Materiales y equipo

Desarrollo de programas de abastecimiento

La planeación, el diseño, la adquisición, la distribución de materiales y equipo electorales, además de la contratación de personal y de la selección de mesas de votación, son algunas de las tareas más importantes que tiene que realizar el organismo electoral para garantizar que todo este en orden para el día de las elecciones.

Al desarrollar programas de abastecimiento, se debe tomar en cuenta que los materiales y el equipo:

• Sean adquiridos de acuerdo al programa de adquisiciones planeadas (es esencial que exista una planeación previa y completa de todas las necesidades de equipo y material);
• Sean apropiados para el entorno.
• Cumplan las expectativas que dicta el marco legal sobre las elecciones;
• Otorguen la seguridad y transparencia adecuadas para todos los procesos electorales;
• Sean adquiridos bajo estándares de costo-efectividad;
• Sean fáciles de usar, y en caso de que sean utilizados por los electores, que se enfatice la simplicidad de su formato;
• Que puedan monitorearse de forma comprensiva y regular, para que garanticen el asesoramiento continuo sobre la preparación para el día de las elecciones, y el uso de planes de contingencia para atender las deficiencias.

Es extremadamente importante que los materiales y equipo se manejen eficazmente durante la elección, de forma que mantengan la confianza pública en la integridad de los procesos electorales y para que otorguen un servicio de calidad a los electores. La falta de entrega de los materiales esenciales a los electores, su demora, así como falta de seguridad para su manejo, podría ocasionar serios problemas en la percepción pública sobre la integridad electoral, cuestión que podría derivar en el rechazo de los resultados de la elección.

Sería prudente que el cuidado del equipo y de los materiales fuera responsabilidad de un administrador con experiencia. También es vital que los gerentes de abastecimiento tomen parte en las políticas de la logística electoral y en la toma de decisiones, para garantizar que los procedimientos se desarrollen con la funcionalidad, confiabilidad y temporalidad necesarias.

La importancia de contar con datos confiables

La planeación sobre los materiales, el equipo y la logística, no puede realizarse eficazmente si no se dispone de datos puntuales sobre el desempeño de otras áreas de la administración electoral. La asesoría previa sobre el número de personas en el registro de electores, sobre la ubicación de las mesas electorales y sobre cualquier cambio en el procedimiento de la logística electoral, es esencial si se quiere realizar una elección económica. Algunas cuestiones importantes son:

• Cambios en la legislación o en los procesos electorales que pudieran afectar los tipos, las cantidades o las fechas de entrega de los suministros. Dados los largos periodos de tiempo que se requieren para la adquisición de ciertos artículos (y los efectos subsecuentes en la educación al votante y en la capacitación del personal), es conveniente que se instituyan plazos moratorios para cualquier cambio legislativo o logístico que afecte la votación. Esto deberá llevarse a cabo preferentemente tres meses antes de la jornada electoral.
• Se debe tener acceso a la cifra de electores que tiene el registro en el ámbito nacional, distrital, y por mesa, para estimar las cantidades de cada tipo de material y de equipo que necesitarán, ya que la carencia de este dato dificultará el suministro adecuado.
• Tener una logística para le planeación que sea eficaz, dependerá del conocimiento que se tenga sobre el lugar donde se ubicarán las mesas electorales. Determinar de forma tardía la ubicación de las mesas afectará no sólo el cálculo de las cantidades totales requeridas, sino que también podría ocasionar que se necesiten formas de transporte más costosas.

El anuncio tardío de las elecciones normalmente se da en sistemas que no tienen un período determinado para realizarlas, incrementándose la necesidad de que se tenga un flujo constante y preciso de datos para tener listos los materiales y el equipo necesarios.

Medidas de control

Mantener el control sobre la adquisición, la distribución, el uso y la entrega de materiales y equipo después de las elecciones es necesario para garantizar:

• La integridad financiera y la capacidad para prevenir cualquier pérdida de bienes.
• La preparación para que los administradores electorales tengan conocimiento en todo momento de la ubicación, cantidad, y estatus de todo el equipo y materiales, pudiendo tomar medidas de contingencia para manejar las deficiencias.

Entre los elementos esenciales para el control de materiales y equipo se incluyen:

• Especificaciones claras sobre todos los materiales y equipo que deben adquirirse;
• Aprobar programas para pruebas y mantenimiento;
• Un sistema de numeración de todo el material y equipo para ayudar a su identificación.
• Sistemas para autorización de gastos en materiales y equipo.
• Sistemas sencillos para registrar, enviar, y examinar los envíos y la recepción de información durante cada etapa de abastecimiento, desde la manufactura hasta el regreso, embodegado, o destrucción de materiales.
• Sistemas para restringir el acceso a personas no autorizadas a los suministros;
• El mantenimiento puntual del registro de los bienes mostrando cantidades, ubicaciones, responsabilidades, y condición de los materiales y equipo para la logística electoral;
• Sistemas para autorizar la destrucción de equipos o materiales.

Todos aquellos involucrados en la adquisición y distribución de suministros (proveedores, trabajadores de transporte y de bodegas, funcionarios de mesa, personal del organismo electoral) deben recibir instrucciones claras sobre el mantenimiento del registro de los materiales.

Es importante que las copias de los archivos de suministro y distribución, estén a disposición de los gerentes a nivel local, regional, y central para que todos tengan conocimiento de los perfiles de preparación y esto los capacite para un monitoreo efectivo del abastecimiento de materiales y de su distribución.

La falta de control y de pruebas a los materiales y equipo, puede causarle graves problemas al organismo electoral. Con frecuencia, la adquisición urgente conlleva falta de control o un control inadecuado. El no tener conocimiento sobre el cumplimiento de las órdenes de abastecimiento, sobre el arribo de los suministros a sus destinos, o sobre la calidad y condición de las provisiones, podría dificultar que la logística electoral sea efectiva.

La falta de controles y de responsabilidades para la distribución y control de los suministros, podría afectar la integridad de las elecciones, si se extraviaran materiales se podría provocar una pérdida financiera seria. Muchos materiales que usa la logística electoral tales como teléfonos celulares, equipo de cómputo, y vehículos, son portátiles y por ende, susceptibles a pérdida o al robo.

Control de fuentes de suministro

Se tienen que controlar las fuentes de suministro de equipo y de materiales, para que se pueda comprobar que las adquisiciones son efectivas y económicas. Estos controles deberán incluir:

• Procedimientos de licitación entre los proveedores para asegurar adquisiciones económicas y transparentes;
• La revisión cuidadosa sobre las desventajas que tienen los suministros internacionales en términos de sustentabilidad, confiabilidad, durabilidad y costos;
• Recurrir solo a proveedores que estén dispuestos a otorgar garantías;
• Recurrir solo a proveedores que tengan sistemas para control de calidad.

Requisitos de suministro

La logística electoral requiere el abastecimiento de una gran diversidad de materiales y  equipo. El cálculo sobre la cantidad de materiales y equipo requeridos, debe tomar en cuenta todos los usos, no sólo aquellos destinados al día de los comicios.

Se debe considerar especialmente aquel equipo utilizado para uso interno del organismo electoral, para la capacitación del personal y para otras actividades, tomando en cuenta también los materiales y el equipo necesario para la información pública y para las actividades educativas. Las reservas de contingencia deben calcularse igualmente (para la mayoría de las provisiones generalmente se usa el rango del 5 al 10%).

Material de referencia

Uso de material de referencia estandarizado

Se tienen que desarrollar materiales de referencia estandarizados para la logística electoral que ayuden a:

• Traducir términos legales y de marcos de regulación a un idioma comprensible para todos.
• Elaborar un compendio de procedimientos regulares y prácticas positivas dentro de las actividades de la logística electoral;
• Tener bases puntuales sobre las cuales el personal de mesa pueda otorgar servicio a los electores;
• Contar con bases para la capacitación del personal de mesa;
• Tener bases para el monitoreo con el cual comparar tiempos, calidad y funcionalidad de las tareas;
• Elaborar un compendio del conocimiento sobre la logística electoral;
• Disponer de un archivo transparente sobre la forma en que el organismo electoral otorga servicio al público.

Contar con un material de referencia puntual, bien presentado y enfocado a las tareas específicas de todo el personal, tendrá como resultado un mejor servicio al elector. Cuando se ha entregado un material de  alta calidad a todo el personal, los funcionarios de mesa podrán confiar en que tienen las guías correctas para todas realizar todas sus actividades.

Así mismo, los electores tendrán la seguridad de que están siendo tratados de manera equitativa y con procedimientos y prácticas de un alto nivel.

El material de referencia otorgado por el organismo electoral a otros participantes de las elecciones –por ejemplo, partidos políticos o candidatos y sus representantes, observadores independientes, fuerzas de seguridad, los medios de información- coadyuvará a garantizar que los participantes tengan plena conciencia de sus actividades, derechos y responsabilidades durante el proceso electoral.

Manuales

El material de referencia tiene mejor presentación cuando viene en forma de manuales, en lugar de instrucciones improvisadas, las cuales pueden perderse o ser mal interpretadas. Sin embargo, a lo largo del periodo electoral, se aconseja que los administradores electorales mantengan comunicación constante con el personal de las mesas para monitorear:

• El progreso de todas las actividades.
• Cualquier cambio en los procedimientos o prácticas previamente establecidas (particularmente cuando hay variaciones locales).
• Actividades programadas.

Tales comunicaciones en forma de boletines informativos constantes durante el periodo de operativos electorales, sirven como soporte del material de referencia ya existente.

Listas de verificación

Los manuales también pueden ser sustituidos por listas de verificación. Simplificar los procedimientos y labores en un formato de lista de verificación, aumentará la facilidad de entendimiento y otorga una manera de verificar si se han llevado a cabo y terminado las labores previstas. Los mensajes en los manuales también pueden ser reforzados mediante el uso de otros materiales de referencia visuales –tales como videos, carteles, o transparencias- que muestren las labores descritas en los manuales.

Elaboración de los manuales

Al elaborar los manuales para la logística electoral, se deben tomar en cuenta los siguientes temas fundamentales:

La flexibilidad del formato. Se tiene que tomar en cuenta la durabilidad y el sector de la población a la que se dirige el manual. Cuando se tienen que refrendar algunas cuestiones sobre el manual, será preferible contar con un formato tipo carpeta. La organización de la temática tratada en el manual o serie de manuales, deberá dividirse en secciones adecuadas para el personal que se dedica a labores concretas.

La verificación de la exactitud de las descripciones del marco legal, la sencillez para su comprensión, el grado de actualidad, y la facilidad para poner en práctica los procedimientos descritos. La revisión de los materiales incluidos en el manual por parte de expertos en la materia siempre será necesaria. Lo más importante es que los manuales sean para uso del personal de campo, y por lo tanto, es mejor que sean presentados de tal forma que resulten apropiados para su uso en cualquier situación.

Lo ideal sería que el personal de campo, los administradores locales, sus asistentes, los presidentes de mesa y los funcionarios que llevan a cabo el conteo de votos, así como los representantes de los electores, estuvieran involucrados en el desarrollo de los manuales para la logística electoral. Por lo menos, debería haber una revisión del contenido de los manuales por dicho personal y por los clientes antes de su publicación.

Siempre que sea posible, se debe utilizar un lenguaje sencillo, así como imágenes pictóricas o diagramas con ejemplos apropiados.

Debe haber una compilación y distribución puntual para que el personal tenga tiempo de familiarizarse con el contenido antes de ponerlo en práctica.

Deben existir mecanismos de control para garantizar que los cambios al manual sean preparados, recibidos, e incluidos por todo el personal involucrado.

Manuales

Asuntos generales de diseño y contenido

Cuando se diseñan manuales para uso de la logística electoral, es importante que se consideren algunas cuestiones generales de diseño y contenido. Debido a que algunos manuales podrían implicar un gasto elevado, los diseñadores deberían tratar de suministrar el mejor material al precio más accesible.

Los organismos electorales utilizan distintos tipos de manuales dependiendo de la función y el sector al que van dirigidos. Esta sección estudia los distintos manuales, mediante un primer acercamiento genérico para después analizarlos detalladamente. Los factores genéricos que tienen que considerarse son:

Flexibilidad de formato. Un ejemplo sería la producción de manuales en formato de hojas sueltas para posibilitar la incorporación de cualquier cambio o agregado al material de capacitación.

La naturaleza y capacidades del público al que van dirigidos. El estilo lingüístico y la densidad del contenido deben ser adecuados para el tipo de personal que utilizará el manual. Algunas medidas que pueden facilitar la comprensión, incluyen el uso de un lenguaje sencillo y no jurídico, de representaciones visuales más que textuales, y el desglose de acciones complejas en pasos sencillos.

Costos de producción y distribución. ¿Es realmente necesario para facilitar la consulta diferenciar las secciones con color, o basta con usar tipografía en negritas e índices claros? Según la función del manual, ¿cuál es la necesidad real de durabilidad y peso de las cubiertas o portadas?

Tipo y extensión de la información requerida. ¿Todo el personal necesita una explicación detallada de sus funciones en formato de manual, o sería más fácil de entender –y menos costoso- producir listas de verificación de tareas para los que tienen funciones sencillas? ¿Se debe elaborar un manual único de gran extensión, o el personal tiene funciones y papeles lo suficientemente diferentes para que valga la pena producir manuales separados, de menor volumen?

Volumen del tiraje- La extensión del tiraje dependerá de la economía, y tendrá como prioridad asegurar que todo el personal relevante tenga acceso al material de consulta necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente.

Impresión de grandes cantidades- La gran cantidad de manuales que requieren los oficiales de votación implica que estos sean mejor manejados cuando se contratan impresores especializados, en lugar el organismo electoral realice la tarea.

Impresión de manuales de menor tiraje- Para manuales de menor tiraje, como los que necesita el personal administrativo de la logística electoral, se puede producir un material original y reproducirlo en masa mediante fotocopias. Siempre y cuando se cuente con el equipo necesario. Sin importar lo estrictas que sean las pautas a seguir, siempre existirá personal de votación que olvide o pierda sus manuales. Se tiene que calcular la cantidad de manuales requeridos por los oficiales de votación a través de un estimado. También es importante considerar que las oficinas administrativas de la logística electoral podrían necesitar copias de los manuales que se usan en las mesas de votación.

Las experiencias pasadas son relevantes y proporcionan una guía sobre el material extra que se necesita. Se recomienda imprimir al menos un 10% de material adicional para usar como repuesto en las sesiones de capacitación y en las mesas de votación. Las copias adicionales también pueden cubrir cualquier petición que hagan los partidos políticos, candidatos y el público en general. De preferencia, los manuales de la logística electoral deberían estar disponibles para el público, para promover la transparencia en la administración de la logística electoral.

Tipos de Manuales

Normalmente el organismo electoral produce:

• Manuales administrativos- Para la administración general de la logística electoral;
• Manuales para oficiales de las mesas de votación – Usados por los oficiales de votación y de escrutinio;
• Manuales para capacitadores-

El organismo electoral también produce:

• Manuales para partidos y candidatos- Es muy útil que el organismo electoral produzca manuales para uso de los contendientes políticos, que esquematicen los marcos legal y procedimental, así como sus derechos y obligaciones.
• Manuales para las fuerzas de seguridad- Las fuerzas de seguridad que están involucradas en las actividades electorales, necesitan una guía para conocer cuál es su papel dentro del proceso democrático, el manual puede incluirse junto con sus instrucciones operativas, señalando sus tareas electorales.
• Manuales para observadores- Los grupos de observadores necesitan un manual que los ayude a garantizar la calidad y consistencia de sus actividades. Algunas veces, la organización que envía a los observadores se encarga del desarrollo de sus manuales. Sin embargo, el organismo electoral es el más indicado para suministrar información relevante sobre la conducta de la elección y sobre el marco legal dentro del cual se realizan las mismas.

