Producción de las papeletas

Generalidades

Las papeletas de votación, además de ser el material más importante de la elección, también es el que se produce en mayor cantidad. Es esencial que tengan un diseño sencillo que permita el correcto entendimiento de todos los electores y su adecuada evaluación por parte del personal de escrutinio.

Todos los sistemas requieren estrictas medidas de control de calidad en su producción, para garantizar que las papeletas impresas sean exactas. En sistemas en donde las papeletas son artículos contables, se necesitan controles estrictos sobre su seguridad e integridad que protejan la validez del proceso electoral.

Diseño de las papeletas

Muchos elementos del diseño de las papeletas dependen del sistema electoral que se usa. Sus características más importantes suelen estar definidas en la legislación electoral. Sin embargo, dentro de estas limitantes suele haber la posibilidad de que los administradores simplifiquen y clarifiquen el diseño, de tal forma que resulte más fácil para los electores.

No todos los sistemas se basan en que los electores marquen su preferencia en una papeleta: en algunos se usan fichas o boletos (tokens) en lugar de papeletas; en otros, los electores seleccionan la papeleta de su preferencia de entre una serie de opciones.

Los tipos de diseño de papeletas que están actualmente en uso, van desde los que son difíciles de comprender, hasta los que contienen información suficiente para que los electores reconozcan al candidato de su preferencia, incluyendo símbolos de los partidos, fotos de los candidatos, e instrucciones claras sobre cómo marcar correctamente las papeletas.

Producción

La producción de papeletas es un lapso crítico dentro del proceso electoral. Las presiones de tiempo podrían ser muy acentuadas, en especial cuando se tienen que preparar papeletas detalladas para el voto anticipado, pocos días después de publicadas las postulaciones de partidos y candidatos.

Sin importar cuales sean las presiones de tiempo, es esencial –especialmente para las papeletas de opción múltiple- que se apliquen medidas estrictas de control de calidad en su producción.

Integridad

• Se necesitará un control estricto sobre la cantidad de papeletas producidas, distribuidas y usadas por los electores, así como sobre las que queden sin usar al cierre de la votación.
• Realizar la conciliación de papeletas en varias etapas del proceso –principalmente durante su entrega a las mesas de votación, al cierre de los comicios y en el escrutinio-, para garantizar que no falten y que no se hayan introducido papeletas fraudulentas. La conciliación puede facilitarse cuando se usan métodos de producción que empaquetan las papeletas con precisión.
• Tener un control de autenticidad, para asegurar que todas las papeletas dentro de la urna sean genuinas y que hayan sido proporcionadas correctamente por los oficiales de votación a los electores. Para esto existen métodos simples y complejos, desde los que son costosos, como la impresión en papel de seguridad; hasta los más económicos, como la validación de cada papeleta durante su emisión, firmándola por el reverso.

Es importante que al momento de instrumentar medidas para proteger la integridad de las papeletas, se consideren aspectos de costo- efectividad, cualquier medida adicional y las ventajas de métodos más costosos.

Votos tabulados por máquinas

La votación electrónica o tabulada mediante máquinas, ha ido ganando popularidad como alternativa para la votación. Los partidarios de la votación electrónica citan muchas ventajas, como la imposibilidad de votos inválidos, la precisión en la captura de datos, la rapidez del proceso de votación y la reducción del número de oficiales de votación que se requieren en la mesa de votación.

Debido a que este es un nuevo método de votación, los organismos electorales, los partidos políticos y el electorado, todavía no están seguros sobre su confiabilidad y eficacia. Podrían presentarse acusaciones sobre manipulación de las máquinas de votación, citando como prueba la falta de registros en papel.

Los organismos electorales que estén considerando introducir la votación electrónica, tendrán que investigar y analizar las tecnologías para determinar cuál es la indicada, realizando consultas a los países que ya la han utilizado.

Diseño de las papeletas

Importancia del diseño de las papeletas

Los organismos electorales tienen que tomar en cuenta varios aspectos al momento de diseñar las papeletas de votación. Un principio general es que entre más sencillo el diseño más efectiva será la papeleta. El diseño de las papeletas influye en dos aspectos importantes del proceso electoral:

1. La capacidad del elector para entender las alternativas de partidos o candidatos que contienden en la elección, para que escojan sus preferencias de forma válida. Podría ser de mucha utilidad incluir algunos elementos como los símbolos partidistas, las fotografías de los candidatos, una breve referencia sobre los postulados de los partidos o candidatos y una indicación clara en la papeleta sobre el método para emitir el voto.

