicio es primordial. Los oficiales son la cara visible de todo el sistema electoral. Su capacidad de ofrecer información y su actitud hacia los electores que requieren atención, determinan en gran medida la imagen de profesionalismo de la administración electoral. La decisión de asignar o no personal u oficiales electorales para brindar específicamente ayuda informativa, dependerá del volumen de electores que se espere para la jornada electoral y del nivel de comprensión del sistema por parte de los electores. En el caso de que las mesas electorales tengan registrado un número limitado de electores o bien, que éstos posean un conocimiento aceptable del sistema, los oficiales pueden hacerse cargo de la información y de sus labores administrativas al mismo tiempo. Será preferible emplear a oficiales adicionales para proveer información al electorado cuando:
La contratación de dicho personal deberá preverse en los programas de reclutamiento y en la producción de materiales de capacitación. Quienes tengan a su cargo funciones informativas deberán tener una mayor comprensión de los procesos electorales que aquéllos que se dediquen a actividades más rutinarias, por lo que su capacitación deberá resultar consecuente con ese requerimiento. Requerimientos de la información al electoradoOrientación de las campañas informativas A pesar de que existen temas estándares que deben cubrirse en todas las campañas de información al electorado, su importancia varía de acuerdo a las distintas circunstancias. Algunas áreas geográficas o en donde existen ciertos grupos que muestran baja participación en las elecciones, podría necesitarse mayor énfasis en cuanto a la distribución de información sobre todos los temas electorales. En las campañas informativas deben destacarse todos los cambios que se hayan realizado en los sistemas o procedimientos electorales, entre los cuales podrían encontrarse los siguientes:
Contenidos de la información al electorado La información que se distribuya entre el electorado debe promover el conocimiento de:
Para promover que la información al electorado respete la equidad y la accesibilidad, en algunos sistemas la legislación especifica el contenido informativo y la manera en que debe distribuirse. Estos requerimientos mínimos son puntos de referencia a partir de los cuales se pueden desarrollar programas efectivos de información al electorado. Si bien no deja de ser importante que los materiales informativos estén referidos en la ley, los métodos más efectivos de distribución informativa requieren mucho más que un mandato legal. Es por eso que la creatividad para desarrollar mensajes y formatos, aunada al contexto cultural, resulta esencial para optimizar la distribución de la información electoral. Información a partidos políticos y candidatos Para los administradores electorales es muy importante que los partidos políticos y los candidatos cuenten con información precisa de todo el proceso electoral. Los partidos políticos podrían usarse como una importante fuente de consulta para muchos electores, sobre procedimientos, métodos de votación, ubicación y horarios de las mesas. Es preferible que se les distribuyan oportunamente materiales básicos de información al electorado de carácter oficial, en lugar de permitir que proporcionen información que no esté basada en datos confiables, pudiendo contener errores o imprecisiones. Por consiguiente, es sumamente recomendable que se organicen reuniones informativas para partidos y candidatos. Métodos, información y elegibilidad para votarRegistro de electores y elegibilidad para votar Una de las preocupaciones fundamentales de la logística electoral sobre las campañas de información al electorado es asegurar que:
El método y el calendario en que
esta actividad podría realizarse, dependerá de la filosofía y del sistema de
registro utilizado, así como de las fechas límite para cada elección. Una campaña de información sobre el registro y la elegibilidad para votar, puede comprender las siguientes etapas:
Los mensajes sencillos y concisos (no sólo para el registro, sino también para verificar que los registros sean correctos), aunados a información que indique dónde obtener datos adicionales o formatos de solicitud, se prestan al manejo en distintos medios impresos o audiovisuales. También es posible aumentar o reforzar su efectividad mediante reuniones o actividades de educación electoral durante los momentos más críticos del proceso de registro, particularmente antes de las fechas límite para una elección. Cuando la ley ordena que se difundan públicamente los períodos y centros en los que se pueden verificar los registros, es preferible hacerlo de manera muy visible y recurrente, en lugar de limitarse a cumplir con el requisito legal. Son mayores los beneficios que da una lista electoral precisa para la integridad de la elección, que los costos que involucra el alentar a los electores a verificar sus registros y hacer las correcciones necesarias. Por ello, aún en los casos en que la responsabilidad de verificar la corrección de los registros recae esencialmente en los individuos y no en el organismo electoral, es necesario organizar campañas públicas que promuevan la verificación para obtener ese beneficio. Selección de blancos informativos La ubicación de audiencias específicas para las campañas informativas sobre registro y elegibilidad de los electores, basándose en el análisis progresivo de la información generada durante el período de registro, permitirá incrementar su cobertura en términos de costo-efectividad.
Relación con los sistemas de registro electoral La calendarización, el énfasis y la intensidad de las campañas informativas variarán de acuerdo con el sistema de registro que se utilice en cada caso, pudiendo ser permanente, periódico para cada elección o basado en el registro civil. Otra necesidad tiene que ver con la distribución de información referente a servicios y métodos de registro, en sistemas donde sea indispensable para votar. Sistemas permanentes o continuos de registro electoral Cuando se usa el sistema de registro continuo, es pertinente ofrecer información sobre las ventajas de mantener actualizados los datos del registro, ya sea con bajo perfil o como parte de programas de educación electoral. Se pueden colocar mensajes impresos y formas de registro en lugares estratégicos, tales como agencias de correos, telefónicas, de servicio eléctrico, de gas, etc., que probablemente notados o utilizados por los electores cuando cambian de domicilio; o bien en escuelas que cuenten con alumnos que tengan edad suficiente para votar. Las campañas continuas de información que alientan a los electores para mantener su registro actualizado, son de mucha ayuda para conseguir uno de los principales beneficios de los registros permanentes –la supresión de una impresionante cantidad de solicitudes de registro o corrección de datos cerca de la fecha límite para cada elección. Esto no significa que se deban descuidar las campañas de registro previas a la fecha límite para una elección. Incluso en sistemas permanentes, muchos electores no se toman la molestia de solicitar su registro o la rectificación de sus datos hasta que la elección está a la vuelta de la esquina. Sistemas de registro tipo censal o periódico Cuando se utilizan estos sistemas, el eje de los mensajes informativos sobre el registro se concentra en el periodo censal y en cualquier periodo posterior de corrección de datos. Cuando estos periodos se organizan con suficiente antelación a la jornada electoral, las campañas de información al electorado se pueden enfocar exclusivamente en el tema del registro. Sin embargo, a pesar de los esfuerzos, tal vez requerirán de un mayor nivel de intensidad, ya que no generan ninguna otra información o publicidad electoral. Sistemas de registro civil Cuando las listas de electores se obtienen de los registros civiles, podría necesitarse un enfoque diferente. La información inicial debe estar dirigida a que las personas se aseguren de corregir o cambiar sus datos del registro cuando la ley así lo requiera. La información resultará más útil si se concentra en instar a los electores a que revisen, durante cualquier período de verificación, si sus datos del registro civil son correctos y sobre el procedimiento para actualizarlos o rectificarlos. Métodos de votación Cuando los electores sólo pueden sufragar en las mesas correspondientes a su distrito electoral, la información sobre los métodos de votación puede incluirse en las campañas de información enfocadas a los procedimientos electorales y en los centros de votación. Facilidades para votación especial Cuando se ofrezcan métodos de votación especiales para los electores que no pueden acudir a la mesa que les corresponde el día de las elecciones, la información debe distribuirse con antelación a la jornada electoral y debe concentrarse en las facilidades especiales disponibles, así como en los requisitos para hacer uso de ellas. Dado que dicha información puede resultar compleja, es conveniente organizarla en dos niveles: cobertura general a través de medios, reuniones, carteles y publicidad que advierta sobre los servicios especiales disponibles y los requisitos de acceso; para luego proveer información específica en centros de atención personal o a través de servicios telefónicos. La atención en áreas geográficas particulares, en instituciones especializadas y en lugares públicos a través de materiales impresos, constituye un medio efectivo de respaldo a la comunicación masiva. También se puede proporcionar información general sobre los servicios especiales, referencias sencillas sobre los requisitos para acceder a ellos y sobre centros de atención para consultas adicionales, a través de:
Voto anticipado y en ausencia Las campañas informativas sobre el voto anticipado deben comenzar preferiblemente al inicio del período electoral, e intensificarse a medida que se acerca el plazo para su ejercicio. Los enfoques específicos de la información variarán de acuerdo con el sistema de voto anticipado o en ausencia que se emplee, pero invariablemente deben cubrir aspectos como los siguientes:
Además de las campañas de información general, la distribución o colocación de materiales informativos impresos en lugares como agencias de viajes, terminales aéreas o bases militares (si las fuerzas armadas tienen acceso a él), puede llegar efectivamente a potenciales electores en ausencia. Unidades móviles de votación Cuando este tipo de unidades funciona en diversas instituciones:
Cuando las unidades móviles operen en áreas remotas, es conveniente mantener el contacto con las comunidades para informarles oportunamente sobre la fecha y horarios de votación. Dado que puede resultar complicado distribuir información impresa por anticipado en dichas comunidades, el personal tiene que estar preparado para proveer una gran parte de la información electoral de manera verbal o documental, durante los horarios de votación. Voto en el extranjero Cuando sea posible, el organismo electoral debe distribuir información sistemáticamente sobre la elegibilidad y la forma de votar en el extranjero. Generalmente se necesitarán campañas informativas de reforzamiento a lo largo del período electoral. Entre los lugares en los que se debe distribuir esta información se encuentran las agencias de viajes, las representaciones o misiones del país en el extranjero, los aeropuertos y los medios internacionales. Otros servicios electorales especiales Cuando existan disposiciones o acuerdos especiales para la votación por parte de prisioneros u otras categorías relativamente pequeñas y específicas de electores, es preferible que la información se concentre en los electores y en las instituciones en donde estén recluidos. Las fuerzas armadas también pueden incluirse en esta categoría. Enviar la información únicamente a los directores o administradores de la institución para su distribución podría ser riesgoso, pues dependiendo de la forma en que conciban los principios relativos al derecho al voto, podrían omitir la información. Llenado de papeletas Los electores que utilizan facilidades especiales para votar también podrían requerir información adicional sobre cómo llenar papeletas y materiales especiales. Información sobre la ubicación y horarios de las mesas de votaciónInformación requerida antes del día de los comicios Los electores que llegan a mesas en las que no les es permitido votar, representan un problema común y causan interrupciones en el desarrollo de las actividades electorales. Toma algo de tiempo para que los directivos de las mesas dirijan a los electores hacia la mesa correspondiente, pudiendo incluso surgir algunos altercados. También podría suceder que se les niegue la oportunidad de votar, cuando no puedan trasladarse a la mesa que les corresponde antes de que concluya la jornada. La información a los electores sobre la mesa que les corresponde, puede incrementar sus posibilidades de acceso y los niveles de servicio. La información sobre las mesas que es conveniente dar a conocer a los electores incluye: La ubicación o ubicaciones de las mesas en las cuales puede votar el electorado. Si hay más de una locación, la identificación de la mesa más próxima, ayuda a que las mesas elaboren una planeación de recursos más puntual. La dirección de las locaciones más relevantes y el área geográfica que cubren. Los horarios durante los cuales la mesa estará abierta para recibir votos de:
Si el transporte hacia las mesas está a cargo de las autoridades electorales, las horas de salida y su ubicación, al igual que las horas de regreso, deben anunciarse con anticipación. Si esto ocurre en una zona de alto riesgo, se deben garantizar las medidas de seguridad. Información previa al día de los comicios La información sobre la ubicación de las mesas puede darse en forma general para que llegue a cada elector, o bien a través de una combinación de métodos. El método apropiado de difusión de información dependerá en parte de la flexibilidad que tengan los electores para determinar en dónde votarán. Algunos métodos posibles son: La publicación de listas con la ubicación de las mesas y sus horas de operación, acompañadas de un mapa de los distritos electorales relevantes, el cual habrá de incluirse en algún medio de información impreso. También podrían utilizarse anuncios publicitarios, los cuales deberán indicar dónde y cuándo estará disponible la lista. Los medios de información locales podrían utilizarse para difundir la información electoral local. Por supuesto, dicha información deberá complementar aquella que se dé a nivel nacional. La distribución de información a cada hogar sobre la ubicación y horarios de las mesas correspondientes a dicha dirección. En este caso, se deberá contar con publicidad en los medios de información que deberá aclarar que los electores deben haber recibido la información con antelación. Además, debe ponerse a disposición de los electores un número telefónico o dirección al que puedan dirigirse en caso de no haber recibido la información por escrito. Lo cual podría ser de gran utilidad tanto para crear conciencia como para corregir los errores de envío. Dicha información puede combinarse con los procedimientos de votación en una guía general para el sufragio. Este podría ser un método factible en términos de costo- efectividad. Sin embargo, se debe tener cuidado de que el envío de esta información se lleve a cabo puntual y eficazmente, particularmente en zonas fronterizas con otros distritos, asegurando que todos aquéllos que hayan recibido la información verifiquen su derecho a votar. Incluir información sobre la ubicación de la mesa correspondiente en la credencial para votar de cada elector registrado. Este puede ser un método efectivo para que a cada elector le sea asignada una mesa, aunque dependiendo del estilo de credencial, podría generar costos adicionales. Además de los detalles personales del elector al reverso de la credencial, también podría incluirse la dirección, un mapa de la ubicación y los horarios de operación de la mesa asignada. La credencial podría proporcionarse como parte del proceso de registro de electores, enviándose por correo cuando los servicios postales sean confiables, cuando se tenga que recoger en alguna oficina de correo, o cuando sean distribuidas en juntas comunitarias. Se pueden llevar a cabo juntas comunitarias, en lugares donde los medios de información y de correo carezcan de penetración, o en áreas en las que el nivel de conocimiento sobre la votación sea muy bajo. Pueden instalarse centros de información y/o servicios de teléfono, como un recurso para responder a las dudas o preguntas que tengan los electores sobre la ubicación de su mesa. Las mesas también podrían utilizarse como centros de información para los electores. Información sobre las unidades de votación móviles. Cuando se utilicen unidades móviles, podrían necesitarse métodos adicionales de información antes del día de los comicios, los cuales podrían consistir en:
Información el día de los comicios
Se puede usar diversos métodos para suministrar información el día de los comicios. La Publicidad general el día de los comicios a través de los medios de comunicación, puede poner énfasis sobre los horarios de operación de las mesas y sobre las oficinas de información donde se proveerá información más detallada. También podría ser útil usar los medios de información que estén en circulación el día de las elecciones, publicando una lista de las direcciones de las mesas y las localidades a las que atienden. El uso de sistemas de información telefónica para orientar a los electores no siempre ha tenido éxito, razón por la que debería estar sujeta a un análisis previo sobre su capacidad y eficacia para atender a los electores. En la entrada de las mesas se pueden colocar mapas grandes del área geográfica en la que los electores deberían estar registrados para poder votar en dicha mesa; de esta forma se estaría haciendo una advertencia temprana de que los electores podrían encontrarse en la mesa equivocada. Uso de sistemas que permitan que los funcionarios den instrucciones a los electores para que lleguen a la mesa correcta, en caso de que lleguen a una en la que no puedan votar. La complejidad de estos sistemas dependerá de lo flexibles que sean las reglas sobre el lugar en donde puede votar un elector. En lugares donde los electores no puedan elegir la mesa o el método de votación, el funcionario que les proporcione información, debe por lo menos otorgarles un número telefónico de contacto o una dirección a la que puedan acudir para verificar cuál es la mesa indicada. Si las listas nominales certificadas se producen a tiempo, podría ser útil que los funcionarios de mesa tuvieran acceso a las listas nominales de las mesas aledañas en otras áreas. En el caso de que las listas nominales estén basadas en el registro civil, los registros locales también deberán abrir el día de los comicios para ayudar a dirigir a los electores a las mesas que les correspondan. En los casos en que los sistemas sean más flexibles, y conozcan que el proceso de registro de electores a veces resulta incompleto y casi nunca perfecto, usar papeletas provisionales podría ayudar a dar servicio a los electores que asistan a mesas equivocadas. Información específica para el voto en ausencia durante la jornada electoral En países en donde se tiene más de un huso horario y en los que se permite el voto en ausencia el día de los comicios, los electores en ausencia necesitarán información sobre la hora de cierre, especialmente para aquéllos que sufragan en una zona con distinto horario a la zona en la que están registrados. Esto será necesario en jurisdicciones en las cuales el voto en ausencia no pueda realizarse después de la hora equivalente a la hora de cierre del distrito en el que originalmente le correspondía votar al elector. Información sobre los procedimientos para votar en la mesa de votaciónÉnfasis especial en los procedimientos requeridos La conducción de una campaña de información enfocada en los procedimientos dentro la mesa, garantizará que los electores estén preparados para sufragar cuando lleguen a ella. A pesar de que la mucha de esta información compete a largo plazo a la educación electoral, hay ciertos mensajes que deben enfatizarse cuando se desea que los servicios al electorado y la afluencia de electores resulten efectivos. Debido a que la información sobre cómo llenar correctamente las papeletas y sobre los procesos electorales, puede ser olvidada por los electores entre una elección y otra, incluso cuando dichos procedimientos permanecen sin cambio, es importante que se les recuerden cuáles son los procedimientos a seguir. Objetivos y temas Al considerar los elementos que deben incluirse en la información al electorado, (además de la educación) tienen que tomarse en cuenta las campañas sobre procedimientos electorales, el costo-efectividad y los efectos de un exceso informativo. Entre las preguntas más comunes se encuentran:
En el conocimiento esencial sobre los procedimientos de la votación se incluyen temas como:
Documentos que deben ser mostrados por los electores Se puede exigir que los electores lleven consigo ciertos documentos a las mesas de votación, que comprueben su identidad o su elegibilidad para ejercer su derecho al voto, tales como tarjeta de identificación nacional, la credencial para votar, o documentos similares. Si llegan a la mesa sin alguna de éstas, podrían carecer de tiempo suficiente para regresar a sus casas por ellas y volver a la mesa a tiempo para votar. La exclusión de estos electores podría provocar problemas que llegaran a interrumpir seriamente el proceso electoral. Contar con campañas intensas de información que enfaticen la necesidad de que los electores de lleven consigo documentos específicos –realizándose antes del día de los comicios-, pueden disminuir los problemas antes mencionados. La información debe consistir en un mensaje sencillo, que puede estar relacionado íntimamente al mensaje informativo sobre las fechas de votación, los horarios y ubicaciones de las mesas. Siempre es importante que se considere la cobertura masiva y la información dirigida a grupos específicos que no tienen acceso a medios normales de comunicación. Votación asistida La información sobre la votación asistida puede enfocarse directamente a grupos de ciertas áreas geográficas, mediante instituciones y grupos comunitarios que trabajen en favor de personas con impedimentos físicos o con bajos niveles de alfabetización. Contenido de la información Los procedimientos de votación pueden ser difundidos ampliamente en un mensaje que los reduzca a pasos sencillos. Generar información para los medios de comunicación, como anuncios públicos, o el envío directo de materiales informativos enfatizando estos pasos, es particularmente importante cuando estos procedimientos hayan cambiado, o cuando exista un número de electores registrados que tengan poca o nula experiencia electoral. Estos materiales crean una base sobre la cual pueden desarrollarse otros mensajes más específicos. Una consideración clave es la de mantener la sencillez en estos materiales, ya que se trata sólo de información y no de un método de educación formal. Además, es conveniente que se procure que la información más detallada sea difundida mediante el contacto personal y a través de consejos proporcionados por funcionarios de mesa. Los mensajes visuales y orales deben basarse en una serie de frases explicativas sencillas que contengan:
Este estilo de información no debe ser el único mecanismo para la difusión de información; es un refuerzo general que coadyuvará a que la información esté más clara en la mente del elector. La información efectiva requerirá clasificar mensajes sobre los temas importantes, tales como la ubicación de las mesas. Métodos de información Los medios impresos son más efectivos para información que es más general. Se deben tomar precauciones para asegurar que los carteles o la publicidad impresa se acoplen a los niveles de alfabetización de la sociedad. Un alto contenido pictórico podría ayudar a explicar métodos más complejos. La televisión también puede ser utilizada de forma efectiva. Los diferentes pasos que deben seguirse para la votación, pueden hacer que la radio no sea el medio más efectivo para su transmisión. Las juntas comunitarias, los simulacros y el uso de otros medios impresos son también métodos efectivos de difusión de estos mensajes complejos. Guías electorales En sociedades más desarrolladas o con mayores índices de alfabetización, la publicación de guías para electores que son enviadas a las direcciones de los electores registrados (o que se pueden obtener a través de instituciones públicas), pueden ayudar a proporcionar información segura y completa sobre todos los procedimientos de la votación. La entrega personal de las guías informativas en lugar de su entrega postal, es un método más costoso, pero puede garantizar que todos los electores tengan acceso a la información. Esto puede ser particularmente relevante cuando se trata de alcanzar a grupos tales como las amas de casa, quienes han sido tradicionalmente excluidas del proceso de toma de decisiones. Es importante que se tenga el apoyo de los medios de comunicación para transmitir esta información, difundiendo mensajes que anuncien a los electores deberían haber recibido dicha información y proporcionando un número telefónico de contacto para pedir más guías (en el caso necesario). Con esto se aumentan las posibilidades de que se lea la guía y se corrijan errores en las direcciones de envío. El día de los comicios Los electores tienen una necesidad continua de información, aún durante la jornada electoral. Algunas sugerencias sobre como obtener buenos resultados incluyen: Requerimientos de ciertos documentos. La necesidad de llevar consigo un documento de identificación a la mesa, es un mensaje que debe ser reforzado a través de los medios de comunicación el día en que se lleven a cabo los comicios. Dicha información puede combinarse con mensajes que anuncien la fecha de las elecciones y los horarios de operación de las mesas. Información sobre los procesos de la votación. Es preferible que la información sobre el procedimiento electoral sea dada por los funcionarios de mesa antes de los comicios, mediante contacto personal en los centros de información, en lugar de que los medios de comunicación compliquen el mensaje. Las oficinas de servicios de información y cualquier servicio telefónico, también deberían operar durante la votación. Dudas sobre el procedimiento. Las mesas deberían tener funcionarios con la tarea específica de resolver las dudas de los electores sobre el procedimiento de votación, apoyados con materiales audiovisuales, particularmente alrededor de las áreas en las que los electores hacen fila para votar. La temática puede incluir tanto lo que se espera de los electores como de los servicios proporcionados en la mesa. Mesas o instalaciones especiales para la votación Para una discusión más amplia sobre programas de información al electorado y acerca de procedimientos en los centros de votación especiales. Información para garantizar la validez de los votosConsideraciones básicas La acción de votar, ya sea manualmente o a través de una máquina de votación o computadora, constituye el propósito fundamental de una elección. Cuando un elector marca incorrectamente su papeleta, o la deposita de manera equivocada, esta será excluida del cálculo de la votación, ocasionando que el elector pierda su oportunidad de elegir a sus representantes. Una vez que la papeleta se introduce en la urna o es aceptada por la máquina de votación, es imposible que pueda modificarse. Por eso, el gasto incurrido para ese voto, en esencia, habrá sido desperdiciado. Factores subyacentes La información sobre cómo votar correctamente tiene suficiente importancia para justificar que se considere por separado y que constituya una parte básica de los programas informativos para el electorado. El grado de énfasis dependerá de factores tales como:
Existen ciertas condiciones bajo las cuales se necesitan campañas más intensivas y completas sobre cómo votar correctamente. Estas incluyen:
Grupos de audiencia En todas las elecciones, la información sobre cómo marcar correctamente las papeletas es un ingrediente esencial de las campañas de información al electorado. Las elecciones son infrecuentes, cuestión que dificulta la completa retención de datos de una elección a otra, aún en los sistemas electorales más elementales. Adicionalmente, siempre se tendrán nuevos electores que alcancen la edad legal para votar o que cumplan con los requisitos para ejercer su derecho al voto (tales como la ciudadanía). Que las campañas dirigidas a maximizar el número de electores que marquen correctamente la papeleta cubran los requisitos de costo-efectividad, dependerá de que se realice una investigación concienzuda. Aunque existe la necesidad de que este tema tenga una cobertura máxima, hay ciertos grupos de electores que requieren atención particular, entre los que destacan:
En muchas sociedades, se tiene que poner especial atención en la difusión de información dirigida a los electores de sexo femenino, particularmente cuando tienen una historia de poca participación en la actividad pública. La investigación sobre las papeletas que fueron anuladas o invalidadas en elecciones pasadas, ayuda a identificar a los electores que necesitan más campañas de información. El estudio puede identificar las áreas que tienen mayor índice de votos inválidos, cuáles son los errores más comunes, así como los lugares en donde sería más ventajoso aplicar campañas de información más intensas. Después de que haya transcurrido el período para impugnar los resultados de la elección, sería recomendable que el organismo electoral tuviera el poder para examinar los votos u otros registros electorales. Las disposiciones legales o administrativas sobre los lapsos de tiempo para destruir el material electoral, deberían suministrar suficiente tiempo para realizar un análisis.
Temas de importancia para la difusión de la información Los temas comunes que se deben tratar al momento de informar a los electores sobre el marcado correcto de sus papeletas, deberían incluir:
En las zonas que tengan poca alfabetización, las campañas oficiales también deberían enfatizar los símbolos o imágenes utilizados por los diferentes partidos políticos, así como cualquier número oficial que se use en las papeletas para identificar a los candidatos. Esto debe realizarse de manera equitativa y cuidadosa, para evitar sospechas sobre favoritismos hacia alguno de los participantes políticos. En algunos casos, podrían usarse papeletas de práctica que listen a los partidos políticos y candidatos de la misma forma en la que aparecerán en la papeleta ordinaria. Sin embargo, se deben tomar precauciones para que evitar percepciones de favoritismo político en la información otorgada por los funcionarios de mesa. En sistemas en donde la papeleta se tiene que marcar varias veces- cuando todos o algunos de los candidatos se tienen que numerar de acuerdo a la preferencia del elector, o cuando se deben de borrar los candidatos exceptuando uno- la complejidad añadida en el sistema de votación, podría requerir una serie de mensajes separados sobre cómo marcar la papeleta. Estos mensajes pueden ser:
Elecciones simultáneas bajo sistemas diversos Cuando se utiliza más de una papeleta para la misma elección o para elecciones simultáneas, se podrían presentar dificultades adicionales, especialmente cuando el elector tienen que marcar la papeleta de diversas formas. La información al electorado enfrenta un reto especial cuando tiene que explicar un proceso con elecciones simultáneas para parlamentos bicamerales; en donde la elección de una cámara requiere que el elector marque o numere más de un nombre de partido o candidato, mientras que para la otra cámara solo tiene que marcar una sola preferencia en la papeleta. En estos casos, las campañas de información tienen que enfrentar cada método de marcado en mensajes diferentes, en lugar de utilizar un mensaje para ambos métodos de marcación. De igual forma, se tendrán que desarrollar campañas de información locales enfocadas a los electores de distintos distritos electorales, que tengan diferentes requerimientos para marcar las papeletas. Esto ocurrirá, cuando:
Métodos de información Los métodos que se usen para informar, variarán dependiendo del tipo de información que se quiera suministrar como:
Para maximizar el impacto de esta información, es preferible que el uso de los medios masivos se concentre en la semana previa a los comicios. Cuando se elaboran guías de información para repartirse entre el electorado, es importante que estas contengan una sección con instrucciones para el marcado o emisión de las papeletas. Asistencia el día de los comicios En el día de la elección se deberían colgar carteles dentro de las mesas de votación que muestren cómo marcar y/o depositar las papeletas correctamente, para que actúen como recordatorios para electorado a la hora del sufragio. Se puede maximizar la efectividad de los carteles, cuando se colocan dentro de las mamparas frente al elector, sobre la mesa en la que votará, o sobre la maquina de votación (cuando se usen). Si se utilizan mamparas de cartón, dicha información puede imprimirse directamente sobre cada mampara. Cuando se utilizan papeletas de cartoncillo, cada una debe contener instrucciones claras sobre cómo debe marcarse; por ejemplo, “Marque con una cruz (X) el recuadro que está frente al nombre del candidato de su preferencia”. Información que los funcionarios de mesa deben brindar Los funcionarios de mesa también deben promover activamente la marcación correcta de las papeletas; por ejemplo, en lugares en los que se ha utilizado un “eslogan” para promover la marcación correcta de las papeletas, los funcionarios de mesa que tienen la labor de controlar a las personas en espera de votar, podrían usarlo para reforzar la información. Los funcionarios de mesa deben estar preparados para explicar el procedimiento correcto de marcación de papeletas cuando sea solicitado por los electores. Los funcionarios de mesa deben tener cuidado de no ayudar a los electores a marcar las papeletas, con la excepción de los países en los que las reglas permiten tal ayuda. El uso de computadoras Cuando los electores utilicen terminales de computadoras para votar, ya sea en pantallas sensibles o con teclado, se requerirá de asistencia intensiva en las mesas para garantizar que sepan cómo utilizar las máquinas correctamente. En general, se debería permitir que cada elector practique en una computadora de simulación (con candidatos imaginarios) bajo la supervisión de un funcionario de mesa bien capacitado, que se asegure de que el elector sea capaz de utilizar la computadora para depositar su voto real. Facilidades para la votación especial Los electores que hagan uso de instalaciones especiales para el voto en ausencia o por correo, necesitarán instrucciones especiales sobre cómo marcar sus dos papeletas, así como cualquier formato o sobres que acompañen a sus papeletas para comprobar su elegibilidad para votar. Aunque estas instrucciones pueden estar disponibles en formatos separados, o promovidos a través de campañas estratégicas de información, también deberían incluirse en el material que acompaña a las papeletas que deben ser marcadas. Si se usa un sistema de sobres, deberían darse instrucciones a quienes votan por correo sobre cómo insertar las papeletas en los sobres correctamente. De igual forma, se debe delimitar claramente la fecha límite para la recepción de papeletas por correo. Ya que dichos electores no tienen la posibilidad de contactaron las autoridades electorales para aclarar sus dudas, es extremadamente importante que estas instrucciones sean comprendidas en su totalidad. Información sobre la integridad del proceso de votaciónCuestiones informativas Existen dos aspectos para promover la información electoral sobre la integridad en el proceso de votación.
Enfoque de la información Hay algunos temas sobre la integridad que deben reforzarse durante el periodo previo al día de las elecciones, particularmente cuando se tiene un gran número de participantes nuevos en los procesos electorales, o cuando se acaban de introducir métodos de votación abiertos y justos. La secrecía del voto es una cuestión que requiere de mucho énfasis, particularmente en democracias nuevas, pero también en sociedades más tradicionales en donde los varones son cabezas de familia, o en donde los líderes tradicionales están acostumbrados a tener un papel determinante en la toma de decisiones. En este último caso, asegurar que los electores puedan emitir su voto en compartimientos que no estén a la vista de todos, ayudará a que los oficiales de votación eviten la votación por decisión grupal o por suplantación ilegal. Estos mensajes deben combinarse con información sobre la marcación correcta de las papeletas o, cuando la historia cultural del país tenga la necesidad de un énfasis más intenso, como que las campañas de información al electorado sean un componente aparte (la educación al electorado también debe reforzar la secrecía del voto). En estos contextos, también sería de utilidad colocar carteles alrededor del área de votación. Pudiera necesitarse que los oficiales de las mesas de votación enfaticen la inexistencia de equipos ocultos que graben la forma de votar dentro del compartimiento de votación. Los métodos de prevención de fraude electoral son otra cuestión que podría requerir un énfasis especial, durante las campañas de información que tratan la integridad del proceso. Cuando estos métodos consisten en controles administrativos, el hacerles una publicidad amplia a través de campañas informativas podría ser contraproducente. Cuando se requiere de la participación activa de cada elector, como marcar sus dedos con tinta indeleble, estos métodos pueden utilizarse tanto para preparar a los votantes para el proceso, como para disminuir los temores de fraude. Por ejemplo, en las campañas informativas se podrían incluir temas como el de la invisibilidad o el carácter temporal de la marca de tinta indeleble, los cuales disminuirán los temores de que más tarde la gente que haya sufragado pueda ser reconocida de manera pública. Uso de medios noticiosos En democracias más experimentadas o con mayor cobertura por parte de los medios de información, el uso de “spots” noticiosos y la cobertura de los medios de información, son más económicos que producir materiales informativos para su distribución, con el afán de promover la integridad de la votación. Para enfatizar la integridad electoral, se pueden realizar “spots” informativos, o acuerdos con los medios informativos de manera que éstos lleven a cabo reportajes sobre temas relacionados con el avance en los preparativos electorales, por ejemplo, la producción de las papeletas, los procesos de votación, el otorgamiento de credenciales de elector y los sistemas para prevenir el voto múltiple. Facilidades para la votación especial En las instalaciones especiales que requieren sobres para colocar las papeletas, así como información personal de los electores para verificar su elegibilidad para votar (como en algunos sistemas de votación en ausencia o de votación por correo, o para algunas papeletas provisionales), los electores podrían temer que la información se utilice para determinar su forma de votar. Es recomendable que los materiales usados por estos métodos de votación, indiquen los pasos que se seguirán para separar de la papeleta la información personal del elector. La información que se proporcione sobre los métodos de votación especial, también deberían indicar la forma en que se preservará la secrecía del voto. Planeación de egresosConsideraciones básicas Es muy importante que todas las elecciones tengan una administración de egresos eficiente, para ello, los acuerdos financieros de la logística electoral debería garantizar:
Existen algunos temas sobre el manejo de fondos en los operativos electorales que sobrepasan los temas de presupuesto y costos. Autorización de gastos Durante el periodo electoral con frecuencia existirá la necesidad de contratar personal y de hacer algunas compras urgentes en localidades específicas. Los procedimientos para la autorización de gastos deben satisfacer dicha necesidad, mediante un sistema que otorgue a las oficinas locales poderes limitados que les permitan realizar gastos superiores a los de su presupuesto asignado. Por supuesto que esta delegación de responsabilidades económicas deberá llevarse a cabo de manera limitada y a través de un estricto sistema de control. Es muy importante que se tengan sistemas de monitoreo relacionados con tales gastos, para asegurar que:
Podría ser apropiado que los administradores electorales dispongan de tarjetas de crédito oficiales para adquirir suministros electorales, claro que ello solo será conveniente en lugares que tengan mecanismos de control efectivos. Recibos de compra Generalmente el Estado cuenta con diversas normas económicas que rigen los procedimientos de compra de los organismos o autoridades electorales. Sin embargo, debido a los límites de tiempo que se dan durante los procesos electorales, los cronogramas que se necesitan para la aplicación efectiva de dichos procedimientos podrían hacer que éstos resulten impracticables (sobre todo cuando existen procedimientos tradicionales de compra, y cuando los gastos mayores están sujetos a aprobación por parte de alguna junta estatal). Para asegurar el abastecimiento puntual de material y equipo, es importante que se aceleren los procedimientos de compra disponibles y que éstos mantengan un estricto control de gastos. Para esto se requiere de:
Contratación de personal Los costos de contratación de personal representan el gasto más importante de la logística electoral, con excepción de las jurisdicciones en las que el personal está obligado por ley a otorgar sus servicios gratuitamente. La buena forma en que se manejen estos recursos, determinará en gran medida en la efectividad que tengan los gastos de todo el proceso electoral. Los siguientes puntos contribuyen a garantizar que el personal tenga un costo eficiente: Se tiene que considerar cuidadosamente cuáles serán los salarios del personal. Exceptuando a las sociedades en las que la labor de los funcionarios de mesa se considera como una responsabilidad cívica, los salarios deberán ser atractivos para que se pueda contratar personal de calidad. La retención de este personal es importante porque reduce los costos a largo plazo al construir una base capacitada. Si los salarios se consideran demasiado bajos, los funcionarios de mesa no estarán dispuestos a aceptar ofertas de empleo en elecciones futuras, ocasionando que se pierda personal experimentado. Los salarios aceptables para los funcionarios de mesa se pueden determinar comparando los salarios de personal del mismo nivel en agencias del sector público. Cuando los funcionarios de mesa tienen diferentes niveles de responsabilidad, por ejemplo, en el caso de los presidentes de mesa comparados con los guardias de urnas, se podría hacer una escala de diferenciación. Sin embargo esta escala de pago debe tener la menor cantidad de grados que sea posible para que sea un proceso sencillo y preciso. Se puede aumentar la sencillez cuando se paga a los funcionarios de mesa una cantidad equivalente a las labores que desarrollaron el día de las elecciones, por la capacitación, y por otras responsabilidades similares. Al personal temporal que asista en las labores de oficina del organismo electoral, podría pagársele por hora para disminuir los gastos de acuerdo a las altas y bajas de carga de trabajo. Sistema de pago del personal El hecho de que exista un gran número de personas contratadas como funcionarios de mesa, es un elemento de presión sobre los sistemas de pago al personal y para el control de validez de los mismos. Debe existir un sistema confiable para pagarles a todos los funcionarios de mesa con rapidez y puntualidad. Así mismo, el personal debería estar informado sobre los métodos de pago y sobre las fechas de su capacitación. Los sistemas de pago deben ser capaces de alcanzar un nivel que permita cumplir con los compromisos establecidos. El pago impuntual desalentará al personal para aceptar nombramientos en el futuro como funcionarios de mesa. Debería promoverse el uso de sistemas de pago ya existentes, (agencias gubernamentales grandes o sistemas de nómina de agencias de recursos humanos). Especialmente cuando existe gran número de personal que debe ser remunerado, esto dificultará que se logre un nivel satisfactorio de eficiencia para el sistema de contrataciones externas (el hecho de que el personal no reciba su pago dentro de las dos primeras semanas después del día de las elecciones puede significar un nivel deficiente de servicio). Cuando no se tenga un sistema con la capacidad suficiente, se tendrá que adoptar la ruta más costosa de desarrollar un sistema interno. Métodos de pago de personal El método de pago tendrá variaciones de acuerdo al entorno. Podría ser:
Cuando el pago se hace después del día de las elecciones, se deben tener acuerdos especiales para hacerles llegar sus pagos a los funcionarios en áreas en las que el servicio postal no sea confiable o en zonas rurales remotas. Para esto se puede utilizar un crédito directo a las cuentas de banco o a los recibos que utilice el organismo electoral. La naturaleza dispersa del personal y del equipo en las diferentes mesas podría dar pie a que se realicen “pagos fantasmas”; por ejemplo, el pago a personal ficticio, y el pago adicional indebido a funcionarios de mesa. Los sistemas de control de contratación y de pago deben ser lo suficientemente fuertes para prevenir estas malas prácticas, pero además, deben ser sencillos para que permitan el procesamiento de numerosos pagos. Rendición de cuentas y fiscalización Debido a que los operativos de votación involucran grandes cantidades de personal y de equipo móvil que está distribuido en diversas locaciones, los sistemas para su contabilidad deben ser excelentes. Se debe tener un cuidado especial para mantener el control sobre los objetos pequeños y desechables, así como para teléfonos celulares y radios personales, además de garantizar que sólo se le pague al personal de mesa auténticamente designado. Los procedimientos oficiales de control financiero deben garantizar que:
Durante su capacitación, los funcionarios electorales deben tomar conciencia de estos procedimientos, así como de las infracciones por quebrantar las reglas de fiscalización y los estándares de comprobación. Todas las transacciones y adquisiciones de materiales y equipo para la logística electoral, deben estar sujetos a fiscalización para asegurar que se pongan en práctica los procesos de contabilidad. Cuando el organismo electoral no tenga capacidad de auditarse a sí mismo, se tendrán que contratar especialistas externos. Asistencia internacional Normalmente la asistencia financiera internacional para la logística electoral es otorgada con base en misiones de asesoramiento. Sin embargo, estas podrían carecer de tiempo suficiente para abarcar todos los problemas de disponibilidad de fondos. Existe el peligro de que se tomen decisiones tardías por culpa de los procesos de revisión y aprobación de los países donantes, lo que llevará a una asistencia deficiente o al desperdicio de asistencia. Como cualquier otro acuerdo financiero electoral, es mejor que esta asistencia se planee con relación al calendario electoral y se enfoque a determinadas cuestiones, en lugar de suministrar ayuda indiscriminadamente. Una cuestión de la administración financiera que es muy importante es: la rendición de cuentas para el financiamiento internacional, especialmente cuando se han suministrado tardíamente y cuando no se han gastado aunque ya haya pasado el periodo electoral. Sería recomendable que los donadores estuvieran involucrados en el proceso, mediante grupos de seguimiento para el uso de los fondos, o manteniendo cierto poder para aprobar su uso. Materiales y equipoDesarrollo de programas de abastecimiento La planeación, el diseño, la adquisición, la distribución de materiales y equipo electorales, además de la contratación de personal y de la selección de mesas de votación, son algunas de las tareas más importantes que tiene que realizar el organismo electoral para garantizar que todo este en orden para el día de las elecciones. Al desarrollar programas de abastecimiento, se debe tomar en cuenta que los materiales y el equipo:
Es extremadamente importante que los materiales y equipo se manejen eficazmente durante la elección, de forma que mantengan la confianza pública en la integridad de los procesos electorales y para que otorguen un servicio de calidad a los electores. La falta de entrega de los materiales esenciales a los electores, su demora, así como falta de seguridad para su manejo, podría ocasionar serios problemas en la percepción pública sobre la integridad electoral, cuestión que podría derivar en el rechazo de los resultados de la elección. Sería prudente que el cuidado del equipo y de los materiales fuera responsabilidad de un administrador con experiencia. También es vital que los gerentes de abastecimiento tomen parte en las políticas de la logística electoral y en la toma de decisiones, para garantizar que los procedimientos se desarrollen con la funcionalidad, confiabilidad y temporalidad necesarias. La importancia de contar con datos confiables La planeación sobre los materiales, el equipo y la logística, no puede realizarse eficazmente si no se dispone de datos puntuales sobre el desempeño de otras áreas de la administración electoral. La asesoría previa sobre el número de personas en el registro de electores, sobre la ubicación de las mesas electorales y sobre cualquier cambio en el procedimiento de la logística electoral, es esencial si se quiere realizar una elección económica. Algunas cuestiones importantes son:
El anuncio tardío de las elecciones normalmente se da en sistemas que no tienen un período determinado para realizarlas, incrementándose la necesidad de que se tenga un flujo constante y preciso de datos para tener listos los materiales y el equipo necesarios. Medidas de control Mantener el control sobre la adquisición, la distribución, el uso y la entrega de materiales y equipo después de las elecciones es necesario para garantizar:
Entre los elementos esenciales para el control de materiales y equipo se incluyen:
Todos aquellos involucrados en la adquisición y distribución de suministros (proveedores, trabajadores de transporte y de bodegas, funcionarios de mesa, personal del organismo electoral) deben recibir instrucciones claras sobre el mantenimiento del registro de los materiales. Es importante que las copias de los archivos de suministro y distribución, estén a disposición de los gerentes a nivel local, regional, y central para que todos tengan conocimiento de los perfiles de preparación y esto los capacite para un monitoreo efectivo del abastecimiento de materiales y de su distribución. La falta de control y de pruebas a los materiales y equipo, puede causarle graves problemas al organismo electoral. Con frecuencia, la adquisición urgente conlleva falta de control o un control inadecuado. El no tener conocimiento sobre el cumplimiento de las órdenes de abastecimiento, sobre el arribo de los suministros a sus destinos, o sobre la calidad y condición de las provisiones, podría dificultar que la logística electoral sea efectiva. La falta de controles y de responsabilidades para la distribución y control de los suministros, podría afectar la integridad de las elecciones, si se extraviaran materiales se podría provocar una pérdida financiera seria. Muchos materiales que usa la logística electoral tales como teléfonos celulares, equipo de cómputo, y vehículos, son portátiles y por ende, susceptibles a pérdida o al robo. Control de fuentes de suministro Se tienen que controlar las fuentes de suministro de equipo y de materiales, para que se pueda comprobar que las adquisiciones son efectivas y económicas. Estos controles deberán incluir:
Requisitos de suministro La logística electoral requiere el abastecimiento de una gran diversidad de materiales y equipo. El cálculo sobre la cantidad de materiales y equipo requeridos, debe tomar en cuenta todos los usos, no sólo aquellos destinados al día de los comicios. Se debe considerar especialmente aquel equipo utilizado para uso interno del organismo electoral, para la capacitación del personal y para otras actividades, tomando en cuenta también los materiales y el equipo necesario para la información pública y para las actividades educativas. Las reservas de contingencia deben calcularse igualmente (para la mayoría de las provisiones generalmente se usa el rango del 5 al 10%). Material de referenciaUso de material de referencia estandarizado Se tienen que desarrollar materiales de referencia estandarizados para la logística electoral que ayuden a:
Contar con un material de referencia puntual, bien presentado y enfocado a las tareas específicas de todo el personal, tendrá como resultado un mejor servicio al elector. Cuando se ha entregado un material de alta calidad a todo el personal, los funcionarios de mesa podrán confiar en que tienen las guías correctas para todas realizar todas sus actividades. Así mismo, los electores tendrán la seguridad de que están siendo tratados de manera equitativa y con procedimientos y prácticas de un alto nivel. El material de referencia otorgado por el organismo electoral a otros participantes de las elecciones –por ejemplo, partidos políticos o candidatos y sus representantes, observadores independientes, fuerzas de seguridad, los medios de información- coadyuvará a garantizar que los participantes tengan plena conciencia de sus actividades, derechos y responsabilidades durante el proceso electoral. Manuales El material de referencia tiene mejor presentación cuando viene en forma de manuales, en lugar de instrucciones improvisadas, las cuales pueden perderse o ser mal interpretadas. Sin embargo, a lo largo del periodo electoral, se aconseja que los administradores electorales mantengan comunicación constante con el personal de las mesas para monitorear:
Tales comunicaciones en forma de boletines informativos constantes durante el periodo de operativos electorales, sirven como soporte del material de referencia ya existente. Listas de verificación Los manuales también pueden ser sustituidos por listas de verificación. Simplificar los procedimientos y labores en un formato de lista de verificación, aumentará la facilidad de entendimiento y otorga una manera de verificar si se han llevado a cabo y terminado las labores previstas. Los mensajes en los manuales también pueden ser reforzados mediante el uso de otros materiales de referencia visuales –tales como videos, carteles, o transparencias- que muestren las labores descritas en los manuales. Elaboración de los manuales Al elaborar los manuales para la logística electoral, se deben tomar en cuenta los siguientes temas fundamentales: La flexibilidad del formato. Se tiene que tomar en cuenta la durabilidad y el sector de la población a la que se dirige el manual. Cuando se tienen que refrendar algunas cuestiones sobre el manual, será preferible contar con un formato tipo carpeta. La organización de la temática tratada en el manual o serie de manuales, deberá dividirse en secciones adecuadas para el personal que se dedica a labores concretas. La verificación de la exactitud de las descripciones del marco legal, la sencillez para su comprensión, el grado de actualidad, y la facilidad para poner en práctica los procedimientos descritos. La revisión de los materiales incluidos en el manual por parte de expertos en la materia siempre será necesaria. Lo más importante es que los manuales sean para uso del personal de campo, y por lo tanto, es mejor que sean presentados de tal forma que resulten apropiados para su uso en cualquier situación. Lo ideal sería que el personal de campo, los administradores locales, sus asistentes, los presidentes de mesa y los funcionarios que llevan a cabo el conteo de votos, así como los representantes de los electores, estuvieran involucrados en el desarrollo de los manuales para la logística electoral. Por lo menos, debería haber una revisión del contenido de los manuales por dicho personal y por los clientes antes de su publicación. Siempre que sea posible, se debe utilizar un lenguaje sencillo, así como imágenes pictóricas o diagramas con ejemplos apropiados. Debe haber una compilación y distribución puntual para que el personal tenga tiempo de familiarizarse con el contenido antes de ponerlo en práctica. Deben existir mecanismos de control para garantizar que los cambios al manual sean preparados, recibidos, e incluidos por todo el personal involucrado. ManualesAsuntos generales de diseño y contenido Cuando se diseñan manuales para uso de la logística electoral, es importante que se consideren algunas cuestiones generales de diseño y contenido. Debido a que algunos manuales podrían implicar un gasto elevado, los diseñadores deberían tratar de suministrar el mejor material al precio más accesible. Los organismos electorales utilizan distintos tipos de manuales dependiendo de la función y el sector al que van dirigidos. Esta sección estudia los distintos manuales, mediante un primer acercamiento genérico para después analizarlos detalladamente. Los factores genéricos que tienen que considerarse son: Flexibilidad de formato. Un ejemplo sería la producción de manuales en formato de hojas sueltas para posibilitar la incorporación de cualquier cambio o agregado al material de capacitación. La naturaleza y capacidades del público al que van dirigidos. El estilo lingüístico y la densidad del contenido deben ser adecuados para el tipo de personal que utilizará el manual. Algunas medidas que pueden facilitar la comprensión, incluyen el uso de un lenguaje sencillo y no jurídico, de representaciones visuales más que textuales, y el desglose de acciones complejas en pasos sencillos. Costos de producción y distribución. ¿Es realmente necesario para facilitar la consulta diferenciar las secciones con color, o basta con usar tipografía en negritas e índices claros? Según la función del manual, ¿cuál es la necesidad real de durabilidad y peso de las cubiertas o portadas? Tipo y extensión de la información requerida. ¿Todo el personal necesita una explicación detallada de sus funciones en formato de manual, o sería más fácil de entender –y menos costoso- producir listas de verificación de tareas para los que tienen funciones sencillas? ¿Se debe elaborar un manual único de gran extensión, o el personal tiene funciones y papeles lo suficientemente diferentes para que valga la pena producir manuales separados, de menor volumen? Volumen del tiraje- La extensión del tiraje dependerá de la economía, y tendrá como prioridad asegurar que todo el personal relevante tenga acceso al material de consulta necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente. Impresión de grandes cantidades- La gran cantidad de manuales que requieren los oficiales de votación implica que estos sean mejor manejados cuando se contratan impresores especializados, en lugar el organismo electoral realice la tarea. Impresión de manuales de menor tiraje- Para manuales de menor tiraje, como los que necesita el personal administrativo de la logística electoral, se puede producir un material original y reproducirlo en masa mediante fotocopias. Siempre y cuando se cuente con el equipo necesario. Sin importar lo estrictas que sean las pautas a seguir, siempre existirá personal de votación que olvide o pierda sus manuales. Se tiene que calcular la cantidad de manuales requeridos por los oficiales de votación a través de un estimado. También es importante considerar que las oficinas administrativas de la logística electoral podrían necesitar copias de los manuales que se usan en las mesas de votación. Las experiencias pasadas son relevantes y proporcionan una guía sobre el material extra que se necesita. Se recomienda imprimir al menos un 10% de material adicional para usar como repuesto en las sesiones de capacitación y en las mesas de votación. Las copias adicionales también pueden cubrir cualquier petición que hagan los partidos políticos, candidatos y el público en general. De preferencia, los manuales de la logística electoral deberían estar disponibles para el público, para promover la transparencia en la administración de la logística electoral. Tipos de Manuales Normalmente el organismo electoral produce:
El organismo electoral también produce:
Manuales administrativosCodificación de procedimientos Los manuales administrativos son importantes para garantizar equidad en el trato a todos los electores, para asegurar que las leyes y regulaciones sean consistentes y para que el personal administrativo interprete correctamente la legislación. Permitir que los manuales de la administración de la logística electoral estén disponibles como documentos públicos, promueve la transparencia dentro de la administración. El rango y contenido de los manuales dependerá de la estructura del organismo electoral, ya sea que tenga una presencia local o regional permanente, o que contrate funcionarios, instalaciones y equipo temporales; si tiene control sobre la logística, o si otros organismos locales la llevan a cabo. Codificación de los procedimientos- Codificar todos los procedimientos y prácticas administrativas de la logística electoral, sirve como material de referencia y como base para desarrollar una capacitación técnica, para el personal del organismo electoral que es responsable de la administración logística. Responsabilidades del personal. Deben definir claramente las responsabilidades del personal. Cuando la administración esté organizada con base en una división funcional, o se mantengan oficinas centrales, regionales y/o locales durante el periodo electoral, se puede promover el buen entendimiento de las responsabilidades mediante la producción de diferentes manuales para cada tarea o procedimiento que tenga que realizar cada división o nivel organizacional. El área temática debería incluir:
Contenidos- existe la necesidad de garantizar que el contenido cubra información relevante y pertinente como:
Manuales para oficiales de las mesas de votaciónEnfoque de la información Cuando el personal de la mesa de votación esté jerarquizado, o se le asignen deberes según sus niveles de habilidad o responsabilidad, se justifica el uso de manuales distintos según la categoría de cada individuo, de esta forma se disminuye el riesgo de confusión, permitiendo que el personal que ocupa posiciones que requieren más habilidades o estudios, disponga de una guía más detallada. Cuando los manuales y las listas de verificación mantienen un estilo y un formato sencillo (ver Listas de verificación y Credenciales), es más probable que los oficiales de la mesa de votación los usen como referencia, cuando necesiten asistencia rápida para tomar una decisión el día de la jornada electoral. Enfoque de la información- Los manuales para los oficiales de las mesas de votación deben cubrir cuatro áreas básicas de instrucciones:
Nota: Si el escrutinio se realiza en centros de escrutinio especiales y no en la mesa de votación con personal distinto, será necesario elaborar manuales de escrutinio por separado. Si se lleva a cabo en las mesas de votación, los procedimientos correspondientes deben incluirse en el manual de los oficiales de votación. Oficiales para facilidades de votación especial- El personal de las instalaciones para votación especial, tendrá funciones muy específicas de acuerdo con la modalidad de voto que se emplee. Si hay diferencias considerables entre sus procedimientos y responsabilidades respecto a los del personal en una mesa ordinaria, es recomendable producir manuales separados para asegurar la claridad y precisión de sus instrucciones. Mesas de votación móviles- Los oficiales de las unidades de votación móviles, tendrán funciones específicas adicionales relacionadas con logística, seguridad, conciliación de materiales y otros procedimientos, especialmente cuando operan por más de un día. Voto en el extranjero- Cuando el voto se emite en mesas de votación instaladas en el extranjero, los oficiales tendrán funciones específicas relacionadas con el suministro y la devolución de materiales, así como la administración del voto por correo o del voto en ausencia. Votación anticipada- El personal que dirige la votación anticipada ya sea por correo o en persona, también podría estar sujeto a diversos procedimientos de votación. Referendos locales: En algunas circunstancias, cuando los referendos locales se realizan al mismo tiempo que las elecciones, la elegibilidad para votar en el podría restringirse a determinadas áreas o grupos comunitarios. En dicho caso, en lugar de incluir las instrucciones para el referendo dentro de todos los manuales para los oficiales de votación, sería más efectivo producir manuales específicos para que solo se usen en las mesas de votación afectadas. Manuales para capacitadoresDiferencia con los manuales para el personal Los capacitadores del personal de votación necesitan un manual que – además de la información que contienen los manuales para los oficiales de votación y del personal administrativo- aborde el diseño de las sesiones de capacitación y la forma de impartirlas. Cuando se utilice un sistema de capacitación de cascada, es esencial tener manuales muy detallados para quienes tienen poca experiencia formal en la capacitación de adultos. Cuadernos de trabajo para la capacitación- Como parte del material de consulta para la capacitación y la evaluación de conocimientos, se pueden usar cuadernos de trabajo que permitan monitorear el progreso de los oficiales de votación. En sociedades con un bajo nivel de escolaridad, estos cuadernos resultan poco útiles, y en algunas otras, las consideraciones de costo pueden evitar su uso. En esos casos, el uso de simulacros y representaciones, bajo la dirección de capacitadores con experiencia, puede ser un método eficaz de la evaluación de conocimientos. Manuales para partidos y candidatosFunción informativa del organismo electoral Es conveniente que el organismo electoral produzca un manual específico para los contendientes políticos, detallando los procedimientos que llevará a cabo el personal encargado de la logística, así como las acciones, responsabilidades y derechos de los participantes políticos durante esta fase de la elección. Suministrar esta información minimiza conflictos o tensiones potenciales en la mesa de votación. Es recomendable que estos manuales se encuentren disponibles antes del período de la nominación de los partidos y candidatos. (Resulta igualmente útil producir manuales similares sobre otros temas que atañen a los partidos políticos y candidatos, como el registro de partidos y el marco reglamentario para su financiamiento y gasto). Contenido de los manuales Estos manuales deberían incluir secciones sobre:
Manuales para observadoresPúblico- Al escribir y compilar manuales para observadores, debe tenerse en cuenta que serán utilizados por gente con distintos antecedentes, con diversos niveles de conocimiento técnico sobre elecciones y con diferentes habilidades profesionales y de otros tipos. Como muchos observadores trabajarán en ambientes poco familiares, sus manuales deben ser una guía completa sobre la estructura y los procedimientos de la elección, explicando su papel y responsabilidades de monitoreo, su supervivencia y la administración de la observación. Estos temas son la base necesaria para la capacitación de observadores. Contenido:
Manuales para fuerzas de seguridadContribución del organismo electoral – Las fuerzas de seguridad producirán su propio análisis de riesgo, guías, manuales de seguridad operacional y estrategias de despliegue, como un marco para sus planes de acción electoral. También es recomendable que el organismo electoral elabore, o apoye a las fuerzas de seguridad para desarrollar un manual que detalle sus responsabilidades generales, para garantizar un proceso electoral libre y justo. Estos manuales deberán distribuirse entre todo el personal de seguridad involucrado. Contenido: El contenido debería incluir:
El formato y contenido de estos manuales debe tomar en consideración el nivel de escolaridad de las fuerzas de seguridad. En situaciones de transición o cuando las fuerzas pueden haber incorporado unidades irregulares a sus filas, se debe tener especial cuidado de proporcionar pautas estrictas con respecto al papel que desempeñan en el proceso electoral. Listas de verificaciónGeneralidades El uso de listas de verificación como información de control y consulta, proporciona un formato sencillo y estandarizado, que puede usarse como instrumento de monitoreo, siendo más fácil de consultar que la información descriptiva que tienen los manuales voluminosos. Las listas de verificación también ayudan a estimular un monitoreo constante sobre la realización y finalización de funciones. Sin embargo, estas son complemento de los manuales de procedimientos, no un reemplazo. Su diseño y método de producción dependerá del contenido y del público al que se dirija. Para acciones administrativas centrales, como el suministro de materiales, las listas de verificación pueden ser usadas sólo por uno o dos miembros del personal, pudiendo estar constituidas por hojas de control escritas a mano o a computadora. Cuando las listas se usan para estandarizar las acciones de un gran número de personal, de los presidentes de distrito electoral, del personal de empaque de material, de los presidentes de mesas de votación o de los oficiales de votación, es mejor que se produzcan como apéndices o secciones integradas en sus instructivos o manuales de procedimientos. A continuación se citan algunos ejemplos de áreas en las que las listas de verificación resultan útiles: Nominaciones Procesar las nominaciones puede ser un procedimiento complejo, especialmente cuando se tiene que obtener información de otras autoridades. El uso de listas de verificación ayudará a rastrear adecuadamente la etapa del proceso de cada nominación y proporcionará un formato estándar de información con base en el cual se acepta o se rechaza. Evaluación de los centros de votación El uso de listas de verificación apoyará de manera consistente la evaluación de lugares de votación potenciales, para determinar si satisfacen los estándares requeridos. Control de materiales El uso de listas de verificación para monitorear el estado del diseño, los pedidos, el control de calidad, el suministro y la distribución de materiales electorales, es un instrumento de control necesario cuando el ambiente de suministro es complejo. El manejo de inventarios, de envíos e incluso de ciertos registros de conciliación, en un formato simple de listas de verificación ayuda a un desarrollo correcto de las actividades. Supervisores de las mesas de votación El monitoreo sobre el desempeño de las mesas durante las horas de votación, proporcionará información sobre el progreso de la votación, de problemas operacionales y hará advertencias sobre posibles impugnaciones, suministrando información útil para la selección de centros y del personal para elecciones futuras. Cuando los supervisores llenan listas de verificación del desempeño en sus visitas a las mesas de votación, la información recabada se puede conservar en un formato estandarizado. Oficiales de votación Para los oficiales de votación, el uso de listas de verificación es un recordatorio práctico de sus responsabilidades específicas, así como un instrumento útil para que los presidentes de las mesas puedan monitorear el desempeño del personal, garantizado que se hayan realizado las acciones necesarias. Se pueden usar listas sencillas de manera eficaz para tareas como las siguientes:
Los manuales para funcionarios de casilla pueden ser más funcionales si son diseñados como una serie de listas de verificación. Escrutinio de votos Las listas de verificación para el escrutinio de las papeletas de votación, pueden ser un recordatorio útil sobre los procedimientos de escrutinio y de los criterios para determinar la validez de las papeletas. Algunas tareas específicas que pueden detallarse en un formato de lista de verificación son:
Producción de las papeletasGeneralidades Las papeletas de votación, además de ser el material más importante de la elección, también es el que se produce en mayor cantidad. Es esencial que tengan un diseño sencillo que permita el correcto entendimiento de todos los electores y su adecuada evaluación por parte del personal de escrutinio. Todos los sistemas requieren estrictas medidas de control de calidad en su producción, para garantizar que las papeletas impresas sean exactas. En sistemas en donde las papeletas son artículos contables, se necesitan controles estrictos sobre su seguridad e integridad que protejan la validez del proceso electoral. Diseño de las papeletas Muchos elementos del diseño de las papeletas dependen del sistema electoral que se usa. Sus características más importantes suelen estar definidas en la legislación electoral. Sin embargo, dentro de estas limitantes suele haber la posibilidad de que los administradores simplifiquen y clarifiquen el diseño, de tal forma que resulte más fácil para los electores. No todos los sistemas se basan en que los electores marquen su preferencia en una papeleta: en algunos se usan fichas o boletos (tokens) en lugar de papeletas; en otros, los electores seleccionan la papeleta de su preferencia de entre una serie de opciones. Los tipos de diseño de papeletas que están actualmente en uso, van desde los que son difíciles de comprender, hasta los que contienen información suficiente para que los electores reconozcan al candidato de su preferencia, incluyendo símbolos de los partidos, fotos de los candidatos, e instrucciones claras sobre cómo marcar correctamente las papeletas. Producción La producción de papeletas es un lapso crítico dentro del proceso electoral. Las presiones de tiempo podrían ser muy acentuadas, en especial cuando se tienen que preparar papeletas detalladas para el voto anticipado, pocos días después de publicadas las postulaciones de partidos y candidatos. Sin importar cuales sean las presiones de tiempo, es esencial –especialmente para las papeletas de opción múltiple- que se apliquen medidas estrictas de control de calidad en su producción. Integridad
Diseño de las papeletasImportancia del diseño de las papeletas Los organismos electorales tienen que tomar en cuenta varios aspectos al momento de diseñar las papeletas de votación. Un principio general es que entre más sencillo el diseño más efectiva será la papeleta. El diseño de las papeletas influye en dos aspectos importantes del proceso electoral: 1. La capacidad del elector para entender las alternativas de partidos o candidatos que contienden en la elección, para que escojan sus preferencias de forma válida. Podría ser de mucha utilidad incluir algunos elementos como los símbolos partidistas, las fotografías de los candidatos, una breve referencia sobre los postulados de los partidos o candidatos y una indicación clara en la papeleta sobre el método para emitir el voto. 2. La precisión del escrutinio. Si las papeletas están mal diseñadas con cuadros muy pequeños o muy cercanos para indicar las preferencias, podría suceder que las marcas hechas por el elector toquen más de uno de los cuadros, con la consecuente disputa en el escrutinio sobre la validez del voto y, en este caso, a qué partido o candidato corresponde. a) El diseño también debe tomar en cuenta los costos de impresión. b) La flexibilidad en el diseño estará limitada por el sistema electoral y por las disposiciones legales relativas a su presentación. Será muy difícil diseñar una papeleta simple cuando, por ejemplo, el sistema permita que se incluyan muchos partidos o candidatos y el elector deba marcar una sola preferencia o un determinado número de ellas conforme a un orden numérico, como en el caso de Australia. Aún así, los administradores electorales pueden influir en el diseño de las papeletas mediante:
Información esencial Hay alguna información que debe aparecer en las papeletas impresas, por ejemplo:
Tipos básicos Los dos tipos básicos de papeletas requieren que los electores emitan su voto de manera cualitativamente distinta:
Cuando se ofrecen papeletas por separado para cada partido o candidato y los electores deben seleccionar y meter en un sobre su preferido, los asuntos relativos al diseño de las papeletas son relativamente simples, ya que cada una de ellas debe:
Componentes del diseño de boleta “Selección de marca” Si bien hay factores comunes en el diseño de este tipo de papeletas, existen diferentes estilos y combinaciones para su desarrollo. Aunque los siguientes ejemplos no son exhaustivos, sí indican el abanico de opciones disponibles. Métodos para marcar la opción preferida:
Información sobre los partidos o candidatos:
Instrucciones para el elector:
Tamaño y color de la papeleta:
Orden de los partidos o candidatos
Elecciones simultáneas:
Especificaciones claras Independientemente de cual sea el formato de la papeleta, la inclusión de especificaciones claras, aprobadas por la autoridad electoral ayudará al control de calidad y a la consistencia en la impresión. Podrían incluirse asuntos como:
Hacer que la votación sea sencilla El formato y contenido de las papeletas tienen que ser fácilmente comprensibles. La simplicidad facilitará la rapidez del flujo de electores ayudando a todos los electores no sólo a los que tienen menor índice de alfabetización, para votar con la certeza de no haber cometido errores. Hay algunos temas que deben considerarse al apoyar a los electores y a la efectividad de la administración, entre ellos: Incluir instrucciones claras para los electores en las papeletas. En la mayoría de los casos esto solamente requiere alguna variación de frases como “Coloque una marca junto al partido o candidato de su preferencia”, en las sociedades con menores índices de alfabetización, una ilustración en la parte superior de la papeleta puede ser de gran ayuda. Revisar disposiciones restrictivas que especifiquen un tipo de marca en especial para indicar las preferencias –un número, una “x”, una palomita-, excluyendo cualquier otra, aún cuando la preferencia del elector sea muy clara. Asegurarse de que el tamaño de los cuadros o espacios en los que se deben colocar las marcas, sean suficientemente grandes, especialmente cuando se tiene que indicar más de una preferencia, o cuando se trata de personas de edad avanzada o discapacitadas. De igual forma, la distancia entre los espacios o cuadros debe ser suficiente para prevenir cualquier confusión. Los sistemas de voto negativo (tachar o marcar a todos los candidatos excepto al preferido) suelen propiciar más errores y requieren más tiempo para llenar la papeleta, que los sistemas simples de preferencia positiva. Sin embargo, dado el uso histórico de este tipo de sistemas en algunos países, el cambio podría provocar confusión. La información sobre los partidos o candidatos ayuda a los electores a tomar una decisión. Al menos debería figurar el nombre del partido o candidato. La inclusión de los símbolos partidistas también podría ayudar a los electores. En las ciudades con menores índices de alfabetización, principalmente en donde las filiaciones partidistas son más fluidas, es útil incluir fotografías de los candidatos o líderes de partido. En el caso de elecciones simultáneas, el uso de colores distintos en las papeletas y urnas para cada elección puede reducir o minimizar la confusión. Revisar los tipos y tamaños de letra para lograr la mayor claridad posible. Cuando las papeletas para cada distrito electoral son de distinto tamaño, valorar la posibilidad de homogeneizarlo. Las papeletas muy grandes, especialmente aquellas que tienen que ser dobladas para poder ser usadas en las cabinas de votación, dificultan que el elector identifique o comprenda todas las alternativas. Impresión de las papeletasGeneralidades En sistemas donde las papeletas son artículos contables, la impresión debe estar rodeada de estrictos controles de seguridad. Si la autenticidad de las papeletas depende del uso de papel especial, el stock de papel también debe estar estrictamente controlado. Como la impresión de las papeletas de votación es un proceso de gran volumen que está sujeto a un tiempo limitado que requiere de total exactitud, el organismo electoral debe tener mucha confianza en la capacidad, en los procedimientos de control de calidad, en la integridad y en la seguridad que tengan los contratistas de impresión, además, tendrá que instrumentar sus propios mecanismos de control. Cuando se usan procedimientos de votación que usan votos ensobretados, como los que se apegan al sistema francés en donde las papeletas se reparten libremente entre los electores. La exactitud del contenido de la papeleta sigue siendo importante, sin embargo, no se necesita el mismo control de seguridad e integridad que se usa en los sistemas con papeletas de opción múltiple, en donde el elector debe “marcar su preferencia”. Centros de impresión Antes de determinar el diseño de las papeletas, el organismo electoral debe considerar el tiempo que tardarán en imprimirse y si los posibles contratistas son capaces de satisfacer los requerimientos. En el caso de algunas papeletas con características especiales, se podrían tener opciones limitadas para imprimirlas, pudiendo incluso ser imposibles de producir a nivel local debido a falta de tecnología, o a la incapacidad para completar la tarea dentro del lapso de tiempo disponible. Estos casos podrían obedecer a:
La producción de papeletas usando estos métodos más costosos, podría elevar significativamente el costo total de la elección. Además, la producción de papeletas en otro país podría dificultar la elaboración de un calendario que controle la calidad y el suministro del artículo más importante de la votación, extendiendo los tiempos, a menos que se utilicen métodos de transporte más costosos. La decisión de imprimir en otro país solo se debería tomar después de realizar una cuidadosa evaluación de las alternativas locales. Cuando los técnicos locales no tienen la capacidad para imprimir las papeletas, será recomendable que la impresión se realice a nivel regional, siempre y cuando los contratistas puedan manejar los grandes volúmenes en un período de tiempo corto. No se recomienda la contratación de varios técnicos a nivel local, ya que sería difícil controlar la calidad y la estandarización del producto. Calendarización de la impresión El calendario de impresión de las papeletas, dependerá de la anticipación con la que los electores tengan que usarlas. Cuando se requieren papeletas detalladas para el voto anticipado, o para mandar a mesas de votación en otros países, se podría generar cierta urgencia para producir una cantidad inicial reducida para todos los distritos electorales. Por el contrario, cuando el voto anticipado o el voto en ausencia usa papeletas en blanco para su llenado a mano (que pueden producirse con más anticipación), los centros de producción centrales o regionales deben imprimir primero el material para los distritos electorales más remotos, que necesitan períodos de transportación más largos, para permitir que el empaque de las papeletas junto con otros suministros de las mesas de votación, sean entregados a tiempo. Control de calidad de la impresión Antes de que se impriman las papeletas, es necesario que el organismo electoral y el contratista, apliquen fuertes medidas de control de calidad para asegurar que las papeletas se impriman correctamente. Para ello, el organismo electoral puede transferir al contratista el formato y la información de las papeletas de manera electrónica. Toda la impresión debe realizarse de acuerdo a instrucciones estrictas de control, que incluyan autorizaciones para imprimir, para transferir material, sobre cantidades, contenidos, seguridad y distribución. Las medidas de control de calidad que deben instrumentarse para cada papeleta impresa (para distintos distritos electorales, diferentes tipos de votación o diferentes elecciones), incluirían la verificación inicial de:
Durante el proceso de producción, es necesario instrumentar las siguientes revisiones:
Aunque este proceso podría parecer tedioso, las consecuencias derivadas de la impresión de un formato incorrecto, de un orden incorrecto en la información sobre los partidos y candidatos, de una presentación defectuosa, o de un recorte de la papeleta de votación (en nombres de partidos/candidatos, eliminación de información sobre la forma de llenado de la papeleta), así como fallas en el color (específicamente para papeletas impresas que contienen la fotografía del candidato o del logotipo del partido representado), son lo suficientemente serias como para comprometer la totalidad del proceso electoral. Seguridad. En aquellos sistemas en donde las papeletas de votación son materiales que conllevan niveles de responsabilidad elevados, se podrían incluir medidas de seguridad durante el proceso de impresión. Entre éstas, destacan:
Cuando se usa un stock de papel especial como control de integridad, también se necesita que el contratista adopte medidas de seguridad para:
Controles de integridad para la impresión de las papeletasEs muy importante que la producción y la distribución de las papeletas estén sometidas a controles de integridad adecuados. Estos controles deberían atender dos cuestiones principales:
En los sistemas que usan papeletas en sobres, siguiendo el sistema francés y otros similares, no se necesitan controles tan estrictos. Se puede garantizar que el número de papeletas sea el correcto mediante varios métodos confiables para su empaque, foliación y conteo. La preservación de la autenticidad de las papeletas entregadas a los electores, puede hacerse a través de un proceso costoso –como el uso de papeles y métodos de impresión especiales- o relativamente simple y económico como la validación en el momento de su emisión. Los tipos de control de integridad que se apliquen, dependerán en gran medida del grado de confianza que el electorado necesite para validar la integridad de la elección. Los métodos de validación simple pueden ser eficaces, pero no son tan seguros como el papel especial o la impresión de seguridad. Los elementos de seguridad son indispensables para mantener la integridad del proceso. El costo de cada elemento es distinto, pudiendo ocasionar que el organismo electoral decida usar varios métodos para conseguir una máxima seguridad. El costo variable de cada elemento de seguridad podría influir sobre la elección que haga el organismo electoral. Número de papeletas Las papeletas impresas están sujetas a una serie de conciliaciones desde el momento en que se imprimen, hasta el término del escrutinio. Si bien es importante que se cuenten las papeletas durante cada etapa del proceso de distribución, durante las conciliaciones en las mesas de votación y en el escrutinio, el proceso se podría facilitar cuando se instituyen los sistemas de control desde el momento de su manufactura. Un sistema que es muy sencillo pero poco eficiente, es el que elabora paquetes de papeletas atándolos con una cinta de acuerdo a ciertas especificaciones. Sin embargo, las bandas pueden romperse fácilmente, y la exactitud de este método de empaque suele ser poco confiable. Envolver papeletas sueltas en paquetes estándar, proporciona una mayor seguridad de empaque, pero su precisión también es dudosa. La impresión de las papeletas con talón foliado y perforado que son agrupadas en bloques engrapados –normalmente en paquetes de cincuenta o cien-, proporciona mayor exactitud respecto a las cantidades. La papeleta en sí no debería numerarse, pues se podría poner en riesgo la secrecía del voto. Si se adopta este método, el organismo electoral debería tener garantía de que los contratistas tienen la experiencia y las capacidades necesarias para producir los bloques de manera exacta, o de otra forma, el gasto adicional no tendrá sentido. En algunos lugares, podría carecerse de esta posibilidad a nivel local. Conteos completos Es esencial que se realice un conteo completo de las papeletas durante su entrega a las mesas de votación, durante la conciliación de los votos usados y sin usar, para identificar errores de manufactura en la numeración de las mismas. Esto también aplica cuando las papeletas tienen talones desprendibles. Autenticidad de las papeletas La autenticidad de las papeletas puede garantizarse mediante el uso de:
Si se usan estos métodos, es posible que la impresión requiera tiempos más largos, especialmente para el papel con marcas de agua, que además podrían ser escasos a nivel local. Los costos de la impresión usando estos papeles o métodos especiales, son más elevados que cuando se usa una impresión y papel normales. Uso de marcas oficiales En muchos sistemas electorales en donde cada papeleta es contable, el oficial de votación se encarga de validar la papeleta al entregarla, poniéndole una marca oficial con una firma o apuntando sus iniciales al reverso. Esta es una manera económica y efectiva de garantizar que sólo se escruten papeletas válidas y en la mayoría de los casos, puede proporcionar un control de autenticidad tan eficaz como los papeles especiales y los métodos de impresión con seguridad. Las marcas oficiales que usan los oficiales de votación, podrían ser instrumentos de perforación o sellos. Es recomendable que cada mesa de votación tenga una marca diferente y distintiva, que garantice un mejor control e integridad durante los escrutinios. Hay ciertos artículos que requieren mucha responsabilidad y cuyo diseño debería mantenerse en secreto hasta que sean usados. Un método alternativo con mejores estándares de costo-efectividad, pero cuya integridad es ligeramente menor, resultando inútil en sociedades con bajos niveles de alfabetización, consiste en que el oficial de votación a cargo de entregar las papeletas, firme o anote sus iniciales al reverso de cada una al momento de entregarla. La marca oficial o autorización del oficial de votación debe colocarse en el mismo lugar en cada papeleta, para que sea visible cuando el elector la doble. La esquina superior derecha del reverso es el lugar más adecuado para que los oficiales apliquen la marca. La posición correcta podría señalarse mediante un cuadro u otra forma al reverso de la papeleta. Sin embargo, el costo adicional de impresión por ambos lados debe contrastarse cuidadosamente contra las ventajas de exactitud. Equipo para la jornada electoral y consideraciones para su mantenimientoAspectos básicos El equipo que se utilizará para las elecciones proviene de una amplia variedad de fuentes, con diferentes formas, tamaños y funciones que podrían resultar confusas. Para determinar el tipo de material que se necesita, así como la manera de obtenerlo y cuidarlo, es indispensable considerar los siguientes aspectos: Las disposiciones legislativas sobre el equipo que debe ser utilizado por los organismos electorales: Puede ser útil que la legislación especifique la función del equipo. Debería existir un balance en las legislaciones que tienen definiciones muy restrictivas sobre el equipo y sus componentes, ya que esto restringe la posibilidad de que el organismo electoral aproveche nuevas tecnologías. El ambiente electoral. Se tienen que elegir equipos que se adapten a las necesidades de cada lugar, tomando en cuenta las condiciones climáticas, de seguridad y de mantenimiento. Para que un equipo sea efectivo, debe cubrir las siguientes consideraciones:
Costos y beneficios. Al evaluar la posible adquisición de equipo, es necesario considerar los factores de costo- eficiencia. El equipo debe hacer más que promover una imagen corporativa progresiva; también debe brindar beneficios reales y confiables al servicio electoral de forma equiparable a su costo. Aspectos administrativos Para garantizar el abastecimiento económico y eficaz del equipo necesario, el organismo electoral debe planear cuidadosamente sus necesidades tanto en el nivel estratégico como en el operativo. Al desarrollar los programas de equipamiento, es necesario considerar los siguientes aspectos:
Una cuestión que debe considerar
el organismo electoral es que cuando los equipos son suministrados desde otros
países, es difícil que puedan supervisar la calidad antes de que sean
entregados, dificultando también su pronta solución. Equipo desechable El reciente desarrollo de material disponible para las mesas electorales como urnas, compartimentos, mesas y muebles hechos de cartón corrugado u hojas de plástico, provee alternativas ligeras, económicas y fáciles de transportar en comparación con el equipo tradicional, sin que se dejen de cumplir los requerimientos de seguridad y transparencia. En muchos entornos, el material desechable representa una alternativa más práctica que la de conservar grandes cantidades de equipo para un uso poco frecuente. En lugares que utilizan cartón ligero, el proceso de ensamblar el equipo también debe formar parte de la capacitación de los funcionarios de mesa. Un beneficio adicional que trae consigo el incremento en el uso de equipo desechable hecho de cartón, cuando las escuelas se usan como mesas de votación, es que las urnas y los compartimentos pueden ser dejados en las escuelas para que los maestros y responsables de la educación cívica, los utilicen para continuar con la educación electoral de los estudiantes. Seguridad del desempeño Será necesario contar con métodos para garantizar que todo el equipo tenga el desempeño esperado durante la jornada electoral. Los métodos de seguridad para el desempeño, requieren la preparación de especificaciones detalladas, mediante pruebas y con el desarrollo de programas continuos de mantenimiento. Almacenamiento del equipo El equipo comprende una porción importante del presupuesto de cualquier elección, por ello, se tienen que considerar espacios apropiados para su almacenaje, especialmente cuando el equipo no es duradero. Costo de almacenaje vs. Costo por remplazar el equipo: Esto es importante sobre todo para el equipo que se deprecia rápidamente debido a los constantes avances tecnológicos. Seguridad: Es necesario que el equipo se almacene en un área segura y que pueda cerrarse. Inventario: Se recomienda la elaboración de un inventario detallado de los artículos almacenados, sobre su cantidad y sobre las condiciones en las que se encontraban al momento de almacenarse. Tamaño del lugar: El lugar debe tener espacio suficiente para almacenar el equipo sin dañarlo. Temperatura: Garantizar que el equipo no resulte dañado debido a climas muy húmedos o secos. Mantenimiento Como regla general, cuando no se tienen los recursos o las facilidades almacenaje para dar mantenimiento a los equipos durables, su adquisición será una pérdida de dinero. La revisión periódica del equipo almacenado (por lo menos cada seis meses), previene su mal funcionamiento durante la logística electoral. Poniendo atención especial en los equipos electrónicos y de comunicaciones. Cuando se use equipo especial para mantener controles sobre la elegibilidad del elector, como lámparas ultra violeta o lectores de huellas digitales, se tiene que darles un mantenimiento adecuado. Es preferible que se desarrollen calendarios para realizar pruebas y dar mantenimiento a todo el equipo durable, asegurando que los oficiales del organismo electoral atiendan los reportes y resultados. Se tiene que tener precaución para que los equipos estén en buenas condiciones, retirando las baterías antes de almacenarlos. Antes de enviar los equipos a las mesas de votación, será pertinente probarlos para evitar el envío de equipo inútil. También es prudente que los presidentes de mesa prueben todo el equipo después de su instalación, para garantizar que el equipo esté en buenas condiciones y para que aprendan a utilizarlo. Urnas y sellosDiseño de la urna electoral El diseño de la urna electoral es de una naturaleza considerablemente variable, e incluye:
Las urnas pueden producirse en una amplia variedad de tamaños, desde unas muy compactas y fáciles de transportar (que pueden ser utilizadas por mesas móviles) hasta modelos más grandes que den servicio a las urnas con una gran cantidad de electores. Materiales apropiados La eficacia de las urnas electorales no se basa necesariamente en la fuerza del material o en el tamaño de la cerradura. Las urnas de cartón ligero selladas adecuadamente son igualmente seguras que las no desechables. Al considerar el bajo costo de su transporte, su almacenamiento y su mantenimiento, así como la flexibilidad de su costo en función del tamaño, se puede decir que son más efectivas. Sin embargo, podrían ser inadecuadas para algunos contextos, en particular de condiciones húmedas o muy húmedas (una opción adecuada podría ser usar urnas desechables, ligeras, hechas de plástico corrugado). Urnas duraderas En donde se utilicen urnas no desechables, es importante darles buen mantenimiento:
Cantidad de urnas La cantidad de urnas necesarias para cada mesa de votación dependerá de ciertos factores como el marco legal y los procedimientos, entre los que se encuentran:
Una regla general es la de:
Identificación única de las urnas Cuando las urnas se transporten a diferentes centros de escrutinio, es esencial que sean marcadas con códigos de identificación únicos y claros antes ser entregadas a los centros. Este código también puede ser necesario cuando el escrutinio se lleva a cabo en la mesa misma, especialmente cuando las urnas fueron utilizadas para diferentes subdivisiones de la mesa o para diferentes elecciones. Sellos para las urnas Un sello para las urnas a prueba de falsificación, es una garantía básica para la integridad de la elección. Las urnas deben sellarse desde el inicio de la votación hasta que se abran en el cierre para escrutar los votos. Cuando se usen las urnas para transportar las boletas al centro de escrutinio y de ahí al organismo electoral, también deberán sellarse para el tiempo de transportación. Se pueden considerar los siguientes métodos para sellar las urnas:
Cuando se usen amarres de seguridad o candados tradicionales, estos tienen que guardarse de forma segura. Garantizando la integridad de proceso, mediante un registro preciso de su uso en cada urna. La cantidad de sellos requeridos dependerá del número y del diseño de las urnas. Las mesas de votación deben disponer de sellos suficientes para cubrir todos los puntos necesarios y para resellar las urnas.