Manuales administrativos

Codificación de procedimientos

Los manuales administrativos son importantes para garantizar equidad en el trato a todos los electores, para asegurar que las leyes y regulaciones sean consistentes y para que el personal administrativo interprete correctamente la legislación. Permitir que los manuales de la administración de la logística electoral estén disponibles como documentos públicos, promueve la transparencia dentro de la administración.

El rango y contenido de los manuales dependerá de la estructura del organismo electoral, ya sea que tenga una presencia local o regional permanente, o que contrate funcionarios, instalaciones y equipo temporales; si tiene control sobre la logística, o si otros organismos locales la llevan a cabo.

Codificación de los procedimientos- Codificar todos los procedimientos y prácticas administrativas de la logística electoral, sirve como material de referencia y como base para desarrollar una capacitación técnica, para el personal del organismo electoral que es responsable de la administración logística.

Responsabilidades del personal. Deben definir claramente las responsabilidades del personal. Cuando la administración esté organizada con base en una división funcional, o se mantengan oficinas centrales, regionales y/o locales durante el periodo electoral, se puede promover el buen entendimiento de las responsabilidades mediante la producción de diferentes manuales para cada tarea o procedimiento que tenga que realizar cada división o nivel organizacional. El área temática debería incluir:

• El rango de las funciones a desarrollar;
• Su base legal;
• Los métodos organizacionales y los modelos de buenas prácticas;
• Ejemplos de formatos estandarizados relevantes;
• Ejemplos de problemas y soluciones comunes.

Contenidos- existe la necesidad de garantizar que el contenido cubra información relevante y pertinente como:

• Códigos de conducta;
• Ciclos de planeación de la logística electoral, formatos, responsabilidades, aportaciones, instrumentación de un monitoreo del progreso, revisiones;
• Revisión y determinación sobre los recursos requeridos, como centros de votación e instalaciones adecuadas, contratación y capacitación del personal, financiamiento, suministro y control de materiales, seguridad, comunicaciones, logística, instalaciones para votación especial (como voto en ausencia y voto anticipado) e información para el electorado;
• Aportaciones presupuestarias, preparación y revisiones;
• Reclutamiento, capacitación, salario y monitoreo del desempeño del personal para apoyo administrativo, mesas de votación y de escrutinio;
• Selección y reservación de las mesas de votación;
• Supervisión administrativa del desempeño de las mesas de votación;
• Administración de los materiales, como requisiciones de materiales y equipo, producción y control de calidad, almacenamiento, distribución y devolución a las oficinas administrativas, centros de votación y escrutinio, seguridad de materiales y archivos post –electorales;
• Acuerdos de seguridad;
• Control de fraude, corrupción y delitos electorales;
• Nominación de candidatos y registro de partidos;
• Determinación del orden de partidos y candidatos en las papeletas de votación (cuando se usan papeletas de “marque su preferencia”);
• Campañas y procedimientos de información al electorado;
• Relación con los participantes políticos, con otros organismos, con grupos comunitarios y con observadores;
• Derechos de los electores y de los participantes políticos;
• Administración de cualquier instalación especial de votación, de acuerdos adicionales para contratación de personal, logística, distribución, devolución de materiales, monitoreo y procedimientos de votación distintos.
• Procedimientos para el escrutinio de votos y supervisión de los mismos.
• Verificación de escrutinios y recuentos.
• Determinación y anuncio de los resultados.
• Control de quejas e impugnaciones sobre decisiones administrativas.
• Evaluación del desempeño.

Manuales para oficiales de las mesas de votación

Enfoque de la información

Cuando el personal de la mesa de votación esté jerarquizado, o se le asignen deberes según sus niveles de habilidad o responsabilidad, se justifica el uso de manuales distintos según la categoría de cada individuo, de esta forma se disminuye el riesgo de confusión, permitiendo que el personal que ocupa posiciones que requieren más habilidades o estudios, disponga de una guía más detallada.

Cuando los manuales y las listas de verificación mantienen un estilo y un formato sencillo (ver Listas de verificación y Credenciales), es más probable que los oficiales de la mesa de votación los usen como referencia, cuando necesiten asistencia rápida para tomar una decisión el día de la jornada electoral.

Enfoque de la información- Los manuales para los oficiales de las mesas de votación deben cubrir cuatro áreas básicas de instrucciones:

• Información técnica sobre los procedimientos de votación;
• Cuestiones de seguridad personal y de los materiales;
• Preservación de servicios y derechos del electorado;
• Derechos, responsabilidades, administración y seguridad social del personal.

Contenido- Los temas específicos que deben cubrirse en un manual para oficiales de votación incluyen:

• El papel del oficial de votación, las decisiones bajo su responsabilidad y situaciones en las que debe acudir al consejo de personal con más experiencia;
• Salario, seguridad social, comidas, hospedaje, transporte, seguros, y otros derechos;
• Responsabilidades de acuerdo con el código de conducta del personal electoral;
• Responsabilidades relacionadas con su asistencia a la capacitación y finalización de sus actividades;
• Funciones previas a la apertura de la mesa de votación;
• Materiales que se entregan al personal y que éste debe conservar;
• Garantizar la seguridad de los materiales de votación, se estén usando o no;
• Instrucciones para el uso de cualquier equipo que vayan a utilizar los oficiales de la votación;
• Mantenimiento de la presentación y limpieza de la mesa de votación, así como de los materiales;
• Información relacionada con el manejo de papeletas de votación (y de cualquier sobre que usen), urnas, y descripción e instrucciones para el uso de máquinas de votación electrónicas o de otro tipo;
• Control de la entrada y salida de la mesa de votación;
• Personas autorizadas para estar en la mesa de votación;
• Mantenimiento del flujo y el control de filas de electores;
• Información y apoyo al electorado;
• Establecer la identidad de los electores y realizar las verificaciones pertinentes para prevenir la falsificación o el voto múltiple;
• Uso y marcado correcto de las listas de electores;
• Manejo de personas que no están en la lista de electores;
• Entrega de papeletas y control de computadoras u otro tipo de máquinas de votación;
• Procedimientos para mantener la secrecía del voto dentro de la mesa de votación;
• Manejo de papeletas (o sobres de papeletas, cuando son artículos contables) arruinadas, rechazadas, desechadas o canceladas;
• Seguridad de las urnas;
• Derechos de los electores en la mesa de votación;
• Derechos y responsabilidades de los representantes de partidos, de candidatos, y de observadores independientes en la mesa de votación;
• Problemas comunes en las mesas de votación y soluciones estándares;
• Procedimientos para la conciliación y empaque de materiales y su envío o preparación para el escrutinio, después del cierre de la votación;
• Papel de las fuerzas de seguridad;
• Procedimientos en caso de emergencia, accidente o suspensión de las elecciones y las medidas de seguridad personal.

Presidentes de las mesas de votación: Puede ser recomendable que los presidentes o administradores de las mesas de votación cuenten con un manual por separado, toda vez que sus responsabilidades suelen comprender funciones adicionales o de mayor jerarquía, para las que podría ser de utilidad contar con orientaciones complementarias, sobre aspectos como:

• Administración, capacitación y bienestar del personal.
• Establecimiento y mantenimiento de la presentación de la mesa de votación.
• Control de quejas e impugnaciones.
• Seguridad y rendición de cuentas sobre todos los materiales de la mesa de votación.
• Control de los registros electorales y de los informes de mesas de votación.
• Relación con los administradores de la logística electoral y con otros organismos.
• Papel en la selección del personal y del centro de votación.

Nota: Si el escrutinio se realiza en centros de escrutinio especiales y no en la mesa de votación con personal distinto, será necesario elaborar manuales de escrutinio por separado. Si se lleva a cabo en las mesas de votación, los procedimientos correspondientes deben incluirse en el manual de los oficiales de votación.

Oficiales para facilidades de votación especial- El personal de las instalaciones para votación especial, tendrá funciones muy específicas de acuerdo con la modalidad de voto que se emplee. Si hay diferencias considerables entre sus procedimientos y responsabilidades respecto a los del personal en una mesa ordinaria, es recomendable producir manuales separados para asegurar la claridad y precisión de sus instrucciones.

Mesas de votación móviles- Los oficiales de las unidades de votación móviles, tendrán funciones específicas adicionales relacionadas con logística, seguridad, conciliación de materiales y otros procedimientos, especialmente cuando operan por más de un día.

Voto en el extranjero- Cuando el voto se emite en mesas de votación instaladas en el extranjero, los oficiales tendrán funciones específicas relacionadas con el suministro y la devolución de materiales, así como la administración del voto por correo o del voto en ausencia.

Votación anticipada- El personal que dirige la votación anticipada ya sea por correo o en persona, también podría estar sujeto a diversos procedimientos de votación.

Referendos locales: En algunas circunstancias, cuando los referendos locales se realizan al mismo tiempo que las elecciones, la elegibilidad para votar en el podría restringirse a determinadas áreas o grupos comunitarios.

En dicho caso, en lugar de incluir las instrucciones para el referendo dentro de todos los manuales para los oficiales de votación, sería más efectivo producir manuales específicos para que solo se usen en las mesas de votación afectadas.

Manuales para capacitadores

Diferencia con los manuales para el personal

Los capacitadores del personal de votación necesitan un manual que – además de la información que contienen los manuales para los oficiales de votación y del personal administrativo- aborde el diseño de las sesiones de capacitación y la forma de impartirlas. Cuando se utilice un sistema de capacitación de cascada, es esencial tener manuales muy detallados para quienes tienen poca experiencia formal en la capacitación de adultos.  

Cuadernos de trabajo para la capacitación- Como parte del material de consulta para la capacitación y la evaluación de conocimientos, se pueden usar cuadernos de trabajo que permitan monitorear el progreso de los oficiales de votación. En sociedades con un bajo nivel de escolaridad, estos cuadernos resultan poco útiles, y en algunas otras, las consideraciones de costo pueden evitar su uso.

En esos casos, el uso de simulacros y representaciones, bajo la dirección de capacitadores con experiencia, puede ser un método eficaz de la evaluación de conocimientos.

Manuales para partidos y candidatos

Función informativa del organismo electoral

Es conveniente que el organismo electoral produzca un manual específico para los contendientes políticos, detallando los procedimientos que llevará a cabo el personal encargado de la logística, así como las acciones, responsabilidades y derechos de los participantes políticos durante esta fase de la elección. Suministrar esta información minimiza conflictos o tensiones potenciales en la mesa de votación.

Es recomendable que estos manuales se encuentren disponibles antes del período de la nominación de los partidos y candidatos.

(Resulta igualmente útil producir manuales similares sobre otros temas que atañen a los partidos políticos y candidatos, como el registro de partidos y el marco reglamentario para su financiamiento y gasto).

Contenido de los manuales

Estos manuales deberían incluir secciones sobre:

• Datos para contactar a oficiales que puedan atender consultas o aclaraciones;
• Participación de partidos y candidatos en el proceso de logística electoral;
• Presentación correcta de las nominaciones de partidos y candidatos;
• Procesos para verificar la nominación y los criterios para su aceptación o rechazo;
• Determinación del orden de partidos y candidatos en las papeletas de votación (cuando se usan papeletas de “marque su preferencia”);
• Códigos de conducta para los participantes políticos y oficiales electorales;
• Reglas de acceso a los medios;
• Reglas de campaña;
• Medidas de seguridad electoral;
• Suministro y accesibilidad de los materiales electorales, incluidos los derechos de que sean distribuidos entre los electores por los participantes políticos;
• Localización y presentación de las mesas de votación;
• Elegibilidad de los electores;
• Procedimientos de votación, incluyendo los de cualquier modalidad especial, como la de voto en ausencia, por correo, en el extranjero y en unidades de votación móviles;
• Funciones, responsabilidades y autoridad de los administradores de la logística electoral y los oficiales de votación;
• Funciones, derechos y responsabilidades de los dirigentes de partidos,  candidatos y sus representantes, respecto a la ubicación de las mesas, los procedimientos de votación y en la administración de la logística electoral;
• Procedimientos para el escrutinio de papeletas de votación, incluidos los criterios para determinar su validez y para interpretar las marcas hechas por los electores, la adición de escrutinios y la publicación de los resultados;
• Funciones, derechos y responsabilidades de los oficiales de partido, los candidatos, sus observadores respecto a los escrutinios, y determinación y publicación de resultados;
• Derechos, métodos y procedimientos respecto a impugnaciones sobre decisiones de los administradores de la logística electoral, de oficiales de votación y del personal de escrutinio.

Manuales para observadores

Público- Al escribir y compilar manuales para observadores, debe tenerse en cuenta que serán utilizados por gente con distintos antecedentes, con diversos niveles de conocimiento técnico sobre elecciones y con diferentes habilidades profesionales y de otros tipos. Como muchos observadores trabajarán en ambientes poco familiares, sus manuales deben ser una guía completa sobre la estructura y los procedimientos de la elección, explicando su papel y responsabilidades de monitoreo, su supervivencia y la administración de la observación. Estos temas son la base necesaria para la capacitación de observadores.

Contenido:

• Propósito, alcance y objetivos del programa de observación;
• Los principios de la observación neutral e independiente;
• Antecedentes políticos y culturales, así como marcos legales y administrativos para la elección, incluyendo extractos relevantes de la legislación, reglas electorales, ejemplos, problemas potenciales o temas de interés que merezcan especial atención;
• Lista de contactos con los administradores de la logística electoral, partidos políticos, organizaciones comunitarias, medios de comunicación (cuando sea adecuado) y contactos legales, en los niveles apropiados;
• Identificación de las actividades de observación requeridas, incluyendo métodos de monitoreo y las acciones a emprender en caso de que se descubran irregularidades;
• Código de conducta del observador, explicación de su significado y sanciones;
• Declaración de los derechos de los observadores;
• Requisitos de acreditación;
• Ejemplos de materiales electorales;
• Uso de sistemas de comunicación y necesidad de informes;
• Copias de listas de verificación de monitoreo que deben ser llenadas, siguiendo las instrucciones sobre cómo hacerlo;
• Información sobre seguridad personal y de grupo, incluyendo –cuando sea necesaria- información sobre planes de evacuación de emergencia y minas;
• Arreglos administrativos para observadores, como detalles del plan de despliegue, contactos administrativos, información sobre hospedaje y transporte, logística, contactos de servicios de emergencia, requisitos y detalles de capacitación, acuerdos para pago regular y de emergencia.

Manuales para fuerzas de seguridad

Contribución del organismo electoral – Las fuerzas de seguridad producirán su propio análisis de riesgo, guías, manuales de seguridad operacional y estrategias de despliegue, como un marco para sus planes de acción electoral.

También es recomendable que el organismo electoral elabore, o apoye a las fuerzas de seguridad para desarrollar un manual que detalle sus responsabilidades generales, para garantizar un proceso electoral libre y justo. Estos manuales deberán distribuirse entre todo el personal de seguridad involucrado.