2. La precisión del escrutinio. Si las papeletas están mal diseñadas con cuadros muy pequeños o muy cercanos para indicar las preferencias, podría suceder que las marcas hechas por el elector toquen más de uno de los cuadros, con la consecuente disputa en el escrutinio sobre la validez del voto y, en este caso, a qué partido o candidato corresponde.

a) El diseño también debe tomar en cuenta los costos de impresión.

b) La flexibilidad en el diseño estará limitada por el sistema electoral y por las disposiciones legales relativas a su presentación.

Será muy difícil diseñar una papeleta simple cuando, por ejemplo, el sistema permita que se incluyan muchos partidos o candidatos y el elector deba marcar una sola preferencia o un determinado número de ellas conforme a un orden numérico, como en el caso de Australia.

Aún así, los administradores electorales pueden influir en el diseño de las papeletas mediante:

• La claridad de su presentación,
• El tipo de letra utilizado,
•  Suministrando instrucciones claras para su llenado,
• El tamaño de la letra,
• El espacio entre nombres de partidos o candidatos, la calidad de la impresión,
• Sugerencias sobre cambios legislativos que simplifiquen su llenado.
• El espacio del cuadro en donde el elector marca su preferencia,
• Inclusión de símbolos de los partidos,
• Inclusión de fotografías de los líderes de partido o candidatos,
• Colores para las distintas papeletas.

Información esencial

Hay alguna información que debe aparecer en las papeletas impresas, por ejemplo:

• La fecha de la elección.
• El órgano o cargo en disputa.
• El distrito electoral al que corresponde la papeleta.

Tipos básicos

Los dos tipos básicos de papeletas requieren que los electores emitan su voto de manera cualitativamente distinta:

• Los electores tienen que seleccionar entre distintas papeletas, cada una de las cuales representa a un partido o candidato, introduciendo la de su preferencia dentro de un sobre especial antes de depositarla en la urna.
• Los electores reciben una sola papeleta que incluye a todos los partidos o candidatos contendientes, teniendo que indicar su preferencia antes de depositarla en la urna.

Cuando se ofrecen papeletas por separado para cada partido o candidato y los electores deben seleccionar y meter en un sobre su preferido, los asuntos relativos al diseño de las papeletas son relativamente simples, ya que cada una de ellas debe:

• Identificar claramente al partido o candidato que representa, normalmente mediante el uso de colores, nombres o símbolos distintivos;
• Dar indicaciones claras para seleccionar debidamente la papeleta preferida y ponerla dentro del sobre o, en su caso, depositarla en la urna.

Componentes del diseño de boleta “Selección de marca”

Si bien hay factores comunes en el diseño de este tipo de papeletas, existen diferentes estilos y combinaciones para su desarrollo. Aunque los siguientes ejemplos no son exhaustivos, sí indican el abanico de opciones disponibles.

Métodos para marcar la opción preferida:

• Poner un número o una marca en el cuadro que aparece junto al partido o candidato;
• Poner un número o una marca en la sección desprendible que corresponde al candidato o partido seleccionado;
• Encerrar en un círculo el número que representa al partido o candidato;
• Tachar a todos los partidos o candidatos excepto al preferido.
• Trazar una línea entre las dos puntas de flecha que aparecen junto al partido o candidato seleccionado.
• Llenar un pequeño óvalo o círculo que corresponda al partido o candidato.
• Rayar el nombre del partido o candidato preferido.
• Escribir en una papeleta en blanco el número de un partido o candidato.
• Escribir en una papeleta en blanco el nombre de un partido o candidato.
• Numerar secuencialmente a todos los candidatos de la papeleta.
• Numerar secuencialmente a un número o proporción específica de candidatos.
• Registrar un voto por “ninguno de los anteriores”.
• Perforar un espacio junto al candidato o partido con una máquina especial.
• Colocar un sello oficial sobre el nombre de un partido o candidato.
• Tener la opción de colocar una marca junto al partido o de numerar secuencialmente a todos los candidatos.
• Pulsar el número o símbolo de un candidato o partido en el teclado de una computadora.
• Tocar en la pantalla de una computadora el nombre o símbolo de un partido o candidato.
• Jalar la palanca que corresponda a un partido o candidato en una máquina de votación.