Compartimientos o mamparas para la votaciónPropósito El propósito de los compartimentos de cada mesa para la votación, es permitir que los electores elijan a su candidato o partido en secreto. No requieren de un equipo duradero costoso (tanto en producción como en almacenamiento). Sin embargo, cuando se utilicen boletas en las que hay que “marcar la opción”, y no se dispongan de mesas en el centro de votación, éstos deberán ser resistentes, o tener una superficie sólida para escribir. Diseño Las opciones de estilo más comunes para los compartimentos para la votación incluyen: Módulo tipo mesa: sólo requiere una simple pieza de cartón corrugado, de madera, de plástico o de metal, sujeto a una mesa. Deben tener la altura suficiente para impedir que los electores de los compartimentos adjuntos puedan ver las boletas de los demás. Los compartimientos deben ser suficientemente amplios y profundos para que la papeleta pueda colocarse sin ser doblada. Cuando se usen compartimentos de pie, hechos de cartón corrugado, madera, metal o plástico. Los equipos duraderos de esta naturaleza ocupan mucho espacio y son caros de almacenar, transportar y reparar. Se pueden reducir estos costos si los compartimentos se pueden almacenar de manera permanente y segura en el centro de votación, sobre todo en las áreas rurales. Esto cuando se disponga del mismo lugar para utilizarlo como mesa en elecciones subsecuentes. Al utilizar compartimientos de pie, se debe poner al menos una mesa con separación, para que la puedan usar los electores discapacitados. Colgar tramos de tela oscura u opaca, con algunas grapas, puede ser un método económico para dividir una mesa en distintas áreas. También existen compartimentos comerciales que cuentan con cortinas, pero que son más costosos. La cuestión fundamental al elegir un compartimiento, es que ayude a la secrecía del voto. En caso de emergencia podrían utilizarse incluso pedazos de cartón pegados a las mesas. Cuando los electores tengan que marcar su preferencia, es importante que los compartimientos tengan adjuntados lápices o plumas. Cuando se usan mesas normales con cortinas improvisadas, los artículos para escribir se pueden anexar usando cintas o cuerdas. Si se adquieren compartimientos especialmente diseñados para la votación, se recomienda que la superficie para escribir tenga un agujero para anexar los artículos de escritura. Compartimentos de cartón desechables Cuando se utilicen compartimentos de pie, una vez que hayan sido armados deberán ser rígidos y sólidos. Algunos electores suelen poner niños pequeños, maletas o la compra que acaban de hacer en la superficie para escribir mientras marcan su voto. Sin embargo, la mayoría de los cartones reciclados no tiene la fuerza necesaria para soportar dichas cargas. Los mejores resultados se han obtenido al usar cartón hecho de una mezcla de fibras recicladas y pulpa virgen. Una construcción efectiva normalmente significa contar con un diseño que permita que cada pantalla se sostenga con las de los lados. El uso de cartón en los compartimentos de votación permite imprimir las instrucciones en una de las paredes del compartimiento para que el elector las vea directamente, en lugar de tener que imprimir un cartel con las instrucciones por separado. Cantidades necesarias La cantidad de compartimentos necesarios para la votación en cada mesa dependerá de:
Es importante que se tengan suficientes compartimentos en cada mesa, a fin de que el flujo de electores durante la jornada electoral sea ligero. La falta de compartimientos retrasa la votación, ya que las boletas no se pueden entregar a los electores hasta que haya un compartimiento disponible. Si las boletas se entregan cuando los compartimentos están ocupados, es posible que se comprometa la secrecía del voto, ya que los electores tendrían que marcar sus boletas al descubierto. La cantidad de compartimentos en los diferentes lugares normalmente va de acuerdo a un rango de un compartimiento por cada 100 a 200 electores, dependiendo también de los factores antes mencionados. En Francia, que utiliza un sistema de boletas ensobretadas en donde el elector debe escoger qué partido o candidato colocar en el sobre de votación, se tiene el promedio de un compartimiento para cada doscientos electores. En las elecciones nacionales de Australia, en donde cada elector debe completar dos boletas –una marcada con detalle y la otra con una simple marca sobre el partido de su preferencia o una amplia lista de candidatos-, se tiene un compartimiento para cada 120 votantes. Se necesitarán más compartimientos en lugares en donde los electores puedan tardar más para marcar sus papeletas que los electores promedio. Estos grupos incluyen:
Estructuras provisionalesEstructuras portátiles Cuando las mesas de votación estén ubicadas en lugares que no cuenten con facilidades permanentes para la votación, será necesario instalar estructuras temporales. El estilo adecuado de las estructuras temporales variará de acuerdo con el costo local, con las condiciones climáticas y del transporte disponible. Es común que se utilicen y entreguen tiendas de lona o plástico junto con el material para la elección. Sin embargo, también pueden resultar efectivas otras soluciones cuando se dispone de transporte adecuado. Los contenedores para embarque, pueden usarse como mesas electorales portátiles, teniendo la ventaja adicional de contar con las características de seguridad necesarias para los materiales, cuando se entregan antes del día de la elección. En algunos contextos, cuando no se tiene el riesgo de mal tiempo y se aprueba una votación al aire libre, el área de la mesa de votación se podría delimitar únicamente con cuerdas o barreras similares. Las mesas de votación móviles que dan servicio a un número reducido de personas, podrían montarse con estructuras temporales. Luz y electricidad Si el montaje de la mesa de votación o de escrutinio se usará hasta horas en que ya no haya luz de día, será necesario que las estructuras permanentes que no cuenten con electricidad, dispongan de estructuras portátiles de equipo de iluminación. Para mesas más grandes podrían necesitarse generadores y luz portátil. Cuando esto no sea efectivo en términos de costo-efectividad, podrían utilizarse lámparas de gas o de preferencia con baterías, por razones de seguridad. Es importante que se tengan instructivos para el manejo de este equipo. Aún cuando la capacitación debería considerar estos aspectos, algunos funcionarios de mesa podrían desconocer métodos seguros para remplazar los cilindros de gas de las lámparas. MobiliarioCuando se buscan localidades para la votación, es preferible que se escojan lugares que ya tengan suficiente mobiliario. Generalmente, las escuelas son lugares que satisfacen los requerimientos de mobiliario. Debido a que la entrega y la recepción del mobiliario para las mesas de votación podría resultar costosa, especialmente cuando se trata de artículos voluminosos como son las mesas. Fuentes adicionales de mobiliario Cuando las mesas de votación requieren cantidades adicionales de mobiliario, se pueden considerar las siguientes fuentes para obtenerlo: Otras instancias gubernamentales. El préstamo o la renta podría acordarse con las agencias gubernamentales. Además, los depósitos del gobierno que tengan excedentes también podrían suministrar el mobiliario. Mediante la renta a contratistas privados. Compra de muebles desechables hechos de cartón corrugado. En algunos lugares se han desarrollado mesas desechables de cartón para uso de dos funcionarios de mesa, como barreras para el control de electores y receptáculos. El costo por comprar una mesa podría ser más accesible que el de su renta, especialmente cuando se consideran los costos de transporte. A continuación se listan algunos ejemplos sobre el uso de mobiliario hecho de cartón corrugado en las mesas de votación: Es poco probable que el organismo electoral encuentre una justificación para adquirir mobiliario duradero para las mesas de votación, a menos que la compra sea la única opción para garantizar que las mesas de votación puedan funcionar de forma efectiva, o cuando se tengan pocos arrendadores privados o materiales gubernamentales. Cuando se tenga que adquirir mobiliario, tienen que existir especificaciones para garantizar que después se pueda usar para otras actividades del sector público. Requerimientos de mobiliario La cantidad de mobiliario que necesita una mesa de votación depende de la cantidad de personal y del número esperado de electores. Las necesidades básicas incluyen:
También será útil disponer de requerimientos adicionales de mobiliario, como gabinetes para almacenamiento y botes de basura. InstalacionesSe necesitará equipo adicional para garantizar que el personal disponga de instalaciones con un estándar aceptable (ya que permanecerá confinado en la mesa de votación por un período largo de tiempo). Antes de que el organismo electoral lo adquiera, tiene que asegurarse de que la mesa de votación cuente con los servicios básicos. Cuando los centros de votación tengan deficiencias, se tendrá que conseguir lo siguiente:
Se recomienda que el alumbrado y sus generadores de poder, se consigan en otras agencias gubernamentales (como en las fuerzas militares), o que se alquilen con empresas privadas. Se pueden rentar sanitarios portátiles (a una proporción de uno por cada 400 a 500 electores esperados), y en caso de ser posible, encomendar como primera tarea al personal de votación la excavación de letrinas. Estos artículos deben rentarse o pedirse prestados porque existe poca justificación para su compra, debido a que el organismo electoral puede suministrar equipo a menor escala (como linternas y lámparas). Las mesas de votación que no disponen de agua corriente, pueden acordar con los gobiernos locales o con el ejército que les ayuden a llevar tanques de agua. Además, junto con los materiales de la votación se tiene que entregar agua potable para el personal de mesa. Material delicado y no delicadoLos artículos que se necesitan para realizar las elecciones son muy variados, desde el material de escritorio como plumas, papeles y reglas, hasta listas de electores, marcas de validación y papeletas. El organismo electoral tiene la obligación de administrar la amplia gama de materiales y equipo, para asegurar que el electorado y los partidos contendientes confíen en su capacidad para dirigir la elección de forma eficiente e imparcial. El material puede catalogarse como delicado o no delicado. Material delicado Entre el material delicado se incluyen artículos como:
Seguridad
Materiales para la votaciónAspectos básicos Es necesario que la producción del material de la elección se realice precisa y puntualmente, para que los proveedores puedan empacarlo y distribuirlo eficazmente. Los suministros electorales como los formatos, son la interfase con el electorado. Por eso, la impresión que tengan sobre la calidad de la elección podría estar influida por lo fácil que les sea entender el material que deben utilizar. Es muy importante que se realicen especificaciones y que se apliquen controles de calidad estrictos, sobre la producción del material necesario para las mesas de votación, de manera que se garantice que el suministro llegue puntualmente y que sea funcional. Capacidad de producción Para determinar el itinerario y los lugares para producir los materiales, se tiene que considerar la capacidad de producción. La producción de los formatos electorales podría ejercer demasiada presión sobre las opciones de impresión disponibles. Cuando las fechas límite para la producción estén muy cerca, el itinerario de la impresión también tiene que considerar el tiempo necesario para el transporte. Si los materiales como las listas de electores de las mesas de votación o de los distritos electorales son producidos centralizadamente, es recomendable que primero se impriman los que pertenecen a los distritos más lejanos. Se tiene que tomar la decisión sobre aquellos materiales que necesiten producirse localmente, regionalmente, nacionalmente y en algunos casos internacionalmente. Sobre esta decisión influye el método de empaque y distribución que utilicen los proveedores (por ejemplo, será poco sensato producir los materiales a nivel local cuando se tiene una metodología de empaque centralizada). Al necesitar grandes cantidades de material estandarizado, se podría generar un beneficio en el costo y en el control de calidad, cuando la producción se centraliza o se hace regionalmente, siempre y cuando se disponga de un método de distribución eficaz. La producción local es más efectiva cuando se usa para producir material con variaciones locales sustantivas, o que tiene un uso exclusivamente local. Listas de electores Las listas de electores son el material más utilizado en las mesas de votación durante la jornada electoral. Por eso, su formato debe diseñarse de tal forma que permita rapidez y exactitud cuando los oficiales traten de localizar la información del elector. También es importante que la lista sea un reflejo exacto del registro de electores, ya que es la base para determinar el derecho al voto. Credenciales para votar Muchos
sistemas proporcionan credenciales para votar a los electores, ya sea en el
momento de su registro o en una fecha previa a la elección, esta credencial es
el documento que certificará su derecho para votar. Formatos electorales La jornada electoral constituye un ejercicio masivo de transferencia de información. Mucha de esta información tiene que rendir cuentas o debe registrarse para ayudar a la toma de decisiones y a la transparencia. De ahí la existencia de numerosos formatos electorales, sin importar los esfuerzos que se hagan para disminuir su número. Por otra parte, es importante que los formatos tengan un diseño sencillo que permita su fácil entendimiento.
Material de información para los electores También se tiene que considerar la producción de material informativo para los electores. Se podrían necesitar grandes cantidades de este tipo de material, en especial cuando las guías informativas se entregarán a todos los electores o familias registradas. Se tendrán que realizar acuerdos que garanticen la producción de carteles y panfletos informativos que expliquen el procedimiento de votación, así como otro tipo de señalamientos y ayudas visuales, que asistan a los electores para llegar a su mesa de votación. Material en general Se tiene que adquirir una amplia gama de materiales para suministrar a las mesas de votación, incluyendo:
Listas de electoresEl organismo electoral debe supervisar la precisión de las listas de electores que usan las mesas de votación, para que el proceso de votación sea íntegro. Se debe realizar una revisión rigurosa para que la lista refleje con precisión el registro de electores. En caso de que se encuentren errores se deben corregir inmediatamente, revisando nuevamente las listas para volverlas a imprimir antes de distribuirlas entre las mesas de votación. Las listas de electores son el artículo más utilizado durante la jornada electoral, motivo por el cual deben ser un producto con calidad. La información que contienen debe presentarse de forma clara y el material de impresión tiene que ser duradero. Cantidad producida Las listas de electores son un artículo que implica mucha responsabilidad. Deben mantenerse en un lugar muy seguro mientras se espera el momento de distribuirlas entre las mesas, así como a su regreso después de la votación. Normalmente, estas sólo se producen en cantidades exactas. Las listas deberían ser una copia íntegra de cada lista de electores. Sin embargo, los sistemas en donde los electores tienen la opción de elegir la mesa a la que asistirán dentro de su distrito electoral, requerirán varias copias de las listas de electores. Las listas de electores o los registros completos de los distritos electorales también se pueden imprimir con propósitos informativos. Calendarización de la producción La producción de las listas de electores dependerá de las fechas límite para adiciones, omisiones o enmiendas que estén especificadas en la legislación. Al fijar las fechas límite se tiene que conseguir un balance entre:
El lugar de producción -ya sea centralizado, regional o distribuido por áreas- dependerá mucho de la estructura del proceso y del sistema para el registro de electores.
Certificación Es importante que el organismo electoral o algún oficial legalmente designado, certifique que todas las listas de electores de las mesas de votación sean una copia fiel de la porción de electores registrados que corresponden a dicha mesa. (Algunos sistemas protegen la integridad de este proceso solicitando que este acto sea realizado por un juez o miembro de la corte de revisión que haya convenido supervisar el documento). Diseño El formato que se le puede dar a las listas de electores son casi tan numerosos como los de las papeletas, sin embargo, dependerá de los sistemas para el registro de electores, de la identificación que presente el elector y de la manera en que se procesen las listas para la votación anticipada. Normalmente la legislación dicta la información que deben contener las listas. Los formatos para las listas de electores pueden incluir:
Requisitos básicos de diseño Existen tres grandes consideraciones que se deben aplicar en el diseño de las listas de electores:
Facilidades especiales para la votación Cuando se suministran facilidades especiales para la votación (como el voto ausente, anticipado o por correo), se necesitan métodos para garantizar que los electores no puedan solicitar dos tipos distintos de voto. Algunas opciones que incluyen los marcos normativos son:
Formatos electoralesConsideraciones básicas Los formatos tienen una función de control muy importante en la logística electoral. Aunque se debe intentar minimizar el número de formatos, siempre existirá una cantidad necesaria para la logística electoral, debido a:
Revisiones Aunque los formatos son una parte necesaria de los mecanismos de rendición de cuentas de la logística electoral, pueden llegar a ser molestos. Sin embargo, es importante que la administración de la logística electoral haga revisiones regulares sobre el número de formatos y de sus contenidos, para conocer cuánta de la información recabada es:
Las tres últimas categorías deberían analizarse detalladamente para determinar qué formatos y artículos informativos son:
La información que se recaba sin un propósito concreto, representa una pérdida de recursos valiosos para la logística electoral. Formatos para uso interno Debe evitarse sobrecargar al personal de la logística electoral con tareas excesivas de recolección de datos, de seguimiento de recursos y para monitorear los formatos que se deben llenar. Debido a que el personal ya estará bajo presión, por lo que añadirles peticiones sobre información poco importante o perteneciente a varias áreas del organismo electoral afectaría su desempeño. Cuando un sistema requiere muchos formatos o estos son muy complejos, podrían cometerse errores al llenarlos y en el peor de los casos, se podría fallar al tratar de responder a peticiones esenciales sobre datos. Por esto se debe tratar de que los formatos sean simples, pero de una forma que permita que capturen la información necesaria. Idiomas En sociedades que albergan distintas lenguas oficiales, o con grupos de lenguas minoritarias significativas, tal vez sea necesario que los formatos se produzcan en más de un idioma. Para simplificar el suministro, sería preferible que se produjeran formatos con varios idiomas, en lugar de formatos separados para cada lengua. El diseño de los formatos y la calendarización de su entrega, debe considerar el tiempo necesario para realizar traducciones efectivas. Principios de diseño Los formatos más efectivos son aquellos que son fáciles de entender y de completar. Algunos principios que se pueden considerar durante el diseño de los formatos de la logística electoral son:
Otra distribución Incluir ejemplos de formatos relevantes en los manuales de capacitación del personal electoral, explicando su uso y realizando prácticas sobre su llenado, facilitará el proceso. En aras de la transparencia, también es útil poner a disposición de los participantes políticos y de otros ciudadanos interesados, un número razonable de muestras sobre los formatos de la logística electoral. Rotulación con el domicilio Podría ser efectivo usar impresoras láser o de inyección de tinta para pre-imprimir directamente en los formatos la información correspondiente al distrito electoral, a la mesa receptora del voto, incluyendo el nombre o código y la subdivisión electoral por distrito o por mesa. Sin embargo, debe considerarse si esto ayuda a los funcionarios electorales, si las ventajas de rotular el material no son superadas por los costos y complicaciones que conlleva el control de calidad, sobre el empaque y distribución del material entre las mesas de votación. Control de formatos La cantidad de datos que los formatos de la logística electoral tiene que registrar, podrían ser inmensos. Los formatos que listan los ejemplos de Election Forms Control Inventory, pueden dar una idea del número de formatos que se tendrán que diseñar, producir y llenar. Controlar el diseño y la producción de los formatos es una tarea difícil que necesita recursos adecuados. Se necesitan sistemas de control rigurosos que revisen la estandarización y la secuencia de los formatos, para que los números y el contenido sean los indicados. El siguiente listado no intenta dar cuenta de todos los formatos que deben o pueden ser usados por la logística electoral, pero sí muestra las áreas en las que podría necesitarse el registro regular o el suministro de información mediante formatos impresos o sus equivalentes electrónicos. Nominaciones
Control de materiales
Reclutamiento y capacitación del personal
Administración de las mesas de votación
Registro del escrutinio y de los resultados
Los formatos para escrutinio y para dar a conocer los resultados finales, deben estar diseñados de tal forma que muestren todos los cálculos necesarios para determinar los resultados; evitando que la información sea poco clara, confusa o complicada. Los documentos, minutas o reportes de resultados no deben contener números impresos con anterioridad en las columnas que contienen las cifras finales (por ejemplo, "1" en las columnas de los millares que correspondan a los candidatos con más posibilidades de recibir un porcentaje más alto de votos). Votación especial Aquí se incluye la votación en ausencia, anticipada y postal. Además, se deberá considerar a los electores que requieran asistencia especial
Impugnaciones
Acreditación para observadores y representantes de partido
Seguimiento de los electores
Suministros generalesConsideraciones Básicas Además de la variedad de materiales y equipo informativo que se distribuye entre las mesas de votación, también existe una amplia gama de suministros necesarios para el funcionamiento de las mesas de votación. En este rubro se incluye la papelería en general o algunos artículos que se pueden conseguir fácilmente a través de convenios con el gobierno o con empresas privadas, estos artículos no necesitan modificaciones para cumplir con las normas del proceso electoral. De cualquier forma, como en el caso de los materiales y del equipo que se produce exclusivamente para las elecciones, es importante que se elaboren especificaciones para cada artículo que se desarrolle, realizando pruebas sobre las especificaciones antes de adquirirlos. Aunque solo se necesitaran sobres lisos, si estos no encajan con los formatos que deben guardar o no pueden sellarse, sería inútil que se distribuyeran entre las mesas de votación. Las mesas de votación tienen que ser provistas de artículos generales y específicos para tener un buen funcionamiento. Se les debe prestar igual atención a estos materiales durante su proceso de adquisición, de la misma forma que a los materiales innovadores o más específicos. Cuando las mesas de votación cuentan con materiales informativos que se expresan claramente, asisten a los electores restándoles presión a los oficiales al proporcionar información constante y visible que resuelve sus posibles dudas. Normalmente el marco legal especifica la base direccional y la información procedimental que debe incluir el material que se les da a los electores en las mesas de votación. Ir más allá de estos requerimientos mínimos para concebir señales informativas, carteles y folletos, facilitará el entendimiento de los electores sobre los procesos de votación. Al diseñar los materiales informativos, se debe poner énfasis en que faciliten el rápido entendimiento. Por eso, es importante que se usen símbolos, diagramas y representaciones con imágenes, en lugar de bloques de texto. También se tienen que considerar las necesidades de los segmentos de la población menos alfabetizados o con idiomas minoritarios. Tipos de materiales Los tipos y las cantidades de materiales necesarios para la logística electoral, varían de acuerdo a los métodos de votación y a los procedimientos administrativos. Por ejemplo, los lápices y las plumas serán de poca utilidad en lugares donde la votación se lleve a cabo por medio de computadoras. Por otra parte, se necesitarán cantidades adicionales de suministros en las siguientes categorías:
Cuando se utilicen métodos de votación particulares, también se hará necesaria la obtención de los siguientes artículos:
A grandes rasgos, los materiales informativos de las mesas de votación pueden clasificarse en dos categorías:
Mesas de votación Fuera de la mesa de votación. Puede ser de mucha utilidad que se coloquen señales de dirección en las calles aledañas a las mesas de votación, especialmente cuando la ubicación de las mesas cambia en cada elección. Cuando se usan nuevas instalaciones, sería de mucha utilidad colocar notificaciones sobre la ubicación de las mesas en los centros de votación anteriores. Ya que las personas son criaturas de hábitos, que muchas veces ignoran la nueva información sin importar la cantidad de publicidad que se le haga. Se tiene que identificar la mesa de votación mediante una señalización externa. Cuando los materiales de la mesa de votación se entregan y regresan en grandes bolsas, se pueden fabricar para que sirvan como señalización que se ate enfrente de las instalaciones. Señales internas para el control del electorado Se puede mejorar el flujo de electores cuando se colocan señalizaciones a lo largo de la mesa de votación, que proporcionen información general sobre los procedimientos que los electores deben seguir. Los carteles y señalamientos básicos que se necesitan incluyen:
Procedimientos de la votación Los materiales informativos que explican los procedimientos de la votación, deberían cubrir todas las acciones que los electores deben realizar. Los materiales con información específica generalmente incluyen:
Materiales de la mesa de votación. La cantidad de material informativo para el electorado que requieren las mesas de votación, depende del número y de las características de los electores, así como del tamaño y configuración de la mesa. Aunque disponer de suministros de material basados en paquetes estandarizados podría contribuir a la eficiencia, se tienen que considerar las circunstancias específicas. Que pueden incluir:
Papelería Entre los artículos de papelería más socorridos se encuentran los siguientes:
Materiales para embalaje Los métodos y materiales de embalaje pueden variar mucho, pero siempre será necesario contar con lo siguiente: Contenedores. Los materiales electorales pueden transportarse en cajas de cartón o en sacos que resistan el manejo pesado. También es conveniente utilizar sobres resistentes o bolsas de plástico para transportar materiales provenientes de la mesa de votación. Cada uno de dichos sobres o bolsas de plástico deberán estar etiquetados, de manera que los contenidos o la información electoral correspondiente se encuentren a la vista. Los sistemas más complicados de etiquetado (con códigos a color) tienden a ser confusos y resultan de poca ayuda. En algunas jurisdicciones se cuenta con hojas de papel de estraza para embalar los materiales que han de salir de la mesa; sin embargo, este método, aunque económico, resulta poco efectivo. Si el escrutinio de votos se lleva a cabo en la mesa de votación, ésta deberá contar con materiales de embalaje suficientes. Si por otro lado, el escrutinio se lleva a cabo en lugares distintos a la mesa electoral, también se necesitarán etiquetas, sobres y envolturas de varios tipos (para separar las papeletas según el partido y el candidato, para separar aquéllas que han sido canceladas, y para identificar las formas que habrán de utilizarse en el centro de conteo). Métodos para sujetar. Otros materiales de embalaje que se pueden utilizar son la cuerda y la cinta adhesiva. Se puede utilizar cinta adhesiva con el nombre de la institución para dar una imagen de mayor profesionalismo. No obstante, este tipo de cinta representa un gasto adicional. Cuando el conteo se lleva a cabo en centros distintos a la mesa de votación, se necesitarán materiales adicionales que sin duda se utilizarán durante el conteo. Sellado de seguridad. Se puede utilizar papel adherente o cinta adhesiva para sellar los paquetes de manera que no puedan ser violados. Resulta importante que cualquier intento por abrir los paquetes resulte evidente. Cuando se utilizan candados para cerrar los paquetes, se deben sellar todas las cerraduras. Los funcionarios deben asegurarse de contar con todos los materiales necesarios para organizar lo siguiente:
Iluminación de emergencia Dicha iluminación será necesaria para las mesas de votación que se encuentren en servicio durante el horario vespertino y nocturno. Puede consistir en linternas de baterías, lámparas eléctricas o de gas, y hasta velas y fósforos. Incluso en las sociedades más desarrolladas se pueden dar fallas de energía durante la jornada electoral; por lo tanto, debe haber siempre un suministro constante de combustible para cualquier generador de energía que se utilice en estos casos. Marcas de validación En muchos sistemas electorales donde se cuenta cada papeleta por separado, se utilizan sellos oficiales para validar el voto al momento del sufragio. Esta puede ser una forma efectiva en términos de costo-efectividad para asegurarse de que sólo las papeletas válidas entren al conteo y, por consiguiente, para evitar el uso de opciones más costosas como papel o marcas de seguridad impresas en las papeletas. Los funcionarios también pueden usar marcas oficiales consistentes en perforaciones o relieves particulares. Es preferible que dichas marcas sean diferentes en cada mesa para asegurar la transparencia e integridad de los conteos. Dado que éstos son materiales delicados, su diseño debe mantenerse en secreto hasta que se usen; asimismo, deben mantenerse bajo estricta seguridad en todo momento. También se puede utilizar un sello oficial para que el funcionario electoral competente valide las formas que se llenan en la mesa de votación. De esta manera, se podrá asegurar la integridad de los paquetes de material que deberán ser devueltos tras el cierre de la mesa. Aunque no resulta muy recomendable, en algunos sistemas se marcan las papeletas con un sello oficial para determinar la preferencia electoral. Dicho sello también deberá considerarse como un articulo delicado siendo utilizado bajo estrictas normas de seguridad. Equipos para controlar el voto múltiple Recientemente el marcado de la mano del elector con tinta especial se ha convertido en una práctica común. Aunque este método es una forma costosa para controlar el voto múltiple, puede resultar conveniente cuando la confianza en las listas nominales es escasa o cuando los electores están capacitados para votar en más de una mesa de votación. Para garantizar la integridad de proceso, la tinta debería ser visible e indeleble. No obstante, este tipo de tintas presenta la desventaja de evidenciar a las personas que ya han votado, lo cual puede representar un riesgo personal en comunidades divididas. El método más utilizado al utilizar tinta indeleble, son las tintas que sólo son visibles bajo la luz ultravioleta, por lo que, en caso de éstas se utilicen, se deberá contar con lámparas que proporcionen dicho tipo de luz. Sería conveniente utilizar modelos que funcionen con baterías, de manera que puedan utilizarse en comunidades con suministros de electricidad poco confiables. No hay que olvidarse de procurar una buena cantidad de repuestos para las baterías que se utilicen en cada caso. Si se va a utilizar el sistema de marcado con tinta, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Control de calidad de los materialesConsideraciones Básicas Se necesita un control de calidad sobre la producción de todos los materiales, de manera que el organismo electoral cuente con cantidades suficientes para cubrir las necesidades de la elección. Es importante que se desarrollen sistemas efectivos de control de calidad. No obstante, en muchas ocasiones este asunto no recibe la atención necesaria debido a la necesidad de cumplir cuanto antes con las exigencias de la elección. Tanto los objetivos prácticos como los principios del plan de control de calidad deberán ser definidos por los proveedores y por el personal electoral de manera que resulten comprensibles para todos. El control de calidad puede ser más efectivo cuando:
Elementos del plan de control de calidad Hay ciertos pasos que deberían incluirse dentro de los planes para controlar la calidad de la impresión y la producción de los materiales. Que incluyen:
Mantenimiento de los materiales Cuando los materiales sobrantes pueden usarse para elecciones futuras, se tendrán que desarrollar planes de aprovechamiento para asegurar su utilización y disponibilidad. Se tendrían que garantizar condiciones de almacenamiento apropiadas (en las que deberá considerarse la seguridad, los efectos del calor, el polvo, la humedad, etc.), así como lugares que puedan servir como almacenes y que no presenten ningún problema para tal efecto. Deben tomarse precauciones adicionales con los materiales hechos de papel. Se deberán hacer inspecciones frecuentes para asegurar que las medidas de almacenamiento sean las óptimas y para comprobar que éstas cumplan con el plan de control de calidad que se haya diseñado.
Preparación de requisiciones e inventariosDocumentos para propósitos múltiples Las requisiciones y los inventarios pueden prepararse de manera óptima cuando se diseñan como documentos de uso múltiple que satisfacen las siguientes necesidades:
El uso de paquetes de material permitirá que cada mesa de votación realice los inventarios de forma eficiente. Método La preparación de requisiciones se lleva a cabo de manera más efectiva cuando primero se considera la cantidad de personas registradas en la lista nominal, así como un estimado de las personas que votarán, para determinar la cantidad de materiales y equipo de cada mesa, incluyéndolas después en el presupuesto general y en la requisición final. Inventarios generales Los inventarios generales que incluyen los requerimientos totales de material y equipo para cada mesa pueden resultar poco convenientes, particularmente si se realizan a mano. Sin embargo, si se utilizan documentos en los que se incluyan por separado las diferentes categorías (listas nominales, formas electorales, papeletas, etc.), los inventarios y las requisiciones resultarán más sencillos y fáciles de manejar. Función de control Los inventarios de las mesas de votación son importantes para controlar la recepción de materiales. Todos los administradores de la mesa deberían poseer una copia del inventario de equipo y de los materiales que se recibirán, para revisar la existencia de todos los materiales de acuerdo con dicho inventario. Como recibo para el organismo electoral, se puede utilizar una copia del inventario de la mesa, que deberá incluir las cantidades recibidas y los materiales que hicieron falta. Producción automatizada Se pueden realizar inventarios y listas sobre paquetes de manera efectiva y automática a partir del número de electores que asistan a sufragar, o bien a partir de las listas nominales Esto resulta conveniente cuando los suministros de la mesa de votación se distribuyen en paquetes estándar. Con los sistemas automatizados también se pueden producir artículos adicionales como etiquetas para identificar los paquetes, así como números de identificación y etiquetas para las urnas.
Acciones de DocumentoAlmacenamiento previo a la votaciónConsideraciones Básicas Los materiales y el equipo para la votación regularmente se producen en un periodo previo que comprende semanas e incluso meses. El material debe almacenarse en lugares adecuados mientras espera su empaque o distribución entre las mesas de votación. Es importante que las instalaciones que se usan sean accesibles y seguras. La seguridad es el factor más importante porque fomenta confianza sobre la elección en los partidos políticos y en el electorado. Seguridad Los niveles de seguridad tienen que adecuarse a los riesgos latentes. Todos los materiales propensos a riesgos, en especial las papeletas, tienen que estar sujetos a condiciones seguras de almacenaje. Incluso en contextos en donde existen niveles de seguridad elevados, se necesitará la asistencia de guardias armados durante las 24 horas del día para proteger los lugares que almacenan las papeletas. Aunque no sean necesarias, las fuerzas armadas darán una imagen de seguridad absoluta. En situaciones volátiles, será apropiado utilizar las instalaciones de la policía o del ejército para almacenar los materiales delicados. Sin embargo, esto dependerá del grado de imparcialidad de las fuerzas de seguridad. Entorno del almacenaje Las facilidades de almacenaje que son adecuadas para el equipo. Por ejemplo, cuando las papeletas están almacenadas, las necesidades que tienen para estar ventiladas o lejos de la humedad. El material debería almacenarse de forma organizada para que facilite su despacho. Almacenamiento local y central Los lugares de almacenamiento deben reducir al máximo el manejo redundante del material. En lugares en donde los materiales de la votación se empaquetan central o regionalmente, se requerirá un almacenamiento a los mismos niveles. Cuando el empaque se realiza localmente, es más conveniente que los materiales se mantengan en bodegas centrales o regionales hasta que comience. En cualquier caso, resulta más benéfico en términos de costo- efectividad utilizar las bodegas como centros para el empaquetado y para distribuir los materiales electorales. Es importante que existan materiales de reserva en el ámbito local durante la jornada electoral. En distritos electorales remotos o rurales que cubren grandes áreas geográficas, se deberán instalar bodegas en centros comunitarios estratégicos. Equipo duradero Una parte del equipo -como las urnas de alta durabilidad, las mamparas, los aparatos para votar y el equipo de computación - así como algunos materiales, pueden almacenarse entre una elección y otra. Es importante que se realicen inventarios y pruebas constantes para garantizar que este material se encuentre en buenas condiciones, o en caso contrario para repararlos. El equipo de cómputo requerirá condiciones de almacenamiento especiales para que resulte operable después de haber estado almacenado por mucho tiempo -debe estar libre de polvo y alejado del calor y de la humedad-. Los formularios y otros documentos que se almacenan por largos periodos, también deberán conservarse en lugares que estén libres de polvo y humedad, de manera que se mantengan en buenas condiciones. Cuando se utilizan papeletas y mamparas de mayor rendimiento en comunidades alejadas, puede resultar más eficaz en términos de costo- efectividad, organizar su almacenamiento en el ámbito local. Esto es factible cuando las mesas de votación se colocan en escuela u oficinas gubernamentales. Material para papeletas y papeletas impresas Las papeletas impresas siempre deben de almacenarse bajo estrictas medidas de seguridad. Cuando se utiliza papel especial para imprimir las papeletas (por ejemplo, papel con marca de agua), también se deben mantener medidas de seguridad apropiadas. En contextos que no tienen elecciones a intervalos fijos, podría surgir la necesidad de conservar grandes reservas de papel especial para garantizar el suministro. Resulta importante vigilar las condiciones de almacenamiento de dicho papel para asegurarse de que esté siempre en buenas condiciones.
Empacado de los materiales y del equipo para su entregaMétodos de empaque Existen dos métodos básicos de empaquetado para la entrega de materiales: 1. Un ejercicio que consiste en "recoger y empaquetar", que se lleva a cabo cuando los materiales de diferentes mesas de votación se empacan individualmente y de acuerdo con los inventarios de cada una de ellas. Este sistema resulta adecuado cuando las mesas tienen diferentes capacidades de recepción y cuando los salarios y otros costos resultan más bajos en comparación con los costos de los materiales. 2. Un paquete estándar con cantidades uniformes de material (en una o más cajas) para entregar a las mesas. Este método resulta muy efectivo cuando la capacidad de las mesas es similar (particularmente cuando existe un mínimo o máximo número de electores que se atenderá). Incluso cuando la capacidad de las mesas varía mucho, el suministro de varios paquetes estandarizados a las mesas más grandes, o la creación de paquetes "ordinarios" y de "reserva" es más eficiente que empacar de individualmente. En cualquiera de estos casos, es más efectivo empaquetar un solo artículo a la vez que intentar la formación de un paquete completo, o la elaboración de un inventario de la mesa de votación antes de pasar a la siguiente. De esta manera, los materiales para las mesas pueden empaquetarse de manera progresiva conforme los proveedores los van entregando. Además, resultará más efectivo entregar todos los artículos a la mesa de votación de una sola vez. Las entregas múltiples pueden dificultar el trabajo de los administradores de las mesas, así como aumentar los costos, además, también se incrementaría la necesidad de seguridad en la mayoría de las mesas. Algunas medidas de seguridad adicional podrían incluir:
Ubicación del empaque Es más efectivo que las mesas de votación utilicen paquetes estandarizados de material para después colocarlos en instalaciones centrales, ya que así se evita su manejo redundante para empacarlos y transportarlos, cuestión que disminuye los errores. Cuando los paquetes de cada mesa se elaboran central o regionalmente:
Controles de empacado Las buenas prácticas garantizan que durante el empacado se mantenga la rendición de cuentas y registros auditables en los siguientes aspectos:
Normas sanitarias y de seguridad El empaquetado debe cumplir con todos los requerimientos de sanidad y seguridad que sean necesarias. Para asegurar que los materiales puedan transportarse dentro de las mesas de votación y entre éstas, ningún paquete individual debe exceder los 20 kilos de peso.
Almacenamiento después de la votaciónCategorización de materiales El organismo electoral debe separar y clasificar el material electoral antes de que sea almacenado. Sería de mucha utilidad que el material se clasificara en las siguientes categorías:
Generalmente la legislación electoral define cuáles son los materiales que deben almacenarse bajo estricta seguridad, así como el período durante el que deben conservarse. También deben conservarse otros materiales como los registros de pago de los oficiales electorales, los recibos de compra, financieros o la documentación sobre reclutamiento para posibles auditorías. No se debe exagerar en la seguridad, especialmente cuando los componentes de la elección están sujetos a impugnaciones. Materiales que requieren de seguridad Estos materiales deberán mantenerse bajo estrictas medidas de seguridad hasta que haya terminado el periodo de impugnación de los resultados electorales. Entre estos materiales se encuentran:
En sistemas electorales en donde los reemplazos de los representantes que se jubilan, renuncian o fallecen, se determinan mediante un nuevo conteo de las papeletas de la última elección, las papeletas ya utilizadas deberán mantenerse bajo estricta seguridad durante la administración del cuerpo representativo electo. El acceso a estos materiales podría hacerse necesario para efectos de investigación o en caso de impugnaciones. Por razones de equidad, las personas que presenten impugnaciones deberán tener acceso a estos materiales en presencia de los funcionarios electorales; sin embargo, no podrán llevarse el material para investigaciones personales y tampoco podrán alterarlo o modificarlo de manera alguna. El organismo electoral debe controlar el acceso a los paquetes sellados del material; cada consulta debe registrarse, y los paquetes que sean abiertos deberán sellarse inmediatamente. Los procesos de apertura y cierre de los paquetes deben quedar registrados en los paquetes mismos y, en el caso de que se añadan sellos de plástico nuevos, se deberá mantener un registro sobre sus números de serie. Todos estos registros resultan muy útiles si en ellos se explican las causas de apertura y cierre de los paquetes, así como las fechas y los responsables de estas acciones. Jamás deberán dejarse abiertos los paquetes que contengan materiales delicados. Manejo del equipo Los materiales y el equipo electoral representan una inversión considerable. El acceso a los materiales electorales debe estar respaldado por auditorías estrictas que especifiquen a quién se le ha asignado el equipo. Asimismo, deberá echarse mano de medidas de control tales como los inventarios constantes. Se debe desarrollar un plan de manejo de equipo y materiales de manera que puedan almacenarse hasta el próximo periodo electoral, o bien para que estén disponibles para el organismo electoral u otras instituciones. Desecho de materiales La destrucción de los materiales electorales utilizados deberá estar organizada de acuerdo con un programa que coordine su desecho. La legislación electoral o de otro tipo debe especificar el período durante el cual deben guardarse los materiales. Dicho programa debe ser desarrollado por el organismo electoral en caso de que los periodos de retención de materiales no estén determinados por el sector público. Deben existir parámetros establecidos para la destrucción de materiales, así como para el uso de métodos relacionados con la destrucción de éstos que contengan información personal sobre los votantes o los funcionarios electorales. Además de los requerimientos para la retención de material en caso de impugnación, revisión o auditoría, los programas de destrucción deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Las papeletas ilegítimas, pueden ser una fuente valiosa de información en cuanto a la eficacia de los métodos de registro y el énfasis que deben tener las próximas campañas informativas. LogísticaAspectos básicos Si bien la planeación no parece un componente de alto perfil o especialmente visible de la logística electoral, si constituye una función esencial de apoyo para asegurar que el equipamiento, el personal y los métodos de comunicación sean los apropiados para la conducción exitosa de la votación. La planeación logística debe tener la flexibilidad suficiente para incluir consideraciones que permitan resolver posibles contingencias. La logística se ubica justo en el punto medio entre el día de la jornada electoral y el suministro de los proveedores. Distribución La distribución eficiente de materiales y equipo requiere:
Los principios de rendición de cuentas y de responsabilidad, así como la necesidad de suministrar información sobre el estado de los preparativos para la votación y la recuperación exitosa de los materiales, se pueden cumplir cabalmente cuando se tienen sistemas para rastrear todos los embarques y distribuciones efectuadas.
Apoyo al personal Los oficiales de las mesas de votación necesitan medios de transporte para asistir y regresar de sus puestos laborales. Podrían tratarse de oficiales que necesitan movilidad debido a la naturaleza de sus deberes, como aquellos que trabajan en las mesas móviles o como los supervisores que tienen que recorrer varias mesas. También podría ocurrir que el personal de mesas ordinarias necesitara de estas facilidades para cumplir con su tarea, debido a la carencia de servicios de transporte, por seguridad personal o por la lejanía de la mesa.
Comunicaciones La extensión e intensidad necesaria de las comunicaciones durante el periodo electoral requiere que se realice una evaluación cuidadosa sobre las necesidades en esta materia. Independientemente del elevado flujo de información dentro de las oficinas del organismo electoral y de la necesidad de proveer facilidades para la comunicación con el electorado, los partidos políticos, las fuerzas de seguridad y otras dependencias gubernamentales, habrá un gran número de centros de votación dispersos que necesitarán estar en comunicación con las oficinas electorales distritales. Para contar con métodos efectivos de comunicación entre todos los centros de votación, se tendrán que tomar en cuenta sus requerimientos específicos - para la seguridad, las sugerencias sobre procedimientos, los reportes progresivos (sí son relevantes) los resultados del escrutinio- para contrastarlos con la infraestructura disponible.
Agentes de partidos y candidatos Los partidos y candidatos podrían requerir asistencia del organismo electoral para desplegar a sus representantes. Mediante el suministro de listas sobre todas las mesas de votación, así como las rutas que recorrerán las mesas móviles y la hora de salida de los oficiales electorales que dirigirán la votación especial lejos de las mesas ordinarias. Observadores Los observadores independientes, particularmente si participan en misiones internacionales en un país que no les es muy familiar, requerirán de un apoyo logístico planificado cuidadosamente.
TransporteDisponer de un servicio de transporte confiable, seguro y puntual es decisivo para garantizar que los centros de votación estén completamente preparados desde el inicio de la jornada, así como para efectuar la recuperación de los materiales valiosos o sujetos a rendición de cuentas. Planeación La planeación del transporte es una operación altamente compleja que tiene que definirse totalmente antes de la jornada electoral. No deben subestimarse los recursos necesarios para apoyar el transporte en una elección, particularmente cuando son áreas geográficas vastas y se tienen que desplegar medios variados. Los planes para la transportación deben estar totalmente integrados a los planes de empaquetamiento, siendo suficientemente flexibles como para poder responder a variaciones en las fechas de entrega por parte de los proveedores. Al planificar el suministro inicial de los materiales, es importante que también se considere su recuperación. Garantizar que todos los materiales de los que se tiene que rendir cuentas se almacenen de forma segura, constituye un componente que afianza la integridad de la elección. La pérdida de estos materiales provocaría sospechas sobre la validez del escrutinio y de la votación en general. Métodos El método de transporte que se utilice dependerá del terreno, de las condiciones climáticas, del tiempo disponible para la entrega y de las distancias que tengan que atravesar los materiales y el equipo. La infraestructura de transporte y las distancias a recorrer determinarán la forma en que se realizará la distribución de materiales, pudiendo hacerse directamente desde un almacén central o por etapas desde uno central hacia almacenes regionales y de ahí a las mesas de votación. Puede ser conveniente enlistar la ayuda de otras dependencias gubernamentales para la entrega y recolección de los materiales de las mesas de votación debido a los cortos periodos de tiempo. Sin embargo, es necesario que se tome en cuenta la confianza pública y la seguridad.
Controles Se deben aplicar controles estrictos, particularmente sobre la documentación que rinde cuentas y en los materiales con gran valor. Se tendría que contar con un rastreo auditable completo y documentado sobre la entrega y recepción de los materiales sujetos a rendición de cuentas, desde el momento en que salen de la fábrica hasta que se entregan a resguardo de la autoridad electoral después de la votación. Los registros sobre la ubicación de todos los materiales deben conservarse rigurosamente, fomentando la responsabilidad personal para salvaguardarlos.
Retorno de los recursos desde los centros de votaciónPlaneación La planeación es necesaria tanto para la entrega de materiales, equipo y personal a las mesas de votación, como para su recuperación. Involucrando:
Cuando el escrutinio de votos se realice en otros centros, los acuerdos de transporte tendrán que incluir la entrega de materiales desde las mesas de votación hacia los centros de escrutinio y de ahí al lugar en donde se almacenarán. Recogida de los materiales Estos acuerdos pueden resultar más complejos que los referentes a la entrega de materiales, ya que pueden carecer de un calendario preestablecido. La rapidez con que se terminen las actividades electorales determinará los períodos para recoger los materiales empacados, los que están sujetos a rendición de cuentas y los registros (podrían generarse retrasos cuando muchos electores se encuentran en la mesa de durante la hora de cierre de la votación). Podría suceder que esto se dilate debido al largo día de trabajo. Es conveniente que se instruya a los oficiales de votación sobre la devolución y recogida de los materiales, enfatizando la importancia de la tarea. El itinerario para recoger los materiales debería permitir que exista comunicación entre las oficinas electorales de distrito y las mesas de votación, para que se pueda monitorear el progreso y se informe a los choferes sobre cualquier cambio. Tratar de que todo el material que proviene de áreas rurales lejanas regrese a las oficinas de distrito podría ser poco práctico. Por eso, se podría acordar que el material permanezca en algún depósito seguro hasta que lo puedan recoger. Hay algunas jurisdicciones que dictan que el presidente de mesa, es el responsable de regresar todos los materiales electorales a las oficinas distritales. En entornos con bajos riesgos a la seguridad esto podría resultar benéfico en términos de costo-efectividad. Revisión sobre el regreso de los materiales La cuestión más importante que se tiene que revisar al regreso de los materiales, es que hayan llegado los materiales y el equipo sujeto a rendición de cuentas. Para controlar la recepción del material se deberían usar los mismos registros que auditaron la entrega. Se tienen que instrumentar medidas especiales para garantizar que se regresen todas las papeletas, todo el equipo portátil (teléfonos celulares y radios personales) y para revisar que se hayan llenado correctamente los registros electorales. Es preferible que los presidentes de mesa estén presentes cuando se regrese el material y se revise para almacenarlo. Ya que su presencia en esta etapa contribuiría a detectar cualquier material o equipo faltante. Después de revisarlos, todos los materiales deben prepararse para su almacenaje, reutilización o eliminación. Acuerdos sobre el personal El programa también tiene disponer que se recoja al personal que fue trasladado a las mesas de votación. Será más adecuado que el personal que se ubica en áreas lejanas sea recogido al día siguiente, en cuyo caso se necesitarán acuerdos para hospedarlos.
Acuerdos con los proveedoresSería preferible que los acuerdos con los proveedores de materiales y equipo se realicen sobre la base de un programa de almacenamiento libre (Free Into Store FIS), que incluya especificaciones para su transporte a las locaciones centrales o regionales que el organismo electoral dispuso para almacenarlos o empacarlos. Generalmente, esto será más adecuado para las consideraciones de costo-efectividad, que si el organismo electoral se encarga de los acuerdos de transporte por separado. Esto no sería apropiado en contextos en donde existen grandes riesgos para la seguridad. En este caso, lo más indicado es que la autoridad electoral se encargue de transportar el material a los centros de almacenamiento y empaquetado bajo estrictas normas de seguridad. Las entregas escalonadas pueden ser más adecuadas cuando se tienen grandes volúmenes de material. Cuando se utiliza el transporte de los proveedores, es esencial que la revisión detallada de los materiales se lleve a cabo antes de que salgan de su lugar de origen; garantizando que los documentos de transferencia (inventarios de entrega del proveedor y archivos de la autoridad electoral sobre el control de materiales) señalen cualquier diferencia entre la entrega esperada y la que fue entregada. Este es un componente muy importante del registro para auditorias y para la rendición de cuentas sobre los mecanismos para suministrar materiales. También es importante garantizar que el tipo de transporte que utilizarán los proveedores sea el más adecuado y que no se realice como resultado de una negociación para tratar de disminuir los costos del contrato. Se deben especificar los tipos de vehículos que serán utilizados (por ejemplo, con protectores para el clima y para descarga rápida en las locaciones de almacenamiento electoral).
Transporte con las fuerzas de seguridadEn las zonas que tienen riesgos elevados para la seguridad, ocasionando que las fuerzas de seguridad estén involucradas en la protección de los centros de votación, de los electores y en el transporte del material electoral, la planeación integral de las necesidades de logística ayudará a mantener los niveles requeridos de protección. Para ello, puede resultar efectiva la utilización de un modelo central de operaciones conjuntas. Sería inútil que los administradores electorales desarrollen planes detallados para la entrega y retorno de los materiales electorales, cuando tienen que usar rutas en donde no existen garantías para su seguridad. Las fuerzas de seguridad necesitan asignar algunas unidades móviles antes, durante y después de la jornada electoral. Si bien los centros de votación son los lugares obvios en que pueden ocurrir disturbios, también podrían suceder en cualquier otro lugar. Por ejemplo, se puede tomar como blanco a grupos de electores durante su trayecto de ida o vuelta. Podría ser útil contar con fuerzas entrenadas para respuestas rápidas.
Seguridad durante el trasladoCuando los materiales electorales se transportan entre las oficinas de la autoridad electoral y los centros de votación, se debe ofrecer en todo momento un nivel de seguridad adecuado. En los entornos que tienen pocos riesgos a la seguridad, la presencia de un oficial del organismo electoral en el vehículo encargado de entregar el material electoral será suficiente. La observación del transporte por parte de los representantes de partidos o candidatos también ayudaría a la transparencia. En áreas donde existen grandes riesgos para la seguridad, resulta prudente e incluso necesaria la presencia policíaca o de otras fuerzas de seguridad. Cuando se necesiten escoltas, se debe buscar asesoría de las fuerzas de seguridad, para planear conjuntamente las rutas y los horarios de transporte.
Sistemas de comunicacionesAspectos básicos La logística electoral genera una gran cantidad de información, no sólo internamente, sino también por la información que necesita la opinión pública. Por eso, necesita una evaluación oportuna de las necesidades, así como una planeación para ampliar o mejorar la infraestructura de comunicaciones existente, a fin de atender una fuerte demanda y carga de trabajo. Cuando no se tiene la capacidad de comunicar información precisa de manera confiable, será imposible tomar decisiones acertadas dentro de lo que muchas veces es un entorno en constante cambio. Será necesario que se establezcan redes de comunicaciones entre los centros de votación y las oficinas de la autoridad electoral. En muchas ocasiones, los lugares en donde se instalan los centros de votación no disponen de comunicaciones, por lo que se tendrán que hacer acuerdos para instalar líneas de telecomunicaciones fijas o móviles. Durante la elección se incrementará considerablemente el tráfico para comunicarse con las oficinas del organismo electoral, teniendo que aumentar las facilidades existentes para que las llamadas y el envío de documentos se puedan realizar rápidamente. Los planes de telecomunicaciones deberían integrar los programas de información pública (como líneas telefónicas para información). Necesidades de las redes de comunicación La evaluación sobre la infraestructura disponible de las comunicaciones internas y su posible aumento, debería atender las siguientes necesidades:
En los entornos con altos riesgos a la seguridad, se consigue una interacción más efectiva entre los oficiales electorales, las fuerzas de seguridad y los servicios de emergencia cuando se utilizan centros de operaciones conjuntos. Capacidades de infraestructura Las estrategias de las comunicaciones deberían basarse en evaluaciones realistas de la infraestructura. Por ejemplo, podría ser peligroso que los sistemas de comunicación se basen en teléfonos celulares o de línea fija en lugares que no han probado la capacidad, o en donde la confiabilidad de la infraestructura no está garantizada. De igual forma, en lugares que tienen líneas de transmisión poco confiables, podría ser riesgoso que el reporte de resultados o el envío de documentos entre las oficinas centrales, regionales y locales de la autoridad electoral se base únicamente en sistemas de cómputo. Planeación oportuna En muchas sociedades, el aumento en la capacidad de las telecomunicaciones podría requerir mucho tiempo. Por eso es aconsejable que se planee oportunamente y que los responsables de las telecomunicaciones estén informados sobre las necesidades respecto a la instalación de líneas telefónicas. Involucrar a los proveedores de telecomunicaciones cuando se desarrollan los planes de comunicación, ayudará a que se evalúe la factibilidad de los planes propuestos, evitando así que se adopten soluciones inoperables tales como el uso de teléfonos celulares en zonas con recepción deficiente. Pruebas Cuando las comunicaciones usen nuevas tecnologías, es vital que estén debidamente probadas antes de su fecha de operación. También es importante que las pruebas no solo abarquen secciones individuales del equipamiento, sino que también traten de simular toda la carga de trabajo que se espera reciba la infraestructura de las comunicaciones. Es imprescindible que se realicen pruebas exhaustivas a gran escala en datos y en las telecomunicaciones. Servicio Se necesitan acuerdos con los proveedores de las telecomunicaciones, para garantizar que se tenga un servicio disponible para llamadas de emergencia durante la jornada electoral. También se tiene que garantizar la presencia de canales para la comunicación de datos críticos y de servicios en internet. Procedimientos de las comunicaciones La efectividad de las comunicaciones puede mejorar cuando se tienen procedimientos generales para asignar la información, ya sea mediante copias en papel o transmisión de datos. Es importante que todo el personal, particularmente aquellos contratados temporalmente para el periodo electoral, tengan conocimiento de los procedimientos. Seguridad de los recursos Es vital que se tenga un control estricto del equipo de comunicaciones que se entrega al personal. Los teléfonos celulares, radios, aparatos de fax portátiles y particularmente las computadoras, son aparatos muy codiciados que pueden ser sustraídos fácilmente. Para asegurar que todos los equipos de comunicación sean devueltos, se necesitarán sistemas efectivos, así como de una distribución, registro y rendición de cuentas personalizada. Costo-efectividad Para atender los problemas de las comunicaciones, se deben considerar las mejores soluciones en términos de costo-efectividad. Se podrían gastar grandes cantidades de recursos extra en estrategias que solo ofrecen un poco más de velocidad y confiabilidad, u otros aspectos que no son importantes. Los aspectos a considerar incluyen:
Comunicación verbalRequerimientos adicionales para los centros de votación Es probable que se requieran facilidades adicionales de comunicación entre las autoridades electorales y los centros de votación. Durante la evaluación de estas necesidades se debe determinar la disponibilidad de líneas telefónicas para comunicarse con los centros de votación. Todos los centros de votación deberían tener acceso a líneas de comunicación directa con la oficina electoral del distrito. Cuando no existan líneas fijas, se debe evaluar el costo y los tiempos requeridos para su instalación, comparándolos con la renta de radios o teléfonos celulares por un período corto. Oficinas locales Las oficinas de las autoridades electorales de distrito deberían situarse de tal forma que cuenten con líneas capaces de atender tanto asuntos de trabajo, como las preguntas del público. Además de las líneas telefónicas de la oficina, muchas veces las necesidades adicionales incluyen:
Si se establecen centros operación conjuntos, es necesario que cuenten con facilidades telefónicas adecuadas. Oficinas regionales y centrales Es importante que se evalúe la cantidad de líneas telefónicas que se requerirán mediante una estimación sobre el tráfico de los operativos. También se debe considerar la necesidad de un conmutador o los requerimientos para instalarlo. Servicios de información telefónica Se tiene que determinar cuidadosamente el número y la configuración de las líneas para los servicios de información telefónica para el electorado. Se tiene que evaluar si se instalarán líneas locales para cada oficina, o si se usará un sistema que dirija las llamadas a la primera línea que esté disponible. Estas opciones afectarán el número y la ubicación de las líneas necesarias. Disponer de pocas líneas telefónicas podría ocasionar retrasos, o que éstas se encuentren ocupadas constantemente, situación que más que ayudar molestará a los electores.
Reclutamiento y capacitación del personal de logística electoralConsideraciones Básicas Garantizar que se tenga suficiente personal, con una capacitación competente para cumplir con sus deberes en la mesa de votación y durante el escrutinio de votos, supone la columna vertebral de la logística electoral. Durante una elección nacional, el reclutamiento y la capacitación del personal necesario, representa uno de los ejercicios más grandes de movilización que se realizan en un país. De la misma forma, a nivel de elecciones estatales y locales, los requerimientos de capacitación del personal para la logística electoral, es uno de los ejercicios más amplios que se debe instrumentar. La escala total del ejercicio necesita una planeación precisa. Generalmente, el personal para la votación es el componente más costoso de la logística electoral, por lo que ahorrar en los costos de cada unidad contribuirá a incrementar la efectividad del costo total. Sin embargo, cabe destacar que la efectividad con la que los oficiales electorales sirvan al público, es también el aspecto más visible del servicio electoral, ya que constituye el punto de interacción entre los ciudadanos y el proceso. Los planes para el personal deben tratar de que el servicio cumpla con los requisitos de costo- efectividad, en lugar de solo buscar que el servicio sea barato. Perfil del Personal Con el fin de determinar las funciones del equipo y su categoría dentro de la logística electoral, se debe desarrollar un perfil para cubrir las vacantes de la mesa de votación y del escrutinio. El desarrollo de estos perfiles necesitará:
La cantidad de personal necesario variará de acuerdo al entorno en el que se desarrollen las elecciones, dependiendo también de factores como el marco de procedimientos y del conocimiento de los mecanismos de votación que tengan tanto los oficiales electorales, como los electores; por eso, el desarrollo de modelos estandarizados para que el personal se desempeñe en las mesas de votación y en los centros de escrutinio, contribuirá a que los servicios cumplan con los requisitos de costo-efectividad. Se puede realizar un resumen general del personal que se debe reclutar para cada distrito electoral o área administrativa, basándose en el número de mesas de votación y en los estimados de personal necesario para cada una. Reclutamiento del Personal Conforme al perfil del personal de las mesas de votación y de otras actividades de la logística electoral, es necesario que se instrumente una estrategia de reclutamiento dirigida a finalizar la captación de personal, en un período que permita su capacitación dentro de los niveles de competencia necesarios para desarrollar sus actividades. Los elementos esenciales para elaborar un reclutamiento efectivo incluyen:
Capacitación del Personal La capacitación del personal de la logística electoral debe ser capaz de inculcar competencia e integridad en un gran número de aprendices en un período corto de tiempo. La organización de la capacitación deberá tener una planeación cuidadosa para:
La amplitud de estas necesidades estará influida por la forma en que se conduzca la capacitación, ya sea de manera centralizada o distribuida, así como por el profesionalismo que tengan los capacitadores o el personal encargado de supervisar. Para que se realice una capacitación efectiva, también es importante que se conduzca en sedes adecuadas y que utilice material apropiado para la capacitación. Evaluación Para garantizar que la capacitación haya sido efectiva, los planes de capacitación y las metodologías también deberían incorporar métodos para valorar la competencia del personal durante la capacitación y después de la misma, así como un programa que evalúe el éxito del proceso de reclutamiento y de capacitación del personal. Información para otros participantes en la elección La participación del organismo electoral en la capacitación, normalmente involucra el suministro de materiales y sesiones de información preferente para otros participantes en el proceso electoral, que incluye:
Códigos de Conducta Para garantizar un nivel de servicio e integridad elevado, consiguiendo que el personal esté consciente de las normas de conducta a las que están sujetos, es útil que se desarrollen códigos de conducta que todo el personal de la logística electoral debe asumir. El disponer de códigos de conducta similares para los participantes políticos, les proporcionará un marco de integridad y una guía para que el personal de la logística electoral trate con los representantes de partidos y de candidatos.
Perfil del personal de logística electoralPerfil general del personal Disponer de una serie de estándares garantizará que se determinen de forma efectiva los requisitos que necesita el reclutamiento de personal de la logística electoral, especialmente para distribuir al personal entre las mesas de votación y los centros de escrutinio. Los estándares deberían:
Necesidad de criterios comunes Si se permite que los administradores electorales a nivel local determinen por completo y a su discreción las categorías y niveles del personal, así como los estándares de servicio para los electores, es muy probable que se produzcan:
Regulación del perfil del personal. Es común que la legislación electoral defina una base para la plantilla y para las funciones del personal perteneciente a las mesas de votación y a la administración electoral. Esto es importante para determinar la rendición de cuentas que le corresponde al personal dentro del proceso electoral. Algunas jurisdicciones cuentan con una legislación que incluye normas muy precisas, por ejemplo, para todas las categorías de personal que serán empleadas, para la cantidad de personal asignada a cada mesa de votación y especificaciones similares. Esto es adecuado para contextos que tienen organismos electorales relativamente nuevos, o que tienen una historia con poca integridad entre los ideales democráticos y el servicio administrativo. Sin embargo, este es un enfoque relativamente rígido que podría ocasionar ineficiencias. Siendo preferible que el organismo electoral se encargue de detallar los perfiles del personal mediante directrices administrativas. Esto asegurará que se tenga una mejor capacidad para responder a diferentes condiciones locales. Puede suceder que mesas de votación del mismo tamaño ubicadas en distintas áreas, presenten distintas necesidades en términos del tipo o volumen de personal requerido, debido a variaciones lingüísticas, culturales, educativas o de edad. Puede ser útil ofrecer facilidades para aprobar variaciones en los perfiles generales de algunas mesas de votación, a fin de garantizar que los servicios ofrecidos se ajusten a las necesidades de la población local. Dicha flexibilidad permite que el organismo electoral instrumente rápidamente procedimientos o sistemas eficientes para modificar la cantidad o funciones del personal, sin embargo, esto necesita de un riguroso control administrativo. Es importante que las excepciones a los perfiles generales obedezcan los requisitos básicos de la legislación, estando sujetas a la aprobación de los administradores electorales. Influencia del entorno en la necesidad de ciertos tipos de personal. Aunque existe la necesidad de contar con perfiles generales para mejorar la efectividad operativa, los perfiles, las funciones y los niveles de servicio de la logística electoral variarán dependiendo del contexto. No existe un perfil universal "óptimo". La determinación precisa sobre la cantidad de personal necesario, la forma en que se le debe reclutar y capacitar, depende de diversas variables interdependientes del proceso electoral. Entre las que figuran las siguientes:
Determinar el número adecuado de electores que se puede atender en cada mesa de votación, es uno de los asuntos más importantes para tener una administración efectiva de la logística electoral.
También serán necesarios distintos perfiles de personal en los modelos que utilizan una estructura jerárquica para las facilidades de votación, teniendo una estructura administrativa definida, así como para los modelos consensuados o paritarios que dan las mismas responsabilidades a todo el personal.
Costos del personal Salvo en aquellas situaciones en que el personal de votación esté obligado a desarrollar estas actividades como un deber cívico sin retribución, la plantilla del personal tendrá un costo significativo, pudiendo ser el mayor componente de gasto de todo el proceso de votación. Conseguir que la plantilla de personal de las mesas de votación sea efectiva y barata, impactará positivamente a la efectividad y al gasto de la elección en general. Es muy importante que los legisladores y los administradores electorales reconozcan este impacto al definir los esquemas y procedimientos electorales. La mayoría de los aspectos del proceso electoral tendrán un impacto sobre los costos del personal de las mesas de votación.
Estándares del servicio electoralDeterminación de los objetivos y del nivel de servicio Como en cualquier actividad enfocada al servicio, antes de determinar los perfiles del personal necesario para proporcionar las facilidades de votación, es importante definir el nivel de servicio y lo que se espera de él. Formalizar los objetivos del servicio es esencial para que la logística electoral pueda determinar las funciones que deberá desempeñar el personal y para que realice una distribución de recursos efectiva. Es igualmente importante que se desarrollen prácticas de trabajo, que permitan instrumentar la votación de forma adecuada. Inculcar en el personal los objetivos del servicio durante su capacitación, contribuye a proporcionarles una plataforma ética. Así mismo, permitir que los estándares de servicio que el organismo electoral intenta alcanzar estén disponibles para el público, constituye una parte esencial para que la administración del proceso electoral rinda cuentas. Criterios del servicio Los objetivos de los servicios de votación generalmente están enfocados a cumplir con los siguientes criterios:
En entornos con recursos ilimitados, se pueden instalar facilidades que eviten que los electores tengan que esperar para votar, que ayuden a que sean procesados adecuadamente y a que se tenga control sobre todos los aspectos que protejan la integridad de la elección. Sin embargo, raramente se dispone de dicha cantidad de recursos. Por otro lado, los estándares de servicio varían dependiendo de los distintos entornos en donde se celebren las elecciones, especialmente debido al tráfico de electores, por eso, es necesario que se realice un balance entre el servicio y su costo, de forma que el resultado sea aceptable para todo el público. Medidas para la afluencia El aspecto más visible de la logística electoral es el tiempo que deben esperar los electores en las mesas de votación para emitir su voto. Existe un número importante de factores que afectan la afluencia en las mesas de votación. El tiempo que tarda el personal en entregar los materiales de votación constituye un indicador importante sobre su desempeño. Siendo preferible que se desarrollen estándares y exámenes minuciosos sobre la expedición de material que los oficiales deberían entregar a los electores por hora. Este podría convertirse en un determinante sobre el nivel que tiene el personal. El índice que pueda alcanzar la expedición de materiales en los distintos entornos dependerá de los siguientes factores:
Todavía no existen materiales de votación estandarizados que puedan utilizarse en todos los contextos. En algunos lugares, los oficiales de votación pueden conseguir fácilmente índices de expedición de materiales que alcanzan los sesenta electores por hora. Por otro lado, las mesas de votación móviles que atienden a ancianos o a electores con alguna discapacidad, sólo pueden atender entre cinco y diez personas por hora. También existen otros factores importantes que influenciarán la tasa en la que se puede procesar a los electores. Incluyendo:
Tiempo en la fila Las expectativas que tenga la sociedad sobre la calidad del servicio electoral, determinará la cantidad de tiempo que considerarán aceptable para permanecer en fila. En sociedades con mayor desarrollo, la tolerancia del público para hacer fila es mucho menor. Por ejemplo, en las elecciones federales de Australia, el objetivo del servicio está enfocado a que los electores no tengan que hacer fila por más de diez minutos antes de que les sean entregados los materiales de votación. En lugares con poca experiencia en elecciones democráticas, o en donde las personas están acostumbradas a que los servicios gubernamentales tengan largas filas, los electores al esperar su turno para votar. Sin embargo, será inaceptable que cualquier elector tenga que esperar más de treinta minutos para votar. Períodos con alta afluencia Es poco probable que se tenga un flujo uniforme de electores durante las horas de votación. Por varias razones, como la disponibilidad de transporte o el fomento a votar temprano, los electores tienden a llegar al mismo tiempo a la mesa de votación. Para que el personal pueda lidiar de forma efectiva con los periodos de alta afluencia, es necesario que se realice una investigación sobre los registros de asistencia de elecciones pasadas. Se puede conseguir mayor efectividad en los costos si se elabora un modelo que permita la inclusión de personal adicional durante las horas pico (que en muchos sistemas tiende a presentarse en las primeras horas después de abrir), que ayude a informar y a expedir material a los electores. Cuando dichos modelos se instrumentan, se necesitan controles adicionales para garantizar que todas las acciones de los oficiales estén sujetas a rendición de cuentas. Evaluación del servicio Para la planear mejoras en términos de costo-efectividad, es importante que se evalúe si el servicio de votación alcanzó los objetivos propuestos y si estos se adecuaron al contexto. Las metodologías adecuadas para este efecto pueden incluir el análisis de las quejas que hicieron los electores, de los registros sobre retrasos en filas, de los resultados de encuestas sobre el servicio, o de informes sobre la conducción del organismo electoral.
Nivel, categorías y deberes del personal electoralPara proporcionar un servicio de calidad a los electores y para reducir sus costos, la logística electoral tiene que realizar un cálculo efectivo sobre la cantidad de personal necesario en las mesas de votación. En general, la cantidad de personal necesario está directamente relacionada al número de electores registrados. Sin embargo, la cantidad real de personal necesario en cada mesa también depende de otros factores como:
Nivel del personal Debido a que hay variaciones muy amplias a este respecto, es difícil que se pueda determinar un nivel ideal del personal que sea aplicable a todos los contextos y que garantice que todas las responsabilidades de la mesa de votación se instrumenten de manera efectiva. Sin embargo, existen algunos principios generales que permiten determinar el nivel del personal. Siendo importantes para establecer un modelo estandarizado de personal para las mesas de votación en cada elección. El método para realizarlos dependerá de la forma en que se decida la ubicación de las mesas. A grandes rasgos, existen dos métodos básicos para realizarlo:
En algunas circunstancias, especialmente cuando se tiene que mantener la accesibilidad para residentes rurales, o cuando existen grandes diferencias en los niveles de alfabetización entre residentes rurales y urbanos, podría existir la necesidad de elaborar dos modelos distintos para cada distrito electoral, uno para las zonas rurales y otro para las urbanas. Este modelo es relativamente fácil de instrumentar, ya que tiene un número reducido de estándares que el personal de las mesas de votación debe cumplir.
La cantidad de personal estará determinada por una escala relacionada directamente al número de electores previsto para cada mesa. Aunque varias ventajas derivan de esté método, es más recomendable que sea empleado por sistemas electorales que tengan acceso a equipos y programas de cómputo, que ayuden a determinar la distribución del personal entre las mesas. Flexibilidad La forma en que se determina la estandarización del personal en las mesas, debería tener cierta flexibilidad administrativa para que la cantidad de personal se adecue a las circunstancias locales. Esto muy útil en los lugares que requieren personal adicional para brindar un nivel aceptable de servicio (como en áreas que tienen altos índices de adultos mayores, bajos niveles de alfabetización, en donde la afluencia es lenta y en donde se necesita más información), así como en situaciones en donde el personal es excesivo o se pueden reducir gastos sin afectar el servicio. Sin embargo, la flexibilidad debería tratarse de una excepción que requiere aprobación de los oficiales electorales más experimentados, para garantizar consistencia en el servicio, para evitar personal innecesario y para enfatizar el ahorro. (Para mayor información ver la tabla 5) Personal que satisfaga necesidades específicas La tabla 5 muestra qué tanto varían los estándares del personal entre las jurisdicciones y la medida en qué dependen de los diferentes contextos, especialmente en términos de procedimientos de votación, de lo familiarizados que estén los electores con el y de la disponibilidad de personal experimentado. Los ejemplos de Australia y de Sudáfrica tienen las siguientes características:
Los mecanismos para verificar la identidad de los electores fueron más rigurosos en el caso sudafricano, incluyendo la producción de credenciales de identidad y en algunos casos marcas con tinta. En Australia sólo se solicitó a los electores que declararan si su identidad y dirección eran correctas y si tenían o no experiencia electoral. En el ejemplo australiano, cuando los electores y los oficiales tenían experiencia en los procedimientos de votación, se permitió que los electores votaran en cualquier mesa de su distrito electoral; mientras que en Sudáfrica se utilizaron filas como las de los bancos para dirigir a los electores con el primer oficial disponible. Los electores fueron asignados a una sola mesa y las listas de electores estaban divididas en dos, una para verificar la elegibilidad y otra dividida alfabéticamente para los materiales. Tabla 5
Administración de las mesas de votaciónAdministradores de las mesas de votación Es preferible que se designe una persona como responsable de toda la logística de la mesa de votación. Este es un requisito de muchas jurisdicciones, independientemente de si el cargo es definido como administrador de mesa, presidente de una comisión electoral, de oficial o cualquier otro nombre. Definir un punto para rendición de cuentas proporciona un enfoque adecuado para el flujo de información entre la administración electoral y la mesa de votación, consiguiendo que el oficial de mesa sea legalmente responsable de la logística electoral. Las funciones que deberían delegarse al administrador de la mesa de votación incluyen:
Una medida que incrementa la efectividad del gasto y que puede aplicarse en contextos de bajo riesgo en donde es común contar con transporte privado, es que los administradores de mesa pueden ser responsables del transporte de los materiales electorales, exceptuando los materiales voluminosos como son los compartimientos y las máquinas de votación. En lugares que aplican modelos de cascada para la capacitación, los administradores también podrían encargarse de la capacitación del personal de su mesa. En ciertas circunstancias, especialmente en áreas rurales en donde la administración electoral no tiene presencia local, se les podría pedir que colaboren con el reclutamiento de su personal. Cuando se requiere que los administradores realicen tareas previas a la jornada electoral, tales como inspección de instalaciones, reclutamiento y capacitación de personal, recopilación y transporte de materiales, el pago por sus labores debería incluir una cantidad adicional. Suplentes de los administradores En las mesas de votación más grandes, es recomendable que se designe formalmente a un funcionario como suplente del administrador, tanto para ayudar a supervisar los procesos de votación como para actuar como sustituto. En muchos sistemas, el administrador de la mesa de votación tiene responsabilidades legales que sólo puede llevar a cabo el titular del puesto. En dichas circunstancias, es esencial que se tomen medidas para designar a un funcionario que pueda desempeñar esta labor de administración en ausencia del administrador de la mesa. Los administradores suplentes además de asistir al titular en las labores de supervisión durante la votación, pueden realizar labores más complejas, tales como:
Control de acceso y de las filasDependiendo de los riesgos de que personas no autorizadas entren a las mesas de votación, de los métodos adoptados para verificar la identidad de los electores y de la capacidad física de las instalaciones, podría ser conveniente que un solo oficial se encargue del control de la entrada y de la fila. Será más difícil combinar estas funciones cuando se tienen varias filas.
Control de acceso Las responsabilidades del control de acceso incluyen:
Seguridad Es preferible que las cuestiones de seguridad relativas al acceso, tales como la entrega de armas, sean manejadas por fuerzas de seguridad y no por los oficiales de votación.
Control de filas Las funciones de control de filas incluyen:
La existencia de mecanismos efectivos para controlar las filas de electores, demuestran que la mesa de votación está administrada efectivamente. Información y asistencia lingüísticaEn algunos contextos podría ser necesario que se designen funcionarios en las mesas de votación, cuyo trabajo consista en proporcionar información a los electores. La necesidad de este personal especial debería evaluarse caso por caso. Las condiciones en donde se requiere personal especial incluyen:
A menos que exista una tarea específica que se tenga que trasmitir a todos los electores, tal como el funcionamiento de las máquinas o computadoras electorales, los oficiales de información podrían ser más eficientes si se desplazan, en lugar de que permanezcan en un escritorio. Dichos funcionarios también podrían lidiar con solicitudes de información más compleja, que no puedan ser manejadas por otros oficiales sin que se demore el proceso de votación. Puesto que estos oficiales deben tener un conocimiento amplio sobre los procedimientos de votación, podría ser conveniente que se combinen las funciones de los oficiales de información y del suplente del administrador de la mesa.
Intérpretes y asistentes lingüísticos En áreas que incluyen comunidades que no tienen buen manejo del idioma oficial que usan los materiales electorales, sería conveniente que se contraten oficiales que hablen los idiomas de la región. Si esto es imposible, se podrían mejorar los estándares del servicio mediante la contratación de intérpretes y de asistentes lingüísticos, que tengan buen manejo de los idiomas regionales. Dichos funcionarios tendrían que estar sujetos a los mismos códigos de conducta y a los requisitos de secrecía electoral aplicados a los oficiales electorales. Sin embargo, sus labores deberían restringirse a traducir los documentos oficiales y a interpretar las solicitudes de información de los electores hacia los oficiales, todo ello sin agregar opiniones personales.
Control del proceso de votaciónCuestiones básicas Es importante que el personal electoral realice las siguientes funciones para controlar el proceso de votación:
Oficiales para verificar la elegibilidad de los electores Las labores básicas que deberían desempeñar los oficiales que verifican la elegibilidad de los electores son:
Cuando los controles múltiples de votación se basan en marcar al elector con una tinta especial, puede ser necesario designar a un funcionario independiente para revisar que el elector no tenga una mancha previa de tinta, para después aplicarle la tinta, a fin de expeditar la revisión de la elegibilidad para votar. Combinar las funciones de revisar la elegibilidad de los electores, con la expedición de los materiales electorales como responsabilidad de un mismo oficial de mesa, resulta más eficiente con respecto al costo y mejora el control de la fila. Sin embargo, no siempre es posible instrumentar esto, ya que depende de la complejidad de la revisión de elegibilidad requerida y de la confianza en el nivel de habilidad del personal para realizar estas dos tareas cruciales sin errores. En donde hay dudas sobre la capacidad de los miembros del personal para realizar ambas tareas, o en caso de que esto significara una demora importante, es mejor designar a funcionarios individuales para realizar dichas tareas. La legislación también podría dictar que funcionarios ajenos a las mesas de votación, lleven a cabo estas funciones. Oficiales para expedir los materiales electorales Dependiendo del método de votación, ya sea que se base en papeletas o en sobres para papeletas, estos oficiales tendrían la función de entregar papeletas, sobres para papeletas o ambos. Una vez determinada la elegibilidad del elector para votar, sus funciones básicas son:
En donde se usan computadoras para la votación, no se requerirá esta función, sin embargo, podrían necesitarse funcionarios que monitoreen el uso del equipo de cómputo. Monitores de las mamparas de votación La responsabilidad de supervisar el área de mamparas debería recaer en ciertos oficiales. Tratando de llevar a cabo revisiones constantes para asegurar que:
El área en torno a las mamparas debe estar libre de materiales para que los electores puedan pasar fácilmente. Para garantizar la secrecía del voto, sería importante contar con supervisión en esta área para asegurar que:
Dependiendo de la cantidad de electores que asistan a la mesa de votación y de su familiaridad con los procesos electorales, podría eliminarse la necesidad de designar funcionarios adicionales con las responsabilidades antes mencionadas. El área de mamparas podría ser monitoreada por otros funcionarios, tales como los funcionarios de información, el administrador de la mesa de votación, o el administrador suplente, siempre que sus funciones primarias lo permitan.
Control de las urnas Exceptuando los procedimientos que requieren que los electores regresen con el funcionario que les repartió el material electoral, para depositar sus papeletas en la mesa de expedición, siempre es recomendable contar con personal cuya única función sea cuidar la(s) urna(s) en la que los electores depositan sus papeletas. En algunas mesas de votación, podría ser posible que el administrador de mesa lleve a cabo esta función, pero es preferible que otra persona la realice. Las labores de los encargados de las urnas incluyen:
Donde se usen sistemas de máquinas de votación o sistemas electorales electrónicos, no será necesario designar personal para estas funciones. Sin embargo, este ahorro de personal se equilibra con la necesidad de contratar gente que informe a los electores sobre el uso del equipo.
Funcionarios para el control de salida El encargado de cuidar las urnas también podría controlar la salida cuando la distribución de las mesas de votación permita que las urnas se coloquen cerca de la salida. En mesas de votación más grandes, o en donde se tienen problemas de seguridad, incluso si se cuenta con esta distribución, sería recomendable designar personal especial para llevar a cabo las labores de control de la salida, cuyas obligaciones incluyen:
Facilidades de votación especial En donde existen facilidades de votación especial (tales como voto en ausencia o voto móvil) dentro de las mesas ordinarias, se debería tener personal para lidiar con estas responsabilidades. Sin embargo, estos métodos podrían ser atendidos por el personal que desempeña otras funciones, cuando el número de electores que necesita estas facilidades sea suficientemente bajo para ser manejado sin detrimento alguno.
Otros oficiales de logística electoralAdemás del contingente de personal necesario para las mesas de votación durante la jornada electoral y para el escrutinio, es común que se presente la necesidad de contratar personal adicional para apoyar en otras tareas de la logística electoral. Que incluyen:
Cuando el proceso no elija representantes individuales para varios distritos electorales, esto se podría realizar mediante áreas geográficas administrativas basadas en otras divisiones, como los distritos gubernamentales.
Apoyo administrativo
Aún para los organismos electorales permanentes, resulta poco efectivo solventar el contrato permanente de todo el personal necesario para suministrar los servicios que requieren las elecciones. Una solución sustentable en términos de costo-efectividad, es la de contratar personal provisional para:
Se deben instrumentar controles rigurosos sobre los costos del personal adicional. Es preferible que éste personal se contrate por hora, en lugar de garantizarles días, semanas o bases más largas de trabajo, ya que las tareas que desempeñarán son irregulares y algunas tienden a presentar horas pico. Se le podría sacar mayor beneficio a la asistencia de personal temporal, cuando se utiliza en procesos intensivos o a larga escala:
Mantener un registro de datos históricos, referentes al tiempo de procesamiento de los electores y de la carga de trabajo, contribuirá a desarrollar esquemas para mejorar el uso del personal provisional. Será más conveniente incluir a este personal en la misma base de datos del personal fijo, exceptuando las tareas que necesiten de datos o de habilidades especiales.