Contenido:

El contenido debería incluir:

• Temas de derechos humanos relacionados con el papel de las fuerzas de seguridad en la elección;
• Objetivos y estrategias de seguridad relacionadas con la elección;
• Parámetros de conducta profesional, imparcial, neutral y no intimidante que deban mantener durante el periodo electoral;
• Mecanismos de contacto y relaciones entre el organismo electoral y las fuerzas de seguridad;
• Análisis de los procesos y métodos electorales, así como el papel de las fuerzas de seguridad en su protección;
• Detalles de delitos contra la ley electoral.

El formato y contenido de estos manuales debe tomar en consideración el nivel de escolaridad de las fuerzas de seguridad. En situaciones de transición o cuando las fuerzas pueden haber incorporado unidades irregulares a sus filas, se debe tener especial cuidado de proporcionar pautas estrictas con respecto al papel que desempeñan en el proceso electoral.

Listas de verificación

Generalidades

El uso de listas de verificación como información de control y consulta, proporciona un formato sencillo y estandarizado, que puede usarse como instrumento de monitoreo, siendo más fácil de consultar que la información descriptiva que tienen los manuales voluminosos.

Las listas de verificación también ayudan a estimular un monitoreo constante sobre la realización y finalización de funciones. Sin embargo, estas son complemento de los manuales de procedimientos, no un reemplazo. 

Su diseño y método de producción dependerá del contenido y del público al que se dirija. Para acciones administrativas centrales, como el suministro de materiales, las listas de verificación pueden ser usadas sólo por uno o dos miembros del personal, pudiendo estar constituidas por hojas de control escritas a mano o a computadora.

Cuando las listas se usan para estandarizar las acciones de un gran número de personal, de los presidentes de distrito electoral, del personal de empaque de material, de los presidentes de mesas de votación o de los oficiales de votación, es mejor que se produzcan como apéndices o secciones integradas en sus instructivos o manuales de procedimientos.

A continuación se citan algunos ejemplos de áreas en las que las listas de verificación resultan útiles:

Nominaciones

Procesar las nominaciones puede ser un procedimiento complejo, especialmente cuando se tiene que obtener información de otras autoridades.

El uso de listas de verificación ayudará a rastrear adecuadamente la etapa del proceso de cada nominación y proporcionará un formato estándar de información con base en el cual se acepta o se rechaza.

Evaluación de los centros de votación

El uso de listas de verificación apoyará de manera consistente la evaluación de lugares de votación potenciales, para determinar si satisfacen los estándares requeridos.

Control de materiales

El uso de listas de verificación para monitorear el estado del diseño, los pedidos, el control de calidad, el suministro y la distribución de materiales electorales, es un instrumento de control necesario cuando el ambiente de suministro es complejo.

El manejo de inventarios, de envíos e incluso de ciertos registros de conciliación, en un formato simple de listas de verificación ayuda a un desarrollo correcto de las actividades.

Supervisores de las mesas de votación

El monitoreo sobre el desempeño de las mesas durante las horas de votación, proporcionará información sobre el progreso de la votación, de problemas operacionales y hará advertencias sobre posibles impugnaciones, suministrando información útil para la selección de centros y del personal para elecciones futuras.

Cuando los supervisores llenan listas de verificación del desempeño en sus visitas a las mesas de votación, la información recabada se puede conservar en un formato estandarizado.

Oficiales de votación

Para los oficiales de votación, el uso de listas de verificación es un recordatorio práctico de sus responsabilidades específicas, así como un instrumento útil para que los presidentes de las mesas puedan monitorear el desempeño del personal, garantizado que se hayan realizado las acciones necesarias. Se pueden usar listas sencillas de manera eficaz para tareas como las siguientes:

• Revisión de material, equipo y personal previo a la apertura de la mesa de votación;
• Acciones necesarias para entregar papeletas de votación a los electores –diseñadas como manteles individuales para los escritorios de los oficiales de votación, o –cuando hay señales pegadas a las mesas que identifican las áreas de entrega de papeletas –impresas en el reverso de estas señales;
• Procedimientos para el cierre de la votación;
• Empaque y conciliación de los materiales después del cierre de la votación;

Los manuales para funcionarios de casilla pueden ser más funcionales si son diseñados como una serie de listas de verificación.

Escrutinio de votos

Las listas de verificación para el escrutinio de las papeletas de votación, pueden ser un recordatorio útil sobre los procedimientos de escrutinio y de los criterios para determinar la validez de las papeletas. Algunas tareas específicas que pueden detallarse en un formato de lista de verificación son:

• Pasos para abrir las urnas y conciliar las papeletas de votación;
• Pasos para revisar la admisibilidad de las papeletas en sobre, incluyendo los votos en ausencia y por correo;
• Criterios para determinar la validez de las papeletas;
• Empaque de materiales después del escrutinio.

Producción de las papeletas

Generalidades

Las papeletas de votación, además de ser el material más importante de la elección, también es el que se produce en mayor cantidad. Es esencial que tengan un diseño sencillo que permita el correcto entendimiento de todos los electores y su adecuada evaluación por parte del personal de escrutinio.

Todos los sistemas requieren estrictas medidas de control de calidad en su producción, para garantizar que las papeletas impresas sean exactas. En sistemas en donde las papeletas son artículos contables, se necesitan controles estrictos sobre su seguridad e integridad que protejan la validez del proceso electoral.

Diseño de las papeletas

Muchos elementos del diseño de las papeletas dependen del sistema electoral que se usa. Sus características más importantes suelen estar definidas en la legislación electoral. Sin embargo, dentro de estas limitantes suele haber la posibilidad de que los administradores simplifiquen y clarifiquen el diseño, de tal forma que resulte más fácil para los electores.

No todos los sistemas se basan en que los electores marquen su preferencia en una papeleta: en algunos se usan fichas o boletos (tokens) en lugar de papeletas; en otros, los electores seleccionan la papeleta de su preferencia de entre una serie de opciones.

Los tipos de diseño de papeletas que están actualmente en uso, van desde los que son difíciles de comprender, hasta los que contienen información suficiente para que los electores reconozcan al candidato de su preferencia, incluyendo símbolos de los partidos, fotos de los candidatos, e instrucciones claras sobre cómo marcar correctamente las papeletas.

Producción

La producción de papeletas es un lapso crítico dentro del proceso electoral. Las presiones de tiempo podrían ser muy acentuadas, en especial cuando se tienen que preparar papeletas detalladas para el voto anticipado, pocos días después de publicadas las postulaciones de partidos y candidatos.

Sin importar cuales sean las presiones de tiempo, es esencial –especialmente para las papeletas de opción múltiple- que se apliquen medidas estrictas de control de calidad en su producción.

Integridad

• Se necesitará un control estricto sobre la cantidad de papeletas producidas, distribuidas y usadas por los electores, así como sobre las que queden sin usar al cierre de la votación.
• Realizar la conciliación de papeletas en varias etapas del proceso –principalmente durante su entrega a las mesas de votación, al cierre de los comicios y en el escrutinio-, para garantizar que no falten y que no se hayan introducido papeletas fraudulentas. La conciliación puede facilitarse cuando se usan métodos de producción que empaquetan las papeletas con precisión.
• Tener un control de autenticidad, para asegurar que todas las papeletas dentro de la urna sean genuinas y que hayan sido proporcionadas correctamente por los oficiales de votación a los electores. Para esto existen métodos simples y complejos, desde los que son costosos, como la impresión en papel de seguridad; hasta los más económicos, como la validación de cada papeleta durante su emisión, firmándola por el reverso.

Es importante que al momento de instrumentar medidas para proteger la integridad de las papeletas, se consideren aspectos de costo- efectividad, cualquier medida adicional y las ventajas de métodos más costosos.

Votos tabulados por máquinas

La votación electrónica o tabulada mediante máquinas, ha ido ganando popularidad como alternativa para la votación. Los partidarios de la votación electrónica citan muchas ventajas, como la imposibilidad de votos inválidos, la precisión en la captura de datos, la rapidez del proceso de votación y la reducción del número de oficiales de votación que se requieren en la mesa de votación.

Debido a que este es un nuevo método de votación, los organismos electorales, los partidos políticos y el electorado, todavía no están seguros sobre su confiabilidad y eficacia. Podrían presentarse acusaciones sobre manipulación de las máquinas de votación, citando como prueba la falta de registros en papel.

Los organismos electorales que estén considerando introducir la votación electrónica, tendrán que investigar y analizar las tecnologías para determinar cuál es la indicada, realizando consultas a los países que ya la han utilizado.

Diseño de las papeletas

Importancia del diseño de las papeletas

Los organismos electorales tienen que tomar en cuenta varios aspectos al momento de diseñar las papeletas de votación. Un principio general es que entre más sencillo el diseño más efectiva será la papeleta. El diseño de las papeletas influye en dos aspectos importantes del proceso electoral:

1. La capacidad del elector para entender las alternativas de partidos o candidatos que contienden en la elección, para que escojan sus preferencias de forma válida. Podría ser de mucha utilidad incluir algunos elementos como los símbolos partidistas, las fotografías de los candidatos, una breve referencia sobre los postulados de los partidos o candidatos y una indicación clara en la papeleta sobre el método para emitir el voto.

2. La precisión del escrutinio. Si las papeletas están mal diseñadas con cuadros muy pequeños o muy cercanos para indicar las preferencias, podría suceder que las marcas hechas por el elector toquen más de uno de los cuadros, con la consecuente disputa en el escrutinio sobre la validez del voto y, en este caso, a qué partido o candidato corresponde.

a) El diseño también debe tomar en cuenta los costos de impresión.

b) La flexibilidad en el diseño estará limitada por el sistema electoral y por las disposiciones legales relativas a su presentación.

Será muy difícil diseñar una papeleta simple cuando, por ejemplo, el sistema permita que se incluyan muchos partidos o candidatos y el elector deba marcar una sola preferencia o un determinado número de ellas conforme a un orden numérico, como en el caso de Australia.

Aún así, los administradores electorales pueden influir en el diseño de las papeletas mediante:

• La claridad de su presentación,
• El tipo de letra utilizado,
•  Suministrando instrucciones claras para su llenado,
• El tamaño de la letra,
• El espacio entre nombres de partidos o candidatos, la calidad de la impresión,
• Sugerencias sobre cambios legislativos que simplifiquen su llenado.
• El espacio del cuadro en donde el elector marca su preferencia,
• Inclusión de símbolos de los partidos,
• Inclusión de fotografías de los líderes de partido o candidatos,
• Colores para las distintas papeletas.

Información esencial

Hay alguna información que debe aparecer en las papeletas impresas, por ejemplo:

• La fecha de la elección.
• El órgano o cargo en disputa.
• El distrito electoral al que corresponde la papeleta.

Tipos básicos

Los dos tipos básicos de papeletas requieren que los electores emitan su voto de manera cualitativamente distinta:

• Los electores tienen que seleccionar entre distintas papeletas, cada una de las cuales representa a un partido o candidato, introduciendo la de su preferencia dentro de un sobre especial antes de depositarla en la urna.
• Los electores reciben una sola papeleta que incluye a todos los partidos o candidatos contendientes, teniendo que indicar su preferencia antes de depositarla en la urna.

Cuando se ofrecen papeletas por separado para cada partido o candidato y los electores deben seleccionar y meter en un sobre su preferido, los asuntos relativos al diseño de las papeletas son relativamente simples, ya que cada una de ellas debe:

 

• Identificar claramente al partido o candidato que representa, normalmente mediante el uso de colores, nombres o símbolos distintivos;
• Dar indicaciones claras para seleccionar debidamente la papeleta preferida y ponerla dentro del sobre o, en su caso, depositarla en la urna.

Componentes del diseño de boleta “Selección de marca”

Si bien hay factores comunes en el diseño de este tipo de papeletas, existen diferentes estilos y combinaciones para su desarrollo. Aunque los siguientes ejemplos no son exhaustivos, sí indican el abanico de opciones disponibles.

Métodos para marcar la opción preferida:

• Poner un número o una marca en el cuadro que aparece junto al partido o candidato;
• Poner un número o una marca en la sección desprendible que corresponde al candidato o partido seleccionado;
• Encerrar en un círculo el número que representa al partido o candidato;
• Tachar a todos los partidos o candidatos excepto al preferido.
• Trazar una línea entre las dos puntas de flecha que aparecen junto al partido o candidato seleccionado.
• Llenar un pequeño óvalo o círculo que corresponda al partido o candidato.
• Rayar el nombre del partido o candidato preferido.
• Escribir en una papeleta en blanco el número de un partido o candidato.
• Escribir en una papeleta en blanco el nombre de un partido o candidato.
• Numerar secuencialmente a todos los candidatos de la papeleta.
• Numerar secuencialmente a un número o proporción específica de candidatos.
• Registrar un voto por “ninguno de los anteriores”.
• Perforar un espacio junto al candidato o partido con una máquina especial.
• Colocar un sello oficial sobre el nombre de un partido o candidato.
• Tener la opción de colocar una marca junto al partido o de numerar secuencialmente a todos los candidatos.
• Pulsar el número o símbolo de un candidato o partido en el teclado de una computadora.
• Tocar en la pantalla de una computadora el nombre o símbolo de un partido o candidato.
• Jalar la palanca que corresponda a un partido o candidato en una máquina de votación.

Información sobre los partidos o candidatos:

• El simple número de código que corresponda a cada partido o candidato.
• El nombre del partido o candidato.
• Los nombres de los candidatos de la lista partidista.
• El nombre del candidato y del partido o su abreviación.
• El nombre del partido o candidato y su símbolo.
• El nombre y fotografía del candidato, así como el nombre del partido.
• Nombre, símbolo y abreviatura del partido, así como la foto de su líder.

Instrucciones para el elector:

• Ninguna
• Cómo llenar la papeleta

Tamaño y color de la papeleta:

• Un tercio de hoja tamaño carta.
• De un metro de ancho.
• Un tamaño idéntico para todos los distritos electorales.
• Distintos tamaños de acuerdo con el número de candidatos.
• Un color para cada elección de los órganos representativos.
• Un color para cada método distinto de votación (ordinario, ausente anticipado o provisional).

Orden de los partidos o candidatos

• Alfabético
• Sorteado
• Rotativo, de tal forma que los candidatos aparezcan en la parte superior de un número igual de papeletas

Elecciones simultáneas:

• En la misma papeleta.
• Cada elección en papeleta distinta.

Especificaciones claras

Independientemente de cual sea el formato de la papeleta, la inclusión de especificaciones claras, aprobadas por la autoridad electoral ayudará al control de calidad y a la consistencia en la impresión. Podrían incluirse asuntos como:

• Restricciones de tamaño.
• Información que debe ser suministrada y su ubicación.
• Tipos y tamaños de letra utilizados.
• Márgenes y otros gráficos.
• Espacio mínimo entre partidos o candidatos.
• Tamaño de los recuadros u óvalos en que se debe colocar la marca del elector (de ser el caso).

Hacer que la votación sea sencilla

El formato y contenido de las papeletas tienen que ser fácilmente comprensibles. La simplicidad facilitará la rapidez del flujo de electores ayudando a todos los electores no sólo a los que tienen menor índice de alfabetización, para votar con la certeza de no haber cometido errores. Hay algunos temas que deben considerarse al apoyar a los electores y a la efectividad de la administración, entre ellos:

Incluir instrucciones claras para los electores en las papeletas. En la mayoría de los casos esto solamente requiere alguna variación de frases como “Coloque una marca junto al partido o candidato de su preferencia”, en las sociedades con menores índices de alfabetización, una ilustración en la parte superior de la papeleta puede ser de gran ayuda.

Revisar disposiciones restrictivas que especifiquen un tipo de marca en especial para indicar las preferencias –un número, una “x”, una palomita-, excluyendo cualquier otra, aún cuando la preferencia del elector sea muy clara.