Información sobre los partidos o candidatos:

• El simple número de código que corresponda a cada partido o candidato.
• El nombre del partido o candidato.
• Los nombres de los candidatos de la lista partidista.
• El nombre del candidato y del partido o su abreviación.
• El nombre del partido o candidato y su símbolo.
• El nombre y fotografía del candidato, así como el nombre del partido.
• Nombre, símbolo y abreviatura del partido, así como la foto de su líder.

Instrucciones para el elector:

• Ninguna
• Cómo llenar la papeleta

Tamaño y color de la papeleta:

• Un tercio de hoja tamaño carta.
• De un metro de ancho.
• Un tamaño idéntico para todos los distritos electorales.
• Distintos tamaños de acuerdo con el número de candidatos.
• Un color para cada elección de los órganos representativos.
• Un color para cada método distinto de votación (ordinario, ausente anticipado o provisional).

Orden de los partidos o candidatos

• Alfabético
• Sorteado
• Rotativo, de tal forma que los candidatos aparezcan en la parte superior de un número igual de papeletas

Elecciones simultáneas:

• En la misma papeleta.
• Cada elección en papeleta distinta.

Especificaciones claras

Independientemente de cual sea el formato de la papeleta, la inclusión de especificaciones claras, aprobadas por la autoridad electoral ayudará al control de calidad y a la consistencia en la impresión. Podrían incluirse asuntos como:

• Restricciones de tamaño.
• Información que debe ser suministrada y su ubicación.
• Tipos y tamaños de letra utilizados.
• Márgenes y otros gráficos.
• Espacio mínimo entre partidos o candidatos.
• Tamaño de los recuadros u óvalos en que se debe colocar la marca del elector (de ser el caso).

Hacer que la votación sea sencilla

El formato y contenido de las papeletas tienen que ser fácilmente comprensibles. La simplicidad facilitará la rapidez del flujo de electores ayudando a todos los electores no sólo a los que tienen menor índice de alfabetización, para votar con la certeza de no haber cometido errores. Hay algunos temas que deben considerarse al apoyar a los electores y a la efectividad de la administración, entre ellos:

Incluir instrucciones claras para los electores en las papeletas. En la mayoría de los casos esto solamente requiere alguna variación de frases como “Coloque una marca junto al partido o candidato de su preferencia”, en las sociedades con menores índices de alfabetización, una ilustración en la parte superior de la papeleta puede ser de gran ayuda.

Revisar disposiciones restrictivas que especifiquen un tipo de marca en especial para indicar las preferencias –un número, una “x”, una palomita-, excluyendo cualquier otra, aún cuando la preferencia del elector sea muy clara.

Asegurarse de que el tamaño de los cuadros o espacios en los que se deben colocar las marcas, sean suficientemente grandes, especialmente cuando se tiene que indicar más de una preferencia, o cuando se trata de personas de edad avanzada o discapacitadas. De igual forma, la distancia entre los espacios o cuadros debe ser suficiente para prevenir cualquier confusión.

Los sistemas de voto negativo (tachar o marcar a todos los candidatos excepto al preferido) suelen propiciar más errores y requieren más tiempo para llenar la papeleta, que los sistemas simples de preferencia positiva. Sin embargo, dado el uso histórico de este tipo de sistemas en algunos países, el cambio podría provocar confusión.

La información sobre los partidos o candidatos ayuda a los electores a tomar una decisión. Al menos debería figurar el nombre del partido o candidato.

La inclusión de los símbolos partidistas también podría ayudar a los electores. En las ciudades con menores índices de alfabetización, principalmente en donde las filiaciones partidistas son más fluidas, es útil incluir fotografías de los candidatos o líderes de partido.

En el caso de elecciones simultáneas, el uso de colores distintos en las papeletas y urnas para cada elección puede reducir o minimizar la confusión.

Revisar los tipos y tamaños de letra para lograr la mayor claridad posible.