Oficiales itinerantes y de enlace Es común que los administradores de la logística electoral estén obligados a permanecer en su oficina durante la jornada electoral, especialmente cuando se encargan de centros distritales, regionales o de seguridad. Se puede mejorar la efectividad de la administración, cuando se designan oficiales de mesa de votación experimentados para que funjan como inspectores itinerantes que supervisen un grupo de mesas. La capacidad de llevar a cabo este ejercicio estará limitada por la disponibilidad de personal, por la distancia entre las mesas de votación y por la seguridad que tenga el contexto. Es poco probable que se pueda instrumentar esta actividad en áreas rurales. La cantidad de oficiales itinerantes que sería conveniente utilizar, se determina de acuerdo al tamaño del área geográfica del distrito electoral y por la cantidad de mesas que contenga. La cantidad ideal de oficiales debería permitir que realicen por lo menos una visita a cada mesa de votación durante la jornada electoral, sin embargo, sería preferible que pudieran realizar dos, una en las primeras horas de apertura de la mesa y otra cercana al término de la actividad. Las mesas que se encuentren administradas por oficiales con menor experiencia, deberían recibir visitas más frecuentes. Los oficiales itinerantes deberían ser capaces de supervisar entre ocho y diez mesas de votación. Estos oficiales pueden ser los ojos y los oídos del organismo electoral, proporcionando a su vez asistencia a los oficiales en las mesas. Los deberes adecuados de este tipo de oficiales pueden incluir:
Aunque el uso de este personal adicional podría considerarse un lujo, las jurisdicciones que lo han utilizado registraron un efecto positivo en la calidad del desempeño de sus mesas de votación. ReclutamientoLa logística electoral es una actividad que debe alcanzar un desempeño con mucha calidad, en ámbitos muy variados y dispersos entre sí; el éxito con el que alcance sus objetivos dependerá de la calidad, de la integridad, del buen juicio y de la independencia que tengan sus empleados. Así mismo, el éxito o fracaso que obtengan las elecciones al nivel de las mesas de votación, dependerá de que se reclute, capacite y se supervise a una cantidad pertinente de personal. Responsabilidad del reclutamiento Se tiene que tomar la decisión sobre las personas en quienes recaerá la responsabilidad de reclutar al personal. Algunos métodos de reclutamiento son:
Integridad del reclutamiento Se puede mejorar la integridad y la rendición de cuentas del proceso de reclutamiento, cuando los procedimientos:
Requisitos y estándares para el personal El personal reclutado para desempeñar las funciones de la logística electoral, debe ser capaz de suministrar a los electores un servicio preciso, eficiente e imparcial, con altos estándares de calidad. Los criterios que las personas deben cumplir para ocupar los puestos de la logística electoral, deben respaldarse con exámenes que demuestren cualidades como:
Representación social
Además de las habilidades, de la imparcialidad y de la actitud, los criterios de reclutamiento del personal de logística electoral deberían promover la elección de personal que represente a la comunidad. Cuando sea posible, esto requeriría que el personal trabaje en su localidad. Se deberían instrumentar medidas adicionales para alentar la contratación de personal proveniente de grupos minoritarios, de grupos con distinto idioma y de aquellos que debido a su casta, género, nacionalidad, falta de empleo, o por imposibilidad física, serían excluidos de contratación en el sector público. En elecciones desarrolladas en comunidades con conflictos internos, se deberían incluir criterios para que la logística electoral emplee una cantidad igual de miembros de cada comunidad. Política pública El reclutamiento del personal de logística electoral, debe acatar las políticas gubernamentales referentes a la equidad en la oportunidad de empleo, o a la captación de grupos con desventaja, como los desempleados. Sin embargo, esto se debe balancear con la garantía de que estas políticas no se contrapongan con los estándares de imparcialidad e integridad necesarios para ocupar cargos en la logística electoral. El ejercicio de reclutamiento del personal para las mesas de votación, podría contribuir a expandir las oportunidades de empleo entre segmentos de la población que normalmente carecen de dichas oportunidades. Esto se puede aplicar para alentar la contratación de mujeres y a fomentar el empleo en áreas con menor desarrollo. Utilizar el reclutamiento para la logística electoral como un agente de cambio social, podría generar altos costos de capacitación en el corto plazo, pero también generaría beneficios sociales importantes. Cantidad necesaria de personal La preocupación más importante del proceso de reclutamiento, es conseguir la cantidad de personal necesario para cada función y ubicación de la logística electoral, incluyendo:
Como en otros sectores de la logística electoral, el factor básico para determinar la cantidad de personal necesario, es el número de electores registrados. Al definir la cantidad de personal que resultará efectiva, se deberían considerar las siguientes cuestiones:
A menos que se tenga una capacidad de supervisión efectiva, la contratación de gran volumen de personal podría disminuir la calidad del servicio y el resultado final. Provocando que la intención de agilizar el proceso sea ilusoria. Aunque la captación de desempleados podría resultar costosa y no garantiza la calidad, si ayuda a mejorar la situación social. Modelos para el personal La cantidad de personal necesaria se puede calcular con mayor efectividad cuando se usan modelos para cada etapa de actividad (en términos de estándares para el servicio, nivel del servicio y coordinación de la actividad), para desarrollar las necesidades básicas de cada lugar, ajustándolas a las circunstancias específicas de cada nivel. La cantidad reclutada debe cubrir las necesidades de personal, pero también debería permitir la resolución de contingencias, como el reemplazo de personal que no completa la capacitación o que está indispuesto para trabajar cuando se requiere. Continuidad Cuando se hace el compromiso para mantener los servicios del personal de logística con mayor experiencia y competencias, se pueden reducir los gastos de capacitación y se mejora el nivel del servicio. Por lo menos, se deberían mantener los registros sobre el cargo y el desempeño del personal durante el período entre elecciones. Algunas medidas adicionales que contribuyen a la retención del personal son:
La retención del personal será más sencilla cuando los organismos electorales son de carácter permanente. Mantener los registros sobre todo el personal empleado puede ser una tarea muy pesada, especialmente cuando no se tienen datos computarizados. Aunque esto traería mejoras al servicio, puede ser difícil que se mantengan registros del personal en contextos con capacidades limitadas. Sin embargo, es importante que se hagan esfuerzos por mantener los servicios de los presidentes de mesa y de otro personal experimentado, que haya desempeñado satisfactoriamente las responsabilidades de supervisión. Sin la ayuda de este personal, la pesada carga de la capacitación y de la administración se incrementa, siendo probable que el desempeño de la logística sufra las consecuencias. Algunas jurisdicciones dan estricta preferencia a las personas que tienen experiencia electoral previa. Este es un método efectivo de reclutamiento, cuando se tiene un registro adecuado del personal antiguo. Sin embargo, el personal de las mesas de votación que no se haya desempeñado satisfactoriamente, debe ser excluido de volver a ser empleado. Esta política debería ser flexible, para evitar la exclusión de nuevos trabajadores que pudieran tener mejores habilidades y capacidades. Dar preferencia para el empleo a las personas con experiencia electoral previa, será una práctica inapropiada para los contextos en los que han habido cambios en el derecho a voto, o en donde existieron prácticas discriminatorias.
Estándares de reclutamientoLa necesidad de definir los criterios de reclutamiento A fin de garantizar que el proceso de reclutamiento de la logística electoral, seleccione personal con habilidades y atributos adecuados, es importante que se desarrolle un criterio definido para poder evaluarles. Aunque esto podría parecer un proceso burocrático, definir los criterios también ayudaría a:
En general, los criterios deberían garantizar que solo se les ofrezca empleo a las personas que después de la capacitación, adquieran la habilidad para instrumentar los procedimientos requeridos. Criterios para el Empleo Las capacidades y requisitos con que debe contar el personal de la logística electoral, les deberían permitir:
Al diseñar los documentos o
entrevistas que se aplicarán a los aspirantes para ocupar los cargos de la
logística, sería recomendable seguir los siguientes criterios: Disponibilidad. Los candidatos deben tener disponibilidad para trabajar durante los periodos en los que se les puede asignar tareas, así como tener disposición para tomar la capacitación requerida. Es necesario que el personal de logística electoral tenga cualidades como integridad, confiabilidad, disponibilidad para aceptar las responsabilidades y capacidad de rendir cuentas. En algunas áreas es posible que se tenga que contratar a personas respetadas en su comunidad, para que ocupen los cargos de las mesas de votación. Habilidades básicas. Los aspirantes deberían tener ciertas habilidades, que podrían indicar su capacidad para comprender e instrumentar los procedimientos de forma precisa después de la capacitación. Las habilidades más importantes incluyen:
Hacer exámenes prácticos para detectar estas aptitudes antes de ofrecer los empleos (por ejemplo, mediante ejercicios tales como encontrar nombres en una lista de muestra, hacer clasificaciones numéricas y alfabéticas y resolver problemas aritméticos sencillos), ayuda a eliminar a candidatos inadecuados. Motivación interna, confiabilidad y resistencia. Debido a que la logística electoral debe terminar una gran cantidad de actividades con fechas límite muy estrictas, los candidatos deben demostrar que poseen la motivación y la capacidad para terminar tareas a tiempo, conservando la energía y la precisión aunque se encuentren bajo presión. También se necesita la habilidad para trabajar de forma efectiva sin estar bajo supervisión constante. Deberían exigirse estándares de buena salud y visión. Una parte integral de la calidad en el servicio, es que el personal tenga la habilidad para comunicarse eficazmente con los electores. No sólo se necesitan habilidades de comunicación oral y escrita en el idioma oficial, sino también cualidades personales como diplomacia, tacto y compostura para tratar con el público y con los compañeros. La fluidez en idioma(s) o dialecto(s) local(es), es una habilidad adicional que mejoraría el servicio. Experiencia previa. Los candidatos deberían demostrar que tienen experiencia previa, en un área de trabajo que requiera aptitudes y cualidades personales semejantes a las necesarias para la logística electoral. Pudiendo ser un desempeño satisfactorio en actividades de logística previas (que deberían verificarse en los registros de evaluación del personal de elecciones previas), o en otros trabajos que requieran una exactitud y servicio al cliente similares. En áreas que presenten largos períodos de desempleo, aplicar un criterio basado en la experiencia, afectaría negativamente la representación. Siendo preferible que se apliquen exámenes para evaluar las habilidades básicas y los resultados de la capitación. Otras Consideraciones Existen otros estándares que deberían considerarse al desarrollar los criterios para el reclutamiento del personal de logística electoral:
Criterios referentes a las funciones del personal Los criterios y los niveles de realización deberían ser distintos para cada posición de la logística. Por ejemplo, los criterios relacionados con la iniciativa y la capacidad de administración, serían adecuados para quienes se encargarán de las mesas de votación; por otra parte, no es necesario que el personal empleado para ayudar con cuestiones logísticas, o con el embalaje de materiales, cuente con habilidades de comunicación interpersonal que sí requieren los que trabajan en las mesas de votación. Algunas funciones como marcar la mano de los votantes con tinta, no requieren de buena capacidad visual como otros trabajos. En países en vías de desarrollo, especialmente en aquellos con niveles de alfabetización bajos, los requisitos para el reclutamiento de personal pueden ser más flexibles para tratar de garantizar que la comunidad esté representada en la mesa de votación, mejorando el nivel de habilidad mediante un proceso de capacitación intensivo. Representatividad e independencia del personalAlgunas jurisdicciones buscan crear un balance político, en lugar de contratar personal sin filiación política para que trabaje en las mesas de votación. En estos sistemas, el personal puede ser nominado por:
Elecciones de transición
Descalificaciones para el empleoEl requisito más importante que se debe cumplir para ser empleado en la logística electoral, es la imparcialidad. Las personas que no acepten adherirse formalmente al código de conducta, o a otros documentos que declaren que se desempeñarán imparcialmente, deberían considerarse inadecuadas para trabajar en la logística. Activismo político Cuando se tiene el objetivo de contratar a personas no partidistas para desarrollar la logística electoral, es importante que las personas con activismo político sean excluidas del proceso de contratación. Algunas jurisdicciones, además de excluir a los miembros de organizaciones políticas con interés en los resultados de la elección, también excluyen a aquellos que son percibidos como participantes activos en cuestiones políticas o electorales. Esto podría incluir a personas que designan, o que demandan peticiones u otros documentos para registrar partidos. Por eso, estos sistemas requerirán que las designaciones e revisen exhaustivamente. Registro de electores Una práctica común para designar al personal de las mesas de votación, consiste en que el personal elegido esté registrado en la lista de electores de la localidad en donde trabajarán. De esta forma, se ayuda a que el personal represente a la comunidad y a que tenga interés en el proceso electoral como requisito para contratarlo. Nepotismo Algunas jurisdicciones prohíben que más de un miembro directo de la misma familia, trabajen como oficiales en la misma mesa de votación o en el distrito electoral, o que sean empleados como personal temporal en la misma área administrativa. Aunque estas prohibiciones son efectivas para evitar el nepotismo, también podrían limitar la captación de personal eficiente y bien calificado. Por eso, resultará más efectivo que las designaciones se realicen mediante una aprobación transparente, en lugar de una exclusión inflexible de miembros de la familia o de asociados.
Requisitos educativosEn algunos lugares, los requisitos educacionales o profesionales definidos en la jurisdicción, son el criterio más importante para asignar los cargos de la logística electoral. Fijar un estándar de educación mínima podría contribuir a garantizar que el personal posea las habilidades requeridas, especialmente cuando el historial de trabajo es una medida poco confiable o inexistente. Posibles efectos restrictivos La necesidad de que el personal provisional de las mesas de votación cumpla con ciertos requisitos profesionales, podría restringir excesivamente la oportunidad de empleo, cuestión que normalmente demuestra la ausencia de procedimientos bien definidos. Por ejemplo, algunas jurisdicciones requieren que los oficiales de mayor rango tengan conocimientos legales. Sin embargo, es poco probable que los abogados sean aptos para proporcionar un servicio de calidad a los electores. De esta forma, es preferible que cualquier problema legal que surja durante la votación, se resuelva mediante un manual de procedimientos que esté respaldado con asesoramiento jurídico. Permitir que los presidentes de mesa, o cualquier otro tipo de personal interpreten la ley electoral, podría ocasionar inconsistencias controversiales. Personal técnico Es importante que el personal provisional que sea contratado para actividades de apoyo técnico o administrativo, esté sujeto a requerimientos profesionales (por ejemplo, cuando se contrata para mantener y operar sistemas financieros o computarizados). Plan de acción para el reclutamientoLos planes de acción para reclutar la cantidad necesaria de personal para la logística electoral, deberían definir:
Planificación del reclutamiento Determinar la cantidad de personal necesario para la logística electoral, requiere que la planificación del reclutamiento esté detallada meticulosamente. Probablemente, las elecciones nacionales son el ejercicio de reclutamiento más extenso en un país. Por eso, los puntos más importantes de la planeación para el reclutamiento de la logística electoral incluyen:
Responsabilidad del reclutamiento
Las mejores prácticas requieren que el organismo electoral se responsabilice del nombramiento formal del personal electoral. Sin embargo, los organismos electorales podrían carecer de los recursos o habilidades pertinentes para reclutar a todo el personal desde un punto centralizado. Por lo mismo, el reclutamiento centralizado podría ser un modelo inadecuado, ya que impide el uso efectivo del conocimiento local y muchas veces es incapaz de responder adecuadamente a las peculiaridades locales. Adoptar un modelo que transfiere la carga del reclutamiento a los niveles regionales o de distrito electoral tiene ventajas importantes. Cuando el organismo electoral es temporal, sería conveniente que adoptara un modelo de cascada para el proceso de reclutamiento, en donde el organismo central recluta a los presidentes de distrito y éstos a su vez, reclutan a los oficiales de mesa, de escrutinio y de apoyo administrativo; este método contribuye a aminorar la carga de los administradores centrales. En algunos casos, especialmente en distritos que cubren grandes áreas geográficas, sería más efectivo que los presidentes de cada mesa recluten a su personal. Sin embargo, estos sistemas descentralizados tienen la necesidad de supervisar los procesos de reclutamiento, para garantizar que se cumplan los estándares de calidad e imparcialidad y que el proceso se aplique de forma transparente.
Sin embargo, cuando se realiza un proceso de selección que incluye solicitudes y entrevistas para todos los aspirantes al empleo, las agencias especializadas son de utilidad para evaluar, para clasificar a los candidatos y para elaborar una preselección. El respaldo de agencias estatales y de autoridades del gobierno local para la selección del personal de logística electoral, contribuye a emplear personas semejantes con habilidades dignas de confianza. Siendo importante que la responsabilidad de elegir y nombrar al personal definitivo, recaiga en los oficiales del organismo electoral autorizados para ello. Coordinación del reclutamiento Los procesos de reclutamiento deberían estar sujetos al calendario electoral, para que puedan suministrar personal capacitado en las fechas en que se requieran sus servicios. Conseguir que el reclutamiento tenga una coordinación adecuada dependerá de factores como:
Cuando la fecha es flexible o la elección se usa como método para resolver un período de conflicto social, las estrategias de reclutamiento tendrían que iniciarse tan pronto como se anuncie la fecha de la elección. En cualquier caso, se tiene que finalizar el reclutamiento en un lapso de tiempo que permita que la capacitación del personal de mesas y de escrutinio, se termine siete días antes de la elección.
En estas circunstancias, el reclutamiento se tendría que realizar por lo menos en dos etapas; una fase inicial para sentar la estructura de supervisión administrativa y una última etapa para conseguir al personal para las mesas de votación y escrutinio.
El tiempo necesario para finalizar el reclutamiento también se verá afectado por el rigor con el que se elija al personal nuevo. Cuando el proceso de selección se realice a través de solicitudes y entrevistas a los aspirantes, será necesario que se comience con mayor antelación.
Debido a que estas tareas tienen que realizarse antes de la votación, pudiendo demandar distintas habilidades, es recomendable que dichas posiciones se ocupen mediante un proceso de reclutamiento anticipado. Metodología del reclutamientoPara garantizar que se tenga un método adecuado de reclutamiento, el organismo electoral debe determinar a los responsables del proceso, los requisitos que debe cumplir el personal y decidir:
Contacto
inicial
Los métodos de contacto podrían incluir:
Contacto
directo
Se tendrán
que realizar acuerdos para evaluaciones especiales, cuando las consideraciones
de representatividad requieran que se contraten personas analfabetas.
Monitoreo
Transparencia en el reclutamientoBases para la transparencia en el reclutamiento Al reclutar al personal de logística electoral, es necesario que el proceso se adhiera a las directrices que promueven la transparencia. Las garantías básicas de transparencia deberían aplicarse a:
Se puede incrementar la transparencia si se hace una invitación pública para recibir solicitudes para los empleos de logística. Garantizar la transparencia en el reclutamiento creará carga de trabajo adicional por la recepción de solicitudes y por la evaluación a los solicitantes, sin embargo, de esta forma se realiza un proceso de selección adecuado. El beneficio más palpable de la transparencia en el reclutamiento, es que promueve la confianza pública en la imparcialidad y en la capacidad de los oficiales de mesa, contribuyendo también a que las mesas de votación y los centros de escrutinio funcionen adecuadamente gracias a la selección del personal mejor calificado. La transparencia también es necesaria para asegurar que:
Prebendas políticas o ganancia financiera Debido a que se tiene que reclutar una gran cantidad de personal para que trabajen en las mesas de votación y en los centros de escrutinio. Cuando el reclutamiento es descentralizado, podría surgir la tentación de designar a parientes, amigos o socios sin tomar en cuenta su idoneidad para los cargos. La tentación será mayor en regiones con índice de desempleo elevado, en donde los empleos de logística electoral podrían ser la única oportunidad disponible para obtener un sueldo. (Este es un caso distinto de cuando la política gubernamental, da preferencia a personas desempleadas para que funjan como oficiales de mesa de votación). Las jurisdicciones tienen enfoques distintos para evitar el mal uso del patrocinio y del nepotismo en la designación de oficiales, que muchas veces ocasiona que se contrate personal ineficiente. Al definir los controles adecuados, es importante que se tomen en cuenta los resultados deseables del reclutamiento, para que se contrate al personal más efectivo que pueda desempeñar las tareas necesarias, de forma imparcial y cuyo designio esté libre corrupción. Sin embargo, las personas que conozcan o que sean parientes de algún oficial de mesa, no necesariamente quedarán excluidas del reclutamiento. El control básico reside en la intensidad que tenga el monitoreo regional o central del proceso de reclutamiento: para asegurar que los seleccionados para recibir capacitación, cumplan con las capacidades básicas definidas formalmente y que cualquier queja sobre predisposición en el reclutamiento se revise abierta y rápidamente. Los controles secundarios se dan en la etapa de capacitación, en donde las personas reclutadas como favor político que no son idóneas pueden descalificarse (este puede ser un control ineficaz en los sistemas de capacitación de cascada, en donde el capacitador y el reclutador pueden ser la misma persona). Los controles específicos que usan algunas jurisdicciones para evitar el nepotismo en el reclutamiento de personal para logística electoral, incluyen:
También podría incrementarse la percepción de integridad, si se solicita que el proceso de selección suministre pruebas de altos méritos, acompañadas por la designación de un oficial superior del organismo electoral. Influencia política Hay dos conceptos opuestos sobre cómo controlar la influencia política en la designación de los oficiales de mesa. En la mayoría de los contextos, el modelo más eficaz consiste en asegurar la ausencia de influencia política en la elección de oficiales mediante:
Si bien estas descalificaciones son una medida para asegurar la integridad/ transparencia en el reclutamiento, debe tenerse cuidado de que no se les use de manera parcial para excluir injustamente a personas con supuestas conexiones con los partidos de oposición. Las medidas de control contra este tipo de mentiras, dependen de que el proceso de reclutamiento cumpla con los requisitos integrales de transparencia, así como de la independencia que tengan los mecanismos de revisión y de quejas. El control de la influencia política en los nombramientos del personal, adquiere una naturaleza diferente en los sistemas en donde los oficiales de mesa son designados con base en su afiliación a un partido político. Sin embargo, se necesitarán mecanismos rigurosos para garantizar que los distintos intereses políticos estén representados en todas las mesas de votación. Este sistema podría ser apropiado en sociedades que históricamente, han tomado decisiones imparciales mediante las revisiones y los balances proporcionados por los distintos intereses, que poseen un trasfondo de integridad institucional y en donde existen pocas organizaciones políticas. Sin embargo, en otros contextos resulta un mecanismo inadecuado. Debido a que depende de las medidas de revisión y control en las mesas de votación, que por la velocidad de los hechos podrían ser difíciles de aplicar. También podrían excluir a los representantes de candidatos independientes o de partidos emergentes de ser designados como oficiales de mesas. Además, podría requerir el nombramiento de más oficiales de mesa y por lo tanto, costos más elevados que de otra forma no serían necesarios, de forma que sólo se puedan realizar acciones importantes con la actuación conjunta de oficiales pertenecientes a distintos partidos. Normalmente, los participantes políticos reciben un mejor servicio cuando designan representantes para que monitoreen el trabajo de los oficiales en las mesas de votación. Contextos que tuvieron conflictos En los contextos que están saliendo de un conflicto, sería más conveniente que los oficiales de las mesas de votación sean representantes de intereses políticos, ya que podrían revisar y balancearse entre sí, fomentando la aceptación general sobre la integridad de la logística electoral. Cuando el conflicto haya sido por nacionalidad o por partidos, será poco probable que toda la comunidad acepte la independencia de los oficiales de mesa. Designar en cada mesa de votación un número equivalente de oficiales pertenecientes a distintas nacionalidades o partidos y garantizar que los procedimientos tengan que consultarse y aprobarse por todos los intereses, podría ser el medio más práctico aunque no el más eficiente para neutralizar la desconfianza. Sociedades tradicionales En áreas que aún están bajo un liderazgo tradicional, en donde las responsabilidades de apoyo a la familia están muy arraigadas, o donde los líderes del clan siguen detentando poderes de prebendas políticas y lealtad, podría ser difícil instrumentar un proceso de reclutamiento de oficiales abierto y transparente. Se debería tratar de hacer una selección de oficiales independiente, mediante negociaciones con las autoridades tradicionales. Una posible solución consistiría en negociar la importación de algunos oficiales de áreas externas. Esto contribuirá a proporcionar medidas de revisión y de control, así como pericia en los operativos de las mesas. Sin embargo, si esto es imposible (llevar equipos completos de oficiales provenientes del exterior y designados de forma transparente), se podrían provocar efectos negativos en la cooperación con la elección, en la asistencia electoral y en la capacidad para suministrar el servicio electoral. La única solución posible sería que el organismo electoral, los representantes de partidos y candidatos y los observadores, prestaran atención especial a cuestiones de imparcialidad durante la capacitación, realizando un monitoreo estricto de las mesas de votación y de los centros de escrutinio.
Naturaleza de las designacionesAl elaborar las ofertas de empleo, los documentos para designación, o contratos para el personal de logística electoral, se deberían considerar cuestiones sobre protección del personal y del organismo electoral. Entre las que se incluyen:
Especificación de los deberes Se deberían especificar los deberes que se espera desempeñe el personal. Sin embargo, las especificaciones se podrían flexibilizar si se agrega una cláusula, que señale la posibilidad de que el personal desempeñe labores adicionales o distintas. Cuando se contrata un individuo con responsabilidades específicas, especialmente si es con distintos rangos salariales (como asistente administrativo de logística y como oficial de mesa), será mejor que las obligaciones contractuales de cada posición se especifiquen por separado. Responsabilidades legales Cualquier responsabilidad legal que tenga el personal, debería describirse de forma clara en la documentación que se envía junto a su designación. Esto podría carecer de importancia para el personal de menor nivel como los que empacan los materiales, pero es muy importante para los oficiales administrativos con contratos de corto plazo, pero que tienen responsabilidades definidas en la legislación para conducir la elección dentro de un distrito, como son los presidentes de distrito o de comisiones electorales locales. Bases para la remuneración Los nombramientos o contratos no deberían ocasionar que el organismo electoral realice pagos innecesarios. Es conveniente que los pagos al personal provisional, o que asisten con la votación anticipada o postal, se realicen mediante un contrato por hora, en lugar de emplearlos para un período fijo, de esta forma se pueden disminuir ampliamente los costos de nómina. Los contratos del personal electoral serán más efectivos y baratos si se basan en la finalización de tareas, con un período determinado para terminarlas, en vez de rangos de horas (especialmente si el personal también realizará el escrutinio en las mesas de votación). Disposiciones disciplinarias Los requisitos disciplinarios también deberían informarse al personal junto con su designación. La documentación contractual debería incluir cualquier pre-requisito para confirmación del cargo, como un desempeño satisfactorio en la capacitación. Deben darse a conocer los castigos por incumplimiento del código de conducta, así como las facultades para que el organismo electoral despida o suspenda a los empleados. Así mismo, el personal debería conocer los métodos para impugnar las decisiones de penalización referentes a su desempeño. Aceptación del nombramiento Las designaciones y los contratos deberían firmarse por el empleado y por el organismo electoral. No se debe permitir que algún miembro del personal comience sus labores sin haber firmado la aceptación de su nombramiento. Se debe informar al personal que al firmar su contrato u oferta de designación, indica que comprende su contenido, sus derechos y obligaciones. Es importante que el personal firme la aceptación del código de conducta, o de cualquier obligación legal parecida, para conservar la integridad de la votación y para que no sea descalificado de su designación. Alcance restringido La documentación sobre los nombramientos debe excluir cualquier trabajo adicional que no se mencione en el contrato legal. Se tiene que tener cuidado al hacer las designaciones del personal, cuando las políticas de empleo en el sector público permiten que el personal provisional se convierta en permanente, o cuando requiere que se paguen beneficios adicionales. La naturaleza o extensión de su designación no los califica para recibir beneficios, o para incrementar los costos por encima del presupuesto. Designación del personal para emergencias Las mesas de votación podrían sufrir situaciones de emergencia que requerirá una acción rápida de reclutamiento y designación. Si la cantidad de personal es reducida y no se tiene suficiente personal de contingencia para cubrir la escasez, los presidentes de mesa tendrán que designar a personal de emergencia. Para realizarlo, tendrán que tener la facultad y el suministro de documentos para designar al personal de emergencia. De igual forma, cuando un oficial de mesa o de escrutinio se enferma o se ausenta durante el período de votación, será necesario que su responsabilidad legal se transfiera a otro miembro del personal. Sin embargo, se tendrán que instaurar mecanismos para poder realizarlo.
Personal para emergenciasAl instrumentar los planes para reclutamiento, se debería contratar una cantidad adicional de personal para tratar cualquier contingencia. Al establecer la cantidad adecuada de personal para emergencias, es importante que se consideren los factores de mayor importancia que podrían ocasionar la inhabilitación de personas, entre las que podemos mencionar:
De igual forma, el personal para emergencias puede ayudar a manejar flujos de electores inesperados en las mesas de votación, situación que depende de la flexibilidad que tenga el sistema electoral en relación a la posibilidad de que los electores elijan mesa y del porcentaje de asistencia de los electores. Cantidad de personal necesaria La cantidad de personal necesaria variará dependiendo del contexto. Las elecciones celebradas con anterioridad pueden servir de guía para estos efectos, pero no es un hecho necesariamente importante cuando se han realizado cambios significativos en el ámbito político-electoral. En sistemas electorales bien establecidos, es probable que las reservas de personal sólo sean necesarias en un rango de una persona para cada ocho o diez mesas. En sistemas electorales en proceso de consolidación, que tienen participantes nuevos y dificultades para reclutar personal con altos niveles de capacitación, podrían ser necesarias hasta dos personas por cada mesa. Las estimaciones correspondientes a la logística electoral, deberían contemplar los costos relacionados con el personal para emergencias, por ejemplo, cuotas, capacitación, y costos relativos al apoyo logístico. Ubicación del personal para emergencias El día de la votación, será preferible que el personal para emergencias sea asignado a oficinas administrativas locales o regionales, en lugar de a mesas individuales. De esta forma, la oficina administrativa local o regional podrá distribuirlos según sean necesarios. Es posible que no se pueda aplicar este método en áreas más remotas y en donde no todas las mesas dispongan de transporte. Así mismo, cuando los sistemas de comunicación pública son escasos, o en contextos cuya historia o circunstancias actuales registran fallos en los reportes de actividades de los oficiales de mesa, sería mejor que el personal de reserva se asigne directamente a las mesas de votación. Oficiales de mesa de votación genéricos El personal de emergencia es más rentable cuando son reclutados como oficiales de mesa de votación. Generalmente, este personal debe ser tratado en todos los sentidos de la misma forma que cualquier otro oficial de mesa. Deberían recibir la misma capacitación y cuando se necesite que se presenten a trabajar el día de la votación, se les debería pagar por lo menos un anticipo como a cualquier otro oficial de mesa, aún cuando no se hayan requerido sus servicios. Cuando no son requeridos en las mesas de votación, el personal de emergencia puede utilizarse con buenos resultados en otro tipo de tareas (por ejemplo, dando asistencia administrativa en los centros operativos, ayudando a los oficiales itinerantes como mensajeros, o contribuyendo con el control de los materiales de emergencia. Presidentes de mesa de votación y oficiales de alto rango Las disposiciones para contratar personal de emergencia para las mesas de votación, no necesariamente tienen que incluir a personal para las posiciones directivas. Estructurar los perfiles del personal de mesa de forma que exista un sustituto en cada una de ellas, ayudará a que se tengan reemplazos para los puestos directivos en caso de alguien desertara. Podría ser necesario que este personal se tenga que volver a distribuir entre las mesas de votación cercanas. Para que después se vuelvan a ubicar en sus posiciones originales en el fondo común de oficiales de reserva. Para que las contingencias se puedan resolver de forma adecuada, el personal de reserva para los puestos directivos tendría que recibir el mismo nivel de capacitación que los oficiales ordinarios. La designación de oficiales de alto rango como supervisores itinerantes, o como mediadores en las mesas de votación dentro de áreas geográficas específicas, ayudaría a que los presidentes de mesa tengan cierta cantidad de personal de reserva para contingencias. Este método estará limitado en áreas rurales que tienen baja densidad de población. Además, cuando los oficiales itinerantes se usan como reemplazo para los puestos directivos de las mesas de votación, se disminuirán las capacidades de supervisión.
Documentación para la designación del personalDependiendo de la forma en que se busquen las solicitudes para ocupar las plazas de logística electoral, las ofertas de empleo se podrían elaborar ya sea como un cuestionario para determinar el interés y la disponibilidad del aspirante, o como un ofrecimiento sólido después de que se han elegido a las personas más convenientes. Independientemente del método usado, sería recomendable que se use un proceso escalonado, con el objetivo de mantener un control efectivo sobre el reclutamiento del personal:
Una vez que el personal elegido ha confirmado su deseo de fungir como oficial bajo los términos dictados por los códigos de conducta, se tiene que enviar a cada miembro reclutado un documento de designación formal o un contrato. Sin estos procedimientos el proceso de reclutamiento carece de rendición de cuentas. Documentación para designar al personal La documentación para contratar o designar al personal, debería revelar suficiente información para establecer los derechos, responsabilidades y atribuciones. La información que debería suministrarse incluye:
Existe otro tipo de información adicional que también podría enviarse junto con la documentación del nombramiento. Para el personal de alto rango, detalles sobre sus subordinados. Para los presidentes de mesa, información sobre la entrega o lapsos para recoger el equipo, acuerdos para la seguridad de las mesas, acuerdos para el regreso de las instalaciones e instrucciones para elaborar los reportes. Otro material
Cuando debido al cumplimiento de sus deberes en la votación, el personal requiera los servicios de la votación ausente, la documentación de su designio también debería incluir los formatos pertinentes. Códigos de conducta para el personal de logísticaImportancia de las normas de conducta El personal encargado de la logística electoral ocupa una posición especial en la confianza de la población de su país. En ellos descansa la expectativa de que actuarán de acuerdo con todas las reglas y regulaciones, cumpliendo de buena fe sus responsabilidades para ofrecer resultados de la mayor integridad. Si bien esto es particularmente cierto en el caso de los oficiales que conducen la votación y el escrutinio, también se aplica a todos los que están relacionados con el proceso electoral, desde los mensajeros y encargados de clasificar y transportar los materiales, hasta los oficiales electorales de alto nivel. Para muchas de las personas involucradas en la logística electoral, esta exigencia no suele ser frecuente; los empleados temporales o de corto plazo estarán sujetos a mayores exigencias respecto a su comportamiento ético e imparcial que en su actividad ordinaria. Necesidad de desarrollar un código de conducta Los códigos de conducta formales para el personal encargado de la logística, pueden proporcionar el conocimiento sobre las expectativas de su desempeño y sobre las sanciones que se les pueden imponer si infringen las normas establecidas. En su forma más simple, los códigos sólo pueden aludir a los fundamentos básicos de una elección libre, esto es, el mantenimiento en la secrecía del voto, o referirse a requerimientos legislativos sobre un comportamiento ético. Sin embargo, esto puede resultar insuficiente para que cada empleado tenga una idea clara y precisa sobre los estándares de desempeño que se esperan en el ejercicio de sus deberes. Los códigos de conducta oficiales podrían ser:
Distribución del código entre los oficiales A todas las personas interesadas en obtener empleo como oficiales de logística, se les debe hacer entrega del código, dando ejemplos de cómo observarlo en la práctica, así como información sobre los mecanismos y sanciones disciplinarias en caso de infracciones probadas. El código debe ser explicado detalladamente a todos los aspirantes que hayan terminado exitosamente la capacitación. También se les debe dar a los oficiales extractos de la legislación electoral, o regulaciones que suministren un marco legal para sus funciones. Contenidos del código Los códigos para los empelados de logística electoral abordar tres cuestiones:
En el caso del personal encargado de la logística, también puede ser útil que estos códigos incluyan requerimientos como:
Contextos que salen de un conflicto En este tipo de situaciones, podría ocurrir que los oficiales de logística electoral tengan que tratar con contendientes políticos u otras autoridades con las que tuvieron un conflicto violento reciente. En estos casos, los códigos de conducta deben ampliar sus contenidos para comprometer a los oficiales con responsabilidades específicas como:
Declaración de los empleados Antes de ser formalmente acreditado como oficial de votación o para cualquier otro cargo relativo a la logística, se le debe exigir a todo el personal que presente una declaración de que cumplirá con todas las disposiciones contenidas en el código de conducta. Si aún no se han desarrollado los códigos en su totalidad, se les debe exigir que por lo menos respeten la secrecía del voto y las disposiciones legislativas fundamentales. Existen otros participantes que intervienen en la logística electoral para las que también resultan aplicables algunas disposiciones del código de conducta. Como los observadores y los visitantes oficiales que podrían observar el procedimiento de votación en las mesas. Sería conveniente que antes de que se les acredite para visitar las, confirmen que están comprometidos para mantener la secrecía del voto. Al tratar con contratistas que proveen materiales electorales, también se debería obtener de ellos una declaración que los comprometa a mantener la seguridad de los materiales y la secrecía de la votación. Los contratistas o grupos comunitarios que suministren servicios de logística, como actividades de información al electorado, también deberían estar sujetos al código para los oficiales electorales, para que respeten la imparcialidad, el servicio, la secrecía y la seguridad del proceso. Aplicación Un código de conducta no surtirá efectos si no existen mecanismos previsibles para su cumplimiento o conocimiento sobre las sanciones que se impondrán por violaciones comprobadas. Deberían existir mecanismos claros para una tener una acción disciplinaria efectiva e imparcial -de naturaleza administrativa para violaciones menores y de naturaleza criminal para las más serias. Las conductas serias incluyen violencia, corrupción, o violación de la secrecía del voto. Siendo útil que la legislación electoral suministre castigos administrativos para malas conductas, que el organismo electoral pueda aplicar rápidamente, como el despido (salvaguardando adecuadamente la justicia). Es importante que los mecanismos y sanciones disciplinarias resulten congruentes con la infracción o delito. Es probable que si las infracciones menores se tratan a través del sistema judicial, se produzca una demora en las resoluciones hasta después del periodo electoral que, por tanto, dejen escapar la oportunidad de tomar una acción o imponer una sanción efectiva. También es posible que las cortes detesten imponer sanciones drásticas, por lo que pueden ser consideradas infracciones menores de naturaleza administrativa y generalmente no serán el medio más efectivo para sancionar delitos, a menos que sean de naturaleza criminal. Cualquier resolución de las cortes o acción disciplinaria impuesta debe ser ampliamente publicitada.
Capacitación del personal de logísticaCapacitar al personal reclutado para la logística electoral es una inversión valiosa para la integridad del proceso electoral. Es un componente necesario e integral de cada elección y asegura que todo el personal tenga la capacidad de aplicar los procedimientos electorales de manera precisa, imparcial y consistente en cada oficina administrativa, mesa de votación y centro de escrutinio. Son los oficiales a cargo de estas sedes los que hacen o destruyen la elección. Por ello, la capacitación para la logística forma parte del programa general de capacitación del organismo electoral. Desarrollo de las competencias En la capacitación para la logística, la palabra clave es "competencia", que significa el desarrollo de la capacidad del personal para aplicar los procedimientos de la manera debida, no sólo para conocerlos de ellos. Este objetivo básico es el que rige la forma en que se lleva a cabo la capacitación del personal de las mesas de votación. Ya que requiere mucho más que la simple familiaridad con las disposiciones legales. El personal de las mesas está comprometido con un evento único, teniendo que trabajar bajo presión intensa y con márgenes muy limitados de error. Además, como no tienen la oportunidad de practicar previamente lo que deben hacer, los riesgos de fallar son elevados. Por tanto, sin importar cuál haya sido su aprendizaje o experiencia en el pasado en una etapa próxima a las elecciones, el personal necesita la oportunidad de ser capacitado en las tareas efectivas de las que serán responsables. Aún cuando el personal ha trabajado previamente en elecciones o si los procedimientos son de sentido común, continúa dicha exigencia. Los procedimientos y las expectativas de desempeño cambian de elección a elección, por lo que sin la oportunidad de aplicarlas constantemente, las habilidades o conocimientos adquiridos se deterioran. Capacitación obligatoria Tomar la capacitación debe ser un requisito para confirmar el empleo como oficial de logística. De preferencia esta capacitación debe ser directa (cara a cara). Sin embargo, cuando no sea posible hacerlo así, se le podría sustituir con un programa de aprendizaje doméstico que incluya textos de trabajo especialmente diseñados para la evaluación. Incluso cuando se requiera asistir a sesiones de capacitación directa, la iniciación o el reforzamiento de este aprendizaje mediante lecturas y ejercicios en casa complementará y hará más efectivos sus programas de capacitación. Disponer que la capacitación sea una condición para confirmar los puestos de trabajo, será un incentivo para que las personas la terminen satisfactoriamente. Otro incentivo positivo es el de proporcionar una remuneración razonable a los que atiendan las sesiones de capacitación, que cubra cualquier viaje asociado y el tiempo usado para leer y terminar los ejercicios en casa. Sistemas de capacitación continua Este sistema de capacitación será menos desafiante cuando el personal de logística cuenta con una base de conocimientos más desarrollada. Su puesta en práctica requiere el mantenimiento de un registro sobre el personal empleado y un contacto continuo con ellos. Estabilidad del marco legal y procedimental Para efectuar una capacitación efectiva y el consecuente desempeño del personal, es importante que las leyes, regulaciones y procedimientos para la logística se fijen oportunamente y que no sufran modificaciones durante el periodo electoral. El desarrollo de los materiales de referencia y de los programas de capacitación toma tiempo. Los cambios que se introduzcan después de que se han finalizado los materiales y especialmente, después de que han concluido las sesiones de capacitación, suelen provocar mucha confusión. Conducir programas para volver a capacitar plantea enormes dificultades de retención informativa, ya que exigen que el personal olvide los aprendizajes previos y se concentre en los nuevos métodos. Planeación de los programas de capacitación La capacitación del personal de logística es uno de los programas más amplios y exigentes que puede llevar a cabo cualquier institución, además de que impone fuertes exigencias sobre la planeación y la capacidad de servicio. Es importante que se realice una planeación estratégica de los objetivos de la capacitación, de las audiencias, de los resultados esperados, así como una planeación detallada de todas las actividades. Carecer de planeación podría ocasionar que se pierdan los objetivos de la capacitación, su efectividad y la rendición de cuentas, provocando también que el proceso de intrumentación sea caótico. La definición del tiempo propicio para llevar a cabo la capacitación es importante para asegurar que se retengan las habilidades esperadas y que la capacitación se ajuste a otras prioridades electorales. Se debe cuidar que no se imparta la capacitación muy tempranamente, ya que podrían surgir cambios imprevistos que el personal tendría que conocer. Metodología de la capacitación para la logística Hay varias metodologías que se pueden aplicar a la capacitación de un gran volumen de personal. El uso de modelos centralizados o descentralizados dependerá en gran medida de los recursos y tiempos disponibles. Dentro de estos modelos, la forma en que se desenvuelva la capacitación influirá de manera significativa en la efectividad de las experiencias de aprendizaje, incluyendo:
Frente al reto de capacitar a grandes volúmenes de personal en un tiempo reducido, puede ser que los organismos electorales no sean capaces de hacerlo con sus recursos ordinarios. La identificación y el reclutamiento del personal apropiado para conducir la capacitación de los oficiales de mesa (además del suministro a estos capacitadores con los conocimientos o recursos necesarios para hacerlo exitosamente), podrían estar a cargo de empresas de gran magnitud, sobre todo cuando se utilizan modelos de capacitación descentralizados. Es importante que quienes han sido empleados para capacitar al personal, sean capacitadores profesionales, educadores o personal electoral, cuenten con:
Monitoreo y revisión La naturaleza única de la votación, que en la mayoría de los casos ocurre en un lapso muy reducido de tiempo y con muy poca oportunidad de corregir errores, significa que es esencial que se instituyan medidas para asegurar la capacidad del personal durante la capacitación. Esas medidas tienen un doble propósito:
Otras organizaciones Los organismos electorales también pueden participar en los programas de capacitación de otras organizaciones que tomen parte en las actividades de logística. Ya que están interesados en que los representantes de partidos políticos y candidatos, los observadores electorales independientes y las fuerzas de seguridad estén bien informados sobre sus derechos y responsabilidades, así como sobre los procedimientos de votación que se van a seguir.
Organización de la capacitaciónOrganizar la capacitación del personal de logística es un ejercicio masivo que requiere directrices claras de comunicación, de rendición de cuentas y de control. Existen dos elementos básicos para organizar la capacitación:
Regularidad de la capacitación Sin importar la clase de estructura que se use para impartir la capacitación, ya sea centralizada o descentralizada, siempre habrá necesidad de contar con un esquema de rendición de cuentas y algún tipo de organización a nivel central. El personal encargado de la logística debería proporcionar un servicio imparcial y equitativo, aplicando los procedimientos de forma consistente. Ya que permitir que la capacitación se realice sin supervisión resultará contraproducente. Un control de calidad centralizado, aún cuando la capacitación no esté administrada centralmente, podría ayudar a garantizar que los estándares de capacitación sean consistentes. Las áreas en donde esto es esencial incluyen:
Es preferible que el organismo electoral produzca series estandarizadas de material, para utilizarlo en toda la capacitación de la logística electoral. En caso contrario, el organismo electoral tiene que aprobar los materiales que elaboran otros órganos antes de usarlos. Esta situación resulta más compleja cuando los organismos electorales a nivel local, están facultados para realizar sus propios acuerdos para conducir la elección de altos niveles del gobierno. Usar distintos equipos y procedimientos para los diferentes niveles de gobierno, ocasionarán que sea extremadamente difícil estandarizar la capacitación. Sin embargo, este no es un problema insuperable, ya que puede ser abordado efectivamente si se asegura que exista algún tipo de supervisión central, así sea sólo intencional, para garantizar que:
Administración de la instrumentación de la capacitación Generalmente, la organización de los detalles operativos de la capacitación se lleva a cabo de manera más efectiva a nivel local. El gran número de sesiones de capacitación que se tienen que organizar, sobre todo en elecciones nacionales, podrían crear cuellos de botella en la toma de decisiones, cuando todas las resoluciones operativas se adoptan a nivel central. El grado de organización a nivel local dependerá de la estructura y de la metodología utilizada. Los métodos de capacitación simultáneos o mediante equipos móviles, normalmente requieren mayor organización a nivel central en lo que concierne a la planeación de los programas, la distribución de los materiales y los acuerdos para el traslado de los capacitadores. Sin embargo, una administración descentralizada será más sensible a necesidades locales en las siguientes áreas:
Empleo de capacitadores experimentados Una consideración importante al organizar la capacitación, es asegurarse de que existan suficientes capacitadores experimentados para su conducción. La identificación oportuna de los capacitadores potenciales, será de mucha ayuda para la ejecución de los programas. Sin importar la experiencia o la capacitación previa que tengan, los capacitadores del personal de logística siempre requerirán de algún tipo de adiestramiento, ya sea en los procedimientos utilizados, o para la presentación de las guías que serán utilizadas.
Definición de los objetivos de la capacitaciónObjetivos estratégicos El desarrollo de los planes y programas de capacitación para el personal encargado de la logística normalmente tomará como base el análisis y definición de:
Sólo una vez que los planeadores de la capacitación definan estos objetivos, estarán en condiciones de desarrollar los planes y de seleccionar las metodologías apropiadas para ajustarlas en función de los recursos disponibles. Resultados esperados Se deben definir los objetivos para distribuir responsabilidades y garantizar la rendición de cuentas. Al determinar los objetivos de la capacitación, sus responsables deben definir los indicadores que les permitirán determinar si los programas han sido exitosos. Esto permitirá que la evaluación continua o posterior de la capacitación sea mucho más relevante. Al determinar los objetivos de la capacitación y los indicadores de desempeño para medir su cumplimiento, los encargados de la planeación se enfocan en resultados organizacionales relacionados con los principios y procedimientos de la logística electoral. Respecto a la capacitación del personal encargado de la logística, los objetivos deben atender asuntos como:
Resultados individuales del aprendizaje Al definir los resultados del aprendizaje, el enfoque debe estar orientado hacia los resultados individuales a nivel práctico sobre:
En muchos casos no existen exigencias, el tiempo o los recursos para transmitir un conocimiento detallado sobre conceptos teóricos. Los resultados esperados deben implicar un balance práctico entre la comprensión de los fundamentos de porqué una acción se ejecuta de determinada manera y la capacidad para aplicar los procedimientos de forma correcta. Por ejemplo, para el responsable o presidente de una mesa de votación, lo que requiere la capacitación es que pueda demostrar que:
Para el resto del personal u oficiales de las mesas de votación, podría existir un conjunto de objetivos de aprendizaje básicos. Incluso cuando existen diferencias significativas en las funciones del personal y resulta más efectivo dividirlo para su capacitación, subsiste un conjunto de objetivos básicos para todos ellos, a los cuales se pueden agregar los objetivos específicos para cada categoría de personal. Es importante que se definan metas e indicadores de desempeño para que los objetivos resulten prácticos y aceptables. Por ejemplo, una de las metas de desempeño en la capacitación de los oficiales que realizarán funciones relacionadas con la verificación de la elegibilidad de los electores, podría ser que fueran capaces, al final del programa, de identificar y marcar correctamente a un porcentaje determinado de personas incluidas en la lista de electores. Aunque muchos procedimientos de las elecciones deberían ser perfectos, ocurre que no todo el personal está capacitado para hacer las cosas a la perfección. Algunas técnicas de evaluación del conocimiento pueden integrarse a la capacitación, para ayudar a determinar si cada oficial de votación ha reunido las capacidades adecuadas para el ejercicio de sus funciones. Grupos de enfoque para la capacitación La identificación de quienes deben ser capacitados, su número y su ubicación, son otras cuestiones importantes para la planeación de la capacitación para la logística electoral. Esto podría estar determinado por las decisiones sobre la instalación de las mesas de votación y por los cálculos sobre las necesidades de reclutamiento de personal. Sin embargo, todo el personal de logística debería recibir capacitación.
Un punto de partida realista respecto a los oficiales de mesa y de escrutinio, es el de considerar que todos carecen de conocimiento sobre los procedimientos. Tratar de establecer grupos separados para la capacitación de acuerdo con sus niveles de conocimiento, es un enfoque innecesariamente complicado que podría ser ineficiente. Además, el personal con mayor experiencia o conocimiento podría ser de mucha ayuda para los capacitadores durante las actividades de participación grupal. Siempre es conveniente decidir con toda oportunidad si todo el personal involucrado en la logística, será tratado como un solo grupo para efectos de la capacitación, o si se puede dividir de manera útil en varios grupos de acuerdo con sus niveles de responsabilidad y funciones. Este último método puede ser más efectivo, ya que el personal solo recibiría capacitación en las áreas en las que requiere. Se debería mejorar la capacidad de retención informativa, ya que toda la información recibida es relevante para las actividades del personal, además de que ayudaría a reducir las sesiones de capacitación. Con un enfoque de este tipo se podría, impartir a todos los oficiales de votación una capacitación sobre los procedimientos básicos, con módulos adicionales para los que desempeñen funciones especializadas o de supervisión. Administradores de distrito electoral En aquellos casos en que los administradores a nivel distrital, o los miembros de comisiones encargadas de conducir las elecciones, son reclutados como personal temporal para una sola elección (y por tanto requieren una capacitación intensiva), sus necesidades de capacitación serán mucho más amplias, por lo que deberían atenderse antes que las del resto del personal encargado de la logística. Obviamente, constituyen un grupo de atención específica en términos de capacitación electoral. Administradores o presidentes de las mesas de votación Los administradores o los presidentes de las mesas de votación y escrutinio, así como los supervisores itinerantes, también forman un grupo por separado. Por lo que la capacitación para sus niveles de responsabilidad requiere contenidos y enfoques diferentes a los del resto del personal. Sus suplentes o el personal que lo reemplazaría en caso de ausencia también deberían incluirse en este grupo, ya que tendrían que estar preparados para asumir funciones gerenciales durante la votación o el escrutinio. En términos de cobertura de estos grupos, es esencial que se logre un 100% de capacitación directa. Personal administrativo temporal Respecto al otro personal involucrado en la logística, podría ser útil realizar una categorización complementaria. El personal temporal encargado de apoyar la logística electoral, podría ser reclutado para desempeñar una sola actividad o para funciones múltiples. Dependiendo de la complejidad de sus tareas, su capacitación puede resultar igualmente efectiva mediante orientaciones in situ o sesiones formales de capacitación. Oficiales de mesa de votación Clasificar o dividir en grupos más específicos a los oficiales de votación, podría generar algunos beneficios. Una clasificación podría atender por separado las siguientes categorías:
Incentivos para participar en la capacitación Un asunto que se tiene que considerar es el de cómo garantizar que todo el personal involucrado en la logística, participe efectivamente en la capacitación prevista. El método más efectivo, es el de condicionar el otorgamiento del empleo a la conclusión efectiva de la capacitación, bien sea a través de su asistencia a las sesiones programadas, o mediante la presentación de pruebas que acrediten su auto capacitación mediante libros de trabajo u otros ejercicios. Aunque esto constituye un incentivo negativo, podría compensarse por incentivos monetarios o de estatus, definidos en función del contexto específico. Algunos ejemplos de este tipo de incentivos son:
Materiales, equipo e instalaciones para la capacitaciónPara que la capacitación del personal de logística electoral sea efectiva, requiere del apoyo de los materiales, del equipo y de la planeación logística adecuados. Para lo que se tendrán que considerar costos adicionales en la capacitación, que deberían incluirse en el desarrollo del presupuesto de logística. Generalmente, las sesiones cara a cara son el método más efectivo para capacitar al personal de logística electoral. Para que su instrumentación sea efectiva, se necesitará una organización adecuada en términos de elección de las mejores instalaciones, de la ubicación del personal en las sesiones de capacitación, del desarrollo de materiales y ayudas, de la identificación de los capacitadores adecuados y de acuerdos para su transporte. Aunque no se puedan impartir sesiones cara a cara, suministrar materiales de referencia y de capacitación entre el personal para que se capaciten ellos mismos, les dará las habilidades para desempeñar sus responsabilidades de forma adecuada. Los materiales, el equipo, la logística y el apoyo administrativo que será necesario para capacitar al persona de logística, variará dependiendo de la metodología que se haya adoptado. Por ejemplo, usar un modelo de capacitación simultánea requerirá facilidades intensivas y una mayor cantidad de materiales (siendo más costosa) que otros modelos.
Instalaciones para la capacitación Las instalaciones tentativas para realizar la capacitación, se deberían identificar y reservar de la misma forma y de preferencia, al mismo tiempo, que aquellas para las mesas de votación. Siendo factible que aquellos lugares en donde se instalarán las mesas de votación, también se usen para la capacitación (siempre que cumplan con las facilidades necesarias), especialmente cuando son escuelas u otros edificios gubernamentales.
Materiales para la capacitación Cuando se determina la cantidad total de materiales electorales, deberían incluirse los materiales necesarios para impartir las sesiones de capacitación. Cuando se tienen programas de capacitación continua previos al proceso electoral, se tendrán que elaborar acuerdos para que una parte de los materiales electorales se entreguen anticipadamente. Para que la capacitación sea efectiva, es importante que los marcos legales y de procedimientos de la logística electoral, tengan un período de estabilidad entre la elaboración de los materiales de la capacitación y la elección. Los materiales necesarios se pueden dividir en varias categorías:
Resulta de utilidad y no implica un costo adicional, conformar juegos de materiales para la capacitación de los oficiales electorales, siempre y cuando éstos puedan ser empacados (posiblemente por el personal que empaque los materiales de las mesas de votación).
Materiales de referencia Cuando el organismo electoral no se encarga de producir los materiales de referencia, debe tener un control férreo sobre su desarrollo. Si los materiales de referencia de la logística electoral son producidos por contratistas u otras organizaciones independientes, el organismo electoral debería tener la facultad de aprobar su producción y en caso contrario, de prevenir la distribución de cualquier material que no cumpla con las prácticas y procedimientos indicados. Suministrar un manual a todos y cada uno de los oficiales, constituye un componente vital para mantener la integridad de la elección. Los oficiales de logística electoral que desempeñen las mismas tareas, necesitarán información completa e idéntica sobre sus responsabilidades y sobre los procedimientos adecuados. Suministrar fragmentos de la legislación electoral, o de instrucciones intermitentes de autoridades judiciales, resulta insuficiente. Los manuales deberían contener ejemplos de las listas de verificación, de tarjetas de identidad y referencias sobre otro tipo de oficiales de logística o que tienen tareas específicas. Tratar de disminuir el costo del material suministrando manuales únicamente a los presidentes de mesa, o tener reservas reducidas de manuales, podría ocasionar confusión y que se tomen decisiones erradas durante la votación. Siempre que sea posible, el personal debería recibir los materiales de referencia antes de asistir a las sesiones personales. Cuando existen diferencias importantes en el nivel de responsabilidad que tienen los oficiales de logística en sus tareas, por ejemplo, entre los presidentes de mesa y otros oficiales; entre el personal que trabaja en mesas de votación ordinarias y el que trabaja en las facilidades de votación especial; como la anticipada, la ausente y en mesas móviles, será preferible que se produzcan manuales específicos que atiendan las tareas de las distintas categorías de oficiales. Se puede facilitar esta diferenciación cuando los manuales (y la capacitación) se organizan sobre una base modular.
Desarrollo de manuales para capacitadores Mientras que la capacitación se debe basar en el contenido de los manuales para el personal de logística electoral, el contenido de las sesiones y sus requisitos tienen que definirse en un manual por separado para los capacitadores; para que puedan garantizar consistencia y para aumentar su calidad. De nueva cuenta, se debería suministrar a cada capacitador una copia de dicho manual, así como un manual de procedimientos para realizar la capacitación. Cuando se utilizan capacitadores que carecen de experiencia, cuestión común cuando se usan modelos de cascada, es esencial que estén apoyados por manuales o pautas para el estilo de su presentación.
Otros materiales de apoyo Además de los materiales de referencia, la capacitación podría requerir otros materiales de apoyo, que dependerán de las especificaciones que tenga el plan de acción, pudiendo incluir diapositivas, materiales de audio y video y acetatos; así como demostraciones sobre el equipo y los materiales electorales, estos apoyos contribuirán a que se practiquen las habilidades adquiridas y a que el personal se ambiente en la atmósfera electoral. Es recomendable que las sesiones de capacitación incluyan todos los formatos electorales para que los oficiales practiquen su funcionamiento. Así mismo, también deberían suministrarse materiales como urnas, sellos, compartimientos de votación, señalizaciones y máquinas o computadores (cuando se usen), para que la simulación de la votación sea más realista.
Estructura de la capacitación y planeación de materiales Cuando se usen modelos de cascada y de equipos móviles, se requerirá una menor cantidad de equipo y de materiales porque se pueden reutilizar. Cuando se utilizan equipos de capacitación móviles con transporte adecuado:
Así mismo, cuando el modelo de capacitación de cascada se realiza en localidades cercanas, se da la oportunidad de que se compartan los materiales. Los modelos de capacitación simultánea no ofrecen dichas ventajas económicas. Logística de la capacitación Las necesidades de planeación de la logística variarán de acuerdo a si la capacitación es descentralizada en áreas locales, o si se concentra en centros regionales. Generalmente, bajo los acuerdos de capacitación de cascada existirán pocas necesidades de transporte y de hospedaje. Los capacitadores regionales podrían tener la necesidad de ser transportados a un punto central, durante la capacitación y el apoyo al personal encargado de monitorear las sesiones de capacitación descentralizadas. Al usar equipos de capacitación móviles, establecer los itinerarios y la planeación, constituyen partes esenciales de la organización. Los capacitadores necesitarán medios de transporte y coordinación entre bases regionales y centrales. Así mismo, disponer de facilidades de comunicación móvil beneficiaría a los equipos. Tener modelos de capacitación simultáneos demandaría un mayor soporte logístico, para conseguir que todos los recursos estén disponibles en un lugar o en varios puntos el mismo día. Cuando los recursos de la capacitación están limitados a una extensión determinada de instalaciones centralizadas, los oficiales de logística y los capacitadores necesitarían facilidades de transporte y de hospedaje.
Plan para la capacitaciónRequisitos para la planeación La capacitación del personal encargado de la logística es un proceso complejo, para el que resulta esencial una planeación cuidadosa a fin de integrar los distintos registros informativos en un sistema coherente que permita ejecutar los programas de manera efectiva y confiable. La calidad de la planeación se puede mejorar si se lleva a cabo a nivel estratégico y operativo. Planeación estratégica Para efectos de la logística electoral, la planeación estratégica debería identificar:
Al desarrollar los materiales bajo un plan estratégico, se debe tener cuidado para suministrar suficiente flexibilidad, que ayude a manejar cualquier cambio que pudiera ocurrir en los esquemas legales u operativos cerca del día de la votación. La planeación estratégica es necesaria para enfocar debidamente los planes operativos de la capacitación. Es muy recomendable que este nivel de planeación se realice sobre una base continua. Iniciar la planeación de la capacitación hasta el momento en que se anuncia una elección, plantea el riesgo de que la estrategia sea solamente una respuesta ad hoc a los requerimientos operativos más sensibles al tiempo. Es poco probable que este enfoque permita ofrecer la mejor capacitación en términos de costo-efectividad. Planes operativos Los planes operativos deben identificar:
Estos pueden ser preparados e instrumentados a nivel central o, si se utilizan modelos de capacitación en cascada, existe la posibilidad de conferirle buena parte de la planeación a las instancias regionales o locales. Los planes operativos para la capacitación logística deben estar preparados, al menos parcialmente, antes de que se tomen las decisiones definitivas respecto a la ubicación de las mesas de votación y sobre el personal a ser empleado en cada una de ellas, aunque seguramente estas decisiones requerirán de alguna revisión y ajustes una vez tomadas. Ciertamente, la identificación oportuna de las mesas de votación y de la cantidad de personal que tendrá que ser reclutado, coadyuva a una buena planeación de la capacitación. Normalmente, los planes operativos detallan los requerimientos de capacitación procedimental para el personal encargado de la logística, así como cualquier adiestramiento de los capacitadores que tenga que realizarse. Entre los asuntos que deben ser definidos en los planes operativos de capacitación se encuentran:
Los planes operativos de capacitación deberían integrarse con el suministro de materiales, la logística y la planeación para el reclutamiento, así como con la planeación administrativo-financiera y los ciclos de revisión.
Capacitación para los capacitadoresObjetivos de la capacitación La capacitación de los capacitadores puede perseguir dos objetivos distintos:
Cuando se utilizan capacitadores profesionales externos, será necesario que estén totalmente familiarizados con el contenido y con los formatos técnicos y administrativos de las sesiones de capacitación de las que son responsables. Cuando se utilizan capacitadores no profesionales, como bien puede ocurrir en los modelos de cascada, o en cualquier sistema donde los oficiales más experimentados asuman este tipo de responsabilidades, la capacitación será más efectiva si los capacitadores reciben algún tipo de adiestramiento sobre cómo capacitar a otros. Incluso en situaciones donde se utiliza a educadores o maestros como oficiales de votación y como encargados de la capacitación, existe la necesidad de que se incorpore algún programa para desarrollar las habilidades para la capacitación. Ya que las habilidades requeridas para la capacitación de adultos difieren de las utilizadas en el sistema escolarizado.
Procedimiento de la capacitación El contenido técnico de las sesiones de capacitación para los capacitadores, se puede basar en la misma información utilizada para el personal de logística electoral. Cuando se usan capacitadores profesionales, es importante que tengan conocimiento suficiente sobre cuestiones técnicas de la logística electoral, para que puedan contestar las preguntas de los participantes. Una alternativa consiste en que las sesiones de capacitación cuenten con consejeros técnicos del organismo electoral. Sin embargo, estos consejeros podrían ser difíciles de integrar debido a otras demandas de especialistas en el mismo período. Capacitación para desarrollar las habilidades para capacitar Capacitar es un habilidad adquirida. La habilidad para realizar una tarea no significa que se tenga la capacidad para transferirla. Por eso, existe la necesidad de garantizar que los capacitadores que no son profesionales, reciban entrenamiento para que desarrollen las habilidades para capacitar y para usar los materiales que usan para instruir al personal de logística electoral, por ejemplo, cuando los administradores locales de logística se encargan de capacitar a los presidentes capacitarán a sus subordinados. La intensidad de su capacitación dependerá de la complejidad que tengan las sesiones que este personal tendrá que impartir. Además, para que pueda cubrir los aspectos de procedimientos de la votación, un programa de capacitación general para los capacitadores debería incluir las siguientes cuestiones:
Evaluación de los capacitadores Realizar una evaluación sobre los capacitadores constituye una parte integral del programa de capacitación, siendo importante que sus habilidades sean probadas. La instrumentación de ejercicios simulados durante las sesiones de capacitación ayudará a evaluarlos. Idealmente, esto debería ser seguido por una supervisión cuidadosa de la sesión inicial de adiestramiento llevada a cabo por cada capacitador, sin embargo, esto no siempre es posible debido al tiempo y a los recursos requeridos. Además, en los sistemas de cascada, se requiere que los capacitadores sólo se presenten a una sesión. No obstante, se debería poner en práctica algún tipo de control de calidad, así sea solamente mediante la asistencia de supervisores del organismo electoral, o de administradores del programa de capacitación a alguna de las sesiones conducidas por los presentadores recién capacitados.
Metodología de la capacitaciónAl desarrollar la estrategia general y los planes detallados de cada sesión de la capacitación, con base en los objetivos determinados, es esencial que se elija una estructura y una metodología que tenga la mayor efectividad para el ambiente en que se realice, tomando en consideración factores tales como:
Enfoque de la capacitación. La capacitación de los funcionarios de las mesas de votación, deberá tener como propósito transmitir las habilidades para que realicen sus funciones adecuadamente y con integridad, aunque sea en situaciones de presión. Las metodologías adecuadas derivan de este principio básico. Es bien conocido que el aprendizaje que se basa en el estudio de un libro no genera tan buenos resultados como el que está basado en elaboración de tareas y en sesiones de capacitación personales. Por lo tanto, los programas de capacitación para los funcionarios de las mesas de votación deben tratar de ofrecer capacitación personal, al menos parcialmente. En áreas remotas, o en lugares donde la capacitación en persona no es costeable para todo el personal, todos los funcionarios de las mesas de votación deberían recibir por lo menos los materiales de referencia, con el requisito de que los funcionarios que se auto capaciten, tomen alguna forma de examen de conocimientos mediante el uso de cuadernos de trabajo o de ejercicios incluidos en los materiales de referencia. Además de estos métodos de capacitación formal, no debe subestimarse la importancia de las actividades informales usadas como refuerzo. Que podrían incluir el contacto a través de gacetas o de actividades sociales.
Cuestiones específicas que deberían considerarse Para determinar la estructura y la metodología de la capacitación, existen una cantidad de cuestiones interrelacionadas que requieren solución:
Pruebas La capacitación de los oficiales de mesa para una elección general representa un ejercicio inmenso. Mientras que los simulacros durante la capacitación pueden incrementar el aprendizaje de los oficiales de mesa, es casi imposible que se pueda evaluar completamente el grado de éxito que tiene la metodología de capacitación elegida, sin la presión real de la elección. Cuando sea posible, las metodologías seleccionadas deberán probarse en un ambiente real, de ser posible en elecciones parciales u otras elecciones locales, antes de instrumentarlas a gran escala. Estructura de la capacitación Para determinar la estructura de la capacitación es necesario hacer una evaluación sobre la necesidad de recursos, contrastándola con la disponibilidad de los mismos. Con frecuencia habrá necesidad de hacer sacrificios con respecto a los niveles ideales en lo que concierne a:
Será necesario que se tomen decisiones iniciales, sobre la posibilidad de proporcionar sesiones de capacitación en persona para todo el personal de logística electoral. Existen tres modelos estructurales básicos para capacitar en persona a los oficiales de mesa de votación:
Cada uno tiene aspectos positivos que pueden determinar su idoneidad dentro de cierto entorno específico. Los elementos de cada uno podrían combinarse para brindar la estructura más eficiente en cierto entorno. Vale la pena examinar los factores positivos y negativos de cada uno en detalle. Modelo de cascada El modelo de cascada, onda o pirámide consiste en impartir capacitación a grupos pequeños de personas, referentes a habilidades funcionales de logística y sobre técnicas de capacitación. A su vez, los integrantes de cada grupo capacitarán a pequeños grupos de personas sobre los mismos métodos que recibieron y así sucesivamente, hasta que las habilidades funcionales se transmitan al personal de menor nivel. En un ambiente de elecciones, el modelo podría progresar de la siguiente forma:
El número de niveles en la cascada se puede adaptar a las condiciones geográficas, logísticas y de tiempo, así como a los tamaños óptimos para los grupos de capacitación. La siguiente tabla indica algunas ventajas y desventajas significativas de este modelo.
Donde existe la confianza de que los niveles más bajos de capacitadores podrán llevar a cabo sesiones de capacitación a un nivel adecuado (a lo que contribuye el hecho de tener una estructura muy simple de actividades participativas), pudiendo instrumentar una función de monitoreo eficaz sobre la calidad, este modelo, o una combinación del mismo con algunas características del equipo de capacitación móvil, resulta una estructura de capacitación muy eficiente. Modelo de capacitación móvil El modelo de equipo móvil consiste en equipos de dos o más capacitadores, que visitan distintas localidades geográficas y que llevan a cabo una o varias sesiones de capacitación ahí. Las variaciones podrían darse en que el equipo capacitador capacite a todo el personal en la localidad, o solamente al personal ejecutivo de capacitación, en cuyo caso estos últimos capacitarán posteriormente al personal subordinado, a manera de cascada. La siguiente tabla indica algunas ventajas y desventajas significativas de este modelo:
El mayor problema de este modelo en su forma pura, es el plazo necesario para que los equipos móviles capaciten a todo el personal. Esto podría ser imposible debido a los calendarios electorales, pudiendo implicar que la capacitación se inicie con tanta anticipación en algunas áreas, que la retención de la información para el momento de la elección haya disminuido. De manera inversa, emplear suficientes equipos de capacitación móviles para instruir a todo el personal en un periodo corto, podría resultar imposible debido a los presupuestos o a la escasez de personal profesional. Aplicar un modelo de equipo móvil para el personal local de mayor nivel y para los administradores distritales, junto con un estilo de cascada en donde los administradores distritales capaciten a los presidentes de mesa, quienes a su vez capacitarán a su propio personal, podría proporcionar un equilibrio razonable entre uniformidad, disponibilidad de tiempo y profesionalismo. Modelo simultáneo Bajo este modelo se capacita a todo el personal simultáneamente, en uno o varios días y en el área donde hay elecciones. La siguiente tabla indica algunas de las ventajas y desventajas más significativas de este modelo.
En donde la capacitación electoral se promueve como un evento nacional para fomentar el interés en la educación electoral en general, o en una elección que está próxima, utilizar un modelo simultáneo tal como una jornada de capacitación electoral nacional, podría contribuir a construir una imagen y una educación cívica de los electores. Para tener éxito, será necesario elaborar materiales publicitarios adecuados. También podría ser un modelo apropiado para situaciones en donde se convoca a elecciones inesperadas en muy poco tiempo. Sin embargo, sus desventajas generalmente implican que a menos que existan factores ambientales especiales, los otros modelos ofrezcan soluciones más eficientes con respecto al costo. Responsabilidad para impartir la capacitaciónAl determinar la metodología adecuada que se aplicará para capacitar al personal de logística electoral, es necesario que durante la evaluación de necesidades y la planeación de la capacitación, se identifiquen los recursos necesarios para desarrollar y para impartir los programas de capacitación. Los factores que tendrán que considerarse incluyen la capacidad interna del organismo electoral para capacitar, la estructura adoptada y la existencia y calidad de recursos externos. La disponibilidad de recursos para impartir la capacitación será el mayor determinante de la estructura. Existe un número de recursos alternativos para impartir la capacitación que podrían ayudar a su efectividad, sin embargo, cada uno requiere de modelos distintos para administrar la calidad y para garantizar su entrega oportuna. Debido al extenso número de personal que debe capacitarse en un período de tiempo reducido y a las consecuencias que podría ocasionar su fracaso, obtener los recursos necesarios para desarrollar la capacitación constituye una cuestión clave que debe ser atendida de forma oportuna durante la planeación de la elección. Uso de recursos internos Es probable que los organismos electorales de carácter permanente, puedan mantener profesionales para impartir la capacitación, aunque la capacitación en sí misma, no sea una de sus tareas esenciales. En contextos que tienen menor dependencia hacia el sector público, se afirma que resulta mejor dejar la capitación en manos de organizaciones profesionales. Cuando se tienen unidades de capacitación interna, es probable que estas se enfoquen en el desarrollo de programas y en la instrucción de los oficiales permanentes. Sin embargo, mantener un equipo permanente con la cantidad de personal suficiente para capacitar a todo el personal de logística electoral, podría implicar un gasto excesivo. Debido a su conocimiento sobre técnicas de capacitación y a su manejo de los procedimientos de votación, los capacitadores internos tienen un papel de supervisión importante sobre la instrucción de los oficiales de mesa de votación. Pudiendo ser usados de forma efectiva para suministrar:
Este modelo de capacitadores internos, permite que los expertos tengan mayor influencia en las actividades de instrucción, que cuando únicamente imparten las presentaciones. El problema básico es la disponibilidad de tiempo. Para una mayor efectividad, la carga de capacitar a los oficiales de mesa debería comprimirse en un período corto antes de la votación. Generalmente, las capacidades internas no pueden lidiar con el número de sesiones necesarias en períodos de tiempo específicos. Cuando el organismo electoral o sus agentes (como la administración del gobierno local) tienen presencia regional o local, podrían utilizarse como instructores para los oficiales de mesa de votación, consiguiendo que éstos a su vez actúen como capacitadores (para este tipo de personal permanente, la instrucción como capacitador podría ser más efectiva cuando se trata de un programa continuo). Generalmente, es preferible que se utilicen capacitadores que tienen experiencia con elecciones, en lugar de profesionales externos, siempre y cuando demuestren que su capacidad para impartir la instrucción y sus otros deberes electorales no se ven afectadas por su nuevo compromiso. Capacitación impartida por otras fuentes Cuando recursos ajenos al organismo electoral se involucran en la capacitación, que normalmente sucede cuando la autoridad electoral no tiene presencia permanente en los niveles regional o local, se tiene que tomar una decisión básica sobre la administración que tendrá la capacitación. Ya sea que:
Cuando personas u organizaciones externas se comprometan a dirigir la capacitación de la logística electoral, debe dejarse en claro que también ellos están sometidos al código de conducta oficial y que todas las personas involucradas en la capacitación deberían prepararse para que se adhieran a dicho código. Si la capacitación careciera de neutralidad, se podrían generar sospechas sobre falta de imparcialidad en los oficiales de logística, o peor aún, se les podría suministrar información maliciosa que podría afectar la instrumentación de los procedimientos de votación. Subcontratación para funciones de capacitación Existen ciertas ventajas al contratar la capacitación como un paquete. Ya que se eliminan los periodos abarrotados del calendario electoral, distribuyéndolos en funciones de administración diaria, suministrando también una fuerza completa de capacitación profesional. Además, este método podría ser la única forma factible para movilizar y administrar recursos suficientes para la capacitación, particularmente en estructuras con capacitación simultánea. En las estructuras de cascada, puede ser el método más adecuado para capacitar a los niveles de personal más elevado. Sin embargo, también existen ciertas desventajas que deberían considerarse cuidadosamente antes de adoptarlo. Dejar todo el proceso de capacitación en manos de otras organizaciones podría amenazar la percepción sobre la integridad de la elección, especialmente en contextos en donde no se confía en la neutralidad de las instituciones estatales y los subcontratistas son instituciones educativas relacionadas con el Estado. En este caso también se necesitará un monitoreo riguroso sobre el desempeño, para garantizar que la capacitación se desarrolle de la forma necesaria. Posibles contratistas para la capacitación El tipo de organismos que podrían considerarse para dirigir la capacitación de los oficiales de logística electoral son:
Cuando dichas organizaciones son comunitarias o cuando se basan en regiones, podría ser útil utilizar un enfoque basado en consorcios conjuntos, que incluyan a diferentes organizaciones bajo una sola base que se encargue de coordinar la capacitación de la logística electoral. Aunque este método podría ayudar a que se alcance el nivel de cobertura necesario, aumentaría la necesidad de monitorear la consistencia y la calidad de los servicios suministrados. Ayuda internacional El desarrollo de la capacitación y su instrumentación, pueden verse como una prioridad que tiene la ayuda proporcionada por la comunidad internacional para realizar las elecciones en los países menos desarrollados. Sin embargo, dicha asistencia podría tener escasa contribución para construir una capacidad sustentable, a menos que se enfoque en instruir al personal local para que actúen como capacitadores, para que apoyen su desempeño, de manera que el personal internacional no sea el encargado de conducir toda la capacitación. Empleo de personal adicional para propósitos de capacitación Cuando el organismo electoral contrata de forma directa a personal adicional, tiene mejor control sobre los procesos de capacitación. Sin embargo, dicho personal podría tener menor experiencia al conducir la instrucción de adultos, además, aún los capacitadores profesionales o provenientes del organismo electoral tienen que poseer ciertas habilidades para instruir. Los diferentes grados de experiencia que tiene el personal, demanda que las presentaciones de la capacitación tengan que estar estrictamente monitoreadas. Los grupos de donde se pueden reclutar capacitadores incluyen:
El uso de educadores y de profesionistas sería más adecuado para estructuras basadas en equipos regionales o móviles y para modelos de capacitación simultánea. El uso de oficiales de alto rango es un método efectivo y barato para capacitar a la mayoría de los oficiales de mesa cuando se usan estructuras de cascada. Además, sus deberes de capacitación también ayudarían a incrementar su nivel de conocimiento, aumentando su conciencia acerca de las funciones que deben desempeñar dentro del entorno de la mesa. Cantidad de capacitadores para dirigir cada sesión de capacitación Aunque se trabaje con grupos de capacitación relativamente pequeños, es preferible que cuando sea posible, se designen un mínimo de dos instructores para cada sesión. Esto podría contribuir para ciertos propósitos:
Cuando se tiene como objetivo el desarrollar la habilidad para capacitar, resulta benéfico que los equipos de instructores incluyan a un recluta, por ejemplo, un oficial de votación destacado, para que en un futuro pueda asumir las responsabilidades de capacitador. Los presentadores que son expertos en su campo también podrían resultar útiles para ayudar con las exposiciones de la capacitación. Los oficiales electorales de alto rango podrían encargarse de dar la introducción de la sesión de capacitación para reforzar su importancia entre los participantes. La información presentada se puede enriquecer, cuando los segmentos importantes se acompañan con la comparecencia de expertos en seguridad, con administradores con facilidad de palabra y con expertos en procedimientos. Aunque esto contribuye a proporcionar una capacitación efectiva, sobre todo por la variación en el estilo de las exposiciones, no es un componente esencial. Capacitación de los observadores, de los representantes de partidos y de las fuerzas de seguridad La capacitación de los observadores y de los representantes de partidos y candidatos es responsabilidad de sus organizaciones. Sin embargo, podría ser de mucha utilidad que el organismo electoral participe en la preparación de materiales de referencia, proporcionando también presentadores expertos, para que ayuden en la capacitación de los observadores y de los representantes de partidos y candidatos. Estas medidas ayudan a garantizar que dichas organizaciones impartan en su capacitación los procedimientos, las leyes y la información operativa indicada. Así mismo, con respecto a las fuerzas de seguridad, el organismo electoral debería desarrollar programas y materiales; dar capacitación a sus instructores sobre cuestiones de procedimiento; impartir sesiones y monitorear la capacitación electoral que reciben. Sin embargo, es preferible que la administración de las fuerzas de seguridad tenga la responsabilidad de conducir la capacitación electoral del personal de seguridad.