Asegurarse de que el tamaño de los cuadros o espacios en los que se deben colocar las marcas, sean suficientemente grandes, especialmente cuando se tiene que indicar más de una preferencia, o cuando se trata de personas de edad avanzada o discapacitadas. De igual forma, la distancia entre los espacios o cuadros debe ser suficiente para prevenir cualquier confusión.

Los sistemas de voto negativo (tachar o marcar a todos los candidatos excepto al preferido) suelen propiciar más errores y requieren más tiempo para llenar la papeleta, que los sistemas simples de preferencia positiva. Sin embargo, dado el uso histórico de este tipo de sistemas en algunos países, el cambio podría provocar confusión.

La información sobre los partidos o candidatos ayuda a los electores a tomar una decisión. Al menos debería figurar el nombre del partido o candidato.

La inclusión de los símbolos partidistas también podría ayudar a los electores. En las ciudades con menores índices de alfabetización, principalmente en donde las filiaciones partidistas son más fluidas, es útil incluir fotografías de los candidatos o líderes de partido.

En el caso de elecciones simultáneas, el uso de colores distintos en las papeletas y urnas para cada elección puede reducir o minimizar la confusión.

Revisar los tipos y tamaños de letra para lograr la mayor claridad posible.

Cuando las papeletas para cada distrito electoral son de distinto tamaño, valorar la posibilidad de homogeneizarlo.

Las papeletas muy grandes, especialmente aquellas que tienen que ser dobladas para poder ser usadas en las cabinas de votación, dificultan que el elector identifique o comprenda todas las alternativas.

Impresión de las papeletas

Generalidades

En sistemas donde las papeletas son artículos contables, la impresión debe estar rodeada de estrictos controles de seguridad. Si la autenticidad de las papeletas depende del uso de papel especial, el stock de papel también debe estar estrictamente controlado. Como la impresión de las papeletas de votación es un proceso de gran volumen que está sujeto a un tiempo limitado que requiere de total exactitud, el organismo electoral debe tener mucha confianza en la capacidad, en los procedimientos de control de calidad, en la integridad y en la seguridad que tengan los contratistas de impresión, además, tendrá que instrumentar sus propios mecanismos de control.

Cuando se usan procedimientos de votación que usan votos ensobretados, como los que se apegan al sistema francés en donde las papeletas se reparten libremente entre los electores. La exactitud del contenido de la papeleta sigue siendo importante, sin embargo, no se necesita el mismo control de seguridad e integridad que se usa en los sistemas con papeletas de opción múltiple, en donde el elector debe “marcar su preferencia”.

Centros de impresión

Antes de determinar el diseño de las papeletas, el organismo electoral debe considerar el tiempo que tardarán en imprimirse y si los posibles contratistas son capaces de satisfacer los requerimientos.

En el caso de algunas papeletas con características especiales, se podrían tener opciones limitadas para imprimirlas, pudiendo incluso ser imposibles de producir a nivel local debido a falta de tecnología, o a la incapacidad para completar la tarea dentro del lapso de tiempo disponible. Estos casos podrían obedecer a:

• Uso de papel con marca de agua u otros papeles especiales;
• Métodos de impresión de seguridad;
• Producción en block con talones foliados;
• Impresión a colores o con fotos a color de los candidatos.

La producción de papeletas usando estos métodos más costosos, podría elevar significativamente el costo total de la elección.

Además, la producción de papeletas en otro país podría dificultar la elaboración de un calendario que controle la calidad y el suministro del artículo más importante de la votación, extendiendo los tiempos, a menos que se utilicen métodos de transporte más costosos. La decisión de imprimir en otro país solo se debería tomar después de realizar una cuidadosa evaluación de las alternativas locales.

Cuando los técnicos locales no tienen la capacidad para imprimir las papeletas, será recomendable que la impresión se realice a nivel regional, siempre y cuando los contratistas puedan manejar los grandes volúmenes en un período de tiempo corto. No se recomienda la contratación de varios técnicos a nivel local, ya que sería difícil controlar la calidad y la estandarización del producto.

Calendarización de la impresión

El calendario de impresión de las papeletas, dependerá de la anticipación con la que los electores tengan que usarlas. Cuando se requieren papeletas detalladas para el voto anticipado, o para mandar a mesas de votación en otros países, se podría generar cierta urgencia para producir una cantidad inicial reducida para todos los distritos electorales.

Por el contrario, cuando el voto anticipado o el voto en ausencia usa papeletas en blanco para su llenado a mano (que pueden producirse con más anticipación), los centros de producción centrales o regionales deben imprimir primero el material para los distritos electorales más remotos, que necesitan períodos de transportación más largos, para permitir que el empaque de las papeletas junto con otros suministros de las mesas de votación, sean entregados a tiempo.

Control de calidad de la impresión

Antes de que se impriman las papeletas, es necesario que el organismo electoral y el contratista, apliquen fuertes medidas  de control de calidad para asegurar que las papeletas se impriman correctamente. Para ello, el organismo electoral puede transferir al contratista el formato y la información de las papeletas de manera electrónica. Toda la impresión debe realizarse de acuerdo a instrucciones estrictas de control, que incluyan autorizaciones para imprimir, para transferir material, sobre cantidades, contenidos, seguridad y distribución.

Las medidas de control de calidad que deben instrumentarse para cada papeleta impresa (para distintos distritos electorales, diferentes tipos de votación o diferentes elecciones), incluirían la verificación inicial de:

• Entrega de especificaciones detalladas sobre el diseño al contratista, comprobando que han sido comprendidas perfectamente –mediante el análisis exhaustivo de pruebas de impresión;
• Verificación detallada de las papeletas antes de mandarlas al contratista para su impresión, comparando el orden de los partidos o candidatos con el que fue anunciado después del cierre de las nominaciones. Revisión de todos los detalles de partidos o candidatos contrastándolos con la información proporcionada en los formatos de nominación;
• Revisión y firma del organismo electoral, en todos los negativos producidos por el contratista antes de que se impriman las pruebas.

Durante el proceso de producción, es necesario instrumentar las siguientes revisiones:

• Un miembro experimentado del organismo electoral debería garantizar que el proceso de impresión esté listo, revisando el formato, la información, el color, la ubicación de las imágenes y el estado en general. La impresión solo debe comenzarse una vez que el organismo electoral haya aprobado todas las pruebas.
• Durante el proceso de impresión, se debe hacer una revisión continua de las boletas para revisar el color, la imagen y el corte. En caso de que se encontraran deficiencias, se debe detener el proceso para realizar nuevas pruebas hasta que se obtenga un ejemplar que sea aprobado por el organismo electoral. Se deben revisar los paquetes de boletas producidas desde la última revisión, destruyendo las que presenten fallos.
• Estos procesos de control deben repetirse siempre que se utilice un nuevo grabado, cuando se incorpore a la producción una máquina para imprimir de distintas características a las existentes, o al momento de dar inicio a la impresión de otro tipo de papeletas de votación.
• Cuando se producen papeletas en matrices numeradas u otros paquetes ordinarios, se deberán revisar los productos finales, para asegurar que estén numerados correctamente, siguiendo una secuencia lógica y/o que los paquetes contienen el número exacto de papeletas de votación.

Aunque este proceso podría parecer tedioso,  las consecuencias derivadas de la impresión de un formato incorrecto, de un orden incorrecto en la información sobre los partidos y candidatos, de una  presentación defectuosa, o de un recorte de la papeleta de votación (en nombres de partidos/candidatos, eliminación de información sobre la forma de llenado de la papeleta), así como fallas en el color (específicamente para papeletas impresas que contienen la fotografía del candidato o del logotipo del partido representado), son lo suficientemente serias como para comprometer la totalidad del proceso electoral.

Seguridad.

En aquellos sistemas en donde las papeletas de votación son materiales que conllevan niveles de responsabilidad elevados, se podrían incluir medidas de seguridad durante el proceso de impresión. Entre éstas, destacan:

• Que el contratista asuma la seguridad de los materiales de votación;
• Que el contratista almacene todas las papeletas impresas, el stock de papel, las placas de impresión y todo el material en un lugar seguro y a prueba de agua;
• Mantener la seguridad física de la planta de impresión, incluyendo revisiones a los empleados cuando se retiran de las instalaciones;
• Devolver de forma segura todas las placas de impresión y el material de reproducción al organismo electoral para su destrucción al término del tiraje.

Cuando se usa un stock de papel especial como control de integridad, también se necesita que el contratista adopte medidas de seguridad para:

• Garantizar que el stock de papel esté almacenado en un lugar seguro dentro de sus instalaciones;
• Rendir cuentas sobre la destrucción de todo el papel sobrante, del de desecho y de todas las impresiones arruinadas;
• Responder por todo el papel suministrado pero que no fue utilizado.

Controles de integridad para la impresión de las papeletas

Es muy importante que la producción y la distribución de las papeletas estén sometidas a controles de integridad adecuados. Estos controles deberían atender dos cuestiones principales:

• El número de papeletas.
• Su autenticidad.

 En los sistemas que usan papeletas en sobres, siguiendo el sistema francés y otros similares, no se necesitan controles tan estrictos.

Se puede garantizar que el número de papeletas sea el correcto mediante varios métodos confiables para su empaque, foliación y conteo. La preservación de la autenticidad de las papeletas entregadas a los electores, puede hacerse a través de un proceso costoso –como el uso de papeles y métodos de impresión especiales- o relativamente simple y económico como la validación en el momento de su emisión.

Los tipos de control de integridad que se apliquen, dependerán en gran medida del grado de confianza que el electorado necesite para validar la integridad de la elección. Los métodos de validación simple pueden ser eficaces, pero no son tan seguros como el papel especial o la impresión de seguridad.

Los elementos de seguridad son indispensables para mantener la integridad del proceso. El costo de cada elemento es distinto, pudiendo ocasionar que el organismo electoral decida usar varios métodos para conseguir una máxima seguridad.

El costo variable de cada elemento de seguridad podría influir sobre la elección que haga el organismo electoral.

Número de papeletas

Las papeletas impresas están sujetas a una serie de conciliaciones desde el momento en que se imprimen, hasta el término del escrutinio.

Si bien es importante que se cuenten las papeletas durante cada etapa del proceso de distribución, durante las conciliaciones en las mesas de votación y en el escrutinio, el proceso se podría facilitar cuando se instituyen los sistemas de control desde el momento de su manufactura.

Un sistema que es muy sencillo pero poco eficiente, es el que elabora paquetes de papeletas atándolos con una cinta de acuerdo a ciertas especificaciones. Sin embargo, las bandas pueden romperse fácilmente, y la exactitud de este método de empaque suele ser poco confiable. Envolver papeletas sueltas en paquetes estándar, proporciona una mayor seguridad de empaque, pero su precisión también es dudosa.

La impresión de las papeletas con talón foliado y perforado que son agrupadas en bloques engrapados –normalmente en paquetes de cincuenta o cien-, proporciona mayor exactitud respecto a las cantidades.

La papeleta en sí no debería numerarse, pues se podría poner en riesgo la secrecía del voto. Si se adopta este método, el organismo electoral debería tener garantía de que los contratistas tienen la experiencia y las capacidades necesarias para producir los bloques de manera exacta, o de otra forma, el gasto adicional no tendrá sentido. En algunos lugares, podría carecerse de esta posibilidad a nivel local.

Conteos completos

Es esencial que se realice un conteo completo de las papeletas durante su entrega a las mesas de votación, durante la conciliación de los votos usados y sin usar, para identificar errores de manufactura en la numeración de las mismas.

Esto también aplica cuando las papeletas tienen talones desprendibles.

Autenticidad de las papeletas

La autenticidad de las papeletas puede garantizarse mediante el uso de:

• Papeles especiales, como los de marca de agua o sensibles a la luz ultravioleta.
• Métodos especiales de impresión de seguridad, como códigos de seguridad micro-impresos.

Si se usan estos métodos, es posible que la impresión requiera tiempos más largos, especialmente para el papel con marcas de agua, que además podrían ser escasos a nivel local.

Los costos de la impresión usando estos papeles o métodos especiales, son  más elevados que cuando se usa una impresión y papel normales.

Uso de marcas oficiales

En muchos sistemas electorales en donde cada papeleta es contable, el oficial de votación se encarga de validar la papeleta al entregarla, poniéndole una marca oficial con una firma o apuntando sus iniciales al reverso. Esta es una manera económica y efectiva de garantizar que sólo se escruten papeletas válidas y en la mayoría de los casos, puede proporcionar un control de autenticidad tan eficaz como los papeles especiales y los métodos de impresión con seguridad.

Las marcas oficiales que usan los oficiales de votación, podrían ser instrumentos de perforación o sellos. Es recomendable que cada mesa de votación tenga una marca diferente y distintiva, que garantice un mejor control e integridad durante los escrutinios. Hay ciertos artículos que requieren mucha responsabilidad y cuyo diseño debería mantenerse en secreto hasta que sean usados.

Un método alternativo con mejores estándares de costo-efectividad, pero cuya integridad es ligeramente menor, resultando inútil en sociedades con bajos niveles de alfabetización, consiste en que el oficial de votación a cargo de entregar las papeletas, firme o anote sus iniciales al reverso de cada una al momento de entregarla.

La marca oficial o autorización del oficial de votación debe colocarse en el mismo lugar en cada papeleta, para que sea visible cuando el elector la doble.

La esquina superior derecha del reverso es el lugar más adecuado para que los oficiales apliquen la marca. La posición correcta podría señalarse mediante un cuadro u otra forma al reverso de la papeleta.

Sin embargo, el costo adicional de impresión por ambos lados debe contrastarse cuidadosamente contra las ventajas de exactitud.

Equipo para la jornada electoral y consideraciones para su mantenimiento

Aspectos básicos

El equipo que se utilizará para las elecciones proviene de una amplia variedad de fuentes, con diferentes formas, tamaños y funciones que podrían resultar confusas.

Para determinar el tipo de material que se necesita, así como la manera de obtenerlo y cuidarlo, es indispensable considerar los siguientes aspectos:

Las disposiciones legislativas sobre el equipo que debe ser utilizado por los organismos electorales: Puede ser útil que la legislación especifique la función del equipo.

Debería existir un balance en las legislaciones que tienen definiciones muy restrictivas sobre el equipo y sus componentes, ya que esto restringe la posibilidad de que el organismo electoral aproveche nuevas tecnologías.

El ambiente electoral. Se tienen que elegir equipos que se adapten a las necesidades de cada lugar, tomando en cuenta las condiciones climáticas, de seguridad y de mantenimiento.

Para que un equipo sea efectivo, debe cubrir las siguientes consideraciones:

• Ser capaz de funcionar en condiciones extremas de calor, polvo o humedad, cuando se presenten;
• Tener altos niveles de seguridad cuando los riesgos son altos (o al contrario, altos niveles de seguridad aunque no sean necesarios);
• Ser entendible por los posibles operadores y/o electores;
• Contar con posibilidades de mantenimiento y apoyo logístico en el lugar;
• No desperdiciar recursos, sin importar el costo inicial.

Costos y beneficios. Al evaluar la posible adquisición de equipo, es necesario considerar los factores de costo- eficiencia.

El equipo debe hacer más que promover una imagen corporativa progresiva; también debe brindar beneficios reales y confiables al servicio electoral de forma equiparable a su costo.

Aspectos administrativos

Para garantizar el abastecimiento económico y eficaz del equipo necesario, el organismo electoral debe planear cuidadosamente sus necesidades tanto en el nivel estratégico como en el operativo.