Cuando las papeletas para cada distrito electoral son de distinto tamaño, valorar la posibilidad de homogeneizarlo.

Las papeletas muy grandes, especialmente aquellas que tienen que ser dobladas para poder ser usadas en las cabinas de votación, dificultan que el elector identifique o comprenda todas las alternativas.

Impresión de las papeletas

Generalidades

En sistemas donde las papeletas son artículos contables, la impresión debe estar rodeada de estrictos controles de seguridad. Si la autenticidad de las papeletas depende del uso de papel especial, el stock de papel también debe estar estrictamente controlado. Como la impresión de las papeletas de votación es un proceso de gran volumen que está sujeto a un tiempo limitado que requiere de total exactitud, el organismo electoral debe tener mucha confianza en la capacidad, en los procedimientos de control de calidad, en la integridad y en la seguridad que tengan los contratistas de impresión, además, tendrá que instrumentar sus propios mecanismos de control.

Cuando se usan procedimientos de votación que usan votos ensobretados, como los que se apegan al sistema francés en donde las papeletas se reparten libremente entre los electores. La exactitud del contenido de la papeleta sigue siendo importante, sin embargo, no se necesita el mismo control de seguridad e integridad que se usa en los sistemas con papeletas de opción múltiple, en donde el elector debe “marcar su preferencia”.

Centros de impresión

Antes de determinar el diseño de las papeletas, el organismo electoral debe considerar el tiempo que tardarán en imprimirse y si los posibles contratistas son capaces de satisfacer los requerimientos.

En el caso de algunas papeletas con características especiales, se podrían tener opciones limitadas para imprimirlas, pudiendo incluso ser imposibles de producir a nivel local debido a falta de tecnología, o a la incapacidad para completar la tarea dentro del lapso de tiempo disponible. Estos casos podrían obedecer a:

• Uso de papel con marca de agua u otros papeles especiales;
• Métodos de impresión de seguridad;
• Producción en block con talones foliados;
• Impresión a colores o con fotos a color de los candidatos.

La producción de papeletas usando estos métodos más costosos, podría elevar significativamente el costo total de la elección.

Además, la producción de papeletas en otro país podría dificultar la elaboración de un calendario que controle la calidad y el suministro del artículo más importante de la votación, extendiendo los tiempos, a menos que se utilicen métodos de transporte más costosos. La decisión de imprimir en otro país solo se debería tomar después de realizar una cuidadosa evaluación de las alternativas locales.

Cuando los técnicos locales no tienen la capacidad para imprimir las papeletas, será recomendable que la impresión se realice a nivel regional, siempre y cuando los contratistas puedan manejar los grandes volúmenes en un período de tiempo corto. No se recomienda la contratación de varios técnicos a nivel local, ya que sería difícil controlar la calidad y la estandarización del producto.

Calendarización de la impresión

El calendario de impresión de las papeletas, dependerá de la anticipación con la que los electores tengan que usarlas. Cuando se requieren papeletas detalladas para el voto anticipado, o para mandar a mesas de votación en otros países, se podría generar cierta urgencia para producir una cantidad inicial reducida para todos los distritos electorales.

Por el contrario, cuando el voto anticipado o el voto en ausencia usa papeletas en blanco para su llenado a mano (que pueden producirse con más anticipación), los centros de producción centrales o regionales deben imprimir primero el material para los distritos electorales más remotos, que necesitan períodos de transportación más largos, para permitir que el empaque de las papeletas junto con otros suministros de las mesas de votación, sean entregados a tiempo.

Control de calidad de la impresión

Antes de que se impriman las papeletas, es necesario que el organismo electoral y el contratista, apliquen fuertes medidas  de control de calidad para asegurar que las papeletas se impriman correctamente. Para ello, el organismo electoral puede transferir al contratista el formato y la información de las papeletas de manera electrónica. Toda la impresión debe realizarse de acuerdo a instrucciones estrictas de control, que incluyan autorizaciones para imprimir, para transferir material, sobre cantidades, contenidos, seguridad y distribución.