Contenido de las sesiones de capacitaciónEl contenido de las sesiones de capacitación para el personal de las mesas de votación, debe basarse en el manual de procedimientos que los oficiales de mesa utilizarán como lineamientos para realizar sus labores. El contenido de la capacitación debería enfocarse en el desarrollo de todas las habilidades que requerirán los oficiales de mesa para desempeñar las labores a su cargo. Espectro del contenido En algunos entornos, el contenido de las sesiones de capacitación puede ir más allá de los procedimientos electorales. Además, podría existir la necesidad de instruir al personal en los sistemas básicos que se usan para apoyar a las mesas de votación u otros procesos electorales, por ejemplo:
Estas cuestiones son tan importantes como los procedimientos de votación, ya que contribuyen en la eficiencia del personal. Las sesiones de capacitación también son el foro más eficaz para reforzar los valores organizacionales, el bienestar del personal y las cuestiones de asistencia; así como para responder a las preguntas. Las cuestiones relevantes pueden incluir:
La capacitación debe prestar atención especial a las áreas que se han identificado como problemáticas debido a:
Las áreas comunes que requieren especial énfasis son:
Otros temas podrían demandar mayor atención de acuerdo con la historia cultural del contexto; pudiendo incluir cuestiones tales como la secrecía del voto, el servicio al electorado, así como los derechos de los representantes de partidos/candidatos y de los observadores independientes. Clasificación del personal para capacitación Puede resultar más efectivo clasificar al personal para fines de capacitación dependiendo de cómo se hayan definido las estrategias de reclutamiento y las categorías de personal para las mesas de votación. Esto se debe considerar durante la planeación de la capacitación. Por ejemplo, el personal que desempeña funciones administrativas requerirá un contenido de capacitación adicional al de aquellos que cuidan las urnas. En donde se recluta personal para desempeñar labores específicas o mezcladas (por ejemplo, la distribución de los materiales de votación, el control de la fila, la información para los electores), el aprendizaje podría ser más eficaz cuando cada categoría se instruye mediante un programa con contenido adecuado para sus labores. Éstas pueden ser mayores cuando el personal reclutado tiene poca experiencia o pocas habilidades básicas. También hay aspectos negativos; limitar la capacitación a labores específicas puede coartar la flexibilidad de la administración dentro de las mesas de votación y reducir la cohesión del equipo. Contenido modular de la capacitación Desarrollar un programa de capacitación por módulos podría ser una base efectiva para capacitar a personal con distintas funciones. Al usar este enfoque, la sesión de capacitación básica del personal podría irse incrementando mediante módulos adecuados para aquellos que requieran niveles más elevados de habilidad. La duración de las sesiones de capacitación se adecuaría al conocimiento que requiera cada nivel del personal. Contenido general de la capacitación para los oficiales de mesa de votación Las cuestiones esenciales de contenido que deben cubrirse durante la capacitación del personal de las mesas de votación, están relacionadas con:
Estructurar el contenido de la capacitación de manera similar a la forma en que la información está organizada en los manuales para el personal, contribuirá a una mejor comprensión. El contenido puede estructurarse en un sencillo "periodo de acción", al dividir las sesiones en secciones relacionadas con:
El contenido se puede organizar de modo más efectivo en un formato modular. Los módulos son conjuntos discretos de información o de habilidades interrelacionadas. Una estructura modular para las sesiones de capacitación de los oficiales de mesa, podrían contener apartados que incluyan los siguientes temas:
El tiempo para presentar el contenido de estos módulos puede variar desde cinco a diez minutos hasta una hora de duración. Cuando no todo el personal tiene las mismas responsabilidades, la capacitación para tareas especializadas, tales como el control de multitudes, la información al electorado, la entrega y aceptación de los materiales electorales, las facilidades para la votación especial, podría presentarse únicamente al personal responsable de dichas tareas. Los entornos que tienen procedimientos específicos tendrán la necesidad de incluir módulos adicionales, para abarcar cuestiones como el registro de electores durante la votación y el uso de computadores para votar. Personal de alto rango de las mesas de votación El contenido de la capacitación para personal con funciones administrativas, como los presidentes de mesa, sus asistentes, los suplentes y los oficiales itinerantes o supervisores, tendrá que ser más amplio y profundo para que pueda cubrir sus deberes y papeles administrativos. En un formato modular, los módulos descritos anteriormente para el personal en general, tendrían que incrementarse con información adicional para cubrir:
La capacitación adicional sobre cuestiones administrativas mejorará la eficiencia de los operativos en las mesas de votación. Oficiales para las facilidades de votación especial Cuando se instrumentan medios de votación especial, el personal involucrado tendrá necesidades de capacitación específicas, que a su vez, requerirán de otros contenidos que se modificarán de conformidad a los parámetros del sistema electoral, pero que probablemente incluirán: Para personal ubicado en instalaciones para voto anticipado, voto en ausencia y voto en el extranjero:
Para el personal de las mesas de votación itinerantes:
Cuando los procedimientos y los contenidos de la capacitación para oficiales encargados de la votación especial, difieren significativamente de los instrumentados para otro tipo de personal, la separación total de las sesiones de capacitación dará mejores resultados. Capacitación para los oficiales de escrutinio El contenido de la capacitación para oficiales de escrutinio dependerá de si se contrata personal adicional para realizar el escrutinio en centros regionales o centrales, o si el mismo personal encargado de las mesas se encargará de él. Cuando los oficiales de mesa se encargan del escrutinio de votos, será necesario incluir módulos de capacitación adicional sobre actividades como:
Cuando el personal de escrutinio es reclutado y capacitado de forma separada, será necesario cubrir algunos temas adicionales referentes a su comportamiento y a labores adminsitrativas, que pueden incluir:
Los contenidos adicionales para la capacitación de los presidentes de escrutinio, también deberían cubrir materias administrativas similares a las vistas por los presidentes de las mesas de votación, por ejemplo, administración del personal y de los materiales, transmisión de resultados, administración de la seguridad, adjudicación de impugnaciones, finalización de los registros de escrutinio y retorno de los materiales al organismo electoral. Algunas estructuras de personal permiten que el personal adicional de logística, participe en el escrutinio bajo supervisión de los oficiales escrutadores, ordenando y organizando el mobiliario; moviendo las urnas; empaquetando y asegurando los materiales. Para este personal bastará con que el presidente de escrutinio les suministre una breve sesión informativa antes de que comiencen las actividades. Personal temporal para apoyo administrativo
Es importante que el personal temporal contratado para cargos administrativos de logística electoral, reciba capacitación para realizar sus tareas. Cuando este personal tiene a su cargo responsabilidades legales y administrativas relacionadas con la elección, por ejemplo, en la administración de un distrito electoral, es muy importante que reciba la más alta capacitación a efecto de que esté en condiciones de dirigir el funcionamiento del personal a su cargo y para que acepte su responsabilidad de rendir cuentas sobre sus actividades en la logística electoral.
Estilo de las sesiones de capacitaciónLa efectividad que tenga la capacitación de los oficiales de mesas de votación, podría estar influida considerablemente por el estilo y por los métodos con que se imparta. Para elegir el estilo o la mezcla de estilos indicados para impartir la capacitación, hay que evaluar cuidadosamente los siguientes factores:
Como en el caso de la introducción de cualquier sistema, es recomendable que el estilo para impartir las sesiones y la combinación de contenido de los programas nuevos, se prueben ante una muestra de oficiales para que después de evaluar los resultados se realicen los ajustes pertinentes. Aunque esta medida implica un costo adicional, contribuye a prevenir fallas e impide que la capacitación se tenga que complementar. Métodos potenciales para la presentación Los oficiales con mayor rango como los presidentes de mesa de votación, requerirán distintos estilos para recibir la capacitación que los utilizados para los de menor rango. El objetivo principal con los oficiales de menor rango, es que desarrollen habilidades en un número limitado de tareas, como distribución del material, verificación de la identidad del elector, protección de las urnas y asistencia e información sobre la votación, que se basan en procedimientos estandarizados que pueden practicarse y evaluarse fácilmente. Los oficiales que tienen tareas de supervisión y de administración en las mesas de votación, requieren un rango más amplio de habilidades, algunas de procedimientos, otras de juicio y para administración; para que su capacitación sea efectiva, el estilo para impartirla tendrá que enfocarse en la discusión grupal, la resolución de problemas y el trabajo analítico. Estilos de presentación básicos Los estilos básicos se pueden dividir en dos categorías:
Los estilos no participativos típicos incluyen:
Los estilos participativos incluyen:
Determinación de los estilos adecuados para impartir la capacitación Para determinar cuáles son los estilos apropiados para impartir conocimiento y ciertas habilidades, existen algunos principios generales que deberían considerarse. Depender completamente de métodos no participativos, como presentaciones basadas en lecturas y ayudas para la capacitación, podría provocar ineficiencias para desarrollar competencia en tareas específicas. Sin embargo, estos estilos contribuyen a introducir y reforzar el marco laboral y legislativo, mediante demostraciones y descripciones sobre las habilidades que se deben aprender. Por otra parte, los métodos de participación estimulan la competencia en las labores y el aprendizaje, ya que ayudan a practicar las tareas que tendrán que desempeñarse, al tiempo que fomentan la cooperación grupal entre los participantes. Si se diseñan y controlan con cuidado, éstos métodos permiten una evaluación continua del conocimiento y apoyan la evaluación del progreso de la capacitación.
Simulacros y representaciones Una parte esencial de la capacitación del personal de las mesas de votación, consiste en realizar simulacros sobre sus deberes en áreas que representen las mesas, con un cambio continuo de papeles (que les permita representar a una variedad de oficiales y electores). Los temas que son apropiados para representarse incluyen:
En donde el personal también recibe capacitación para realizar el escrutinio de votos, algunos simulacros adicionales podrían incluir:
Se pueden usar otras formas de capacitación participativa para reforzar y extender el aprendizaje de los simulacros, o para que el personal aprenda por su cuenta, como discusiones con grupos pequeños o grandes, juegos o competencias. Habilidades de capacitación requeridas por los métodos participativos La desventaja de los métodos participativos es que requieren un capacitador con un nivel elevado de habilidad y confianza. Es mucho más sencillo pararse enfrente de un grupo para dar una conferencia, hacer una demostración, o usar herramientas audiovisuales, que conducir discusiones grupales, ejercicios y simulacros de forma eficiente. Por ello, en los sistemas de cascada se debe seleccionar cuidadosamente a los capacitadores con menor nivel, que generalmente son inexpertos, siendo importante que tengan la oportunidad de practicar las habilidades de capacitación participativa durante sus sesiones; especialmente cuando se requiere que ellos capaciten a otros oficiales.
Duración de las sesiones No existe una duración ideal para las sesiones de capacitación. La extensión óptima estará determinada por:
Sin embargo, las sesiones de más de cinco o seis horas en un solo día disminuyen el nivel de energía de los participantes y de los capacitadores, así como los lapsos de atención, cuestiones que reducen su efectividad. En el caso de los oficiales con mayor rango, podría necesitarse una capacitación de varios días para cubrir en su totalidad las cuestiones de procedimiento y administrativas. Cuando los oficiales tengan experiencia, la capacitación sobre procedimientos podría impartirse en medio día, mientras que para el personal sin experiencia se requerirá un día entero. Cuando los oficiales de mesa u otro tipo de personal reciben capacitación para ser instructores, es poco probable que puedan adquirir habilidades efectivas adicionales a las de procedimiento y técnicas en menos de dos días. El costo puede ser un obstáculo para proporcionar una capacitación exhaustiva. Sin embargo, los costos finales ocasionados por irregularidades significativas en los procedimientos o en la administración, podrían ser mucho mayores que el aparente ahorro en la capacitación. Organización de las sesiones de capacitación Se puede mejorar el nivel de organización y la efectividad de las sesiones de capacitación, cuando la sesión se divide en módulos específicos. Las sesiones con formato libre podrían dejar de cubrir los temas a tratar o las actividades grupales requeridas y por lo tanto es posible que no cumplan con los objetivos de la sesión. Es importante que se tengan recesos adecuados que ayuden a conservar la atención de los participantes. Evitando limitarse a los recesos programados para el café o las comidas. El capacitador debería observar cuidadosamente el nivel de respuesta del grupo, para determinar si es necesario dar más recesos (que pueden incluir ejercicios físicos o mentales), aumentar su duración, estableciendo también si estos serán entre o durante los módulos, especialmente en casos donde los participantes hayan permanecido sentados durante periodos prolongados. Cuando las sesiones se lleven a cabo en la noche, se deben considerar ciertos factores como las necesidades, las limitaciones de energía y de atención que tienen los participantes que han desempeñado otras labores durante el día, para estructurar el contenido de la sesión y para definir su duración. Las sesiones que duran todo el día tendrán la necesidad de programar actividades estimulantes para la sobremesa y para los periodos en que la gente se sienta adormilada. Organización de los temas por módulos Las sesiones de capacitación se pueden controlar mejor si se dividen en módulos, cada uno de los cuales representará un bloque específico de aprendizaje que los participantes deben adquirir. La organización de las sesiones en módulos ayuda a los capacitadores, ya que mantiene una estructura para la distribución del tiempo, ofreciendo objetivos específicos para el aprendizaje, que sirven de parámetro para evaluar los logros de los participantes y el desempeño del capacitador. Cada módulo debería ir apoyado por un plan de lecciones. Estos planes deben ofrecer una guía detallada para que el capacitador presente cada módulo en relación con:
La cantidad de módulos en los que se divide una sesión y la duración de cada uno, dependerán de factores tales como:
Como regla general, la energía, la asimilación y la atención de los participantes disminuirán en los módulos que duran más de sesenta minutos. En cada módulo, hay que detectar los aspectos que se presentan en distintas formas. Ya que los lapsos normales de atención eficaz duran un máximo de veinte minutos; para actividades pasivas, tales como ver demostraciones en video, estos lapsos pueden ser mucho más cortos. En los módulos más extensos, debería tenerse al menos un cambio de estilo de presentación, o una actividad que dure veinte minutos para mantener una atención efectiva. Dichos cambios pueden ser tan sencillos como pasar de una actividad de discusión grupal a la presentación de conclusiones grupales, de una demostración a un periodo de preguntas sobre la actividad demostrada, o de una descripción de tipo conferencia a una actividad de simulacro. Durante cada módulo debería haber un espacio para hacer preguntas. Para concluir cada módulo debe haber un espacio para que el capacitador evalúe las habilidades de cada participante en el tema relevante. Esto puede hacerse mediante una tarea corta, mediante la participación en una demostración, un simulacro, una discusión grupal u otros medios. Consideraciones especiales para capacitar a los oficiales de escrutinio Cuando el personal de las mesas de votación también funge como oficial de escrutinio, es probable que ya hayan trabajado entre diez y quince horas previas, por lo que estarán fatigados y es más probable que cometan errores de sentido común. Por eso, para que la capacitación de estos oficiales sea eficaz, debería inculcarles respuestas automáticas practicadas a través de intensos simulacros de clasificación y de escrutinio, dando como resultado su correcta determinación sobre la validez de las papeletas y un manejo adecuado de las impugnaciones.
Entorno de la capacitaciónImportancia de contar con un entorno adecuado para la capacitación El entorno físico en el cual se lleva a cabo la capacitación puede tener una importante repercusión en la eficacia de la misma. La adquisición de habilidades puede verse adversamente afectada por ambientes en los cuales los participantes o los capacitadores mismos se sienten incómodos, o cuando las instalaciones no cumplen con los requisitos de la sesión de capacitación. Cuando los participantes llegan a un punto central para recibir la capacitación, debe garantizarse que los acuerdos para su desplazamiento se hayan planeado con eficiencia, que se les brinde un alojamiento adecuado y que tengan alimentos y bebidas a su disposición durante el periodo de capacitación. Ya que el grado de respuesta a la capacitación podría disminuir significativamente si no se han cubierto sus necesidades básicas. Estándares del área para la capacitación Hay algunos estándares básicos que las áreas o edificios que se emplearán para la capacitación deberían cubrir:
Hay algunos requisitos adicionales que dependen del contenido de la sesión de capacitación. Que incluyen:
Es importante que las áreas para capacitación se revisen para asegurar que cuentan con las instalaciones básicas y que las instalaciones de agua y servicios sanitarios, así como de luz eléctrica (donde se requieran) funcionan bien. Los salones de clases de las escuelas pueden ser excelentes áreas para la capacitación, pero tendrán la limitación de que sólo se les puede usar en ciertos horarios. Instalaciones y materiales Las instalaciones y los materiales disponibles en el área de capacitación se dividen en dos grupos -los esenciales, sin los cuales no puede proceder la capacitación y los optativos, que pueden mejorar la presentación. Los materiales e instalaciones esenciales incluyen:
En donde los programas de capacitación dependen de los instrumentos para la capacitación, es más barato buscar áreas que ya cuenten con equipo (si están disponibles), en lugar de comprar o rentar dicho equipo exclusivamente para capacitar al personal de las mesas de votación. El capacitador debe revisar con cuidado todo el equipo que se usará durante la sesión antes de comenzarla, para asegurar que está funcionando (y que el capacitador sepa cómo operarlo). Los instrumentos opcionales podrían ser los pizarrones con materiales adecuados para escribir en ellos, los apuntadores, o aparatos para que el personal pueda tomar té o café. Acondicionamiento del área de capacitación El área de capacitación debe acondicionarse con suficiente anticipación al inicio de la sesión. Esto tendrá el doble propósito de emplear con más efectividad el tiempo del grupo y de permitir la identificación (y el reemplazo) de los materiales y equipo faltantes. Los requerimientos de materiales y de acondicionamiento del área deben detallarse exhaustivamente en los manuales de los capacitadores. Organización grupal Generalmente, la experiencia ha demostrado que cuando los grupos de capacitación tienen más de quince o dieciséis miembros, las oportunidades para la interacción grupal y para practicar las habilidades durante la sesión son limitadas. Por ello es debería ser la cantidad máxima de personas dentro de un grupo. Cuando las personas que participan en un grupo exceden esta cifra en una sola mesa de votación, es preferible que este personal se capacite en un solo grupo. Sin embargo, una vez que los grupos de capacitación contienen más de 25 ó 30 miembros, es difícil lograr una capacitación efectiva, especialmente cuando los instructores no son capacitadores profesionales. Las ventajas económicas de capacitar a grupos grandes son irrelevantes si la capacitación es ineficaz. Al acondicionar el área donde se impartirán las sesiones de capacitación, los capacitadores deben tener en cuenta las necesidades para la capacitación participativa; por ejemplo, acomodar los escritorios en filas con las sillas atrás, genera una barrera entre el capacitador y el personal que recibe la capacitación, desalentando la interacción grupal. Sin embargo, las necesidades y la comodidad del grupo son primordiales, tanto en la disposición de los asientos (donde algunos estilos de acomodo que induzcan la participación puedan considerarse agresivos por grupos culturales acostumbrados a estilos educativos menos participativos), en la organización, en la frecuencia de los recesos para descansar y para comer, en las restricciones al fumar y similares. En lo que respecta a cuestiones de comodidad, los capacitadores deberían consultar constantemente con el grupo. Fomento de la participación Los instructores deberían realizar esfuerzos para fomentar la participación en los grupos de trabajo y en los simulacros hechos por mujeres, o por miembros comunitarios pertenecientes a alguna minoría, ya que normalmente no están habituados a interacciones tan abiertas. Cuando el grupo tenga que dividirse en grupos más pequeños para realizar actividades específicas, los capacitadores también deben garantizar que los miembros se distribuyan de tal forma, que aporten una gama diversa de experiencia y estilos de personalidad a cada subgrupo. Uso de ayudas para la capacitación Al usar ayudas para la capacitación, debe recordarse que el propósito de dichos dispositivos es facilitar la comunicación en cuestiones específicas. Y que no constituyen la sustancia de la capacitación. Depender demasiado de instrumentos estáticos podría ser costoso, además de que podrían limitar la oportunidad para el aprendizaje interactivo y para la práctica de habilidades, que son la base para adquirir la competencia para desempeñar tareas. Además del uso de los materiales electorales y del equipo en simulacros sobre las actividades de mesas de votación, los instrumentos que podrían usarse normalmente incluyen:
Los materiales de video deberían usarse con moderación como demostraciones cortas de los procedimientos, que duren de tres a cinco minutos a la vez. Estos no sustituyen el trabajo práctico del grupo, pero pueden servir como una introducción útil para los simulacros de procedimientos específicos, suministrando recesos que estimulen la atención. Dichos ayudas para la capacitación sólo se integrarán de manera eficaz en los programas, cuando todas las instalaciones cubren las necesidades para su uso. Diseñar una sesión de capacitación que incluya el uso de dichos instrumentos sin saber si se cuenta con las instalaciones necesarias para su uso es un dispendio y puede hacer que la tarea del capacitador sea muy difícil, si no es que imposible. Localidades remotas En algunas sesiones de capacitación, tales como aquellas para el personal ubicado en otros países o en áreas rurales muy remotas, la capacitación cara a cara podría resultar imposible, por lo que se dependerá del desarrollo de otro tipo de ayudas. En estos casos, el material en audio y video (cuando se tengan instalaciones para su uso), podría ser de gran utilidad para demostrar los procedimientos descritos en los manuales y en los cuadernos de trabajo distribuidos entre le personal. Sin embargo, dichos medios sólo son útiles cuando su costo no es excesivo, ya que no son esenciales para dicho tipo de capacitación.
Momento oportuno para impartir la capacitaciónExiste un número de factores básicos que deberían considerarse, para determinar el momento oportuno para realizar las sesiones de capacitación del personal de logística electoral. La importancia que tiene cada uno de estos factores variará dependiendo del contexto, de la madurez democrática y de la disponibilidad de personal, pero también se verá afectada por:
Los factores que determinarán la oportunidad para realizar la capacitación incluyen:
La capacitación resulta más efectiva cuando se sincroniza con el calendario electoral, de forma que esté dividida en varias sesiones que eviten una saturación de información, especialmente cuando el personal desempeñará varias funciones. De esta forma, la capacitación sobre algunas actividades se desarrolla mejor con anticipación (como la votación anticipada o para asistir con el embalaje y envío de los materiales), que las relacionadas con la votación y con el escrutinio de votos.
Por ejemplo, cuando los oficiales de logística realizan el embalaje de los materiales para las mesas de votación, se podría impartir la capacitación después de dicha tarea.
Pautas para realizar la capacitación con oportunidad Para determinar el período más oportuno para realizar la capacitación, es útil que se realice un análisis de las experiencias anteriores, para ubicar el punto en el que se ha contratado a todo el personal. Un objetivo adecuado es el de capacitar a todos los oficiales de votación y de escrutinio, por lo menos siete días antes de la votación, sin importar si se hace en una sesión o en varias. Posponer la capacitación podría ocasionar problemas para evaluar su efectividad, con el propósito de determinar si los participantes necesitan más sesiones, o si se reemplazará al personal que no haya adquirido el conocimiento esperado. También podrían generarse problemas administrativos debido a otras tareas que tengan que terminar antes del día de los comicios. De forma inversa, si la capacitación se termina con mucha anticipación, se podría deteriorar la retención del conocimiento. Además de la fecha límite de siete días antes de la elección, se podrían determinar otros períodos oportunos para la capacitación. Cuando se usan modelos de cascada, sería prudente que existiera un período cercano a siete días entre el lapso en que se capacita a unos y el período en que estos deben capacitar a otros, independientemente de si capacitadores regionales instruyen a los presidentes y éstos a su personal. Este período de tiempo permitirá que los nuevos capacitadores consoliden su conocimiento y que se familiaricen con los métodos necesarios para su presentación. La extensión y el número de sesiones requeridas para capacitar a los oficiales, estarán determinadas por las expectativas culturales y por la complejidad de las habilidades a desarrollar. Sin embargo, impartir sesiones con una duración mayor a cinco o seis horas diarias disminuirá la atención de los participantes y la energía del capacitador.
Personal para los servicios de votación especial Cuando se impartan varias sesiones de capacitación para el personal encargado de la votación especial y de asistencia para los mecanismos de la elección, es importante que se programen de forma que coincidan con el inicio de sus tareas. Este tipo de personal involucra cantidades más pequeñas de personal, por lo que determinar el período oportuno para realizar su capacitación será menos complejo. Por otro lado, la capacitación del personal de asistencia puede resultar más barata y efectiva cuando se imparte una cátedra inicial, combinada con sesiones sobre la marcha conforme vayan apareciendo nuevas tareas en la agenda. Para la capacitación del personal de la votación especial igual que con el de la votación ordinaria, se debería tener el objetivo de impartirla siete días antes del comienzo de sus deberes.
Administradores de distrito electoral Cuando la administración electoral a nivel local sea asumida por personal temporal (con papel de oficiales de escrutinio, de comisiones electorales o administradores regionales), será más efectivo mantener un registro continuo de personal potencial, suministrándoles una capacitación continua para refrescar sus conocimientos. Si este personal sólo es reclutado al inicio del proceso electoral, su capacitación debería comenzar inmediatamente.
Uso de sesiones informativas Las sesiones formales de capacitación podrían complementarse con sesiones informativas menos formales durante la última semana antes del comienzo de la votación. Por ejemplo, involucrar a los oficiales de votación en la instalación de las mesas, cuando esto se realiza un día antes de la jornada electoral, reforzará sus papeles y contribuirá a construir buenas relaciones entre el equipo de trabajo. Más importante, las horas de trabajo de los oficiales de mesa el día de la votación, deberían estructurarse de tal forma que permita que el presidente de mesa imparta una sesión informativa para todo el personal antes de que se abra al público. Esto es vital para proporcionar la oportunidad de consolidar los procedimientos en un entorno "real", también es un medio efectivo para informar a todo el personal sobre cualquier cambio en el contexto o en los procedimientos, que haya ocurrido desde la capacitación. Antes de comenzar el escrutinio de votos también se debería dar la misma oportunidad de que se realice una sesión informativa para actualización. El organismo electoral debería estar en contacto con los presidentes de mesa y de escrutinio, para informarles sobre cualquier cambio contextual o de procedimiento que haya ocurrido desde sus sesiones de capacitación.
Capacitación constante Cuando el organismo electoral es de carácter permanente, mantener contacto con el personal de las mesas de votación, en especial con los presidentes, resultará barato y efectivo. Esta comunicación no solo contribuye al reclutamiento para elecciones futuras, también proporciona un contexto de capacitación continua. Las sesiones para la capacitación continua deben ser personalizadas. Sin embargo, cuando los administradores electorales usan medios sencillos y de bajo costo como son los boletines informativos, cuando suministran invitaciones para visitar las oficinas del organismo electoral, para asistir a eventos, o manteniendo contacto social, contribuyen a promover actividades de trabajo en equipo, a suministrar información sobre cambios en el marco de la votación, en los sistemas y en los procedimientos, al tiempo que refuerzan el conocimiento adquirido previamente. Esto promueve una base de conocimiento sostenido que puede extenderse con ayuda de capacitación formal antes de la elección, en lugar de que se comience una fase de capacitación intensiva comenzando desde cero. Cuando las estrategias de capacitación continua se usan en los modelos de cascada, se obtienen mejores resultados si se enfoca en los oficiales de alto rango. Aún cuando el personal registre algún índice de abandono la efectividad y el bajo costo del proceso no se ven afectados.
Evaluación del conocimientoEs importante que los administradores de logística electoral tengan la certeza de que su personal posee conocimiento suficiente, para que pueda desempeñar sus tareas bajo la presión que ejerce el contexto en las mesas de votación y en los centros de escrutinio. Cuando el personal de las mesas de votación tiene un desempeño pobre puede trastornar el proceso y lo que es peor, si aplican los procedimientos de forma incorrecta, podrían ocasionar que se impugne la validez de la elección. Por ello, los métodos para evaluar el conocimiento del personal, representan una parte integral de la evaluación sobre el desempeño de los programas de capacitación.
Integración de evaluaciones en las sesiones de capacitación Es preferible que se evalúe el conocimiento del personal durante sus sesiones de capacitación. Esto se puede realizar mediante un proceso de evaluación continua. En este estilo de evaluación se podría tomar como guía el desempeño que tienen los participantes en las simulaciones y en las actividades grupales, sin embargo, se debe garantizar que las personas más introvertidas o que sufrieron prácticas discriminatorias y que por lo mismo, tienden a ser menos participativas, sean evaluadas de forma equitativa. Realizar evaluaciones sobre el conocimiento durante las presentaciones de capacitación resulta barato y efectivo, ya que no se necesitan materiales especiales ni tiempo adicional. También es el método más factible en las sociedades con bajos índices de alfabetización. Sin embargo, realizar evaluaciones usando este método demanda un buen manejo de habilidades para capacitar, ya que usar instructores con poca experiencia en los modelos de cascada generará muchas limitaciones.
Auto evaluación Al finalizar los puntos críticos de los programas de capacitación, se debería pedir a los participantes que identifiquen las áreas en donde necesiten mayor información o capacitación, para que realicen sus deberes de forma competente. Las inquietudes se podrían atender mediante sesiones de orientación individual, o modificando el programa de capacitación restante para que permita una revisión adicional y mayor discusión sobre las áreas en donde el grupo requiere más información.
Uso de cuadernos con ejercicios Se podría requerir que el personal complete algunos cuadernos con ejercicios que contengan preguntas sobre el conocimiento que deberían tener, ya sea durante la sesión de capacitación o en su tiempo libre. Para brindar un estímulo al aprendizaje, se podría condicionar el empleo al término satisfactorio de la capacitación. Como medida adicional, los cuadernos de trabajo y las hojas de respuesta podrían elaborarse como documentos separados, para que los participantes conserven el texto para realizar consultas. Los ejercicios y las preguntas de los cuadernos de trabajo deberían estar relacionados con cuestiones específicas contenidas en la sesión de capacitación y en el manual correspondiente. Sin embargo, este método presenta desventajas por los costos, ya que demanda la impresión y la distribución de una gran cantidad de material adicional y comprime el tiempo que tienen los capacitadores.
Condecoración Otorgar certificados a los oficiales de logística electoral que hayan completado exitosamente los programas de capacitación y a aquellos cuyas competencias hayan obtenido resultados óptimos, constituye un método útil para estimular el interés de los participantes. Organizar la capacitación de los oficiales de logística de tal forma que al concluirla consigan acreditación en educación técnica, también contribuye a estimular el interés en los procesos de reclutamiento y de capacitación.
Materiales de referencia para la capacitaciónLos manuales para capacitación se desarrollan de mejor forma cuando obedecen a la necesidad específica de suministrar información al personal. Los manuales de capacitación deberían cubrir funciones distintas a las contenidas en los manuales de procedimiento para el personal de logística, aunque su contenido se base en ellos. Cada estilo de sesión de capacitación debería crear su propio manual o guía. Además, estos manuales deberían proporcionar la estructura dentro de la cual los capacitadores deberían presentar su material. A grandes rasgos, el material que los manuales deberían cubrir incluye:
Planes individuales para cada módulo de capacitación Es importante que cada módulo de la capacitación esté basado en una planeación que genere lecciones estandarizadas, para garantizar que todos los capacitadores presenten el mismo material de forma consistente y efectiva. Estos planes tienen mayor importancia cuando las estructuras de capacitación siguen el modelo de cascada, en donde muchos capacitadores carecerán de experiencia. Los planes de cada lección debería guiar a los capacitadores en:
El plan para la presentación debería incluir una lista de todos los segmentos incluidos en el módulo (introducción, explicación de las tareas, conducción de los ejercicios grupales, revisiones y evaluación, objetivos y conducción de las discusiones), señalando el momento oportuno para realizar cada segmento. Así mismo, se debe definir lo que el capacitador debería decir, hacer y usar en cada uno. También se deberían indicar los puntos de la presentación en donde se tendrían que utilizar ayudas específicas y los momentos cuando se tendría que hacer referencia sobre los manuales del personal.
Manuales de referencia para los capacitados Todo el personal de logística electoral debería recibir un paquete para la capacitación (cuando sea posible antes de que acudan a la primera sesión para que se familiaricen con sus contenidos). Se tienen que producir suficientes paquetes para que los oficiales los puedan conservar después de la capacitación. Además de los procedimientos importantes, de manuales para actividades y de información administrativa, los paquetes deberían incluir un juego que ejemplifique los materiales que el personal ocupará durante sus actividades, incluyendo la lista de electores, papeletas, formatos oficiales, sobres y listas de verificación. Todos estos materiales deben estar sellados o marcados para indicar que son de muestra. La capacitación será más efectiva cuando los participantes tienen acceso a los materiales electorales reales, en lugar de si sólo escuchan a otros hablar de ellos. El suministro de este material también permite que se realicen ejercicios grupales para mostrar la forma correcta para llenar los formatos y ayudan a generar una simulación más realista sobre las actividades de la mesa de votación.
Material de capacitación para los instructores Para reforzar el mensaje de las sesiones de capacitación, es útil que los instructores lleven consigo una guía sobre los métodos efectivos para capacitar y para exponer. No tiene que ser extensa, pero debería cubrir los aspectos más importantes para capacitar a otros. Las cuestiones que los capacitadores sin experiencia encontrarán útiles para referir durante sus deberes, incluyen:
Capacitación de las fuerzas de seguridadCuando las fuerzas de seguridad vayan a estar involucradas en la seguridad de la logística electoral, es imperativo que reciban capacitación sobre el comportamiento y las respuestas adecuadas que deben tener durante la elección; esto es especialmente importante en donde las fuerzas de seguridad estuvieron ligadas con algún interés político y cuya sociedad se encuentra en transición democrática o saliendo de un conflicto armado. En contextos con bajos riesgos a la seguridad, cuyas fuerzas de seguridad tienen una tradición política neutral, será suficiente que el organismo electoral o sus centros operativos les den una capacitación superflua. Contenido de la capacitación Es muy importante que los miembros de las fuerzas de seguridad entiendan cabalmente el impacto que tienen sus acciones cuando se encargan de la seguridad de la elección, ya que podrían repercutir en la percepción de justicia y en la libertad de todo el proceso. Su capacitación se puede basar en la instrumentación de tácticas de respuesta y de operación, que sigan las estrategias acordadas entre las fuerzas de seguridad y el organismo electoral. Sin embargo, resulta útil que el organismo electoral influya en el contenido del curso, especialmente en las cuestiones referentes al trato y a los derechos de electores, de partidos y candidatos. No es necesario que las fuerzas de seguridad se familiaricen con detalles sobre los procedimientos de votación y de escrutinio. Sin embargo, es esencial que tengan un conocimiento general de los procesos de logística y sobre lo que las reglas y leyes electorales consideran ofensas. El organismo electoral debería aconsejar sobre la preparación del material para capacitación y sobre las secciones de los manuales para las fuerzas de seguridad, para garantizar que su capacitación se base en la buena comprensión de los procedimientos electorales.
Cuestiones a cubrir Las cuestiones que deberían incluirse en los programas de capacitación de las fuerzas de seguridad incluyen:
Se debe poner especial énfasis en los módulos estandarizados para la capacitación, que tratan sobre:
Es importante que al desarrollar los materiales que cubrirán estos temas en la capacitación, existan consultas exhaustivas entre la administración de las fuerzas de seguridad, los organismos electorales, la comunidad y los grupos de derechos humanos.
Método de capacitación Debido a la gran cantidad de personal de las fuerzas de seguridad que se tiene que instruir, sólo se tiene la opción de utilizar un método de cascada para capacitarlos. Generalmente, los miembros más experimentados de las fuerzas de seguridad se encargan de capacitar al personal a su mando. Es de mucha utilidad que durante las sesiones de capacitación, se lleven administradores electorales y especialistas en derechos humanos para que expongan sobre la importancia de sus temas y para que respondan cualquier pregunta sobre el proceso electoral. El número de niveles que necesitará el modelo de cascada dependerá de la complejidad que tengan las unidades administrativas y geográficas dentro de la estructura de las fuerzas de seguridad. Sin embargo, es esencial que la capacitación mantenga el contacto con los oficiales electorales que sean responsables de la seguridad, para que dirijan sesiones sobre cualquier material adicional y para que realicen evaluaciones. En sociedades que están saliendo de un conflicto, o en donde las fuerzas de seguridad han estado vinculadas históricamente con una alineación política, será preferible que la capacitación de los instructores de las fuerzas de seguridad sea conducida por capacitadores internacionales. Los contratistas internacionales también podrían monitorear que los programas de capacitación trasmitan las pautas indicadas, especialmente con respecto a los derechos humanos, el profesionalismo, la subordinación hacia los oficiales electorales y la neutralidad.
Momento oportuno para la capacitación La capacitación sobre la seguridad electoral y sobre sus aspectos de derechos humanos, son adiciones valiosas para los programas de capacitación ordinarios de las fuerzas de seguridad. La capacitación para elecciones específicas debería programarse de forma que coincida con el inicio de las primeras actividades electorales. Las campañas para registro de electores necesitan tanta seguridad como las campañas políticas, la votación, el escrutinio de votos y el período para anunciar los resultados. Evaluación de los procesos de reclutamiento y de capacitaciónCuestiones básicas La evaluación de los programas de reclutamiento y de capacitación del personal encargado de la logística contribuye a identificar mejoras futuras. Más importante aún, cuando se instituye como un componente integral y permanente de los procesos de reclutamiento y de capacitación, ayuda a identificar deficiencias y a corregirlas antes de la jornada electoral. Como en todas las evaluaciones, el punto de partida deben ser los objetivos y estándares de desempeño que se establecieron como parte esencial de la planeación y administración de los programas de reclutamiento y capacitación. Dichos estándares deberían evaluar el desempeño en términos de eficiencia, efectividad, integridad y servicio.
Evaluación del proceso de reclutamiento La evaluación esta dirigida a determinar si los métodos de reclutamiento:
Al considerar estos factores, la evaluación debería atender cuestiones como: ¿Los procesos de reclutamiento están identificando de forma efectiva al personal potencial?
¿Los criterios para evaluación son adecuados?
No obstante, también se debe considerar si los salarios son adecuados para atraer al personal apropiado.
Evaluación del desempeño del personal Cada oficial de votación debería ser sometido a un proceso de evaluación sobre su desempeño. En el caso de los oficiales de las mesas de votación, lo lógico es que la evaluación la realice el administrador o presidente de la mesa al concluir las actividades y que la incluya en los reportes correspondientes. En el caso de los presidentes de mesa, los oficiales itinerantes y otro personal de apoyo, la evaluación puede ser realizada por el administrador o presidente a nivel distrital. La evaluación cumple una doble función. (1) Por una parte, constituye un reconocimiento formal de los servicios que podría utilizarse para fines laborales en el futuro. (2) Por la otra, sirve como referencia para una futura contratación por parte de los administradores de la logística. En las evaluaciones se puede indicar al personal apropiado para recontratación o para promover a posiciones de mayor responsabilidad en elecciones futuras. Las evaluaciones deben estar basadas en criterios objetivos, que deben darse a conocer al personal durante la capacitación. Un formato útil es el de una lista con puntuajes de desempeño (de pobre a excelente) contra responsabilidades, puntualidad y calidad en el servicio al elector, que pueden ser adicionados con un comentario que señale posibles capacidades futuras. A todo el personal se le debe dar la oportunidad de revisar y comentar sus evaluaciones antes de concluirlas. Evaluación de la capacitación Existen dos orientaciones básicas interrelacionadas respecto a la evaluación sobre la capacitación del personal encargado de la logística:
A fin de evaluar los niveles de conocimiento del personal y la efectividad de los métodos de capacitación, es necesario instrumentar programas de evaluación continua durante la capacitación y, de ser posible, poner en práctica cualquier medida correctiva antes de empezar a cumplir con sus responsabilidades. La evaluación continua es especialmente importante cuando se utilizan métodos de capacitación en cascada. Cuando se han programado múltiples sesiones de capacitación, la retroalimentación sobre la pertinencia y la cobertura de los métodos utilizados puede ayudar a su mejora a lo largo del programa en su conjunto. Si se determina que se necesita más capacitación, la programación de sesiones adicionales puede ser la única respuesta para los oficiales de mayor jerarquía. Para los oficiales con menor responsabilidad, la mejor solución en términos de costo-efectividad puede consistir en una breve sesión informativa antes del inicio de la votación, que cubra los aspectos necesarios. Por lo menos, las evaluaciones suministrarán las bases para mejorar las actividades de capacitación en elecciones futuras.
Métodos para evaluar la capacitación Existen distintos métodos para la instrumentar la evaluación:
Si bien este último método es una parte importante de la evaluación de la capacitación, no es recomendable que sea el único método que se utilice. Esperar hasta la jornada electoral para evaluar si el personal tiene conocimiento suficiente, puede ser útil a fin de evaluar la efectividad general de los métodos de capacitación y si el personal es apropiado para el puesto en el futuro, pero es probable que se traduzca en un desempeño ineficiente durante la elección. Cuando el personal complete esos ejercicios domésticos, es importante que reciban una retroalimentación individual sobre la precisión de sus respuestas. De no hacerlo, se corre el riesgo de que continúen aplicando un conocimiento incorrecto o erróneo sobre los procedimientos.
Retroalimentación Una buena forma de determinar que tan apropiados han sido los métodos y estilos de capacitación, para tener una idea precisa de dónde puede necesitarse una mayor capacitación para las funciones de logística, es la de interrogar al personal. Esto puede hacerse formalmente al final de las sesiones de capacitación, mediante el llenado de cuestionarios que incluyan asuntos como los siguientes:
Es importante que cuando los cuestionarios sean llenados por el personal, se les retroalimente sobre cómo han sido analizadas sus sugerencias y comentarios y qué mejoras futuras se van a considerar. Para incrementar este método de recolección informativa de carácter formal, los capacitadores pueden tener comunicación continua con el personal, por ejemplo durante los recesos y al inicio y al final de cada sesión, para determinar donde existen lagunas de conocimiento y qué estilos de presentación funcionan mejor. Evaluaciones independientes La evaluación por parte de personal ajeno al proceso de capacitación, también puede ayudar a identificar en qué áreas se pueden introducir mejoras. Este método debería emplearse siempre que se disponga de personal externo contratado que no pertenezca al organismo electoral, así como en algunas sesiones en los niveles inferiores cuando se utilice un método en cascada.
Capacitación de partidos y candidatosEs del interés de los administradores de logística electoral que los partidos, candidatos y sus representantes estén familiarizados con los procedimientos, con la legislación y con la instrumentación de los procesos de votación. Si los partidos o candidatos no están al tanto de los procedimientos correctos para emitir quejas o impugnaciones, o si no entienden los procesos y su base legal, podrían generar interrupciones innecesarias en las mesas de votación y durante el escrutinio de votos. De la misma forma, cuando los participantes políticos no están al tanto de los procedimientos correctos para realizar sus nominaciones, podrían amenazar la integridad en la instauración del proceso de votación y en la nominación de partidos y candidatos.
Responsabilidad de la capacitación Los grupos políticos tienen la responsabilidad primaria de garantizar que sus oficiales, candidatos y representantes comprendan cabalmente los procesos de logística electoral. Sin embargo, si los administradores de la logística emplean un poco de tiempo para capacitar o dar sesiones introductorias para los participantes políticos, produciendo también los materiales de referencia, se podría evitar que se tengan que resolver disputas o dar justificaciones en períodos con mucha presión. También se evitará que se llegue a instancias debido a reclamos injustificados y que éstos se hagan públicos, cuestión que afectaría la percepción pública sobre la administración de la logística electoral.
Capacitación y sesiones introductorias Es necesario que exista una comunicación constante entre los administradores de logística y los participantes políticos, por eso, resulta útil que el organismo electoral realice sesiones de capitación o de información, para garantizar que los vínculos se mantengan de forma transparente y equitativa durante el período electoral. Al desarrollar las sesiones de capacitación o de información, se deben tomar precauciones para que éstas tengan el contenido adecuado, para que se realicen de forma oportuna y para que se tengan las mismas oportunidades para acceder a ellas, eliminando posibles percepciones sobre favoritismo político. El número de sesiones que se desarrollen dependerá de la presión que tengan los oficiales de logística. Se deberían impartir un mínimo de dos sesiones, siendo preferible que se realicen tres. Cuando las elecciones cubran grandes áreas geográficas, se tendría que evaluar si resulta preferible realizar sesiones basadas en áreas geográficas, para brindar un acceso equitativo a todos los candidatos y representantes.
Momento y contenido adecuados para la capacitación En relación al momento y al contenido de la capacitación, una programación efectiva incluiría:
Una tercera sesión tendría que tratar el progreso administrativo, dando oportunidad de ventilar cualquier problema, dificultad o mal entendido que haya surgido entre el período de organización de la logística y la presente sesión. El contenido de la sesión y las presentaciones debería enfocarse en los derechos y responsabilidades de los participantes políticos, para observar el proceso de votación, así como las sanciones que se aplicarán en caso de que haya un incumplimiento en el código. En dichas sesiones se deberían proporcionar a los representantes de partidos y candidatos los formatos para acreditarse en las mesas de votación y centros de escrutinio.
Asistencia a la capacitación de los oficiales de mesa de votación También resulta útil que se invite a un número equitativo de representantes de partidos y candidatos, para que presencien la capacitación de los oficiales de las mesas de votación y de escrutinio. Si se tienen los recursos para incluir a estos participantes adicionales, se podrían ahorrar sesiones de capacitación, ya que se les podría instruir sobre cuestiones como la elegibilidad de los electores, los procedimientos de votación y los derechos y responsabilidades de los observadores.
Aspectos de equidad Para mantener la transparencia y la equidad sobre este proceso, se debería:
También sería útil que se realice una trascripción de los procedimientos y de las preguntas y respuestas que hayan realizado los representantes durante las sesiones, para enviarlos a los que no pudieron asistir, documento que también serviría como prueba de la información proporcionada.
Cuestiones sobre las generalidades del gobierno En las sociedades que están en transición hacia la democracia, será necesario que se impartan sesiones para explicar las cuestiones más relevantes del gobierno, el papel y las responsabilidades que adquirirán los representantes que sean elegidos en la elección, para que el resultado del proceso electoral sea favorable. Aunque estas cuestiones normalmente no son responsabilidad de las autoridades del organismo electoral, resulta beneficioso que estimule e influya en el desarrollo de la capacitación.
Manuales especiales para los participantes políticos Se debería producir un manual específico para los participantes políticos, que detalle los procesos y acciones que realizarán los oficiales de logística electoral, así como sus derechos y responsabilidades durante esta fase de la elección. Para que estos manuales tengan una cobertura global, deberían incluir secciones que traten:
Estos manuales deberían distribuirse entre los participantes políticos antes del período para nominar a los grupos para la elección. Las oficinas del organismo electoral y las oficinas de los partidos y candidatos con registro, deberían distribuir varias copias del código de conducta y de los formatos para acreditar a los representantes.
Suministro de manuales para el personal de la elección Es recomendable que se de una copia del manual administrativo usado por el personal de logística electoral, a todas las oficinas de los partidos o candidatos registrados en la elección. También deberían distribuirse los manuales y los materiales de referencia producidos para los oficiales de mesa y de escrutinio. Este ejercicio no solo contribuye a que los participantes políticos entiendan la manera en que se dirigirá la logística, ya que también fomenta la transparencia en las acciones del organismo electoral. Sin embargo, por razones de gasto se podría restringir el número de documentos que se repartirá a los grupos políticos, dejándoles la responsabilidad de su divulgación. Cuando no se pueden cubrir los gastos de suministrar copias adicionales de dichos documentos, se deberían realizar acuerdos que permitan el acceso público a ellos, ya sea en las oficinas del organismo electoral, en librerías públicas o en otros lugares en donde se puedan fotocopiar o tomar notas.
Capacitación de los observadoresLa capacitación de los observadores independientes normalmente está a cargo del coordinador del grupo de observadores. Conferirle al organismo electoral alguna responsabilidad en la capacitación de los observadores provocará dudas sobre su independencia y puede traducirse en un enfoque muy reducido sobre las técnicas y prácticas electorales. Sin embargo, en cuestiones técnicas específicas, tales como el contexto político de derechos humanos o la aplicación de las leyes y procedimientos electorales, podría ser conveniente que las sesiones de capacitación incluyan algunas presentaciones de los oficiales del organismo electoral o de grupos de derechos humanos. Alcance de la capacitación En alguna medida, la capacitación de los observadores independientes tiene un mayor alcance que el de los participantes políticos u oficiales en la elección, ya que requiere:
Para los observadores internacionales también puede ser necesario un contexto informativo de carácter político y cultural. En el caso de situaciones post-conflictivas, podrían incluirse técnicas de comunicación con los participantes que podrían estar sufriendo tensiones post-traumáticas. Las consideraciones financieras podrían afectar la extensión de la capacitación. En la mayoría de los casos, es preferible contar con pocos observadores bien capacitados y confiables que brindar una capacitación muy limitada para contar con un mayor número de observadores. Los costos se pueden reducir si se reclutan, siempre que sea posible, observadores que ya posean las habilidades y experiencia básica en esta actividad.
Planes de capacitación La magnitud del conocimiento adicional que requieren los observadores independientes, sobre todo los internacionales, usualmente implica que se requiera más de un día de sesiones. Esto debe ser considerado al diseñar los planes para el despliegue de observadores. Una planeación efectiva y oportuna de la capacitación dependerá del alcance de la observación. Para una observación a largo plazo, el desarrollo de las sesiones de capacitación para cada aspecto del proceso reducirá las sobrecargas informativas y permitirían enfatizar su relevancia. Además, el grupo involucrado desde un principio en el programa, podrá posteriormente, con la experiencia adquirida, conducir sesiones de capacitación para los observadores que se incorporen para realizar trabajos relacionados con la votación y el escrutinio. En la mayoría de los casos, el grueso de los observadores independientes no estará en el sitio que le corresponda hasta muy cerca de la jornada electoral. Esto significa que podría disponerse de poco tiempo para poner en práctica métodos de capacitación en cascada, que estén más estructurados y que permitan el despliegue de los observadores en su campo. Podría resultar más práctico el uso de equipos de capacitación móviles. Para lograr un resultado efectivo se deberían considerar los principios de aprendizaje general para conducir cualquier capacitación masiva de observadores independientes, entre ellos:
Actualización La capacitación de los observadores independientes no puede ser vista como un ejercicio estático o de una sola vez. Para aprovechar al máximo sus posibilidades, se deben llevar a cabo actividades regulares de capacitación, particularmente para programas de largo plazo. No es necesario que sean sesiones formales, pueden ejercicios simples en reuniones regulares u otro tipo de comunicaciones con los observadores en campo, para notificarles sobre cualquier cambio en la logística o cualquier otro asunto que haya surgido y que requiera atención.
Contenido de la capacitación Para facilitar la capacitación y una continua referencia al trabajo de campo, es preferible que la capacitación se base en un manual general. Las agendas para la capacitación serán diferentes dependiendo de si los programas son a largo plazo, de la observación de la votación y el escrutinio. Una agenda muestra para la capacitación de observadores podría incluir los siguientes componentes:
Es conveniente que a lo largo de todos los módulos se incluyan ejercicios interactivos, de simulación y sesiones de preguntas y respuestas. Sin ellos, no solo disminuiría el nivel de interés, sino que se pueden dificultar las actividades de evaluación y de absorción informativa. La secuencia e idoneidad de las actividades más interesantes y menos interesantes deberían organizarse de acuerdo a los lapsos de atención.
Consideraciones para los grupos de observadores internacionales. En virtud de que los observadores internacionales podrían estar poco familiarizados con el ambiente cultural, político y administrativo del país, sus programas de capacitación requerirán un enfoque mucho más amplio que el de los observadores locales.
Capacitación de los observadores internacionalesAl desarrollar los programas de capacitación para los observadores internacionales se tienen que considerar algunos aspectos, no solo de contenido si no también de formato. Además de los temas que se discutieron en el tema "Capacitación de los observadores", debido a que los observadores internacionales se encontrarán en un entorno poco familiar, durante su capacitación se tendrá que poner énfasis en:
Estas cuestiones podrían abarcar por lo menos un día de capacitación y son prioritarias desde la llegada de los observadores.
Formato de las sesiones de capacitación Respecto al formato, frecuentemente los grupos de observadores internacionales incluyen personas con distintos niveles de manejo del idioma y con diferentes rangos de expectativas sobre el entorno de la capacitación; hay desde los que esperan una capacitación completamente participativa, hasta los que están acostumbrados únicamente a las lecturas. Se deberían tratar de ubicar estas diferencias en los grupos internacionales, para instrumentar los programas de capacitación más indicados y para evaluar y suministrar orientación a cada participante. Un requisito básico es la claridad en la exposición, especialmente en la comunicación oral, usando una mezcla de ejemplos de culturas distintas y tener cuidado en el uso de ejercicios de participación grupal. La capacitación efectiva de los grupos de observadores internacionales podría verse como un ejercicio de con cuatro etapas:
Mesas de votación
Uno de los requisitos básicos para suministrar a los electores un servicio de buena calidad y para organizar los recursos necesarios para conducir la votación, consiste en determinar la cantidad de mesas de votación que serán necesarias y la ubicación que tendrán.
Marco legal Normalmente el marco legal para las elecciones especifica claramente:
En algunos sistemas, el marco legal también determina el número máximo o mínimo de electores que cada mesa debe atender. Esta disposición tiene algunas ventajas, sobre todo en sistemas en donde los administradores electorales son menos experimentados, o en contextos que por diversas razones, necesitan una garantía legal para el servicio a los electores. Sin embargo, también se podría tener inflexibilidad o restricciones al tratar de mejorar la eficiencia del servicio. Por estas razones, sería conveniente que el organismo electoral se encargara de regular dichos parámetros. Aunque, cabe destacar que para determinar el número de electores que se atenderá en cada mesa de votación, se tiene que realizar una investigación previa sobre viabilidad, efectividad y costo. Toda información sobre las mesas de votación constituye una parte esencial para la planeación electoral y para la información al electorado, por eso es importante que el marco legal y las políticas para determinar la ubicación de las mesas de votación, se instrumenten lo antes posible en un período previo al comienzo de la elección. De lo contrario, cuando los parámetros se ajustan durante el período electoral, especialmente los referentes a la cantidad máxima de electores, podría ocasionarse que la planeación se convierta en un completo caos.
Designación y aprobación final sobre la ubicación de las mesas Para garantizar que el proceso para designar las mesas de votación se realice con responsabilidad, al tiempo que se disminuyen los lugares "fantasma" o sin autorización que son controlados por los participantes políticos, la legislación debería disponer que todas las mesas autorizadas se enlistaran en un mandato oficial de carácter público. Este documento debería establecer el nombre de las mesas y de preferencia la ubicación de cada una. En caso de que las mesas funcionen en horas extraordinarias a las de la jornada electoral (como las mesas para la votación anticipada y las móviles), también se deberían especificar las horas en que operarán y el servicio especial que suministrarán. Cuando se tienen sistemas de administración electoral continuos, esta notificación formal sólo se tendrá que realizar cuando se presenten cambios en el estatus de las mesas.
Evaluación sobre la necesidad de instalar mesas de votación en determinados lugares La necesidad de mesas de votación y las áreas en donde deben ubicarse, se determinarán mediante:
Generalmente se instala una mesa de votación en cada subdivisión electoral, a menos que los electores elegibles para usar las facilidades de votación especial tengan que votar en otro tipo de mesa dentro del área electoral designada. En algunos sistemas se necesitará mayor flexibilidad para que el servicio sea efectivo, de forma que se permita que en una mesa se instalen varias áreas para que puedan votar los electores de otras subdivisiones. Esto puede contribuir a la eficiencia (especialmente para elecciones del gobierno local, u otras circunstancias en donde el electorado o las subdivisiones electorales son reducidos). Sin embargo, se debe tener cuidado para que esto no afecte la accesibilidad para los electores. La planeación electoral se puede facilitar, cuando se adoptan métodos que se basan en subdivisiones electorales que incluyen cantidades similares de personas. Es importante que en áreas con menor densidad de población, se usen criterios más flexibles para preservar la accesibilidad. Sin embargo, algunas legislaciones permiten que el elector elija una mesa dentro de áreas geográficas más extensas (frecuentemente en distritos electorales que eligen a su representante). Aunque este método tiene ventajas porque proporciona accesibilidad y flexibilidad a los electores, también dificulta la correcta distribución de recursos entre las mesas y demanda controles más complejos para prevenir el voto múltiple y para determinar la elegibilidad de los electores.
Planeación básica La planeación básica sobre la ubicación de las mesas de votación, consiste en determinar las subdivisiones electorales que tendrá cada distrito, designar su ubicación con base en su accesibilidad y en los medios de transporte disponibles, analizar el número potencial de electores dentro de cada uno y sus peculiaridades.
Preparativos para instalar las mesas de votación Una vez que se elige el área en donde se necesita una mesa de votación, se tienen que identificar las instalaciones más convenientes para situarla; para después distribuir los recursos de la logística electoral con base en los electores esperados, la logística factible y la seguridad necesaria. Es conveniente que se realice una evaluación de las instalaciones que se usarán para la votación, a fin de determinar si son idóneas para suministrar las facilidades básicas y para atender a la cantidad esperada de electores. Si el diseño aprobado de las mesas de votación se distribuye entre los presidentes, se podría mejorar el servicio a los electores. Éstos deberían basarse en diseños estandarizados concebidos para maximizar el servicio y la integridad de la elección, adaptados a la forma física del lugar. La evaluación de necesidades debería realizarse sobre la base de las instalaciones que se usarán, de los criterios para el diseño y del número de electores que se espera. Así mismo, se necesitará un sistema de monitoreo para garantizar que todas las mesas de votación estén completamente preparadas para iniciar la votación en la hora prevista.
Análisis demográficoPara que las facilidades de la votación sean efectivas, baratas y orientadas para suministrar un servicio de calidad, es importante que se analicen los factores demográficos de lo que se conoce como "zona de captación", tanto de forma numérica como cualitativa; ya que esta información será un determinante esencial para ubicar las mesas de votación. Así mismo, la base para que la logística electoral tenga una planeación efectiva y para que suministre un servicio confiable, con buena calidad y alta eficiencia, consiste en realizar un análisis sobre la cantidad tentativa de electores, sobre las instalaciones que resultan más accesibles y sobre las características que tienen los electores en las distintas áreas geográficas.
Uso del análisis demográfico El análisis de la información demográfica puede contribuir a resolver algunas de las necesidades básicas de la logística electoral, como son:
Análisis La naturaleza y la extensión del análisis dependerán de la disponibilidad, de la exactitud y de la sofisticación que tenga la información demográfica, así como del marco legislativo y de regulación que determina las facilidades de votación. A grandes rasgos, estos esquemas podrían clasificarse en:
Debido a que los electores potenciales que asistirán a cada mesa de votación se pueden predecir con base en el registro de electores y mediante proyecciones históricas sobre su asistencia, el análisis demográfico será de naturaleza cualitativa;
En dichos sistemas, se deberían analizar las cifras referentes a la asistencia de electores por lugar, siendo necesarios los datos demográficos para tener una ubicación efectiva de recursos y de facilidades de votación. Además, el marco legal debería imponer restricciones de tamaño sobre la cantidad mínima de electores necesarios para establecer una mesa de votación, así como la cantidad máxima a la que debería dar servicio. Cuando los límites mínimos y máximos no estén establecidos en la legislación, el organismo electoral debería fijarlos para que la administración, el servicio a electores y el uso de recursos sean efectivos.
Disponibilidad de información Es muy difícil que la información demográfica acertada y actualizada que resulta muy útil para la planeación de las facilidades de la votación, esté disponible en el período en que se tiene que determinar la ubicación de las mesas de votación y la asignación de recursos. Por lo tanto, es conveniente que las autoridades de la administración electoral mantengan conocimiento sobre la demografía dentro de su área administrativa, ya sea mediante sus propios operadores locales, por acuerdos con otras autoridades estatales, o desarrollando fuentes locales de información confiable.
Información relevante La información que sería importante examinar dependerá del rango de servicios que se ofrezcan a los electores, así como del entorno social. Sin embargo, en cualquier caso es importante que se tenga un estimado sobre los electores que podrían usar las distintas facilidades de votación. Por lo tanto, la información sobre el registro de electores actual y las cifras sobre su asistencia en elecciones pasadas son herramientas básicas. Cuando al momento de realizar la planeación sobre las facilidades de votación todavía no estén listas las cifras finales del registro de electores, se tendrán que usar recursos alternativos, como censos u otros estimados sobre la demografía, ya sea como reemplazo del registro o para actualizar las cifras. Cuando han habido cambios en el sistema electoral o al tratar de ajustar cualquier experiencia previa a las circunstancias actuales, se debe tener cuidado al analizar las cifras de elecciones previas, si se quieren tomar como base para organizar las facilidades de la votación, ya sea que:
Estos análisis pueden apoyarse en el uso de herramientas informáticas para analizar la información demográfica. Sin embargo, antes de instrumentar los programas de información demográfica, se deberían elaborar análisis sobre los costos, los resultados y los beneficios que genera en la designación de las mesas de votación y en la asignación de recursos. En sistemas electorales simples, se pueden obtener resultados con efectividad similar usando medios analíticos menos costosos.
Información demográfica importante Para determinar la ubicación de las mesas de votación y los recursos que se les asignarán, existe una amplia variedad de información demográfica que será de utilidad en situaciones específicas. Generalmente, la siguiente información resulta de mucha utilidad. Registros totales sobre la densidad de electores y su movilidad: Esta es una herramienta básica para determinar la ubicación de las mesas de votación, su tamaño y los recursos que necesitarán. Esta información es más útil cuando se puede obtener información sobre el registro de electores, de proyecciones sobre censos y sobre la migración interna o externa de las fuentes de información. La información de los censos debería manejarse con reserva dependiendo de la confiabilidad de los datos. Los factores a considerar incluyen la última fecha del censo, su método y la cobertura (puerta a puerta, por muestra, por fotografía aérea u otros estimados), así como la metodología que maneja la proyección de datos desde el último censo. En áreas que han tenido movimientos importantes de refugiados o de personas desplazadas, las agencias humanitarias de carácter internacional serán la única fuente para obtener información sobre la movilidad de la población. Rango de edades: Analizar la distribución de edades contribuirá a determinar cuando se necesitan facilidades de votación especial para los adultos mayores (mesas de votación móviles para las personas mayores recluidas en casa o en instituciones). Generalmente, identificar las áreas que tienen índices más altos de adultos mayores contribuirá a determinar si la mesa de votación tendrá alta o baja afluencia debido a su movilidad, así como la necesidad de facilidades adicionales, como sillas, áreas de descanso y personal de asistencia. El análisis total de la estructura de edades junto con la información sobre otros eventos el día de la votación, contribuirá a determinar los períodos con mayor afluencia. Cuando se mantienen documentos computarizados sobre el registro de electores, será más sencillo obtener información sobre la distribución de edades. La información de los censos será muy útil cuando se realiza un análisis general. Para obtener un análisis más cualitativo sobre las facilidades que se tienen que suministrar para los adultos mayores, será conveniente que se mantenga comunicación con los servicios médicos, asociaciones de pensionados y con los operadores de residencias para ancianos. Patrones ocupacionales y de trabajo: Este análisis contribuirá a identificar los sectores que necesitarán mesas específicas, como estudiantes, militares o adultos mayores. Los patrones de trabajo en áreas que tienen altos índices de trabajadores temporales, ayudan a identificar la necesidad de mesas de votación adicionales en determinados meses, así como cualquier variante que se presente en las cifras de la asistencia de electores dependiendo de la época del año en que se realicen las elecciones (y por tanto el número de mesas y la cantidad de recursos). Patrones de transporte: El análisis de las rutas de transporte que usan los trabajadores para ir y regresar de su trabajo, así como la población en general para sus actividades cotidianas, contribuirá a determinar la ubicación ideal para las mesas de votación. El análisis sobre los períodos pico para el transporte, especialmente en relación a las horas laborales, ayuda a ubicar las horas que tendrán mayor afluencia de electores. Cuando la votación ausente está permitida, será conveniente que se analicen los registros sobre el movimiento que existe en los servicios de transporte más grandes, para determinar si se justifica instalar mesas de votación en dichos lugares. Lenguaje y alfabetización: Los estudios demográficos para determinar si las mesas de votación requieren personal con ciertas habilidades lingüísticas, o para asistir a los electores con bajos niveles de alfabetización, podrían tomar a los censos como fuente de información básica. Esto podría complementarse con información proveniente de autoridades educativas y de agencias de servicio social gubernamentales o no gubernamentales. Factores culturales: Algunos grupos nacionales, de género o religiosos podrían tener dificultad para votar en ciertas instalaciones durante determinados días u horas. Las cuestiones a considerar podrían incluir:
La información proveniente de los censos así como de agencias gubernamentales y no gubernamentales para las minorías, contribuirá a realizar este análisis. Relación con autoridades extranjeras: Cuando se puede votar en mesas ubicadas en otro país, es importante que se mantengan nexos con embajadas o agencias de otros gobiernos que sean responsable de registrar los movimientos internacionales, para que se puedan identificar los lugares que tienen cantidades importantes de electores y para que se tramite cualquier registro que necesiten.
Recursos locales Cuando no se disponen de estadísticas confiables, los oficiales locales podrían tratar de obtener la información demográfica para transmitirla. Sin embargo, la información de este tipo debe manejarse con algo de escepticismo porque se desconoce su precisión, especialmente cuando el presupuesto local depende de cifras poblacionales que no son verificables.
Ubicación de las mesas de votaciónConsideraciones Básicas Los criterios básicos para determinar cuántas mesas de votación se requieren para lograr atender al número esperado de electores, así como el mejor lugar para ubicarlas, deberían tomar en cuenta los siguientes puntos:
Suministro de servicios para un área geográfica determinada Pueden existir restricciones legales para el establecimiento de mesas de votación con relación a los distritos o secciones electorales. Es muy común que los distritos electorales se dividan a su vez en secciones, cada una de las cuales debe tener una mesa de votación. La definición de los límites de estas subdivisiones generalmente será mejor si se deja a cargo de los organismos electorales como una cuestión administrativa, en lugar de que se maneje como parte de la determinación de los límites de la representación electoral. El número adecuado de electores para formar una subdivisión electoral, los límites de estas subdivisiones y, por lo tanto, el número de electores que cada mesa debería atender, debe determinarse desde el inicio del calendario electoral, para así lograr una buena planeación de los requerimientos de personal, de los materiales y de la logística. Existen diferentes métodos para definir el tamaño de las subdivisiones electorales. Un método consiste en dividir cada distrito electoral en áreas geográficas o subdivisiones electorales que contengan aproximadamente el mismo número de electores registrados. Este enfoque permite la uniformidad de los niveles de personal, de suministro y de material, por lo que es capaz de proveer una base simple y efectiva para la designación de recursos y de los servicios de logística electoral. A pesar de su sencillez, este método puede presentar problemas de acceso, particularmente en áreas con menor densidad poblacional. Una modificación de este método sería el establecimiento de una variación máxima de la población de votantes para las subdivisiones electorales, de acuerdo a factores sociales y geográficos, con diferentes niveles para las zonas urbanas y rurales, o para zonas de mayor o menor nivel de instrucción. Se puede obtener una mayor flexibilidad si las áreas para las mesas de votación se determinan bajo un criterio exclusivamente local. Esto permitirá una mayor efectividad a nivel local, pero podría desembocar en una amplia variación en el número de votantes atendidos en cada mesa y por lo tanto, podría incrementar la complejidad de la planeación. Algunos marcos legales permiten que los electores asistan a cualquier mesa de votación dentro de una gran área geográfica, que a menudo se trate de un distrito electoral para el cual se elegirá a un representante. Esto podría tener algunas ventajas en cuanto a la flexibilidad y la facilidad de acceso para los electores, pero también tiene algunas desventajas tales como:
Criterios de capacidad para las mesas de votación El número de electores que una mesa de votación puede atender adecuadamente, dependerá de una variedad de factores específicos. No existe un número ideal de electores para una mesa votación que se pueda utilizar como criterio general en cualquier caso. En cierta medida, el número de electores para cada mesa refleja la filosofía del sistema electoral, ya sea que apunte a la promoción de la participación de la comunidad local mediante la ubicación de mesas dentro de pequeños vecindarios, o bien que busque una mayor eficiencia al instalar mesas de voto más grandes e impersonales. Igualmente significativos para la determinación de las capacidades de procesamiento de las mesas de votación son los factores operativos interdependientes que influyen en su efectividad, tales como:
Las capacidades de procesamiento se ven limitadas cuando se maneja la afluencia de votantes en una fila única. Por el contrario, dependiendo del área física de la mesa, establecer varias filas simultáneas (ya sea filas diferentes dependiendo de las listas de electores para los subdistritos geográficos, de una división alfabética o con diversas copias de las listas electorales), puede incrementar la capacidad de las mesas.
Lineamientos generales Existen algunos lineamientos generales que pueden servir como referencia:
Criterios de servicio Los lugares escogidos para instalar mesas de votación, deberían cumplir con criterios básicos para asegurar que puedan servir de manera eficiente a los electores, realizando una elección libre y justa. Los factores básicos que deben considerarse para determinar la ubicación específica de las mesas incluyen: La capacidad de las instalaciones para recibir al número esperado de electores: Se debe valorar la capacidad física del local para recibir a todos y para lograr una atención adecuada durante los momentos de mayor concurrencia. La accesibilidad que tenga el lugar para los electores, para los representantes de partidos, candidatos y observadores: La accesibilidad debe ser una consideración primordial. El hecho de tener que viajar grandes distancias o durante largos periodos de tiempo para llegar a la mesa más cercana podría desalentar la asistencia, particularmente en lugares donde no se cuenta con medios de transportes adecuados. Las consideraciones en este aspecto incluyen la condición y el número de caminos que llevan a las mesas de votación, la disponibilidad y frecuencia de los servicios de transporte público, y en áreas urbanas, la disponibilidad de lugares de estacionamiento. Como regla general debe evitarse la instalación de mesas en áreas restringidas, tales como bases militares. Se debe tener especial cuidado con el acceso de los electores discapacitados, tanto para su acceso al local como para su ubicación. Por ejemplo, deben evitarse lugares donde haya pocos medios de transporte o donde los tengan que caminar hasta la mesa, así como ubicarlas en la cima de colinas, cuya inclinación pudiera representar un inconveniente para los ancianos o discapacitados. Protección y seguridad de los electores, del personal electoral y de los representantes de candidatos y partidos: Es de mucha importancia que las mesas de votación se instalen en zonas seguras, especialmente cuando se tengan antecedentes de brotes de violencia política. En tales situaciones, la percepción de qué tan seguro es el lugar para determinados grupos políticos o comunitarios, tendrá un efecto importante en el índice de participación y, por lo tanto, en la legitimidad de la elección. Familiaridad: Será mucho más fácil para los electores encuentren las mesas de votación si están en lugares conocidos. Hasta donde sea posible, debe tratarse de ubicar las mesas de votación en lugares que ya hayan sido usados, a menos que estos lugares tengan connotaciones negativas por su vinculación con regímenes represivos anteriores, o en caso de que ya no reúnan las mismas facilidades. Esto es especialmente útil en áreas que tienen elecciones concurrentes para diferentes niveles de gobierno; la utilización de los mismos lugares para las elecciones nacionales, provinciales y locales, minimizará las confusiones que se pudieran dar y facilitará las campañas de información pública. En lugares donde las elecciones fueron precedidas por una intensa campaña local para el registro de electores, la identificación temprana y la utilización de las mesas de votación como oficinas de registro local dentro de cada subdivisión electoral, ayudará a que los electores ubiquen la mesa que les corresponde. La aceptación que tengan los electores sobre el lugar: Algunos locales de instituciones estatales tales como los cuarteles de la policía, podrían no ser aceptables para la comunidad local para fungir como mesas de votación. La capacidad para suministrar materiales electorales a las mesas: Las consideraciones logísticas deben analizar las condiciones de la infraestructura de transporte. Si no hay un camino adecuado para la entrega de materiales, se debe contar con un apoyo suplementario de transporte aéreo o por otros medios. Disponibilidad completa de las instalaciones para la elección: Las mesas de votación deben estar disponibles para cualquier operación o preparativo electoral que se tenga que realizar. Esto bien podría realizarse en fechas previas a la votación, en aquellos sistemas cuyas listas electorales de cada mesa deban exhibirse para su revisión en cada una antes de la elección. En otros casos las mesas podrían ser usadas el día posterior a la elección para finalizar el escrutinio de votos. En el caso de edificios, estos deberán estar disponibles el día o la noche anterior al día de la votación, para permitir a que los oficiales instalen la mesa de votación, y deberá quedarse bajo resguardo hasta que comience la elección. Telecomunicaciones: Es muy importante que las mesas cuenten con medios de comunicación confiables con el organismo electoral y, en áreas de alto riesgo, con las fuerzas de seguridad. Las mesas no deberían ubicarse en donde existan lagunas de comunicación, esto es, en localidades donde no exista una línea de comunicación fija y en donde la comunicación celular o por radio no es confiable, debido a las características geográficas de la zona o a interferencias de otro tipo.
Conveniencia de la ubicación Existen algunas consideraciones financieras, para determinar los lugares más convenientes, la extensión del área disponible, la facilidad de acceso y las condiciones de las instalaciones que deberían estudiarse para instalar la mesa de votación. Las construcciones más convenientes por lo general son:
Utilización de predios privados En contextos en donde no estén disponibles los lugares adecuados o los edificios públicos o comunitarios (esto podría ocurrir con frecuencia en áreas rurales), podría ser necesario arrendar locales privados. Se deberá tener mucho cuidado para asegurarse de que el lugar sea aceptable para todos los electores, esto es, que el propietario no esté vinculado con alguna participación política activa. De igual forma, se deberá asegurar que ninguna propiedad privada utilizada para la votación se utilice normalmente para actividades que puedan considerarse ofensivas para determinados grupos culturales minoritarios. En algunas jurisdicciones existen restricciones adicionales dentro del marco legal, para los lugares que vayan a ser utilizados como mesas de votación (Por ejemplo, que no tengan licencia para la venta de bebidas alcohólicas).
Consideraciones de integridad También se deberá tomar en cuenta el efecto que puede tener el uso de determinados locales en la percepción sobre la integridad de la elección, o en el índice de participación. Esto podría ser particularmente importante en elecciones de transición, en las cuales algunos sectores significativos de la población pudieran asociar a las instalaciones estatales con acciones represivas de regímenes anteriores.
Costos Los edificios públicos tales como escuelas y oficinas de gobierno, generalmente están disponibles como una concesión gratuita o de bajo costo para fines electorales. En algunos casos las mismas regulaciones electorales otorgan a los organismos electorales facultades legales para requerir de manera obligatoria el uso de oficinas estatales para fines electorales. Tales facultades pueden ser de gran utilidad en aquellos sistemas en los que se pueda convocar a elecciones con poca anticipación.
Locaciones conjuntas Dependiendo del tamaño de las instalaciones disponibles, la posibilidad de atender a electores de más de una subdivisión electoral dentro de un distrito en el mismo local, puede ser una forma eficiente para organizar las mesas de votación en áreas urbanas. Sin embargo, la utilización de este método requiere:
Es común que las mesas se ubiquen dentro del distrito electoral que les corresponde, y esto generalmente está definido en el marco legal. Sin embargo, se podría requerir cierto grado de flexibilidad. La ubicación conjunta de mesas pertenecientes a diferentes distritos electorales, cerca de la línea divisoria, ayuda a reducir los costos. Esto podría ser de gran utilidad para la elección en aquellos sistemas que permiten el voto en ausencia, pero en este caso, deberían establecerse sistemas de control rigurosos.
Instalaciones para la votación especial Se debe tener cuidado cuando se establezcan mesas para la votación especial para grupos específicos, tales como empleados de gobierno o personal militar, ya que siempre existe el riesgo potencial de que los electores sean intimidados por sus superiores. Los votos procedentes de tales mesas deberán mezclarse con los procedentes de áreas geográficas ordinarias antes de ser escrutados.
Preparativos para instalar las mesas de votaciónUna vez que se estableció la necesidad de instalar mesas de votación en ciertas áreas, se deberían realizar los siguientes preparativos:
Identificación de las instalaciones adecuadas Los preparativos para identificar los lugares adecuados para instalar las mesas de votación, están mejor organizados a nivel local, cuando el presidente de distrito o la comisión electoral local los instrumenta, en lugar de que se intente realizarlos centralmente. Generalmente, el personal local tiene mejor capacidad para encontrar las facilidades necesarias en su área. Cuando el organismo electoral es de carácter permanente y tiene representación local, realizar una evaluación periódica sobre las posibles instalaciones minimizará la carga de trabajo durante el período electoral. Es importante que se inicie el contacto con las autoridades estatales responsables del lugar, o que son propietarias de las instalaciones potenciales, en una etapa anticipada al período electoral.
Inspección de las instalaciones Cuando sea posible, antes de que se decida dónde ubicar la mesa de votación, los lugares o instalaciones que quieren ser usados deberían ser inspeccionados por personal experimentado. Si no es posible inspeccionarlos, se debería preguntar a los dueños sobre el tamaño, las facilidades disponibles y demás información pertinente. Se debería desarrollar un criterio referente a las facilidades que deberían tener las mesas de votación, para tener una base al determinar la conveniencia de las instalaciones.
Diseños estandarizados El desarrollo de diseños estandarizados para las mesas de votación, contribuirá a maximizar lo siguiente:
Evaluación de necesidades Podría ser difícil encontrar las instalaciones que cumplan completamente con los estándares requeridos y que dispongan del mobiliario y del equipo necesario dictado por los diseños autorizados. Por ello, cada mesa de votación debería ser evaluada para identificar el equipo adicional y otras necesidades que tengan.
Acuerdos contractuales El proceso para designar las instalaciones adecuadas para instalar las mesas de votación, debería documentarse (tanto por motivos operativos, como para efectos de responsabilidad y rendición de cuentas). Los edificios o instalaciones que se usarán para la votación, deberían cubrirse con un acuerdo contractual (ya sea que se pague o no) para garantizar que están disponibles para cualquier necesidad. La decisión sobre las instalaciones pertinentes también debería considerar los costos asociados, incluyendo el costo de arrendamiento y los que generarán las mejoras que se tengan que realizar.
Preparación de las mesas de votación Una de las tareas más importantes de la administración de la logística electoral, consiste en garantizar que todas las mesas estén listas para operar el día de la jornada electoral. Los sistemas de monitoreo para verificar el estado de cada mesa de votación y para rectificar las deficiencias, son esenciales para tener una administración efectiva durante la votación y para proteger la integridad proceso.
Mapas Para la planeación logística y para las campañas de información pública, resulta esencial que se produzcan mapas que muestren la ubicación de las mesas de votación. Lo detallados que tengan que estar los mapas dependerá del propósito para el que serán usados.
Nombres de las mesas de votación o números de identidad Cada mesa de votación debería tener un número de identificación o nombre para usarlo como:
Cuando las mesas de votación de las distintas subdivisiones o de los distritos electorales comparten las mismas instalaciones, es importante que tengan nombres o números distintos. Muchas veces, el marco legal requiere que un miembro con experiencia del organismo electoral, autorice el nombre o número designado a cada mesa antes de publicarlo de forma oficial.
Estándares para las mesas de votaciónLa evaluación sobre la conveniencia de realizar la votación en ciertas instalaciones, debería realizarse con base en un conjunto de estándares definidos por el organismo electoral. Así mismo, estos estándares deberían cubrir todas las facetas que tienen las necesidades de la votación. Podría suceder que en muchos lugares no se encuentren edificios que cumplan con los estándares necesarios, o incluso, que no se encuentre ninguno que sea adecuado. En dichas circunstancias, la evaluación de necesidades de los lugares disponibles tendría que determinar si puede emplear alguna de las siguientes alternativas:
La última posibilidad sólo resulta factible cuando se espera que las mesas de votación acojan una cantidad reducida de electores y en donde se espera que las condiciones climáticas sean favorables (realizar la votación al aire libre podría ser obligatorio en sociedades que tienen la tradición cultural de tomar las decisiones de esta forma).
Revisión personal Es altamente recomendable que se realice una revisión rigurosa de las instalaciones de forma personal. Dicha evaluación resulta más efectiva cuando la realiza el personal electoral de carácter local (como el presidente del distrito electoral o los miembros de la comisión electoral distrital), ante la presencia de un representante del propietario. Sería preferible que el presidente de mesa (si ya fue elegido), también asista a las revisiones para que genere una impresión preliminar sobre la capacidad de las instalaciones.
Reporte de las inspecciones Preparar reportes estandarizados sobre las revisiones en un formato de lista de verificación, contribuye a determinar la conveniencia de las instalaciones y a determinar las áreas en donde el organismo electoral tiene que instalar equipo o facilidades adicionales. En lugares que debido a su lejanía o por otros motivos, no sea posible realizar una revisión personal del lugar, se debería pedir a los propietarios que contesten un formato estandarizado.
Cuestiones a evaluar Las cuestiones que deberían considerarse durante la evaluación de las instalaciones incluyen:
Infraestructura de las mesas de votaciónConsideraciones Básicas Para determinar la infraestructura que las mesas de votación deberían ofrecer, se tienen que considerar algunas cuestiones básicas como:
Los reportes estandarizados son útiles para identificar la infraestructura que ofrecen las instalaciones escogidas para la votación, suministrando también una base para realizar la evaluación de necesidades.
Estándares mínimos Existe un estándar mínimo que todos los lugares deberían ofrecer en cualquier entorno. Estos estándares se relacionan con la capacidad para instrumentar todos los procedimientos requeridos en un ambiente seguro. Los elementos de confort de las instalaciones son conceptos relativos que pueden variar de un lugar a otro. Lo que resulta aceptable en un área rural de poco desarrollo puede no serlo en un área urbana. No obstante, aún en lo que concierne al confort existen algunas facilidades que deberían considerarse esenciales en cualquier lugar de votación, tales como el acceso a servicios sanitarios y agua. Más adelante se discuten con detalle las facilidades indispensables para las mesas de votación.
Condiciones de las instalaciones Siempre que sea posible, se debería tratar de usar edificios o instalaciones en buenas condiciones. También es conveniente que se evalúen las condiciones externas e internas de las paredes, techos y pisos. El área de votación debería contar con ventilación adecuada, con superficies niveladas y a ras de piso. Cuando se tiene que usar una edificación en malas condiciones, es probable que el organismo electoral tenga que suministrar materiales a prueba de agua para efectuar las reparaciones provisionales.
Accesibilidad Hay dos cuestiones clave sobre este tema:
Existen algunas cuestiones que pueden evaluarse en términos de facilidad de acceso para entrar a la mesa, poniendo atención especial en la prevención de accidentes y en las necesidades de los electores discapacitados. Estas cuestiones incluyen:
Es difícil que la mayoría de estos elementos puedan ser modificados por el organismo electoral. Sin embargo, podría suceder que las instalaciones que no cumplen estos criterios sean las únicas disponibles. Por eso en algunas jurisdicciones:
Si bien estas facilidades resultan útiles, generalmente no se consideran como necesidades esenciales.
Seguridad Las consideraciones sobre seguridad se refieren a las facilidades internas de seguridad y a la capacidad para asegurar el área circundante de la mesa de votación. Respecto a los preparativos internos:
Cuando las mesas de votación no estén resguardadas por las fuerzas de seguridad desde el inicio de la entrega de materiales hasta el comienzo de la votación, es altamente recomendable que las instalaciones cuenten con alarmas de seguridad. Cuando las disposiciones legales prohíban actividad política alrededor de las mesas de votación, se tiene que considerar la conveniencia de instalar la mesa en dicha área. Siendo preferibles las instalaciones que tengan bardas externas. En áreas que presentan altos riesgos a la seguridad, será recomendable que se establezca un perímetro de seguridad alrededor de las mesas. También se debería disponer de un área segura para almacenar equipo voluminoso, como los compartimentos de votación y cualquier mobiliario adicional que se entregue con anticipación.
Instalación eléctrica De preferencia, cada mesa de votación debería contar con un sistema eléctrico confiable. Ya que esto es sumamente importante para efectos de iluminación, se podrían incluir plantas de poder con capacidad suficiente para cargar cualquier equipo electrónico que se utilice durante la votación. Los oficiales deberían tener a la mano cajas de control de circuitos, o lo fusibles necesarios en caso de que se presente una falla eléctrica. Cuando no se cuenta con un sistema eléctrico confiable, el organismo electoral deberá tomar las acciones pertinentes para proporcionar generadores, además de otras fuentes estatales tales como la militar o a través de contratos privados. Cuando se utiliza equipo portátil, debería probarse antes del inicio de la votación.
Iluminación En la mayoría de los entornos, particularmente donde el escrutinio de votos se realiza en las mesas de votación, las operaciones de la logística electoral podrían extenderse hasta que oscurezca. Por eso, es fundamental que el área utilizada para la votación y para el escrutinio, cuenten con servicios de iluminación confiables. Es posible que las facilidades disponibles tengan complementarse con lámparas portátiles. Se deberá prestar atención especial a la iluminación del área en donde se encuentran ubicadas las mamparas. Cuando no se tiene un equipo de iluminación confiable, el organismo electoral debería proporcionar medios de iluminación adicionales, tales como baterías, gas, o lámparas de gasolina, junto con los materiales de votación. Cuando los servicios eléctricos no son confiables, es posible que las baterías e incluso candelabros sean requeridos como equipo de iluminación de respaldo.