Al desarrollar los programas de equipamiento, es necesario considerar los siguientes aspectos:

• Integrar programas para administrar el equipo, tomando en cuenta todo el proceso de planeación de la elección, a fin de que la adquisición total del equipo se concluya a tiempo.
• Contar con información confiable sobre la cantidad de equipo requerido, del lugar donde se necesitará y sobre su relación con los sistemas que provean información sobre el registro de electores y sobre las mesas de votación.
• Planear las necesidades de equipo con suficiente anticipación para garantizar que estén disponibles a tiempo, evitando incrementos en su costo por compras de última hora y prestando atención especial a los artículos que necesiten largos períodos de entrega por especificaciones de diseño complejas o innovadoras, o que provengan de lugares distantes o extranjeros.
• Desarrollar especificaciones detalladas sobre todas las necesidades de equipo, para asegurar que sea funcional.
• Desarrollar sistemas precisos para monitorear el equipo con que se cuenta –cantidades, ubicación y movimientos-, así como del proceso de adquisición para ayudar a que todo esté listo para las elecciones, proporcionando pistas que permitan intervenir en la administración del equipo.
• Asegurar que los métodos de adquisición sean lo más efectivos en cuanto al costo, debido a que la mayor parte del equipo se usará con poca frecuencia, por ello, podría considerarse la posibilidad de rentar equipo duradero o utilizar equipo desechable.
• Garantizar que la planeación de las necesidades incluya el equipo necesario, las cantidades y los tiempos de entrega, no sólo para la jornada electoral sino para todas las actividades preliminares, tales como la capacitación del personal de casilla, la información al público, la educación electoral y funciones posteriores como enfrentar los retos de la elección y los programas de mantenimiento.

Control de calidad

Antes de realizar contratos para el suministro de los equipos electorales, existe la necesidad de que los organismos electorales garanticen que exista un plan para el control de calidad.

El organismo electoral debe realizar una evaluación sobre los controles de calidad de los proveedores, para asegurar que el equipo cumpla con los requisitos. En algunos casos, el organismo electoral puede  instrumentar sus propios mecanismos de control de calidad para la producción del equipo esencial.

Se pueden instrumentar controles de calidad más efectivos para el equipo, bajo las siguientes condiciones:

• Cuando el organismo electoral proporciona a los proveedores especificaciones claras y precisas sobre los requisitos que debe tener el material;
• Cuando el equipo se ordena solo a proveedores prestigiosos, que de preferencia acrediten los puntos de referencia ISO (International Standards Organisation);
• Cuando el equipo se produce localmente, permite que el personal del organismo electoral realice inspecciones, cuestión que permite que se empleen períodos más cortos para identificar deficiencias;
• Al instrumentar sistemas rigurosos de prueba previos a la entrega de todo el equipo.

Una cuestión que debe considerar el organismo electoral es que cuando los equipos son suministrados desde otros países, es difícil que puedan supervisar la calidad antes de que sean entregados, dificultando también su pronta solución.
 

Equipo desechable

El reciente desarrollo de material disponible para las mesas electorales como urnas, compartimentos, mesas y muebles hechos de cartón corrugado u hojas de plástico, provee alternativas ligeras, económicas y fáciles de transportar en comparación con el equipo tradicional, sin que se dejen de cumplir los requerimientos de seguridad y transparencia.

En muchos entornos, el material desechable representa una alternativa más práctica que la de conservar grandes cantidades de equipo para un uso poco frecuente. En lugares que utilizan cartón ligero, el proceso de ensamblar el equipo también debe formar parte de la capacitación de los funcionarios de mesa.

Un beneficio adicional que trae consigo el incremento en el uso de equipo desechable hecho de cartón, cuando las escuelas se usan como mesas de votación, es que las urnas y los compartimentos pueden ser dejados en las escuelas para que los maestros y responsables de la educación cívica, los utilicen para continuar con la educación electoral de los estudiantes.

Seguridad del desempeño

Será necesario contar con métodos para garantizar que todo el equipo tenga el desempeño esperado durante la jornada electoral. Los métodos de seguridad para el desempeño, requieren la preparación de especificaciones detalladas, mediante  pruebas y con el desarrollo de programas continuos de mantenimiento.

Almacenamiento del equipo

El equipo comprende una porción importante del presupuesto de cualquier elección, por ello, se tienen que considerar espacios apropiados para su almacenaje, especialmente cuando el equipo no es duradero.

Costo de almacenaje vs. Costo por remplazar el equipo: Esto es importante sobre todo para el equipo que se deprecia rápidamente debido a los constantes avances tecnológicos.

Seguridad: Es necesario que el equipo se almacene en un área segura y que pueda cerrarse.

Inventario: Se recomienda la elaboración de un inventario detallado de los artículos almacenados, sobre su cantidad y sobre las condiciones en las que se encontraban al momento de almacenarse.

Tamaño del lugar: El lugar debe tener espacio suficiente para almacenar el equipo sin dañarlo.

Temperatura: Garantizar que el equipo no resulte dañado debido a climas muy húmedos o secos.

Mantenimiento

Como regla general, cuando no se tienen los recursos o las facilidades almacenaje para dar mantenimiento a los equipos durables, su adquisición será una pérdida de dinero.

La revisión periódica del equipo almacenado (por lo menos cada seis meses), previene su mal funcionamiento durante la logística electoral. Poniendo atención especial en los equipos electrónicos y de comunicaciones.

Cuando se use equipo especial para mantener controles sobre la elegibilidad del elector, como lámparas ultra violeta o lectores de huellas digitales, se tiene que darles un mantenimiento adecuado.

Es preferible que se desarrollen calendarios para realizar pruebas y dar mantenimiento a todo el equipo durable, asegurando que los oficiales del organismo electoral atiendan los reportes y resultados.

Se tiene que tener precaución para que los equipos estén en buenas condiciones, retirando las baterías antes de almacenarlos.

Antes de enviar los equipos a las mesas de votación, será pertinente probarlos para evitar el envío de equipo inútil. También es prudente que los presidentes de mesa prueben todo el equipo después de su instalación, para garantizar que el equipo esté en buenas condiciones y para que aprendan a utilizarlo.

Urnas y sellos

Diseño de la urna electoral

El diseño de la urna electoral es de una naturaleza considerablemente variable, e incluye:

• Construcción de plástico transparente y de alta densidad (que permita una prueba visible de que las boletas no están siendo falsificadas);
• Metal;
• Otra construcción de plástico duradera;
• Urnas electorales desechables, hechas de cartón corrugado ligero o, de hojas de plástico corrugado, que sirvan durante varios días;
• Que sean aceptadas por todos los participantes, incluyendo los partidos políticos y electores. Por ejemplo, algunos países podrían necesitar urnas transparentes, que podrían ser inaceptables en otros.

• El diseño debe tomar en cuenta el número máximo de electores que acudirán a esa mesa (y, por consiguiente. En un contexto conflictivo, podría necesitarse una urna lo suficientemente grande para recibir a todos los electores, para evitar que se incremente la tensión entre los contendientes.
• El número máximo de electores que debe atenderse en cada mesa de votación (y por lo tanto, el número de votos), así como el tamaño de la papeleta.
• Garantizar que una vez sellada la urna, no puedan removerse las papeletas sin romper los sellos de seguridad o los candados.
• Que cuando se doble la papeleta correctamente, pueda pasar fácilmente por la ranura. Algunos diseños incluyen una cerradura deslizable para cerrar la ranura; sin embargo, esta opción más costosa es igual de efectiva que cubrir la ranura con cinta de seguridad.
• En cuanto al tamaño, el peso del material de construcción puede afectar el tamaño de las urnas hechas de materiales no desechables; no existe tal restricción para las urnas de cartón.

Las urnas pueden producirse en una amplia variedad de tamaños, desde unas muy compactas y fáciles de transportar (que pueden ser utilizadas por mesas móviles) hasta modelos más grandes que den servicio a las urnas con una gran cantidad de electores.

Materiales apropiados

La eficacia de las urnas electorales no se basa necesariamente en la fuerza del material o en el tamaño de la cerradura. Las urnas de cartón ligero selladas adecuadamente son igualmente seguras que las no desechables. Al considerar el bajo costo de su transporte, su almacenamiento y su mantenimiento, así como la flexibilidad de su costo en función del tamaño, se puede decir que son más efectivas.

Sin embargo, podrían ser inadecuadas para algunos contextos, en particular de condiciones húmedas o muy húmedas (una opción adecuada podría ser usar urnas desechables, ligeras, hechas de plástico corrugado).

Urnas duraderas

En donde se utilicen urnas no desechables, es importante darles buen mantenimiento:

• Para asegurar que siempre sean retiradas de las mesas electorales.
• Que se hagan inventarios con regularidad.
• Que las urnas almacenadas se revisen con frecuencia.
• Que se hagan las reparaciones o reemplazos necesarios.

Cantidad de urnas

La cantidad de urnas necesarias para cada mesa de votación dependerá de ciertos factores como el marco legal y los procedimientos, entre los que se encuentran:

• El número de electores que se espera.
• El tamaño de la urna.
• La capacidad de cada urna.
• El número de papeletas distintas para los lugares en donde se realizan elecciones separadas de manera simultánea.
• Si la mesa electoral está subdividida en varias votaciones para subdivisiones.

Una regla general es la de:

• Que el número de urnas que se manejan en cada mesa, se mantenga en el mínimo indispensable.
• Disponer de urnas separadas cuando se tenga una votación con subdivisiones, para realizar un ajuste efectivo de los materiales;
• En donde se efectúen elecciones simultáneas, será común contar con urnas separadas para cada tipo de boletas. Si bien esto no afecta la integridad de la elección, representa un gran ahorro de tiempo durante el escrutinio. Cuando el número de electores es bajo, se podría utilizar una sola urna.

Identificación única de las urnas 

Cuando las urnas se transporten a diferentes centros de escrutinio, es esencial que sean marcadas con códigos de identificación únicos y claros antes ser entregadas a los centros.

Este código también puede ser necesario cuando el escrutinio se lleva a cabo en la mesa misma, especialmente cuando las urnas fueron utilizadas para diferentes subdivisiones de la mesa o para diferentes elecciones.

Sellos para las urnas

Un sello para las urnas a prueba de falsificación, es una garantía básica para la integridad de la elección. Las urnas deben sellarse desde el inicio de la votación hasta que se abran en el cierre para escrutar los votos.

Cuando se usen las urnas para transportar las boletas al centro de escrutinio y de ahí al organismo electoral, también deberán sellarse para el tiempo de transportación.

Se pueden considerar los siguientes métodos para sellar las urnas:

• Cerrarlas con una numeración única. Sería óptimo sellar con un sello de papel, cera u otro material la ranura o la cerradura de cada urna.
• Otro método puede ser un listón plástico o de nylon que selle con una numeración única. Esto último es efectivo y generalmente más factible.
• Cuando se usen listones plásticos o cerraduras tradicionales, deben inventariarse y resguardarse en un lugar seguro, llevando un registro de su uso en cada urna y en cada mesa. 

Cuando se usen amarres de seguridad o candados tradicionales, estos tienen que guardarse de forma segura. Garantizando la integridad de proceso, mediante un registro preciso de su uso en cada urna.

La cantidad de sellos requeridos dependerá del número y del diseño de las urnas. Las mesas de votación deben disponer de sellos suficientes para cubrir todos los puntos necesarios y para resellar las urnas.

• Las urnas no desechables normalmente tienen dos puntos que hay que asegurar: la tapa y la ranura.
• Normalmente, el diseño de las urnas desechables de dos piezas (urna con tapa) deberá tener cuatro puntos para sellar (en cada una de las esquinas de la tapa).
• Las de una sola pieza (tapa que se dobla) tendrán dos puntos para sellar.

Compartimientos o mamparas para la votación

Propósito

El propósito de los compartimentos de cada mesa para la votación, es permitir que los electores elijan a su candidato o partido en secreto. No requieren de un equipo duradero costoso (tanto en producción como en almacenamiento).

Sin embargo, cuando se utilicen boletas en las que hay que “marcar la opción”, y no se dispongan de mesas en el centro de votación, éstos deberán ser resistentes, o tener una superficie sólida para escribir.

Diseño

Las opciones de estilo más comunes para los compartimentos para la votación incluyen:

Módulo tipo mesa: sólo requiere una simple pieza de cartón corrugado, de madera, de plástico o de metal, sujeto a una mesa.

Deben tener la altura suficiente para impedir que los electores de los compartimentos adjuntos puedan ver las boletas de los demás. Los compartimientos deben ser suficientemente amplios y profundos para que la papeleta pueda colocarse sin ser doblada.

Cuando se usen compartimentos de pie, hechos de cartón corrugado, madera, metal o plástico. Los equipos duraderos de esta naturaleza ocupan mucho espacio y son caros de almacenar, transportar y reparar.

Se pueden reducir estos costos si los compartimentos se pueden almacenar de manera permanente y segura en el centro de votación, sobre todo en las áreas rurales. Esto cuando se disponga del mismo lugar para utilizarlo como mesa en elecciones subsecuentes. Al utilizar compartimientos de pie, se debe poner al menos una mesa con separación, para que la puedan usar los electores discapacitados.

Colgar tramos de tela oscura u opaca, con algunas grapas, puede ser un método económico para dividir una mesa en distintas áreas. También existen  compartimentos comerciales que cuentan con cortinas, pero que son más costosos.

La cuestión fundamental al elegir un compartimiento, es que ayude a la secrecía del voto. En caso de emergencia podrían utilizarse incluso pedazos de cartón pegados a las mesas. Cuando los electores tengan que marcar su preferencia, es importante que los compartimientos tengan adjuntados lápices o plumas.

Cuando se usan mesas normales con cortinas improvisadas, los artículos para escribir se pueden anexar usando cintas o cuerdas. Si se adquieren compartimientos especialmente diseñados para la votación, se recomienda que la superficie para escribir tenga un agujero para anexar los artículos de escritura.

Compartimentos  de cartón desechables

Cuando se utilicen compartimentos de pie, una vez que hayan sido armados deberán ser rígidos y sólidos. Algunos electores suelen poner niños pequeños, maletas o la compra que acaban de hacer en la superficie para escribir mientras marcan su voto. Sin embargo, la mayoría de los cartones reciclados no tiene la  fuerza necesaria para soportar dichas cargas.

Los mejores resultados se han obtenido al usar cartón hecho de una mezcla de fibras recicladas y pulpa virgen. Una construcción efectiva normalmente significa contar con un diseño que permita que cada pantalla se sostenga con las de los lados.

El uso de cartón en los compartimentos de votación permite imprimir las instrucciones en una de las paredes del compartimiento para que el elector las vea directamente, en lugar de tener que imprimir un cartel con las instrucciones por separado.

Cantidades necesarias

La cantidad de compartimentos necesarios para la votación en cada mesa dependerá de:

• El número de electores que serán atendidos.
• El tiempo que estará abierta la mesa.
• El tiempo promedio necesario para que cada elector complete su voto.
• El número de papeletas que se tiene que llenar;
• La complejidad del procedimiento de votación. Por ejemplo, la marcación de las papeletas con voto preferencial requieren más tiempo que las de una sola marca.

 

Es importante que se tengan suficientes compartimentos en cada mesa, a fin de que el flujo de electores durante la jornada electoral sea ligero. La falta de compartimientos retrasa la votación, ya que las boletas no se pueden entregar a los electores hasta que haya un compartimiento disponible. Si las boletas se entregan cuando los compartimentos están ocupados, es posible que se comprometa la secrecía del voto, ya que los electores tendrían que marcar sus boletas al descubierto.