Las medidas de control de calidad que deben instrumentarse para cada papeleta impresa (para distintos distritos electorales, diferentes tipos de votación o diferentes elecciones), incluirían la verificación inicial de:

• Entrega de especificaciones detalladas sobre el diseño al contratista, comprobando que han sido comprendidas perfectamente –mediante el análisis exhaustivo de pruebas de impresión;
• Verificación detallada de las papeletas antes de mandarlas al contratista para su impresión, comparando el orden de los partidos o candidatos con el que fue anunciado después del cierre de las nominaciones. Revisión de todos los detalles de partidos o candidatos contrastándolos con la información proporcionada en los formatos de nominación;
• Revisión y firma del organismo electoral, en todos los negativos producidos por el contratista antes de que se impriman las pruebas.

Durante el proceso de producción, es necesario instrumentar las siguientes revisiones:

• Un miembro experimentado del organismo electoral debería garantizar que el proceso de impresión esté listo, revisando el formato, la información, el color, la ubicación de las imágenes y el estado en general. La impresión solo debe comenzarse una vez que el organismo electoral haya aprobado todas las pruebas.
• Durante el proceso de impresión, se debe hacer una revisión continua de las boletas para revisar el color, la imagen y el corte. En caso de que se encontraran deficiencias, se debe detener el proceso para realizar nuevas pruebas hasta que se obtenga un ejemplar que sea aprobado por el organismo electoral. Se deben revisar los paquetes de boletas producidas desde la última revisión, destruyendo las que presenten fallos.
• Estos procesos de control deben repetirse siempre que se utilice un nuevo grabado, cuando se incorpore a la producción una máquina para imprimir de distintas características a las existentes, o al momento de dar inicio a la impresión de otro tipo de papeletas de votación.
• Cuando se producen papeletas en matrices numeradas u otros paquetes ordinarios, se deberán revisar los productos finales, para asegurar que estén numerados correctamente, siguiendo una secuencia lógica y/o que los paquetes contienen el número exacto de papeletas de votación.

Aunque este proceso podría parecer tedioso,  las consecuencias derivadas de la impresión de un formato incorrecto, de un orden incorrecto en la información sobre los partidos y candidatos, de una  presentación defectuosa, o de un recorte de la papeleta de votación (en nombres de partidos/candidatos, eliminación de información sobre la forma de llenado de la papeleta), así como fallas en el color (específicamente para papeletas impresas que contienen la fotografía del candidato o del logotipo del partido representado), son lo suficientemente serias como para comprometer la totalidad del proceso electoral.

Seguridad.

En aquellos sistemas en donde las papeletas de votación son materiales que conllevan niveles de responsabilidad elevados, se podrían incluir medidas de seguridad durante el proceso de impresión. Entre éstas, destacan:

• Que el contratista asuma la seguridad de los materiales de votación;
• Que el contratista almacene todas las papeletas impresas, el stock de papel, las placas de impresión y todo el material en un lugar seguro y a prueba de agua;
• Mantener la seguridad física de la planta de impresión, incluyendo revisiones a los empleados cuando se retiran de las instalaciones;
• Devolver de forma segura todas las placas de impresión y el material de reproducción al organismo electoral para su destrucción al término del tiraje.

Cuando se usa un stock de papel especial como control de integridad, también se necesita que el contratista adopte medidas de seguridad para:

• Garantizar que el stock de papel esté almacenado en un lugar seguro dentro de sus instalaciones;
• Rendir cuentas sobre la destrucción de todo el papel sobrante, del de desecho y de todas las impresiones arruinadas;
• Responder por todo el papel suministrado pero que no fue utilizado.

Controles de integridad para la impresión de las papeletas

Es muy importante que la producción y la distribución de las papeletas estén sometidas a controles de integridad adecuados. Estos controles deberían atender dos cuestiones principales:

• El número de papeletas.
• Su autenticidad.

 En los sistemas que usan papeletas en sobres, siguiendo el sistema francés y otros similares, no se necesitan controles tan estrictos.

Se puede garantizar que el número de papeletas sea el correcto mediante varios métodos confiables para su empaque, foliación y conteo. La preservación de la autenticidad de las papeletas entregadas a los electores, puede hacerse a través de un proceso costoso –como el uso de papeles y métodos de impresión especiales- o relativamente simple y económico como la validación en el momento de su emisión.

Los tipos de control de integridad que se apliquen, dependerán en gran medida del grado de confianza que el electorado necesite para validar la integridad de la elección. Los métodos de validación simple pueden ser eficaces, pero no son tan seguros como el papel especial o la impresión de seguridad.