Facilidades de comunicación Es fundamental que las mesas de votación cuenten con medios de comunicación confiables, para contactar al organismo electoral durante sus horas de trabajo. De preferencia, el área utilizada para la votación deberá contar con una línea de comunicación fija dentro de la mesa de votación, siendo recomendable que cuente con dos cuando el entorno presenta altos riesgos a la seguridad. Cuando no se tienen conexiones telefónicas confiables, el organismo electoral debería disponer (cuando se cuente con el tiempo y con los recursos técnicos necesarios) que se instalen líneas telefónicas suficientes o, alternativamente, que se distribuyan teléfonos portátiles o equipo de telecomunicaciones entre las mesas de votación. Si se usan teléfonos móviles o comunicación por radio, es fundamental que las instalaciones seleccionadas cuenten con la recepción adecuada. Así mismo, es necesario que se instrumenten controles estrictos para el envío y la recepción de los equipos de telecomunicación.
Máquinas de fax En ciertas jurisdicciones el organismo electoral distribuye máquinas de fax entre todas las mesas de votación que cuentan con líneas telefónicas fijas. Esto puede ser de mucha utilidad y conveniente para realizar tareas como:
Sin embargo, dependiendo del costo y de la efectividad que tengan las máquinas de fax en los distintos entornos, podrían considerarse innecesarias.
Equipo para fotocopiado De igual forma, podría ser necesario que las mesas de votación cuenten con máquinas de fotocopiado para suministrar formatos oficiales. Al evaluar las facilidades que ofrecen las instalaciones, sería de utilidad que también se determine si se tienen equipos para fotocopiado. No obstante, esto no se considera como una facilidad esencial.
Mobiliario Los requisitos esenciales incluyen mesas y sillas que estén en buenas condiciones y en cantidades suficientes para el personal, para los representantes de partidos y candidatos, para los observadores y para proporcionar asientos a los electores de edad avanzada o con discapacidad. El número necesario dependerá de la cantidad de personas asignadas a la mesa, pero se deberían tener suministros de:
Se deben proporcionar suficientes sillas para que el personal que está en constante movimiento tenga en donde sentarse, como los oficiales encargados de controlar las filas y los que proporcionan información. Podrían necesitarse mesas y sillas adicionales para las mamparas, dependiendo de su diseño. Cuando no se proporcionan vallas para el control del flujo de electores, la disponibilidad de mesas y sillas puede ser útil para definir las áreas utilizadas para estos efectos. Sin embargo, si esto ya está hecho, se deben aplicar los controles necesarios que aseguren un uso más adecuado. El uso de escuelas o instalaciones públicas como mesas, asegurará que existan mesas y sillas suficientes. Cuando los salones no están bien acondicionados, se deben llevar a cabo los cambios y adecuaciones pertinentes con el material disponible en la institución. Si no se tienen las mesas y sillas necesarias, el organismo electoral debería acordar su arrendamiento y su entrega en las instalaciones. El mobiliario adicional, tal como los gabinetes para almacenar materiales, pueden ser de mucha utilidad pero generalmente no son tan esenciales. Los paquetes utilizados para la entrega de materiales, puede reutilizarse para almacenar algunos materiales durante la jornada electoral.
Servicios para los oficiales Los sanitarios y el agua para beber son requisitos indispensables. De preferencia, se deberían tener sanitarios separados para hombres y mujeres. En áreas donde no es posible contar con estos servicios, se deben llevar a cabo los arreglos pertinentes para obtenerlos, incluso pidiéndolos a otras agencias estatales. Los baños portátiles se pueden rentar y entregarse junto con los materiales para la votación. El área militar también tiene las facultades para prestar auxilio en estos menesteres. En áreas rurales en donde no es fácil conseguir estos servicios, o en mesas provisionales, podrían excavarse fosas para construir sanitarios provisionales. Junto con los materiales electorales se podrían distribuir pequeñas cantidades de agua para beber. Sin embargo, cuando se espera un flujo de electores elevado y cuando no se cuenta con una fuente de agua pública, será mucho más práctico negociar con el gobierno o con la comisión de aguas local la provisión de tanques de agua, o bien, utilizar fuentes militares. Cuando las elecciones se realizan en condiciones de mucho frió, las instalaciones elegidas deberían contar con sistemas de calefacción. Las facilidades adicionales, tales como servicio de cafetería, áreas separadas para comer o descansar, acceso al refrigerador y al horno de microondas, ayudarán a que el personal esté contento, pero no es estrictamente necesario que el organismo electoral las suministre.
Servicios para el electorado Es necesario que el personal disponga de sanitarios y de agua potable. En muchas circunstancias, los electores podrían usar los servicios del personal. Sin embargo, la renta de equipo puede contener algunas condiciones que excluyan a los electores del uso de tales facilidades. En este caso, se deberían proporcionar los medios necesarios, tal como se comentó en el caso del personal. En promedio, se necesitaría un baño portátil por cada cuatrocientos a quinientos electores. En caso de agua para beber, si no está disponible, será mucho más efectivo conseguir tanques provenientes de fuentes estatales o militares.
Diseño estándar para las mesas de votaciónEl diseño de las mesas de votación debería buscar la maximización de:
Sin embargo, no siempre será posible cumplir cabalmente con estos objetivos de forma simultánea, ya que siempre habrá restricciones impuestas por los procedimientos de votación definidos en el marco legal. Por ejemplo, el requisito de que las urnas estén instaladas junto a los oficiales que distribuyen los materiales y que los votantes regresen a esa mesa para depositar las papeletas, podría impedir que se de un flujo de electores efectivo. Cuando se desarrolla el diseño de las mesas de votación, se debería considerar la forma más efectiva para instrumentar los procedimientos necesarios. La conveniencia del edificio o área usada. Podrían tenerse pocas opciones para usar edificios o instalaciones para efectos de la votación, pudiendo suceder que los lugares elegidos no tengan el tamaño o la configuración adecuada para atender a todos los participantes, cuestión que dificultaría la instrumentación del proceso.
Aprobación del diseño de las mesas de votación Los diseños estandarizados de las mesas de votación son una base necesaria para desarrollar un perfil efectivo y de bajo costo para el personal, para el nivel que deben tener, para su capacitación y para el suministro de materiales. Se necesitará cierto nivel de flexibilidad para permitir que el diseño estandarizado se adapte al área disponible en cada mesa. Después de revisar las instalaciones que se usarán para la votación (cuando no sea posible revisarlas, el propietario debería suministrar un plano), se debería preparar el diseño que tendrá la mesa en cada lugar. Sería de utilidad que los presidentes de mesa (si ya fueron designados) estén presentes durante estos preparativos. En áreas remotas, se podría disponer que los presidentes preparen el diseño de su mesa; aunque sería pertinente que el diseño estuviera sujeto a la aprobación del presidente de distrito. Se debe solicitar a los presidentes que instrumenten al pie de la letra el diseño que fue aprobado para su mesa. La adherencia forzosa a los diseños autorizados, constituye un factor determinante para garantizar que el día de la votación se suministre un servicio efectivo y con bajo costo.
Accesos y salidas Para fomentar que el flujo de electores dentro de la mesa de votación sea ordenado y fácil de controlar, sería conveniente que:
Sin embargo, puede suceder que este tipo de configuración no se pueda instrumentar en todos los lugares usados para la votación. Muchos lugares convenientes (o disponibles) podría tener solamente un acceso, o el acceso y la salida podrían estar muy cerca. En estos casos, es recomendable que se utilicen barreras para agilizar el flujo de los electores dentro del lugar y especialmente para separar a los que entran y salen de la mesa. Personal de supervisión La ubicación de los presidentes de mesa (y de sus suplentes), debería permitir que supervisen a todo el personal y la actividad electoral en general. Es recomendable que estén ubicados cerca de la entrada de la mesa de votación, ya que se facilitaría que asistan y suministren información a los electores. En el área que circunde la mesa del presidente, se deberían colocar de forma segura los materiales que no se estén utilizando.
Área para emisión de los materiales Las mesas para distribuir los materiales electorales deberían estar instaladas de tal forma, que permitan que el oficial tenga una vista clara de los electores formados y de los compartimentos para votar. Cuando el personal que distribuye los materiales esta de frente a la fila de electores, será difícil que también puedan supervisar los compartimientos. Además, su ubicación también debería permitir que se haga una fila de electores bien definida.
Compartimientos para votar Los compartimientos deben colocarse de forma que permita que los electores voten en secreto y que los oficiales supervisen el área que los circunda. El estilo de los compartimentos, ya sea de pie, de mesa o de los que se apoyan en la pared, también afectará el modo en que se deban colocar. Cuando sea posible, los compartimientos deberían colocarse entre el área para distribuir los materiales y el área en donde se ubican las urnas. Se debería prevenir que el uso de compartimientos muy altos obstruya la visión de los oficiales y de los observadores para ver las urnas. Una de las razones por las que se presentan retrasos en las mesas de votación no se debe a la falta de eficiencia del personal de logística, si no por el tiempo que tardan los electores para llenar las papeletas. Este factor debería estudiarse cuidadosamente para determinar:
Se deberían solicitar compartimentos especiales para que los puedan usar las personas en silla de ruedas o con algún impedimento físico. Estos compartimentos requerirán mayor espacio y mesas especiales, además de que su diseño debe permitir el acceso en silla de ruedas.
Mobiliario Muchos de los oficiales que trabajan en las mesas de votación necesitan mesas de votación, por eso el diseño de las mismas debería considerar esta necesidad para dejar espacio suficiente para el acceso. Generalmente las mesas son necesarias para:
Además, el lugar en donde se coloquen las mesas y la dirección a la que apunten tendrá gran influencia en el procesamiento de los electores. También se necesitarán mesas para:
Es importante que se alcance un balance entre proporcionar una superficie adecuada de trabajo para los oficiales y abarrotar el área con muebles. Los pasillos de entrada y salida deberían mantenerse libres. En casos en donde las verificaciones o los materiales se distribuyen a la entrada de las mesas, se tendrán que usar mesas para permitir que solo pase un elector a la vez; sin embargo, se deben tomar precauciones para no obstruir el pasillo. Se deberían remover aquellas mesas que no tienen un propósito aparente. Ya que no solo obstruyen el flujo de electores, si no que podrían estar tentados a usarla para llenar su papeleta en lugar de los compartimentos secretos. También se necesitará otro tipo de mobiliario, como gabinetes para almacenar de forma segura los materiales y las urnas con su contenido. A su vez, el diseño de las mesas debería contemplar los requerimientos de espacio y de ubicación que estos artefactos demandan.
Barreras El uso de barreras aunque sean rudimentarias es de gran utilidad para garantizar que los electores transiten de forma ordena dentro de la mesa de votación. Las barreras deberían colocarse de forma que definan claramente el patrón de flujo, pero permitiendo que los oficiales y observadores tengan libertad de moverse por todo el lugar. Las barreras resultan útiles para:
Además de definir el camino para la fila, las barreras pueden usarse para hacer una espiral que permita sacar el máximo provecho al espacio disponible. Cuando se tiene más de una fila, pueden usarse para asegurar que se mantengan separadas. Las barreras deberían instalarse de tal forma que permitan que los electores accedan al presidente de mesa y al personal de información. Aunque los administradores electorales que quieren dar una imagen muy profesional prefieren mandar a producir barreras, estas podrían construirse con cuerdas o con materiales que use el gobierno para otros efectos, como barreras para vehículos o para controlar el tráfico.
Urnas Las urnas deberían instalarse de tal forma que los oficiales, los representantes de partidos y candidatos y los observadores las puedan monitorear, evitando que los compartimientos u otros muebles les obstruyan la vista. El marco legal definirá la cantidad de urnas que serán necesarias (por ejemplo, urnas diferentes para papeletas distintas en elecciones simultáneas, o una urna para cada corriente política), así mismo, su ubicación estará determinada por cualquier requerimiento legal que dicte que los electores deben colocar su voto en donde le fue entregado el material. Un lugar conveniente para colocar las urnas es entre los compartimentos y la salida, ya que respeta y agiliza el flujo de electores. Sin embargo, el área que necesiten las urnas dependerá de si estas se pueden sostener solas o si necesitan mesas para ubicarse a una altura razonable.
Comunicaciones Cuando sea posible, se deberían instalar líneas telefónicas fijas para que la mesa del presidente cuente ellas. A su vez, si se necesita un fax también debería colocarse en el área en donde estén ubicados el presidente de mesa y su suplente.
Mesas de votación con varios cuartos Es preferible que las instalaciones de las mesas de votación permiten que toda la actividad se desarrolle en un área. Sin embargo, cuando los lugares disponibles tienen vario cuartos, será conveniente que se divida la actividad de votación par que los electores no tengan que moverse de un lado a otro. Por ejemplo, si se usan varias corrientes de votación (realizando una división de los electores por orden alfabético o por área geográfica), el objetivo consistiría en completar el proceso en cada uno de los cuartos, desde la verificación de la elegibilidad hasta el depósito de las papeletas en la urna. Utilizar cada cuarto para distintas funciones tiene desventajas para la eficiencia del proceso (en uno verificación de la elegibilidad, en otro la distribución de papeletas y sobres, los compartimientos en otro y las urnas en el último). Generalmente, las mesas de votación con varios cuartos son menos efectivas y más costosas, porque requieren personal adicional para mantener el flujo de electores, además, se presentan dificultades administrativas y se necesita equipo adicional; por eso deberían evitarse en la medida de lo posible.
Diseño potencial de las mesas de votaciónDiseño potencial Los siguientes diagramas muestran algunos ejemplos sobre la forma en que se pueden instalar las mesas de votación, tomando en consideración los procedimientos y la configuración del área. Cabe destacar que es imposible dar ejemplos sobre todas las situaciones, sin embargo, los que se proporcionan ilustran algunos aspectos clave para un arreglo efectivo de la mesa, así como para cumplir con los requisitos de sus procedimientos. Mientras ellos muestran un servicio para un máximo de dos divisiones de lista, esto se tendrá que incrementar dependiendo del tamaño de la población y del área en donde se ubique la mesa.
En este modelo, la mesa de votación solamente tiene un acceso señalado, el cual deberá usarse como entrada y salida. Las vallas se utilizaran para asegurar que la ruta para la entrada de los electores se diferencie del paso para la salida. Otros aspectos que se muestran son :
A los representantes de partidos, de candidatos y a los observadores, generalmente no se les restringe a un área en particular, dejando que se muevan libremente por la mesa mientras no obstruyan las actividades.
Cuando haya una entrada separada de la salida, será mejor dirigir la fila serpenteadamente mediante el uso de vallas, para tener un mejor uso del espacio disponible. Este modelo muestra puertas separadas tanto para entrar como para salir y el posicionamiento del equipo de trabajo para promover el flujo de electores en un solo sentido. Nuevamente se utilizan las vallas para controlar el flujo del área entrante donde se verifica la elegibilidad y se entregan materiales, para prevenir que los votantes regresen al área de votación una vez que han llegado a las urnas. Se deben tomar precauciones para ayudar a los electores que lo requieran, permitiendo su paso al área en donde se localiza el presidente, aunque las filas sean complejas. En otro aspecto, este modelo en su generalidad, es similar al modelo previo. Con una fila serpenteada en donde se encuentra un gran número de electores, se requerirá de oficiales para el control de la entrada (1) y para la fila (2). Utilizando una salida separada, las urnas deberán posicionarse cerca de la salida para permitir que el oficial que supervisa la salida también resguarde las urnas (8).
Debido a que los electores son marcados con tinta para indicar que ya han votado, se tendrá que instalar un oficial y una mesa adicional (5) cerca de la mesa en donde se entrega los materiales y se verifica la identidad (5 a), para revisar que los electores no estén marcados con la tinta indeleble, así mismo, aplicarán la tinta a los electores elegidos para votar en la mesa.
En este modelo, la fila de electores se divide en diferentes filas que atienden a una división alfabética del nombre en la lista de votantes-en el ejemplo se separa una fila de la A a la M, y otra fila de la N a la Z, cada una que se dirige a mesas separadas, donde se verificará su elegibilidad y se le entregará el material (la lista deberá dividirse por número igual de letras). Se requiere entonces de señalamientos claros y la presencia de miembros del equipo de trabajo, en o cerca de la posición, para dirigir al elector a la fila correcta. Entre otros aspectos se incluyen:
En aquellos sistemas en donde las mesas ordinarias también ofrecen la votación especial, como el voto provisional o el ausente, se requiere que el elector:
Cuando hay un número pequeño de dichos electores, estas boletas pueden ser entregadas por el presidente de mesa o por su suplente. Cuando se espere un número mayor, un oficial u oficiales separados se comprometerán a esta tarea (10). Dependiendo del espacio disponible en donde estos oficiales se posicionen para que se organice efectivamente: será preferible que se encuentren cerca de la ubicación del presidente de mesa, ya que este tipo de votos presentan mayor dificultad No obstante, se deben tomar precauciones para no interferir el flujo de los otros electores, si es que se opta por tomar esta posición. Alternativamente, esta área emisora podría localizarse cerca de la salida, mediante el nuevo arreglo de la posición de los observadores (9) conforme al diagrama. Para estos electores se requerirá de la instalación de una urna por separado. En estos casos se deben proporcionar compartimentos para el uso exclusivo de estos electores, que estén separados de los compartimientos ordinarios, para reducir cualquier confusión. Estas urnas y compartimientos estarán bien posicionados si se ubican junto a la mesa en donde se entregan estos votos.
Mientras se presentan muchas similitudes con los ejemplos de los números 4 y 5, esta disposición se instala para la formación de una fila tipo banco (maximizando el área de la fila al serpentear la fila), de tal forma que cuando los electores llegan a la posición final (2), sean dirigidos inmediatamente a cualquiera de las mesas vacantes en donde se verifica su elegibilidad y se entrega materiales. Para el uso de este método se requiere de un sistema legal que permita tener copia de la lista completa de electores del área geográfica, para el uso de cada una de las mesas a donde las personas llegan para verificar su elegibilidad.
Cuando hay más de un criterio para dividir la lista y para atender a los electores dentro de la misma mesa de votación y cada uno de estos criterios obedece a una subdivisión distinta, será útil que las papeletas se coloquen en urnas separadas para cada subdivisión. La instalación de una mesa con la finalidad de mantener un flujo ordenado y continuo de electores, puede ser difícil cuando se tiene que utilizar el mismo acceso para entrar y salir del área de votación. Aún cuando existan puertas separadas para entrar y salir, la configuración de la mesa para minimizar el riesgo de que los electores depositen sus boletas en urnas incorrectas, mediante el uso apropiado de vallas puede obstaculizar las habilidades de los oficiales y observadores para moverse dentro de la mesa. En el modelo de arriba (7) las dos áreas para el flujo de las dos subdivisiones de la lista de votación, mantiene separado el paso de los electores de la subdivisión 1 por el área de la mesa de elegibilidad y entrega de materiales (5), hacia sus compartimientos (7 a), hacia su urna específica (8 a) y posteriormente a la salida. Los electores de la subdivisión 2 se mueven por su propio paso fluido por sus áreas relevantes (6 b) , (7 b), y (8 b ). Las mesas de votación que operan con este procedimiento serán más difíciles de controlar si no se cuenta con un espacio físico relativamente mayor en el área radial del elector, o bien, con la entrada en lado opuesto a la salida, se permite que el elector pase en línea directa por los distintos lugares del proceso de votación.
Arrendamiento de las instalaciones para la votaciónTan pronto como se identifiquen los lugares propicios para instalar las mesas de votación, se inspeccione su conveniencia (o se evalúe por otros medios) y se conozcan las fechas en que se necesitarán, se deberían comenzar los preparativos necesarios para usarlos. Esto se puede planear anticipadamente cuando las elecciones son fijas y tienen fechas regulares. Es probable que cuando las elecciones no tengan fechas fijas, se genere especulación sobre las posibles fechas hasta que se anuncien formalmente. Cuando las mesas de votación se instalen en lugares que no pueden demandarse para uso electoral, será conveniente que el organismo electoral realice reservaciones anticipadas en fechas tentativas antes de que anuncie la fecha definitiva.
Asuntos que se deben tratar en los acuerdos contractuales Cuando las instalaciones sean propiedad del Estado o de particulares, se tendrán que elaborar contratos formales para usarlas, para que no existan dudas sobre los servicios que se suministrarán y sobre las fechas en que se utilizarán. Los contratos para usar las instalaciones deberían cubrir las siguientes cuestiones: Las fechas y los horarios en que las instalaciones deberán estar disponibles para las actividades de votación. Se necesitaría exclusividad en las instalaciones desde el momento en que se entregan los materiales a las mesas de votación, hasta el cierre de la votación para comenzar con el escrutinio. Además, antes de la votación se deberían instalar las líneas telefónicas adicionales, la infraestructura y el equipo necesario. La infraestructura que debería usarse. Si un edificio tiene más de un cuarto, se deberían especificar los que serán usados. Así mismo, se deben señalar y acordar los servicios que pueden ser usados por el personal y por el público, como comunicaciones, agua, sanitarios, energía, iluminación y comida. Responsabilidad para limpiar. Se debería especificar quiénes serán responsables de limpiar el lugar cuando finalice el período del contrato, así como los costos asociados que tendrá que cubrir el organismo electoral. Los honorarios (cuando hay) que deben pagarse por el uso. Esto se debe establecer desde un principio, junto con cualquier circunstancia que genere variaciones. Cualquier requerimiento de que el personal a cargo de las instalaciones esté presente. Se deberá subrayar cualquier pago que se les tenga que realizar y las facultades que tengan para cuidar las instalaciones durante la votación. La responsabilidad por daños y los métodos para evaluar el valor de cualquier perjuicio realizado durante la votación. Antes de firmar el contrato, los oficiales electorales deberían anotar en un reporte todos los daños y defectos que tienen las instalaciones para que ambas partes lo firmen. En algunas circunstancias se podría requerir un depósito para cubrir daños; pero se debería confirmar si este se devolverá. Cuando se rentan instalaciones privadas para instalar las mesas de votación, se debería garantizar que:
Otros asuntos para acordar Hay otras cuestiones que no se tienen que incluir en el contrato, pero que necesitan acordarse de forma escrita con el dueño de las instalaciones. Que incluyen: Cualquier necesidad de que el organismo electoral asuma un seguro de responsabilidad durante el período que dure el contrato. Esto será responsabilidad del organismo electoral, aunque en algunos casos el Estado actúa como su aval. Sería prudente garantizar que el seguro cubra la responsabilidad por accidentes y heridas a los oficiales, a los electores y a otros participantes dentro de las instalaciones. Acuerdos para que al finalizar el contrato se entreguen las llaves, o las contraseñas que se requieran para entrar a las instalaciones. Generalmente, las llaves solo deberían estar disponibles para realizar la entrega de materiales y para que el presidente instale la mesa de votación un día o una noche antes de la jornada. Es importante que estos acuerdos sean entendidos cabalmente y que las llaves o códigos permitan el acceso a todas las áreas y servicios que se acordaron (incluidos sanitarios, cocina, almacenes o gabinetes). Presencia de un representantes del dueño de las instalaciones. Sería conveniente que esta persona presencie la instalación y la operación de la mesa, en caso de que se presente un problema en cualquiera de los servicios del lugar.
Instalaciones para contingencias Aunque esto representa un gasto adicional, sería conveniente que se identifique una pequeña cantidad de lugares dentro del distrito electoral, que pudieran servir como lugares provisionales en caso de que se de una emergencia en alguna de las mesas de votación, esto es especialmente importante en lugares con altos riesgos a la seguridad. El precio por pagar una renta que no se usa no se compara con el costo de posponer la elección.
Evaluación de necesidades de las mesas de votaciónLos materiales y el equipo necesarios para cada mesa de votación dependen de:
Para que la distribución de materiales y del equipo entre las mesas de votación se realice de forma eficiente y barata, es importante que esté basada en una evaluación que considere las circunstancias de cada lugar. Para que esta evaluación sea lo más eficiente y barata posible, debería instrumentarse como un proceso ascendente (en donde cada lugar identifica sus necesidades para conformar los globales), en lugar de que sea uno descendente (que crea un estimado general de todos los requerimientos para después dividirlos entre todos los lugares). Cuando las mesas de votación se identifican con suficiente anticipación a la elección, el ejercicio de evaluación será más efectivo porque se tendrá tiempo suficiente para realizar los pedidos de material y equipo.
Conducción de la evaluación de necesidades Existen tres fases para conducir la evaluación de necesidades:
Revisión de la evaluación de necesidades Cuando los presidentes de mesa realizan la evaluación de necesidades, es conveniente que elaboren un formato para que los administradores encargados de supervisarlos revisen las necesidades que se tienen a nivel regional o central, lo que a su vez contribuirá a que se estandaricen los recursos y los servicios al tiempo que se mantiene la efectividad y se disminuye el costo. Se puede disminuir la carga administrativa a nivel regional o central si se usan itinerarios estandarizados referentes a la cantidad esperada de electores, para que los presidentes de mesa o de distrito calculen los recursos, el personal, los materiales y los servicios necesarios, sin que exista la necesidad de que la evaluación de necesidades sea revisada.
Acuerdos con otras organizaciones Mejorar los servicios de las mesas de votación podría demandar que el organismo electoral se coordine con otras agencias gubernamentales. Debido a lo apresurado de los tiempos para preparar la elección, es esencial que los oficiales de alto rango del organismo electoral mantengan comunicación con ejecutivos similares del servicio externo, cuestión que garantiza la mejora de los servicios electorales. En algunos casos, será necesario que el gobierno presione a los proveedores de servicios, especialmente cuando son monopolísticos, como es el caso de las telecomunicaciones en muchos países.
Preparación de las mesas de votaciónCuando se tienen fallos en la instrumentación de los sistemas de control que garantizan que todas las mesas de votación estén preparadas para iniciar la votación en el momento indicado, no sólo se podría ocasionar que se de mal servicio a los electores, sino que se podría provocar que la elección sea un rotundo fracaso. Es importante que los planes de trabajo del organismo electoral incluyan puntos de revisión, ya que de esta forma se puede evaluar el grado de preparación que tienen las mesas de votación para detectar y corregir cualquier error. momento oportuno para llevar a cabo las revisiones depende de las fechas límite que imponga el calendario electoral, sin embargo, hay algunas cuestiones que deberían atenderse. Además, es importante que en la última semana antes de la votación se realicen monitoreos sobre el estado en el que se encuentran las mesas. Esto no sólo abarca revisiones a las instalaciones, también se tiene que verificar que todos los suministros y el personal estén en el lugar indicado para que sean transportados al lugar asignado. Estas revisiones funcionan mejor cuando se asignan a eslabones más bajos del personal electoral, en lugar de que se realicen desde un nivel central. Uso de listas de verificación Se debería alentar el uso de este tipo de listas durante la revisión. A nivel de distrito electoral se podría realizar una lista para cada mesa, o un inventario combinado que describa el estado de todas las mesas. El estado global de cada distrito electoral debería rastrearse de forma similar para el nivel central. Revisión general inicial La primera revisión podría realizarse cuatro semanas antes de que empiece la votación o según lo requiera el calendario electoral. En esta etapa, los presidentes de distrito electoral deberían tener la capacidad de asegurar al organismo electoral que:
Segunda revisión Aunque se debería realizar un monitoreo continuo de todos los preparativos para las mesas de votación, es conveniente que siete días antes de la votación se programe una revisión más profunda. En esta etapa, los preparativos de las mesas de votación deberían dar las siguientes garantías al organismo electoral:
Distribución de los suministros Para garantizar que la mesa de votación esté lista, es importante que todos los materiales y el equipo que requiere para dar servicio, se distribuyan un día antes de la votación; ya que dejar el reparto hasta el día de la votación podría ocasionar muchos problemas. En contextos con bajos riesgos a la seguridad, los presidentes de mesa se deberían encargar de recoger y distribuir el material, sin embargo, es importante que verifiquen el recibo y que reporten inmediatamente cualquier omisión o deficiencia. Así mismo, cuando los materiales son enviados a cada mesa, los presidentes deberían presenciar su entrega para verificar que se incluyan todos los artículos que aparecen en el inventario. Cualquier discrepancia tendría que ser reportada de forma inmediata a la oficina administrativa del distrito electoral. Los presidentes de distrito deberían elaborar listas para estos reportes. Instalación antes de la votación El nivel de preparación de las mesas se puede incrementar considerablemente cuando los presidentes las instalan (con ayuda de otros oficiales) el día o la noche previa a la votación, siempre que las instalaciones sean adecuadas (esto no se puede efectuar cuando sean al aire libre). Es de gran utilidad cuando después de la instalación, cada presidente de mesa reporta al presidente de distrito si la mesa se instaló de forma segura y si está preparada para iniciar actividades el día siguiente. Estos reportes también pueden servir como una prueba final de los sistemas de comunicación. Después de instalar la mesa y de reportarlo, el presidente debería asegurarse de que se apaguen todas las luces, las alarmas de seguridad y de que el área quede cerrada. Lista de verificación sobre la instalación Los presidentes de mesa deberían elaborar una lista de verificación, para mostrar que se realizaron todas las acciones requeridas y que se completó la instalación de las mesas de votación. Las cuestiones que deberían incluirse en la lista son:
La mañana del día de la votación Antes de que se comience con el itinerario de la votación, los presidentes de mesa deberían reportarle al presidente de distrito si su mesa está lista para la votación. Además, esta información es vital para los administradores electorales. El último problema que se quiere enfrentar el día de la votación, es carecer de información sobre las dificultades que tendrán las mesas para abrir a la hora indicada, o si los presidentes se darán cuenta de que carecen de materiales vitales. Si las mesas se instalan durante la noche anterior a la votación y se elaboran reportes sobre su preparación, esta medida informativa podría verse como un requisito innecesario. Sin embargo, en algunos contextos la situación de las mesas podría cambiar repentinamente. Por ello, cuando varias mesas estén administradas desde un solo punto se deberían realizar reportes progresivos en cada una; aunque, tiene mayor importancia que se reciba un reporte de todas las mesas antes de que comience la votación. Así mismo, se debería reportar inmediatamente cualquier problema que surja en las mesas (personal que no se presentó a trabajar, problemas en materiales o con el equipo, asuntos de seguridad o muchedumbres listas para votar), para permitir que se instrumenten a tiempo los planes de contingencia. Mapas para la votaciónUna vez que las instalaciones para la votación se aprueben de forma oficial, se deberían elaborar mapas que muestren la ubicación de las mesas y de cualquier subdivisión electoral relevante. Es importante que la producción de los mapas se realice con anticipación; ya que es una de las primeras acciones que se deberían realizar tan pronto como se determine la ubicación de las mesas.
Utilidad de los mapas Los mapas son herramientas muy útiles para las funciones de planeación que deberían elaborarse antes de la votación, siendo importantes para:
Los mapas también son útiles para dirigir a los electores que se han equivocado de mesa.
Producción de mapas El método para desarrollar los mapas y la calidad que deben tener, dependerá de lo sofisticados, de lo confiables, de lo efectivos y baratos que sean los sistemas que se usen. Los métodos para producirlos pueden incluir: El uso de sistemas geográficos de información automatizada (Geographic Information Systems GIS) para trazar la ubicación de las mesas. Cuando los mecanismos electorales para registro de electores y para delimitar los distritos cuenten con sistemas GIS, el trazado de la ubicación y la producción de sus mapas pueden correr a su cargo. En muchas circunstancias, la producción de mapas tendrá que contratarse por fuera, ya sea con agencias estatales para la administración del territorio o con el ejército. La importancia que tiene la precisión de los mapas obliga a que los sistemas para producirlos se usen únicamente si se puede constatar su exactitud y su capacidad para terminarlos en la fecha en que sean necesarios. En sociedades con menor desarrollo, es conveniente que se usen métodos con menor tecnología. Trazado a mano de los límites de las subdivisiones electorales y de las mesas de votación en mapas establecidos. Estos mapas, u otros que señalen caminos, trasportes o características topográficas, se podrían utilizar para trazar los distritos o subdivisiones electorales. Los mapas que se usarán para propósitos de logística, en los centros operativos o para planear la seguridad, tendrán que ser más detallados. Desarrollar mapas con revestimientos transparentes que muestren los distintos componentes de la planeación logística y de seguridad; de las áreas administrativas y de seguridad; de las rutas para transportar materiales; y de las rutas que deben seguir los electores hacia las mesas, constituye un método muy útil para mostrar toda la información requerida. Elaboración manual de los mapas por el personal del organismo electoral, que muestren la ubicación de las mesas y de los distritos electorales o subdivisiones, en relación con las características topográficas más importantes o a la infraestructura de transporte. Éstos se pueden distribuir entre el público para informarles sobre la mesa de votación que les corresponde.
Escala de los mapas Es importante que la escala en la que se produzcan los mapas cubra el propósito para el que fueron elaborados. Los administradores locales necesitarán mapas detallados sobre sus áreas y posiblemente otros menos detallados sobre las regiones adyacentes. A su vez, los encargados de planear la logística y la seguridad necesitarán mapas sobre las áreas en donde se ubicarán las mesas de votación, así como otros específicos a mayor escala. Es conveniente que las mesas de votación cuenten con un mapa que detalle el distrito o la subdivisión electoral en donde está instalada y con otro a mayor escala que muestre su ubicación en relación con los distritos o subdivisiones que le rodean. La cantidad de mapas que se deberían producir tendrá que cotejarse con las necesidades que tengan las mesas de votación, los administradores electorales, la distribución al público, la información al electorado y los órganos externos como las fuerzas de seguridad, observadores y participantes políticos.
Seguridad en las mesas de votación¿Qué factores intervienen cuando se analiza un amplio espectro de seguridad en relación con la logística electoral? Generalmente se presta atención inmediata a la seguridad en las mesas de votación y de los electores durante la votación, de tal forma que el proceso transcurra sin interrupciones, fraude, intimidación o amenazas a la vida. Sin embargo, las facetas de la seguridad para la elección son mucho más amplias que esto y comprenden todos los aspectos de una elección. Sin la certeza de que se tendrá seguridad en todas las etapas del proceso electoral (el concepto de "suficiente" varía enormemente dependiendo del ambiente social y político de cada país), no pueden garantizarse la libertad, la justicia y la integridad de la elección. En términos generales, la seguridad de la elección debería abarcar tres objetivos:
Inquietudes sobre la seguridad Generalmente, las medidas tomadas tendrían que encaminarse a cubrir la necesidad de seguridad de:
Por lo tanto, la seguridad es una cuestión que hay que tener en cuenta desde el momento de los preparativos iniciales de la elección. Las medidas de seguridad de la logística electoral discutidas en esta sección, deberían integrarse con las operaciones integrales de seguridad para todo el proceso electoral.
Seguridad en la mesa de votación Garantizar la seguridad para las labores de las mesas de votación puede ser un ejercicio complejo, especialmente en ambientes de alto riesgo, ya que las instalaciones que deberían contar con seguridad están muy dispersas. También implica costos elevados por la necesidad de que aseguren los materiales y el equipo, al tiempo que proporcionan un entorno seguro para que los electores voten. Por ello, los encargados de planear la seguridad tienen la responsabilidad de garantizar que se proporcionen respuestas efectivas y baratas para el nivel de riesgo que presenta el proceso electoral.
¿Cuáles son los niveles de seguridad adecuados? La seguridad implica costos elevados. En algunos casos el verdadero costo no siempre es evidente para los administradores electorales. Si bien los costos para la protección de la integridad del material electoral (como las urnas, el papel especial, las credenciales de identificación electoral) se basan en un fondo específico para la elección, los costos de seguridad para el personal y la propiedad a veces son pasados por alto en los presupuestos de otras agencias estatales. Para promover la eficiencia y lo sustentable de la logística electoral, se sugiere que se adopte un enfoque presupuestal del proyecto total, a fin de que dichos costos ocultos se identifiquen abiertamente en los sistemas de administración financiera de la elección. Realizar un análisis integral sobre los riesgos a la seguridad permite especificar las medidas costeables. Aunque es imposible que este breve resumen cubra todas las medidas de seguridad alternativas que pueden adecuarse a los distintos ambientes, algunos ejemplos incluyen:
Entornos de bajo riesgo para la seguridad Hay países para los cuales la determinación pacífica de la continuación o la transferencia de poderes de gobierno es un dogma establecido de comportamiento social. En dichos países es probable que la participación formal a gran escala del aparato de seguridad estatal este limitada (fuerzas policiales o militares) en una función de seguridad para las elecciones (aunque sus capacidades de logística y comunicaciones se pueden usar ampliamente). Esta participación en la seguridad seguirá requiriendo coordinación y planeación con la administración electoral. Incluso en dichas sociedades, con poca o ninguna amenaza de violaciones al personal o a la propiedad relacionada con la votación, las elecciones transparentes y abiertas exigen ciertas medidas administrativas de seguridad para garantizar la integridad de la producción y el buen manejo de los materiales electorales, la protección de datos, la salvaguarda y secrecía de las papeletas y el refrenamiento del fraude y la manipulación.
Entornos con mayor riesgo para la seguridad Al otro extremo del espectro, las sociedades inmersas o que están emergiendo de un conflicto intenso o violento, o que se caracterizan por un alto grado de desconfianza entre los participantes políticos, pueden requerir una integración más estrecha entre las actividades de las fuerzas de seguridad domésticas e internacionales y de la administración de la elección, para permitir que la elección se lleve a cabo con disturbios mínimos y que se asegure la integridad del material electoral.
Planeación y responsabilidad de la seguridadCuestiones básicas A fin de asegurar que la seguridad de las mesas de votación sea costeable, hay que realizar una planeación sobre las medidas de seguridad y de las respuestas que serían adecuadas, de acuerdo a los resultados de la evaluación de los riesgos del entorno electoral en general y de las áreas específicas.
Coordinación con otros organismos A diferencia de la mayoría de las cuestiones administrativas de la logística electoral, que pueden abordarse dentro del organismo electoral; proporcionar seguridad para las mesas de votación podría requerir la cooperación intensiva con otros órganos estatales (fuerzas policiales y militares), que tienen sus propias prioridades y métodos para operar, que podrían no coincidir con los de la elección. Al planear las medidas de seguridad para las mesas de votación, las cuestiones esenciales incluyen:
Sin importar cuál sea la situación de la seguridad, se requerirá cierto grado de planeación y cooperación entre los organismos electorales y las fuerzas de seguridad. Es importante que este ejercicio sea y se perciba que esta al mando del organismo electoral; el control de las fuerzas de seguridad en este proceso de planeación podría interpretarse fácilmente como evidencia de su influencia sobre la elección.
Responsabilidades Las responsabilidades de las diferentes organizaciones deben quedar claras para todos los participantes en la planeación de la seguridad. En general se puede describir como:
Estructura de planeación conjunta Las estructuras instrumentadas para desarrollar planes de seguridad, también variarán de acuerdo al nivel de los riesgos en el ambiente electoral. En cualquier caso, el intercambio continuo de información entre los administradores electorales y las fuerzas de seguridad es benéfico. Incluso cuando no se tienen estructuras formales de asesoría, es muy útil que los oficiales del organismo electoral y las fuerzas de seguridad se designen como contactos para las cuestiones de seguridad electoral; y que se reúnan constantemente para asegurar que el conocimiento corporativo de las actividades de cada uno estén actualizadas dentro de estas organizaciones. En ambientes de bajo riesgo, donde el enfoque sobre la seguridad se basa más en la integridad de la elección que en la seguridad personal, dicha relación podría ser la única estructura de planeación. En ambientes con mayor riesgo y específicamente donde la estructura de seguridad estatal tiene muchos actores, o en donde se cuenta con la presencia de las fuerzas pacificadoras internacionales; se debería contar con un grupo formal que se reúna constantemente para discutir cuestiones de seguridad, que esté presidido por un oficial electoral, para intentar que se tenga coordinación.
Responsabilidad de áreas geográficas Es poco probable que los límites de los distritos electorales sean congruentes con las áreas administrativas en donde las fuerzas de seguridad operan, especialmente cuando han sido trazados por un organismo independiente. En la medida de lo posible, los límites operativos de las fuerzas para la seguridad de la elección, deberían estar integrados por distritos electorales completos (ya sean independientes o en grupos agregados), para garantizar que la acción sea simple, efectiva y que tenga comunicación durante la votación. Es importante que dentro de cada área se desarrollen puntos e comunicación efectiva entre las autoridades electorales y las de seguridad. En ambientes con mayor riesgo a la seguridad, es conveniente que dicha comunicación se desarrolle en centros de operación conjunta, que integren la planeación de las fuerzas de seguridad con la administración de la logística.
Planeación de recursos Al planear los requisitos de seguridad, todos los participantes deben saber que generalmente las fuerzas de seguridad no están familiarizadas con la logística electoral y que los administradores electorales no son expertos en respuestas de seguridad. Es de utilidad que la seguridad se aborde como otras cuestiones técnicas, con necesidades y especificaciones delimitadas por el organismo electoral; en donde las fuerzas de seguridad elaboren planes preliminares para cumplir con dichas necesidades y especificaciones, que tengan que ser aprobados en una reunión conjunta, recurriendo de ser posible al personal de las fuerzas de seguridad que haya adquirido una comprensión de las necesidades electorales mediante experiencia previa. Es necesario los planes de la logística electoral se notifiquen con suficiente antelación, para que permitan que se haga la planeación de los recursos de las fuerzas de seguridad. Las necesidades de información básicas son:
Tan pronto como se defina, esta información debería proporcionarse a las fuerzas de seguridad, incluso en ambientes con bajo riesgo. En ambientes con mayor riesgo, la información sobre otros aspectos de la votación, como los mítines de campañas políticas planeadas/aprobadas y las rutas que recorrerán los electores hacia y desde las mesas de votación, se tendrá que discutir también con las autoridades de seguridad. Es necesario que el organismo electoral tenga en cuenta los consejos sobre cuestiones de seguridad relacionadas con estas propuestas antes de dar la planeación por terminada. Es prudente que se notifique a las fuerzas de seguridad con suficiente anticipación, ya que proporcionar seguridad durante las elecciones podría necesitar ajustes en los planes existentes para diversas áreas, tales como:
En ambientes de alto riesgo, es probable que la planeación del personal para la seguridad electoral sea una tarea muy vasta para las fuerzas de seguridad. Por ello, la notificación sobre las necesidades debería realizarse lo antes posible. Si las fuerzas de seguridad no poseen movilidad, pierden efectividad considerable en su capacidad para cubrir todas las mesas de votación. Debido a que los lugares pueden ser muchos y estar dispersos geográficamente, por lo que será difícil que proporcionen fuerzas estáticas cercanas a cada mesa de votación que sean puedan lidiar con todas las emergencias. Por lo tanto, los planes de seguridad deberían considerar la planeación de la logística y del transporte (suficiente disponibilidad de vehículos ligeros, pesados y helicópteros u otra forma de transporte aéreo para áreas remotas).
Respuestas de emergencia Parte del proceso de planeación consiste en desarrollar lineamientos claros para dar respuesta a las emergencias; ya sean por causas naturales como un incendio, o causadas por el hombre, como amenazas de bomba o disturbios públicos. Para dicha planeación, podría necesitarse personal de emergencia civil. Los planes y los lineamientos a este respecto deben entregarse a los oficiales de las mesas de votación, y se les debería proporcionar un refuerzo sobre su instrumentación durante la capacitación.
Cadenas de mando y rendición de cuentas Es importante que se determine quién es responsable y quién debe rendir cuentas, no sólo sobre la planeación integral o regional de la seguridad, sino también para proporcionar seguridad a las mesas de votación. Es preferible que los administradores electorales de todos los niveles, incluidos los presidentes de mesas de votación, sean responsables de la toma de decisiones en el ambiente electoral. La cuestión del grado de flexibilidad que deberían tener los comandantes de las fuerzas de seguridad locales, variará de acuerdo a los riesgos en el ambiente específico, asunto que debería cubrirse en los planes de acción para la seguridad de las mesas de votación. Sin embargo, si algún comandante de las fuerzas de seguridad llegara a actuar sin una petición previa de los oficiales electorales o de la administración electoral, cuando no hay una amenaza clara a la seguridad, la percepción de la integridad de la elección podría verse afectada.
Comunicaciones Para que los planes de seguridad se instrumenten de forma eficaz, es necesario que se elabore una estrategia clara de comunicaciones, tanto en términos de las redes físicas empleadas, como en las políticas para usar las comunicaciones. Una sola red de comunicación que vincule a los administradores electorales, a las mesas de votación y a las fuerzas de seguridad, mediante los centros de operaciones en cada distrito electoral o a nivel regional, mejorará la efectividad de las comunicaciones.
Ambientes de mayor riesgo En cualquier caso, para mantener la imagen del proceso electoral sería óptimo que se pudiera depender de las autoridades policiales civiles, para que aseguren las mesas de votación. Sin embargo, habrá casos en donde se tendrá que recurrir a la milicia para que ayude con la seguridad de la votación, ya sea por falta de recursos, de profesionalismo o por prejuicios contra las autoridades policiales civiles. En tales casos, será preferible que su presencia no sea muy ostensible, exceptuando los casos en donde se requiera que actúen para impedir disturbios o violaciones a la seguridad.
Evaluación de los riesgos contra la seguridadCuestiones básicas La seguridad es un factor que los administradores electorales deben considerar en cualquier contexto, incluso en aquellos donde los riesgos de violencia física relacionada con la votación son bajos. El nivel de seguridad que se requiere para asegurar la libertad, la imparcialidad e integridad, pueden determinarse con precisión cuando se realizan evaluaciones sobre cada proceso que forma parte de la logística electoral dentro de cada contexto. Es imposible que se pueda trazar un solo esquema de medidas de seguridad que se puedan aplicar en todas las situaciones.
Enfoque de la evaluación de riesgos para la seguridad Normalmente, la evaluación de los riesgos a la seguridad analizan las siguientes cuestiones para cada proceso que forma parte de la logística electoral:
Factores que hay que considerar al evaluar los riesgos Al evaluar el grado de ciertas amenazas, resulta útil que se consideren los siguientes aspectos, para que se pueda planear un marco de seguridad adecuado: El entorno político, incluyendo un análisis de:
El entorno de conflictivo, incluyendo un análisis de:
El entorno administrativo, incluyendo un análisis de:
El entorno de las fuerzas de seguridad, incluyendo un análisis de:
El entorno informativo, incluyendo un análisis de:
Estándares para evaluar las instalacionesAunque se tengan los mejores planes para responder a emergencias y se disponga de personal para la seguridad, si no se instrumentan estándares claros para la seguridad dentro de las mesas de votación y si las instalaciones no son propicias para mantener la seguridad, es probable que estos instrumentos se lleven al límite de sus capacidades.
Estándares para la seguridad Los estándares para la seguridad que se aplicarán en las mesas de votación, deberían abarcar la disponibilidad de servicios, el control de multitudes y las medidas para proteger los materiales. Los estándares de seguridad son solo uno de los numerosos mecanismos que se deberían aplicar para evaluar la idoneidad de usar un lugar para propósitos electorales. Siendo necesario que se realicen compromisos para estos efectos.
Facilidades físicas en la mesa de votación Desde un enfoque de seguridad, las facilidades físicas y el entorno de la mesa de votación deberían ofrecer:
Medidas para el control de multitudes Con respecto al control de multitudes, una medida esencial consiste en tener la capacidad para identificar fácilmente a las personas autorizadas para permanecer en el área de la mesa de votación. Esto se puede realizar fácilmente cuando se garantiza:
De esta forma, los métodos para que las fuerzas de seguridad insten a que los visitantes sin autorización se retiren, deberían ser comprendidos de forma clara por los oficiales de mesa y por el personal de seguridad. En el área de votación las medidas para controlar a las masas deberían estar dirigidas a:
Retrasos para votar y en consecuencia filas con poca movilidad, o patrones confusos para el movimiento dentro de la mesa de votación, ocasionan problemas y disturbios que se podrían evitar fácilmente.
Conducta en las mesas de votación Reforzar algunos criterios básicos de conducta personal y política dentro de la mesa de votación, también contribuye a mantener la seguridad. A nivel personal, la prohibición de armas, alcohol u otras drogas dentro de la mesa reduce la posibilidad de que se presenten disturbios. De igual forma, cualquier oficial de mesa intoxicado o que trate de influir a los electores, tendría que ser sustituido inmediatamente, así como cualquier elector que esté en la misma situación. Contar con una prohibición que tenga respaldo legal, que sancione las campañas políticas dentro del área de la mesa de votación, contribuye a prevenir que se exacerben las tensiones que ya se tienen. Dependiendo del ambiente, la extensión de esta prohibición puede variar: como mínimo, debería prohibir los discursos políticos y la distribución de literatura política en las mesas. Esto podría extenderse a fin de cubrir el área que circunda la mesa o bien, prohibir cualquier tipo de vestimenta o distintivo que pueda asociarse con cualquier candidato político. En relación a partidos, candidatos y oficiales de mesa, todos necesitan parámetros claros sobre aspectos relacionados al comportamiento en sus respectivos códigos de conducta. Dichos códigos podrían consistir en acuerdos voluntarios o incluirse en la legislación electoral.
Seguridad del Material Las instalaciones para las mesas de votación también deberían incluir, cuando sea posible, facilidades que ayuden a salvaguardar los materiales electorales. Es preferible que se cuente con un área para almacenar de forma segura los materiales electorales que no se usen. Sin importar las facilidades para almacenar que se tengan, la seguridad de los materiales se puede mejorar si se instrumentan estándares estrictos para su manejo. Estos criterios deberían reforzarse durante la capacitación de los oficiales de mesa, ya que la calidad de su instrumentación afecta tanto a la seguridad como a la integridad de la votación. Los criterios básicos incluyen:
Evaluación de las instalaciones Para determinar la ubicación de las mesas de votación, deberían evaluarse todos los lugares potenciales con base en los criterios de seguridad y en los de idoneidad. Estas evaluaciones deberían hacerse, en la medida de lo posible, a través de una inspección personal por parte de un empleado del organismo electoral. En áreas de alto riesgo, sería útil contar con el consejo de personal experto en la materia como policías, o que un miembro de la milicia presencie la inspección. Cuando los oficiales de mesa de votación sean nombrados antes de que se decida la ubicación de las mesas de votación, el presidente de mesa podría realizar la inspección o acompañar al miembro del organismo electoral que la realice. La planeación de los lineamientos generales para la seguridad se puede mejorar cuando se elabora un reporte sobre la inspección con estilo de lista de verificación. Cuando no se pueda realizar una inspección personal, el propietario (o en caso de autoridades estatales, el ocupante) debería encargarse de llenar la lista de verificación sobre la seguridad y otros criterios o premisas adecuadas, para después enviarla al organismo electoral.
Centros de seguridad y de operaciones conjuntasEspecialmente en contextos que presentan riesgos contra la seguridad medianos o altos, resulta esencial que se encuentren medios efectivos para integrar la planeación de la seguridad y su instrumentación con otros aspectos de la logística electoral, sin que el organismo electoral pierda el control del proceso. Dicha integración se puede conseguir mediante la creación de centros para operaciones conjuntas o Centro de Operación Conjunta (COC) para los procesos de votación.
Responsabilidades administrativas Es preferible que el organismo electoral tome la iniciativa de crear los COC. Al integrar la supervisión de la seguridad y de las facetas de la logística electoral en un organismo conjunto, los reportes del personal de las mesas de votación y de las fuerzas de seguridad resultan más eficientes y se contribuye a que la respuesta ante crisis y dudas sea más efectiva. Por supuesto que los procesos administrativos de planeación, de instrumentación y de respuesta para la seguridad de la elección adquirirán mayor responsabilidad. Sin embargo, pueden usarse de forma efectiva en un papel más amplio para supervisar el desempeño de las mesas de votación y para lidiar con emergencias operativas que se presenten durante la votación. El papel de los COC también se puede extender para que cubra las campañas para registro de electores (si se realizan cerca del día de la votación) y la seguridad para las campañas políticas. Las siguientes cuestiones pueden verse como responsabilidades genéricas:
El uso de COC además de contribuir a coordinar la administración electoral, también es un punto focal para suministrar información consistente, para que los medios de comunicación que cubren los procesos electorales informen al público. No obstante, es importante que cualquier decisión o acción que tomen los COC sea documentada, en caso de que se presente alguna impugnación sobre la validez de la elección.
Control administrativo Es recomendable que el control administrativo de las COC recaiga en los representantes del organismo electoral, pero es importante que tomen en cuenta las recomendaciones de los especialistas de cada área como seguridad, emergencia civil, necesidades de las sociedades tradicionales y muchas otras. Si bien los representantes del gobierno podrían participar en los COC, su papel se debería limitar al de observar y transmitir información.
Representación en los Centros de Operación Conjunta (COC) La clase de personal que participa en estos centros dependerá del tipo de organizaciones que contribuyan a que la elección se conduzca de forma exitosa. Los representantes de los organismos que participan en los centros de operaciones conjuntas deberían tener una posición que les permita tomar decisiones en beneficio de la organización, de lo contrario, se deteriora la capacidad para responder rápidamente y para coordinarse. En el nivel más básico, entre los representantes que participan en los COC siempre deberían estar incluidos:
Áreas geográficas bajo responsabilidad de los COC El nivel en el que se establezcan los COC influirá en la efectividad de sus operaciones. Las áreas geográficas bajo su responsabilidad deberían usar la misma división que las administrativas, ya sea que se encarguen de un distrito electoral o un grupo de ellos. Dependiendo de la carga de trabajo esperada y del tiempo de respuesta, sería útil que los COC se instalen a nivel local y regional, siendo importante que la estructura con múltiples niveles sea clara, que exista comunicación rápida entre ellos y que cada nivel comprenda sus responsabilidades.
Período de operación Es importante que al planear la integración de las acciones para la seguridad y operativas, los COC se instalen como límite, cuando se convoca a elección. Así mismo, sería conveniente que desde que comienza la votación anticipada, o cuando se empiezan a distribuir los materiales a las mesas de votación, se tenga por lo menos un centro que opere a tiempo completo y que cuente con los representantes que se mencionaron anteriormente. (También se podría necesitar un centro durante el período para el registro de electores). Dependiendo de los resultados que tenga la evaluación de riesgos, podría ser necesario que los COC continúen operando después del cierre de la votación hasta que se anuncien los resultados y los materiales sean enviados desde las mesas o centros de escrutinio para almacenarlos.
Servicios de los COC De preferencia, los COC deberían estar ubicados en instalaciones civiles, sin embargo, cuando se usan los canales de comunicación de la policía o de la milicia, será más efectivo y barato que los centros se instalen cerca de las estaciones que suministran los servicios de comunicación. Los centros requieren algunos servicios básicos para operar:
Acuerdos para la seguridad de las mesas de votaciónAl instrumentar el régimen de seguridad para las mesas de votación, las tácticas operativas dependerán de:
Desde la perspectiva de los recursos, los acuerdos para planear la seguridad para las mesas de votación deberían integrarse con las demás necesidades para la seguridad de la elección. Aunque los acuerdos para la seguridad de las mesas podrían plasmarse en papel, lo cierto es que su instrumentación efectiva depende de que los oficiales de mesa y las fuerzas de seguridad a nivel local establezcan buenas relaciones y actúen de manera decisiva. Esta sección trata sobre la seguridad física y personal dentro y fuera de las mesas de votación.
Objetivos de la seguridad en las mesas de votación Cuando las medidas de seguridad para las mesas de votación se instrumentan de forma efectiva, contribuyen a garantizar que la votación sea abierta, libre y que tenga integridad. Los objetivos que los acuerdos de seguridad para las mesas deben alcanzar, se podrían sintetizar en:
Cualquier percepción pública sobre favoritismo por parte de los oficiales de las mesas de votación o de las fuerzas de seguridad hacia algún participante político, podría exacerbar las tensiones y dificultar que se alcancen los objetivos.
Cuestiones de seguridad en las mesas de votación
Dentro de estos objetivos generales, las especificidades que los acuerdos de seguridad deberían cubrir incluyen: La protección de materiales y de las mesas de votación desde el momento de la entrega hasta el inicio de la votación. Cuando los materiales se entregan de forma efectiva (un día antes de la votación), los acuerdos tendrán que cubrir su seguridad durante la noche y mientras se instala la mesa. Garantizar el paso seguro de los electores, oficiales y candidatos cuando se dirijan hacia las mesas y después de ellas. En áreas con altos riesgos a la seguridad, se podría necesitar que las fuerzas de seguridad patrullen el perímetro que circunda a la mesa. En áreas con riesgos extremos, se tiene que proporcionar seguridad para el transporte que usan los electores, oficiales y candidatos (Cuando estos casos sean producto de violencia intercomunitaria, será conveniente que en lugar de usar mesas de votación, se permita la votación ausente). Mantener un control efectivo sobre la entrada y salida de las mesas de votación mientras se realiza la votación. Al desarrollar esto, se debería fomentar el principio básico de la prevención en lugar de la reacción. En contextos con altos riesgos, se pueden minimizar los problemas cuando se usan cámaras para grabar a las personas con el objetivo de verificar su elegibilidad, dejando pasar únicamente a los electores que estén registrados. Estos controles también deberían confiscar armas. Respuesta rápida por parte de las fuerzas de seguridad en caso de amenazas a la seguridad de los electores o de los oficiales. Cuando las fuerzas de seguridad no se encuentran en las mesas, es importante que se disponga de sistemas de comunicación confiables y medios de transportes para trasladarlas. Proteger los materiales electorales de robo o de su mal uso. Una cuestión muy importante consiste en contrarrestar cualquier intento de fraude. Esta cuestión también requiere de un proceso adecuado para conciliar los materiales durante su entrega y al cierre de la votación; así como de un diseño apropiado (que permita el almacenamiento seguro de los materiales mientras no se usen). Procedimientos para evacuación de emergencia en caso de que se presenten amenazas a la seguridad a causa de desastres naturales. En áreas con altos riesgos a la seguridad, sería prudente que los Centros de Operaciones Conjuntas (COC) diseñen planes formales para lidiar con estas circunstancias. En cualquier situación, los presidentes de mesa y su personal deberían conocer los procedimientos para suspender la votación y evacuar el lugar. Control de acceso al escrutinio. Esto incluye, controles estrictos y conciliación de los materiales electorales desde su envío desde las mesas hasta su llegada al escrutinio, monitoreando también el trayecto y los transportes que se usan para enviarlos.
Acuerdos físicos Las consideraciones de seguridad son importantes tanto para la elección de las instalaciones adecuadas, como para el diseño que tendrán las mesas. Al establecer las mesas de votación, la administración para la seguridad tendría que considerar las siguientes cuestiones:
Expulsar a las personas sin autorización desde esa distancia, en lugar de áreas cercanas a las actividades de votación resulta menos perjudicial. Algunas jurisdicciones definen el área en términos de un radio en metros que circunde la mesa; este es un mecanismo de control muy efectivo cuando los riesgos a la seguridad son altos.
Función y atribuciones del personal de las mesas de votación y de las fuerzas de seguridadCuestiones básicas Dentro de los confines de la mesa de votación, como quiera que sean definidos, sólo se puede lograr un control efectivo de las cuestiones de seguridad si queda muy claro cuáles son las funciones y responsabilidades de los oficiales y de las fuerzas de seguridad. Vincular las cadenas de mando entre ambos mediante un centro de operaciones conjunto a nivel local o regional, permite una mejor coordinación de sus respectivas funciones.
Situaciones de bajo riesgo Bajo condiciones normales, el control de la mesa es un asunto de administración electoral y, por tanto, responsabilidad de su presidente. Si va a haber fuerzas de seguridad dentro de la mesa, es preferible que sea mediante una invitación del presidente, en respuesta a un hecho específico y que las fuerzas de seguridad se retiren tan pronto se haya resuelto. En situaciones de bajo riesgo, las fuerzas de seguridad pueden operar desde sus bases ordinarias. Conforme se incrementan los riesgos, puede resultar necesario establecer bases adicionales de seguridad operativa o fuerzas de reacción rápida.
Presencia de fuerzas de seguridad No obstante, numerosas elecciones son llevadas a cabo bajo condiciones poco normales en la que puede ser necesario aplicar modelos distintos, dependiendo del análisis de riesgo para cada región o contexto específico. Al determinar si debe haber presencia de las fuerzas de seguridad dentro de las mesas de votación, se tienen que considerar algunos factores básicos como:
Estos factores no pueden ser considerados por separado, aunque la seguridad de los electores y los oficiales debe resultar decisiva. Donde existen altos riesgos de violencia contra los electores o los oficiales de votación (amenazas de bomba, robo de urnas, etc.), se debe evaluar cuidadosamente la presencia de las fuerzas de seguridad dentro de la mesa. En sentido contrario, se debe valorar el impacto de su presencia sobre los electores, dependiendo del nivel de profesionalismo e integridad de las fuerzas armadas. Es importante preservar la seguridad de la mesa, pero también lo es que la presencia de fuerzas armadas o policiales, o incluso una estrecha supervisión por una actividad administrativa no intimide a los electores. Especialmente en los casos en que se percibe a las fuerzas de seguridad o a las autoridades administrativas como sesgadas a favor o en contra de algún contendiente político, su simple presencia en la mesa podría ser intimidante. Finalmente, su presencia dentro o fuera del recinto debe considerarse en términos de costo-efectividad. Generalmente, disponer de fuerzas de seguridad móviles fuera de la mesa es más costoso. Cuando los riesgos son tales que se requiere de su presencia dentro de casi todas las mesas, su costo puede ser aún mayor, por ejemplo, en términos de necesidades de equipo de comunicaciones.
Atribuciones de los oficiales de votación En todo caso, es esencial que la administración de los procedimientos electorales quede a cargo de los oficiales de votación y que las fuerzas de seguridad atiendan únicamente riesgos reales, potenciales o situaciones de desastre. Estos límites de responsabilidad pueden diluirse fácilmente cuando, por ejemplo, se tiene que monitorear a todas las personas que tratan de entrar a la mesa, para que sólo lo hagan quienes están autorizadas. Podría ser necesario que las fuerzas de seguridad ayuden a esto, especialmente en sociedades donde es usual que la gente porte armas y es necesario quitárselas antes de que entren a la mesa, pero la decisión última debe quedar a cargo del oficial de votación. Sin embargo, su cumplimento puede ser tarea del personal de seguridad.
Función de las fuerzas de seguridad ¿Cuáles son las funciones dentro de la mesa de votación que es preferible reservar a las fuerzas armadas? Sin ser exhaustiva, la siguiente lista puede servir de guía:
Uso de las redes de comunicaciónEn virtud de la naturaleza dispersa de las mesas de votación, para que la seguridad sea efectiva es crucial que sistemas de comunicación confiables los vinculen con:
Esto requiere que cada mesa de votación esté vinculada a una red de comunicaciones confiable. Al seleccionar qué tipo de red utilizar en situaciones de alto riesgo, las cuestiones de confiabilidad en este aspecto, deben situarse por encima de cualquier intento por ahorrar. En situaciones de bajo riesgo, podría bastar con que se usen las líneas telefónicas disponibles.
Utilidad de las telecomunicaciones Contar con un sistema de telecomunicaciones confiable durante la jornada electoral no sólo es necesario por razones de seguridad, sino para que las siguientes cuestiones operen con normalidad:
El uso múltiple de las comunicaciones es una razón sólida para manejar tanto los aspectos de seguridad, como los operativos de las mesas desde un centro de operaciones conjuntas, que permita que un sistema simple utilice los mismos canales para ambos propósitos.
Aspectos de planeación Las necesidades en materia de comunicación podrían imponer algunas restricciones sobre los lugares en que se van a instalar las mesas. Si se van a utilizar radios o teléfonos móviles, colocar la mesa en zonas de sombra (es decir, en edificios o áreas que no reciban señales, o que lo hagan de manera muy deficiente), hará infructuosa cualquier estrategia de comunicación. Todos los sistemas de comunicaciones deben probarse exhaustivamente antes de usarlos, para garantizar su funcionalidad en todas las zonas de operación, especialmente cuando se van a utilizar teléfonos o radios portátiles. Al determinar las estrategias de comunicación también se deberían estimar las cargas del sistema. Los factores de carga pueden traducirse en sistemas de comunicaciones excesivamente centralizados que resulten menos confiables. Si se va a utilizar equipo portátil, los planes de distribución deben prever suficiente tiempo para que todas las personas que lo vayan a utilizar reciban la capacitación requerida y se familiaricen con ellos antes de su uso.
Acuerdos para la comunicación En ambientes con bajos riesgos a la seguridad, la norma mínima es que cada mesa de votación tenga acceso a un sistema de comunicación telefónica. Es preferible que los medios de comunicación se tengan dentro del propio recinto, independientemente de que se trate de una línea fija o móvil. Sin embargo, en condiciones de bajo riesgo la disponibilidad de una línea telefónica en el vecindario puede ser suficiente, siempre y cuando se tenga garantía de acceso durante todo el tiempo que dure la votación. En áreas remotas que no cuenten con instalaciones telefónicas, cada mesa debería tener acceso a comunicación por radio, y siempre que sea posible utilizando los servicios existentes. En ambientes de mayor riesgo, se requiere un método más confiable que el teléfono, que sea capaz de establecer contacto inmediato con unidades de seguridad en tránsito. Esto usualmente implica identificar las fórmulas más apropiadas para establecer comunicaciones radiales con todas las mesas de votación, en términos de costo-efectividad. Obviamente será más económico conectarse mediante una red radial existente, aunque el costo de suminsitrar equipos de radio a todas las mesas, seguirá siendo sustancial, a menos que se puedan obtener prestados. El uso de redes múltiples (por ejemplo, militares y policiales) debería evitarse, a menos que esté determinada por razones de cobertura geográfica. Resulta menos confuso si todas las mesas están conectadas a través del mismo formato. El uso de los sistemas de telecomunicaciones de las fuerzas de seguridad podría ser el medio más efectivo, confiable y con la mayor cobertura geográfica, siempre y cuando se pueda constatar que puede ofrecer un servicio profesional. También tiene la ventaja de que puede resultar familiar para muchas personas que los usaran.
Procedimientos de comunicación Una telecomunicación efectiva requiere procedimientos comunes, que deben comprender tanto los métodos como las formas de comunicarse. El personal electoral debe contar con un directorio actualizado de los números telefónicos u ondas radiales de todas las mesas de votación, de las oficinas de administración electoral y de las fuerzas de seguridad. Cada oficial y equipo de seguridad debería contar con copias actualizadas de dicha información. El establecimiento de un horario regular para el reporte de novedades en las mesas y por parte de los equipos de seguridad ayuda tanto a los objetivos de información como a los de seguridad. Si se utilizan radios personales, las frecuencias de ubicación deben ser distribuidas de manera lógica y controlarse estrictamente. Se deberían definir los formatos para el reporte radial o telefónico a efecto de:
Cuando las comunicaciones se efectúan por radio o teléfono personal, se debe contar con personal suficiente en las bases de recepción para asegurar que sean atendidas todas las llamadas que se efectúen durante el tiempo de operación de las mesas. Esto debe incluir los periodos durante los cuales se transporta el material hacia y desde las mesas. El uso de redes y equipos de telecomunicaciones debe estar incluido en las sesiones de capacitación de los oficiales de votación, del personal administrativo y de las fuerzas de seguridad.
Fuerzas de reacción rápida y de reservaUna vez que los análisis de riesgo detectan las áreas que presentan riesgos potenciales para la seguridad de los electores o para el orden público, resulta más efectivo y barato que se formen pequeñas unidades de reacción rápida, ya sean policíacas, militares o de fuerzas mixtas; además, dependiendo de la situación en la que se encuentre la seguridad, podría ser necesario que dichas unidades tengan la capacidad para atender emergencias en varias mesas de votación.
De preferencia, los centros de operaciones conjuntas deberían dirigir a dichas unidades, para garantizar que la cadena de mando sea consistente y que esté coordinada.
Áreas de responsabilidad Normalmente, cada unidad de reacción rápida debería operar dentro de un área definida, que abarque algunas subdivisiones electorales o áreas de administración electoral.
Los métodos de operación que se elijan dependerán del nivel de amenaza que se tenga y de la ubicación de las mesas de votación. Cuando las mesas de votación son cercanas entre sí y ninguna de ellas presenta riesgos elevados, pueden depender completamente de las unidades de reacción rápida.
En áreas que presentan altos riesgos para la seguridad, se puede utilizar un mecanismo mixto; una pequeña representación en cada mesa con el apoyo de fuerzas móviles.
De la misma forma, en áreas en donde las mesas de votación están muy dispersas, resulta poco eficiente que sólo se usen unidades de seguridad móviles sin que se tengan refuerzos en cada mesa o cerca de ellas. En áreas con menores riesgos para la seguridad, bastará con que las bases policíacas envíen equipos a las mesas en caso de que lo requieran.
No es recomendable que las unidades móviles se instalen en bases de las fuerzas de seguridad, aunque esto tenga ventajas en términos de comunicaciones y apoyo. Además, el grado de presencia que deberían tener las bases operativas, ya sea discreta o de alto perfil, dependerá de los distintos contextos.
Se debería considerar si las demostraciones de poder son necesarias para reducir disturbios, o si ello agravaría la situación por posible intimidación a los electores.
Condiciones necesarias Las fuerzas de reacción rápida sólo son efectivas bajo ciertas condiciones:
Fuerzas de reserva Para que la seguridad de las mesas de votación sea efectiva, se necesitan servicios de reserva o de respaldo para cubrir las emergencias.
Además, para garantizar que el tiempo de respuesta sea razonable, las fuerzas de reserva deberían operar desde bases dispersas. En contextos con altos riesgos a la seguridad, podría ser necesario que unidades de la policía o del ejército estén preparadas para actuar durante todo el período en que las mesas de votación operen.
En contextos con menores riesgos, será suficiente con que se tenga la habilidad para llamar a las fuerzas de seguridad.
Durante la planeación de la seguridad se deberían considerar cuestiones como la movilización de las fuerzas de seguridad, su papel, la cadena de mando que se ocupará de los centros de operación y la prioridad que las unidades de seguridad le deben dar a las emergencias electorales. Seguridad de los sistemas de información y de datosLa seguridad de los sistemas informativos y de los documentos es una cuestión que se podría pasar por alto a causa de otros aspectos más evidentes de la seguridad electoral, como asegurar que se impida el fraude y la intimidación. Las elecciones son eventos que manejan mucha información. Todas las etapas del proceso electoral implican cantidades grandes y complejas de datos, que requieren un manejo preciso que los proteja de la manipulación de personas sin autorización, especialmente para:
Si la información de la elección llegara a extraviarse, si no está disponible, o se dan cambios sin autorización, la operación de la elección podría paralizarse (resultando en costos más elevados), ocasionando que se perciba que la elección y sus resultados carecen de legitimidad y de integridad. Las disposiciones para la seguridad deberían enfocarse en garantizar la disponibilidad, la precisión, la integridad y cuando sea necesario, la confianza en la información. Entre más complejo sea el sistema de información que se use, más complejas tendrán que ser las medidas para protegerlo.
Sistemas informativos manuales Para la información que se recaba en formatos no computarizados, la seguridad tendrá que aplicarse a sistemas de oficina ordinarios, a través de:
Sistemas informativos computarizados Las medidas de seguridad tendrán que ser más complejas para los sistemas informativos computarizados, especialmente cuando se usen para producir o procesar el material electoral, para calcular el total de votos o los resultados de la elección. Se deberían realizar análisis de riesgo para determinar el método más efectivo para garantizar la seguridad de la información. Las medidas de seguridad básicas que se podrían aplicar incluyen:
VotaciónEl objetivo principal de todas las actividades de planeación, de todos los preparativos como el reclutamiento, la capacitación del personal, la producción de materiales, la adquisición de equipo, la evaluación de los sistemas y de otros ejercicios de preparación, es garantizar que las actividades del día de la votación se desarrollen de forma efectiva. Sin importar que tan buenas sean la planeación y la evaluación, el aspecto más importante que determina el éxito de la elección, es que su instrumentación sea eficiente. Los siguientes factores son ingredientes esenciales para garantizar su éxito.
Preparativos para la votación En los días previos y en la mañana misma de la votación es cuando todas las piezas de la logística electoral deberían estar en su lugar. Siempre que sea posible, las mesas de votación deberían estar totalmente listas desde la noche previa a la votación. Ya que podría resultar desastroso dejar para la mañana misma la entrega de materiales, la instalación de las mesas de votación y la verificación de que toda la documentación y equipo sea correcta. Algunos de los asuntos más importantes de estos arreglos finales incluyen:
En las áreas más desarrolladas, es posible que el personal pueda desplazarse a las mesas de votación asignadas por sus propios medios. Sin embargo, en las áreas más remotas o en países de menor desarrollo, podría requerirse que el organismo electoral suministre el transporte necesario. También podrían necesitarse arreglos adicionales cuando la votación se extienda por más de un día.
Operaciones durante la votación Cuando las mesas de votación se encuentren en funcionamiento, el objetivo primordial del personal responsable de la logística electoral, consiste en garantizar que los electores sean provistos con un servicio eficiente, cortés y con la mayor integridad. Antes de que inicie la votación, se debería revisar que todos los materiales, equipo y personal se encuentren listos, para después notificarlo a la oficina distrital. Durante todo el tiempo que las mesas de votación operen, los presidentes o encargados son responsables de asegurar que:
Los procedimientos de las mesas de votación se pueden dividir en varias rutinas:
El monitoreo de las actividades de la mesa por parte de los representantes de partidos o candidatos, coadyuva a la transparencia del proceso y puede prevenir errores o prácticas partidistas de parte de otros implicados en la elección.
Cierre de la votación Sin importar en donde se escruten los votos, hay ciertas actividades comunes que se deberían de aplicar en todas las mesas al cierre de la votación. Entre ellas: Finalizar la votación en la hora indicada, para que no se generen impugnaciones por haber permitido que voten los electores que llegaron tarde. Proporcionar un trato igualitario a los electores que ya estaban en línea para votar al cierre de la mesa y cualquier decisión sobre ampliar los horarios de votación, podría generar implicaciones importantes sobre la integridad de la elección, por lo que dichas cuestiones deberían estar especificadas en la legislación. Recolectar y asegurar todos los materiales sobre los que se tienen que rendir cuentas (papeletas, listas de electores y sobres). Una de las responsabilidades más importantes de los oficiales al cierre de la votación, es realizar una conciliación completa y precisa de todos los materiales sobre los que se tienen que rendir cuentas. Con frecuencia, este es uno de los aspectos menos comprendidos, y después de una intensa jornada de trabajo, se vuelve una actividad tediosa y desagradable. Sin embargo, es crucial que estas conciliaciones se realicen de manera precisa investigando cualquier discrepancia, para que se tenga un escrutinio eficiente y para garantizar la integridad de la elección. Si en esta etapa de la votación se realiza una conciliación poco precisa de los materiales, se podría comprometer su integridad y generar gastos adicionales durante el escrutinio y para responder a las impugnaciones. Clasificar, verificar y empacar todos los materiales de la votación. Utilizar sistemas muy complejos para estos efectos redundará en una pérdida de tiempo al momento del escrutinio o de una reclasificación a nivel distrital. Sin embargo, es muy importante que los materiales que rinden cuentas se separen de los reutilizables y de los desechables. Muchas de las acciones que se realizan al cierre de la votación, especialmente las relacionadas a la conciliación de los materiales o al sellado de las urnas o máquinas de votación, son de suma importancia para la integridad de la elección. Por tal motivo es recomendable que para efectos de transparencia electoral, estas acciones sean testificadas por representantes de partidos o candidatos. Antes de abandonar las mesas de votación, los presidentes o encargados deben asegurarse que todos los registros y reportes relativos a la votación estén completados. Otro tipo de acciones que se realizan al cierre de la votación, dependen de si el escrutinio se realiza en el mismo lugar o en uno distinto:
Podrían surgir requisitos adicionales en aquellas mesas que cuentan con facilidades especiales para votar, por ejemplo, voto anticipado, por correo o con mesas móviles, especialmente cuando operan por varios días.
Manejo de quejas e impugnaciones Es probable que tanto durante la votación y en los días subsecuentes, el organismo electoral tenga que atender quejas relacionadas con la calidad del servicio proporcionado, el comportamiento de los contendientes, las decisiones, el personal de votación o la validez de los procedimientos y prácticas instrumentadas. Después de la jornada electoral, los resultados podrían ser impugnados sobre la base de presuntas irregularidades; por ello, es importante que exista un proceso abierto y justo para atender todas las quejas, impugnaciones y controversias.
Acciones de seguimiento. Después de cualquier elección, el organismo electoral tendrá que realizar ciertas actividades. Entre las que destacan:
En los sistemas con un registro de electores permanente, las elecciones podrían suminsitrar información valiosa sobre los cambios en el estatus o en el domicilio de los electores que requerirán un seguimiento o procesamiento posterior. En los sistemas en donde el voto es obligatorio, también será necesario que se investigue a los electores que no asistieron a votar.
Grupos de observación independientes. La jornada electoral también es el periodo de actividad más intensa para los observadores independientes. Es cuando:
Generalmente, la comunidad local o internacional tendrá la la expectativa de que los observadores independientes generen un juicio preciso y oportuno sobre los atributos del proceso electoral. El funcionamiento correcto de la observación durante este periodo, requiere una identificación detallada de los procesos críticos, tales como los preparativos que determinan el ambiente electoral, los horarios de votación, la elaboración del escrutinio y la declaración de resultados.
Garantizar que todo esté listoRevisiones En el periodo previo al día de la votación, los administradores electorales deberían verificar cuidadosamente que todas las acciones planeadas se hayan realizado, y que la logística electoral esté lista para operar efectivamente en el momento indicado. Los elementos más importantes de esta revisión incluyen la valoración:
Cuando se detecten deficiencias en los materiales entregados, se deberán instrumentar acuerdos para sustituir los suministros inmediatamente.
Reporte sobre la preparación Para que la votación se realice de forma adecuada, es necesario que la administración central del organismo electoral monitoreé cuidadosamente todos los resultados de las revisiones sobre el estado de los preparativos. En la semana antes del día de la votación, los presidentes de los distritos electorales deberían obtener reportes diarios sobre el grado de preparación de su distrito.
Distribución y recepción de los materiales electoralesSe deberían instrumentar controles estrictos sobre los planes de entrega de los materiales y equipo, para garantizar que lleguen a cada lugar:
Generalmente, la entrega en las mesas de votación puede ser más efectiva cuando la realizan centros de empaque regionales o centrales, en lugar de oficinas locales. Sin embargo, los métodos de entrega varían de acuerdo a los recursos disponibles y al contexto de seguridad. En áreas urbanas con bajo riesgo, los costos se pueden disminuir cuando los presidentes de mesa recogen su material en la oficina del distrito electoral, exceptuando el equipo voluminoso. Esto podría combinarse con una breve sesión para refrescar los conocimientos de los presidentes de mesa unos días antes de la votación. Los materiales de alta responsabilidad se podrían almacenar en una bodega segura hasta que sean necesarios. Sin embargo, este método sólo es adecuado en contextos de bajo riesgo y que gozan de la confianza pública. Es más usual y prudente que se realicen acuerdos de transporte, para que los materiales sean entregados en las mesas de votación de forma segura. En algunas circunstancias, se podría solicitar la asistencia de militares u otras agencias del gobierno que dispongan de transportes a lo largo de la nación, para que entreguen los materiales, cuestión que también ayuda a disminuir los costos. Sin embargo, esto sólo es adecuado en lugares donde las agencias sean percibidas públicamente como no partidistas.
Plazos para la entrega Es recomendable que todo el equipo y materiales se encuentren en la mesa de votación o con el presidente, a más tardar el día previo a la votación. En áreas rurales, la entrega debería realizarse con mayor anticipación, para garantizar que se tenga tiempo suficiente para resolver o suministrar cualquier deficiencia. No obstante, la entrega de materiales con demasiada anticipación, aumenta la probabilidad de que se extravíe o de que sea alterado, especialmente en las áreas con mayores riesgos a la seguridad. La percepción pública sobre la integridad de la elección también se podría afectar, cuando el material se conserva en almacenes con poca seguridad durante largos periodos. Los acuerdos para la entrega entre las mesas de votación serán más costosos y complejos cuando se presentan demoras en el suministro, o cuando no se pueden producir los materiales esenciales hasta un día antes de la votación (en sistemas en donde el registro de electores está abierto hasta un día antes de la votación). Al determinar los procedimientos, el marco legal y el itinerario de producción de los materiales electorales, se deberían evaluar los efectos y los costos que implica la entrega de materiales sobre la confianza.
Documentación de entrega y recepción La entrega de los materiales entre las mesas de votación siempre deberían acompañarse por documentación que especifique el tipo y la cantidad enviada. Preferentemente, debería tratarse de una copia total o parcial (dependiendo del método de entrega adoptado), que enliste el contenido del paquete estándar de material, o un inventario del material y equipo preparado para cada mesa. Es recomendable que los presidentes estén presenten para recibir el envío del material para su mesa. Se deberían emitir recibos por todos lo materiales entregados. Así mismo, los acuses de recibo deberían regresarse a la oficina administrativa del distrito electoral. Los recibos enviados al organismo electoral se deberán completar en dos etapas:
Elaborar una notificación detallada para estos efectos, constituye una parte esencial para mantener un registro auditable sobre todos los materiales y equipo.
Revisión del material durante su recepción Es vital que tan pronto como se reciban los materiales, los presidentes de las mesas de votación comparen minuciosamente la entrega con el inventario de los recursos esperados, para que notifiquen al presidente de su distrito electoral sobre la entrega correcta o sobre los elementos faltantes. Los presidentes de distrito deberían monitorear la recepción de estos informes. Las deficiencias podrían ocasionar que se necesite la instrumentación inmediata de los planes de contingencia, para volver a suministrar los materiales. Aún los materiales enviados en paquetes pre-empaquetados podrían tener fallos en la cantidad, o en la omisión de algunos elementos. Por ello, se deberá prestar especial atención a:
También podrían faltar algunas papeletas contenidas en paquetes numerados. Las papeletas o sobres que no cuentan con números seriados, son más susceptibles a contener errores al momento de empacarlas dentro de bultos. Por eso, es esencial que las papeletas o sus envolturas se cuenten al momento de entregarlas en cada mesa de votación y que cualquier discrepancia entre las notas de entrega y lo recibido se anote formalmente en los registros. Estas cifras se deberían utilizar como el punto de partida para todos los cálculos subsecuentes sobre las papeletas o sus sobres. No es necesario que se elabore una revisión similar para los materiales más generalizados. También es importante que el equipo necesario para la operación de las mesas de votación, tal como máquinas o computadoras para la votación, lámparas para detectar las marcas de tinta invisible de los votantes, lectores de código de barras para las credenciales o plantas de energía para emergencias, estén debidamente instalados y probados tan pronto como sea posible después de su recepción. Dejar este examen para la mañana del día de la votación podría ocasionar que el tiempo para su reemplazo o reparación sea insuficiente.
Transporte para los oficiales de las mesas de votaciónUna cuestión esencial para garantizar que la mesa de votación esté lista, consiste en asegurar que los oficiales dispongan del transporte que les permita acudir a cumplir con sus deberes. Una semana antes de la votación, los presidentes de distrito electoral deberían verificar con los presidentes de mesa que se tengan acuerdos de transporte adecuados, que permitan trasladar a todos los oficiales hacia las mesas y desde ellas. En esta etapa, también se deberían confirmar todos los acuerdos de transporte que se hayan realizado con contratistas.