La cantidad de compartimentos en los diferentes lugares normalmente va de acuerdo a un rango de un compartimiento por cada 100 a 200 electores, dependiendo también de los factores antes mencionados.

En Francia, que utiliza un sistema de boletas ensobretadas en donde el elector debe escoger qué partido o candidato colocar en el sobre de votación, se tiene el promedio de un compartimiento para cada doscientos electores.

En las elecciones nacionales de Australia, en donde cada elector debe completar dos boletas –una marcada con detalle y la otra con una simple marca sobre el partido de su preferencia o una amplia lista de candidatos-, se tiene un compartimiento para cada 120 votantes.

Se necesitarán más compartimientos en lugares en donde los electores puedan tardar más para marcar sus papeletas que los electores promedio. Estos grupos incluyen:

• Personas de la tercera edad;
• Electores que no estén familiarizados con el proceso electoral;
• Electores con poca alfabetización, con escasa cultura o de grupos de lenguaje minoritarios.

Estructuras provisionales

Estructuras portátiles

Cuando las mesas de votación estén ubicadas en lugares que no cuenten con facilidades permanentes para la votación, será necesario instalar estructuras temporales.

El estilo adecuado de las estructuras temporales variará de acuerdo con el costo local, con las condiciones climáticas y del transporte disponible.

Es común que se utilicen y entreguen tiendas de lona o plástico junto con el material para la elección. Sin embargo, también pueden resultar efectivas otras soluciones cuando se dispone de transporte adecuado. Los contenedores para embarque, pueden usarse como mesas electorales portátiles, teniendo la ventaja adicional de contar con las características de seguridad necesarias para los materiales, cuando se entregan antes del día de la elección.

En algunos contextos, cuando no se tiene el riesgo de mal tiempo y se aprueba una votación al aire libre, el área de la mesa de votación se podría delimitar únicamente con cuerdas o  barreras similares. Las mesas de votación móviles que dan servicio a un número reducido de personas, podrían montarse con estructuras temporales.

Luz y electricidad

Si el montaje de la mesa de votación o de escrutinio se usará hasta horas en que ya no haya luz de día, será necesario que las estructuras permanentes que no cuenten con electricidad, dispongan de estructuras portátiles de equipo de iluminación.

Para mesas más grandes podrían necesitarse generadores y luz portátil. Cuando esto no sea efectivo en términos de costo-efectividad, podrían utilizarse lámparas de gas o de preferencia con baterías, por razones de seguridad.

Es importante que se tengan instructivos para el manejo de este equipo. Aún cuando la capacitación debería considerar estos aspectos, algunos funcionarios de mesa podrían desconocer métodos seguros para remplazar los cilindros de gas de las lámparas.

Mobiliario

Cuando se buscan localidades para la votación, es preferible que se escojan lugares que ya tengan suficiente mobiliario. Generalmente, las escuelas son lugares que satisfacen los requerimientos de mobiliario. Debido a que la entrega y la recepción del mobiliario para las mesas de votación podría resultar costosa, especialmente cuando se trata de artículos voluminosos como son las mesas.

Fuentes adicionales de mobiliario

Cuando las mesas de votación requieren cantidades adicionales de mobiliario, se pueden considerar las siguientes fuentes para obtenerlo:

Otras instancias gubernamentales. El préstamo o la renta podría acordarse con las agencias gubernamentales. Además, los depósitos del gobierno que tengan excedentes también podrían suministrar el mobiliario.

Mediante la renta a contratistas privados.

Compra de muebles desechables hechos de cartón corrugado. En algunos lugares se han desarrollado mesas desechables de cartón para uso de dos funcionarios de mesa, como barreras para el control de electores y receptáculos.

El costo por comprar una mesa podría ser más accesible que el de su renta, especialmente cuando se consideran los costos de transporte. A continuación se listan algunos ejemplos sobre el uso de mobiliario hecho de cartón corrugado en las mesas de votación:

Es poco probable que el organismo electoral encuentre una justificación para adquirir mobiliario duradero para las mesas de votación, a menos que la compra sea la única opción para garantizar que las mesas de votación puedan funcionar de forma efectiva, o cuando se tengan pocos arrendadores privados o materiales gubernamentales.

Cuando se tenga que adquirir mobiliario, tienen que existir especificaciones para garantizar que después se pueda usar para otras actividades del sector público.

Requerimientos de mobiliario

La cantidad de mobiliario que necesita una mesa de votación depende de la cantidad de personal y del número esperado de electores. Las necesidades básicas incluyen:

• Suficientes mesas y sillas que estén en buenas condiciones para que sean usadas por el personal de votación, por los compartimientos de votación, por los representantes de partidos, candidatos, observadores y para las personas de edad avanzada o con imposibilidades físicas;
• Barreras para dirigir el flujo de electores y para mantener la fila controlada,  pudiendo elaborase con medios tan simples y económicos como una cuerda colgada entre dos polos, o carteles con la imagen corporativa del organismo electoral, similares al equipo de cartón que se mencionó anteriormente.

 También será útil disponer de requerimientos adicionales de mobiliario, como gabinetes para almacenamiento y botes de basura. 

Instalaciones

Se necesitará equipo adicional para garantizar que el personal disponga de instalaciones con un estándar aceptable (ya que permanecerá confinado en la mesa de votación por un período largo de tiempo). Antes de que el organismo electoral lo adquiera, tiene que asegurarse de que la mesa de votación cuente con los servicios básicos. Cuando los centros de votación tengan deficiencias, se tendrá que conseguir lo siguiente:

• Alumbrado, cuando la votación o el escrutinio se extiendan hasta el anochecer;
• Sanitarios;
• Agua potable;
• Alimentos.

Se recomienda que el alumbrado y sus generadores de poder, se consigan en otras agencias gubernamentales (como en las fuerzas militares), o que se alquilen con empresas privadas.

Se pueden rentar sanitarios portátiles (a una proporción de uno por cada 400 a 500 electores esperados), y en caso de ser posible, encomendar como primera tarea al personal de votación la excavación de letrinas.

Estos artículos deben rentarse o pedirse prestados porque existe poca justificación para su compra,  debido a que el organismo electoral puede suministrar equipo a menor escala (como linternas y lámparas).

Las mesas de votación que no disponen de agua corriente, pueden acordar con los gobiernos locales o con el ejército  que les ayuden a llevar tanques de agua. Además, junto con los materiales de la votación se tiene que entregar agua potable para el personal de mesa.

Material delicado y no delicado

Los artículos que se necesitan para realizar las elecciones son muy variados, desde el material de escritorio como plumas, papeles y reglas, hasta listas de electores, marcas de validación y papeletas. El organismo electoral tiene la obligación de administrar la amplia gama de materiales y equipo, para asegurar que el electorado y los partidos contendientes confíen en su capacidad para dirigir la elección de forma eficiente e imparcial. El material puede catalogarse como delicado o no delicado.

Material delicado

Entre el material delicado se incluyen artículos como:

• Papeletas;
• Listas de electores;
• Computadores -especialmente en los sistemas que tienen listas de electores o votación computarizada;
• Sellos de las urnas.

Material no delicado

Incluye artículos como:

• Equipo para la votación, como compartimientos, urnas, mesas y sillas;
• Material de escritorio -plumas, papel, reglas, borradores;
• Cinta para acordonar el área de votación o para indicar restricciones al paso.

Seguridad

Aunque se tiene que almacenar todo el equipo, se tiene que prestar especial atención al material delicado. Para garantizar una seguridad máxima, la mayoría de los organismos electorales asignan esta responsabilidad a personal electoral que tiene más experiencia, como son los oficiales de distrito electoral, quienes a su vez pueden delegarla al administrador electoral.

Los oficiales electorales tienen que trabajar conjuntamente con las fuerzas de seguridad (cuando éstas tengan la confianza pública), o realizar acuerdos de seguridad alternativos. En algunos países, el personal electoral tiene que acatar un código de conducta que los obliga a respetar la confidencialidad del material delicado.

 

Materiales para la votación

Aspectos básicos

Es necesario que la producción del material de la elección se realice precisa y puntualmente, para que los proveedores puedan empacarlo y distribuirlo eficazmente. Los suministros electorales como los formatos, son la interfase con el electorado. Por eso, la impresión que tengan sobre la calidad de la elección podría estar influida por lo fácil que les sea entender el material que deben utilizar.

Es muy importante que se realicen especificaciones y que se apliquen controles de calidad estrictos, sobre la producción del material necesario para las mesas de votación, de manera que se garantice que el suministro llegue puntualmente y que sea funcional.

Capacidad de producción

Para determinar el itinerario y los lugares para producir los materiales, se tiene que considerar la capacidad de producción. La producción de los formatos electorales podría ejercer demasiada presión sobre las opciones de impresión disponibles.

Cuando las fechas límite para la producción estén muy cerca, el itinerario de la impresión también tiene que considerar el tiempo necesario para el transporte. Si los materiales como las listas de electores de las mesas de votación o de los distritos electorales son producidos centralizadamente, es recomendable que primero se impriman los que pertenecen a los distritos más lejanos.

Se tiene que tomar la decisión sobre aquellos materiales que necesiten producirse localmente, regionalmente, nacionalmente y en algunos casos internacionalmente. Sobre esta decisión influye el método de empaque y distribución que utilicen los proveedores (por ejemplo, será poco sensato producir los materiales a nivel local cuando se tiene una metodología de empaque centralizada).

Al necesitar grandes cantidades de material estandarizado, se podría generar un beneficio en el costo y en el control de calidad, cuando la producción se centraliza o se hace regionalmente, siempre y cuando se disponga de un método de distribución eficaz. La producción local es más efectiva cuando se usa para producir material con variaciones locales sustantivas, o que tiene un uso exclusivamente local.

Listas de electores

Las listas de electores son el material más utilizado en las mesas de votación durante la jornada electoral. Por eso, su formato debe diseñarse de tal forma que permita rapidez y exactitud cuando los oficiales traten de localizar la información del elector. También es importante que la lista sea un reflejo exacto del registro de electores, ya que es la base para determinar el derecho al voto.

Credenciales para votar

Muchos sistemas proporcionan credenciales para votar a los electores, ya sea en el momento de su registro o en una fecha previa a la elección, esta credencial es el documento que certificará su derecho para votar.

Para que la credencial sea efectiva es necesario que tenga salvaguardas adecuadas que eviten su transferencia. Esto se puede realizar mediante la colocación de una fotografía fija, con huellas digitales, o con cualquier otra garantía que permita identificar la identidad del portador. Las credenciales que contienen únicamente la firma del elector proporcionan un  menor índice de integridad.

Formatos electorales

La jornada electoral constituye un ejercicio masivo de transferencia de información. Mucha de esta información tiene que rendir cuentas o debe registrarse para ayudar a la toma de decisiones y a la transparencia.

De ahí la existencia de numerosos formatos electorales, sin importar los esfuerzos que se hagan para disminuir su número. Por otra parte, es importante que los formatos tengan un diseño sencillo que permita su fácil entendimiento.

 

Material de información para los electores

También se tiene que considerar la producción de material informativo para los electores. Se podrían necesitar grandes cantidades de este tipo de material, en especial cuando las guías informativas se entregarán a todos los electores o familias registradas.

Se tendrán que realizar acuerdos que garanticen la producción de carteles y panfletos informativos que expliquen el procedimiento de votación, así como otro tipo de señalamientos y ayudas visuales, que asistan a los electores para llegar a su mesa de votación.

Material en general

Se tiene que adquirir una amplia gama de materiales para suministrar a las mesas de votación, incluyendo:

• Artículos de escritorio como plumas, lápices, sobres y papel para notas;
• Material para empacar;
• Artículos para iluminación de emergencia;
• Artículos específicos para el proceso electoral, como papeletas, marcas de validación o artículos de control.

Listas de electores

El organismo electoral debe supervisar la precisión de las listas de electores que usan las mesas de votación, para que el proceso de votación sea íntegro. Se debe realizar una revisión rigurosa para que la lista refleje con precisión el registro de electores. En caso de que se encuentren errores se deben corregir inmediatamente, revisando nuevamente las listas para volverlas a imprimir antes de distribuirlas entre las mesas de votación.

Las listas de electores son el artículo más utilizado durante la jornada electoral, motivo por el cual deben ser un producto con calidad. La información que contienen debe presentarse de forma clara y el material de impresión tiene que ser duradero.

Cantidad producida

Las listas de electores son un artículo que implica mucha responsabilidad. Deben mantenerse en un lugar muy seguro mientras se espera el momento de distribuirlas entre las mesas, así como a su regreso después de la votación. Normalmente, estas sólo se producen en cantidades exactas. Las listas deberían ser una copia íntegra de cada lista de electores. Sin embargo, los sistemas en donde los electores tienen la opción de elegir la mesa a la que asistirán dentro de su distrito electoral, requerirán varias copias de las listas de electores.

Las listas de electores o los registros completos de los distritos electorales también se pueden imprimir con propósitos informativos.

Calendarización de la producción

La producción de las listas de electores dependerá de las fechas límite para adiciones, omisiones o enmiendas que estén especificadas en la legislación. Al fijar las fechas límite se tiene que conseguir un balance entre:

• La precisión que tenga la lista de electores, eliminando a los electores que hayan fallecido, así como otros cambios pertinentes;
• El tiempo necesario para imprimir las listas de electores y para distribuirlas entre las mesas de votación.

 

El lugar de producción -ya sea centralizado, regional o distribuido por áreas- dependerá mucho de la estructura del proceso y del sistema para el registro de electores.

 

Certificación

Es importante que el organismo electoral o algún oficial legalmente designado, certifique que todas las listas de electores de las mesas de votación sean una copia fiel de la porción de electores registrados que corresponden a dicha mesa. (Algunos sistemas protegen la integridad de este proceso solicitando que este acto sea realizado por un juez o miembro de la corte de revisión que haya convenido supervisar el documento).

Diseño

El formato que se le puede dar a las listas de electores son casi tan numerosos como los de las papeletas, sin embargo, dependerá de los sistemas para el registro de electores, de la identificación que presente el elector y de la manera en que se procesen las listas para la votación anticipada. Normalmente la legislación dicta la información que deben contener las listas. Los formatos para las listas de electores pueden incluir:

 

• Un listado a mano o a máquina, de los electores con derecho a votar en esa mesa.
• Un índice con las credenciales de registro de todos los electores que puedan votar en la mesa.
• Impresiones de todos los electores con derecho a votar en la mesa, generadas a partir de una base de datos computarizada. 
• Listas con caracteres reconocibles óptimamente Optical Character Readabale lists (OCR), 
• Listas que contengan la fotografía de cada elector así como información textual.

 

Requisitos básicos de diseño

Existen tres grandes consideraciones que se deben aplicar en el diseño de las listas de electores:

1. La inclusión de toda la información que demanda la legislación;
2. Que los oficiales electorales la puedan usar fácilmente;
3.  Que su impresión obedezca el requisito de costo-efectividad.