Los elementos de seguridad son indispensables para mantener la integridad del proceso. El costo de cada elemento es distinto, pudiendo ocasionar que el organismo electoral decida usar varios métodos para conseguir una máxima seguridad.

El costo variable de cada elemento de seguridad podría influir sobre la elección que haga el organismo electoral.

Número de papeletas

Las papeletas impresas están sujetas a una serie de conciliaciones desde el momento en que se imprimen, hasta el término del escrutinio.

Si bien es importante que se cuenten las papeletas durante cada etapa del proceso de distribución, durante las conciliaciones en las mesas de votación y en el escrutinio, el proceso se podría facilitar cuando se instituyen los sistemas de control desde el momento de su manufactura.

Un sistema que es muy sencillo pero poco eficiente, es el que elabora paquetes de papeletas atándolos con una cinta de acuerdo a ciertas especificaciones. Sin embargo, las bandas pueden romperse fácilmente, y la exactitud de este método de empaque suele ser poco confiable. Envolver papeletas sueltas en paquetes estándar, proporciona una mayor seguridad de empaque, pero su precisión también es dudosa.

La impresión de las papeletas con talón foliado y perforado que son agrupadas en bloques engrapados –normalmente en paquetes de cincuenta o cien-, proporciona mayor exactitud respecto a las cantidades.

La papeleta en sí no debería numerarse, pues se podría poner en riesgo la secrecía del voto. Si se adopta este método, el organismo electoral debería tener garantía de que los contratistas tienen la experiencia y las capacidades necesarias para producir los bloques de manera exacta, o de otra forma, el gasto adicional no tendrá sentido. En algunos lugares, podría carecerse de esta posibilidad a nivel local.

Conteos completos

Es esencial que se realice un conteo completo de las papeletas durante su entrega a las mesas de votación, durante la conciliación de los votos usados y sin usar, para identificar errores de manufactura en la numeración de las mismas.

Esto también aplica cuando las papeletas tienen talones desprendibles.

Autenticidad de las papeletas

La autenticidad de las papeletas puede garantizarse mediante el uso de:

• Papeles especiales, como los de marca de agua o sensibles a la luz ultravioleta.
• Métodos especiales de impresión de seguridad, como códigos de seguridad micro-impresos.

Si se usan estos métodos, es posible que la impresión requiera tiempos más largos, especialmente para el papel con marcas de agua, que además podrían ser escasos a nivel local.

Los costos de la impresión usando estos papeles o métodos especiales, son  más elevados que cuando se usa una impresión y papel normales.

Uso de marcas oficiales

En muchos sistemas electorales en donde cada papeleta es contable, el oficial de votación se encarga de validar la papeleta al entregarla, poniéndole una marca oficial con una firma o apuntando sus iniciales al reverso. Esta es una manera económica y efectiva de garantizar que sólo se escruten papeletas válidas y en la mayoría de los casos, puede proporcionar un control de autenticidad tan eficaz como los papeles especiales y los métodos de impresión con seguridad.

Las marcas oficiales que usan los oficiales de votación, podrían ser instrumentos de perforación o sellos. Es recomendable que cada mesa de votación tenga una marca diferente y distintiva, que garantice un mejor control e integridad durante los escrutinios. Hay ciertos artículos que requieren mucha responsabilidad y cuyo diseño debería mantenerse en secreto hasta que sean usados.

Un método alternativo con mejores estándares de costo-efectividad, pero cuya integridad es ligeramente menor, resultando inútil en sociedades con bajos niveles de alfabetización, consiste en que el oficial de votación a cargo de entregar las papeletas, firme o anote sus iniciales al reverso de cada una al momento de entregarla.

La marca oficial o autorización del oficial de votación debe colocarse en el mismo lugar en cada papeleta, para que sea visible cuando el elector la doble.

La esquina superior derecha del reverso es el lugar más adecuado para que los oficiales apliquen la marca. La posición correcta podría señalarse mediante un cuadro u otra forma al reverso de la papeleta.

Sin embargo, el costo adicional de impresión por ambos lados debe contrastarse cuidadosamente contra las ventajas de exactitud.