Previsiones para el transporte Para garantizar que los oficiales lleguen a su mesa de votación a la hora indicada, es necesario que el organismo electoral proporcione un servicio de autobuses o transportes similares. De preferencia, la documentación para designar a los oficiales de mesa, debería notificar a todo el personal sobre la hora de salida y de llegada. Se podría necesitar transporte especial para los oficiales de mesa, en los contextos en donde:
La protección de los oficiales de las mesas de votación se facilita cuando viajan en grupo en un solo vehículo. Aunque estas circunstancias incrementan el costo de la seguridad, es un precio insignificante si se garantiza que todo el personal se reporte a sus deberes.
Áreas rurales y remotas A pesar de que es preferible que los oficiales de mesa sean designados para trabajar dentro de su comunidad, habrá ocasiones en las que se tengan que importar oficiales para que se desempeñen en áreas rurales o remotas. En estas situaciones, los acuerdos para transportarlos tendrán que garantizar:
Cuando las tareas del personal incluyan el reclutamiento y la capacitación de asistentes locales, o la entrega de materiales y la instalación de las mesas de votación, será necesario que los oficiales sean transportados con varios días de antelación a la fecha de la votación. De la misma forma, cuando se tienen que atravesar largas distancias, es poco realista esperar que el personal conduzca toda la noche hacia la mesa y que después se desempeñe de forma efectiva durante la mañana. Cuando se involucren estancias nocturnas, es importante que se suministre hospedaje y alimentos. Ya que son elementos clave para que el personal se desempeñe correctamente; si el presidente de mesa y su personal están hambrientos, es probable que tengan un funcionamiento precario durante las largas horas que dura la votación.
Sociedades desarrolladas En estas sociedades es razonable esperar que los oficiales de mesa usen sus propios medios para asistir a sus labores, aunque es necesario que se les pague el costo del transporte, especialmente cuando recorren grandes distancias. Cualquier dificultad que se pudiera presentar para que el personal se transporte, debería plantearse y discutirse desde que se designa al personal; en este caso resulta barato y efectivo que se acuerde el uso de vehículos del personal.
Mesas de votación móviles y supervisores itinerantes Las disposiciones para transportar a las mesas de votación móviles también se deberían planear por anticipado. En áreas urbanas, normalmente se necesitan vehículos. Estos pueden rentarse, o se les puede pagar a los oficiales para que usen sus propios vehículos para las mesas móviles. En áreas remotas podrían requerirse medios aéreos o marítimos para acceder a todas las mesas de votación. Por eso, cuando se evalúa la viabilidad de las rutas que seguirán las mesas de votación móviles y sus itinerarios, debería considerarse si se puede disponer de dichos transportes a un costo razonable. Es importante que cualquier acuerdo para arrendar transporte aéreo o marítimo se elabore con anticipación; ya que dejarlos al último podría redundar en costos excesivos. Los supervisores itinerantes también requerirán vehículos durante las horas que dure la votación y el escrutinio. Se les deberían suministrar vehículos adecuados al tipo de terreno que recorran y, si también actúan como equipos móviles para suministrar materiales en caso de emergencias, deberían disponer de los medios pertinentes.
Revisión sobre el grado de preparación En el período antes de la votación, los administradores electorales debería revisar cuidadosamente que se hayan realizado todas las acciones planeadas y que la logística electoral esté lista para operar de forma efectiva el día de la votación. Los elementos que se deberían evaluar en esta revisión incluyen:
Cuando se encuentren deficiencias en los materiales entregados, se deberían realizar acuerdos inmediatos para sustituirlos.
Reporte sobre los preparativos Que el organismo electoral realice un análisis cuidadoso sobre los resultados de la revisión de los preparativos, se vuelve más importante conforme se acerca el día de la votación. En la semana previa a la votación, cada presidente de distrito electoral debería recabar reportes diarios sobre la preparación.
Votación en varios díasAunque es más usual que la votación se celebre en un solo día, algunos sistemas electorales o circunstancias podrían requerir que la votación se celebre en varios días. La votación en varios días podría clasificarse en uno de los siguientes formatos:
Varias rondas para la votación Los sistemas que requieren de dos rondas para la votación, generarán más presión sobre los deberes que tienen los administradores de la logística electoral:
La planeación operativa debería considerar cuidadosamente y por separado las necesidades de cada ronda electoral, detectando las ventajas que se podrían obtener al garantizar que cada ronda:
La producción y distribución de los materiales para la segunda ronda se deberían planear cuidadosamente.
Elecciones escalonadas Realizar las elecciones para unidades de distintas áreas geográficas de forma progresiva, puede generar ventajas cuando se dispone de poco equipo, capacidad logística o personal con experiencia, o cuando la magnitud demográfica dificulta que la elección se realice en un solo día. Si la elección múltiple es coordinada por el organismo electoral de carácter nacional, se hace factible que se compartan recursos y que se disponga de mejores capacidades. Especialmente en componentes tan importantes como la capacitación y la seguridad, la habilidad para escalonar los requerimientos de las distintas áreas geográficas permitirá que los recursos profesionales se usen mejor cuando son escasos. Las desventajas de este método se relacionan principalmente con el control del escrutinio, la información de los resultados y la posibilidad de que las tensiones o problemas de seguridad se puedan exacerbar por el extenso período de votación:
Votación en varios días en el mismo lugar Realizar la votación en más de un día en la misma ubicación presenta retos administrativos al suministrar los servicios de forma segura, efectiva y barata. Sin embargo, permite que los administradores electorales realicen ajustes que podrían compensar cualquier problema inicial que haya surgido en la logística, en la distribución de personal o al aplicar los procedimientos. Al analizar estos retos resulta útil que se distingan las preocupaciones de la votación en varios días en relación con:
Aunque es común que la elección se realice en un solo día, hay ciertas circunstancias en las que la votación se tendrá que realizar en el mismo lugar durante varios días, ya sea debido a restricciones del sistema (como mesas de votación insuficientes), a factores culturales, o al incremento en las oportunidades para votar. El que se use un método eficiente y barato para organizar la votación dependerá del costo que tengan las estructuras en cada contexto. Sin embargo, la suma de los costos directos (como pagos adicionales al personal) y los costos indirectos (disponer de seguridad y cualquier bien para mantener la confianza pública), podrían ocasionar incrementos importantes en el costo de suministrar mesas de votación adicionales (por capacitación, reclutamiento, transporte, materiales y seguridad adicionales). Los beneficios dependen del grado en el que se pueda incrementar el acceso para los electores y su participación. Este método es más atractivo para países que tienen una vasta población votante o que carecen de una historia de votación en masa. Las siguientes secciones tratan las cuestiones que se deberían considerar en la planeación y operación de las mesas de votación, que permanecerán abiertas más de un día para elecciones de una ronda.
Seguridad La votación en varios días genera presiones adicionales sobre las fuerzas de seguridad para que mantengan una presencia adecuada en las mesas de votación. Cuando se considerar la viabilidad de realizar la votación en más de un día y las instalaciones para ello en contextos con altos riesgos para la seguridad, se debería considerar cuidadosamente la habilidad de las fuerzas de seguridad para cumplir con dichas demandas. Aún más, se debería considerar la necesidad de seguridad durante la noche, si los electores que no pudieron votar durante un día deciden pasar la noche cerca de la mesa para votar al día siguiente. Sería recomendable que el material electoral permanezca en la mesa de votación hasta que se termine el período de votación. Por consiguiente, la mesa de votación y el material que contiene se debería asegurar, desde el cierre de la votación de un día y la reapertura al siguiente. Solamente cuando se tiene un nivel de confianza elevado en las autoridades estatales, se puede considerar la opción de que los materiales electorales se pongan al cuidado de la policía o de las fuerzas de seguridad durante la noche.
Instalaciones para las mesas de votación Debido a que los materiales tendrán que asegurarse durante la noche, no es recomendable que las mesas de votación se instalen en estructuras temporales o al aire libre.
Administración de los materiales y del equipo Todos los materiales y el equipo deberían entregarse a las mesas antes de que inicie la votación, a menos que existan motivos locales o específicos que ocasionen que la entrega escalonada sea más efectiva y barata (como la capacidad del transporte o de la seguridad). A su vez, la cantidad a suministrar de algunos materiales y equipo dependerá de los días en que se realice la votación. La votación en varios días permite que se incrementen los niveles del equipo de reserva, como urnas y compartimentos, en caso de que se dañen durante la votación, siendo especialmente útil cuando esto se combina con un tráfico de electores excesivo en las mesas.
Transparencia Es importante que los representantes de los participantes políticos puedan verificar la integridad del material electoral durante la votación. En situaciones con desconfianza extrema, se requerirá que los representantes de partidos o candidatos presencien todo el proceso, desde el inicio hasta el cierre de la votación, aún en el período en que las mesas permanecen cerradas durante la noche. Esto se debería coordinar cuidadosamente para evitar conflictos. Algunas soluciones más prácticas enfatizan la manera en que los votos y otros materiales son almacenados durante el período de votación. De preferencia, se debería usar urnas durables en vez de aquellas hechas con cartón o con materiales desechables. Al cierre de la votación de cada día y al inicio del siguiente, los oficiales de alto rango, con la presencia de los representantes de partidos o candidatos, deberían revisar la condición y los sellos de las urnas que contienen los votos emitidos para realizar un registro. El material cuya integridad determina el éxito de la elección debería almacenarse en urnas selladas durante la noche, o en otros almacenes seguros en caso de que no se pueda. Este tipo de material incluye:
El personal de alto rango, con la presencia de los representantes de partidos y candidatos, debería registrar el sellado de estos materiales al cierre de la votación de cada día y su apertura al día siguiente.
Capacidad de planeación La votación en varios días dificulta la planeación de la capacitación, especialmente cuando es la primera vez que se instrumenta en un país o si es de transición. Para determinar el flujo diario que tendrán las mesas de votación, no basta con dividir a los electores esperados entre los días de votación. Al tratar de determinar la asistencia de electores en cada día de la votación, se debería realizar un análisis sobre los patrones de trabajo de la población, del impacto que tuvieron las campañas de información al electorado sobre el día para votar, de los horarios de transporte y de los patrones de asistencia previos. Si no se tuvieran patrones históricos, las instalaciones de las mesas de votación y sus recursos deberían considerar que en un sólo día podrían atender entre dos- tercios y tres- cuartos del total de los electores potenciales. No obstante, la asistencia de los electores podría ser ilógica; los rasgos sociales o el contexto específico de la elección podrían determinar el número de electores que se tendrán desde el inicio el primer día de la votación, hasta la cantidad que asista el último día. Garantizar que el servicio al electorado sea constante, requerirá la capacidad para atender a un flujo más elevado de electores el día final (mediante el uso de personal adicional). Existen algunos medios administrativos para escalonar la asistencia a lo largo de los días que dure la votación. Se podría dividir a los electores y asignarles un día específico para votar. Esta división resulta efectiva cuando se realiza sobre una base geográfica, pero si se usan otros medios como el nombre o tipo de empleo podría generar confusión. También se requieren medidas administrativas para que el personal electoral se comunique con partidos y comunidades, intentando programar transportes masivos para que los electores voten de forma escalonada a lo largo de la votación.
Higiene y comodidad La votación en varios días también implica que se tendrán que contratar servicios de limpieza para la mesa de votación y los servicios que ofrece, como sanitarios portátiles y para rellenar los suministros de agua potable. En países con menor desarrollo podría suceder que los electores tengan que atravesar grandes distancias para llegar a la mesa de votación, por lo que en caso de no poder votar por el horario, podrían decidir pasar la noche ahí. Si no se ofrecen servicios para estos efectos, podrían ocasionarse disturbios o violencia. Por ello, al elegir las instalaciones y la seguridad de las mesas de votación se deberían prever estas situaciones.
Hospedaje para el personal Trabajar en una mesa de votación implica largas horas, por lo que podría ser una experiencia desgastante. Entre más días dure la votación, mayor es la necesidad de contar con equipo de reserva bien capacitado para cubrir enfermedades, ausentismo y flujos de electores inesperados. Por eso, sería sensato que el personal se organizara según la proporción de electores, en lugar de para un día de votación; permitiendo que los empleados tomen descansos frecuentes, especialmente cuando también vayan a realizar el escrutinio. Esto compensará la eficiencia del personal cuando la votación en varios días use pocas mesas de votación con gran capacidad.
Información al electorado Hay algunos mensajes informativos que se deberían transmitir a los electores cuando la votación se realiza en varios días (por cuestiones de información general). Además de asesorar sobre la ubicación y el horario para votar, los mensajes informativos antes de la votación podrían ayudar a distribuir la asistencia a votar. Además de los medios de comunicación, se podrían colocar recordatorios en las calles que inciten a votar. Desde el primer día de votación se deberían monitorear las estadísticas sobre la asistencia, para determinar si se debe colocar información adicional y en qué áreas. Estas consideraciones se deberían prever en el presupuesto para la información al electorado.
Votación en varios días sin planeación Hay diferencias administrativas importantes que dependen de si la votación en varios días fue planeada como parte del proceso electoral, o si trata de cubrir deficiencias que se encontraron el día de la votación. El marco legal debería definir las prestaciones que se asignarán a este tipo de respuestas. Entre las deficiencias importantes encontramos:
En estos casos, la efectividad de los planes para contingencias es vital para que la extensión del período de votación sea exitosa. La extensión de la votación hasta otro día, o días, no es una decisión que se pueda tomar a la ligera, no sólo por el impacto que tenga sobre los recursos, sino porque el escrutinio de votos se puede retrasar más allá de las fechas planeadas y publicadas. El marco legal debería definir en quién recae la responsabilidad para tomar estas decisiones, que de preferencia deberían asignarse al presidente del organismo electoral. En algunos contextos, serán más adecuadas las leyes que requieren la aprobación del gobierno o del poder judicial. Para mantener la confianza pública bajo tales circunstancias, se requerirán medidas adicionales como:
Planes de contingenciaConsideraciones básicas Los planes de contingencia son una parte importante de los planes administrativos de la logística electoral en todos los entornos y circunstancias. Debido a la naturaleza crítica del tiempo del que dispone la logística, es necesario que cuente con planes de respaldo, que le permitan reaccionar rápidamente ante fallas operativas o cambios en el contexto físico o social. En sistemas en donde se instrumenten por primera vez los procesos electorales, o en contextos que sufren de dislocación social, resulta vital que se desarrollen planes de contingencia y de respaldo. Idealmente, los planes de contingencia deberían contener opciones flexibles que se puedan adaptar a situaciones específicas; aunque es imposible que se puedan prever todas las situaciones. Enfoque operativo La planeación de contingencias debería abordar diversas áreas, incluidas las situaciones en donde las fallas en los sistemas o de otro tipo, así como ciertos eventos que los administradores de la logística electoral no puedan controlar, puedan afectar la capacidad para ofrecer los servicios de logística de forma efectiva y de acuerdo con lo planeado. Estas situaciones incluyen:
Responsabilidad de la toma de decisiones Los planes para contingencias no solo deberían suministrar un marco claro para la toma de decisiones en caso de emergencia, sino que también deberían establecer en quién recae la responsabilidad para determinar la instrumentación de dichos planes y las situaciones que los desencadenarán. Así mismo, deberían definir las contingencias se podrán determinar a nivel local, aquellas en que requieran la decisión de funcionarios de alto rango del organismo electoral a nivel central, y las que se deberían consultar con otras dependencias estatales. Si no se tiene un marco definido, existe el riesgo de que se tomen decisiones locales sobre cuestiones de mayor trascendencia, pudiendo ser incongruentes o no resolver los motivos de fondo que originan los problemas.
Contenido de los planes de contingencia Los planes de contingencia deberían identificar:
Las respuestas viables, las implicaciones financieras y los efectos vinculados varían de acuerdo a lo oportunas que sean las decisiones para instrumentar los planes; así mismo, los planes de contingencia deberían incluir información sobre estas variantes.
Apreciación sobre la interdependencia del proceso Debido a la interdependencia de los procesos electorales, es importante que la planeación de contingencias evite abordar cada tarea de la logística como un ente separado. Debería guiarse por los efectos que provocarán las contingencias en un área, que podría estar fuera de las actividades de la logística electoral en actividades posteriores. Por ejemplo:
Planeación realista Los planes de contingencia deberían ser realistas y efectivos. Además, deberían tener un mecanismo para determinar los planes alternativos que se podrían instrumentar, considerando su costo y efectividad. Independientemente de la actividad que se quiera respaldar o apoyar con los servicios de contingencia, el objetivo básico debería ser el de contar con suficientes mesas de votación y con recursos adecuados que permitan atender a todos los electores. En situaciones críticas, el desempeño será secundario en comparación con otros objetivos. Con frecuencia, los fallos en el sistema se deben a la complejidad del entorno. Sin embargo, crear planes de contingencia de complejidad similar, o realizar gastos importantes para obtener pequeñas mejoras en el desempeño o en el servicio resulta poco efectivo y costoso.
Planes de contingencia para los materiales Construcción de reservas Al elaborar los planes de contingencia para los materiales de las mesas de votación, se deberían considerar algunas cuestiones importantes como:
Problemas potenciales Los problemas que podrían surgir durante la entrega de materiales para la votación se pueden clasificar en dos grandes categorías: Fallos en los procesos de producción que derivan en falta de materiales. Esto ocurrir por averías (de forma que los materiales no se hayan producido o que sean insuficientes), o por errores al producirlos, ocasionando que los materiales no se puedan utilizar (como papeletas con información incorrecta sobre los partidos o candidatos). Los controles de calidad tendrían grandes fallos y problemas si se llegaran a producir materiales inservibles. Fallos en la distribución de materiales, debido a que los materiales no llegan a las mesas de votación a la hora requerida. Esto podría ocurrir por problemas en los transportes o errores al anotar las direcciones.
Cantidad de los materiales de reserva La cantidad adecuada de materiales de reserva que se debería producir, varía para cada tipo de material y según los distintos contextos. Estos materiales deberían tener un balance entre ser efectivos y baratos y tener la capacidad para solucionar contingencias. Generalmente, una cantidad razonable para reserva va del 5 al 10% de los materiales que se van a usar. Sin embargo, se debería incrementar el nivel de materiales de reserva cuando:
Como en el caso de los materiales ordinarios, los de emergencia se podrían procesar de forma más eficiente si se empacan en juegos discretos.
Ubicación del suministro de reserva Los suministros de reserva sólo son útiles cuando pueden entregarse rápidamente para cubrir cualquier carencia. Generalmente, los acuerdos centralizados para suministros de emergencia no son propicios para ello. Por esta razón, es importante que los materiales de contingencia estén disponibles a nivel regional o subregional. En general, las oficinas del distrito electoral suelen funcionar bien como centros para suministrar los materiales de emergencia a las mesas de votación; siendo importante que esto se tome en cuenta cuando se eligen sus instalaciones. En distritos electorales que cubren grandes áreas geográficas, el período de suministro de materiales podría necesitar el arrendamiento de depósitos subregionales.
Transporte de emergencia para los materiales Los materiales de contingencia sirven de poco si no se tienen métodos para enviarlos a las mesas de votación. La falta de una planeación anticipada sobre los métodos de entrega podría generar gastos importantes, sobre todo en áreas remotas, ya que podría surgir la necesidad de contratar transporte aéreo para realizar entregas inmediatas. En áreas urbanas los métodos potencial podrían incluir:
Dependiendo de la distancia que exista entre la oficina administrativa del distrito electoral y todas las mesas de votación, en lugares con alta densidad de población, se debería considerar la instalación de centros para los materiales de emergencia con vehículos incluidos.
Planes de contingencia para el personal Consideraciones básicas Los administradores electorales deberían asegurarse de contar con una reserva de personal adicional. Para asignarlos en caso de que oficiales acreditados no acudan a la mesa el día de la elección, o en caso de que se reciban más electores de los esperados. La organización y el despliegue del personal durante este tipo de contingencia, generalmente se instrumenta de manera más efectiva a nivel local o distrital. Mientras más corta sea la cadena de mando, más ágil será la respuesta del personal en caso de emergencia. Mantener al personal de reserva en instalaciones centralizadas podría ocasionar que la logística sea más compleja para enviar al personal a donde se necesite.
Ubicación del personal de emergencia Las decisiones cruciales no sólo tienen que ver con la cantidad de personas que se reclutarán para emergencias, sino también el lugar en donde permanecerán durante la votación. Se debería buscar un balance entre el costo y la eficiencia, considerando tanto los costos de personal y de logística, como la habilidad para cubrir las emergencias rápidamente para mantener un nivel óptimo en el servicio al electorado. Los diferentes entornos, en cuestiones como rutas de transporte, disponibilidad logística, áreas geográficas a cubrir y las necesidades del personal de contingencia, afectarán su distribución. Algunas soluciones incluyen: Que cada mesa de votación cuente con un pequeño número de personal de contingencia. Las desventajas de este método es que limita la flexibilidad e implica costos elevados. Generalmente, la necesidad de personal no se presenta de forma equilibrada, siendo más probable que se concentre en unas cuantas mesas de votación. Además también podría representar una pérdida de recursos al basarse en escenarios pesimistas para todas las mesas de votación. Ubicar a los oficiales de reserva en las oficinas del distrito electoral o en otras oficinas o depósitos del organismo electoral. Si bien este método proporciona más flexibilidad para enviar al personal a las mesas que lo requieran, su efectividad depende de que se disponga de transporte y del tamaño del área geográfica que cubra cada oficina. Además del transporte, también se necesitarán conductores para que los vehículos regresen a las oficinas para continuar laborando. Cuando se usen oficiales itinerantes como supervisores, se les podría asignar personal de emergencia para que lo distribuyan entre las mesas de votación en caso de emergencia. Esto proporciona:
No obstante, este método estará limitado a las áreas que los oficiales itinerantes puedan cubrir. Acordar con el personal de emergencia que se les pueda localizar en sus casas. Esto es factible cuando los oficiales son designados dentro de sus comunidades. Se puede economizar cuando los honorarios de este personal dependen de las veces que sea llamado (de forma contraria a cuando el personal se reporta a trabajar y se le paga independientemente de si fue o no necesario). Sin embargo, este método sólo funciona de forma efectiva cuando:
Designación del personal de emergencia el día de la votación Los planes para el personal de emergencia también deberían considerar el hecho de que las reservas para los oficiales de las mesas podrían ser insuficientes. Aunque con suerte esto no ocurra, es importante que el marco legal y los administradores electorales tengan en cuenta esta posibilidad. En caso de una emergencia, el personal de las oficinas del organismo electoral y de los distritos electorales podrían desempeñarse como oficiales de las mesas de votación. Esta opción tiene la ventaja de que el personal está familiarizado con los procesos de votación. Sin embargo, el personal proveniente de estas fuentes podría tener un número limitado, siendo muy importante que se evalúen los efectos que tendrá su reasignación en el apoyo administrativo durante la votación. El marco legislativo podría permitir que, bajo ciertas circunstancias, los presidentes de mesa contraten personal adicional el día de la votación; incapacidad para operar la mesa de forma efectiva debido a que algunos oficiales no se presenten a trabajar por fatiga o enfermedad. Cuando el presidente de mesa realice este tipo de designaciones, es necesario que las personas contratadas firmen un contrato de empleo, el código de conducta y la declaración de secrecía, o los mismos documentos que firmaron los oficiales de mesa. Es recomendable que este tipo de personal sea utilizado para tareas con poca complejidad, como controlar la salida o vigilar las urnas. Los administradores electorales tienen que informar a estas personas sobre su pago y los registros de su servicio. El organismo electoral debería monitorear este tipo de designaciones, para garantizar que estén justificadas y que las personas contratadas sean adecuadas para fungir como oficiales en términos de su imparcialidad. Así mismo, el presidente de mesa debería buscar el consejo de los presidentes de distrito electoral antes de tomar esta decisión. En contextos que tienen alta influencia política, será difícil que todos los participantes políticos estén satisfechos con la imparcialidad de dichas designaciones; por ello, será preferible que se adopte el modelo ordinario para el reclutamiento y designación del personal de reserva.
Planes de contingencia relativos a la afluencia de electores Consideraciones básicas La planeación de contingencias relacionadas con la afluencia de electores debería atender las siguientes situaciones:
Los métodos para atender estas situaciones dependerán de las siguientes cuestiones:
Afluencia de electores menor que la esperada Generalmente, que los electores decidan votar no depende únicamente de ellos. Una baja afluencia a votar podría ser indicio de que tienen una mala percepción de la integridad del proceso electoral, o de la calidad que tienen los contendientes políticos. Sin embargo, hay algunas situaciones con baja afluencia de electores que necesitan la intervención del organismo electoral. A continuación se enlistan algunos ejemplos.
Cuando la ley postula una cifra mínima de electores Algunos marcos legales establecen una asistencia mínima de electores para que la elección sea válida. En tales situaciones, es poco apropiado que el organismo electoral realice otras acciones además de aumentar la intensidad de las campañas publicitarias durante el período de votación alentando a los electores. Ya que cualquier otra acción podría percibirse como alineación hacia algún participante político. Si el flujo de electores está por debajo del mínimo requerido, deberían instrumentarse planes de contingencia para preparar una nueva ronda electoral dentro del periodo de tiempo permitido por la ley.
Elecciones de transición En las elecciones de transmisión, una afluencia de electores baja podría afectar la percepción pública sobre la legitimidad de la elección, o la aceptación sus resultados. En lugares donde existen pocos antecedentes de voto masivo, esto podría deberse a la incertidumbre o falta de familiaridad del electorado con los horarios y procedimientos, o bien por su disgusto con el proceso electoral. En tales circunstancias, las decisiones deberían enfocarse a aspectos como extender el horario (o días) de la votación, instrumentar campañas informativas sobre dicha contingencia y proporcionar apoyo logístico para que los electores acudan a las urnas. El organismo electoral debería encargarse de instrumentar estas decisiones, cumpliendo con la legislación y consultando a los participantes políticos.
Desastres Los desastres naturales (como inundaciones, incendios, terremotos, tornados, huracanes, deslaves o avalanchas) e incluso la intimidación, podrían provocar que un número significativo de electores no acuda a las urnas. De nueva cuenta, la respuesta a estas situaciones debería determinarse a nivel central con la consulta de los intereses relevantes. Sin embargo, los sucesos que afectan a una sola mesa de votación podrían resolverse a nivel local. Los centros de operaciones conjuntas también podrían contribuir a coordinar la respuesta.
Afluencia de electores mayor que la esperada Una planeación electoral efectiva debería evaluar de forma precisa la afluencia de electores que tendrá cada mesa de votación, para que los recursos se puedan distribuir de forma adecuada. Sin embargo, hay algunas situaciones que demandan el desarrollo de planes de contingencia para lidiar con un flujo de electores adicional. Estas circunstancias incluyen:
Las medidas de contingencia para atender una afluencia mayor de la esperada generalmente se enfocarán en: La capacidad para aumentar los recursos disponibles para brindar el servicio al electorado: esto requiere la planeación de contingencias para suministrar materiales adicionales. Extender el horario de la votación: cuando los electores agoten los recursos disponibles en las mesas y a la hora de cierre una gran cantidad de personas esperen su turno para votar. La flexibilidad de los marcos legales para extender el horario de las mesas en circunstancias específicas, podría ser de gran utilidad para lidiar con esta situación. Sin embargo, en elecciones de transición, alterar los procesos podría ocasionar que se tenga menor calidad al estimar la afluencia y la cantidad de recursos para cada mesa de votación. La decisión de extender el horario de votación estará a cargo del organismo electoral, de conformidad con cualquier proceso permitido por la ley y ello debería consultarse con los participantes políticos.
Funcionamiento durante la votaciónCuestiones básicas El funcionamiento durante la votación y el escrutinio son la culminación de toda la actividad electoral. Son resultado de una compleja interacción entre todos los factores que influyen en el proceso electoral, tanto los ambientales como los que están bajo control del organismo electoral. Los métodos a través de los cuales los electores participan en el proceso de votación varían de un contexto a otro. No obstante, es imposible que se enlisten todos los métodos en un pequeño resumen. En las secciones subsecuentes se tratará de extraer de esta interacción tan compleja, una serie de guías generales sobre los métodos de operación durante la jornada electoral. Lo más importante para que la votación funcione es que ofrezca un buen servicio. Todos los aspectos involucrados en los operativos de la jornada electoral, deberían estar orientados a brindar un servicio de calidad a los electores.
Preparación de las mesas de votación Para asegurar que las mesas de votación estén listas para abrirse en el horario establecido, es necesario que los encargados y todo el personal llegue con suficiente antelación para revisar todos los materiales y facilidades que se van a emplear. Entre las cuestiones a revisar tenemos: Asegurar que la mesa de votación se haya instalado correctamente: que todos los letreros e indicaciones estén en su lugar, que las vías de acceso y salidas estén despejadas, que todo el equipo y mobiliario esté ubicado correctamente, que se hayan delimitado las zonas de seguridad y, en su caso, que las fuerzas de seguridad se encuentren en sus posiciones. Verificar que todo el personal esté presente, incluido el de reemplazo y que todos estén conscientes de sus responsabilidades durante toda la jornada. Volver a revisar los materiales para verificar que se hayan entregado correctamente y que cualquier reserva esté debidamente almacenada. Probar que todo el equipo esté instalado y que funciones correctamente. Incluyendo el equipo de comunicaciones, la iluminación y calefacción, las urnas y cabinas de votación o, en su caso, las máquinas o computadoras. Aunque todos estos artículos se hayan probado el día previo, o durante su instalación, deben ser revisados antes de dar inicio a la votación. Es importante que se programe una fecha para los reportes de cada mesa de votación, para que cada presidente informe sobre el estado de su mesa antes de que comience la votación.
Servicio al elector Cuando se presentan a sufragar, los electores tienen el derecho de esperar un trato cortés, profesional y eficiente. La instrumentación efectiva de los procedimientos de votación implica un esfuerzo en equipo dentro de cada mesa de votación, que podría dividirse en una cantidad determinada de áreas clave:
Personal Para garantizar la efectividad del personal electoral, los presidentes de mesa y otros supervisores deben participar de forma pro activa en sus mesas, en lugar de sentarse tras una mesa para observar el paso de los electores. El monitoreo y supervisión continua sobre el desempeño del personal, suministrando un ambiente propicio para trabajar, son elementos clave para que el personal brinde un servicio de buena calidad.
Integridad de los procesos de votación Si se pretende que los resultados de una elección resistan cualquier impugnación, resulta esencial que se apliquen medidas efectivas para proteger la integridad del proceso de votación. De esta forma, los electores deberían tener la oportunidad de votar de forma libre y confidencial. El personal debería instrumentar los procedimientos adecuados para asegurar que sólo quienes sean elegibles para votar puedan hacerlo, mediante la eficiencia en actividades como:
Seguridad Hay ciertos aspectos de seguridad que se deberían atender durante las horas de la votación:
En este sentido, es importante que exista cooperación entre los oficiales de votación y las fuerzas de seguridad, así como una clara comprensión de sus respectivas funciones.
Manejo de crisis Si bien la planeación efectiva de la logística electoral reduce el riesgo de que ocurran crisis, siempre existirán cuestiones fuera del control del personal electoral, tal como desastres naturales, disturbios civiles y otros imprevistos. De esta forma, las deficiencias operativas podrían provocar que las mesas de votación no sean abastecidas con los materiales o equipos necesarios. Los planes de contingencia deberían considerar este tipo de circunstancias. Cuando no sea posible continuar con el desarrollo de la votación, se tendrán que tomar decisiones para reubicarla o posponerla.
Función de los representantes de partidos y candidatos Se puede incrementar la transparencia de la votación cuando los representantes de partidos y candidatos pueden observarla libremente en todas las mesas. Para actividades críticas, tales como verificar que las urnas estén vacías antes de iniciar la jornada o sellar las urnas y empacar los materiales al final, el testimonio formal de estos representantes ayuda a garantizar la integridad de la elección. Junto al derecho de observar, dichos representantes también adquieren responsabilidades respecto a su conducta dentro de las mesas de votación.
Estabilidad en los esquemas de votación Se pueden obtener ventajas significativas cuando se garantiza cierta estabilidad en los esquemas que usa la logística electoral en las mesas de votación. Esto no quiere decir que no se introduzcan cambios, sino que estos deberían ser efectivos, baratos y aumentar el desempeño de los principios de la logística. Los cambios sin sustento pueden tener un impacto adverso en términos de costo-efectividad y confundir a los electores. Hay ciertas ventajas cuando los esquemas mantienen una base consistente de elección a elección:
Preparativos para el comienzo de la votaciónAntes del inicio de la votación, es muy importante que los presidentes de mesa se aseguren de que el lugar y el personal esta totalmente preparado para empezar a funcionar en la hora prevista y que todo el equipo y servicios están dispuestos de la forma indicada. Los electores que llegan temprano deberían recibir el mismo tipo de atención que los que llegan más tarde. Si todavía se tienen acuerdos pendientes o dificultades con el personal durante las primeras horas de la votación, el servicio se podría ver afectado y sus efectos perdurar durante toda la jornada electoral.
Uso de listas de verificación Los asuntos que se deben verificar son tan numerosos que proporcionarle una lista a los administradores, en donde puedan anotar las tareas efectuadas, es un elemento esencial para un inicio eficiente de la votación.
Día previo a la jornada electoral Cuando las condiciones de seguridad y la naturaleza de la mesa de votación lo permitan, será preferible que el equipo y mobiliario se instale el día previo a la votación de acuerdo al diseño, garantizando que los servicios necesarios estén disponibles para comenzar a trabajar. Este acceso adicional a las mesas de votación debería negociarse con los propietarios del lugar. Sin embargo se podría acarrear costos adicionales:
Sin embargo, tener un comienzo eficiente de la votación contribuye a disminuir los costos adicionales. Cuando la mesa de votación se ubique en instalaciones al aire libre, será difícil que se puedan realizar los preparativos antes de la votación. En este caso, es necesario que el personal de la mesa se presente a trabajar con suficiente antelación para garantizar que la mesa esté completamente lista para operar antes de que abra. Sin embargo, las instalaciones deberían revisarse un día antes de la votación, para asegurar que esté en condiciones adecuadas que permitan su preparación.
Arribo del personal Es necesario que el personal se reporte a laborar antes del horario de apertura de la mesa de votación. El presidente y otros oficiales de alta jerarquía deberían llegar al menos una hora antes, sobre todo si no se hicieron todos los arreglos necesarios el día previo. Aunque se deben tomar en cuenta sus implicaciones presupuestales -no es necesario que todo el personal se reporte una hora antes-, pero es necesario que todos lleguen en una hora preestablecida, que les permita familiarizarse con la ubicación de los materiales que será utilizados, con el diseño del lugar y con sus servicios. El tiempo debería permitir que el presidente realice una breve reunión informativa con el personal para que pueda percatarse de inasistencias y buscar los relevos necesarios de inmediato.
Revisiones previas al inicio de la votación Las revisiones que realiza el presidente de mesa durante la mañana de la jornada electoral deberían ser rigurosas. A grades rasgos, podría incluirse en alguna de las siguientes categorías:
Cualquier problema que no pueda resolverse en el momento debería ser reportado de inmediato por el presidente de mesa a la oficina electoral para que se tomen las acciones pertinentes.
Reporte de que todo está listo Las oficinas de administración electoral regionales y locales deberían instaurar un programa para recibir un reporte de las mesas que están bajo su jurisdicción. Así mismo, se debería establecer contacto con todas las mesas antes del inicio de la jornada electoral para que se tenga certeza de que se realizaron todas las revisiones.
Horario de apertura Las mesas de votación deberían abrir exactamente en el horario establecido y difundido por la ley. Cuando algún material o equipo esencial no haya llegado a tiempo para iniciar la votación en el horario previsto (por ejemplo, papeletas, listas, lámparas o tinta para prevenir votos múltiples), es preferible que la mesa permanezca cerrada hasta que se tengan los recursos necesarios para garantizar la integridad de la votación. Esto dependerá tanto de la naturaleza del material faltante, como de cualquier riesgo que pudiera surgir si la mesa continúa cerrada. Sería óptimo que la legislación previera el manejo de situaciones en donde la votación inicie tardíamente y tenga que extenderse más allá del horario habitual para atender a todos los electores. Así mismo, se deberían tener planes de contingencia para cubrir dichas eventualidades.
Revisión de las mesas de votaciónAntes de iniciar la votación, el área de la mesa de votación debería revisarse por completo para garantizar que se encuentra lista para operar. Incluso cuando la mesa haya sido habilitada previamente, es conveniente que se realice una revisión final, que incluya lo siguiente:
En zonas con altos riesgos para la seguridad, también podría necesitarse una verificación para garantizar que se hayan instrumentado todas las medidas previstas en el plan de seguridad.
Revisión del personalA la hora convenida para que el personal se presente para cumplir con sus responsabilidades, es conveniente que el presidente de la mesa de votación:
Sesión informativa para el personal Es recomendable que el presidente de mesa organice una sesión informativa con todo el personal antes de iniciar la votación. Un recordatorio sobre los procedimientos y cualquier información especial sobre la votación podrían ser de gran ayuda para evitar errores, especialmente en las primeras horas de la jornada electoral cuando pueden presentarse diversas situaciones conflictivas. La sesión informativa podría comprender:
En aras de la transparencia (y también para utilizar el tiempo de manera eficiente para desahogar cualquier duda individual), los representantes de partidos u observadores presentes en la mesa de votación también podrían ser invitados a la sesión informativa para el personal.
Revisión de los materialesIndependientemente de los mecanismos de revisión que se hayan establecido para la recepción del material en las mesas de votación, se debería realizar una revisión final antes del inicio de la votación para garantizar que se cuente con todo el material necesario. Si la mesa se instala antes de la jornada electoral, parte del material se podría colocar en su lugar correspondiente, exceptuando las papeletas, los registros electorales y otros materiales delicados. Las papeletas, sus sobres (cuando se usen) y las listas de electores se deberían distribuir en su lugar correspondiente antes de que la mesa de votación se abra al público.
Distribución de materiales Se deberían establecer controles estrictos sobre las papeletas (o sobres) que se reciban. Para que haya una conciliación precisa de las papeletas o sobres al cierre de la votación, es vital que todas las papeletas recibidas se contabilicen de manera individual y que su número total sea registrado:
Revisión de materiales La revisión de los materiales antes del inicio de la votación podría abarcar:
Revisión del equipoTodo el equipo que se utilizará debería revisarse en su totalidad antes del inicio de la votación, para garantizar su buen funcionamiento. El rango de pruebas a realizarse dependerá de la confianza que se tenga en el equipo, aunque los requerimientos de mismo podrían incluir:
Cada terminal o equipo receptor de votos, debería probarse mediante procesos identificables, pruebas distintivas de tarjetas, papeletas o pruebas de intercambio entre computadoras, para asegurar que el equipo y las líneas de comunicación funcionen adecuadamente. Las pruebas de las comunicaciones para las mesas y desde ellas, deberían estar controladas y programadas por el presidente del distrito electoral. Cuando los medios de comunicación no se encuentren en el mismo salón utilizado para la votación, será necesario que se revise el acceso a los lugares en donde se encuentren ubicados las líneas telefónicas y los medios de comunicación adicionales. Urnas Antes del inicio de la votación, el personal electoral debería revisar que las urnas estén completamente vacías, comprobándolo ante cualquier representante de partidos o candidatos, u otros observadores electorales acreditados. Una vez satisfecho este requisito, las urnas deben sellarse y asegurarse con cintas, sellos u otro tipo de materiales. Si se utilizan sellos o cinta de plástico, se debería llevar un registro sobre el número del sello o de los seguros, e invitar a los candidatos, representantes de partido u observadores electorales, a testificar sobre este hecho. En la ausencia de tales observadores, los miembros del personal tendrán que testificar el hecho. Si se utilizan candados, sus ranuras se deberían sellar con cinta o con otro tipo de sellos. Si el papel sellador es usado en las urnas, los números de urna (si los hay), deberán anotarse de manera similar e invitar a testigos a verificar este hecho. Bajo ninguna circunstancia se deben violar los sellos o abrir las urnas antes del inicio de la votación Únicamente las urnas que se usaran al inicio de la votación deberían cerrarse y sellarse antes del comienzo de los comicios. En caso de que se utilicen urnas adicionales en el horario dispuesto para la votación, la rutina previamente mencionada se debe llevar a cabo inmediatamente antes de que la urna sea puesta en uso. Cuando se utilizan máquinas para registrar la votación, se deben instrumentar, documentar y testificar sus procesos de escrutinio, cuidando que el contador del equipo o cualquier otro número que lleve el registro, esté en ceros. Los representantes de partidos o candidatos, o los observadores electorales deberían realizar, documentar y presenciar este proceso y en su ausencia, otros oficiales de la mesa. Una vez que las urnas, las maquinas de votación o las computadoras se hayan sellado y verificado, deberían permanecer en la mesa hasta que la votación cierre, o cuando se termine el escrutinio (si se realiza en la mesa), removiéndolas únicamente de acuerdo a los procedimientos.
Servicio al electorLas mesas de votación son el rostro público del organismo electoral y la votación es la única ocasión en que la mayoría del público tratará directamente con los procesos democráticos. Las experiencias del público en las mesas de votación -cómo se les trata, su percepción acerca de su eficacia e integridad- moldearán su actitud sobre la efectividad de la autoridad electoral y a menudo, del proceso electoral mismo. Las horas de votación son un ejercicio masivo de servicio al electorado, no sólo una aplicación ciega de reglas en beneficio de las autoridades. Los administradores electorales podrían perder de vista el objetivo principal del servicio, debido a las condiciones de presión, a lo estrecho de los plazos, a la necesidad de instalar muchas mesas de votación, de equiparlas y de garantizar que los procedimientos se apliquen con integridad. La calidad del servicio es de igual importancia que la integridad y contribuye a mejorarla. Como con cualquier actividad orientada al usuario, un servicio electoral deficiente los ahuyentará. La experiencia con filas interminables, oficiales groseros o faltos de conocimiento, procedimientos o materiales complicados y mal explicados o falta de precisión en las listas de electores, podrían provocar que el usuario decida abstenerse de participar en la votación y por tanto, en la democracia. Las consideraciones relativas a la calidad del servicio son un componente esencial de todas las etapas de la planeación y preparación de la votación, incluyendo:
Consideraciones para la planeación Al final, no importa que preparativos se hayan realizado, los niveles de servicio e integridad descansan en lo práctico que sean los procedimientos de votación y en la calidad de su puesta en marcha por el personal durante la jornada electoral. Algunos de los elementos que requieren consideración para ofrecer un servicio de calidad durante la jornada electoral incluyen:
Instrumentación del servicio Al poner en práctica los planes de servicio al electorado, es conveniente poner atención en:
Control de filas y de multitudesGarantizar un flujo de electores ordenado dentro de la mesa de votación promueve la eficiencia del servicio al electorado y mejora la seguridad del lugar. Muchas veces, lo único que recuerdan los electores sobre el proceso de votación, es la cantidad de tiempo que tuvieron que esperar para votar. Si los electores tienen que esperar mucho tiempo para votar en filas desordenadas, se podría influir de forma negativa en la percepción que tienen sobre la integridad y eficiencia del proceso electoral:
De esta forma, al crear los procesos y procedimientos sustentables a largo plazo, se apoyará considerablemente la efectividad de los servicios al electorado.
Enfoque para el control de multitudes Hay cuatro áreas y funciones distintas en la mesa de votación que deberían considerarse para instaurar medidas efectivas para el control de multitudes:
Factores que ayudarán a controlar las multitudes en las filas de electores Existen una serie de factores importantes que deberían considerarse para proporcionar un entorno adecuado para controlar el flujo de electores dentro de la mesa de votación, que incluyen:
Atender estas cuestiones puede ayudar a que se administren de forma efectiva grandes cantidades de electores en un solo día.
Ubicación del personal encargado del control de multitudes y de las filas La tarea de controlar las multitudes y las filas debería asignarse a un oficial en específico. Esto no significa que el personal tenga que realizar una sola tarea -por ejemplo, en mesas de votación muy grandes o en situaciones de alto riesgo, los miembros que custodian las urnas también estarán facultados para asegurar que los electores no se congreguen alrededor de la mesa de votación, o que intenten reintroducirse por los lugares señalados específicamente como salidas. En mesas de votación reducidas, el control del flujo de electores que esperan para emitir su voto será tarea de un oficial electoral específico. Sin embargo, en sistemas de papeletas ensobretadas, cuando los sobres son emitidos al entrar a la mesa de votación, el oficial encargado de controlar la entrada también podría encargarse de las filas. En otros sistemas, dependiendo del método para revisar la identidad del elector y cuando se instalan mesas para la entrega de materiales, el control del flujo de la gente también se podría combinar con el control de acceso a la mesa. En mesas de votación muy reducidas, estas acciones pueden ser realizadas por el administrador o cualquier otro oficial electoral asignado a ese lugar.
Función de los oficiales en las tareas de control de filas y de multitudes Al instituir medidas efectivas para controlar el flujo de electores dentro de la mesa de votación, todos los oficiales electorales tendrán un deber, no sólo relacionado con el control del flujo de personas. Esto no solamente forma parte del control; el manejo efectivo de las personas que asisten a votar contribuye a mejorar el servicio a los electores. El personal responsable de este tipo de controles debería garantizar que:
Los oficiales pueden jugar un papel importante para mejorar el servicio al electorado y la eficiencia en la emisión de materiales, mediante actividades como:
Entrega de materiales La eficiencia de los métodos utilizados por el personal para revisar la elegibilidad de los electores y entregarles las papeletas, es un determinante fundamental de la rapidez con la que se procesarán las filas. Cualquier problema o dificultad con los electores en este punto, debería dirigirse a un oficial de mayor jerarquía para prevenir interrupciones en el servicio a los demás electores. El personal que emite los materiales debería garantizar que:
Los congestionamientos podrían vulnerar los requerimientos de secrecía del voto y podría ocasionar que los electores intenten llenar su papeleta fuera del compartimiento.
Control de las salidas El personal responsable de controlar la salida de la mesa de votación debería asegurarse de que los electores abandonen el lugar después de depositar su papeleta en la urna (o después de votar en una computadora).
La supervisión de los presidentes El presidente de la mesa de votación y cualquier otro personal de supervisión deberían monitorear constantemente el tiempo de espera de los electores, el control de acceso, y otras actividades relacionadas con la mesa que entrega los materiales. Algunas de las necesidades que requieren atención específica incluyen:
Cuando las mesas funcionan con listas de electores separadas alfabéticamente o con otra modalidad, contar con personal cansado o falto de capacidad podría generar largas filas de electores, con las consabidas molestias por el lento procesamiento de la información de un segmento de electores. La flexibilidad en los sistemas que permiten la rotación del personal entre una y otra mesa o función, ayudará a mantener un nivel adecuado de servicio. Esta rotación requerirá un sistema complejo para mantener la rendición de cuentas y la responsabilidad del personal que expide los materiales.
El perímetro que circunda las mesas de votación Se puede delinear de manera formal el área que circunda a la mesa de votación, para que solamente los electores, las fuerzas de seguridad, los representantes de partidos y candidatos acreditados y los observadores e invitados puedan acceder a ella, evitando que ingresen miembros de partidos que quieran hacer campaña política o cualquier otra persona que no vaya a votar. El espacio apropiado de estas áreas dependerá de la cantidad de electores asignados a la mesa de votación y de la situación prevaleciente en materia de seguridad. En varias jurisdicciones, el radio de esta zona de exclusión se encuentra dentro de un rango que va desde los pocos metros hasta un máximo de varios cientos de ellos. Cuando se utilizan edificios (por ejemplo, una escuela) se pueden colocan cercas en espacios delimitados que legalmente estarán definidos como mesas de votación. Estos perímetros -establecidos con cuerdas, cintas u otro tipo de barreras- puede utilizarse para reducir disturbios o problemas de aglomeración de un área determinada. En ciertas jurisdicciones, el uso racional del personal y la distribución de copias de las listas de electores a los oficiales asignados a ese perímetro, pueden usarse para apoyar a los electores que no cuenten con alguno de los documentos solicitados, que han asistido a la mesa equivocada, o que no están registrados, antes de que se formen en la fila. Sin embargo, la inspección de estos perímetros podría convertirse en una tarea muy intensa y poco práctica si abarca un área considerable.
Control del acceso a la mesa de votación Se debería controlar el acceso a la mesa de votación para garantizar que solamente el personal autorizado pueda acceder a ella -electores y otro personal acreditado-- y que el número de electores dentro de la mesa es manejable. Los oficiales electorales, representantes de partidos y candidatos, observadores y fuerzas de seguridad autorizadas para permanecer en la mesa de votación, deberían:
Colocar un oficial a la entrada de la mesa de votación para que revise los documentos de identificación del elector, es el método más eficiente para controlar el acceso de electores. La naturaleza de las revisiones para el acceso está determinada en parte por los requisitos para la elegibilidad de los electores y por el sistema para emitir las papeletas, y en otra parte por consideraciones de eficiencia. En sistemas donde los electores deben elaborar un documento -una credencial de identificación general o una tarjeta de identificación con cierto grado de descripción-, resulta sencillo controlar su entrada a la mesa de votación. La cuestión radica en cómo conseguir un balance entre restringir el acceso y proporcionar eficiencia y accesibilidad a los electores. El control riguroso del acceso a la mesa de votación tampoco es posible en los sistemas cuyo objetivo preponderante es suministrar la mayor accesibilidad posible -por ejemplo, cuando no existe el requisito de mostrar una identificación para acceder, o cuando las personas no registradas pueden hacerlo en la mesa de votación o emitir un voto anticipado o provisional.
Revisión básica El método más sencillo para permitir el acceso consiste en revisar si los electores llevan consigo la documentación necesaria para votar. Cuando dicha documentación es una credencial de cualquier tipo, o una identificación de elector que no señala la mesa en donde la persona es elegible para votar, estar revisión sólo permite filtrar a los electores que no son elegibles para votar, o que no pueden votar hasta que lleven consigo su documentación. Se podría permitir que algunas personas que no están registradas o cuyo registro no los faculta para votar en una mesa accedan y que la responsabilidad de lidiar con ellas le corresponda a los oficiales que controlan las filas o que entregan los materiales. Esto ayuda a reducir retrasos ocasionados por los electores que entran a la mesa de votación.
Revisiones de alto nivel Cuando la efectividad en el control del flujo de electores o la entrega de materiales se percibe como un problema, resulta mucho más apropiado que se instrumenten procesos de revisión más rigurosos para controlar el acceso a la mesa de votación:
Uso de la lista de electores para controlar el acceso En los sistemas donde los electores no usan credencial para votar como identificación, con frecuencia se utiliza la lista de electores para determinar la elegibilidad desde la entrada. Sin embargo, este método tiene algunas desventajas:
Sin embargo, el uso de la lista de electores a la entrada de la mesa también tiene algunas ventajas, aunque es importante que se comparen con las desventajas antes mencionadas:
Uso de mapas para el control de acceso Colocar mapas a la entrada de la mesa de votación sobre el distrito electoral para preguntar a los electores su dirección o registro, resulta un método efectivo para redirigir a los que se hayan equivocado de mesa. Esto es particularmente importante cuando la lista de electores fue introducida recientemente, o cuando los electores tienen dudas acerca de la mesa que les corresponde, debido a nuevos procedimientos o a cambios en los límites electorales.
Cantidad de personas dentro de la mesa de votación El número de electores dentro de la mesa de votación debería controlarse para que las filas estén ordenadas y para evitar que un número excesivo de electores ocasione que los oficiales, los representantes de partidos o candidatos y otros observadores, tengan una vista obstruida de los compartimientos y de las urnas. El control de entrada tendrá que flexibilizarse cuando cerca del cierre de la votación muchos electores continúen esperando su turno para votar.
Armas Las fuerzas de seguridad y no los oficiales electorales, deberían encargarse de confiscar las armas que portan los electores antes de que ingresen a la mesa. En contextos que podrían tener este tipo de problemas, se necesitará que las fuerzas de seguridad tengan comunicación con el presidente de mesa, para garantizar el buen funcionamiento de los métodos para confiscar armas y para establecer lugares para almacenarlas de forma segura.
Señalizaciones Se pueden usar señalizaciones y vallas para dirigir el flujo de electores dentro de la mesa y para mantener las filas ordenadas. Las señalizaciones deberían identificar áreas y mesas como:
Es muy importante que las señales utilizadas sean de fácil comprensión a todos los electores; en áreas con bajos índices de alfabetización, se deberían utilizar símbolos, en lugar de escribir todo con palabras. Cuando hay más de una mesa para expedir los materiales y éstas tienen que tratar a diferentes sub-grupos de electorales sobre bases de ordenamiento alfabético o geográfico, deberían colocarse señales arriba de cada mesa o al principio de la fila, para indicar la mesa y fila indicadas para cada elector. En cualquier caso, las señales y los indicadores para las filas se deberían colocar a dos o tres metros de distancia desde las mesas que expiden los materiales, para evitar que se congestione el área de expedición de materiales.
Vallas Se pueden utilizar vallas para mantener el control de las filas y para ayudar a que los electores se muevan en la dirección correcta dentro de la mesa. El uso de vallas flexibles y ligeras, tales como las cuerdas o cintas de plástico, o vallas rodantes, permite que el espacio disponible se use de forma efectiva ya que permite que las filas vayan en zigzag. Las vallas son particularmente útiles para efectos de control de salida y entrada, sobre todo cuando sólo se tiene una puerta. Asimismo, pueden utilizarse de manera similar para evitar que los electores se reintroduzcan a la mesa después de depositar su papeleta en la urna correspondiente. La necesidad de vallas y los recursos humanos necesarios para controlar las multitudes, variarán de acuerdo al entorno cultural. En sociedades donde la paciencia y el orden se entienden como parte significativa de la cultura, se necesitarán medidas mínimas para controlar a los electores.
Medidas eficientes Se puede incrementar la velocidad para procesar a los electores y la capacidad de la mesa para atenderlos, cuando:
Hacer que los electores se dirijan en secuencia a varias mesas para comprobar su elegibilidad y para que les entreguen el material para las distintas elecciones, podría causar confusión y retrasar el procesamiento de electores. Algunas excepciones a esta regla se presentan cuando las distintas elecciones que se realizan de forma simultánea, tiene criterios de elegibilidad diferentes.
División de las filas de electores Cuando los procesos para verificar la elegibilidad y para entregar los materiales requieran distintos flujos de electores, será más práctico que la lista de electores se divida por orden alfabético de acuerdo al apellido y que los electores se formen frente a la mesa que les corresponda. Este método de organización demanda que se tenga cuidado con:
Cuando los oficiales administrativos locales planean la operación de las mesas de votación, deberían determinar las divisiones adecuadas para cada mesa.
Uso de filas al estilo de los bancos El flujo de electores se puede manejar de forma más eficiente, cuando se tiene más de una mesa para verificar la elegibilidad y para expedir los materiales. De esta forma, los oficiales pueden dirigir a los electores a la primera mesa que se desocupe, en lugar de separarlos en filas de acuerdo a su apellido o a su dirección. Sin embargo, esté método que brinda mayor eficiencia en términos de rapidez al procesar electores, debería contrastarse con las consideraciones de costo, administración e integridad que podrían afectar negativamente su instrumentación:
Es necesario que la administración de la mesa de votación tenga buena calidad, para que pueda sacar la mayor ventaja de la flexibilidad para ofrecer el servicio. Permitir que el formato de la lista de electores, las medidas para controlar los materiales y validar las papeletas sean flexibles, al tiempo que el presidente de mesa u otro tipo de personal asiste en la mesa de verificación de elegibilidad /expedición de materiales, contribuye a que las filas de electores tengan más fluidez en los períodos pico. Esta medida resulta más eficiente y barata que contratar personal de planta para todo el día.
Otras medidas de planeación Hay otras medidas de planeación que son importantes porque contribuyen a controlar las multitudes y las filas. Incluidas:
Comprobar la elegibilidad para votarUna de las funciones principales de los oficiales electorales consiste en comprobar si los electores que acuden a la mesa de votación son elegibles para votar. La legislación debería especificar de forma clara los requisitos que debe cumplir el elector para poder votar. La efectividad con que se apliquen los procedimientos para determinar si una persona es elegible para votar en una elección, es un factor crucial para que todo el proceso electoral tenga integridad.
Pasos para determinar la elegibilidad Al comprobar la elegibilidad del elector para votar se deberían contestar tres interrogantes:
Estas cuestiones deberían tratarse como una verificación integrada antes de que se le entregue la papeleta al elector (o los sobres para la papeleta). En cualquier circunstancia, la verificación de la elegibilidad, incluyendo la identidad del elector, debería realizarse por un oficial autorizado, en lugar de por la policía u otro personal de seguridad que se encuentre en la mesa. No existe un sistema generalizado para instrumentar estos controles en cualquier circunstancia. La intensidad de los procedimientos que se adopten dependerá del número de factores que estén presentes, incluyendo:
Lo que resulta adecuado para las elecciones de transición podría ser excesivo y pesado en contextos que tienen una historia de integridad electoral.
Importancia de la uniformidad Un factor importante es que los oficiales electorales apliquen las pruebas para verificar la elegibilidad de forma consistente en todas las mesas de votación y con todas las personas que atiendan. Tener métodos inconsistentes generará dudas sobre la integridad de la elección. Es particularmente importante que se consiga consistencia cuando:
Los sistemas para verificar la elegibilidad de los electores que son equitativos, deberían considerar ese tipo de errores (que el nombre del elector este mal escrito, que esté al revés, que la dirección sea errónea o que no sea la actual), dándole la razón al elector y permitiendo que cualquier problema sea tratado mediante impugnaciones. Cuando los oficiales se encarguen de emitir juicios sobre dichas cuestiones, se les debería proporcionar una guía clara y supervisarlos para asegurar que los métodos tengan la consistencia necesaria.
Enfoques básicos Generalmente, hay dos enfoques para instrumentar las medidas para verificar la elegibilidad de los electores:
La cuestión básica es: ¿los mecanismos para verificar la elegibilidad deben ser tan íntegros de forma que eviten que cualquier persona que no sea elegible para votar lo haga, posiblemente a expensas de otros electores a quienes se le impedirá votar, o serán más realistas para eliminar cualquier manipulación significativa o sistemática, mediante cierta flexibilidad, a fin de aumentar la participación al máximo?
Eficiencia del proceso para verificar la elegibilidad
En algunos sistemas, los representantes de partidos o candidatos también pueden cuestionar la elegibilidad de los electores, aunque muchas veces este derecho se restringe a la impugnación de que estos votos se incluyan en el escrutinio. Un solo oficial podría encargarse de verificar la elegibilidad de los electores, realizando también el marcado de la lista de electores y la entrega de materiales (papeletas y/o sobres). Sin embargo, es común que estas funciones se asignen a diferentes oficiales. A la larga, este método resulta más costoso. Aunque esto ayuda a mejorar la integridad del proceso porque se puede contrastar la información, con frecuencia esto indica falta de confianza, de profesionalismo, de muchas tareas adicionales o poca integridad. Si los controles para evitar la votación múltiple incluyen el marcado de los electores con tinta especial, se necesitará un oficial para que revise las marcas de tinta en los electores.
Electores elegibles para emitir más de un voto En algunos sistemas de elecciones a nivel local, los electores están facultados para votar más de una vez con respecto a su domicilio y a cualquier otra vivienda que el elector posea o rente. Mientras que la filosofía que subyace a dichos sistemas es cuestionable, la recopilación de registros, la preparación de las listas de electores y los procedimientos de las mesas de votación para determinar la elegibilidad, tendrán que adaptarse para permitir que los electores voten las veces que les corresponda. De manera similar, en sistemas donde se permite el voto por procuración, se tendrán que establecer pruebas de elegibilidad con respecto a cada voto emitido por el representante del elector. Los controles basados en el marcado de los electores con tinta son difíciles de instrumentar cuando se permite el voto por procuración.
Verificación sobre la identidad del elector El primer paso para verificar la elegibilidad de los electores consiste en determinar si la persona es quien dice ser. Esto debería definirse antes de revisar si el nombre de la persona aparece en la lista de electores. Es más común y necesario para la integridad de la elección (para la percepción pública, incluso si no es eficaz para combatir los riesgos reales), que los electores presenten uno o varios documentos específicos para demostrar su identidad. El medio más sencillo para verificar la identidad del elector es pedirle que presente una credencial de identidad reconocida a nivel nacional y de alta confiabilidad.
Validez de los documentos de identidad El sistema de identificación debería mantener la equidad y en tanto como sea posible, la simplicidad para definir el o los documentos relevantes para demostrar la identidad, sin importar cuáles sean. Al instrumentar pruebas en los sistemas de identidad para votar, hay algunos principios que se pueden usar como guía:
Cuando se puedan usar varios documentos para demostrar la identidad, se podrían necesitar controles adicionales para evitar que se vote varias veces, como el marcar al elector con tinta, especialmente si las listas de electores no tienen buena calidad.
Los documentos que carecen de estas características se pueden transferir con facilidad y no contribuyen a la integridad de la votación. El uso de documentos firmados o que requieran algún tipo de verificación sobre la firma (solicitando que se firme un recibo al recibir los materiales) con un documento de identificación, tiene desventajas significativas: demora el proceso, no es totalmente confiable (ya que los oficiales no son expertos en escritura) y dificulta el proceso para los electores que no saben escribir.
Credenciales para los electores Cada vez es más común que la identidad del elector se defina mediante alguna forma de recibo en el registro o de una credencial para votar que se emite para la elección. Esta medida adicional es muy útil cuando no existe un sistema nacional que produzca las credenciales. La producción de credenciales con alta confiabilidad elimina la necesidad de cualquier otra prueba de identidad que deba presentarse en la mesa de votación (en lugar de ello, estas verificaciones se realizan en la etapa de registro). La entrega o cancelación de la credencial en la mesa de votación puede brindar un control eficaz en el caso del voto múltiple. Las credenciales de alta confiabilidad normalmente contienen una fotografía del elector que no puede alterarse ni eliminarse. También se pueden emplear otros sistemas de identificación electoral (mediante el uso de tecnología de reconocimiento de huellas digitales, de voz o de imagen de retina). Sin embargo, al determinar si se requieren credenciales especiales para votar, hay que tener en cuenta todos los costos relacionados y lo sustentable de su producción a largo plazo. Su uso se justifica en contextos donde es probable que haya mucha discusión con respecto a la elegibilidad de los electores y donde la falta de un mecanismo de identificación de alta confiabilidad diseñado para la votación, podría afectar la aceptación general de los resultados.
Solicitudes para votar Cuando no se tienen credenciales de identificación, puede conseguirse un alto control sobre la identidad de los electores si se solicita a cada elector que llene una solicitud para votar al momento que llega a la mesa de votación (o que termine una aplicación impresa proveniente de los registros). Los detalles de esta solicitud, incluida la firma del elector, se deberían comparar con los datos originales del registro para definir si el elector debe recibir material electoral. Si bien este método puede lograr la confiabilidad al evaluar la elegibilidad del elector y evitar el voto múltiple, es lento e incómodo para los electores, teniendo más desventajas en sociedades con altos índices de analfabetismo y ejerciendo más presión sobre los oficiales para que hagan un juicio rápido sobre la caligrafía.
Declaración del elector Hay ciertos sistemas en donde las revisiones de identidad consisten únicamente en una declaración oral que el elector le dirige al oficial, sin embargo, este método impide que se compruebe si se cometen abusos. Si bien esto puede resultar adecuado en sociedades donde hay una tradición de moderación, transparencia y confianza comunitaria, por lo general no es un modelo que resulte aplicable.
Lugar para verificar la identidad Cuando los electores tengan que mostrar sus documentos de identidad, las revisiones se pueden realizar en dos etapas: 1. Una verificación inicial a la entrada a la mesa de votación, para asegurar que los electores porten los documentos. El servicio para los electores podría mejorarse si se interroga a los electores en la entrada o en la fila para votar, a fin de determinar si están en la mesa de votación que les corresponde y para indicarles a dónde dirigirse. 2. Revisar la identidad como parte de la verificación integral de la elegibilidad hecha por el oficial a cargo de la lista de electores, antes de que se entregue una papeleta y/o el sobre de la papeleta.
Elegibilidad para votar en una mesa de votación Después de confirmar la identidad del elector, el siguiente paso para establecer la elegibilidad para votar es determinar si el elector puede votar en esa mesa. Es preferible que se usen las listas de electores para realizar esta verificación, en lugar de depender exclusivamente de las credenciales o de alguna fuente externa preparada con otro fin, tal como una lista civil. La inclusión de un elector en la lista usada en la mesa de votación, se podría considerar como prueba del derecho de un elector a votar en esa mesa; sin embargo, si la lista incluye electores a quienes no se consideran elegibles, podría generar impugnaciones.
Corroboración con la lista de electores Al realizar esta verificación, se tiene que buscar el nombre de la persona en la lista de electores (con base en el documento proporcionado por el elector) y si se encuentra, se debería corroborar el nombre y los detalles con el elector. Después, se tiene que marcar la lista para indicar que ya se le suministró una papeleta. El método para marcar la lista varía dependiendo de cómo se vayan a procesar. Cuando se realicen conciliaciones manuales sobre los electores marcados en la lista y las papeletas o sobres entregados, es prudente que se trace una línea desde el nombre del elector hasta el número de serie que se encuentra en la lista de electores. Si los electores van a ser procesados electrónicamente, se necesitarán marcas especiales para ello.
Tachado de los nombres en las listas de electores Se debe tener cuidado para asegurar que los nombres de los electores se tachen con precisión y de la misma forma. Algunos puntos que hay que tener en cuenta incluyen:
Los nombres de los funcionarios responsables deben estar claramente indicados en la cubierta de cada lista de electores o en cada sección de la lista, especialmente cuando hay más de un oficial con la tarea de tachar los nombres de las listas.
Problemas comunes Hay ciertos problemas que podrían surgir al cotejar los nombres de los electores con las listas de electores. Idealmente, la mayor cantidad posible de estos problemas se deberían definir antes de que el elector llegue a la mesa para la verificación de su elegibilidad y para que se le entreguen las papeletas (o sobres), ya sea que el problema se resuelva o que el elector se envíe con el presidente de mesa o con los oficiales de información. Cuando el nombre del elector no aparezca en la lista de electores, podría ser indicio de que:
Cuando no es posible corroborar el nombre y los datos del elector con un registro en la lista, el oficial debería evitar dar por sentado que el elector no es elegible para votar. Ya que eso es indicio de un servicio deficiente; se debería tener en mente el principio de optimizar la participación en la elección. Sin embargo, una verificación exhaustiva de la lista de electores por parte de los oficiales encargados de ello, podría retrasar el servicio al resto de los electores. Si, después de una verificación razonable, el elector no aparece en la lista de electores, debería dirigirse al presidente de la mesa de votación para recibir asistencia. La acción subsiguiente dependerá de si el presidente identifica el nombre del elector en la lista, en cuyo caso tendrá que enviar al área de emisión de materiales. Si no lo encuentra, se tomarán las medidas adecuadas para dicha situación.
Coincidencia del elector con su entrada en la lista Cuando no hay una correspondencia exacta entre un registro en la lista de electores, los oficiales que verifican la elegibilidad deberían revisar con cuidado la lista de electores e interrogar al elector para garantizar que:
Los procedimientos para manejar dichos sucesos pueden variar de acuerdo con lo restrictivos que sean los controles de elegibilidad y de la integridad requerida por la legislación electoral. Si la dirección en la lista de electores es incorrecta como resultado de un error en al procesar la lista de electores, la equidad exigiría que se permita votar a dicho elector. Se puede contribuir a mejorar la integridad y la equidad del proceso, cuando la legislación postula que los electores pueden votar aunque su dirección no concuerde con la lista, siempre y cuando ésta se encuentre dentro del mismo distrito electoral. En los sistemas cuya prioridad es aumentar la participación al máximo, si las direcciones están en diferentes distritos electorales y se puede establecer que la dirección del registro es una dirección anterior del elector, se puede aducir que es preferible permitir que el elector vote de alguna manera, siempre y cuando haya controles suficientes con respecto al voto múltiple. Las circunstancias en que los electores pueden votar a pesar de que sus datos no correspondan con los de la lista, deben estar claramente establecidas en la legislación o en los reglamentos electorales y los oficiales de deberían aplicarlos con coherencia. La magnitud de dichos problemas dependerá de lo inclusivas que sean las medidas para el registro de electores, de la calidad de los controles para preparar las listas y de la calidad de los documentos de identificación.
Electores marcados por haber votado Al buscar un nombre en la lista de electores el oficial podría encontrarse con que dicho nombre ya ha sido tachado como el de alguien que recibió los materiales electorales. Esto podría deberse a que el elector ya votó o a que su nombre se tachó por error. El problema estriba en cómo diferenciar los errores cometidos por los oficiales (que pueden darse, por familias con nombres iguales o similares y que corresponden a la misma dirección), del intento por votar más de una vez. Cuando los controles para prevenir el voto múltiple (tales como marcar a los electores con tinta, la entrega o cancelación de las credenciales de electores, la firma de los electores cuando se les entrega una papeleta) se han instrumentado con eficiencia, se puede asumir que un votante que ha pasado estas verificaciones pero cuyo nombre ya se tachó de la lista, fue tachado por error. Los sistemas equitativos contemplarían procedimientos para permitir que estos electores reciban una papeleta. Cuando la lista de electores es el único control para prevenir el voto múltiple, es más difícil tomar una decisión correcta. Estas cuestiones no las debería resolver un oficial ordinario. Se debería buscar la ayuda y la decisión del presidente de la mesa de votación, tomando en cuenta la opinión de los observadores y de los representantes de partidos y candidatos que estuvieron presentes. Los sistemas que permiten que los electores voten de forma ordinaria después de jurar una declaración en la que afirmen no haber votado antes, que se les proporcione una boleta provisional o sujeta a aprobación, para que una corte o un tribunal determine su validez (o por el organismo electoral siempre y cuando goce de reconocida integridad), contribuye a que la decisión se tome en la mesa de votación. El presidente debería anotar este tipo de situaciones en los registros sobre las operaciones de su mesa.
Anunciar los nombres de los electores En algunos sistemas, una tarea adicional del oficial que verifica la lista de electores, consiste en que después de encontrar el nombre de la persona, pronuncie el nombre o el número de serie anotado en el talonario de papeletas o en la lista de electores. El nombre o número de serie también debería anotarse en la lista de electores o en un talonario. Los beneficios que tiene es que mejora la transparencia y brinda un mejor control sobre la expedición de materiales. Sin embargo, esta práctica es evitada porque se percibe que viola la secrecía del voto.
Prevención del voto múltiple Como parte de las verificaciones de elegibilidad, el oficial debería verificar que el elector no haya votado previamente. La intensidad de este control varía mucho dependiendo del contexto. El método más efectivo y barato para prevenir el voto múltiple, es el uso de listas precisas y únicas. Toda vez que las listas sean exclusivas y que los oficiales electorales las marquen de forma cuidadosa y precisa, mostrarán de inmediato cuándo un elector ha intentado votar más de una vez. Si los electores alegan que se han cometido errores al marcar las listas, esta situación tendrá que manejarse de acuerdo a lo expuesto. En sistemas en donde la lista de electores no es única, en donde se tengan dudas sobre su exactitud, o si los sistemas nacionales son débiles, entonces se necesitarán controles adicionales para evitar el voto múltiple. Los riesgos a la seguridad y la necesidad de acallar el miedo del público para la votación múltiple, se podrían atender con algunos métodos con distinta intensidad, como:
Uso de una tinta especial Marcar a los electores con una tinta indeleble cuando se entregan las papeletas es una práctica común, especialmente en elecciones de transición, sin embargó, es un mecanismo costoso. Por razones de seguridad, salud y estética, es preferible usar tintas indelebles con una fórmula secreta, que tengan un lapso de permanencia definido y que sólo sean bajo luz especial (normalmente ultravioleta). Los costos adicionales en que se incurre debido a la producción de tinta, al equipo de luz especial y a la necesidad de contar con al menos un miembro adicional de personal para instrumentar este control, son considerables. Si bien es un método eficaz, las medidas alternativas como asegurar la precisión de las listas de electores, resultan menos costosas, más sustentables y generalmente ocasionan que marcar a los electores sea redundante. Sin embargo, si los controles son débiles o el público requiere una imagen de control férreo de la integridad para aceptar la validez de la elección, se pueden justificar los costos adicionales de usar una tinta especial para evitar del voto múltiple. Debe verificarse que el elector no tenga marcas previas antes de verificar su identidad o su registro en la lista de electores. En algunas situaciones, esto se realiza a la entrada de la mesa de votación. Por lo general esto se realiza justo antes de hacer otras verificaciones sobre la elegibilidad. Si se revela una marca, el elector debe salir de la mesa. Si no, se procederá a verificar su identidad. Una vez que se identifique el nombre de la persona en la lista de electores, o que se le juzgue elegible por otro método, se le aplicará la marca de tinta. Si la tinta se aplicara antes de este punto, podría ocurrir que los electores que se equivocaron de mesa ya no puedan votar por la marca. La tinta debe aplicarse de manera uniforme en ciertos dedos o mano, ya sea sumergiéndolos en un recipiente o mediante algún instrumento. Si se emplean tintas invisibles al ojo humano, deberá verificarse bajo luz especial que la aplicación haya sido correcta.
Control del fraude mediante credenciales Las credenciales emitidas por el organismo electoral también podrían usarse como una alternativa para evitar el voto múltiple, siempre que sean íntegras y que incluyan una fotografía, o si tienen que entregarse o cancelarse al momento de recibir los materiales para votar. Si la credencial no tiene fotografía u otra marca fácilmente identificable, es probable que puedan ser compradas, comercializadas o robadas, lo que disminuirá su efectividad como documento de identidad y para prevenir el voto múltiple.
Entrega de papeletas y emisión del votoDespués de verificar si los electores están facultados para votar, se le debería entregar de inmediato el material para que voten. El material que está sujeto a una expedición estricta, varía de acuerdo al sistema para entregar las papeletas:
Los sistemas relacionados con la cuantificación de los sobres pueden ser más costosos, debido a la cantidad adicional de material así como por el tiempo extra necesario para preparar el material para escrutar las papeletas.
Control sobre la emisión de papeletas Cuando las papeletas son el material cuantificable de la votación, el proceso básico para expedirlas comprende:
Por motivos de eficiencia del personal y al controlar las multitudes, cuando se realice más de una elección de manera simultánea, de preferencia, se deberían entregar todas las papeletas al mismo tiempo. La entrega de papeletas a los electores que la votación especial, como la votación anticipada, en ausencia o provisional, podrían requerir un procedimiento más complejo. En donde se tengan máquinas para votar que registran el voto mecánica o electrónicamente, o donde se utilicen computadoras, el control de votación requiere una metodología diferente.
Validación de las papeletas En muchos sistemas electorales donde las papeletas son cuantificables, uno de los oficiales se encarga de validar las papeletas en el momento en que se entregan, ya sea con una firma o poniendo sus iniciales al reverso. Esta es una manera efectiva y barata para controlar que sólo las papeletas validas entren en el escrutinio, lo que descarta la necesidad de un almacenamiento costoso o de que se tengan que imprimir marcas de agua en las papeletas. Las marcas oficiales utilizadas por los oficiales pueden ser perforaciones o sellos. Cada mesa de votación podría tener una marca diferente y distintiva para permitir la contabilización total y la integridad en la revisión durante el escrutinio. Estos son materiales que se deberán cuantificar estrictamente, cuyo diseño deberá permanecer en secreto y que tendrán que estar resguardados bajo estricta seguridad hasta el momento en que la mesa se abra. Además de asegurarse inmediatamente después del cierre de la votación. El método que sugiere que el oficial firme la papeleta en el reverso o ponga sus iniciales en el momento de entregarla, es incluso más efectivo en relación con el costo, pero no resulta tan íntegra ni su utilización tan frecuente en las sociedades menos letradas. La marca oficial o el endoso por parte del oficial siempre deben colocarse en el mismo lugar, para permitir que sea visible cuando el elector doble la papeleta. La esquina superior derecha del reverso es probablemente el lugar más cómodo para que la mayoría de los oficiales (diestros) marquen las papeletas. La posición correcta puede ser marcada con un recuadro o alguna otra forma en el reverso de cada papeleta; el costo adicional de la impresión por ambas caras tendría que contrastarse cuidadosamente contra cualquier ventaja que pueda existir. En la medida de lo posible, es preferible que se eviten los métodos complejos para validar las papeletas; una simple marca o el endoso del oficial deberían bastar. Requerir varias marcas por parte del oficial, que más de uno de ellos tenga que endosarla, o que el partido o el candidato también tengan que endosarla, incrementa las posibilidades de error, hace lento el proceso de votación e indica una selección deficiente o falta de confianza en el personal. Los oficiales que validen las papeletas deberán hacerlo sólo cuando éstas vayan a ser entregadas al elector:
Otros métodos para controlar la emisión de papeletas En sistemas donde las papeletas forman parte del material cuantificable, se pueden aplicar controles adicionales para entregarlas. Se podría requerir que el oficial:
No obstante, estos controles adicionales hacen más lento el proceso de entrega de papeletas, añadiendo poco a su integridad, mientras aumentan las dudas sobre la secrecía del voto. Si los oficiales marcan cuidadosamente el nombre de los electores en la lista cuando les entregan las papeletas, éstos métodos duplican el esfuerzo. Queda abierta la pregunta de si en caso de controversia -sobre si se entregó papeleta a un elector en particular- resultan más útiles los métodos anteriores que el buen control de calidad en la marcación de las listas. Parecería más adecuado que los esfuerzos laborales y de supervisión de los oficiales se concentren en asegurar que la lista sea marcada correctamente y usar esto como base para determinar tanto el número de personas que votó como quién votó, en vez de agregar tareas adicionales que también son susceptibles de error.
Sistemas de papeletas en sobres Como una alternativa al hecho de entregar una papeleta, algunos sistemas entregan a los electores, en su lugar, un sobre contabilizado. Lo que sucede aquí con las papeletas almacenadas es irrelevante; las cantidades de sobres son las que se contabilizan. Estos sistemas pueden operar bajo niveles de control de integridad muy altos o bajos.
Sistemas de papeletas en sobres sencillos En sistemas con sobre sencillo, después de que se determina la facultad para votar en esa mesa y de haber marcado su nombre en la lista, el elector recibe una papeleta y un sobre para la misma. En esta sencilla variante, los sobres para las papeletas no se pueden identificar por separado con ningún folio o número de serie. Por lo que se pueden instituir controles a través de:
Mediante un sistema sencillo:
Mayor integridad en los sistemas con papeletas en sobre La alta integridad de los métodos con papeletas en sobre, implica sobres que son perfectamente cuantificables gracias a un número que se encuentra en un talón desprendible, que el oficial de mesa tendrá que conservar. Los métodos alternativos para estos sistemas requerirían:
Utilizar un sistema semejante para todas las papeletas podría resultar ineficiente e incómodo para proteger la integridad, que sería mejor servida con marcas de identificación de alta calidad y buenas listas de electores. Esto contribuye cuando las papeletas se tienen que proteger del daño, como cuando son perforadas o si se usan escáneres ópticos.
Facilidades para la votación especial Cuando los electores pueden votar en ausencia, utilizar la votación anticipada, votar por correo, cuando se permita un voto provisional o sujeto a validación, o cualquier sistema de votación que requiera la verificación posterior de la facultad para para votar; se podría utilizar un sistema de papeletas dentro de un sobre. Es común que a este sobre que contiene la papeleta se anexe una parte con información sobre el elector para determinar su elegibilidad. En estos sistemas es preferible garantizar la secrecía del voto utilizando dos sobres para la papeleta, con ella adentro de un sobre sellado en blanco y éste, a su vez, en un sobre exterior sellado que contenga la información del elector. Usar esta forma de colocar las papeletas dentro de un sobre es una solución razonable para ampliar la posibilidad de que los electores participen en la votación.
Registro de electores que votaron Después de haber recibido una papeleta, o un sobre que la contenga, los electores deben dirigirse a un compartimiento que esté desocupado para emitir su voto. No se debería presionar a los electores para que completen la tarea de votar; ya que están tomando una decisión muy significativa. Es probable que los electores de edad avanzada necesiten más tiempo, así como los que votan por vez primera, aquellos que tengan dificultades con las instrucciones de las papeletas y en los lugares donde se tenga que llenar más de una papeleta o éstas sean muy complejas. Esto debería considerarse al planear el cupo de la mesa de votación, el personal necesario y el número de compartimientos requeridos. Después de emitir su voto marcando la papeleta o escogiendo la papeleta que quiere usar, el elector depositará sus papeletas de acuerdo con el sistema que esté siendo utilizado:
Marcado de las papeletas En los sistemas que en donde se tienen que marcar las preferencias en la papeleta, el método para marcarla implica cierto costos. Las plumas son más caras que los lápices y es más probable que los electores se las lleven. Las plumas no ofrecen mayor integridad; la marca de un elector hecha con pluma puede sobre escribirse tan fácilmente como se puede borrar una marca con lápiz. Sin embargo, el público tenga muchas preocupaciones sobre la integridad de la votación, el uso de plumas puede mejorar la imagen, si no es que la realidad. Usar sellos especiales para que los electores marquen sus papeletas teniendo que regresarlos a la mesa de los oficiales, dificulta el flujo de los votantes. El inconveniente para los votantes, el costo adicional de proveer este material y el personal necesario para la mesa de votación, no se compensa con grandes mejoras a la integridad.
Supervisión del área de los compartimientos para votar El área donde se encuentran los compartimientos debería ser monitoreada por los oficiales para garantizar la secrecía y la eficiencia del voto. Los aspectos que se deben monitorear cuidadosamente incluyen:
En algunos contextos podría ser necesario que se designe al menos un oficial cuya única labor consista en monitorear constantemente el área de los compartimientos, para asegurar que la votación se realice en secreto. En todas las mesas de votación, los oficiales deberían monitorear con regularidad el área para asegurar que la votación se esté llevando a cabo en secreto, que el flujo sea ordenado y que el área esté limpia y libre de cualquier material extraño. Los oficiales no deben entrar en los compartimientos de votación cuando éstos estén ocupados, a menos que, el elector esté autorizado para recibir asistencia al momento de votar. Es necesario que se preste atención especial a los grupos jerárquicos -como militares, oficiales estatales, familias particulares- que lleguen juntos a votar, para garantizar que no exista intimidación en el grupo respecto a sus preferencias de votación y que las papeletas sean marcadas en secreto por el elector que corresponde. Una causa común de congestión en el área de los compartimientos y de que los electores traten de emitir su voto afuera de ellos, es que las papeletas o los sobres con papeletas estén siendo entregados cuando no hay compartimientos libres. El personal que esté monitoreando el área de los compartimientos debería coordinarse con el oficial que entrega las papeletas (o los sobres con papeletas) para regular el ritmo de entrega.