Algunas especificaciones básicas como las siguientes, podrían servir de guía para decidir entre la amplia gama de diseños para las listas de electores (cuando tienen una impresión voluminosa)

 

• Cada página debería contener el título y la fecha de la elección, el nombre del distrito electoral, del subdistrtito o de la subdivisión electoral, el código o nombre de identificación de la mesa y un número de página consecutivo.
• El tamaño de papel debe ser como mínimo carta en color blanco.
• El peso del papel debe tener como mínimo 79-80 gramos, ya que un papel más ligero no aguantaría las largas horas de la jornada.
• Una encuadernación adecuada, en carpetas con argollas facilita la ubicación de los nombres, aunque existe el riesgo de que se pierdan páginas, por lo que otra opción más costosa es el engargolado con espiral. Las especificaciones de la encuadernación deben asegurar que la lista pueda abrirse por completo y quedar plana, sin que se doblen las hojas.
• Los nombres de los electores deberán mostrarse en estricto orden alfabético, en la mayoría de las sociedades empezando por el apellido.
• El tipo de letra y su tamaño deberá garantizar una lectura fácil y rápida.
• Es recomendable que las listas se impriman por un solo lado de la hoja.
• Los nombres deben tener suficiente espacio para permitir que se marquen con claridad al entregar la papeleta, evitando que otros se invadan.
• La información mostrada debería incluir el nombre completo de los electores, tal como aparece en el registro de electores (generalmente el apellido va al principio), la dirección completa y un número serial de identificación, o un nexo secuencial para este número.

 

Facilidades especiales para la votación

Cuando se suministran facilidades especiales para la votación (como el voto ausente, anticipado o por correo), se necesitan métodos para garantizar que los electores no puedan solicitar dos tipos distintos de voto.

Algunas opciones que incluyen los marcos normativos son:

 

• Marcar a los electores que hayan emitido un voto especial en la lista de la mesa que le correspondía originalmente.
• Realizar una lista especial para los electores que soliciten votación especial, borrándolos de la lista de electores ordinaria.
• Usar boletas ensobretadas para los votos especiales, que tengan visibles los datos del elector, para que estos sea contrasten con los de la lista correspondiente antes de abrirlos -a fin de evitar los votos múltiples- .

Formatos electorales

Consideraciones básicas

Los formatos tienen una función de control muy importante en la logística electoral. Aunque se debe intentar minimizar el número de formatos, siempre existirá una cantidad necesaria para la logística electoral, debido a:

 

• La necesidad de rendir cuentas sobre las acciones de la logística electoral, para que en caso de existir impugnaciones, se pueda justificar el motivo de cada acción;
• La necesidad de estandarizar  los registros sobre la gran cantidad de información que generan los eventos electorales, a fin de que la toma de decisiones tenga consistencia y se proteja la integridad de la elección.

Revisiones

Aunque los formatos son una parte necesaria de los mecanismos de rendición de cuentas de la logística electoral, pueden llegar a ser molestos. Sin embargo, es importante que la administración de la logística electoral haga revisiones regulares sobre el número de formatos y de sus contenidos, para conocer cuánta de la información recabada es:

 

• Requerida por la legislación;
• Necesaria para asegurar la rendición de cuentas y la transparencia;
• Se usa para una administración regular y efectiva de la logística electoral;
• Puede ser útil para consultarse en algún momento;
• Información cuyo propósito es evidente.

Las tres últimas categorías deberían analizarse detalladamente para determinar qué formatos y artículos informativos son: 

• Requeridos realmente como un registro formal;
• Han sido superados por las prácticas necesitando revisión;
• Serían igualmente útiles con solo mencionarlos o reportarlos informalmente;
• No tienen propósito evidente.

La información que se recaba sin un propósito concreto, representa una pérdida de recursos valiosos para la logística electoral.

Formatos para uso interno

Debe evitarse sobrecargar al personal de la logística electoral con tareas excesivas de recolección de datos, de seguimiento de recursos y para monitorear los formatos que se deben llenar. Debido a que el personal ya estará bajo presión, por lo que añadirles peticiones sobre información poco importante o perteneciente a varias áreas del organismo electoral afectaría su desempeño.

Cuando un sistema requiere muchos formatos o estos son muy complejos, podrían cometerse errores al llenarlos y en el peor de los casos, se podría fallar al tratar de responder a peticiones esenciales sobre datos. Por esto se debe tratar de que los formatos sean simples, pero de una forma que permita que capturen la información necesaria.

Idiomas

En sociedades que albergan distintas lenguas oficiales, o con grupos de lenguas minoritarias significativas, tal vez sea necesario que los formatos se produzcan en más de un idioma.

Para simplificar el suministro, sería preferible que se produjeran formatos con varios idiomas, en lugar de formatos separados para cada lengua. El diseño de los formatos y la calendarización de su entrega, debe considerar el tiempo necesario para realizar traducciones efectivas.

Principios de diseño

Los formatos más efectivos son aquellos que son fáciles de entender y de completar. Algunos principios que se pueden considerar durante el diseño de los formatos de la logística electoral son:

• Usar lenguaje sencillo en vez de legal. Sólo una pequeña parte de la gente que usará los formatos tiene conocimientos jurídicos.
• Incluir instrucciones claras para el llenado. Las instrucciones son mejores cuando forman parte del diseño, que cuando se adhieren.
• Que toda la información sobre el usuario se pueda identificar claramente (nombre, dirección, etc.).
• Acomodar la información de manera lógica, agrupando las solicitudes.
• Dejar espacios en blanco entre las solicitudes de información individual. Debido a que colocar demasiada información en cada hoja es ineficiente; provocando que el formato sea difícil de entender.
• Revisar que las áreas en las que se deben escribir las respuestas estén claramente delineadas, asegurando  que tengan espacio suficiente para las posibles respuestas.
• Se podría usar una lista de verificación en aquellos lugares que cuentan con procesos administrativos estandarizados como resultado de las respuestas que obtengan los formatos. Las listas debería estar separadas de la sección del formato que recolecta información.
• Indicaciones que expliquen la forma en que se usará la información. En países cuya legislación protege la privacidad, esto podría ser obligatorio.
• Cuando la intención de las preguntas es clara y las diferentes secciones estén separadas adecuadamente, se podrían recolectar distintos tipos de datos en un solo formato (en vez de suministrar varios).
• En la medida de lo posible, los datos se deberían recabar solamente una vez, ya que el llenado de varios formatos en los que haya que poner la misma información, es una molestia que podría ocasionar que se llenen de forma incorrecta.

Otra distribución

Incluir ejemplos de formatos relevantes en los manuales de capacitación del personal electoral, explicando su uso y realizando prácticas sobre su llenado, facilitará el proceso.

En aras de la transparencia, también es útil poner a disposición de los participantes políticos y de otros ciudadanos interesados, un número razonable de muestras sobre los formatos de la logística electoral.

Rotulación con el domicilio

Podría ser efectivo usar impresoras láser o de inyección de tinta para pre-imprimir directamente en los formatos la información correspondiente al distrito electoral, a la mesa receptora del voto, incluyendo el nombre o código y la subdivisión electoral por distrito o por mesa.

Sin embargo, debe considerarse si esto ayuda a los funcionarios electorales, si las ventajas de rotular el material no son superadas por los costos y complicaciones que conlleva el control de calidad, sobre el empaque y distribución del material entre las mesas de votación.

Control de formatos

La cantidad de datos que los formatos de la logística electoral tiene que registrar, podrían ser inmensos. Los formatos que listan los ejemplos de Election Forms Control Inventory, pueden dar una idea del número de formatos que se tendrán que diseñar, producir y llenar.

Controlar el diseño y la producción de los formatos es una tarea difícil que necesita recursos adecuados. Se necesitan sistemas de control rigurosos que revisen la estandarización y la secuencia de los formatos, para que los números y el contenido sean los indicados.

El siguiente listado no intenta dar cuenta de todos los formatos que deben o pueden ser usados por la logística electoral, pero sí muestra las áreas en las que podría necesitarse el registro regular o el suministro de información mediante formatos impresos o sus equivalentes electrónicos.

Nominaciones  

• Notificación formal sobre el período para postulaciones.
• Formatos para postulación y cualquier documento adjunto.
• Rechazo o aceptación de las nominaciones.
• Retiro de nominaciones.
• Declaración sobre las nominaciones aceptadas.
• Resolución sobre el orden de las papeletas.
• Nombramiento de los representantes de partidos o candidatos.
• Gastos de campaña y reportes sobre contribuciones.

Control de materiales  

• Documentación sobre contratos o compras.
• Etiquetas o sobres preimpresos para el envío y regreso de materiales a los centros de votación.
• Inventarios, recibos de los suministros y entrega de programas.
• Reportes sobre pérdida y destrucción.

Reclutamiento y capacitación del personal  

• Folletos de información para los posibles miembros del personal.
• Ofertas de reclutamiento, valoración de las posibilidades de ser contratado y contratos o designaciones.
• Programas de capacitación, anuncios sobre asesorías y evaluaciones.
• Medidas para cumplir con los códigos de conducta y para mantener la secrecía del voto.
• Gafetes de identificación para el personal.
• Registros sobre la asistencia del personal y registros de pago.

Administración de las mesas de votación 

• Evaluación de las instalaciones y de los sistemas de seguridad.
• Resolución y notificación sobre las mesas de votación.
• Horarios para notificaciones a las mesas.
• Registros de impresión, conteo y organización de las papeletas.
• Señalamientos para las mesas de votación -señalamientos para el control de electores, señalamientos en cuanto al comportamiento de los electores (no fumar, no portar armas, etc.)
• Instrucciones para el personal de las mesas.
• Instrucciones para los electores.
• Afiches y panfletos informativos.
• Sobres para las papeletas (para sistemas en los que las papeletas se incluyen en sobres).
• Sobres inservibles o anulados.
• Retraso de la votación.
• Relación de votantes no registrados en las listas de electores.
• Registros durante la jornada electora.
• Listas para supervisores.
• Reportes del personal de mesa -éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el escrutinio de las papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o un folleto sobre los registros de la votación.

Registro del escrutinio y de los resultados  

• Notificación de los horarios y centros de votación.
• Organización y disposición de materiales electorales al momento del escrutinio.
• Registros del escrutinio, resúmenes y conciliaciones. 
• Determinación y comunicación de resultados.

Los formatos para escrutinio y para dar a conocer los resultados finales, deben estar diseñados de tal forma que muestren todos los cálculos necesarios para determinar los resultados; evitando que la información sea poco clara, confusa o complicada. Los documentos, minutas o reportes de resultados no deben contener números impresos con anterioridad en las columnas que contienen las cifras finales (por ejemplo, "1" en las columnas de los millares que correspondan a los candidatos con más posibilidades de recibir un porcentaje más alto de votos).

Votación especial

Aquí se incluye la votación en ausencia, anticipada y postal. Además, se deberá considerar a los electores que requieran asistencia especial

• Afiches y panfletos para los electores.
• Solicitud de las papeletas.
• Instrucciones para realizar el voto.
• Sobres para papeletas y sobres externos.
• Registro y conciliación de las boletas impresas.
• Reportes por parte de los funcionarios encargados de las mesas para la votación especial--éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el escrutinio de las papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o como un folleto con los registros de la votación.

Impugnaciones  

• Declaración sobre las impugnaciones.
• Peticiones sobre recuentos.
• Reportes sobre la investigación.

Acreditación para observadores y representantes de partido

 

• Solicitudes para acreditación o para su nombramiento como representantes de partido.
• Gafetes de identificación.
• Certificados sobre su aceptación de normas de conducta.

Seguimiento de los electores 

• Denuncias sobre fraude electoral y reportes  sobre investigaciones.
• Confirmaciones sobre el registro electoral y sobre investigaciones (en sistemas de registro continuo).
• Averiguaciones, comunicados, registros de investigación y resúmenes electorales obligatorios (en sistemas de voto obligatorio).

Suministros generales

Consideraciones Básicas

Además de la variedad de materiales y equipo informativo que se distribuye entre las mesas de votación, también existe una amplia gama de suministros necesarios para el funcionamiento de las mesas de votación.

En este rubro se incluye la papelería en general o algunos artículos que se pueden conseguir fácilmente a través de convenios con el gobierno o con empresas privadas, estos artículos no necesitan modificaciones para cumplir con las normas del proceso electoral.

De cualquier forma, como en el caso de los materiales y del equipo que se produce exclusivamente para las elecciones, es importante que se elaboren especificaciones para cada artículo que se desarrolle, realizando pruebas sobre las especificaciones antes de adquirirlos. Aunque solo se necesitaran sobres lisos, si estos no encajan con los formatos que deben guardar o no pueden sellarse, sería inútil que se distribuyeran entre las mesas de votación.

Las mesas de votación tienen que ser provistas de artículos generales y específicos para tener un buen funcionamiento. Se les debe prestar igual atención a estos materiales durante su proceso de adquisición, de la misma forma que a los materiales innovadores o más específicos. Cuando las mesas de votación cuentan con materiales informativos que se expresan claramente, asisten a los electores restándoles presión a los oficiales al proporcionar información constante y visible que resuelve sus posibles dudas.

Normalmente el marco legal especifica la base direccional y la información procedimental que debe incluir el material que se les da a los electores en las mesas de votación. Ir más allá de estos requerimientos mínimos para concebir señales informativas, carteles y folletos, facilitará el entendimiento de los electores sobre los procesos de votación.

Al diseñar los materiales informativos, se debe poner énfasis en que faciliten el rápido entendimiento. Por eso, es importante que se usen símbolos, diagramas y representaciones con imágenes, en lugar de bloques de texto.

También se tienen que considerar las necesidades de los segmentos de la población menos alfabetizados o con idiomas minoritarios.

Tipos de materiales

Los tipos y las cantidades de materiales necesarios para la logística electoral, varían de acuerdo a los métodos de votación y a los procedimientos administrativos. Por ejemplo, los lápices y las plumas serán de poca utilidad en lugares donde la votación se lleve a cabo por medio de computadoras. Por otra parte, se necesitarán cantidades adicionales de suministros en las siguientes categorías:

• Papelería -plumas, lápices, notas de papel para uso de los electores y funcionarios;
• Materiales de embalaje- éstos podrán utilizarse para hacer entregas a la mesa de votación, para proteger los materiales y para devolver los mismos a los lugares donde se lleve a cabo el escrutinio;
• Iluminación de emergencia en caso de apagones;

Cuando se utilicen métodos de votación particulares, también se hará necesaria la obtención de los siguientes artículos:

• Herramientas para la validación de papeletas;
• Materiales como tintas especiales para evitar el voto múltiple. En el caso de usar tinta invisible, se necesitará luz ultravioleta;
• Cinta o cuerda para aislar ciertas áreas en las cercanías de la mesa;

A grandes rasgos, los materiales informativos de las mesas de votación pueden clasificarse en dos categorías:

• Material direccional y de asesoría para orientar a los electores;
• De información sobre los procedimientos de votación. 

Mesas de votación

Fuera de la mesa de votación.

Puede ser de mucha utilidad que se coloquen señales de dirección en las calles aledañas a las mesas de votación, especialmente cuando la ubicación de las mesas cambia en cada elección. Cuando se usan nuevas instalaciones, sería de mucha utilidad colocar notificaciones sobre la ubicación de las mesas en los centros de votación anteriores. Ya que las personas son criaturas de hábitos, que muchas veces ignoran la nueva información sin importar la cantidad de publicidad que se le haga.

Se tiene que identificar la mesa de votación mediante una señalización externa. Cuando los materiales de la mesa de votación se entregan y regresan en grandes bolsas, se pueden fabricar para que sirvan como señalización que se ate enfrente de las instalaciones.

Señales internas para el control del electorado

Se puede mejorar el flujo de electores cuando se colocan señalizaciones a lo largo de la mesa de votación, que proporcionen información general sobre los procedimientos que los electores deben seguir. Los carteles y señalamientos básicos que se necesitan incluyen:

• Fijar las horas de la votación;
• Identificación de entradas y salidas;
• Delimitar el área geográfica correspondiente a la mesa;
• Identificar áreas importantes de la mesa, como señales de "Fila" (si las filas están divididas, indicar el orden alfabético o geográfico de cada una), las zonas para la votación especial y el escritorio del presidente de mesa.
• También se deberían colocar señales que indiquen la conducta esperada dentro de la mesa (no fumar, no armas de fuego, prohibiciones sobre campañas, etc.).

Procedimientos de la votación

Los materiales informativos que explican los procedimientos de la votación, deberían cubrir todas las acciones que los electores deben realizar. Los materiales con información específica generalmente incluyen:

• Carteles que muestren el procedimiento para emitir un voto válido, en tamaños grandes para las paredes de las mesas y más pequeños para que quepan en los compartimientos de  votación;
• Carteles que recomienden a los electores tener listos sus documentos de identificación para su verificación;
• Carteles y folletos sobre el derecho de los electores a votar y sobre cualquier mecanismo de impugnación;
• Carteles sobre las facilidades que se tienen para asistir a personas que estén incapacitados físicamente o que necesiten ayuda;
• Carteles y folletos que contengan los partidos y candidatos que compiten;
• Carteles que indiquen la disponibilidad de votación especial, así como panfletos que expliquen sus mecanismos;
• Cuando se tengan diferentes clases de urnas para varios tipos de papeletas o electores, se tiene que colocar señalizaciones claras sobre quién las puede usar y en dónde se debe colocar cada una.
• En los sistemas que tienen un registro continuo, se debe suministrar información sobre actualizaciones al registro de electores;
• En sistemas nuevos o complejos, se deben colocar carteles y panfletos que expliquen brevemente cómo funcionan la votación y los sistemas de representación.

Materiales de la mesa de votación.

La cantidad de material informativo para el electorado que requieren las mesas de votación, depende del número y de las características de los electores, así como del tamaño y configuración de la mesa.

Aunque disponer de suministros de material basados en paquetes estandarizados podría contribuir a la eficiencia, se tienen que considerar las circunstancias específicas. Que pueden incluir:

 

• Centros de votación con varios cuartos o con más de una entrada y salida;
• Poblaciones electorales con proporciones importantes de grupos con idioma minoritario, con electores sin experiencia, o con necesidades específicas de información.

Papelería

Entre los artículos de papelería más socorridos se encuentran los siguientes:

• Plumas y/o lápices, que serán necesarios para que los funcionarios completen sus registros, para marcar las listas nominales, para preparar reportes y para llenar los registros electorales. Cuando las papeletas deben llenarse a mano, se necesitarán plumas y lápices para cada mampara (así como los repuestos necesarios). En caso de que se utilicen lápices, también se necesitarán sacapuntas.

• Reglas que sirvan de apoyo para el marcado de las listas nominales.

• Hay que procurar cierto abastecimiento de tinta y cojincillos en caso de que se necesite el uso de sellos en los materiales electorales o en los registros.

• Los funcionarios pueden necesitar también algunas notas de papel.

• Sobres especiales para las papeletas o los formatos electorales. No obstante, los sobres normales pueden resultar más económicos. Sin embargo, cuando se utilicen sobres, se deberá contar también con etiquetas adheribles en las que se pueda incluir la siguiente información: 

• La mesa electoral a la que se refiere el material anexo en el sobre;
• El tipo de material que contiene el sobre;
• Fecha y tipo de elección;
• La firma del funcionario principal.
• Engrapadoras/grapas, ligas, clips y materiales para embalaje.

Materiales para embalaje

Los métodos y materiales de embalaje pueden variar mucho, pero siempre será necesario contar con lo siguiente:

Contenedores. Los materiales electorales pueden transportarse en cajas de cartón o en sacos que resistan el manejo pesado. También es conveniente utilizar sobres resistentes o bolsas de plástico para transportar materiales provenientes de la mesa de votación.

Cada uno de dichos sobres o bolsas de plástico deberán estar etiquetados, de manera que los contenidos o la información electoral correspondiente se encuentren a la vista. Los sistemas más complicados de etiquetado (con códigos a color) tienden a ser confusos y resultan de poca ayuda.

En algunas jurisdicciones se cuenta con hojas de papel de estraza para embalar los materiales que han de salir de la mesa; sin embargo, este método, aunque económico, resulta poco efectivo.

Si el escrutinio de votos se lleva a cabo en la mesa de votación, ésta deberá contar con materiales de embalaje suficientes. Si por otro lado, el escrutinio se lleva a cabo en lugares distintos a la mesa electoral, también se necesitarán etiquetas, sobres y envolturas de varios tipos (para separar las papeletas según el partido y el candidato, para separar aquéllas que han sido canceladas, y para identificar las formas que habrán de utilizarse en el centro de conteo).

Métodos para sujetar. Otros materiales de embalaje que se pueden utilizar son la cuerda y la cinta adhesiva. Se puede utilizar cinta adhesiva con el nombre de la institución para dar una imagen de mayor profesionalismo. No obstante, este tipo de cinta representa un gasto adicional. Cuando el conteo se lleva a cabo en centros distintos a la mesa de votación, se necesitarán materiales adicionales que sin duda se utilizarán durante el conteo.

Sellado de seguridad. Se puede utilizar papel adherente o cinta adhesiva para sellar los paquetes de manera que no puedan ser violados. Resulta importante que cualquier intento por abrir los paquetes resulte evidente. Cuando se utilizan candados para cerrar los paquetes, se deben sellar todas las cerraduras. Los funcionarios deben asegurarse de contar con todos los materiales necesarios para organizar lo siguiente:

• El embalaje de materiales posterior a la votación;
• La apertura y cierre de los paquetes durante el conteo;
• La apertura y el resello que inevitablemente tendrán lugar una vez que los materiales electorales sean utilizados nuevamente en investigaciones, escrutinios, etc.

 

Iluminación de emergencia

Dicha iluminación será necesaria para las mesas de votación que se encuentren en servicio durante el horario vespertino y nocturno. Puede consistir en linternas de baterías, lámparas eléctricas o de gas, y hasta velas y fósforos.

Incluso en las sociedades más desarrolladas se pueden dar fallas de energía durante la jornada electoral; por lo tanto, debe haber siempre un suministro constante de combustible para cualquier generador de energía que se utilice en estos casos.

Marcas de validación

En muchos sistemas electorales donde se cuenta cada papeleta por separado, se utilizan sellos oficiales para validar el voto al momento del sufragio.

Esta puede ser una forma efectiva en términos de costo-efectividad para asegurarse de que sólo las papeletas válidas entren al conteo y, por consiguiente, para evitar el uso de opciones más costosas como papel o marcas de seguridad impresas en las papeletas.

Los funcionarios también pueden usar marcas oficiales consistentes en perforaciones o relieves particulares. Es preferible que dichas marcas sean diferentes en cada mesa para asegurar la transparencia e integridad de los conteos. Dado que éstos son materiales delicados, su diseño debe mantenerse en secreto hasta que se usen; asimismo, deben mantenerse bajo estricta seguridad en todo momento.

También se puede utilizar un sello oficial para que el funcionario electoral competente valide las formas que se llenan en la mesa de votación. De esta manera, se podrá asegurar la integridad de los paquetes de material que deberán ser devueltos tras el cierre de la mesa. Aunque no resulta muy recomendable, en algunos sistemas se marcan las papeletas con un sello oficial para determinar la preferencia electoral. Dicho sello también deberá considerarse como un articulo delicado siendo utilizado bajo estrictas normas de seguridad.

Equipos para controlar el voto múltiple

Recientemente el marcado de la mano del elector con tinta especial se ha convertido en una práctica común.

Aunque este método es una forma costosa para controlar el voto múltiple, puede resultar conveniente cuando la confianza en las listas nominales es escasa o cuando los electores están capacitados para votar en más de una mesa de votación.

Para garantizar la integridad de proceso, la tinta debería ser visible e indeleble. No obstante, este tipo de tintas presenta la desventaja de evidenciar a las personas que ya han votado, lo cual puede representar un riesgo personal en comunidades divididas.

El método más utilizado al utilizar tinta indeleble, son las tintas que sólo son visibles bajo la luz ultravioleta, por lo que, en caso de éstas se utilicen, se deberá contar con lámparas que proporcionen dicho tipo de luz. Sería conveniente utilizar modelos que funcionen con baterías, de manera que puedan utilizarse en comunidades con suministros de electricidad poco confiables. No hay que olvidarse de procurar una buena cantidad de repuestos para las baterías que se utilicen en cada caso.

Si se va a utilizar el sistema de marcado con tinta, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

 

• La fórmula de la tinta debe mantenerse en secreto, de tal manera que los electores no puedan borrarla con químicos antes de que termine la jornada. Por eso sería recomendable obtener la tinta en el extranjero, cuestión que necesitaría del desarrollo de un programa para evitar retrasos y problemas con el suministro.
• La tinta no suministra una marca permanente: dura solo un período de tiempo definido. Se debe tener cuidado de que la tinta dure más que el período de votación cuando la votación se extienda por más de un día. Así mismo, en los sistemas de doble ronda la tinta debe formularse para que permanezca hasta la segunda ronda, o de otra manera, los oficiales deben  tener instrucciones de marcar distintas secciones del cuerpo de los electores.
• Se deberá contar con cantidades suficientes de tinta, la cual deberá transportarse con toda seguridad en recipientes anti derrame. Es preferible que dichos recipientes sean los que se utilicen durante el proceso, de manera que el personal de la mesa no tenga que cambiarlos al momento del marcado.

 

Control de calidad de los materiales

Consideraciones Básicas

Se necesita un control de calidad sobre la producción de todos los materiales, de manera que el organismo electoral cuente con cantidades suficientes para cubrir las necesidades de la elección.

 Es importante que se desarrollen sistemas efectivos de control de calidad. No obstante, en muchas ocasiones este asunto no recibe la atención necesaria debido a la necesidad de cumplir cuanto antes con las exigencias de la elección.

Tanto los objetivos prácticos como los principios del plan de control de calidad deberán ser definidos por los proveedores y por el personal electoral de manera que resulten comprensibles para todos.

El control de calidad puede ser más efectivo cuando:

• El organismo electoral da  especificaciones precisas sobre el diseño a los proveedores;
• Los materiales provienen de proveedores confiables;
• Los métodos de producción de los proveedores están avalados por la International Standards Organisation (ISO) u organizaciones similares;
• Cuando los oficiales del organismo electoral monitorean regularmente la producción. Por lo que se recomienda contratar proveedores dentro del país.

 

Elementos del plan de control de calidad

Hay ciertos pasos que deberían incluirse dentro de los planes para controlar la calidad  de la impresión y la producción de los materiales. Que incluyen:

• Firmar la aprobación sobre las especificaciones del diseño de materiales;
• Materiales de muestra para contrastarlos con las especificaciones de diseño, dando la aprobación formal antes de que comience la producción (debiendo inspeccionarse de manera aleatoria, particularmente cuando se trate de materiales impresos), con esto se asegura que las muestras sean legibles y que la impresión se haya hecho correctamente;
• Monitoreo de las cantidades y tasas de producción;
• Control sobre la transportación y la seguridad de los materiales;
• Creación de métodos apropiados para el control de modificaciones, especificaciones, aceptación y transporte del producto.

 

Mantenimiento de los materiales

Cuando los materiales sobrantes pueden usarse para elecciones futuras, se tendrán que desarrollar planes de aprovechamiento para asegurar su utilización y disponibilidad.

Se tendrían que garantizar condiciones de almacenamiento apropiadas (en las que deberá considerarse la seguridad, los efectos del calor, el polvo, la humedad, etc.), así como lugares que puedan servir como almacenes y que no presenten ningún problema para tal efecto. Deben tomarse precauciones adicionales con los materiales hechos de papel.

Se deberán hacer inspecciones frecuentes para asegurar que las medidas de almacenamiento sean las óptimas y para comprobar que éstas cumplan con el plan de control de calidad que se haya diseñado.

 

 

Preparación de requisiciones e inventarios

Almacenamiento previo a la votación

Empacado de los materiales y del equipo para su entrega

Métodos de empaque

Existen dos métodos básicos de empaquetado para la entrega de materiales:

1. Un ejercicio que consiste en "recoger y empaquetar", que se lleva a cabo cuando los materiales de diferentes mesas de votación se empacan individualmente y de acuerdo con los inventarios de cada una de ellas. Este sistema resulta adecuado cuando las mesas tienen diferentes capacidades de recepción y cuando los salarios y otros costos resultan más bajos en comparación con los costos de los materiales.

2. Un paquete estándar con cantidades uniformes de material (en una o más cajas) para entregar a las mesas. Este método resulta muy efectivo cuando la capacidad de las mesas es similar (particularmente cuando existe un mínimo o máximo número de electores que se atenderá).

Incluso cuando la capacidad de las mesas varía mucho, el suministro de varios paquetes estandarizados a las mesas más grandes, o la creación de paquetes "ordinarios" y de "reserva" es más eficiente que empacar de individualmente.

En cualquiera de estos casos, es más efectivo empaquetar un solo artículo a la vez que intentar la formación de un paquete completo, o la elaboración de un inventario de la mesa de votación antes de pasar a la siguiente. De esta manera, los materiales para las mesas pueden empaquetarse de manera progresiva conforme los proveedores los van entregando.

Además, resultará más efectivo entregar todos los artículos a la mesa de votación de una sola vez. Las entregas múltiples pueden dificultar el trabajo de los administradores de las mesas, así como aumentar los costos, además, también se incrementaría la necesidad de seguridad en la mayoría de las mesas.

Algunas medidas de seguridad adicional podrían incluir: 

• Los paquetes de material electoral se pueden almacenar en cajas o bolsas que tengan la resistencia y las medidas idóneas para cada método de entrega;
• Los paquetes se podrían cubrir con sellos o cinta de seguridad que pusiera en evidencia cualquier intento por violarlos;
• Los paquetes deben etiquetarse de manera que su destino y sus contenidos queden claros.

 

Ubicación del empaque

Es más efectivo que las mesas de votación utilicen paquetes estandarizados de material para después colocarlos en instalaciones centrales, ya que así se evita su manejo redundante para empacarlos y transportarlos, cuestión que disminuye los errores. Cuando los paquetes de cada mesa se elaboran central o regionalmente:

• Se evita su manejo innecesario reduciendo los costos de transportación así como posibles errores.
• Se mejora el control de calidad.

Controles de empacado

Las buenas prácticas garantizan que durante el empacado se mantenga la rendición de cuentas y registros auditables en los siguientes aspectos:

• La instrumentación de un plan secuencial para el empaque;
• El marcado de los paquetes individuales o de los materiales electorales mientras se empaquetan;
• La conciliación de los materiales sobre los que se tenga que rendir cuentas después de su empacado;
• La numeración y el etiquetado de los paquetes;

• La redacción de informes en cuanto al progreso de la operación;
• La procuración de seguridad en el lugar donde se lleva a cabo el empacado.

 

Normas sanitarias y de seguridad

El empaquetado debe cumplir con todos los requerimientos de sanidad y seguridad que sean necesarias. Para asegurar que los materiales puedan transportarse dentro de las mesas de votación y entre éstas, ningún paquete individual debe exceder los 20 kilos de peso.

 

Almacenamiento después de la votación