Introducción de las papeletas en las urnas Cuando los electores hayan terminado de emitir su voto, deben dirigirse a la urna. El lugar a donde vaya el elector depende de:
Cuando el votante deposite la papeleta directamente en la urna, ésta deberá estar ubicada tan lejos como sea posible en una línea directa entre los compartimientos y la salida de la mesa de votación y tan cerca de la salida como sea prudente por razones de seguridad. Así mismo, las urnas deberían ser vigiladas de cerca y en todo momento por un oficial. Cuando un elector se acerque a la urna, el oficial deberá asegurarse de que:
No obstante, aún así habrán electores que depositen su voto en la urna incorrecta y éste, una vez dentro, no podrá ser cambiado de lugar hasta el momento del escrutinio. Por esta razón, un sistema equitativo para validar las papeletas o los sobres, permitirá que las papeletas o los sobres depositados en una urna equivocada puedan ser contabilizados si todo lo demás es válido. Cuando los electores hayan depositado sus papeletas, los oficiales deberán dirigirlos hacia la salida. No se debe permitir que los votantes permanezcan congregados en torno a las urnas.
Inspección de las marcas de validación Cuando se requiera que los oficiales validen las papeletas será apropiado que el supervisor de las urnas verifique, antes de que el elector deposite en ellas su papeleta, que la marca oficial requerida o el endoso del oficial esté correctamente asentado en la papeleta. Si la marca no está presente, no se debe permitir que el elector deposite la papeleta en la urna; se debería pedir ayuda al presidente de la mesa de votación. Si el presidente de la mesa determina que la papeleta se entregó de forma válida, puede validarla marcándola correctamente o desecharla y dar una nueva (en ningún momento de este proceso debe ser visible el voto). La primera opción es la más eficiente; la última preserva las medidas de contabilidad. Cuando el presidente determine que la papeleta no fue entregada de forma válida, se deberán anotar los detalles del incidente para una investigación sobre fraude electoral y podrá ser necesario llamar a la policía. Cuando se trate de un error cometido por el oficial encargado de entregar las papeletas, estas acciones pueden proteger los derechos de votación del elector. Cuando un elector esté tratando de depositar una papeleta ilegal, deberá ser detenido. En cualquier caso, se evitará la descalificación posterior de las papeletas y las discusiones durante el escrutinio de votos.
Necesidad de revisar las urnas nuevas Los oficiales deberán revisar con regularidad las urnas para saber cuán llenas están (se puede utilizar una regla o algún material similar) y avisar al presidente de forma oportuna si se tiene que sellar otra urna para usarla. Es preciso que se notifique de forma oportuna porque este procedimiento es tardado. Además, podría existir la necesidad de que se tengan que solicitar urnas de otras mesas que tengan un excedente.
Uso de varias urnas La decisión sobre usar una o varias urnas para elecciones simultáneas que se realizan en la misma mesa de votación, es un asunto práctico más que un principio que dependa del entorno. Se debería considerar el factor del costo: el precio de adquirir, mantener, transportar y asegurar urnas separadas, contra el costo de clasificar con precisión las diferentes papeletas provenientes de una misma urna durante el escrutinio. También está el factor sobre la percepción de la integridad: cuando distintas papeletas se depositan en una misma urna, podría ser más difícil que los supervisores se cercioren de que sólo se depositen las que son válidas.
Papeletas estropeadas En los sistemas que dependen de las papeletas, las papeletas arruinadas tienen controlarse adecuadamente para que no terminen en una urna, es decir, las que se regresan a la mesa donde fueron entregadas porque el elector cometió un error al momento de marcarlas, o porque tienen defectos de impresión, Los mecanismos de control deberían garantizar que:
Cuando los electores entreguen papeletas arruinadas, ante su presencia deberían ser:
Las papeletas dañadas o mal impresas que se encuentren entre las que se van a entregar, deberían colocarse en el sobre y sellarse de la misma manera al momento de descubrirlas, para evitar que sean utilizadas. Dejar para más tarde, o para una hora fija el ensobretado o sellado de las papeletas arruinadas, o permitir que un solo sobre abierto durante toda la jornada electoral contenga el total de las papeletas arruinadas, genera el riesgo de que lleguen a las urnas. El oficial debería escribir en el exterior del sobre que contiene la papeleta arruinada cierta información que facilite su contabilización y el ajuste, como:
Papeletas para escáner óptico o para perforación que fueron estropeadas En algunos sistemas donde las papeletas se escrutan automáticamente, como las papeletas diseñadas para escáner óptico o para máquinas de perforación, es necesario que se desarrollen métodos para lidiar con las papeletas dañadas. Las papeletas estropeadas que estén rotas o que sean dañadas de otra manera después de haber sido marcadas por el elector, no podrán ser leídas con precisión por las máquinas. Para la integridad de la elección es preferible que estas papeletas se separen para escrutarlas de forma manual. Intentar volver a marcar estas papeletas para que puedan ser contadas por la máquina, aún bajo una intensa supervisión de los representantes de partidos, podría perjudicar la confiabilidad del proceso.
Papeletas o sobres sellados descartados por los votantes Aunque los oficiales encargados de vigilar las urnas deberían garantizar que todos los votantes depositen sus papeletas o sobres en la urna antes de abandonar la mesa, esta supervisión no siempre es efectiva, ya que los votantes podrían dejarlos en los compartimientos, se les podrían caer o perder. Por ello, es prudente que se tengan procedimientos que cubran estas fallas en el control. Las papeletas o los sobres sellados dejados en algún lugar de la mesa de votación por los votantes, nunca deberán ser depositados en la urna por otra persona, especialmente por los oficiales de la mesa de votación. Al supervisar los compartimientos de votación y el área donde se encuentran las urnas, los oficiales siempre deberían buscar papeletas (o, cuando corresponda, sobres) olvidadas por los votantes. Éstas deberán marcarse como "canceladas", o colocarse en un sobre especial que diga "canceladas" o "descartadas", tan pronto como se encuentren y el presidente debería resguardarlas hasta las conciliaciones que siguen al cierre de la votación. Los sobres que contienen las papeletas o sobres cancelados o descartados, deberían tener información similar a la de las arruinadas, excepto cuando se expidan varios materiales y se desconozca la mesa. Los sobres especiales para este propósito podrían diseñarse tanto para los materiales estropeados, descartados y cancelados.
Papeletas anuladas En algunos sistemas, después de que los electores reciben su papeleta pueden indicar su rechazo a votar en la elección anulando la papeleta y devolviéndola sin marcar al oficial que se la entregó. Para garantizar que las conciliaciones entre las papeletas dentro de las urnas y los electores marcados por haber votado se realicen de forma precisa, es importante que esto votos:
Las papeletas anuladas o descartadas (o los sobres para las papeletas) deben contabilizarse completamente, para que no surjan problemas al momento de conciliar las papeletas después del cierre de la votación.
Información y asistencia al electoradoCuestiones informativas El papel de los oficiales en las mesas de votación cuyo deber consiste en suministrar información a los electores para facilitar su participación en el proceso electoral, es una parte esencial del servicio al electorado; todos los electores elegibles para votar deberían disponer de suficiente información que les permita emitir su voto de manera informada y certera. La información debería estar restringida a la instrumentación de los procedimientos electorales; ya que siguiendo las políticas electorales y sus procedimientos, los oficiales deberían evitar a toda costa enfrascarse en discusiones con los electores sobre los méritos de los participantes políticos.
Designación de los oficiales de información Se debería considerar la importancia de designar a un oficial u oficiales para que desempeñen las labores informativas. Esto resulta muy efectivo en mesas de votación en donde:
Particularmente en ambientes de transición, los oficiales de mesa que tengan la tarea específica de proporcionar información a los electores, deberían contar con una educación electoral más amplia.
Lineamientos para proporcionar información Los lineamientos generales para suministrar información a los electores en las mesas de votación incluyen:
Si los electores requieren mayor información después de haber comenzado a marcar su papeleta, se les debe pedir que salgan del compartimiento.
Métodos proactivos Cuando los oficiales de la mesa de votación adoptan una postura proactiva, pueden suministrar información de forma más efectiva y mejorar el servicio al electorado. Contar con un oficial de información estático que permanezca sentado detrás de una mesa, podría desalentar a las personas para que se le acerquen a pedir información, e incluso, puede interrumpir el flujo de electores. El diseño de la mesa de votación debería permitir que se instale una lugar para información o para almacenar los panfletos informativos y otros materiales (siempre que la mesa disponga de espacio suficiente), en caso de que no sea posible, estos materiales se podrían colocar en la mesa del presidente. Generalmente, este servicio estático es requerido por los electores que tienen preguntas o dificultades complejas. Sin embargo, se puede mejorar la efectividad del servicio de información, cuando los oficiales que controlan el acceso o las filas averiguan las necesidades de los electores, mientras que oficiales de información itinerantes las resuelven mientras están formados para votar. También los presidentes y cualquier otro oficial de supervisión que haya sido asignado a la mesa de votación, deberían interesarse por proporcionar información a los electores de manera activa. Entre mejor informados estén los electores antes de llegar a las revisiones de elegibilidad y a la mesa de expedición de materiales, mayor efectividad tendrá la distribución de papeletas.
Asistencia al electoradoCuando se autoriza que los electores que tienen cierta discapacidad reciban ayuda para votar, los oficiales deberían hacer todo lo posible para que dichas personas reciban el mismo nivel de servicio que los demás. Las categorías de electores facultados para recibir asistencia al momento de emitir su voto, generalmente incluyen a:
Plazo de tiempo para votar Los oficiales de mesa no deberían concluir que un elector requiere asistencia porque se demora para marcar su papeleta. Sin embargo, quienes entregan las papeletas y monitorean los compartimientos de votación deberían estar alertas para detectar a los electores que tengan dificultades para comprender la papeleta y para comentarles que pueden recibir asistencia. En cualquier caso, tanto para los electores que piden ayuda y para aquellos que los oficiales consideran que la necesitan, es recomendable que el presidente de mesa sea la persona en quien recae la responsabilidad legal de determinar quién es elegible para recibir asistencia.
Voto asistido Siempre que sea posible, se debería identificar a los electores que buscan o requieren ayuda desde que ingresan a la mesa de votación. Esto no siempre es posible, especialmente cuando las personas sin alfabetización viven en sociedades desarrolladas, porque admitir su imposibilidad les resultaría vergonzoso. En algunos sistemas, estos electores deben llenar una solicitud especial para que se les otorgue asistencia, no obstante, este método resulta excesivo si se quiere mantener un estándar razonable de integridad. En sistemas equitativos, un elector facultado para recibir asistencia puede designar a un amigo u otra persona para que marque su papeleta, y si esta persona no estuviera disponible, puede recibir ayuda de un oficial de la mesa de votación. Aunque esta función normalmente se le atribuye al presidente de la mesa, sería útil que él tuviera la autoridad para delegar esta tarea a otros oficiales de menor rango, con el fin de evitar demoras durante los períodos con mayor afluencia o en mesas que son muy grandes.
Ayuda de un amigo Los pasos para instrumentar la asistencia para votar dependerán de la persona que ayudará al elector. Si el elector va acompañado de alguien o lo designa para que llene su papeleta, el presidente de mesa debería garantizar que:
En estos casos no se pide, ni es realmente necesario, que haya más testigos al momento de marcar la papeleta.
Asistencia de algún oficial de la mesa de votación Cuando el elector no designa a alguien para que lo ayude, la asistencia (cuando esté permitida por el marco legal) puede ser provista por un oficial debidamente autorizado. El método utilizado será esencialmente el mismo, sin embargo, se conseguirá mayor integridad cuando la legislación demanda que haya uno o más testigos. Generalmente, el marco legal especifica si el testigo debe ser un representante de partido (o de preferencia varios), otro oficial de la mesa o incluso una persona que el elector designe. El elector debe estar al tanto de estas condiciones y entenderlas, a fin de que tenga la oportunidad de designar a la persona que lo ayudará en la votación, en lugar de que algún representante de partido presencie su voto. El testigo (s) debería escuchar todas las instrucciones orales o escritas que se le dan al elector que recibe asistencia y observar la manera en que el oficial marca la papeleta. Cuando el elector asistido suministra instrucciones escritas para que se realice su voto, el oficial de mesa debería verificar que el elector entienda y concuerde con el contenido. Si el elector desconoce el idioma utilizado en la papeleta y en la mesa de votación, siempre que sea posible, se debería contratar a un oficial que pueda ayudar al elector en su mismo idioma. En jurisdicciones donde los partidos políticos designen a los oficiales de las mesas de votación, se debería realizar un balance para determinar si es pertinente que varios oficiales asistan a los electores para votar, en lugar de que uno sólo lo haga. Es muy importante que los votos asistidos se realicen en un compartimiento y que la papeleta permanezca en secreto para cualquier persona no autorizada para asistir u observarlo. Las personas autorizadas para asistir a los electores y los testigos autorizados, no deben proporcionar información a otra persona sobre la forma en que se marcó la papeleta. Para garantizarlo, se puede pedir a las personas que darán asistencia que llenen una declaración formal para obligarlos a mantener la secrecía del voto (si todavía no lo han hecho).
Electores con discapacidad visual Como una alternativa a la asistencia durante la emisión del voto, se puede dar a las personas invidentes o con alguna discapacidad visual una plantilla que les permita marcar las papeletas por sí mismas. Esto permite que los electores puedan mantener su voto en secreto. Cuando se utilicen papeletas de papel:
Si la votación utiliza computadoras, estos servicios son más complejos; sin embargo, se pueden utilizar plantillas sobre el teclado (para una votación codificada con teclas) o en el monitor (para los monitores sensibles al tacto).
Otro tipo de asistencia para los electores Otras categorías de electores que podrían necesitar asistencia por parte de los oficiales, pero que no requieren que otra persona marque su papeleta, incluyen a:
Electores con dificultades de idioma Cuando una mesa de votación espera una cantidad importante de electores que pertenecen a alguna minoría lingüística, se deberían realizar esfuerzos para contratar a personal que hable su idioma. En algunos casos, se podría justificar que se contrate a personal para que actúe únicamente como intérprete; otro método más efectivo y barato consiste en que los oficiales encargados de controlar las filas, de verificar la elegibilidad y de expedir las papeletas, tenga la capacidad de emplear los idiomas minoritarios más importantes. Si no se encuentran oficiales que tengan conocimientos de alguno de estos idiomas, se tienen que realizar todos los esfuerzos para explicar al elector las acciones que debe realizar de forma clara, lenta, con lenguaje simple y usando diagramas, ilustraciones o gestos que refuercen lo que se dice. Esto también aplica para electores con bajos índices de alfabetización.
Electores débiles o de edad avanzada En general, el personal de la mesa de votación debería tener conciencia de las necesidades que tienen los electores de edad avanzada, débiles o discapacitados, así como de otro tipo de electores que incluyen a mujeres embarazadas o en periodo de lactancia, a fin de garantizarles que no tengan que esperar mucho tiempo para votar. Llevar a estos electores al principio de la fila y proporcionarles información y/o asistencia física de alto nivel, garantiza que no estén en desventaja y representa una parte integral del servicio de la mesa de votación. La legislación electoral debería permitir que las personas de edad avanzada, débiles, o con alguna discapacidad física, puedan votar fuera de la mesa, en el área exterior de la misma o desde un vehículo estacionado (llamado "kerbside voting"). Los sistemas que permiten este tipo de votación normalmente postulan:
Es preferible que este proceso se realice con la presencia de los representantes de partidos y candidatos, pero se debe evitar que otros electores observen la marca en la papeleta. El hecho de que los electores tengan que hacer una solicitud previa es una cuestión de práctica más que de integridad. Si son muchos los electores que necesitan este tipo de asistencia, se requerirá personal adicional y habrá que avisar a los participantes políticos que también se necesitará un monitoreo adicional. La utilidad que tenga este servicio dependerá de factores como:
Disposición especial respecto a las instalaciones de las mesas de votación Como una alternativa o una extensión del "kerbside voting", es preciso que la legislación permita que los electores discapacitados o débiles tengan la posibilidad de votar en una mesa diferente de la que les fue asignada en un principio. En sistemas donde la votación ausente opera durante la votación, estos electores se podrían atender de acuerdo a los procedimientos de este método. En los sistemas más restringidos en cuanto a los métodos y las localidades para votar, es posible tener consideraciones especiales para que los electores discapacitados o enfermos voten en una mesa distinta a la asignada, siempre que esta sea de difícil acceso. Normalmente esto implica:
Dependiendo de la sofisticación y complejidad del sistema para votar en ausencia, este servicio se podría limitar al hecho de permitir que el elector elija una mesa de fácil acceso que esté dentro del mismo distrito electoral donde está registrado. También se debería considerar el suministro de servicios especiales a los electores discapacitados, enfermos o débiles, en vez de insistir para que acudan a una mesa ordinaria. Esto podría incluir:
Estos servicios podrían suministrarse antes del día de la votación (cuando la legislación lo autorice) o el mismo día. Cuando estos servicios se realizan antes de la votación, los electores deberían tener la oportunidad de votar en la mesa de votación ordinaria que les corresponde cuando no puedan participar en la votación anticipada. No obstante, se necesitarán mecanismos para evitar la votación múltiple.
Personas omitidas en la lista de electoresAspectos básicos Los diferentes métodos para lidiar con las personas que fueron omitidas en la lista de electores de alguna mesa, pueden tener un efecto importante en:
Generalmente, la gente no asiste a votar a menos que crea que está genuinamente facultada para formar parte del proceso. Los métodos de inclusión en la votación facilitan la construcción de los procesos democráticos. Además de este ideal, siempre existe la posibilidad de que los electores no aparezcan en la lista de una mesa de votación debido a errores administrativos, o porque asisten a votar a una mesa equivocada. Por ello, es importante que se busque al menos una oportunidad para resolver dichos errores. Generalmente, los servicios y procedimientos disponibles para que las personas que no están incluidas en la lista de electores puedan votar, dependerán de las disposiciones para el registro, de la forma en que se actualice la lista y especialmente de los métodos adoptados para revisarla.
Causas de omisión de la lista de electores Los electores pueden omitirse de la lista de electores de una mesa de votación por varias razones, incluidas:
Servicio a electores omitidos A fin de no causar demoras innecesarias en la fila de espera de la mesa de votación, los electores que tengan dichos problemas deberían dirigirse con el presidente de mesa o con los oficiales encargados de suministrar información a los electores, en lugar de ser investigados a fondo por el personal encargado de revisar la elegibilidad y de expedir los materiales. Siempre que sea posible, los oficiales deberían toman la iniciativa y hacer preguntas a los electores que están en la fila y que ingresan a la mesa, para identificar a los que tengan problemas antes de que hayan esperado demasiado tiempo haciendo fila, como aquellos que se equivocaron de mesa. Así mismo, un mapa del área de la mesa de votación y de las mesas adyacentes colocado en la parte exterior de la entrada, también contribuirá a que los electores sepan si están en la mesa correcta. Los electores que no se encuentren en la lista merecen recibir un servicio por parte de los oficiales tanto como los demás. Al suministrar este servicio, los oficiales deberán hacer el máximo esfuerzo por ayudar a los electores para determinar si son elegibles para votar en esa mesa o en cualquier otra. Podría resultar imposible investigar exhaustivamente a todos los electores en la mesa de votación; sin embargo, los oficiales pueden seguir los pasos que se enumeran a continuación para determinar la situación del elector.
Medidas de investigación Cuando los oficiales encargados de verificar la facultad para votar traten con electores que aparentemente no están registrados porque no se encuentran en la lista de electores, los presidentes de mesa y el personal encargado de suministrar información, deberían seguir una línea de investigación haciendo ciertas preguntas a fin de establecer si existen bases para pensar que están facultados para votar. Las preguntas podrían realizarse en el siguiente orden: Determinar si el elector está facultado para participar en la elección y si realizó una solicitud para registrarse en la lista de electores. Revisar la dirección del elector que aparece registrada, con el fin de cerciorarse si pertenece al área que le permitiría votar en esa mesa o si pertenece a otra. Si se encuentra dentro del área de la mesa de votación, se necesitará una investigación más profunda; si no, el elector deberá ser enviado a la mesa de votación que le corresponde (o, si el sistema electoral lo permite, podrá recibir indicaciones sobre cómo emitir un voto en ausencia desde esa mesa o en cualquier otra mesa para la votación especial). Para estos efectos, el presidente de la mesa debería contar con mapas de las unidades electorales cercanas, del área de las mesas de votación y con listas sobre la ubicación de las mesas. Si el elector afirma que vive en el área que corresponde a esa mesa de votación y que se registró debidamente, será necesario que se investigue con más detalle los datos que aparecen en la lista de electores, para determinar si fueron capturados de manera incorrecta. También habría que investigar si los nombres o direcciones de los electores están mal escritos. Si el elector se encuentra en la lista, pero sus datos son incorrectos, los sistemas equitativos deberían permitir que vote, después de declarar en forma oral o escrita, que es la persona que fue registrada de forma incorrecta en la lista de electores. Si sigue siendo imposible encontrar en la lista a un elector que afirma vivir en el área que le corresponde a esa mesa de votación, será necesario instrumentar procedimientos para atender a los electores que no estén registrados. Estos procedimientos varían mucho en su base y contenido. A continuación se discuten algunas alternativas. Las alternativas disponibles dependerán del marco legal que requiera la lista de electores, ya sea que se trate de un documento cerrado que debe permanecer sin cambios después de que fue certificado y hasta el cierre del periodo electoral, o que sea abierto porque admite revisiones durante la elección bajo ciertas circunstancias. Cuando las autoridades electorales mantengan sistemas de registro permanente y continuo, es preferible que las mesas de votación tengan servicios que permitan que las personas omitidas en la lista llenen un formato de registro. Esto les permitirá participar en elecciones futuras, incluso si no hay posibilidades de que su solicitud les permita votar ese mismo día. De cualquier forma, se les debe suministrar información sobre el método para registrarse.
Denegación para votar La solución administrativa más simple es denegar el voto, aunque esto no alienta la participación y la accesibilidad. Cuando los registros son cerrados, ésta es con frecuencia la opción que se toma. Sin embargo, aunque es una solución sencilla en términos administrativos, conlleva una serie de aspectos negativos que repercuten sobre la equidad y los fundamentos operativos:
La responsabilidad recae en los electores para garantizar que su registro se haya realizado correctamente. A pesar de que este método esta abierto a la revisión pública y cierra hasta el día de la votación por si los electores detectan errores o defectos, no es del todo efectivo.
Cuando se niegue el voto a un elector omitido en la lista, por lo menos se le debería encaminar a la oficina informativa del organismo electoral para que realice una investigación más detallada. esto podría ayudar a que se detecte a los electores que esta registrados en otro lugar. La instrumentación de sistemas telefónicos para que los presidentes de mesa tengan acceso a un registro para verificar el estado de un elector, sólo se debería realizar con extremas precauciones. La experiencia ha mostrado que con frecuencia estos sistemas se saturan fácilmente, lo que inhabilita tanto las líneas telefónicas de la mesa de votación como al oficial que está tratando de comunicarse.
Expedición de certificados de votación Algunas soluciones más equitativas proporcionan a los electores por lo menos una oportunidad de determinar si fueron omitidos de la lista de electores por un error administrativo, dando la oportunidad de que se corrija cualquier fallo. Cuando el registro electoral está en manos de las autoridades electorales, estas soluciones dan la posibilidad de que las personas omitidas por error soliciten a los oficiales un documento que certifique el error y que al presentarlo en la mesa de votación correspondiente, se les permita votar. Cuando las listas de electores se extraen de datos del registro civil, éste debería permanecer abierto durante las horas de la jornada electoral a fin de que los electores omitidos indebidamente puedan revisar sus datos en el registro, para que puedan votar en la mesa de votación correcta al presentar un certificado emitido por el registro civil. Permitir que los representantes de partidos y candidatos observen la entrega de dichos certificados, ya sea que los otorguen los oficiales de mesa de votación o el registro civil, contribuirá a mejorar la transparencia del proceso. Estos certificados deberían:
También sería de utilidad que los oficiales encargados de revisar la lista de electores elaboren una lista complementaria de los electores que demostraron su elegibilidad para votar el mismo día de la votación. En estos sistemas después de que los electores demuestran su facultad para votar presentando el certificado que se requiere, recibirán el material para votar de forma ordinaria.
Uso de papeletas provisionales o sujetas a la aprobación de las autoridades electorales Una forma efectiva tanto para los electores como para los oficiales para lidiar con posibles errores administrativos durante la compilación de la lista de electores, consiste en expedir una papeleta provisional para las personas que fueron omitidas en la lista de electores y que viven en el área que corresponde a esa mesa. En estos sistemas, la papeleta del elector se meterá en un sobre junto con una declaración de sus detalles importantes, se mantendrá separada de las demás papeletas y después del cierre de la votación se verificará la facultad para votar de este elector en los registros de electores. Si se determina que el elector está facultado para votar en la elección, aunque no haya aparecido en la lista de electores de la mesa de votación el día de la elección, su papeleta se debe incluir en el escrutinio. Este método presenta ventajas y desventajas. Entre las ventajas más importantes están:
De esta manera, se evita el riego de que la elección sea impugnada debido a que se incluyeron las papeletas de personas que no aparecieron en la lista de electores. Las desventajas de este método están relacionadas principalmente con la complejidad inherente del sistema y con los recursos adicionales para su desarrollo. Las desventajas incluyen:
Es importante que cuando se instrumenten sistemas con papeletas provisionales o sujetas a aprobación, se revise detenidamente si son elegibles y si lo son, que se incluyan en el escrutinio. En algunos contextos las papeletas provisionales son un método útil para eliminar el estrés durante la jornada electoral, pero como resulta muy difícil continuar con la investigación sobre la elegibilidad del elector para votar, estas papeletas son excluidas del escrutinio. Esta actitud resulta peligrosa, tanto para la integridad como para la reputación del organismo electoral y también en términos de la reacción que tendrían los electores si se enteran que estas papeletas no son examinadas adecuadamente. Al determinar la validez de las papeletas provisionales para incluirlas en el escrutinio, es preciso contar con lineamientos estrictos sobre los errores administrativos o las condiciones que se deben atender. De cualquier forma, este método sólo permite que se incluya a las personas registradas que fueron omitidas de la lista de electores por error administrativo.
Registro el día de la votación La accesibilidad de la votación se puede mejorar cuando se ofrecen servicios para que los electores se registren el día de la votación. El suministro de estas facilidades dependerá de si el marco legal permite que las listas de electores permanezcan abiertas durante la votación. Este método podría dificultar la planeación de los recursos necesarios para las actividades de la mesa de votación, especialmente si sólo un pequeño porcentaje de la población en edad de votar se registra antes de la elección. Por lo tanto, antes de poner en marcha este método, se debería realizar una evaluación cuidadosa de sus efectos sobre la administración del proceso electoral. También podría resultar en un proceso menos transparente e íntegro, ya que no permite la revisión -a pesar de las objeciones contra los procesos de revisión, que son normales en sistemas de registros altamente íntegros. El desarrollo de sistemas que permiten registrarse el día de la votación demandará que las mesas de votación realicen algunos procedimientos específicos. La naturaleza exacta de estos procedimientos dependerá de si el registro se efectúa en la mesa de votación o en alguna oficina del organismo electoral.
Registro mediante una declaración en la mesa de votación Un modo sencillo de permitir que los electores que no se encuentran en la lista voten y que puede hacerse en la mesa de votación, consiste en una declaración hecha por el elector. Que requiere que el elector:
Se podrían incluir medidas adicionales para proteger la integridad cuando:
El presidente de la mesa de votación le entrega entonces al elector un certificado que lo autoriza a votar; al entregar este certificado al oficial correspondiente, el elector recibe su papeleta de forma ordinaria y la deposita en la urna para que entre en el escrutinio con las demás papeletas. Se recomienda que se elabore una lista adicional de estos electores y que los certificados se conserven, con el fin de utilizarlos en el cotejo que se efectúa después del cierre de la votación. Este método tiene varias ventajas por lo sencillo de su operación; sin embargo, podría propiciar que se cuestione la integridad de la elección, particularmente en contextos donde existe cierto historial de manipulación de las elecciones, o donde los electores no tengan un nivel amplio de conocimientos sobre las condiciones para su registro a la votación. Entre las ventajas tenemos:
Es un sistema de control más débil que el que se aplica a los demás electores y podría ocasionar que se cuestione la integridad de la elección cuando existe un número sustancial de electores en estas circunstancias.
Que este método resulte adecuado depende de que se realice un análisis cuidadoso sobre el grado de riesgo de que la elección sea manipulada. Si las características sociales son tales que el riesgo es muy bajo, puede constituir un modo servicial y económico de lidiar con los electores no registrados. Cuando las mesas de votación atienden a un pequeño número de electores provenientes de distintas comunidades es más probable que se consiga una mayor integridad, ya que los representantes de partidos, de candidatos y los oficiales pueden detectar fácilmente a los que son elegibles para registrarse en esa área. Un alto grado de integridad demanda que este tipo de papeletas se conserven en un sobre junto con el certificado de registro, para que se realice una revisión que confirme la elegibilidad del elector antes de incluirlas en el escrutinio.
Registro el día de la votación en las oficinas de las autoridades electorales Como alternativa, los electores omitidos en la lista podrían dirigirse a las oficinas de las autoridades electorales para solicitar su registro el día de la votación. Así como para el registro en la mesa de votación, el elector deberá acreditar su identidad y presentar el resto de la documentación que normalmente se requiere para el registro. Se puede aumentar la transparencia cuando se permite que los representantes de los partidos que contienden en la elección observen estos procedimientos. Si los requisitos de registro se satisfacen, se le dará al elector un certificado para que lo presente ante el oficial de la mesa correspondiente, a fin de acreditar que está facultado para emitir su voto. Estos certificados deberán entregarse al presidente de la mesa de votación, se añadirá el nombre del elector a una lista adicional de electores y se harán los arreglos necesarios para que el elector reciba el material para que emita su voto. Este método tiene ventajas y desventajas similares a las del registro el día de la votación mediante una solicitud.
Conciliación del material Cuando el registro se realice el día de la votación o se usen papeletas provisionales, se debería tener cuidado cuando la cantidad de material expedido se concilie con todos los electores que fueron marcados en la lista de electores independientemente de la forma en que votaron.
Administración del personal en las mesas de votaciónLos fundamentos básicos para administrar al personal que labora en las mesas de votación incluyen:
Profesionalismo en la administración La jornada electoral es un día largo y generalmente arduo para el personal, en el que desempeñan tareas para las que recibieron capacitación, pero que no ejecutaron en un ambiente real y bajo condiciones de presión. Si no se tiene un compromiso de profesionalismo para la administración del personal, es posible que la calidad del servicio y la precisión en los procedimientos se sitúen por debajo de los niveles aceptables. Establecer un buen ambiente de trabajo y estimular el esfuerzo del personal en condiciones arduas de trabajo, son aspectos importantes que los administradores electorales deberían considerar para aprovechar al máximo a sus trabajadores. Administración del distrito electoral Las responsabilidades administrativas para la actividad en las mesas de votación no se limitan a ellas mismas. Los presidentes del distrito electoral también deberían supervisar los operativos durante las horas de la votación. Trabajar mediante centros de operaciones constituye un medio efectivo para integrar la respuesta administrativa. Hay ciertos requisitos para asegurar que las oficinas del presidente de distrito administren las mesas de votación de forma efectiva, como:
Visitas a las mesas de votación Cuando se programen las visitas de supervisión, es importante que se traten de cubrir todas las mesas de votación durante las primeras dos horas de la jornada:
El itinerario de estas visitas también debería maximizar el apoyo a las mesas de votación que tengan presidentes menos experimentados o con bajo desempeño. Se puede mejorar la capacidad administrativa para supervisar los distritos electorales, cuando se usan oficiales itinerantes para que revisen las mesas de votación y para que suministren materiales de emergencia. Esto será más fácil de aplicar en áreas con mayor densidad de población. En áreas rurales, las distancias que median entre las distintas mesas de votación podrían ocasionar que este tipo de supervisión sea poco práctico. Supervisión del personal dentro de las mesas de votación Una de las responsabilidades fundamentales de los presidentes de mesa, es supervisar el desempeño de su personal para garantizar que se mantenga la calidad del servicio, la integridad y la precisión de los procedimientos a lo largo de toda la jornada electoral. En las mesas de votación que tienen una gran cantidad de personal, se necesitarán supervisores adicionales para que asistan al presidente, o para que lo secunden en la cadena de mando para que monitoreen de forma efectiva su desempeño. La designación de presidentes de mesa que carecen de capacidad de supervisión, generará problemas durante la votación, sin importar lo bueno que sea su conocimiento técnico. En lugar de esperar a que surjan problemas, los presidentes deberían adoptar un papel proactivo para administrar y supervisar a su personal. Los elementos esenciales para supervisar al personal de las mesas de votación incluyen:
Comprensión de sus deberes Todo el personal debería comprender claramente las tareas que se les asignaron. Esto requiere que el presidente de la mesa de votación les asigne responsabilidades específicas antes del inicio de la votación y cuando se vayan rotando para desempeñar distintas funciones. Antes de iniciar la votación, el presidente debería realizar una breve sesión grupal y, cuando sea necesario, reuniones individuales para recordarle al personal los procedimientos básicos y para orientarlos sobre cualquier cuestión específica. Se debe llevar a cabo una sesión similar con el personal encargado del escrutinio antes de que comiencen a laborar. Resolución de disputas Los presidentes de mesa deberían estar alerta ante cualquier indicio de que pudieran surgir disputas entre electores u observadores y oficiales electorales, para intervenir de forma rápida, calmada y cortés para resolver las diferencias. Soporte administrativo para los oficiales de la mesa de votación Los presidentes de las mesas de votación deberían asumir una actitud objetiva e imparcial respecto a cualquier queja sobre las acciones, el servicio o la actitud del personal. Algunas veces, a la luz de los ánimos encendidos que se forjan durante la votación, los contendientes políticos podrían percibir que errores involuntarios son signos de parcialidad, mientras que los electores podrían pensar que la estricta aplicación de los procedimientos para la votación son una carga burocrática. Con frecuencia los oficiales trabajan largas horas en condiciones de fuerte presión que minan la paciencia de cualquier persona. Cuando los oficiales están aplicando los procedimientos y esforzándose por servir a los electores de la mejor forma posible, merecen que el presidente los apoye si surgen quejas sobre su desempeño. No obstante, si se alejan de los procedimientos pueden poner en riesgo la integridad de la votación, por lo que el presidente debería disponer de facultades para disciplinarlos. Supervisar el desempeño del personal de las mesas de votaciónSupervisión del desempeño Es importante que el presidente de la mesa de votación, con ayuda de algún otro supervisor, monitoreé el desempeño que tienen los oficiales al cumplir sus deberes a lo largo de la jornada electoral. Esto requerirá que se realicen verificaciones regulares y actividades de observación detallada sobre las actividades del personal en todas las áreas de la mesa, a fin de asegurar que su accionar se mantenga dentro de los estándares más altos y para responder con anticipación ante cualquier dificultad. Los presidentes de la mesa de votación no podrán administrar el proceso de forma efectiva, si se limitan a sentarse en una mesa a esperar a que los problemas los alcancen. Es importante que se supervisen las siguientes actividades:
Si en algún momento los oficiales desconocen la forma correcta para desarrollar sus tareas, los presidentes de la mesa u otro personal de supervisión deberían suministrarles información clara, precisa y consistente. Reasignación de tareas Si la supervisión demuestra que cierto personal está cometiendo errores, o que es muy lento para la ejecución de las tareas que se le asignaron, el presidente de la mesa deberían tratar de elevar su efectividad reasignándole actividades menos demandantes. La capacidad para tomar esta medida dependerá de lo amplia que haya sido su capacitación. Existen ciertas obligaciones, tales como el cuidado de las urnas, que son convenientes para oficiales con menores capacidades o que son lentos para trabajar. Evaluación del desempeño Los oficiales están en su derecho de esperar que al finalizar sus tareas, el presidente de la mesa evalúe de forma objetiva el desempeño de sus tareas. Esta evaluación debería incluirse en el reporte sobre la mesa de votación. Realizar una evaluación breve sobre el desempeño de cada miembro del equipo de trabajo, será de gran ayuda para reclutar al personal en elecciones futuras y probablemente, contribuirá a motivar a los individuos. Bienestar del personal el día de la votaciónMinimizar los efectos de la fatiga Además de una deficiente capacitación, la fatiga en el personal es la causa más común por la que cometen errores en las mesas de votación. El presidente de la mesa debería estar al pendiente de este factor al administrar su personal. La forma más efectiva para limitar este problema consiste en reducir las horas de votación a una jornada más racional de trabajo y no laborar doce o quince horas, a lo que le sigue el escrutinio de los votos. No obstante, esta decisión rebasa el ámbito de competencia del presidente. La fatiga puede controlarse cuando se contrata personal de medio tiempo para que ayude en los periodos de mayor actividad, o bien, cuando las mesas de votación también se usan para el escrutinio, se pueden usar diferentes turnos de trabajo, o emplear personal sin habilidades para que instalen el diseño del centro de escrutinio y para limpiar la mesa mientras los oficiales toman un descanso para comenzar con el escrutinio. A su vez, los presidentes de mesa podrían contribuir a luchar contra la fatiga de su personal con medidas como:
Aunque permitir que el personal tome un descanso cada 15 minutos podría hacer que el servicio sea lento por momentos, es probable que el personal que no descansa suministre un servicio más lento y menos preciso conforme avanza el día. (Por supuesto que los descansos se tendrían que dejar para las horas con menor afluencia de electores).
Bienestar del personal Otras medidas de bienestar que los administradores electorales o los presidentes de mesa podrían instrumentar para mejorar la motivación del personal durante la jornada electoral incluyen:
Organizar el pago de nómina para los oficiales de las mesas de votación, es un ejercicio masivo que requiere la participación intensiva de los administradores para que se realice de forma efectiva, precisa y de acuerdo al itinerario, no obstante, este ejercicio debería ser prioritario. Controles para la integridadBases de la integridad La integridad de la votación descansa en las siguientes garantías:
Desde la capacitación debería dejarse en claro que el presidente de la mesa de votación y su personal son responsables de garantizar que no se infrinja la integridad de la votación. Debido a que los controles básicos para la integridad dentro de las mesas de votación ya se expusieron en otro apartado, este tema se tratará de la forma más breve que sea posible. Los sistemas que requieren una cantidad mínima de participación para que la elección sea válida, tendrán que tener más cuidado al vigilar que no voten las personas sin facultad para ello y que no se introduzcan materiales dentro de la urna.
Controles dentro de la mesa de votación Una administración efectiva del área de votación contribuye a disminuir las infracciones de los controles de integridad. Las cuestiones más importantes que el presidente de la mesa de votación debería considerar son:
Controles para la identidad de los electores Antes de que se les entregue el material para votar, los electores deben probar que están facultados para recibirlo. Para prevenir la suplantación de un elector por otra persona, será necesario que todos presenten una identificación ante el oficial. Los documentos de identificación aceptados para este propósito deberían tener alta integridad, portar una fotografía o mostrar las características personales del elector. Cuando se tenga un sistema nacional de credenciales de identidad con alta integridad, se le puede usar, siendo incluso más efectivo y barato. Como alternativa, si durante el registro de electores se necesitan controles de identidad con alta integridad, se podría entregar una credencial de identidad al elector como un recibo de su registro.
Controles para la elegibilidad de los electores El grado de control que se tenga sobre la elegibilidad de los electores para votar en una mesa determinada y en una elección, depende de la precisión que tengan los oficiales de la mesa al usar la lista de electores. Por ello, resulta esencial que las entradas en la lista de electores se relacionen con la persona indicada para marcarlos de forma precisa. También serán necesarios controles adicionales, para que el formato de las tarjetas de identificación indiquen la mesa de votación en donde el elector debe votar. Estos controles deberían complementarse con sistemas similares para permitir que los elegibles para votar lo hagan, aunque su nombre se haya omitido de la lista de electores a causa de errores administrativos y para que cuando la legislación lo permita, se registren en la mesa el día de la votación.
Secrecía del voto Los controles para salvaguardar la secrecía del voto apuntan hacia el principio de un voto libre. Dentro de la mesa de votación los oficiales deberían garantizar que:
Las encuestas de salida conducidas por los medios de comunicación o por los participantes políticos podrían causar desconcierto, por lo que deberían supervisarse cuidadosamente para garantizar que no presionen a los electores.
Control de los materiales El estricto control de los materiales electorales se debería reforzar antes, durante y después de la jornada electoral. Se debería poner atención especial para:
Controles para la intimidación Los oficiales deben estar conscientes de la atmósfera que prevalece dentro de la mesa, para que puedan evitar cualquier tipo de intimidación que los electores pudieran sufrir. Contar con controles estrictos para que sólo las personas autorizadas ingresen a la mesa de votación y que se remuevan las armas que porten contribuirá a eliminar la intimidación. De la misma forma, los presidentes de las mesas de votación deberían estar pendientes de:
Controles para la votación múltiple Instrumentar controles estrictos para evitar la votación múltiple resulta más efectivo que tratar de investigarlo y remediarlo después de que ocurre:
Cuando se dude de la calidad que tienen los procedimientos para revisar la identidad, de la precisión de la lista de electores, de lo exactos que son los oficiales al realizar las listas, o cuando la lista de electores no incluya sólo a un grupo de personas, será importante que se tengan controles para evitar la votación múltiple y para proteger los estándares de integridad. Algunos controles adicionales incluyen:
Representantes de partidos y candidatos Que los representantes de partidos y candidatos supervisen la mesa de votación no solo mejora la transparencia, sino que también contribuye a conservar la integridad de la votación al lograr que los oficiales pongan énfasis en aspectos importantes. El diseño de la mesa de votación debería permitir que los oficiales, los representantes de partidos y candidatos, así como los observadores, tengan un panorama claro de toda la actividad -incluyendo las entradas, los controles de elegibilidad, el área de expedición de materiales, los compartimientos y las urnas- Los representantes de partidos y candidatos deberían tener el derecho de observar toda la actividad dentro de la mesa de votación, desde las revisiones previas a la votación que incluyen la entrega de materiales y el sellado de las urnas, hasta la conciliación de materiales y su empaque después del cierre de la votación. Así mismo, estos representantes deberían tener el derecho de impugnar la elegibilidad de los electores y las acciones de los oficiales que no respeten los procedimientos. Las impugnaciones realizadas por estos representantes a los electores o procedimientos mejoran la integridad cuando tienen sospechas de que:
Seguridad para las mesas de votaciónPara que la seguridad en las mesas de votación durante la jornada electoral sea efectiva, es necesario que se haga un esfuerzo para lograr la cooperación entre los presidentes de la mesa, sus oficiales, las fuerzas de seguridad y los administradores del organismo electoral. En contextos que presentan altos riegos a la seguridad, contar con centros de coordinación a nivel regional, de distrito electoral o local, contribuye a forjar una toma de decisiones integrada para los asuntos relativos a la seguridad, además, garantiza que la administración electoral y las fuerzas de seguridad actúen de forma conjunta durante la votación.
Participación de las fuerzas de seguridad El grado de participación que tendrán las fuerzas de seguridad para mantener la votación a salvo, dependerá de los resultados que haya arrojado la evaluación sobre los riesgos latentes. No obstante, si históricamente las elecciones han sido pacíficas, entonces toda la responsabilidad de asegurar las mesas de votación puede dejarse en manos de los oficiales electorales, sin que exista la necesidad de realizar acuerdos o tejer vínculos con las fuerzas de seguridad para que apoyen en casos de emergencia. En contextos relativamente seguros y cuando la legislación lo autorice, puede ser útil que se designe a uno o más oficiales de cada mesa de votación para que actúen como guardias durante la votación y que cuenten con autoridad para vigilar la mesa y sus alrededores -se podría extender a lo largo del área hasta donde la legislación prohíba la actividad política. Por otro lado, cuando la evaluación de riesgos arroje un nivel elevado de posibles transgresiones físicas o políticas, o cuando las elecciones puedan tener como resultado un cambio radical en las estructuras de control del gobierno, será necesario que se realicen compromisos con las fuerzas de seguridad para que protejan la operación de las mesas de votación.
Seguridad antes del comienzo de la votación La mesa de votación debería contar con seguridad desde el momento en que se entregan los materiales y el equipo previo a la votación. Cuando sea posible, es preferible que las mesas de votación se instalen un día antes de la jornada electoral.
Bajo ninguna circunstancia deberían dejarse sin vigilancia los materiales más importantes de la elección después de que llegan a la mesa de votación, como son las papeletas, los sobres, las listas de electores, las máquinas o computadoras para votar y cualquier equipo de comunicación valioso como radios o teléfonos. La forma y el lugar para asegurarlos dependen de los métodos de entrega, de lo oportuna que sea y del resultado que tuvo la evaluación de riegos del área. Si estos materiales se entregan a las mesas unos días antes de la votación, será importante que se realicen acuerdos para que dispongan de seguridad hasta que la jornada electoral de inicio. Cabe destacar que la seguridad debe ser continua. La cantidad de personal de seguridad que se requiera y si estos deberes tendrán que dejarse a cargo de la policía o del ejército dependerá de los riegos que existan. Si las mesas de votación reciben los materiales electorales hasta el día de la votación, como se acostumbra en contextos con bajos riegos a la seguridad, en donde los presidentes de mesa se encargan de recogerlos o de vigilarlos antes de la votación, se podrían considerar algunas alternativas como:
De cualquier forma, es importante que los materiales y el equipo para la votación no se dejen sin seguridad independientemente del lugar en donde se conserven. Cuando los presidentes de mesa sean responsables de recoger y entregar los materiales electorales, se les tendrá que recalcar que no deberían dejarlos en sus vehículos sin vigilancia.
Despliegue de la seguridad el día de la votación Cuando los planes de seguridad requieran que las fuerzas de seguridad tengan presencia en las mesas de votación, o en bases fijas/móviles que cubran las instalaciones de la votación, todo el personal de seguridad debería estar en su lugar a más tardar cuando los presidentes lleguen a sus mesas. Como parte de las verificaciones que se realizan en las mesas antes de que comience la votación, las líneas de comunicación entre las mesas de votación, las fuerzas de seguridad, fuerzas móviles y centros de operaciones conjuntas deberían probarse minuciosamente. Antes del inicio de la votación, los presidentes de mesa deberían asegurarse de que las fuerzas de seguridad asignadas a su mesa comprenden cabalmente la diferencia entre sus responsabilidades y las de los oficiales electorales, poniendo énfasis en el perfil que deberían adoptar para cumplir con su deber en la mesa y sus alrededores. Si se reciben amenazas para dañar las instalaciones de las mesas de votación, antes del ingreso del personal, las fuerzas de seguridad deberían revisarlas a profundidad para tratar de encontrar dispositivos o artefactos explosivos.
Seguridad durante la votación Durante la votación, podría necesitarse que las fuerzas de seguridad suministren seguridad continua a las instalaciones de la mesa, o que estén en estado de alerta para responder ante cualquier emergencia, lo que depende del resultado que haya tenido la evaluación de riesgos. Cabe destacar que, además de las situaciones en donde está en riesgo la vida de las personas que están dentro de la mesa de votación y a sus alrededores, las fuerzas de seguridad sólo deberían actuar cuando lo solicite el presidente de mesa o los oficiales del organismo electoral. Si se le asigna algún papel a las fuerzas de seguridad para dirijan algún aspecto de la votación, podría suceder la población cuestione la integridad de la elección. Las acciones encomendadas a las fuerzas de seguridad durante la votación deberían ajustarse a los riegos latentes; tener un enfoque intensivo en contextos relativamente pacíficos podría desalentar la asistencia de los electores o generar dudas sobre quien controla el proceso electoral. Por otro lado, en contextos con altos riegos a la seguridad, carecer de la presencia de las fuerzas de seguridad pone en riego los materiales electorales, permitiendo que los electores y oficiales sufran de intimidación. Los presidentes de las mesas de votación deberían realizar reportes continuos sobre la situación de la seguridad, como parte de los reportes operativos que tienen que entregar a los presidentes de cada distrito electoral.
Posibles actividades de las fuerzas de seguridad En cualquier situación, las fuerzas de seguridad deberían ayudar a los presidentes de las mesas de votación para remover a las personas que se rehúsen a seguir las instrucciones de los oficiales electorales. Las actividades que las fuerzas de seguridad podrían desempeñar dependiendo de la evaluación de riesgos del entorno incluyen:
Contextos con altos riesgos a la seguridad En algunos lugares con altos riesgos a la seguridad, podría surgir la necesidad de que las fuerzas de seguridad mantengan una supervisión general a lo largo de sus áreas de responsabilidad, para evitar que se instalen mesas de votación ilegales y que los electores sean desviados de los lugares autorizados por el organismo electoral. Algunas circunstancias podrían requerir que las fuerzas de seguridad jueguen un papel activo para ayudar a que los electores lleguen y salgan de la mesa y para proteger a los oficiales de las mesas. Cuando se presenten amenazas a la seguridad de los participantes en la elección, será necesario que se suministren medios de transporte seguros para los electores y oficiales. Para trasladar a los electores siempre es más sencillo que se organicen grandes grupos, en lugar de proteger a individuos o grupos reducidos. Se debería prestar atención para que estos servicios tengan un horario adecuado y para garantizar que se ofrezcan a todas las comunidades que están en riesgo, de manera que no se considere que estos acuerdos son tendenciosos.
Seguridad después del cierre de la votación Cuando las fuerzas de seguridad permanezcan en las mesas de votación, generalmente tendrán un papel activo al cierre de la votación:
Manejo de crisisCuestiones básicas A fin de salvaguardar su seguridad personal y la integridad de la votación, los presidentes de mesa y sus oficiales deberían tener la capacidad de reaccionar rápidamente para encarar las crisis que se pudieran presentar durante la jornada electoral, mediante:
Posibles escenarios de crisis Se pueden presentar graves problemas durante la jornada electoral como resultado de:
Comunicación efectiva Para contar con un manejo efectivo de situaciones críticas, se necesitan sistemas de comunicación confiables entre las mesas de votación y los centros de operación electoral u otras oficinas de supervisión administrativa. Aunque la iniciativa del presidente de la mesa de votación podría resolver una crisis local, las oficinas administrativas o los centros de operación siempre deberían estar informados de manera oportuna. Las estrategias de comunicación incluyen:
Responsabilidad del cuidado En muchas situaciones los presidentes de las mesas de votación tendrán la responsabilidad legal de proteger a su personal y a los electores que se encuentran en el área de la mesa. En estos casos, el organismo electoral debería suministrarles planes para evacuaciones de emergencia; su capacitación debería garantizar que se familiaricen con ellos y ellos deberían impartir una síntesis de estos planes a su personal.
Suspensión de la votación Se podrían presentar situaciones en las que será imposible que la mesa de votación permanezca abierta para la votación, o que se tengan que interrumpir las actividades. Se puede apoyar una acción responsable y evitar que la votación sea impugnada, cuando el marco legal permita que el presidente de la mesa de votación o algún oficial del organismo electoral suspendan la votación por un breve lapso o que la traslade a otro lugar.
Razones para suspender la votación La legislación debería especificar de forma clara las circunstancias bajo las cuales se puede suspender la votación y la responsabilidad de esta decisión, así como la cadena de mando necesaria para adoptar o ratificar una decisión de ese tipo que se estipule en los procedimientos electorales:
Las circunstancias que pueden motivar una decisión de ese tipo son:
Duración de la suspensión De ser posible, la suspensión sólo debería durar el tiempo que tome controlar la crisis. La identificación de lugares alternativos que pueden ser utilizados para la votación en caso de emergencia puede ser muy útil. En algunos casos -como un incendio de baja intensidad durante la votación-, se podrían utilizar áreas cercanas para continuar la votación, cuestión que depende de los requisitos de seguridad y de la capacidad para reponer cualquier equipo o material dañado. Suspender la votación hasta otro día debería ser un recurso de última instancia, no obstante, podría ser imperativo para preservar la seguridad nacional en determinados casos. Cuando la votación tenga suspenderse hasta otro día, el marco legal debería otorgar un breve periodo para reprogramar la votación.
Aplazamiento de la votación En algunos casos, la votación puede ser suspendida antes de que inicie, como por ejemplo:
Esta información debería comunicarse de la manera más oportuna y efectiva posible a los electores; la radio y la televisión o algún otro método de transmisión pública suelen ser las únicas opciones disponibles.
Suspensión durante la votación Cuando la votación ha dado inicio y se necesite suspenderla, los presidentes de las mesas de votación deberían actuar con orientación de las fuerzas de seguridad y emergencia para aplicar los planes de evacuación requeridos. El presidente de mesa debería anunciar la suspensión de la votación y al estar consciente de la necesidad de preservar la seguridad de los electores y los oficiales, debe ordenar que toda la documentación y materiales electorales se saquen del recinto. De ser posible, la mesa de votación debería cerrarse y empacar los materiales de forma ordinaria conforme a los procedimientos que se aplican en unidad móviles o que están abiertas varios días. Así mismo, los materiales que se conserven en buenas condiciones deberían utilizarse cuando se reinicie la votación; como las listas de electores, urnas y los que no se hayan estropeado o perdido durante la suspensión de actividades. O bien, el reinicio de la votación podría tomarse como una nueva elección con materiales y urnas nuevas. Sin embargo, esto podría ocasionar que la conciliación final de los materiales sea más compleja. Cuando se pierdan las urnas, papeletas o listas de electores durante la crisis que causó la suspensión, podría ser adecuado que se vuelva a organizar la elección por completo. Por otro lado, si se reanuda la votación, sólo los electores que no hayan podido votar antes del percance estarán facultados para hacerlo. Esto requiere un cuidado adicional para publicar el período y el horario al que se extenderá la votación y para atender a los electores que asistan a votar en el. Se tendrá que disponer el almacenamiento seguro de todos los materiales y documentos hasta que se reinicie la votación, así como arreglos para reservar, asignar personal y proveer seguridad a la mesa de votación en la nueva fecha estipulada.
Escrutinio de votos El marco legal también tendría que considerar la situación del escrutinio del resto de las papeletas depositadas en el distrito en que se suspendió la votación. Por razones de integridad y transparencia, la necesidad de difundir los resultados parciales del escrutinio tiene que considerarse a la luz de la posible influencia que esto puede tener en los electores que tendrán que votar en una nueva fecha.
Papel de los representantes de partidos y candidatosLa libertad de que los representantes de partidos y candidatos puedan observar todo el procedimiento de votación, es una salvaguarda necesaria para la integridad y transparencia de la elección. Sus derechos y responsabilidades dentro de las mesas de votación normalmente están definidos en la legislación o en el marco legal de la elección.
Papel de observación y monitoreo. Lo que debería quedarle claro a los representantes es que su presencia en las mesas de votación se limita a observar los procedimientos y no a hacer campaña o participar de otra forma en la votación. Todas las restricciones legales respecto a realizar campañas políticas dentro de las mesas debería reforzarse en todos los representantes políticas. Estas restricciones incluyen:
Los oficiales de las mesas de votación también deberían garantizar que los representantes políticos no manipulen los materiales electorales. Mientras permanezcan dentro de la mesa, los representantes se encuentran bajo la autoridad del presidente o encargado y pueden ser retirados por indicación de él si su conducta transgrede cualquiera de las disposiciones establecidas en el marco reglamentario, incluidos los códigos de conducta. Si bien los representantes tienen derecho de impugnar las decisiones o la aplicación de procedimientos electorales y solicitar que el presidente de mesa o el organismo electoral lo revise, no se les debería permitir que influyan sobre los electores, que contravengan las disposiciones de los oficiales electorales o que violenten de alguna u otra forma la votación.
Asistencia de los oficiales de votación Los oficiales podrían dentro de límites razonables, ayudar a los representantes en la preparación de sus observaciones. Esto podría hacerse mediante la ejecución visible de todas sus actividades y de ser posible, explicar a los representantes porque se toman decisiones y se adoptan algunas acciones. Las solicitudes realizadas por los representantes pidiendo que el procesamiento de los electores o la integración de cualquier documento se realice lentamente, es más difícil de atender porque podría afectar la eficiencia del servicio. Cuando el personal esté aplicando los procedimientos correctamente, esas solicitudes deberían rechazarse; los oficiales no pueden permitir que la eficacia de su servicio se vea limitada por la falta de efectividad en el nivel de desempeño de los representantes de partidos o candidatos.
Acreditación de los representantes de partidos y candidatos Los sistemas electorales transparentes permiten que todos los partidos y candidatos que contienden en una elección acrediten a personas que representen sus intereses en todas las mesas de votación. No obstante, este recurso no se extiende a grupos políticos que no participen en la elección. Es preferible que todos los representantes que se encuentren en una mesa de votación reciban la acreditación del organismo electoral. Las solicitudes de acreditación deberían estar disponibles en todas las oficinas del organismo electoral durante el periodo de campaña. Así mismo, los representantes deberían presentar una constancia de acreditación antes de que se les permita el acceso a las mesas de votación. Esta acreditación puede consistir en un gafete o en una comunicación formal emitida por el organismo electoral. En algunos sistemas, la acreditación puede ser expedida por un partido o candidato sin que sea necesaria una autorización del organismo electoral. Si bien esto ofrece mayor flexibilidad, también implica un mayor trabajo de control por parte de presidentes de las mesas de votación. El personal encargado de controlar el acceso a la mesa de votación debería tener la responsabilidad de revisar esas acreditaciones. Se deberían tener precauciones especiales cuando se tienen distintas categorías de representantes y estos sólo están acreditados para un lugar o lugares determinados.
Acceso a las mesas de votación. Al acceder a las mesas de votación, los representantes deberían mostrar inmediatamente su acreditación y presentarse con el presidente. También deberían informar cada vez que abandonen o vuelvan a ingresar a la mesa. Los presidentes deberían tomar nota de los representantes presentes y del partido o candidato al que pertenecen. Esto siempre es útil y es especialmente importante en sistemas donde se restringe el número de representantes que pueden estar presentes en la mesa de votación de manera simultánea. Ya que un exceso de representantes podría ser un motivo para impugnar la votación.
Gafete o credencial de identificación. Mientras se encuentren dentro de los límites de la mesa de votación, los representantes deben portar de manera visible el gafete o credencial que los identifique. Cuando la autoridad electoral emita cartas de acreditación en lugar de gafetes o credenciales, cada mesa debería contar con una reserva de gafetes, estampas o credenciales para estos efectos.
Elegibilidad de los candidatos También existe la cuestión de si se debería impedir que los candidatos mismos funjan como representantes en las mesas de votación. Debido a que la presencia continua de un candidato dentro de la mesa de votación podría considerarse como un acto de campaña, resulta prudente que esa restricción, como otras relativas a la realización de campañas dentro de las mesas, estén contempladas en la legislación electoral.
Número de representantes La ley puede restringir el número de representantes de un partido o candidato que pueden estar presentes en una mesa de votación al mismo tiempo. Se debería buscar un balance entre la transparencia del proceso y la capacidad de los recintos para admitir un número determinado de representantes. Cuando existe un gran número de partidos o candidatos y por tanto, de representantes, es conveniente que los presidentes de las mesas de votación tengan atribuciones para restringir su movimiento dentro del recinto, para que no interfieran con los procedimientos de la votación. Esto debería hacerse mediante un proceso de negociación, de manera que se preserve la transparencia en los deberes de los oficiales electorales. Cuando se junten varias mesas de votación en un solo lugar (centro de votación), podrían necesitarse controles adicionales para el número y la movilidad de los representantes. También podrían necesitarse acuerdos para las mesas de votación móviles. Registro de quejas e impugnaciones El presidente de la mesa debería registrar por escrito cualquier impugnación de los representantes sobre los electores, o cualquier queja sobre el funcionamiento de la mesas de votación (de preferencia con la firma de los observadores), para incluirlo en los reportes que el presidente debe entregarle al organismo electoral.
Desalojo de la mesa de votación En las reuniones informativas con los representantes, se debe subrayar la necesidad de observar tanto el espíritu como la letra de la ley. Una actitud de cooperación entre los representantes y los oficiales propiciará que las actividades se realicen de manera más armónica. Cuando se adviertan transgresiones o violaciones respecto a la conducta requerida, el presidente de la mesa de votación debe actuar inmediatamente. Dependiendo de la seriedad de la falta, se puede emitir una advertencia o incluso pedir que la persona desaloje la mesa. Si los representantes a los que se les ordenó retirarse se rehúsan a hacerlo, el presidente puede solicitar el auxilio de las fuerzas de seguridad. Todas las faltas de los representantes al código de conducta o a las reglas electorales debería registrarse por escrito e incluirse en el reporte que el presiente de la mesa de votación le tiene que entregar al organismo electoral. El que decidirá si se deben tomar acciones más profundas para que se les penalice conforme a lo postulado por la ley. Retirar a los representantes de la mesa de votación por problemas de conducta tiene el potencial de colocar en desventaja a un partido y a sus electores por el desempeño de un individuo. Se podría mantener la equidad cuando existen disposiciones que permitan el reemplazo de cualquier representante que haya sido retirado de alguna mesa de votación.
Información a los electores En algunos casos, es común que simpatizantes de un partido se coloquen fuera de la mesa de votación para suministrar información a los electores sobre su ubicación en la lista de electores o para verificar su inclusión. Sin embargo esta práctica puede ser riesgosa debido a que:
Si bien esta práctica puede ayudar a los oficiales electorales cuando los simpatizantes partidistas están bien capacitados, son imparciales con los simpatizantes de otros contendientes y suministran información precisa, de otra forma, sólo podrían confundir a los electores. Derechos y conducta de los representantes de partidos y candidatos dentro de las mesas de votaciónAunque la forma en que los representantes llevan a cabo sus actividades de observación puede variar en función del sistema electoral, contar con un procedimiento abierto y transparente generalmente les brindará los siguientes derechos a los representantes dentro de las mesas de votación:
No obstante, el ejercicio de estos derechos está sujeto a:
Actos de campaña dentro de la mesa de votación Las jurisdicciones tienen definiciones distintas sobre el significado de "campaña". Sin embargo, evitar que los representantes de partidos y candidatos realicen campañas dentro de la mesa de votación es importante para prevenir que los electores sean presionados cuando van a votar. En términos generales, se debería prohibir cualquier intento de influir en los electores dentro de la mesa de votación, ya sea mediante el despliegue o distribución de literatura política, hablándoles, o transmitiendo cintas que puedan escucharse dentro de la mesa. Frecuentemente también se prohíbe la distribución de cualquier material político en las inmediaciones de la mesa de votación. El área de esta zona varía ampliamente entre las distintas jurisdicciones, dependiendo de factores como:
El área de exclusión puede ser tan reducida como cinco metros o llegar incluso hasta el kilómetro. Cuando es establecen áreas de seguridad más amplias alrededor de las mesas, también se podría prohibir cualquier acto de campaña política dentro de ella. Así mismo, algunas jurisdicciones prohíben que los representantes de partidos o candidatos porten cualquier prenda o distintivo partidista dentro de la mesa (esta cuestión deberá ser muy estricta cuando pueda surgir un conflicto durante la votación). En otros casos se prohíbe totalmente la distribución de cualquier material propagandístico durante la jornada electoral.
Conducta de los representantes Es conveniente que, como una condición para obtener su acreditación, los representantes acepten formalmente el código de conducta aplicable. Si no se ha desarrollado un código completo, para que obtengan la acreditación sería apropiado que realicen una declaración formal en donde aseguren que sus acciones preservarán la secrecía del voto, que se ajustarán a las indicaciones de los oficiales electorales, que no interferirán en el proceso de votación y que estarán sujetas al marco legal. Cuando los representantes se encuentran dentro de la mesa de votación se espera que se adhieran a las condiciones que impone el código de conducta y a cualquier requisito que imponga la legislación electoral. No obstante, los requisitos varían mucho dependiendo del sistema de votación; pero en principio, la conducta de los representantes dentro de las mesas de votación debería:
En algunos casos también se prohíbe que los representantes usen cualquier dispositivo de comunicación (teléfonos celulares, radios) desde el interior del recinto cuando la votación se encuentra en curso.
Representantes en mesas de votación móvilesA los representantes de partidos y candidatos se les debería dar la oportunidad de observar la votación en cualquier mesa móvil que se utilice para visitar a los electores en su domicilio, en hospitales u otras instituciones como prisiones o en áreas remotas. El organismo electoral debería comunicar a los participantes políticos de forma oportuna sobre la ubicación, las fechas y horarios en que operarán las mesas móviles. Cuando sea posible, se recomienda que el organismo electoral permita que los representantes políticos viajen con el personal electoral, cuando las mesas móviles se instalen en áreas remotas a las que solo se puede acceder por vía aérea. En estos casos, se tendría que valorar si los representantes deberían aportar alguna contribución para costear los gastos de transporte. Cualquier acuerdo que se adopte para apoyar a los representantes debe ser extensivo para todos los partidos y candidatos contendientes. Los representantes que observen el funcionamiento de las mesas de votación móviles deberían tener los mismos derechos y responsabilidades que los representantes presentes en las mesas ordinarias. Cuando se atiendan a muchos electores de edad avanzada o enfermos, el garantizar que el comportamiento de los representantes no resulte intimidatorio, ni siquiera de forma involuntaria. Los representantes que observen el funcionamiento de las mesas móviles ubicadas en residencias, hospitales u otras instituciones de salud deben actuar con sentido común y cortesía; cuando resulte obvio que su presencia incomoda a los electores deberían retirarse. Se necesita que los representantes tengan mayor sensibilidad cuando acompañen a las mesas móviles hasta el hogar de los electores; si un número elevado de representantes entran al hogar de un elector, podría percibir que su privacidad esta siendo invadida.
Flexibilidad en las restricciones de campaña Cuando se tienen sistemas electorales más complejos, especialmente en aquellos que requieren que el elector marque varias preferencias en la papeleta, sería útil que el marco legal permita que bajo solicitud del elector, los representantes políticos o los oficiales electorales les repartan información sobre cómo votar. En algunos casos, cuando los electores se encuentran en cama en su domicilio, en una prisión o en un área remota, es probable que no tengan acceso a la información electoral. En este caso, será responsabilidad de los partidos y candidatos y no del organismo electoral, que estas personas puedan adquirir información al momento de votar.
Cierre de la votaciónEl cierre de la mesa de votación podría ser un período de intensa presión para los oficiales electorales, especialmente cuando:
Contar con sistemas e instrucciones claras, respaldadas con listas de verificación sobre las acciones que se deberían realizar, contribuye a que se tenga una toma de decisiones acertada durante este período.
Uso de supervisores itinerantes Cuando se usan supervisores itinerantes, se debería garantizar que se encuentren en la mesa durante el cierre de la votación y en los preparativos para comenzar el escrutinio. Será mucho más efectivo si los supervisores ajustan su itinerario, para asegurar que estarán a la hora prevista en la mesa de votación que haya tenido la administración menos efectiva durante la votación.
Preparativos para el cierre de la votación. En circunstancias normales, la mesa de votación debería cerrar exactamente en el horario que especifica la legislación electoral. Para ello, es muy importante que los presidentes de mesa sincronicen su reloj con una fuente oficial, a efecto de que más tarde no se presenten quejas porque la mesa no cumplió con los tiempos legalmente establecidos. Durante la última hora en que las mesas de votación están abiertas, se podrían realizar ciertas acciones para comenzar a preparar el cierre de la votación:
No obstante, esto sólo se debería realizar siempre que no afecte el servicio al electorado en las horas de votación restantes y es importante que el material para escrutar no se prepare hasta el cierre definitivo de la votación. Además, cuando el personal pueda votar en su mesa de votación, el presidente debería garantizar que puedan hacerlo antes del cierre.
Electores que continúan formados para votar a la hora del cierre de la votación Los procedimientos electorales equitativos deberían incluir disposiciones para permitir que los electores que se encuentran dentro de la mesa a la hora de cerrar puedan votar. Si una multitud de electores continúa esperando su turno a la hora del cierre; esto no será culpa de los electores, es indicio de que faltaron recursos humanos o eficiencia. Como parte del servicio al electorado antes del cierre de la votación, los presidentes de mesa se deberían asegurar de que los oficiales introduzcan a los electores que esperan fuera. Si los electores no cupieran al interior de la mesa (para que se puedan cerrar las puertas), se podría marcar con una cuerda, cinta o alguna barrera el final de la fila de los electores que llegaron antes del cierre de la votación. En los sistemas de votación obligatorios, se podría suministrar un servicio adicional, siempre y cuando los oficiales que vigilan los accesos apunten los detalles de aquellos electores que llegan después del cierre de la votación.
Extensión del horario de votación Las reglas y regulaciones electorales deberían definir las circunstancias bajo las cuales se pueda extender el horario de la votación, señalando también el responsable de tomar la decisión. Extender el horario de la votación puede ser una decisión muy polémica. Los presidentes de las mesas de votación no deberían decidir por sí mismos la extensión del período de votación. Ya que podrían provocar que se impugnen los resultados de la elección. Si un número importante de electores permanece fuera o está llegando a la mesa de votación después de finalizado el horario establecido para el cierre del lugar, se debería buscar el consejo de los oficiales del organismo electoral para determinar si se puede o no extender el horario de la votación. Cuando las mesas de votación realizan monitoreos y reportes efectivos sobre sus actividades, es probable que estas situaciones se puedan identificar antes del cierre de la votación. En estos casos, sería prudente que el organismo electoral extienda la votación unas horas más o incluso un día entero. Para ello, se deben considerar las disposiciones que dicta la legislación electoral, además de consultarse con los participantes políticos, con el gobierno ejecutivo y con las autoridades judiciales. Podría ocurrir que estas situaciones afecten la seguridad del personal o de los materiales electorales y que las fuerzas de seguridad sean insuficientes para ofrecer protección adecuada o que sean incapaces de brindar una respuesta rápida y efectiva. En tales circunstancias deben prevalecer el sentido común y el auto control. Si la única forma para preservar la seguridad consiste en permitir que los electores que no llegaron a tiempo voten, se debería hacer el esfuerzo de separar sus papeletas y sus registros, mientras esté pendiente la decisión de si se extiende o no el plazo establecido para que los votos recibidos extemporáneamente sean válidos.
Acciones al cierre de la votación A la hora exacta establecida para el cierre de la votación, el presidente debería anunciar oficialmente que la votación ha llegado a su fin y cerrar todas las entradas y salidas del lugar (si la mesa no se encuentra dentro de algún edificio, se debería asegurar un perímetro a su alrededor. En situaciones con bajos riesgos, los oficiales electorales podrían encargarse de esta tarea; cuando el riesgo es alto, será mucho más prudente que las fuerzas de seguridad vigilen los accesos y salidas. Al mismo tiempo, se debería retirar la señalización externa que identifica a la mesa de votación, e invitar amablemente a que los electores se retiren en cuanto terminen de votar. A partir de este momento (a menos que se haya aprobado una extensión de tiempo) las únicas personas que deben encontrarse dentro de la mesa son, aquellos que se encuentran amparados con una autorización oficial de la legislación electoral, en la cual normalmente se incluyen: · Los oficiales electorales de la mesa de votación; · Los representantes de partidos y candidatos acreditados; · Los observadores independientes acreditados; · Oficiales de las fuerzas de seguridad o de apoyo que estén autorizados por la ley; · Personal del organismo electoral autorizado u otros observadores oficiales.
Esta restricción debería realizarse rigurosamente a efecto de suministrar integridad a los procesos de recolección y empaque de los materiales. Sin importar si las papeletas se escrutan en la mesa de votación o en otro lugar, es recomendable que al cierre de la votación se apliquen los siguientes procedimientos:
Cuando se usen máquinas o computadoras para votar, se debería revisar el número del último voto u operación registrada al cierre, ante la presencia de testigos que lo registren, después, los aparatos deberían asegurarse y sellarse para evitar que se puedan usar.
Cuando el escrutinio se realice en la mesa de votación:
Cuando el escrutinio se realiza en otras instalaciones:
Algunos procedimientos especiales podrían requerir que las mesas de votación se ocupen de la votación especial y de las mesas móviles.
Distintos horarios para el cierre Algunos sistemas electorales permiten que los presidentes de mesa definan discrecionalmente el horario para cerrar la votación, siempre y cuando a su juicio todos los electores de la lista nominal se hayan presentado a votar. Sin embargo, este proceso podría convertirse en una práctica que implica grandes riesgos porque se pueden presentar abusos. Aunque la legislación lo permita, el organismo electoral debería tratar de evitarlo. Ya que esto podría pasar de "todos los electores registrados han votado", para convertirse en "todos los electores que queremos que voten, lo han hecho". Además, no permite que se puedan corregir los errores en la lista electoral, o en cualquier otro servicio.
Reportes y registros de votación elaborados por el presidente de la mesa de votación Es muy importante que después del cierre de la votación el presidente compile un reporte de actividades. Este reporte se enviará al organismo electoral junto con otros materiales de la mesa. Si el escrutinio de votos se realiza en otro lugar, este reporte debería ir junto con el material que será escrutado. El contenido del reporte debería incluir:
Recopilación de las papeletasMateriales importantes La preocupación inmediata después del cierre de la votación es la garantizar que todo el material de la mesa de votación haya sido recolectado, contabilizado y preparado para comenzar el escrutinio. Se debería poner énfasis en las siguientes áreas:
La recolección y el recuento de las papeletas (o sobres) no deberían comenzarse hasta que todos los electores o personas sin autorización hayan salido de la mesa. Cuando no se cuente con observadores o representantes de partidos y candidatos, sería útil que se pida a unos cuantos electores que se queden a presenciar el escrutinio. Al realizar esto, se recomienda que se solicite que estos electores firmen un juramento o código de conducta que los acredite como observadores. Si se utilizan sellos oficiales o papel adhesivo para dar autenticidad a las boletas o a los sobres, el presidente de la mesa de votación debería encargarse de recogerlos (al mismo tiempo en que se recolectan las papeletas). Así mismo, estos deberían contabilizarse y asegurarse hasta que sean empaquetados.
Conciliación inicial Sin importar en dónde se realice el escrutinio, se debería realizar una conciliación inicial de las papeletas (o sobres) que se recibieron y de las que se expidieron durante la votación. Esto sirve para determinar la cantidad de papeletas que deberían estar dentro de las urnas. Esta conciliación debería realizarse antes de que el material sea empacado para transportarlo al centro de escrutinio, o si el escrutinio se hace en la mesa de votación, antes de que se abran las urnas. Este es un proceso de control muy significativo para la integridad de la votación y del escrutinio. Es incluso, un proceso que con frecuencia se registra incorrectamente y por tanto, puede causar disputas posteriores. La precisión durante la conciliación, demanda que la capacitación de los presidentes de mesa haya enfatizado el cuidado durante su ejecución. Cuando se utilizan máquinas de votación o computadoras, será necesario que se instalen mecanismos de verificación internos muy precisos o programas para prevenir la exclusión o adición ilegal de votos.
Conciliación de las papeletas entregadas a los electores Otra verificación importante para la integridad de las papeletas, es la conciliación entre los registros sobre la cantidad de electores que voto y el número de papeletas que se expidieron. Las conciliaciones que se realicen después del escrutinio deberían cotejar el registro sobre los electores que votaron con el número de papeletas que se extrajeron de las urnas.
Discrepancias en la contabilización de las papeletas o sobres Además del fraude, varios motivos podrían ocasionar que se presenten discrepancias entre el número de papeletas y la cantidad de electores que votaron. Sin embargo, si se llegan a presentar discrepancias, sin importar la razón, es probable que se cuestione la integridad de las actividades en la mesa de votación. Contar con controles estrictos, cuidados y talvez, con tiempo adicional durante la revisión de papeletas (o sobres), podría evitar que se presenten discrepancias embarazosas e inexplicables durante la conciliación. Las razones más comunes y libres de fraude por las que se presentan discrepancias durante la conciliación de papeletas o sobres incluyen:
Es esencial que las papeletas o los sobres que se reciben en cada mesa de votación, sean contados y verificados para que se pueda registrar cualquier discrepancia que se detecte entre los informes de entrega y el material que se tiene. El presidente de la mesa debería aprobar los resultados de la revisión y esta cifra debería usarse en todas las conciliaciones de las papeletas o sobres.
Reconciliación de las papeletas o sobres recibidosEs muy importante que todos los materiales que llegan a la mesa de votación sean contabilizados, especialmente en los sistemas electorales que controlan la emisión de papeletas como mecanismo para mantener la integridad. Así mismo, la conciliación de las papeletas al cierre de la votación resulta más sencilla cuando se siguen unos sencillos pasos. Todos los pasos de este proceso deberían registrarse en un formato oficial para contabilizar las papeletas, que cuente con la aprobación del presidente de la mesa y de los representantes de partidos y candidatos que estén presentes. Mientras se realiza esta reconciliación, se debería hacer una revisión completa de la mesa de votación, particularmente en el área alrededor de los compartimientos, en el suelo, debajo de muebles, entre rendijas de tablas y en cualquier otro lugar utilizado como depósito, a fin de asegurar que el conteo incluya todas las papeletas. Para realizar la reconciliación se podrían seguir los siguientes pasos:
Si se usan máquinas o computadoras para votar, la reconciliación será totalmente distinta. Si el elemento más importante son los sobres en lugar de las papeletas, los procedimientos también serán distintos.
Establecer el número de papeletas recibidas El primer paso consiste en establecer el número de papeletas que deberían tenerse en la mesa de votación. Este número se determina al contar el número de papeletas que se recibieron antes de la votación, ajustándolo con cualquier discrepancia que se encuentre en la verificación al recibirlos y con las papeletas que hayan sido sustraídas de la mesa de forma oficial (esto ocurre en los sistemas en donde se tienen que suministrar materiales de emergencia en otras mesas). Es muy importante que esta cifra se calcule correctamente. Al final del escrutinio está cifra total de papeletas tendrá que ser igual al número de votos escrutados (incluidos los estropeados o canceladas) y sin usar. Cualquier discrepancia que exista entre el cálculo inicial de todas las papeletas recibidas en la mesa de votación y el cálculo al final del escrutinio, será indicio de alteración o de error, siendo necesario que se realice un recuento de todas las papeletas y una investigación profunda.
Establecer el número de papeletas entregadas a los electores El segundo paso consiste en establecer el número de papeletas que se entregaron a los electores. Si hay más de una mesa encargada de expedir las papeletas a los electores (cuando hay varias mesas divididas alfabéticamente), cada mesa deberá establecer la cantidad de papeletas que tiene y después de que el presidente de mesa las apruebe, podrán sumarse para determinar la cifra total. Dependiendo del estilo de las papeletas y de los sistemas para controlar los materiales en las mesas de votación, los métodos para realizarlo varían:
Por estos motivos, es importante que todas las papeletas que suministren las mesas durante la votación se registren de forma cuidadosa (incluyendo las de reserva).
Conteo de papeletas estropeadas, desechadas y rechazadas El tercer paso implica contar el número de papeletas retenidas por los oficiales de la mesa de votación, como:
En muchos sistemas estas categorías se tratan como un solo tipo de papeletas canceladas.
Cálculo sobre el número aparente de papeletas dentro de la urna El cuarto paso consiste en calcular el número de papeletas que deberían estar dentro de las urnas. Que se calcula restando el número de papeletas estropeadas, rechazadas o defectuosas, del total del número de papeletas entregadas. También se deberían incluir las papeletas de los votantes que emitieron un voto ausente, cuando éstas se mezclen con las que se emitieron el día de la jornada electoral de forma ordinaria. Es vital que esta cantidad se calcule correctamente, ya que es la cifra que se tomará como base para realizar el escrutinio inicial de las papeletas en la urna, además, al abrir la urna esta cifra debería coincidir. Cualquier discrepancia será indicio de que la elección fue alterada o errónea, cuestión que demanda un recuento minucioso y una investigación profunda.
Conteo de papeletas sin usar El quinto paso implica contar las papeletas sin usar. De nuevo, el método para realizarlo depende del estilo de las papeletas y de los métodos que tenga la mesa para controlarlas, siendo posible que para obtenerlo se reste el número de folios, se cuenten los folios de las papeletas sin usar, o que se cuenten las papeletas por si mismas. Es importante que todas las papeletas sin utilizar sean contadas, no sólo aquellas que permanecieron en las mesas de entrega, sino también cualquier reserva que esté en manos del presidente de la mesa de votación.
Reconciliación preliminar El sexto paso consiste en realizar una reconciliación preliminar: La cifra total de papeletas recibidas por la mesa de votación debe ser igual a la suma de las papeletas entregadas a los electores, más las estropeadas/descartadas/rechazadas, más las que no se usaron. Cualquier discrepancia entre estas dos cifras debería registrarse para investigarla.
Reconciliación de la votación automatizada Cuando se utilizan máquinas para la votación, leer los números iniciales y finales de electores registrados por el contador automático, constituye una parte integral para reconciliar la cantidad de votos emitidos. De la misma forma, al usar computadoras para la votación, se deberá mantener un registro con el número total de operaciones que realizaron los electores.
Reconciliación de los sobres En sistemas en donde un sobre representa el control principal sobre la emisión del voto, porque el elector debe colocar su papeleta dentro del sobre, el punto central de la reconciliación será la cantidad de sobres recibidos en la mesa de votación y aquellos que sobraron al cierre de la votación. No obstante, es importante que se instrumenten algunos procedimientos para garantizar la precisión y la responsabilidad al usar los sobres. De la misma forma en que se protege la responsabilidad de las papeletas, los procedimientos para los sobres incluyen:
Si los sobres se encuentran en talones, con grapas, o numerados, el cálculo se podría realizar contando los talones desprendidos. Si no es así, se puede calcular restando los sobres que no se usaron (con sus ajustes) de la cantidad de sobres que se recibieron en la mesa de votación. Todos los pasos de este proceso deberían registrarse en un formato oficial aprobado por el presidente de la mesa de votación y de ser posible, que también incluya el visto bueno de los representantes de partidos y candidatos. Cuando se tengan varias mesas para expedir los sobres a los electores, cada una debería realizar estos cálculos de forma individual y comprobar el resultado mediante una suma de todos ellos. La cifra de sobres emitidos debería ser igual al número de sobres con papeletas que se encuentran en la urna. Es vital que este cálculo se realice correctamente, ya que su resultado es la cifra con la que se reconciliará el contenido de la urna. Cualquier discrepancia será indicio de que la elección fue alterada o errónea y demandará un recuento detallado y una investigación profunda.
Reconciliación de las papeletas o sobres emitidosEn sistemas cuyo principal mecanismo de integridad es la emisión de papeletas, la cantidad de papeletas entregadas más el número de papeletas estropeadas (las que los electores cambiaron por una nueva), debería equivaler a la cantidad de electores registrados por votar En sistemas en donde el principal mecanismo de integridad es la expedición de sobres para colocar las papeletas, los sobres emitidos a los electores deberían equivaler al número de electores registrados por votar. De preferencia, esta reconciliación debería realizarse en la mesa de votación y el presidente de mesa debería registrarla formalmente, incluyendo la firma de los representantes de partidos y candidatos que la observen. Debido a las presiones por falta de tiempo, con frecuencia esta reconciliación se hace a nivel nacional cuando los materiales regresan después del escrutinio. No obstante, este método podría generar disputas sobre la elegibilidad de los electores y por el número de votantes, cuestiones que son más difíciles de resolver sin la presencia de los encargados de expedir los materiales. La reconciliación se puede desarrollar en instalaciones centralizadas de forma efectiva, cuando se pueden utilizar métodos automatizados para calcular el número de electores, como en el caso de la votación mediante computadores, o cuando se usan listas de electores que se pueden pasar por un escáner óptico.
Bases de datos Las cifras sobre la cantidad de papeletas o sobres emitidos, deberían poderse obtener mediante sus registros contables. Los registros sobre el número de electores a los que se les entregó el material para votar se pueden obtener de distintas fuentes, que dependen de los métodos para registrar que se usen, por ejemplo:
Generalmente, la fuente más efectiva sobre el número de papeletas (o sobres) que se emitieron, consiste en contar el número de electores que se marcó en las listas certificadas por haber votado, ajustándolo con los electores que se encuentren en listas complementarias compiladas para:
Cuando los electores deben entregar solicitudes para votar, es preferible que éstas sean contadas para obtener una cifra que se tome como base para la reconciliación. Cuando no se usen listas de electores y no se requieran aplicaciones, se tendrá que instrumentar otro método, como elaborar una lista sobre los electores que recibieron material para votar.
Múltiples bases de datos Realizar varias bases de datos sobre esta información aumenta la posibilidad de que se generen errores y por lo tanto, se podrían ocasionar mayores percepciones o acusaciones sobre negligencia. Sin embargo, los oficiales de las mesas de votación no son perfectos. Por ello, cuando se pretende mantener la misma información de dos o más formas, es altamente probable que se presenten discrepancias a lo largo de un extenuante día de trabajo. Por ejemplo, cuando se usan listas de electores para ser marcadas, pero al mismo tiempo se elabora una lista sobre los electores que recibieron materiales, además de que se hace un uso ineficiente de los recursos, también se podrían generar problemas si estos dos registros difieren al momento de la reconciliación o de revisiones posteriores. Si se mantienen hojas para verificaciones o tarjetas para anotar el flujo de electores y el nivel de servicio durante los distintos períodos de la votación, debería dejarse en claro que no constituyen un registro oficial sobre la cantidad de electores que votó.
Discrepancias Cualquier discrepancia entre la cantidad de papeletas emitidas (o sobres) y los electores registrados por haber votado, requiere una investigación inmediata y que se reporte al presidente de la mesa para que trate de resolverla (o a los oficiales del organismo electoral cuando la revisión se hace después de a votación).
Realizar una reconciliación posterior durante el conteo de las papeletas que se encuentran en la urna, más el número de papeletas descartadas o rechazadas, comparándola con el número total de electores registrados por haber votado, perfeccionará este mecanismo para salvaguardar la integridad.
Verificación y embalaje de los materialesSi se cuenta con personal suficiente, después de terminar el conteo de materiales o de manera simultánea, todos los materiales se deberían clasificar y organizar para su embalaje. Se debería realizar una búsqueda minuciosa alrededor de la mesa de votación, para garantizar que no se hayan colocado o que se olviden materiales en lugares inusuales. Los materiales de mayor responsabilidad, los que se requieren para votar, o los que tienen el propósito de salvaguardar la integridad financiera, deberían contrastarse con los registros de su entrega o de otro tipo, para garantizar que no falte ni uno. Estos materiales incluyen:
Hora para su embalaje Cuando el escrutinio se realice en otro lugar, todo el material de la mesa de votación debería empacarse inmediatamente después de contarlo y de realizar las reconciliaciones, para enviarlo al centro de escrutinio junto con las urnas. Como precaución para los materiales que podrían extraviarse, es recomendable que todos los paquetes que contienen el material de la mesa de votación se envíen al mismo tiempo al centro de escrutinio. Cuando el escrutinio se realice en la mesa de votación, al cierre de la votación se deberían clasificar todos los materiales. Los materiales que implican mucha responsabilidad que no se usen durante el escrutinio, deberían empacarse y sellarse inmediatamente después de que se terminen las reconciliaciones en donde son requeridos, como son las papeletas o sobres sin usar, las listas de electores y materiales similares. Si durante el escrutinio se necesitara tener acceso a estos paquetes (para buscar algún material mal empacado), es importante que los representantes de partidos y candidatos presencien la apertura de los sellos, su resello y su registro formal (que incluya los motivos). Cuando se confía en el profesionalismo e integridad de los oficiales de escrutinio y cuando la situación de seguridad es favorable, es preferible que los materiales no sean empacados y sellados completamente hasta que se termine el escrutinio, de manera que sea sencillo buscar cualquier artículo faltante necesario para el conteo. Otro método consiste en colocar el material que no se usa para el escrutinio en un área lejana que tenga la seguridad necesaria.
Embalaje El embalaje de los materiales de la mesa de votación es una actividad que frecuentemente se considera de poca importancia. Ocurre al final del día cuando parece que se terminaron las tareas más importantes y cuando el personal está exhausto. No obstante, un embalaje incorrecto podría ocasionar que el mecanismo sea disfuncional y que surjan sospechas de que se dieron malas prácticas, especialmente en los centros de escrutinio o en impugnaciones posteriores, en donde se pueden suscitar emociones encontradas y desperdiciar mucho tiempo para buscar material que fue mal empacado. Por ello, es importante que el embalaje de los materiales de la mesa de votación cuente con líneas de acción claras y que los oficiales lo realicen de forma eficiente y profesional. Se debería tener cuidado para recuperar y empacar todos los materiales. Una razón muy común por la que el embalaje de los materiales se instrumenta de forma incorrecta se debe a que los sistemas de empaque son muy complejos. Los sistemas que usan una serie de sobres que se colocan dentro de otros más grandes, los que a su vez se introducen en cajas que finalmente se meten en bolsas, sólo pueden distinguirse mediante etiquetas o números, cuestión que después de un extenuante día de trabajo podría desconcertar al personal, sin importar la intensidad de su capacitación. Los sistemas de embalaje más sencillos que identifican al material esencial y que cuando son rentables, se basan en un sistema de colores codificados, contribuyen a que el material se empaque correctamente después de la votación o del escrutinio.
Sistema de embalaje El sistema para empacar los materiales de la mesa de votación tiene ciertos objetivos básicos:
Dependiendo del costo local, de la cantidad de material a empacar y de la seguridad del contexto, el sistema de embalaje podría usar sobres, cartones, bolsas de plástico con alta densidad, contenedores cerrados o una combinación de todos.
Materiales de poca responsabilidad Los materiales más fáciles de procesar son aquellos que no son importantes para el escrutinio o para la integridad de la elección. Debido a que la prioridad en esta etapa es el escrutinio, estos materiales podrían colocarse en un contenedor etiquetado claramente para separarlos después. Estos materiales incluyen:
Método adecuado para clasificar los materiales Es recomendable que los materiales se clasifiquen de una forma que facilite su manejo, su consistencia y la disciplina durante su empaque. Para estos efectos, resulta benéfico que se agrupen de manera lógica, para que se puedan recuperar fácilmente. Cada grupo de materiales debería contar con un distintivo o etiqueta fácilmente identificable. Así mismo, cada etiqueta debería enlistar el contenido del paquete (las clases de material y el número de artículos de cada tipo). Cuando se use más de un paquete para una sola clase de material, las etiquetas deberían enlistar anotaciones sobre la parte del material que se envía. Sin embargo, el presidente de la mesa de votación debería garantizar que los oficiales escriban las anotaciones sobre el contenido del paquete de forma precisa y de ser así, respaldarlas. Los paquetes deberían sellarse de una manera que permita que cualquier alteración sea evidente, además de que proteja los materiales contra rupturas accidentales durante su traslado y manejo. Dependiendo del contenedor que se use, se podrían usar sellos de plástico, de metal, de papel (registrando su número), o cinta de aislar. Cuando se usen sellos o cinta, el presidente de mesa debería firmar en su parte más alta. De la misma forma, los representantes de partidos y candidatos deberían ser invitados para que aprueben el contenido de los paquetes y para que firmen los sellos. Los detalles sobre la clase de materiales de alta responsabilidad que se empacarán dependerán del sistema y de los procedimientos que se usen. A continuación se muestra una clasificación que suministra una base para separar los materiales de manera lógica.
Si se escrutan mecánicamente, deberían procesarse parcialmente en la mesa de votación y volver a colocarlos en la urna o en otro contenedor. Este debería sellarse y se debería invitar a los representantes de partidos, candidatos y observadores a que presencien el sellado. En los escrutinios subsiguientes, estos votos deberían clasificarse por preferencia y mantenerse en fajos para volverlos a empacar en la urna (si lo permite la situación de la seguridad) o en otro contenedor sellado. Este embalaje después del escrutinio de votos también debería ser registrado y presenciado por los representantes de partidos y candidatos y por los observadores.
Al empacar estos materiales, los materiales importantes para las elecciones de distintos órganos representativos o de varios distritos electorales que se realizan en la misma mesa de votación deberían mantenerse por separado, mediante etiquetas con colores codificados o sobres, por ejemplo, de acuerdo a los colores que usen las papeletas. Los materiales se deberían disponer de forma segura para transportarlos y se debería llenar cualquier documentación para controlar su traslado. De ser posible, todos los paquetes provenientes de una mesa deberían asegurarse en un solo contenedor (las urnas tendrían que manejarse por separado). A su vez, los contenedores sólo deberían incluir el material de una mesa de votación. Cada contenedor debería marcarse por fuera con la identidad de la mesa de votación de donde proviene (nombre o número) y con el distrito electoral a donde pertenece. Se necesitan precauciones especiales cuando más de una mes a de votación ocupe las mismas instalaciones.
Almacenaje de los materiales de la mesa de votación Después de terminar el escrutinio de votos, se deberían realizar los acuerdos pertinentes para clasificar los materiales y el equipo entre los que se van a almacenar y los que serán destruidos. Generalmente, el marco legal especifica el período durante el que se deben almacenar los materiales, la forma de hacerlo y la responsabilidad para mantenerlos o destruirlos.
Preparativos para el escrutinio de votosCuando las mesas de votación también se usan para el escrutinio, además de sus obligaciones como manejar los materiales y tratar con los representantes de partidos y candidatos, tienen que emprender algunas acciones preparatorias para transformar el área, de manera que suministre un servicio eficiente para el escrutinio. La naturaleza de la reorganización y de las acciones preparatorias que se tendrán que instrumentar, dependen del método de votación (si es manual, por máquina o computadora), de si fueron elecciones sencillas o múltiples y del sistema para realizar el escrutinio.
Acciones preparatorias Cuando se usan papeletas de papel o de cartón, se pueden seguir algunas pautas para emprender las acciones necesarias:
Si un gran número de representantes de partidos y candidatos están presentes, se deberían colocar barreras para que los oficiales de escrutinio puedan transitar libremente alrededor de las mesas y para evitar que los representantes y observadores manipulen los votos o intimiden al personal. No obstante, las barreras se tendrán que colocar a una distancia que permita que los representantes observen todos los procesos del escrutinio.
Reorganización del mobiliario El mobiliario tendría que reorganizarse de manera que suministre un área para el escrutinio, una mesa para que el presidente supervise el proceso, un lugar para los representantes y una zona para que el personal descanse. La configuración del área para el escrutinio tendrá variaciones según el método que siga el proceso. Cuando se usa un método al estilo de la producción en cadena, resulta efectivo acomodar las mesas en forma de una "T" alargada, ya que es más sencillo que las papeletas pasen del lugar en donde se vacían las urnas y se desdoblan, para después clasificarlas según el partido/candidato, contarlas, volver a escrutarlas, registrarlas y empaquetarlas. En la parte inferior se muestra un ejemplo de este tipo de diseño.
El diseño del área para escrutinio también dependerá de:
Por otro lado, una disposición de las mesas en forma de "U" resulta efectiva cuando se escrutan distintas papeletas de los mismos electores y, especialmente, cuando las papeletas de diferentes partes de un órgano u órganos representativos se colocan en la misma urna. A continuación se da un ejemplo de este tipo de diseño.
Generalmente, las mesas de votación no necesitan reorganizarse radicalmente para el escrutinio, cuando se usan máquinas para la votación o computadores. Los conteos totales extraídos de las máquinas se pueden sumar y procesar en una sola mesa. También se debería instalar una pequeña zona para realizar las reconciliaciones entre los registros de votantes y las papeletas escrutadas y disponer un lugar para procesar los votos especiales.
Personal de la mesa de votación Sin importar la presión que se tenga para comenzar el escrutinio de inmediato, los presidentes de mesa deberían asegurarse de que todo el personal que ha trabajado todo el día en las labores de la mesa, tenga la oportunidad de tomar un descanso entre el cierre de la votación y el comienzo del conteo. Esto se podría conseguir mediante la contratación de personal para que reorganice el mobiliario y limpie el área. Antes de que comience el escrutinio, el presidente de la mesa de votación/escrutinio debería darle a todo el personal una sesión introductoria. Se debería hacer una revisión rápida de las características esenciales de los procedimientos y dar instrucciones específicas sobre las instalaciones. Los observadores y representantes de partidos y candidatos también deberían ser invitados a presenciar esta sesión.
Papel de los representantes de partidos y candidatosEs importante que al cierre de la votación, los representantes de partidos y candidatos conozcan de forma clara los procedimientos que se instrumentarán, así como sus derechos. Se debería explicar a los representantes todas las acciones que se deben realizar al cierre de la votación, de manera que estén conscientes de las actividades básicas como:
Podría ser de utilidad que se les proporcione una hoja informativa que:
Acreditación de los representantes Cuando el escrutinio se realiza en la mesa de votación, podrían presentarse representantes distintos o adicionales para observarlo. Los oficiales deberían verificar su acreditación y garantizar que ninguna persona sin autorización ingrese al área de escrutinio. Generalmente, la legislación se encarga de dictar si los candidatos de la elección pueden actuar como representantes durante el escrutinio. Una disposición legal que resulta razonable, es que sólo los representantes de los partidos o candidatos contendientes puedan presenciar el escrutinio. El número de representantes que cada partido puede tener en un centro de escrutinio al mismo tiempo, varía dependiendo del marco electoral:
Un criterio importante para elegir las instalaciones para el escrutinio, es que se tenga suficiente espacio para albergar a los representantes y observadores. La cuestión del espacio no se debería usar como pretexto para manipular la observación del escrutinio.
Invitación a las sesiones informativas del personal Es de utilidad que los representantes sean invitados a cualquier sesión introductoria que los presidentes de mesa le impartan a los oficiales de escrutinio antes de que comiencen a trabajar, ya que:
Una alternativa consiste en impartirles una sesión por separado.
Comportamiento de los representantes Normalmente, el marco legal define los derechos y responsabilidades de los representantes de partidos y candidatos. Pero en cualquier caso:
Los representantes deberían ser invitados de manera formal a presenciar la reconciliación final de las papeletas con los registros y la apertura de las urnas, teniendo el derecho de hacer comentarios cuando consideren que no se respetan los procedimientos. Se les debería recordar que en esta etapa y durante el escrutinio, prevalecerá la decisión que tome el presidente de mesa o escrutinio. Debido a que no todas las impugnaciones se pueden resolver en el lugar. Cuando los representantes no estén conformes con una decisión tomada por el presidente de mesa o escrutinio, se les debería recordar que tienen el derecho de presentar una queja por escrito al organismo electoral, o a cualquier otra autoridad con competencia para resolver impugnaciones electorales.
Conteo en centros de escrutinio Cuando el escrutinio se realice en instalaciones distintas a las de la mesa de votación, se debería dejar en claro a los representantes que:
Como sucede cuando el escrutinio se realiza en las mesas de votación, los representantes de partidos y candidatos deberían ser invitados de manera formal, para que observen cualquier reconciliación preliminar entre los documentos sobre la cantidad de votos emitidos en la mesa y los votos emitidos por los electores marcados en la lista. Además, cuando los materiales se empaquen para trasladarlos al centro de escrutinio, los representantes también deberían ser invitados a presenciar el sellado de todos los paquetes y a aprobar sus contenidos; así mismo, se les debería extender una invitación similar para que observen el embalaje y sellado de los demás materiales electorales. Cuando los representantes se rehúsen a presenciar o a aprobar los contenidos, se les debería dar la oportunidad de que expliquen sus razones en un escrito, el cual se debería incluir en el reporte que el presidente de la mesa elabora sobre la votación. A su vez, se deberían realizar los acuerdos pertinentes para invitar a los representantes a que acompañen los materiales durante su traslado al centro de escrutinio.
Acuerdos para cerrar la votación especialLas medidas adicionales que se tendrán que aplicar para cerrar la votación de servicios especiales, dependen de:
La clase de votos especiales que se ofrezcan también afectarán los procedimientos para cerrar la votación.
Reportes sobre la votación especial Cuando las mesas de votación ordinarias también suministran facilidades para la votación especial, el presidente de mesa podría incluir en su reporte general las actividades de la votación especial, como la reconciliación de papeletas y materiales, los registros sobre los distintos tipos de votos especiales expedidos y los distritos electorales que se atendieron; evitando así que se tenga que elaborar documentación especial. Cuando la votación especial se realiza en instalaciones separadas, sus reportes se podrían basar en los que se elaboran en las mesas ordinarias, con formatos modificados para:
Cierre de la votación para votos provisionales o sujetos a aprobaciónCuando las personas que no se encuentran en la lista de electores de una mesa de votación reciben papeletas provisionales o sujetas a aprobación, al cierre de la votación, estos votos deberían sumarse y reconciliarse de forma separada con cualquier solicitud y registro sobre su expedición. Si los detalles del elector están anexados, o se encuentran dentro de un sobre para las papeletas provisionales, será necesario que esta información se contraste con los datos del registro de electores, antes de aceptarlo para incluirlo en el escrutinio. De esta manera, después de realizar la reconciliación con los registros sobre su expedición, estos votos tendrán que empaquetarse de forma separada. A esto contribuye que durante la votación se use una urna especial para los votos provisionales. Cuando la misma serie de papeletas se use para los votos ordinarios y provisionales y estos últimos no puedan encontrarse dentro de la urna, los registros para escrutarlos tendrán que ajustarse al número de votos provisionales que se expidieron. Si se usan series separadas, se tendrá que realizar un escrutinio completo de los votos provisionales e incluirlo en el reporte del presidente de mesa. El escrutinio debería realizarse de la misma forma que el de los votos ordinarios.
Sobres para las papeletas Cuando se usen sobres para guardar las papeletas provisionales o sujetas a aprobación, este material también será de alta responsabilidad, por lo que se tendrán que realizar reconciliaciones para:
Cierre de la votación anticipadaCuestiones de procedimiento Las acciones necesarias al cierre de la votación dependerán de si las instalaciones para la votación anticipada:
Emisión de papeletas para un distrito electoral Los procedimientos para cerrar la votación anticipada pueden seguir los mismos que las mesas de votación ordinarias, siempre que este determinado:
Cuando el voto anticipado requiere solicitudes, también deberían reconciliarse para expedir las papeletas. El material se puede regresar a la oficina administrativa de la logística electoral al cerrar la votación y las papeletas se deberían almacenar en la urna hasta que comience el escrutinio al final de la votación ordinaria. No es recomendable que estas papeletas se escruten antes de esta etapa. Para este método resulta más eficiente que las papeletas se escruten en un solo lugar del distrito electoral, en lugar de distribuirlas entre las mesas de votación ordinarias. Si las papeletas solo se expiden a nivel del distrito electoral, pero en lugar de usar una lista de electores como referencia el voto se acompaña con los detalles del elector, se podrían usar los mismos métodos para cerrar la votación y realizar las verificaciones de elegibilidad y el escrutinio de las papeletas o sobres en un mismo lugar. Aunque la elegibilidad de los electores se puede comprobar antes de la votación ordinaria, no es recomendable que las papeletas se escruten antes de este período.
Emisión de papeletas para varios distritos electorales El escrutinio de votos al cierre de la votación se complica, cuado las mesas para la votación anticipada pueden emitir papeletas para varios distritos electorales. Se tendrían que elaborar registros separados para contar los votos de los distintos distritos electorales a los que se les pueda expedir papeletas. Así mismo, se deberían hacer reconciliaciones distritales para:
Cuando las mesas para la votación anticipada expidan papeletas para varios distritos electorales a través de listas de electores para cada distrito, resulta efectivo que todas las papeletas se escruten en cada mesa o en algún lugar de ese distrito electoral (especialmente si el escrutinio se puede combinar con el de otras papeletas para votar de forma ausente el día de la votación). En estos casos, las papeletas para la votación anticipada se pueden almacenar en sus urnas bajo seguridad hasta el día del escrutinio. El resultado del escrutinio se debería transmitir de inmediato a los distritos electorales y, después de empacar los materiales, también se les debería enviar las papeletas y la documentación relevante. Sin embargo, también podría ser eficiente que después del cierre de la votación, todo el material se empaque y se regrese a instalaciones centralizadas para clasificarlo según el distrito electoral y para escrutarlo. Cuando las mesas para la votación anticipada expidan papeletas para varios distritos electorales, basándose en la información del elector que esta adjunta, en lugar de en listas de electores, resulta más efectivo, barato y sencillo que todas las papeletas se envíen dentro de sus urnas y junto con los registros sobre la expedición de papeletas, a un lugar centralizado para que se revise la elegibilidad de los electores y para que sean escrutados. Este método demanda alta calidad, un registro de electores centralizado, la instalación de un centro de escrutinio bastante complejo y, si los distritos electorales se tratan de manera consecutiva, se podrían generar retrasos al tratar de obtener algunos resultados del escrutinio. Si la votación anticipada se dirige usando papeletas dentro de sobres, pero estas no se cuentan en un lugar centralizado, es recomendable que al cierre de esta votación:
A menos que se tengan sistemas relativamente costosos, muy bien controlados y registros precisos, es muy fácil que las papeletas puedan ser intercambiadas. Por ello, los sistemas manuales no son los indicados para esta tarea. Realizar un escrutinio centralizado y transmitir los resultados a los distritos electorales indicados, requiere controles logísticos menos complejos y se pueden concentrar recursos.
Votación anticipada abierta varios días Cuando las instalaciones para la votación anticipada están abiertas durante varios días:
Cuando las mesas para la votación anticipada puedan expedir papeletas para varios distritos electorales, contar los votos de forma progresiva implicará un documento más complejo, que debería incluir registros separados para cada distrito electoral Cierre de la votación ausenteSi el día de la votación se permite la votación ausente, los procedimientos para cerrar la votación dependerán de:
Listas de electores especiales para la votación ausente Cuando las papeletas para la votación ausente se expiden en mesas especializadas mediante una lista de electores para esos efectos, los procedimientos para cerrar la votación son similares a la votación ordinaria. Sin embargo, es importante que cada distrito electoral elabore registros separados sobre los electores que se registraron para emitir un voto ausente. Además, se deberían realizar reconciliaciones de:
Como en la votación anticipada, se pueden obtener ventajas en la rapidez y el control del escrutinio de estos votos, cuando la administración de estas mesas es suficientemente sólida y cualificada. Cuando se expiden papeletas para un gran número de distritos electorales, resulta más seguro y efectivo que después del cierre de la votación, los votos ausentes se empaquen y se envíen a instalaciones centrales para clasificarlos según su distrito electoral y para escrutarlos.
Sistemas con papeletas dentro de un sobre Cuando los procedimientos para la votación ausente permitan que cualquier persona solicite personalmente un voto ausente el día de la votación, a través de un sistema de papeletas dentro de un sobre, es importante que al cierre de la votación se reconcilien:
Si al cierre de la votación los votos ausentes se envían a instalaciones centrales para que se revise la elegibilidad de los electores y se escruten, se podrían mandar dentro de sus urnas selladas y acompañarse con los registros sobre la expedición de las papeletas. Sin embargo, si al cierre de la votación, los votos ausentes se regresan al distrito electoral correspondiente para que revise su elegibilidad y sean escrutados, será necesario que se instrumente un sistema paralelo similar al de la votación anticipada. De nueva cuenta, la complejidad de este ejercicio lo hace poco recomendable.
Cierre de la votación postal
Cuestiones básicas Los procedimientos para cerrar la votación postal varían dependiendo de:
Reconciliaciones progresivas sobre el material expedido Los registros para contar las papeletas se deberían elaborar cada día y cuando cierre la votación postal, se tiene que realizar una reconciliación final de las papeletas que se tienen. Los registros diarios deberían incluir:
Cuando el voto postal pueda expedirse en un solo lugar para varios distritos electorales, se debería mantener un registro para contar las papeletas de cada uno de ellos.
Reenvío del voto postal Para la reconciliación durante el escrutinio, los votos que se encuentran en la urna se podrían calcular mediante los registros diarios sobre los votos recibidos. Cuando los votos postales solo pueden expedirse dentro de un distrito electoral y la dirección para enviarlos es la del distrito electoral, el proceso consiste en cotejar los votos que regresaron con los registros sobre su expedición. Cuando las mesas de votación que pertenecen a un distrito también expiden papeletas para los demás distritos y si la dirección para enviar los votos postales es distinta a la que entregó las papeletas, el proceso se vuelve complejo y requiere mecanismos de control muy estrictos. Si la dirección para regresar los votos postales de todos los distritos electorales es la misma, será necesario un sistema para relacionar los registros de expedición con los votos. La estructura de este sistema dependerá de si los votos postales se conservan en instalaciones centralizadas, o si se regresan a los distritos electorales para su escrutinio. Si los votos postales se pueden emitir desde un lugar bajo solicitud de los electores de cualquier distrito y éstos se regresan al distrito electoral en donde está registrado elector, se tendrá que instrumentar un sistema complejo para que las oficinas administrativas distritales monitoreen el proceso, para enviar las solicitudes para el voto postal al distrito correspondiente y para que las reconcilien con los votos que regresaron. También es importante que se instrumenten procedimientos para vaciar el correo en la fecha límite para recibir los votos postales:
Embalaje y transporte Los procedimientos para empacar y transportar los votos postales y los registros sobre su expedición después de la fecha límite para su recepción, dependerán del lugar en donde se escruten. Si la fecha límite es antes de la votación ordinaria y cuando cada distrito sólo expide papeletas para sus electores, es posible que estos votos se regresen de forma segura a la mesa de votación que les corresponde, para que sean escrutados junto con los ordinarios. Sin embargo, esto provocará que los requisitos para su clasificación y transporte sean más complejos. Si los votos postales se escrutan en el distrito electoral en donde el elector está registrado, la fecha límite para recibirlos es hasta la votación ordinaria o después de ella y la dirección para enviarlos es la de un lugar centralizado, se tendrán que instrumentar acuerdos para garantizar la seguridad durante la entrega de los votos a la oficina del distrito electoral correspondiente. Dependiendo de la extensión permitida para regresar los votos postales, se podría necesitar más de una entrega. Cuando la dirección para entregar los votos postales corresponde a la oficina administrativa del distrito electoral, es recomendable que los sobres que contienen las papeletas se dejen en las urnas hasta el cierre de la votación. Si los votos postales se van a revisar y a escrutar en un lugar centralizado, es preferible que la dirección para enviar los votos sea la de dicho lugar, para que a su llegada los clasifiquen y los coloquen en una urna para entregarlos a su distrito electoral.
Momento oportuno para el escrutinio La revisión sobre los detalles del elector que acompañan a los votos, se puede realizar antes del día de la votación de manera efectiva para determinar los que se incluirán en el escrutinio. Sin embargo, es importante que no se comience el escrutinio de los votos postales hasta que cierre la votación ordinaria.
Cierre de la votación en el extranjeroDespués del cierre de la votación en las mesas colocadas en el extranjero, las medidas que se deben instrumentar dependerán de los controles para emitir las papeletas.
Listas especiales para electores en el extranjero Si la votación se hace a partir de listas de electores ubicados en otros países, el conteo de los votos de cada distrito electoral en el extranjero, debería emprenderse en la localidad extranjera y los resultados se tendrían que comunicar al organismo electoral de manera electrónica. El material se podría empacar para enviarlo por mensajería al organismo electoral de manera similar a como lo hacen las mesa de votación ordinarias después del escrutinio, excepto porque las papeletas y la documentación para cada distrito se tienen que empacar por separado. Los escrutinios en localidades extranjeras deberían considerarse como preliminares, ya que se necesita una revisión exhaustiva de las papeletas y de otros materiales, con la presencia de los representantes de partidos y candidatos, lo que se realiza cuando el material llega al país natal. Sin embargo, puesto que es improbable que haya oportunidad para que los representantes estén presentes en estos escrutinios, por razones de integridad, podría ser más prudente que después del cierre de la votación todo el material se empaque y selle en la localidad extranjera, para después enviarlo al país natal para escrutarlo, ya sea en una localidad central o para su distribución entre los distritos electorales correspondientes.
Otros controles utilizados En cualquier otro método de expedición, cuando la localidad extranjera funge como punto de entrega y devolución de papeletas por correo, o como localidad para el voto anticipado o en ausencia sin hacer uso de listas especiales de electores en el extranjero, al cierre de la votación deberían efectuarse los cotejos de las papeletas (o de los sobres especiales para ellas), de los registros de emisión, de las solicitudes de los electores, de las papeletas llenadas que llegaron por correo y de otras papeletas recibidas; de la misma forma en que se cotejan en una localidad de votación para voto postal, voto en ausencia o voto anticipado que emita papeletas para varios distritos.
Notificación al organismo electoral La emisión de papeletas y los registros de cotejo deberían transmitirse electrónicamente al organismo electoral inmediatamente después del cierre de la votación. También hay que realizar acuerdos para enviar por correo las papeleas y el material de apoyo al organismo electoral, para que revise la elegibilidad de los electores y proceda con el escrutinio.
Equipo de la votación Generalmente, resulta barato y eficiente que el equipo de votación (urnas, compartimientos y similares) no se regresen al país de los electores, sino que se almacene en la oficina más cercana de una misión diplomática.
Cierre de la votación en mesas móvilesBásicamente, las mesas de votación móviles realizan un cierre de la votación en cada lugar que visitan. Los procedimientos para cerrar la votación en cada una de las localidades visitadas requieren las mismas acciones que las que se realizan en los otros tipos de mesas, pero con algunas variantes.
Horario Es recomendable que la votación en estas mesas se lleve a cabo de acuerdo a un horario predeterminado, en lugar de como respuesta a peticiones particulares el día de la votación. También podrían operar durante un periodo específico previo a la jornada electoral ordinaria. Si los electores continúan esperando para votar en una localidad itinerante al momento programado para el cierre de la votación, el horario debería suministrar suficiente flexibilidad para que voten. En términos de flexibilidad, los siguientes parámetros resultan útiles:
Cuidado de las urnas Utilizar urnas diferentes para cada localidad que recorre la mesa móvil sería un desperdicio. Las ranuras de las urnas empleadas deberían sellarse al cierre de la votación en cada localidad, para abrirse en el siguiente lugar que se visite (los representantes de partidos y candidatos, o los electores deberían presenciar este proceso).
Numeración Los sellos numerados (los cierres de polipropileno o similares) con un mecanismo para cerrar las ranuras, en lugar de sellos sencillos de papel, brindarán un control más eficaz. Es importante que el sellado y la remoción del sello de las ranuras de las urnas se instrumente de forma rigurosa, se registre y que sea observado por los representantes y observadores.
Conteo de las papeletas Resulta más efectivo que el conteo de las papeletas se realice al terminar de visitar cada lugar, mediante tablas progresivas, en lugar de dejar el conteo de papeletas hasta que se terminen todas las actividades de las mesas móviles. Este mecanismo permite que los problemas se detecten y se resuelvan de forma oportuna, siendo más efectivo cuando las actividades de las mesas móviles se extienden por más de un día. Las mesas móviles que visitan hospitales u otras instituciones, también deberían procesar a los electores que se registraron en unidades muy amplias. Cuando las mesas móviles también traten los votos ausentes, se debe tener cuidado para contarlos según su distrito electoral.
Escrutinio de votos Resulta más práctico que los votos y otros materiales se envíen a otro lugar para su escrutinio. Podría ser una mesa de votación o un centro de escrutinio. Por motivos de responsabilidad, es recomendable que cada mesa móvil escrute y separe sus votos. Sin embargo, cuando cada mesa móvil atiende a un número muy reducido de electores, será preferible que antes del escrutinio estos votos se junten, ya sea con los de una mesa ordinaria, o con los de otras mesas móviles, para así garantizar que se preserve la secrecía del voto.
Retorno del material Los horarios de las mesas móviles deberían estipularse de tal forma que después de finalizar la votación, puedan enviar el material tan pronto como sea posible para que sea escrutado. Como en las mesas ordinarias, se debería empacar el material con cuidado para garantizar que esté seguro y separado. Las mesas móviles (especialmente las que operan en áreas remotas) podrían tener cantidades considerables de material no electoral qué regresar, tal como equipo de campamento, provisiones y similares. Este material también se debería revisar al momento de su recepción; sin embargo, esto no debe hacerse en una localidad o en un horario que interfiera con la revisión del material electoral y con los conteos.
Reportes de los presidentes de mesas móviles Al culminar el itinerario de una mesa móvil y antes de regresar todo el material al oficial encargado de enviarlo o a otra persona autorizada del centro de logística electoral, los presidentes de las mesas móviles deberían completar sus reportes. El contenido del reporte variará dependiendo del tipo de área que cubrió la mesa. Puede consistir en una serie de formatos separados, o para mayor eficiencia, podría combinarse en un cuaderno engrapado o empastado. Además de las cuestiones comunes con otros reportes de las mesas de votación, se debería registrar mayor información referente a:
Reportes de los presidentes de mesa de votaciónMientras el presidente de mesa supervisa las actividades del cierre de la votación, también debería comenzar a elaborar los registros y el reporte de todas las actividades. Los contenidos de estos reportes varía, especialmente entre las mesas de votación que realizan el escrutinio y las que envían los votos a un centro especializado, ya que las primeras deben incluir en ellos los detalles del escrutinio. Los registros y reportes pueden constituirse en formatos separados, o de forma más efectiva, combinarse en una carpeta empastada para cada mesa de votación. El presidente de mesa debería terminar los reportes antes de que abandone el lugar e identificar la información necesaria en la lista de verificación sobre sus actividades. El contenido del reporte se puede dividir en dos amplias categorías: Información pertinente y servicios de información.
Información pertinente La información más importante que deberían incluir los presidentes de mesa en sus reportes, normalmente incluye:
Cuando el escrutinio se realice en otro sitio, la información más importante debería enviarse de forma segura junto con el material electoral (o al centro computarizado para su procesamiento, cuando se realiza un escrutinio centralizado mediante computadoras o máquinas). Si el escrutinio se realiza en la mesa de votación, al finalizarlo, los reportes deberían enviarse junto con los materiales electorales al centro administrativo de logística electoral.
Servicios de información Los servicios de información que deberían estar contenidos dentro de los reportes de los presidentes de mesa de votación incluyen:
Cuando el escrutinio se realice en un lugar distinto, es preferible que este material se envíe al centro de escrutinio junto con los demás artículos. Aunque podría pensarse que no es necesario enviar información irrelevante, una escisión en ella podría ocasionar que el material no llegue en el momento necesario al centro para su escrutinio. Cuando el escrutinio se realice en la mesa de votación, al terminar el conteo, los reportes se deberían enviar junto con los materiales electorales al presidente de distrito electoral que se encuentra en el centro administrativo de logística electoral.
Registros de la votación en varios días Si la votación se extiende por más de un día, los registros elaborados por los presidentes de mesa tendrán que separarse al final de cada día. Se deberían incluir áreas esenciales como:
El diseño del formato o reporte que se suministra a los presidentes de instalaciones con votación en varios días, debería atender esta necesidad.
Manejo de quejas e impugnacionesTratamiento de las quejas La existencia de mecanismos efectivos y transparentes para atender y dar respuesta a las quejas e impugnaciones relacionadas con la logística electoral, promueve la rendición de cuentas por parte del organismo electoral y coadyuva a que los resultados de las elecciones sean aceptados por los contendientes políticos y el público en general. Para mantener la rendición de cuentas y transparencia, es importante que todas las quejas e impugnaciones sean investigadas, no solo aquellas suficientemente serias para poner en duda la validez de los resultados. Incluso las quejas aparentemente molestas podrían ser manipuladas para provocar dudas sobre la integridad de la logística, cuando no son atendidas de manera pública y abierta. La existencia de mecanismos transparentes y efectivos para resolver las quejas e impugnaciones no solo ayudan a identificar y combatir actividades fraudulentas, sino también a identificar y corregir cualquier error que puedan cometer los oficiales electorales durante el desempeño de sus actividades.
Tipos de quejas Las quejas sobre la operación de las mesas de votación generalmente se ubican bajo alguna de las siguientes categorías:
Correcta instrumentación de los procedimientos Es muy importante que durante las sesiones de capacitación y el desempeño de sus actividades, se les reitere enfáticamente a todos los presidentes y a los oficiales a cargo de las mesas de votación y escrutinio que:
Principios para la resolución de quejas Mucho se contribuye a la confianza y transparencia pública del proceso electoral si:
Estos principios son igualmente válidos para quejas menores que se den en las mesas de votación, como para las mayores que impugnan los resultados de la elección.
Sistemas para el manejo de quejas e impugnaciones Considerando lo estrecho que suelen ser los plazos durante los periodos electorales, los sistemas para el manejo de quejas e impugnaciones relativas a las actividades de electorales, funcionan mejor en un sistema simple y de respuesta rápida que siga una sola línea de mando jerárquica. Sin ello, aún resolver las quejas menores podría convertirse en una impugnación mayor sobre los resultados de la elección. La existencia de múltiples vías para presentar una impugnación o apelación, podría crear confusión y retrasar su resolución, sobre todo cuando las partes agraviadas tratan de seleccionar el foro más favorable para una decisión. En términos generales, es preferible utilizar mecanismos de revisión administrativa antes de recurrir a la intervención de órganos oficiales, aunque en sistemas en donde existe poca confianza en el profesionalismo o independencia del organismo electoral, manejar todas las quejas a través del sistema judicial puede ser la única opción razonable. Una cadena práctica para la revisión y resolución de quejas e impugnaciones podría seguir el siguiente esquema:
Las quejas de esta naturaleza pueden estar relacionadas con cuestiones como la conducta de los oficiales, de los representantes de partidos, candidatos u observadores dentro del recinto, la falta de documentación o materiales y el respeto de los horarios de apertura y cierre de la votación.
Es preferible que las impugnaciones a los resultados de una elección basadas en deficiencias manifiestas de la logística electoral, sean resueltas por autoridades judiciales. Cuando las investigaciones internas del organismo electoral muestren que estas deficiencias son lo suficientemente significativas como para afectar el resultado de una elección, es prudente que sea el mismo organismo electoral quien impugne el resultado. Reconocer públicamente esas deficiencias podría ayudar a promover su imagen como un organismo profesional e imparcial.
Quejas durante la jornada electoral Durante la jornada electoral y sus inmediaciones, suele existir una presión intensa sobre los mecanismos de la resolución de quejas. Para prepararse para hacer frente a esto, los administradores de la logística deben asegurarse que:
Documentación de las quejas e impugnaciones Es muy recomendable que todas las quejas e impugnaciones relativas a la logística electoral sean debidamente documentadas por el oficial al que se le presentan. Sin esa documentación, la defensa contra cualquier impugnación posterior estará basada en una reconstrucción apresurada de los hechos en una atmósfera cargada de presión. Al nivel de las mesas de votación, se le podría suministrar al presidente algunos formatos para impugnaciones genéricas o específicas, sobre todo cuando se prevea un alto volumen de quejas sobre la elegibilidad de los electores. Como alternativa, la documentación podría incluirse en el reporte que elabora el presidente de mesa sobre la votación.
La documentación debería:
Los registros de la quejas deben ser manejados como documentos sensibles y almacenados de la manera más segura, ya que podrían ser solicitados posteriormente para cualquier impugnación sobre los resultados.
Impugnación de los resultados de la elección ante tribunales Si bien, algunas quejas e impugnaciones relativas a la logística o a la votación pueden resolverse satisfactoriamente con medios administrativos, antes de que el organismo declare los resultados oficiales, cuando las partes agraviadas no están satisfechas con esas medidas, pueden ser capaces de impugnar el resultado ante un tribunal ordinario o, en su caso, ante un tribunal especializado. Es importante que esos tribunales no estén limitados indebidamente en las acciones y decisiones que pueden tomar. Usualmente, sus resoluciones pueden ir en alguno de los siguientes sentidos:
En relación al escrutinio de las papeletas, también pueden resolver la exclusión de algunas de ellas o la inclusión de otras no consideradas previamente, a fin de que la autoridad electoral calcule un nuevo resultado.
Requisitos legales Los asuntos de controversia que pueden presentarse ante los tribunales, se ubican en dos categorías distintas:
A menos que sean resueltas de manera expedita, las impugnaciones podrían alterar los sistemas de gobierno, toda vez que pueden poner en duda la validez de cualquier decisión adoptada por el organismo impugnado. Sin embargo, el tiempo para interponer esas impugnaciones debe ser suficiente para que los interesados reúnan la evidencia necesaria para sustentarlas. Lo usual es que la legislación exija que quien presente una impugnación prepare y presente formalmente la documentación legal, dentro de un lapso perentorio después del anuncio de los resultados de la elección. Es preferible que el organismo electoral también tenga atribuciones para solicitarle a las autoridades judiciales pertinentes, que una elección sea puesta en espera. Es probable que el organismo electoral tenga acceso a mayor información sobre la elección, que quien presenta una impugnación individual. Es recomendable que los órganos judiciales tengan atribuciones para examinar todo el material electoral relevante. En aras de la justicia y la transparencia, también es preferible que quienes presentan las impugnaciones tengan acceso, bajo condiciones de seguridad si es necesario, a copias originales o certificadas del material que se encuentre en poder del organismo electoral.
Almacenamiento del material Todo el material relevante para las impugnaciones a los resultados de una elección, debe almacenarse de la manera más segura hasta que haya expirado el límite para su interposición. Se debería tener cuidado para que durante el escrutinio y las acciones administrativas post-electorales, no se coloque ninguna marca en las papeletas o listas de electores, ni que otro material sea modificado o reconfigurado de forma tal que distorsione el registro original. Es indispensable que todo este material sea conservado bajo condiciones de seguridad que le aseguren al organismo electoral que no podrá ser alterado o destruido. Al determinar el material relevante para una impugnación y mantenerlo bajo condiciones de seguridad, es preferible errar del lado de la seguridad:
Es conveniente que la autoridad electoral desarrolle un calendario para la destrucción de todos los materiales, para asegurar que esto no ocurra antes de que concluya el periodo durante el que pueden ser requeridos para acciones administrativas o legales complementarias. En aquellos casos en que se utilizan recuentos para reemplazar a los representantes que renuncian o fallecen, el material de votación tiene que ser conservado bajo condiciones de seguridad, a lo largo de todo el mandato del órgano representativo.
Impugnación a los electoresBases de la impugnación Las quejas o impugnaciones relativas a los electores en las mesas de votación, se pueden presentar respecto a las siguientes cuestiones:
Comportamiento del elector El presidente o administrador de la mesa de votación debería tener atribuciones y estar preparado para utilizarlas, para solicitar que se retiren de la mesa personas que:
Los oficiales deberían asumir un papel proactivo al evaluar un comportamiento aceptable dentro de la mesa. Deben estar preparados para actuar oportunamente a fin de investigar cualquier queja sobre la conducta de otras personas, presentada por otros electores, representantes u observadores. En sociedades emergiendo de situaciones de conflicto o implicadas en fuertes disputas políticas, los electores y particularmente los representantes de partidos y candidatos, pueden tener percepciones muy sensibles acerca del comportamiento dentro de las mesas de votación. En esos casos, resulta muy apropiado que todos los administradores reciban algún tipo de capacitación sobre técnicas de manejo de conflictos durante los cursos de capacitación. El reporte que el presidente de la mesa de votación elabora sobre sus actividades, debe incluir detalles sobre las quejas a propósito de la conducta de los electores y los casos en que haya sido necesario retirar a alguien del recinto. A los electores que se amenaza con su remoción de la mesa, se les debería dar primero la oportunidad de comportarse de una forma aceptable. Si un elector se rehúsa a abandonar el recinto o el área adyacente a solicitud del presidente, se debería buscar el apoyo de las fuerzas de seguridad. Los oficiales no deberían ser los encargados de tratar de retirar a los electores por la fuerza.
Verificación oficial sobre la elegibilidad de los electores Todos los electores deberían ser interrogados sobre su identidad y elegibilidad antes de hacerles entrega de los materiales y papeletas de votación. Si como resultado de ese interrogatorio se le niega el voto a un elector, todos los datos deben ser registrados, ya que este asunto puede ser relevante en cualquier impugnación posterior sobre los resultados de la elección (así como en evaluaciones sobre los programas de información a los electores, especialmente en lo que concierne a los electores que se han presentado a votar en el sitio incorrecto).
Impugnación a los electores Es usual que el marco legal le brinde a los oficiales electorales atribuciones para objetar formalmente la entrega de una papeleta a los electores. Esto podría deberse a la elegibilidad para votar, voto múltiple o suplantación de otro elector. En algunos casos, los representantes de partidos y candidatos también pueden tener este derecho. Esto puede tener un efecto práctico en las mesas de votación que atienden un pequeño número de electores. Sin embargo, permitir impugnaciones por parte de los representantes de partidos y candidatos en las mesas de votación, puede provocar que éstas se basen en percepciones y no en hechos concretos, lo que alteraría el proceso de votación sin contribuir a su integridad.
Resolución en las mesas de votación Cuando las impugnaciones sean resueltas en la mesa de votación, es conveniente que existan disposiciones para que se de un anuncio formal de los fundamentos para una impugnación, la responsabilidad formal de los electores y la determinación de la elegibilidad por parte de los encargados de la mesa. Cuando se utiliza este método, se deben tomar medidas para que los electores que han comprobado su elegibilidad a petición de una autoridad, puedan recuperar su sitio original en la fila para votar.
Resolución posterior al cierre de la votación Normalmente, se considera que el proceso de votación se afecta menos cuando las objeciones se registran y resuelven al cierre de la votación. Esto se puede hacer a través de alguno de los siguientes métodos:
Los registros sobre las impugnaciones a los electores deben ser tratados como materiales de alta seguridad, ya que pueden ser relevantes para cualquier impugnación posterior.
Área para atender las impugnaciones Para afectar lo menos posible el servicio que se le brinda a los demás electores, las impugnaciones a los electores dentro de la mesa de votación podrían ser atendidas fuera de las áreas o mesas utilizadas para la entrega de las papeletas, siempre que esto sea posible. Es preferible que estas impugnaciones se atiendan en un área especial que permita tomar las declaraciones necesarias y hacer entrega de las papeletas provisionales, cuando así lo permita la ley.
Validez y omisiones en la lista de electores La validez de las entradas en la lista de electores que usan las mesas de votación, es un aspecto de la logística electoral y los procedimientos de votación sobre el que resulta muy controvertido determinar si debe ser objeto de quejas o impugnaciones y por lo que ha sido suprimido en muchas jurisdicciones. El tema encierra dos cuestiones. La primera es la precisión en la integración del listado, es decir, si el procesamiento de la información utilizado ha permitido:
En los sistemas donde el registro electoral es abierto, es decir, cuando hay un método disponible para que los electores que han sido omitidos del registro voten por medio de una declaración de elegibilidad o una papeleta provisional, o cuando es posible que se registren el día de la votación, esto puede ser manejado en el contexto de los procedimientos de votación. En sistemas donde los registros electorales se consideran cerrados, esto es, a menos que la información del elector sea ubicada dentro de la lista, se les niega el voto, parecería que esto constituye una razón válida para impugnar los resultados de la elección, para determinar si los errores en la integración de la lista fueron suficientes para afectar los resultados. La segunda cuestión se relaciona con la validez de las solicitudes de registro de aquellos electores que han sido aceptados y que, consecuentemente, aparecen en los listados:
Las quejas acerca de imprecisiones o irregularidades en los listados de electores, no son algo que pueda ser resuelto al momento por los presidentes de las mesas de votación. Cuando surjan problemas significativos de este tipo en las mesas, deberían ser canalizados inmediatamente hacia los responsables de la logística. Una vez que se ha iniciado la votación, normalmente no es posible corregir las listas de electores utilizadas y, en el mejor de los casos, puede ser una práctica cuestionable. Sin embargo, las omisiones o información incorrecta en los listados pueden ser manejadas, en los casos que resulte procedente el voto provisional, permitiendo que se vote después de presentar una declaración formal de elegibilidad, o cuando se acepten registros provisionales durante la jornada electoral. Cuando las listas electorales están basadas en el registro civil, también se pueden incluir disposiciones para que los electores omitidos del listado que les corresponde, reciban certificados del registro civil que testifiquen su elegibilidad para votar en un área determinada. El éxito y equidad de este método dependerá de las facilidades de acceso a las oficinas del registro civil y de sus capacidades para manejar esta demanda.
Impugnaciones después de la votación Las impugnaciones a los resultados de la elección pueden basarse en argumentos relativos a la precisión de los listados, por niveles significativos de suplantación de electores, voto por personas inelegibles y votación múltiple. Es indispensable que todos los registros relevantes para la elegibilidad, la votación y las impugnaciones a las personas que han votado, se conserven bajo estrictas medidas de seguridad al menos hasta que haya expirado el plazo para su interposición.
Impugnación sobre la validez de las papeletasBase de las impugnaciones Las impugnaciones a la validez de las papeletas se dan con mayor frecuencia durante la fase del escrutinio que durante la votación misma. Sin embargo, se podrían generar impugnaciones durante la votación cuando se sospeche que:
Las impugnaciones sobre la validez de las papeletas entregadas en las mesas de votación deberán ser dirigidas, en primera instancia, al presidente de la mesa de votación. Los detalles a este respecto deberían formar parte de su reporte sobre los procedimientos del día de la votación. La introducción de boletas no autorizadas dentro de la mesa de votación, generalmente requiere de la intervención de las fuerzas de seguridad. La sospecha de manejo de papeletas y de ayuda no autorizada a los electores, demanda una intensificación en los controles por parte de los oficiales electorales y la expulsión de los ofensores. Cuando los quejosos no queden satisfechos con la acción tomada en la mesa de votación, deberían tener el derecho de interponer un recurso y de obtener una respuesta inmediata por parte de los responsables de la logística electoral
Impugnaciones posteriores a la votación Las impugnaciones de los resultados de la elección se podrán basar en las quejas interpuestas sobre la validez de las boletas emitidas o encontradas en las urnas. Es de vital importancia que todos los registros permanezcan bajo estricto cuidado, hasta que transcurra el límite de tiempo para la interposición de recursos. Esto incluiría:
Impugnación sobre prácticas de los representantes de partidos y candidatosBase de las impugnaciones Las quejas e impugnaciones relativas al comportamiento de los contendientes políticos pueden derivarse de:
Sin embargo, cuando no es así o existe colusión entre los contendientes políticos y los oficiales, los participantes en el proceso y los electores deberían tener la oportunidad de presentar impugnaciones. Se podría producir una solución inmediata si las impugnaciones se presentan en el sitio mismo donde ocurrió lo que se impugna y el responsable determina la remoción de esas personas del recinto, con la ayuda de fuerzas de seguridad de ser necesario. Puede ser necesario orientar a los responsables de la logística o de las mesas de votación acerca de la aplicación de sanciones conforme al marco legal, incluyendo cualquier código de conducta jurídicamente sancionado.
Impugnaciones posteriores a la jornada electoral Las impugnaciones a los resultados de la elección podrían basarse en denuncias sobre intimidación, o influencia sobre electores y oficiales electorales por parte de los contendientes políticos. Es indispensable que todos los registros relativos a denuncias sobre la conducta de los contendientes políticos dentro y en los alrededores de las mesas de votación, se conserven bajo estricta vigilancia hasta que hayan expirado los tiempos para la presentación de impugnaciones.
Impugnaciones a la administración de la logística electoralMateriales y logística para la votación Las fallas en la logística, la producción o la planeación pueden traducirse, si no son remediadas por los planes de contingencia, en oportunidades poco equitativas para que los electores emitan su voto y, consecuentemente, en denuncias o impugnaciones significativas. Hay muchas causas por las que se generan impugnaciones:
Estas quejas se podrían evitar si se realiza una planeación y un control de calidad adecuados antes de la jornada electoral. El recurso inmediato en estas situaciones es que el presidente de la mesa de votación notifique rápidamente al responsable de la logística, sobre cualquier deficiencia, así como el desarrollo de planes de contingencia que, dependiendo del marco que regula la elección, pueden incluir previsiones como las siguientes:
Aunque se aplique alguno de estos remedios, las deficiencias de origen podrían ser la base para solicitar una anulación judicial de la elección, si se comprueba que el número de electores a quienes se les negó la oportunidad de votar pudo haber afectado el resultado de la elección.
Limitantes legales Es recomendable que la legislación electoral especifique las acciones realizadas por los oficiales electorales para atender emergencias durante la jornada electoral, que pueden ser objeto de impugnación. En términos generales, esas impugnaciones deben restringirse a violaciones que podrían afectar tangiblemente la integridad o transparencia de la elección. Difícilmente se pueden considerar bajo esta lógica aquellos casos en que, debido a desastres naturales o disturbios civiles, los electores son remitidos a otra mesa de votación y por tanto, se excede el número de electores permitidos legalmente. Este tipo de situaciones también deberían estar previstas en la ley. Sin embargo, en términos generales, es preferible dejar a consideración de la autoridad judicial la decisión sobre las acciones adoptadas por los presidentes u oficiales electorales en casos de emergencia, son susceptibles de afectar el proceso de votación al punto de poner en entredicho sus resultados, sin importar si tenían buena intención.
Personal de la logística electoral Los contendientes políticos y electores podrían presentar quejas sobre la actitud, servicio o parcialidad de los oficiales electorales, por alguna de las siguientes razones:
Siempre que sea posible, esos asuntos deberían ser manejados en las mesas de votación por el presidente o encargado, mediante las medidas disciplinarias correspondientes o, de ser necesario, con la remoción del personal implicado. Sin embargo, los observadores independientes y representantes partidistas, también deberían ser alentados a reportar las irregularidades ante los responsables de la logística. En particular, las quejas sobre el servicio podrían resolverse mediante la presencia de un supervisor itinerante. No obstante, cuando existan patrones de sesgos recurrentes o se detecta una violación de los procedimientos en las mesas de votación, debería existir la posibilidad de que se busquen medidas correctivas ante un órgano judicial independiente. Los organismos electorales también podrían tomar muchas decisiones durante la jornada electoral que pueden ser motivo de quejas o denuncias, como en la preparación de las listas de electores, las relativas al registro de candidatos, o por la aceptación de candidaturas. Cuando los organismos electorales cuenten con una independencia acreditada, esas quejas podrían ser atendidas e investigadas inicialmente de manera interna. El principio de equidad demanda la posibilidad de que se realice una revisión administrativa o judicial externa.
Impugnaciones posteriores a la jornada electoral Las impugnaciones a los resultados de la elección podrían basarse en denuncias sobre la carencia de materiales de votación, o falta de imparcialidad y profesionalismo en el personal. Es muy importante que todos los registros relativos a la operación de las mesas de votación, se conserven bajo condiciones de seguridad hasta que expire cualquier plazo para la presentación de impugnaciones. Los registros relevantes para estos efectos comprenden:
Seguimiento de electoresDespués de la jornada electoral, podría ser necesario investigar con mayor profundidad los registros de quienes votaron:
Sistemas con registro electoral permanente En los casos en que los sistemas de registro electoral no dependen de la información generada por el registro civil y son de carácter permanente, la logística electoral puede suministrar una gran cantidad de información para depurar o actualizar los registros. Especialmente en los sistemas que permiten la emisión de votos provisionales o el registro durante la jornada electoral, se puede obtener información considerable sobre los electores que cambiaron su domicilio o su nombre, o cuyos datos eran incorrectos. Un sistema eficiente para el registro continuo ayuda a que se obtenga información útil sobre los electores mientras votan, para procesarla posteriormente. La información de los electores registrados también podría ser recabada de otros electores mientras votan, con excepción de los detalles recientes, como cambios de dirección y cuestiones por el estilo. Los oficiales de la mesa de votación deberían registrar dicha información, para que las autoridades encargadas del registro le den seguimiento y determinen su precisión y cualquier acción necesaria.
Sistemas de voto obligatorioEn los sistemas donde el voto es obligatorio para los electores registrados, se deberían adoptar medidas después de la jornada electoral para determinar quienes no lo hicieron y que sanciones se les aplicarán. Determinación de votantes y no votantes La consolidación de la información sobre los electores que no votaron requiere:
Procesamiento electrónico Cuando se utilizan métodos manuales, la trascripción puede ser un ejercicio tedioso e impreciso. Existen opciones de procesamiento electrónico más rápidas y precisas, tales como:
Seguridad de los materiales Cuando la consolidación ocurra durante el lapso previsto para la presentación de impugnaciones a los resultados, la apertura, examen y resellado de los paquetes que contengan los listados de electores debe realizarse en condiciones de máxima seguridad. Los paquetes deben ser abiertos y vueltos a sellar en presencia de testigos. Se debe tener un enorme cuidado para no alterar las marcas hechas por los oficiales de votación en los listados de electores durante la jornada electoral, ya que cualquier alteración puede ser utilizada para impugnar la validez de la elección. Investigaciones Es recomendable que los sistemas de votación obligatoria comprendan una etapa de investigación antes de imponer (administrativa o judicialmente), las penalidades a los no votantes. Si los sistemas están basados en los principios de equidad admitirán que puede haber electores que no pudieron votar por razones previstas legalmente, tales como enfermedad, ausencia del país o emergencia de último minuto. Es posible que esos sistemas permitan la emisión de certificados previos a la jornada electoral para los electores que no pueden votar por una razón válida. Además, los métodos de registro pueden no ser lo suficientemente rigurosos para asegurar que las personas que se han mudado del distrito donde estaban inscritos, o aquellas que han fallecido, no permanezcan de manera incorrecta en los listados, o que los oficiales de votación no sean totalmente precisos al momento de marcar los nombres que tienen que ser suprimidos de la lista, sobre todo cuando hay un gran número de nombres semejantes. Por estas razones, antes de imponer una sanción, todos los supuestos no votantes que aparecen en los listados o en cualquier otro registro de votación deben ser formalmente investigados. Si no existe el requisito de que obtengan un certificado previo para abstenerse de votar, deben ser contactados por el organismo electoral para dilucidar cualquier razón o circunstancia válida. Es preferible que esas investigaciones sean efectuadas administrativamente y no por la policía u otras fuerzas del orden. Si bien esas investigaciones representan un costo adicional, pueden evitar situaciones vergonzosas posteriores, especialmente si se encuentra que la causa de que un elector haya sido considerado como no votante es por un error de los oficiales de votación al marcar las listas. Las respuestas a estas situaciones deben ser evaluadas a la luz de las previsiones contenidas en el marco legal. Algunos cursos de acción potencial podrían ser los siguientes:
El principio que debe guiar todas estas acciones debe ser el de alentar a los electores a cumplir con los requisitos de voto obligatorio, más que a imponer una sanción instantánea en todos los casos de abstención. Cuando se cuente con sistemas de registro electoral permanente, será necesario activar cualquier cambio identificado como resultado de las investigaciones. Sistemas de control Para mantener la transparencia y consistencia en el procesamiento de los no votantes, se requiere contar con registros precisos que pueden incluir:
Registro electoral obligatorio En los sistemas que cuentan con un registro electoral permanente en los que es obligatorio que todos los votantes elegibles estén correctamente inscritos para votar, también se requiere que la autoridad electoral le de seguimiento a la información recabada de los registros de votación y a los reportes sobre cambios en la situación de los votantes para efectos de registro. Cuando los sistemas permitan la emisión de votos provisionales, estos pueden ser una fuente de información muy útil para esos efectos. Bajo los sistemas de registro obligatorio, es más efectivo recabar en el formato requerido y siempre que sea posible, los cambios en la información relativa al registro en el sitio de votación mismo para ser procesados posteriormente, en lugar de apoyarse en las disposiciones punitivas o los contactos administrativos que puedan contarse en el futuro, y que posiblemente resulten menos confiables y más costosos
Fraude electoralSi se tiene la sospecha de que se cometió fraude en las elecciones, se deberían emprender investigaciones exhaustivas después del cierre de la votación. El marco legal dentro del que se despliegan estas investigaciones, estará determinado por las disposiciones legales relativas a la impugnación de los resultados y a la investigación y procesamiento del fraude electoral. A su vez, los métodos a través de los cuales el organismo electoral puede ejercer su responsabilidad en esta materia, deberían estar especificados por la legislación en las disposiciones relativas a la resolución de controversias e impugnaciones.
Responsabilidades del organismo electoral Aunque es preferible que las decisiones y acusaciones de fraude electoral sean responsabilidad de las autoridades encargadas de aplicar la legislación civil, el organismo electoral debería contar con sistemas que le permitan cumplir con dos responsabilidades vitales:
Impugnación a la elección Todos los resultados de las investigaciones realizadas por el organismo electoral sobre posibles fraudes, deberían hacerse públicos de la manera más abierta, transparente y expedita posible. Esto contribuirá a mantener la confianza en la integridad del sistema de administración electoral y permitirá que los participantes políticos o la autoridad electoral, realicen impugnaciones a los resultados de la elección. Si se considera que la extensión del fraude es suficiente para afectar el resultado de la elección, el organismo electoral debería solicitar a la autoridad judicial competente que mantenga en reserva la elección, para proyectar una imagen de profesionalismo e integridad frente a cualquier tentativa de manipular los resultados.
Seguridad de los materiales Cuando las investigaciones sobre cualquier presunción de fraude se realizan antes de que venza el periodo para impugnar los resultados de la elección, se debe tener mucho cuidado al manipular los materiales electorales más importantes. Todos los materiales deberían mantenerse en un área segura y su eventual apertura o resello, debe realizarse de manera escrupulosa y en presencia de testigos. Se debe tener mucho cuidado de no marcar ningún material que se uso durante la votación.
Votación múltiple Que se logre detectar e investigar la votación múltiple no autorizada, dependerá de:
Cuando no se tienen controles estrictos para evitar el registro de entradas duplicadas en la lista de electores (la falta de revisiones minuciosas sobre la identidad antes de registrar a los electores y la carencia de sistemas automatizados que borren el registro previo del elector cuando se hacen actualizaciones), hay altas probabilidades de que se presente una votación múltiple. Si la legislación electoral no exige que se utilicen listas de electores únicas para cada mesa y método de votación, para detectar votos múltiples, se tendrán que aplicar sistemas que lleven a cabo la consolidación de los registros de todos los votantes que sufragaron y examinar esta consolidación para determinar si algún votante emitió más de un voto. Cuando se puedan utilizar distintos tipos de tarjetas o documentos para verificar la identidad del elector, podrían requerirse controles adicionales, tales como la de marcar al elector con tinta indeleble. Si no se utilizan listas de electores, no solo será muy difícil investigar a los electores, sino que podría ser imposible detectar cualquier caso de votación múltiple.
Sospechas de votación múltiple Se podrían generar sospechas de votación múltiple cuando la votación registra:
Documentación e investigación de presuntos casos de votación múltiple La documentación para que las autoridades civiles evalúen e investiguen posibles casos de votación múltiple, debería contener:
Cualquier investigación previa a la remisión de un caso a las autoridades civiles, debería realizarse con el mayor rigor y tacto posibles. Podría ocurrir que en algunos casos la causa de aparentes tentativas de voto múltiple se deba a errores de los oficiales electorales, o de una confusión de los electores, sobre todo los de mayor edad o con menor escolaridad, cuando se tienen que enfrentar a distintos métodos de votación.
Suplantación del elector Es difícil que después de la votación se pueda detectar a una persona que emitió uno o más votos en nombre de otros electores, sin que esté autorizado por la ley. La mejor defensa contra ello reside en contar con listas de electores precisas, combinado con controles de identidad rigurosos en todas las mesas de votación, así como la insistencia de que los electores marquen sus papeletas de manera individual y en secreto. Sin embargo, aún así se podría sospechar de suplantación, por lo que se deberían realizar las investigaciones necesarias en los casos en que:
La suplantación en la votación por correo podría detectarse si se revisan las declaraciones de elegibilidad o identidad, que acompañan a las papeletas regresadas, para detectar diferencias en los datos o en la firma cuando se compara con la solicitud de registro o de voto por correo. De igual forma, se pueden detectar irregularidades cuando un número determinado de papeletas se originan en el mismo lugar y con el mismo tipo de letra (por ejemplo, instituciones para el cuidado de personas en edad avanzadas, bases de las fuerzas armadas). Todos estos incidentes deberían investigarse con mucho cuidado por parte de los administradores de logística, antes de remitirlos a cualquier autoridad civil. Con en el caso de la votación múltiple, un error de los oficiales electorales podría ser la causa de patrones de votación aparentemente irregulares. La documentación que se entrega a las autoridades civiles para una investigación más profunda, normalmente incluye:
Estudios de caso
Elecciones en EtiopíaEtiopía se localiza en el cuerno de África (África del este); cuenta con un sistema electoral de mayoría simple, en donde los miembros del Parlamento resultan elegidos cuando obtienen la mayor parte de los votos emitidos en un distrito unipersonal. La Constitución señala que el sistema parlamentario etíope es bicameral; integrado por la Cámara de los Representantes del Pueblo (CRP) y por la Cámara de los Representantes de la Federación (CRF). Los miembros de la CRP son elegidos para un periodo de cinco años, sobre la base del sufragio universal a través de elecciones directas en donde los electores emiten un voto secreto. De entre los miembros de esta Cámara se elige al Primer Ministro. La Cámara Alta (CRF) está compuesta por los representantes de "las naciones, nacionalidades y pueblos". Cada nación, nacionalidad y pueblo, están representados por lo menos por un miembro, pero tienen derecho a otro representante por cada millón que tenga su población. Los miembros de la CRF son escogidos por los respectivos Consejos Regionales. La Constitución prevé que los Consejos Regionales organicen elecciones directas para elegir a los miembros de la Cámara Alta. No obstante, esta opción nunca se ha practicado y no se tienen disposiciones legales a nivel regional para realizar elecciones directas para elegir a los representantes de la Federación. Las dos cámaras a nivel federal se encargan de elegir al Presidente de la Federación, que es también el jefe del Estado etíope. Las atribuciones del Presidente son básicamente formales y sirve durante un período de seis años. Las elecciones para elegir a los Consejos Regionales de las nueve regiones también se basan en un sistema de mayoría.. El Consejo Nacional Electoral de Etiopía (CNEE) se encarga de todas las elecciones gubernamentales.
Instalación de las mesas de votación La legislación dispone que las mesas de votación se establezcan en lugares seguros. Las mesas de votación se pueden establecer en oficinas y en salones para asambleas pertenecientes a asociaciones ciudadanas, asociaciones campesinas o cooperativas. Por otro lado, no se pueden instalar en campamentos militares, estaciones policíacas, lugares de culto religioso, hospitales, lugares en donde se venden bebidas alcohólicas, edificios pertenecientes a organizaciones políticas y lugares habitacionales. Es importante que al momento de decidir sobre el diseño de las mesas de votación, se considere un espacio para colocar los compartimientos en donde los electores puedan votar en secreto sin que alguien los vea. Por motivos de seguridad, las urnas deberían colocarse en donde puedan ser vigiladas. Siete días antes de la votación todas las mesas de votación deben tener las urnas, listas de electores, papeletas, tinta y almohadillas, sellos para las urnas, tinta indeleble, cajas para almacenar las papeletas que no se marquen correctamente y formatos para elaborar los reportes necesarios.
Observadores en las mesas de votación La legislación electoral de Etiopía autoriza que cada mesa de votación cuente con cinco observadores. Los observadores tienen que ser independientes, sin afiliación a partidos políticos y deben vivir en el área en donde se sitúa la mesa de votación que supervisarán. Su papel consiste en observar las elecciones y reportar a la persona a cargo de la mesa de votación, cualquier irregularidad que detecten en los procedimientos. En Etiopía los presidentes de las mesas de votación se conocen como oficial en jefe. También existen disposiciones que permiten la presencia de representantes de los candidatos en cada mesa de votación.
Mesas de votación Cada mesa de votación está compuesta por tres oficiales y un oficial en jefe (el presidente de la mesa). El oficial en jefe es responsable de todas las actividades que se realicen el día de la votación en su mesa. Cuentan con la ayuda del personal que conduce el proceso de votación. El oficial en jefe también tiene la responsabilidad de garantizar la seguridad dentro de los recintos de votación. Ninguna persona que porte armas, que este en estado de ebriedad o que perturbe la paz, está autorizada para ubicarse dentro de un radio de 500 metros alrededor de las mesas de votación. El oficial que preside la mesa está facultado para determinar si se necesita el apoyo de la policía para garantizar la seguridad de los electores. Los medios de comunicación están autorizados para enviar representantes a las mesas de votación, siempre que muestren sus credenciales y que no interfieran en el proceso de votación. El oficial en jefe debe organizar la mesa de votación de forma que pueda dar cabida a:
Todas las mesas de votación deben estar señaladas de forma clara y cada etapa del proceso de votación debe identificarse mediante letreros o etiquetas. La mesa de votación también debe contener carteles con información sobre los símbolos de los candidatos, así como imágenes sobre el proceso para votar. Es importante que se consideren las particularidades que prevalecen en cada mesa de votación. El oficial que preside la mesa está encargado de localizar un lugar seguro para colocar el material electoral, que esté libre de humedad, de plagas y roedores. El oficial en jefe debe impartir una sesión completa sobre los procesos para votar, incluyendo todas las tareas y funciones que se deben desempeñar durante la elección. Todos los oficiales que estarán presentes en la mesa de votación deben acudir a esta sesión informativa. La votación comienza a las 6:00 hrs. y finaliza a las 18:00hrs.
Antes del inicio de la votación El oficial en jefe debe abrir la bolsa sellada que envió la oficina del distrito electoral y contar los documentos y material electoral en su interior, para comprobar que la cantidad y variedad concuerde con la lista de verificación. Los observadores y representantes de los candidatos deben registrar el número que tiene la etiqueta de la urna y de los candados. La bolsa debe abrirse en presencia de los observadores y representantes. Después, el mismo oficial debe separar las papeletas en pilas según el tipo de elección y firmar el reverso de cada una. Enseguida, procede a revisar que la cantidad de papeletas equivalga al número de electores registrados y las coloca a la vista de los observadores. Las papeletas que sobren se colocan aparte para conservarlas como reserva. Además, la urna se revisa y sella ante los observadores y representantes.
El proceso de votación Antes de que los electores ingresen al recinto de votación, el oficial en jefe les debe impartir una breve sesión informativa sobre el proceso. Debe esperar a que se reúna un grupo de electores para impartir varias sesiones a lo largo del día. La sesión incluye una explicación sobre las papeletas y los candidatos que compiten en las elecciones, pero sin que se muestren contrarios o a favor de alguno. También se debe incluir información sobre la forma correcta para marcar las papeletas y dar un ejemplo de lo que constituye un voto inválido. a papeleta estropeada. Después que los electores reciben la información, pueden ingresar al recinto y mostrar su credencial para votar. Esta credencial se les expide al momento de su registro y los identifica como personas elegibles para votar. La credencial se tiene que + revisar para determinar si los electores se encuentran en la mesa de votación correcta y para identificar la lista en donde están incluidos. Tanto la credencial para votar como el documento de identidad, se deben contrastar con el registro de la persona en la lista de electores. Una vez que se verificó la lista de electores y se revisaron los dedos del elector en busca de marcas de tinta, se procede a destruir la credencial para votar y se les regresa su documento de identidad. El elector está obligado a firmar, o en caso de que sea analfabeto, a colocar una marca de su pulgar en la columna de la lista de electores diseñada para este efecto. Se marca con tinta el pulgar de la mano izquierda de los electores para evitar que voten más de una vez. Después, se entregan las papeletas y se conduce al elector hacia un compartimiento. Dentro del compartimiento el elector debe marcar su preferencia con una "X"; si es analfabeto, debe colocar una marca de su pulgar junto a la opción de su preferencia. Al finalizar la marcación, el votante debe doblar la papeleta, introducirla en la urna y abandonar la mesa de votación. Los electores invidentes o discapacitados pueden hacerse acompañar de una persona de su confianza para que les ayude a emitir su voto. Si algún elector estropea su papeleta involuntariamente, puede regresarla y solicitar una nueva. El oficial electoral debe escribir en la papeleta estropeada la leyenda: "estropeada y regresada", para colocarla dentro de una caja especial. Las personas sin autorización para votar son aquellas que:
Al cierre de la votación A las 18:00 hrs. se debe cerrar la puerta de acceso a la mesa de votación. Las personas que se encuentren formadas a la hora del cierre, están autorizadas para votar siempre y cuando cumplan con todos los requisitos legales para hacerlo. Se deben colocar en la puerta de acceso a la mesa de votación para garantizar que ninguna otra persona intente ingresar. Después de que el último elector emita su voto, se deben sellar las urnas ante la presencia de todos los observadores y representantes. A su vez, todos los oficiales, observadores y representantes deben anotar el número que aparece en la etiqueta del candadado para la urna.
El comité para resolución de quejas En cada oficina electoral y mesa de votación se establece un comité para resolución de quejas. Su papel consiste en tomar decisiones administrativas sobre las quejas e impugnaciones que se emitan sobre el proceso electoral. El comité para resolución de quejas que se ubica en las mesas de votación, está presidido por el oficial en jefe y por dos observadores de la mesa. Todas las decisiones deben tomarse por mayoría. Las quejas ante el comité pueden realizarse por:
Las quejas pueden presentarse de forma oral o escrita. Las quejas por escrito deben realizarse con tres copias y suministrar toda la información sobre el motivo de la queja, incluyendo:
Se requiere que el quejoso presente a sus testigos. Las quejas orales son registradas por el comité para resolución de quejas. Cuando el quejoso sea analfabeto, se le debe leer en voz alta el registro sobre su queja en presencia del comité y si el quejoso lo autoriza, tendrá que firmar el documento o colocar una marca de su pulgar. El comité examina cada queja y toma una decisión que informa al quejoso. La decisión que toma el comité debe imprimirse por triplicado; una para el quejoso, otra para el partido u organismo que ejecute la decisión y la tercera para efectos de registro. La persona que se queje de que se le negó su derecho a votar, tiene cinco horas para presentar su queja ante el comité, de lo contrario pierde su derecho. A su vez, el comité tiene cinco horas para responder a la queja y si no lo hace dentro de ese tiempo, se asume que la persona tiene derecho a votar y puede proceder a hacerlo. Las apelaciones sobre las decisiones de los comités se pueden realizar ante el Comité de Apelación y las de mayor alcance ante las cortes.
Elecciones en PalestinaSistema y administración electoral
El Banco Occidental y la Franja de Gaza están divididos en 16 distritos electorales con escaños múltiples. El candidato que recibe el mayor número de votos gana las elecciones. En los distritos electorales cuyos escaños están reservados para cristianos (Jerusalém, Ramallah, Gaza y Bethlehem), los puestos son ocupados por los candidatos que practican esa religión y que reciben el mayor número de votos. El distrito de Nablus tiene disposiciones similares con respecto a los samaritanos. La Comisión Central Electoral (CCE) es responsable de administrar todas las elecciones. Sus responsabilidades consisten en:
Reclutamiento y capacitación del personal para la votación y el escrutinio Los oficiales electorales reclutados se complementan con profesores de escuelas que pertenecen al Ministerio de Educación y Capacitación. La capacitación de los oficiales electorales se centra en los procedimientos de votación y de escrutinio, en el llenado preciso y claro de los formatos y en cómo manejar a los electores y los materiales durante y después de instrumentar los procedimientos de votación y escrutinio. También se les brindan pautas para tratar a los representantes de los candidatos, observadores nacionales e internacionales y a los enviados de los medios de comunicación. A todos los oficiales electorales se les proporciona una guía de capacitación exhaustiva, que incluye pasos prácticos para realizar las funciones que desempeñarán, con ejemplos sobre los formatos y códigos de conducta para los distintos participantes, como los representantes de partidos y candidatos.
Observadores nacionales e internacionales Los observadores nacionales e internacionales juegan un papel muy importante en las elecciones de Palestina. En las elecciones presidenciales del 2005, la Comisión Central Electoral acreditó cerca de 22 mil observadores locales e internacionales. La CCE considera su presencia como un indicador esencial sobre la integridad del proceso electoral. Los representantes de los partidos políticos y candidatos también son acreditados por la CEC. Se permite que cada partido o candidato designe un representante por mesa de votación. Los periodistas y representantes de los medios de comunicación pueden atender y cubrir las elecciones, pero deben presentar su credencial de prensa. Además, es necesario que se adhieran a un código de conducta.
El papel de los servicios de seguridad La policía palestina y personal de seguridad se encargan de salvaguardar y de proteger las mesas de votación y los centros de escrutinio. A cada sede se le asigna un determinado número de personal policiaco para que mantenga el orden. Es necesario que el personal de seguridad y la policía se adhieran a las siguientes pautas:
Requisitos para los electores Es necesario que los electores que participen en el proceso electoral se adhieran a los siguientes requerimientos:
Supervisión del proceso electoral: las responsabilidades de las oficinas de distrito electoral
Responsabilidades del personal de votación y de escrutinio
Sus tareas consisten en:
Antes del día de la votación La mañana del día previo a la votación, los oficiales de distrito electoral deben distribuir los paquetes para la votación y escrutinio entre las mesas de votación. Los presidentes y el personal de la mesa, deben estar presentes en la mesa de votación la mañana del día previo a la votación para:
Mesas de votación Las mesas de votación se colocan en las mismas instalaciones que se usaron para el registro. En cada recinto o centro se instalan hasta cinco mesas de votación. La votación se realiza desde las 7:00 hrs. hasta las 19:00 hrs. Cada mesa cuenta con cinco oficiales, que son:
Otras personas autorizadas para permanecer en la mesa de votación
Medidas de seguridad especiales para los materiales y equipo Urnas Se utilizan urnas semi- transparentes. Papeletas Las papeletas deben tener una marca de agua única y deben tener distintos tamaños. El diseño del papel se debe mantener en secreto. Tinta especial Es importante que la tinta permanezca en el pulgar de los electores por lo menos durante 24 horas. Papeletas estropeadas Si los electores cometen un error al marcar su papeleta, e pueden regresársela al oficial electoral. El oficial debe invalidarla escribiendo al reverso la leyenda: "estropeada", sin que la desdoble, para colocarla en el sobre designado para este tipo de papeletas. Después, el oficial toma una nueva papeleta, le pone el sello y la entrega al elector.
Asistencia para electores de categorías especiales Las personas analfabetas o invidentes que son incapaces de votar sin ayuda, tienen el derecho de elegir a una persona para que los ayude a emitir su voto. El presidente debe confirmar si el elector es incapaz de marcar su papeleta sin ayuda. El elector tiene que escoger a su acompañante y el presidente de la mesa tiene que asegurarse que así ocurrió. El personal de la mesa de votación, los observadores y representantes no están autorizados para asistir a los electores mientras votan.
Quejas sobre los procedimientos de la votación Los representantes de partidos y candidatos, así como los observadores pueden presentar quejas y observaciones escritas sobre los procesos electorales. El presidente de mesa se encarga de atender estas quejas inmediatamente y comunicar su decisión al quejoso. El presidente debe adjuntar las observaciones o quejas en el registro que envía a la oficina de distrito al cierre de la votación.
Colaboradores de Logística electoralOriginalmente el área temática de Logística Electoral fue escrita por Alan Wall; siendo actualizada por Louise Olivier bajo la supervisión de EISA entre el 2005 y 2006. El área temática también tiene la colaboración de Sa Ngidi. El trabajo dentro de esta área temática ha sido apoyado por la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación. Alan Wall es un experto electoral que tiene más de 20 años de experiencia en administración electoral y asesoría democrática. De 1984 a 1994 asumió numerosos puestos directivos dentro de la Comisión Electoral de Australia. Desde entonces, en 1999 administró proyectos del IFES en Azerbaiján y entre el 2000 y el 2004 en Indonesia; en 1996 fue oficial electoral superior de las Naciones Unidas en Eslovenia y en 1998 en Nigeria; también fue consejero de las autoridades electorales de Sudáfrica durante las elecciones gubernamentales de 1995. Entre el 2005 y el 2006 fue Consejero Superior de Democracia Internacional, dirigiendo los programas gubernamentales de apoyo electoral en Indonesia. Entre los programas de asesoría que ha asumido se encuentra la evaluación de los procesos de registro de electores en Irak y en Ucrania, así como la elaboración de un Manual para el Diseño de la Administración Electoral para IDEA internacional. Louise Olivier es abogada por capacitación, que cuenta con más de seis años de experiencia en el campo de administración electoral, comenzó en la Comisión Electoral de Sudáfrica, en donde trabajo en el reclutamiento, capacitación, servicios jurídicos e investigación. Tiene su base en Johannesburgo, Sudáfrica, en donde ha trabajado como asesora y como directora de investigación jurídica para la Iniciativa Sociedad Abierta de Sudáfrica. También desempeñó trabajos de asesoría para la Unión Africana y para la Commonwealth. La señora Sa Ngidi es especialista en elecciones, con habilidades en derecho. Ha trabajado para EISA, dirigiendo su asistencia a los profesionales electorales en la Comunidad de Desarrollo de África del Sur (SADC). La señora Ngidi obtuvo su experiencia electoral en la Comisión Electoral de Sudáfrica, en donde fue responsable durante 5 años de las cuestiones electorales de su volátil provincia natal Kwazulu. Radica en Johannesburgo, Sudáfrica, en donde dirige los asuntos electorales de la Comisión Electoral de Sudáfrica en la provincia de Gauteng. Ha sido observadora de elecciones en Europa, Australia y en el sur de África. |
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